Đánh giá chung về kết quả hoạt động của Xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà Nội

Lời mở đầu
Miền Bắc nước ta có một mạng lưới sông ngòi tự nhiên rất hoàn chỉnh
để khai thác vận tải thủy và các mục tiêu dân sinh khác.Hai hệ thống sông là
hệ thống sông Hồng và hệ thống sông Thái Bình nối với nhau bằng hai chi
lưu là sông Đuống và sông Luộc tạo thành mạng lưới giao thông đường thủy
thuận lợi, có thể đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ tam giác kinh
tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh đến các khu công nghiệp khác.
Để phục vụ cho việc khai thác, quản lý tốt các luồng sông nhà nước ta
đã thành lập một mạng lưới các cơ quan quản lý đường sông ( đoạn, trạm
quản lý đường sông ). Công tác quản lý đường sông luôn đi đôi với công tác
duy tu, kè chỉnh trị, trục vít thanh thải chướng ngại vật, cứu nạn cứu hộ đó
chính là công việc đảm bảo an toàn giao thông đường sông.
Thực hiện quy trình đào tạo của nhà trường theo quy chế của Bộ Giáo
dục và Đào tạo, khoa Quản trị kinh doanh - trường Đại học Dân lập Phương
Đông đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại xí nghiệp đảm bảo an
toàn giao thông đường sông Hà Nội trực thuộc công ty vận tải và xếp dỡ
đường thủy nội địa nhằm giúp sinh viên bước đầu tiếp cận với các hoạt động
tác nghiệp cụ thể. Đợt thực tập này là điều kiện thuận lợi giúp em củng cố
những kiến thức đã được học ở trường. Từ đó có thể liên hệ giữa lý luận và
thực tiễn hoạt động của mỗi đơn vị.
Nội dung của bản báo cáo bao gồm các phần sau:
Phần mở đầu.
Phần nội dung:
I. Khái quát chung về Xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông đường
sông Hà Nội.
II. Tổ chức và hoạt động văn phòng của phòng Tổ chức hành chính.
III. Đánh giá chung về kết quả hoạt động của Xí nghiệp đảm bảo an
toàn giao thông đường sông Hà Nội.
Phần kết luận.
Để hoàn thành bài báo cáo, ngoài sự nỗ lực của bản thân em đã nhận
được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Hữu Hải, sự giúp đỡ quý

báu của Cán bộ công nhân viên Xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông đường
sông Hà Nội, đặc biệt là sự giúp đỡ của các cô ở Phòng hành chính tổ chức.
Vì thời gian thực tập cũng như trình độ chuyên môn có hạn nên bản báo
cáo này không tránh khỏi những sai sót, em rất mong được sự quan tâm, góp
ý của thầy giáo hướng dẫn để bài báo đạt kết quả cao hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
I- Khái quát chung về xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà Nội
1. Tổ chức của đơn vị:
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp đảm bảo an toàn
giao thông đường sông Hà Nội:
Xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà Nội được thành
lập từ tháng 7 năm 2000 trực thuộc Công ty vận tải và xếp dỡ đường thủy nội
địa.
Tiền thân của Xí nghiệp là một đơn vị được thành lập từ hồi kháng
chiến chống Mỹ. Năm 1973 là đội phá bom, nổ mìn. Sau đó tiếp tục phát triển
thành đội công trình đường sông trực thuộc Ty quản lý đường sông - Xí
nghiệp giao thông đường thủy 1 - Đoạn quản lý đường sông số 6. Đến năm
1997 sát nhập vào công ty đảm bảo an toàn giao thông đường sông. Do công
ty đảm bảo an toàn giao thông đường sông quản lý lỏng lẻo dẫn đến sự thất
thoát vốn nghiêm trọng, nhiều chế độ và quyền lợi của cán bộ công nhân viên
bị vi phạm. Vì vậy, Bộ giao thông vận tải quyết định sát nhập Công ty đảm
bảo an toàn giao thông đường sông vào Công ty vận tải và xếp dỡ đường thủy
nội địa (tháng 7 năm 1999).
Nhờ sự lãnh đạo, nhìn nhận sáng suốt của Đảng ủy và lãnh đạo công ty
nhằm nhanh chóng ổn định, phát triển công tác đảm bảo an toàn giao thông
đường sông đã chia tách thành hai xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông
đường sông: một xí nghiệp ở Hà Nội và một xí nghiệp ở Hải Phòng. Như vậy
mọi hoạt động đảm bảo an toàn giao thông đường sông mang tính chất sự vụ,
đột xuất sẽ được giải quyết nhanh chóng, kịp thời.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp:

