Hiệu quả bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin - thư viện

HIỆU QUẢ BƯỚC ĐẦU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN, HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
guyễn Hữu Mười
28
, guyễn Thị gọc
29

1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển:
Được thành lập ngay từ những ngày đầu thành lập Trường Cao cấp
Nghiệp vụ Ngân hàng với quy mô ban đầu rất nhỏ bé. Ngoài việc phục vụ báo và
tài liệu tham khảo, thời gian này Thư viện còn kiêm cả việc quản lý kho giáo trình,
tổ chức cho mượn giáo trình đối với học viên các khoá đào tạo; biên chế chỉ có 1
người, sinh hoạt cùng phòng Giáo vụ.
Năm 1992, Ngân hàng Trung ương ra quyết định sát nhập Viện Tiền tệ - Tín
dụng với Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng để thành lập Trung tâm Đào tạo
và Nghiên cứu khoa học Ngân hàng. Viện Tiền tệ - Tín dụng Ngân hàng được đổi
tên thành Viện Khoa học Ngân hàng, là 1 bộ phận trong Hội sở chính của Trung
tâm đào tạo. Lúc này bộ phận thư viện của Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng
được sát nhập với phòng Tư liệu của Viện Tiền tệ - tín dụng Ngân hàng để hình
thành nên Phòng Tư liệu - biên dịch (thuộc Viện Khoa học Ngân hàng).
Từ tháng 2/1998, sau khi Học viện Ngân hàng được thành lập, phòng Tư liệu
- Biên dịch được đổi tên là Phòng Tư liệu - Thư viện và Xuất bản - là một đơn vị
trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Ngân hàng (trước đây là Viện Khoa học
Ngân hàng).
Trên cơ sở định hướng phát triển của Học viện về lâu dài, học tập kinh
nghiệm của các trường đại học khác trong nước, vi mc ích không ngng Ny
mnh hot ng thông tin - tư liu - thư vin phc v công tác hc tp, ging dy
và N CKH, t tháng 3/2004 phòng Tư liu - Thư vin và Xut bn thuc Vin
N ghiên cu Khoa hc N gân hàng ã ưc Giám c Hc vin chuyn thành Trung
tâm Thông Tin - Thư Vin thuc Hc vin.

28
Giám c Trung tâm Thông tin – Thư vin, Hc vin N gân hàng
29
Trung tâm Thông tin – Thư vin, Hc vin N gân hàng
n nay, hot ng thông tin - tư liu và thư vin ca Trung tâm v cơ bn ã
hoàn thành nhim v ch yu ưc giao và có óng góp áng k vào thành tích
ào to chung ca Hc vin. Trung tâm ã và ang dn tr thành nơi cung cp
thông tin, kin thc b sung cho cán b ging viên và sinh viên, to nên nhng tin
 thit thc cho vic dy tt, hc tt. T năm hc 2008, Hc vin thc hin ào
to theo h thng tín ch, Thư vin ã tr thành ging ưng th 2 ca ngưi hc,
nhu cu m rng phòng c, to thêm hình thc phc v, sn phNm và dch v mi
ã ngày càng cn thit.
Hin nay, Trung tâm TT - TV ưc t chc thành các b phn:
- B phn B sung và x lý tài liu;
- B phn Thông tin - Tư liu - Xut bn;
- Các phòng c t chn các loi hình: sách ting Vit, sách ngoi văn, báo
tp chí, lun án, lun văn,  tài N CKH (6 phòng)
- Phòng máy tính phc v cán b - giáo viên
- Phòng truy cp Internet dành cho sinh viên;
- Quy sách ngân hàng.
2.Cơ sở vật chất - kỹ thuật
K t tháng 9/2006, Tr s Trung tâm TT – TV Hc vin N H là mt khu
riêng bit vi ngôi nhà 7 tng có tng din tích s dng trên 1600 m2, ưc trang
b trang thit b ng b  phc v cho N DT và các hot ng nghip v.
+ H thng máy tính và mng:
- H thng máy tính cho sinh viên truy cp internet: 37 máy
- Phòng máy tính cho giáo viên truy cp internet: 12 máy
- H thng máy tính tra cu: 06 máy
- H thng máy tính dùng cho các b phn nghip v: 08 máy