Theo quyết định số 86/ 2000/ QĐ- CĐS - TCCB của Cục trưởng cục
quản lý đường sông, Xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà
Nội có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Nạo vét, thanh thải chướng ngại vật, trục vít tàu thuyền bị đắm;
Giám đốc
Phó giám đốc
Ban tổ
chức
hành
chính
Ban
tài
chính
kế toán
Ban
kế
hoạch
đầu t
Ban
kĩ thuật
vật t
Công tr
ờng Đá
Vách
Công tr
ờng
Đoan
Hạ
Công tr
òng Cửa

Đại
Công tr
ờng Bình
Thuận
Công tr
ờng Tiên
Sa
- Phỏ ỏ ngm trờn cỏc tuyn sụng;
- Sa cha, phc hi cỏc phng tin thy, cu ni, tu hút bựn;
- Sa cha thit b thụng tin bỏo hiu, tớn hiu ng sụng;
- Duy tu, xõy dng cụng trỡnh giao thụng, cụng trỡnh giao thụng nụng
thụn;
- Cu h, cu nn ng sụng; m bo v sinh mụi trng ng
sụng.
1.3. C cu t chc ca Xớ nghip m bo ATGTS Hà Ni:
a, S b mỏy t chc:
b, B trớ lao ng:
Tng s cỏn b cụng nhõn viờn ca Xớ nghip hin nay l 74 ngi.
Trong ú:
- Lao ng giỏn tip + phc v: 21 ngi.
- Lao ng trc tip: 53 ngi.
V cht lng lao ng:
- Tốt nghiệp đại học và cao đẳng: 12 người
- Tốt nghiệp trung cấp: 6 người
- Công nhân kỹ thuật: 45 người
- Lao động phổ thông: 11 người
2. Hoạt động của đơn vị:
2.1. Phạm vi hoạt động của Xí nghiệp:
Do tính chất công việc nên phạm vi hoạt động của Xí nghiệp mang tính
chất lưu động trên các tuyến sông trong cả nước ( chủ yếu là ở miền Bắc).

Theo sự phân công của Công ty, Xí nghiệp đảm nhận công việc chính ở các
Đoạn quản lý đường sông số 1, 2, 6, 7, 9.
2.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một số năm gần
đây( 2001, 2002, 2003)
Xí nghiệp đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà Nội là một xí
nghiệp trực thuộc công ty vận tải và xếp dỡ đường thủy nội địa, là một doanh
nghiệp nhà nước. Quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp được thể hiện
qua bảng sau:
( Đơn vị tính: Triệu đồng)
Chỉ tiêu
Năm2001
2001
Năm2002
2002
Năm2003
2003
KH TH KH TH KH TH
Giá trị tổng sản lượng 5.353 6.041 6.000 7.666 8.600 8.440
Tổng chi phí 5.153 5.821 5.700 7.316 7.598,5 8.524
Lợi nhuận 200 220 300 350 101,5 - 84
Thu nhập bình
quân/người
0,850 1,500 0,950 1,400 1,600 1,338
Qua bảng số liệu trên ta thấy:
- Về giá trị tổng sản lượng: năm 2002 tăng 1.628 triệu đồng ( tỉ lệ tăng
là 27%) so với năm 2001, năm 2003 tăng 774 triệu đồng (tăng 10,1 %) so với
năm 2002.
+ Năm 2001 giá trị tổng sản lượng đạt 6.041 triệu đồng = 112,9% kế
hoạch giao.
+ Năm 2002 giá trị tổng sản lượng đạt 7.666 triệu đồng = 110% kế

hoạch giao.
+ Năm 2003 giá trị tổng sản lượng đạt 8.440 triệu đồng = 98,2% kế
hoạch đặt ra nhưng tốc độ tăng trưởng của cả năm vẫn đạt 110,1% so với năm
2002.
- Về lợi nhuận của xí nghiệp năm 2002 tăng 130 triệu đồng so với năm
2001 nhưng lợi nhuận năm 2003 lại là - 84 triệu đồng. Nguyên nhân chính
dẫn tới lợi nhuận âm của xí nghiệp năm 2003 là do:
+ Nhà nước tập trung vốn để triển khai các công trình trọng điểm phục
vụ đại hội thể dục thể thao Đông Nam á.
+ Vốn triển khai thi công các công trình xây dựng cơ bản ngành đường
thủy nội địa được nhà nước chi trả chậm năm 2002 và 2003, dẫn đến tình
trạng các đơn vị xây dựng phải vay chịu lãi vốn thi công trong thời gian dài.
Đây là nguyên nhân có tính quyết định tới lợi nhuận của Xí nghiệp.
+ Các công trình của Xí nghiệp chủ yếu là do đấu thầu cạnh tranh.
+ ý thức của cán bộ công nhân viên trên công trường còn yếu, không có
các sáng kiến cải tiến kỹ thuật.
- Về thu nhập bình quân hàng tháng của cán bộ công nhân viên kỳ thực
hiện từ năm 2001 đến năm 2003 giảm từ 1.500.000 đồng xuống 1.338.000
đồng. Nguyên nhân là do lợi nhuận của Xí nghiệp qua các năm giảm. Lợi
nhuận của Xí nghiệp giảm chủ yếu là vì chi phí hoạt động sản xuất kinh
doanh tăng do có nhiều biến động về giá cả thị trường, cụ thể :
+ Giá nhiên liệu tăng do biến động của giá nhiên liệu trên thị trường thế
giới mà Việt Nam còng phải chịu ảnh hưởng.
+ Mức lương tối thiểu được nhà nước điều chỉnh tăng từ 180.000
đ/người/tháng lên 210.000 đồng / người/ tháng rồi lại tăng lên 290.000 đồng/
người/ tháng.
+ Nhà nước cho thi công nhiều công trình thủy bằng vốn vay, vốn tự có
nên vật liệu đá hộc tiêu thụ trên thị trường lớn do vậy giá đá hộc tăng lên.
Chính vì những nguyên nhân trên mà tổng chi phí sản xuất kinh doanh
của Xí nghiệp ĐBATGTĐS Hà Nội tăng từ 5.821.000.000 đồng lên

8.524.000.000 đồng
Tóm lại, kết quả sản xuất kinh doanh mà Xí nghiệp đạt được trong
những năm qua là rất đáng khích lệ. Tuy nhiên, kết quả sản xuất kinh doanh
của Xí nghiệp năm 2003 lại không đạt được nh kế hoạch đã đề ra (nguyên
nhân nh đã nêu ở trên). Đối với các khoản phải nép ngân sách Nhà nước, Xí
nghiệp luôn chấp hành nghiêm chỉnh.
II-Tổ chức và hoạt động văn phòng của Xí nghiệp ĐBATGTĐS Hµ Nội
Bất kỳ tổ chức nào sinh ra đều phải có văn phòng làm việc, văn phòng
đó tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau phụ thuộc vào chức năng và nhiệm
vụ của mỗi tổ chức. Do đó ở mỗi tổ chức các cấp lãnh đạo phải quan tâm đến
văn phòng của mình. Văn phòng là bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạo của
cơ quan, đơn vị. Văn phòng đảm nhận ba chức năng chính là tổng hợp, tham
mưu và hậu cần. Một doanh nghiệp có phát triển bền vững, lâu dài hay không
là phần lớn nhờ vào các hoạt động quản lý thông tin ở văn phòng. Vì vậy,
muốn đạt được kết quả cao trong sản xuất kinh doanh cũng như hoàn thành
được các công việc mà cấp trên giao cho thì Xí nghiệp phải đảm bảo cho công
tác văn phòng được tổ chức chặt chẽ, điều hành hợp lý và khoa học.
1- Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của Xí nghiệp ĐBATGTĐS Hµ Nội
Văn phòng là một đơn vị tất yếu được thành lập để thực hiện các chức
năng: tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Nhưng tùy theo đặc điểm của từng cơ
quan, đơn vị khác nhau mà văn phòng được đặt tên khác nhau như : Văn
phũng, phũng t chc hnh chớnh, phũng hnh chớnh qun tr T nhng c
im riờng ca Xớ nghip m vn phũng ca Xớ nghip c thnh lp v hot
ng di tờn gi l Ban t chc hnh chớnh.
1.1. C cu t chc ca ban hnh chớnh t chc:
a, C cu nhõn s ca ban t chc hnh chớnh:
Ban t chc hnh chớnh ca Xớ nghip BATGTS H Ni gm cú 8
ngi.
C th nh sau:
- Trng ban