Tt c các máy tính này u ni mng vi máy ch ca Hc vin. Các phòng
làm vic và phòng máy tính u ưc trang b c u phát tín hiu Wirless  phc
v cho vic truy cp không dây vào mng LAN . ng thi, Trung tâm cũng ưc
trang b riêng 1 ưng ADSL  phc v cho vic kt ni h thng máy tính vi
mng Internet.
T tháng 7 năm 2010, Trung tâm s dng Phn mm ILIB 4.0 ca Công ty
TN HH gii pháp phn mm CMC trong các hot ng chuyên môn thư vin.
+ Các trang thit b thư vin chuyên dùng:
- Các thit b h tr hot ng nghip v: máy in, máy scan, máy photocopy,
u c mã vch,…
- H thng giá sách, thang ly sách, xe Ny sách mi, hin i.
- H thng bàn c, gh ngi dành cho bn c ưc trang b phù hp vi tiêu
chuNn ca thư vin hin i. Hin nay các phòng c cùng mt lúc có th áp ng
 ch ngi cho gn 400 c gi, vi y  ánh sáng, h thng qut mát, qut
thông gió.
N goài ra, Trung tâm còn ưc lp t h thng thang máy, t gi  phc v
bn c, h thng báo cháy t ng. Trung tâm ã tin hành dán ch t vào tài liu
và lp t h thng cng t  hn ch vic tht thoát vn tài liu
3. guồn lực thông tin
Kho tài liu ca Trung tâm hin có 5.530 u sách vi 32.650 cun tài liu.
C th:
+ Kho Lun án, lun văn và  tài N CKH có: 179 lun án Tin sĩ, 571 lun văn
Thc sĩ, 324  tài N CKH, 2.398 khoá lun tt nghip và 51 loi k yu khoa hc.
+ Phòng c báo tp chí có: 55 loi báo và 42 loi tp chí.
+ Kho sách ngoi văn có: 286 u sách.
N goài ra, Trung tâm cũng ã rt chú ý n ngun thông tin in t, các CSDL
on-line. Trung tâm ã ch ng liên h vi các N hà xut bn trong và ngoài nưc
 xin cung cp min phí mt s tài liu. c bit trong năm 2007, 2008 và 2010,
Trung tâm ã liên h và ưc N hà xut bn Emeral (Anh) cho phép cán b, giáo
viên và sinh viên Hc vin truy cp min phí  khai thác các CSDL in t on-