- Nhõn viờn qun lý lao ng v ch chớnh sỏch: 1 ngi
- Nhõn viờn qun tr nhõn s: 1 ngi
- Nhõn viờn hnh chớnh tng hp: 1 ngi
- Nhõn viờn bo v c quan: 3 ngi
- Nhõn viờn lỏi xe: 1 ngi
b, S t chc b mỏy vn phũng ca Xớ nghip:
1.2. Chc nng, nhim v ca Ban t chc hnh chớnh:
a, Chc nng ca ban t chc hnh chớnh:
Trởng ban
Nhân
viên quản
lý lao
động và
chính
sách
Nhân
viên
quản trị
nhân sự
Nhân
viên
hành
chính
tổng
hợp
Nhân
viên bảo
vệ cơ
quan
Nhân

viên lái
xe
Ban tổ chức hành chính của Xí nghiệp có những chức năng sau:
* Quản lý về con người:
- Tổ chức sắp xếp cán bộ cho bộ máy quản lý xí nghiệp, sắp xếp công
nhân trong dây chuyền sản xuất.
- Nắm vững được tâm lý của cán bộ công nhân viên, theo dõi bổ sung
vào lý lịch quá trình thay đổi của cán bộ công nhân viên.
- Nghiên cứu chất lượng lao động, từ đó có kế hoạch đào tạo cán bộ kế
cận, dự trữ.
- Tổ chức công tác an toàn lao động trong sản xuất, công tác trang bị
bảo hộ cho cán bộ công nhân viên.
- Kiểm tra tình hình kỷ luật lao động, chấp hành nội quy, quy chế của
Công ty cũng như của Xí nghiệp.
- Xây dựng các quy chế về thi đua, khen thưởng, kỷ luật cho các đơn vị
và cá nhân trong toàn xí nghiệp.
* Tổ chức công tác tiền lương:
- Nắm bắt được các chính sách chế độ liên quan đến lĩnh vực lao động-
tiền lương. Tổ chức vân dụng các định mức của ngành, của nhà nước vào điều
kiện thực tế của Xí nghiệp.
- Xây dựng các định mức về lao động, tiền lương cho các phương án
sản xuất đồng thời có sự phối hợp với các ban khác để xây dựng hệ thống các
định mức kinh tế, kỹ thuật cần thiết cho Xí nghiệp.
- Dùa vào định mức, cac chính sách chế độ về lao động, tiền lương kết
hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp để xây dựng kế hoạch
lao động - tiền lương cho năm kế hoạch.
- Xây dựng các phương pháp chi trả lương đảm bảo hợp lý, phù hợp
với hao phí lao động.
- Tham gia xây dựng quy chế khoán cho các đơn vị sản xuất trong Xí
nghiệp.

* Tổ chức công tác hành chính:
- Quản lý toàn bộ công tác văn thư, lưu trữ trong Xí nghiệp, xử lý kịp
thời những công văn gửi đến và gửi đi, phân phát thư từ, công văn theo đúng
tính chất, giám sát được thời gian giao chuyển công văn.
- Tổ chức công tác đăng ký thống kê và bảo quản lưu trữ tài liệu.
- Dù thảo danh mục văn thư kiểm tra việc tổ chức công tác văn thư
trong xí nghiệp. Kiểm tra công tác chuẩn bị tài liệu đưa vào lưu trữ.
- Đánh máy các văn bản.
- Tổ chức phục vụ cho các hội nghị.
- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu cho cán bộ công nhân viên đi công
tác.
- Quản lý và bảo dưỡng khu văn phòng, khu nhà tập thể của cán bộ
công nhân viên.
- Tổ chức giao nhận văn phòng phẩm.
- Đảm bảo vệ sinh môi trường.
- Phục vụ nước uống hiện trường, tổ chức phục vụ ăn ca và các chế độ
bồi dưỡng cho công nhân.
- Chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên, quan hệ tốt với cơ
quan y tế của ngành, của nhà nước nhằm không ngừng nâng cao công tác
phục vụ sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.
b, Nhiệm vụ của Ban tổ chức hành chính:
Ban tổ chức hành chính có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Quản lý về con người và tham mưu cho lãnh đạo các vấn đề về chủ
trương chính sách, chế độ của nhà nước liên quan đến lao động trong Xí
nghệp.
- Đảm bảo lực lượng công nhân viên chức có đủ trình độ chuyên môn
nghiệp vụ theo yêu cầu của kế hoạch sản xuất.
- Tổ chức nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tài liệu và chuẩn bị các điều kiện
vật chất cho các bộ phận trong Xí nghiệp hoạt động tốt.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong văn phòng:

Xí nghiệp ĐBATGTĐS Hà Nội gồm có 4 phòng, ban và mỗi phòng,
ban được giao những nhiệm vụ riêng để đảm bảo cho quá trình hoạt động
được thường xuyên, liên tục.
a, Trưởng ban tổ chức hành chính:
* Chức năng:
- Tham mưu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về quản lý con người
và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động trong Xí nghiệp.
- Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc về công tác quản trị hành
chính.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng mô hình tổ chức, sản xuất hợp lý cho từng giai đoạn.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bổ sung đội ngò cán bộ cho Xí nghiệp.
- Tham mưu thực hiện tuyển dụng, đào tạo nâng bậc cho đội ngò công
nhân kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ.
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo, bồi dưỡng nhân viên dưới quyền mình thực
hiện chuyên môn nghiệp vụ của ban.
- Tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện, chấp hành nội quy lao động, các
quy chế, các quy định của Xí nghiệp đã ban hành và phổ biến.
- Chủ động tổ chức biên soạn cấp bậc kỹ thuật, nghiệp vụ cho các chức
danh ngành nghề, biên soạn chương trình thi giữ bậc, nâng bậc cho cán bộ
công nhân viên.
- Tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chính của Xí nghiệp, tổ chức
các cuộc hội nghị, hội thảo do Xí nghiệp đăng cai chủ trì.
b,Nhân viên quản lý lao động và chế độ chính sách:
* Chức năng:
- Tham mưu về lĩnh vực tiền lương.
- Tham mưu giải quyết các chế độ cho người lao đông, bảo hộ lao
động, trợ cấp và các chế độ khác nh : tai nạn lao động, nghỉ việc, nghỉ chế
độ
- Tham mưu theo dõi công tác thi đua: hướng dẫn, đôn đốc và theo dõi

thi hành các chế độ, điều lệ, nội quy, quy chế.
* Nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ về công tác lao động tiền lương:
+ Xây dựng định mức lao động nội bộ dùa trên hệ thống định mức của
ngành, của nhà nước cho phù hợp với điều kiện sản xuất của Xí nghiệp.
+ Lập kế hoạch lao động tiền lương cho năm, kế hoạch và xây dựng
đơn giá tiền lương cho các loại sản phẩm của Xí nghiệp.
+ Thực hiện trích quỹ lương và thanh toán lương cho cán bộ công nhân
viên.
+ Xây dựng quy định bậc và mức lương cho cán bộ công nhân viên.
+ Xây dựng để ban hành quy chế chi trả lương trong quỹ lương cho
phép.
- Nhiệm vụ theo dõi về chế độ chính sách:
+ Làm thủ tục thanh toán cho người lao động: BHXH, BHYT, tai nạn,
nghỉ việc, thanh toán hợp đồng, về hưu, mất sức
+ Soạn thảo và hướng dẫn lập các thủ tục cần thiết khi giải quyết chế
độ cho người lao động.
- Nhiệm vụ về công tác thi đua:
+ Kiểm tra hướng dẫn thực hiện các nội quy, quy chế của Xí nghiệp và
công ty: nội quy lao động, nội quy an toàn lao động, việc thực hiện các nhiệm
vụ.
+ Soạn thảo quy chế thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
+ Soạn thảo nội dung thi đua và phát động các phong trào thi đua.
+ Tổ chức tổng kết thi đua, tập hợp trình các danh hiệu thi đua hàng
tháng.
c,Nhân viên quản trị nhân sự:
* Chức năng:
- Tham mưu theo dõi, giám sát toàn bộ lao động của Xí nghiệp.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ CBCNVC và lưu trữ các văn bản, tài liệu.
- Tham mưu lập định biên các tổ, đội và điều động nội bộ.