line v lĩnh vc kinh t, tài chính - ngân hàng, giúp tit kim ưc 1 khon kinh
phí không nh (khong 1400 USD/tháng) cho Hc vin.
T u tháng 4 /2008, Trung tâm ã tip nhn và ưa vào khai thác 1 CSDL
sách in t mi E-Brary vi thi hn truy cp 3 năm (4/2008 – 4/2011). ây là
mt CSDL sách in t toàn văn vi hơn 40.000 u sách thuc lĩnh vc tài chính
- ngân hàng và qun tr - kinh doanh ưc tp hp t hơn 170 N hà xut bn danh
ting và trưng i hc ln trên th gii. Tng kinh phí  mua quyn truy cp và
s dng CSDL này khong 13.000 USD/năm.
Toàn b s tài liu có trong Thư vin ã biên mc các chuNn nghip v hin
i (Khung phân loi DDC, kh mu MARC 21, qui tc biên mc Anh - M), giúp
hình thành các phòng c t chn  to ti a kh năng tip cn ngun thông tin -
tư liu cho bn c, to kh năng trao i và liên thông d liu gia các thư vin
ca các trưng i hc và các thư vin khác trong toàn quc.
Trung tâm ã và ang xây dng CSDL  hình thành ngun d liu in t,
giúp ngưi dùng tin (N DT) có th truy cp và tìm kim thông tin t xa.
4. Đánh giá hiệu quả bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong các
hoạt động tại Trung tâm
Cho n trưc năm 2008, vic áp dng tin hc ch mi dng  khâu qun lí
b sung, x lí tài liu  mc ơn gin da trên Chương trình Micrrosoft Excel.
Hu ht các công vic u ưc thc hin mt cách th công, ơn gin, nên hiu
qu công vic còn rt thp. Các công c và sn phNm cho N DT hu như chưa có,
tác dng ca h thng máy tính ưc trang b mi ch dng  mc cho phép N DT
truy cp Internet min phí. Có th nói ây là im yu ca Trung tâm, c bit
trong iu kin công ngh thông tin ã ưc ng dng rt hiu qu ti các Trung
tâm TT-TV khác trong h thng thư vin i hc nói riêng và h thng thư vin c
nưc nói chung.
Trăn tr trưc tình hình này, cán b ph trách mng tin hc ca Trung tâm ã
to lp chương trình qun lí cơ s d liu da trên Chương trình Micrrosoft
Access. Các khâu công tác ã ưc dn ci tin, c bit là i vi công tác biên
mc tài liu. Các CSDL ưc to lp theo theo hưng tuân th kh mu MARC

21. Mt s sn phNm thư vin ã ưc to lp mt cách nhanh chóng và mang tính
t ng hóa cao hơn như: thư mc, nhãn tài liu, các loi bng biu báo cáo,…
Trung tâm ã to ưc công c tra cu tài liu trên máy tính  phc v nhu cu tài
liu cho sinh viên. Vic qun lí tài sn - tài liu thư vin ưc thc hin mt cách
nhanh chóng và chính xác hơn.
N hm Ny mnh hơn na công tác tin hc hóa, to bưc phát trin nhanh,
sâu, và toàn din cho tt c các khâu công tác; tăng cưng kh năng áp ng
nhu cu thông tin ca ngưi dy và ngưi hc ti Hc vin, ng thi bt kp
tc  phát trin ca các thư vin trưng i hc, Trung tâm ã la chn và ưa
vào s dng Phn mm thư vin in t ILIB 4.0 ca Công ty TN HH gii pháp
phn mm CMC.
Thi gian s dng Phn mm Ilib tuy còn ngn nhưng ã cho thy hiu qu
bưc u khá tích cc, th hin trưc ht  công tác b sung, biên mc tài liu.
Các thao tác ưc tin hành theo hưng chuyên nghip hóa, do ó tit kim
ưc thi gian và nhân lc. B phn b sung ã kim soát tt hơn vic mua
trùng tài liu mi, phân b tài liu mi v các kho phc v. i vi b phn
biên mc, các chuNn nghip v ưc thc hin cht ch hơn, c bit là kim
soát tính nht quán trong phân loi, nh t khóa cho tài liu. Các sn phNm u
ra như thư mc chuyên , thư mc tài liu mi, nhãn,… ưc thc hin mt
cách d dàng, nhanh chóng.
i vi Module OPAC, vic tra tìm tài liu ca N DT ã ưc thc hin
nhưng mc  áp ng chưa cao, vn xy ra tình trng N DT không m ưc trang
OPAC. Hin Công ty CMC và Trung tâm mng ca Hc vin ang nghiên cu tìm
hiu nguyên nhân  khc phc tình trng này. Mt khác, do chưa ưa ưc trang
OPAC lên trang ch ca Hc vin nên N DT chưa th truy cp t xa vào các CSDL.
ng thi chưa to ưc kênh thông tin hai chiu trc tuyn gia thư vin vi
ngưi dùng tin  kp thi nm bt nhu cu, iu chnh phương thc làm vic áp
ng nhu cu ca ngưi dùng tin.
i vi vic qun lí lưu thông, Trung tâm ang tin hành chuNn b các iu
kin  tin hành lưu thông trên phn mm như: dán mã vch cho tài liu hi c,