- Lập kế hoạch mua sắm bảo hộ cá nhân theo chế độ cho các ngành
nghề và theo giá cả thị trường.
* Nhiệm vụ:
- Lập trích ngang theo dõi lao động một cách đầy đủ, rõ ràng.
- Lập báo cáo thống kê định kỳ và phân tích tình hình sử dụng lao
động, cân đối lao động, đề xuất phương án sử dụng lao động hợp lý.
- Theo dõi tăng, giảm lao động, có sắp xếp phân loại theo ngành nghề,
trình độ, theo định biên các tổ, đội để tham mưu và làm quyết định điều phối
lao động cho hợp lý.
- Bảo quản tốt, có khoa học toàn bộ hồ sơ cán bộ công nhân viên và các
tài liệu văn bản được giao giữ gìn.
- Bổ sung các giấy tờ, quyết định vào hồ sơ cá nhân, cấp và vào sổ các
giấy tờ nghỉ phép cho công nhân viên: cấp các loại giấy tờ khác cho công
nhân viên, lập báo cáo về công tác cán bộ.
- Lập sổ theo dõi thời hạn nâng bậc lương, theo dõi tiến bộ về tay nghề,
ngiệp vụ của công nhân viên để tham mưu, tổ chức thi giữ bậc, lên bậc.
- Quản lý các trang thiết bị văn phòng, mua sắm cấp phát văn phòng
phẩm, phục vụ hội nghị, hội họp của Xí nghiệp.
- Căn cứ theo chế độ, chính sách về trang bị bảo hộ cá nhân các ngành
nghề của Xí nghiệp, tham khảo giá cả thị trường để lập kế hoạch mua sắm và
cấp phát bảo hộ lao động cá nhân.
d, Nhân viên hành chính tổng hợp:
* Chức năng:
- Quản lý con dấu của Xí nghiệp.
- Tiếp nhận và phân phối công văn, giấy tờ.
- Phục vụ phòng làm việc của giám đốc, phó giám đốc, phòng khách,
hội trường.
- Bảo vệ môi trường khu văn phòng Xí nghiệp.
- Thường trực y tế, cấp phát thuốc bệnh thông thường, biết tiêm thuốc.
* Nhiệm vụ:

- Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của văn bản trước khi đóng dấu.
- Tiếp nhận, vào sổ, trình Giám đốc và phân phối thực hiện, thu lại
công văn, giấy tờ.
- Quản lý máy điện thoại của cơ quan.
- Đánh máy, phô tô tài liệu được giao.
- Phục vụ lãnh đạo xí nghiệp và khách đến làm việc.
- Quản lý phòng khách, hội trường.
- Làm sạch đẹp khu vực văn phòng, chăm sóc hoa cây cảnh.
- Thường trực y tế, khám chữa các bệnh thông thường cho CBNV.
e, Nhân viên bảo vệ cơ quan:
* Chức năng:
- Là nhân viên phục vụ thuộc ban tổ chức hành chính khối văn phòng.
- Đảm bảo an ninh, trật tự và tài sản trong khu vực cơ quan.
- Quản lý điện khu vực văn phòng.
* Nhiệm vụ:
- Giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh môi trường trong phạm vi cơ quan.
- Đón và hướng dẫn khách để xe nơi quy định, đưa đến nơi khách cần
quan hệ. Nếu có khách ngủ qua đêm tại cơ quan thì phải làm thủ tục khai báo
tạm trú.
- Bảo quản tài sản cơ quan còng nh xe đạp, xe máy của khách và
CBCNV.
- Ngăn chặn những hành động gây rối trong cơ quan.
- Đóng, mở cổng cơ quan, đôn đốc, hô hào làm vệ sinh môi trường định
kỳ.
- Quản lý và sửa chữa hệ thống điện cơ quan.
- Tham gia công tác hành chính khác: mua sắm, cơm nước.
2- Tình hình hoạt động văn phòng tại ban Tổ chức hành chính
Với những chức năng và nhiệm vô nh đã nêu ở phần trên, cán bộ công
nhân viên trong ban tổ chức hành chính đã luôn cố gắng để hoàn thành mọi
nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó.

2.1. Về công tác tham mưu:
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định.
Ban tổ chức hành chính là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu
từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ để tập hợp thành hệ thống thống nhất
trình lãnh đạo, đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp
trên cơ sở các phương án riêng biệt của các ban nghiệp vụ khác.
Ban tổ chức hành chính là bộ phận trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo trong
việc lập chương trình công tác theo chức năng và nhiệm vụ mà Công ty giao
cho. Hàng tháng, quý, năm ban tổ chức hành chính phải lập chương trình
công tác cho lãnh đạo Xí nghiệp cũng như chương trình công tác của Ban tổ
chức hành chính.
Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết các chế độ cho người lao
động như:
- Về công tác đào tạo: Năm 2003, Ban tổ chức hành chính đã tham mưu
cho giám đốc trong việc:
+ Tổ chức cho 20 công nhân học tập ôn thi giữ bậc và nâng bậc, cử
bèn đồng chí đi học líp cảm tình Đảng.
+ Tổ chức cho 100% công nhân các ngành nghề học tập an toàn lao
động để cấp thẻ an toàn.
- Về công tác bảo hộ lao động: tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây
dựng nội quy an toàn lao động đối với từng công việc, từng nghề nghiệp;
thường xuyên đôn đốc, kiểm tra nhắc nhở công nhân thực hiện tốt các quy
định về an toàn lao động.
2.2. Về công tác tổng hợp
Trong những năm qua, ban tổ chức hành chính luôn trợ giúp cho lãnh
đạo xí nghiệp trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin một cách đầy đủ,
nhanh chóng, kịp thời để lãnh đạo có thể ra được các quyết định chính xác.
Ban tổ chức hành chính thường xuyên thu thập, tổng hợp thông tin về
giá cả nguyên vật liệu, nhiên liệu nh: giá xăng dầu, giá các loại đá xây dựng

Ban tổ chức hành chính hàng tháng, quý, năm phải tổng hợp thông tin
về tiến độ thi công tại các công trình để báo cáo với lãnh đạo Xí nghiệp để có
những quyết định giải quyết kịp thời tránh tình trạng trì trệ trong công việc.
Ban tổ chức hành chính là đầu mối tiếp nhận thông tin từ các phòng,
ban khác, tổng hợp các thông tin từ các phòng, ban ví dụ như thông tin về
tình hình tài chính của Xí nghiệp ( giá trị sản lượng, chí phí sản xuất kinh
doanh, lợi nhuận của Xí nghiệp ) để báo cáo, đề xuất với lãnh đạo các phương
án giải quyết cụ thể cho từng tình huống xảy ra trong Xí nghiệp.
2.3. Về công tác hậu cần
Công tác hậu cần là công tác không thể thiếu tại các cơ quan, đơn vị.
a, Thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước:
Được sự đầu tư, quan tâm của Đảng ủy, ban lãnh đạo Công ty và các cơ
quan khác Xí nghiệp ĐBATGTĐS Hà Nội đã thực hiện nghiêm chỉnh và đầy
đủ các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước nói chung cũng như của
Công ty nói riêng. Đặc biệt đã quản lý chặt chẽ, an toàn vật liệu nổ công
nghiệp trên các công trình có sử dụng vật liệu nổ công nghiệp, không để có
một sai sót nào xảy ra. Ngoài ra tại Xí nghiệp không có một cán bộ công nhân
viên nào vi phạm pháp luật, chế độ và chính sách. Cụ thể:
+ Không có người nghiện hót, tiêm trích, buôn bán ma túy và các tệ
nạn xã hội khác.
+ Không rượu chè bê tha trong khi làm việc và ngoài xã hội.
+ Không để xảy ra một vụ tai nạn lao động nào.
b, Công tác lao động tiền lương:
Vào đầu mỗi năm, Ban tổ chức hành chính có nhiệm vụ xây dựng định
mức lao động của Xí nghiệp dùa trên bản kế hoạch sản xuất kinh doanh năm
do ban kế hoạch đầu tư lập. Và từ định mức lao động này sẽ lập kế hoạch lao
động tiền lương của năm, xây dựng đơn giá tiền lương cho các loại sản phẩm
của xí nghiệp.
Ban tổ chức hành chính đã thực hiện trích quỹ lương đóng BHXH,
BHYT, KPCĐ và thanh toán lương cho CBCNV một cách đầy đủ, công bằng