cp nht d liu ngưi dùng tin vào module Lưu thông trên phn mm, xây dng
chính sách qun lí lưu thông,
Song song vi vic áp dng phn mm thư vin hin i trong tt c các công
tác nghip v, Trung tâm ã bt u hưng n vic chuNn b các iu kin  xây
dng thư vin s. Các tài liu quý như: lun án tin sĩ, công trình N CKH cp
ngành, cp nhà nưc ã ưc scan toàn văn i vi tài liu cũ, lưu chiu file in
t i vi tài liu mi. Trung tâm cũng ã tin hành mua các tài liu in t. Vic
xây dng các cơ s d liu s hoá ang ưc nghiên cu trên cơ s tìm hiu kinh
nghim ca các Thư vin ã làm tt công tác này như: Trung tâm Thông tin - Thư
vin i hc N goi thương, i hc Hà N i, i hc Sư phm, i hc Bách
khoa, i hc Quc gia Hà N i, …
5. Các định hướng phát triển:
-  ngh nâng cp h thng mng và máy tính: quá trình cài t và chy th
nghim phn mm cho thy h thng máy tính và mng ti Trung tâm và Hc vin
cn phi ưc sa cha, nâng cp: máy tính gm nhiu chng loi, có mt s máy
ca các d án trưc ây  li, mt s máy ca các N H tng có cu hình ơn gin,
ã sa cha và nâng cp, khi chy phn mm ILIB 4.0 ca CMC, các thit b này và
h thng mng LAN ã bc l nhưc im cn ưc khc phc. ng thi cn phi
có i ngũ cán b tin hc chuyên trách  m bo h thng vn hành n nh.
- Trưc mt s ưa trang tra cu OPAC lên Website ca Hc vin  h tr
truy cp t xa vào các cơ s d liu ca Trung tâm, tin ti xây dng cng thông
tin cho Trung tâm nhm áp ng tt hơn na nhu cu ca N DT, to kênh thông tin
hai chiu, thun li và nhanh chóng gia Trung tâm Thông tin – Thư vin và N DT.
-  ngh ưc trang cp các thit b cn thit  xây dng phòng a phương
tin, giúp N DT khai thác ưc tài liu dng âm thanh, hình nh.
- Xây dng thư vin s: do s hn hp v mt bng din tích phc v, s
lưng tài liu ca Trung tâm còn quá ít, c bit là trong iu kin Hc vin N gân
hàng bt u ào to theo hình thc tín ch, Trung tâm ang hưng n k hoch
xây dng thư vin s  tăng cưng áp ng nhu cu thông tin ca ngưi dy và
ngưi hc. Trung tâm ã ăng kí thc hin  tài N CKH cp Hc vin v xây

dng thư vin s, theo ó d toán kinh phí bưc u là khong 5 .000.000.000
(N ăm t ng).
6. hững kiến nghị :
- i vi Hc vin N gân hàng : Trung tâm mong mun nhn ưc s u tư
hơn na trong vic nâng cp h tng thông tin, tăng cưng kinh phí cho b sung tài
liu, c cán b n tham quan hc tp kinh nghim ca các cơ quan thông tin trong
và ngoài nưc.
- i vi Liên hip Thư vin các trưng i hc khu vc phía Bc, các Trung
tâm Thông tin – Thư vin trưng i hc trên a bàn Hà N i, c bit là các
trưng có ào to ngành kinh t - ngân hàng: tư vn xây dng thư vin in t,
chia s kinh nghim chuyên môn, chia s ngun tài nguyên, tin ti thc hin cho
phép ngưi dùng tin ưc liên thông s dng tài liu.
Tham d Hi tho v công tác tin hc hoá, hin i hoá thư vin, Trung tâm
Thông tin – Thư vin mong mun hc hi, tip thu ưc nhng kinh nghim quí
báu  b sung vào k hoch phát trin ca mình trong giai on 2010-2015.