đem lại sự phấn khởi, yên tâm công tác, ổn định tâm lý cho người lao động.
Qua đó góp phần nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp.
c, Các chế độ đối với người lao động:
Các chế độ đối với người lao động luôn được Xí nghiệp quan tâm và
thực hiện chu đáo, kịp thời.Cụ thể nh sau:
- Công tác BHXH, BHYT: Ban tổ chức hành chính đã hoàn chỉnh tất cả
các thủ tục về BHXH cho người lao động và đóng nép BHXH đầy đủ cho
người lao động, mua BHYT cho CBCNV
- Công tác đoàn thể và phong trào thi đua: tập thể lãnh đạo xí nghiệp
thường xuyên đi sâu, đi sát tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của từng CBCNV để
hiểu và giải quyết kịp thời các vướng mắc. Động viên cả về vật chất lẫn tinh
thần cho từng đối tượng lao động. Tổ chức gặp mặt đầu xuân, ra quân một số
công trình trọng điểm. Tổ chức luyện tập thể dục, thể thao tại các công trường
và tại văn phòng Xí nghiệp nh bóng bàn, bóng chuyền, cầu lông Cử một
đồng chí đi học đàn Ocgan và tổ chức vui chơi cho các cháu thiếu nhi là con
em CBCNV của Xí nghiệp, tham gia vui chơi rằm trung thu, tết thiếu nhi 1/6.
Hàng tháng xí nghiệp có tổ chức cho họp bình xét thi đua tại các công trường
và tổng hợp thi đua tại văn phòng. Trong phong trào thi đua của Công ty, Xí
nghiệp đã nhận được giải khuyến khích, được thưởng 500.000 đồng và đồng
chí Đỗ Quang Tư là cá nhân đạt danh hiệu lao động xuất sắc.
2.4. Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản giúp Giám đốc là một việc hết sức quan trọng
đòi hỏi người soạn thảo phải có kiến thức chuyên sâu về hành chính quản trị
còng nh kiến thức về kinh tế, văn hóa và xã hội.
Trong Xí nghiệp thì văn bản được sử dụng thống nhất và lưu thông
rộng rãi nhất là văn bản hành chính. Các văn bản này nhằm chuyển thông tin
từ Xí nghiệp đến Công ty và ngược lại , phục vụ cho các quan hệ giao dịch
giữa cấp trên với cấp dưới Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên
trong Xí nghiệp như: Quyết định, công văn, biên bản, báo cáo, giấy đi đường,
giấy giới thiệu, thông báo, tờ trình Các loại văn bản, giấy tờ này được nhân

viên văn thư soạn thảo theo đúng yêu cầu về thể thức, nội dung, ngôn ngữ,
văn phong của văn bản hành chính cũng như của Giám đốc, Phó giám đốc.
2.5. Về công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là hai khâu cơ bản của công tác văn phòng, có
vị trí hết sức quan trọng để đóng góp vào hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp có nề nếp khoa học, có hiệu lực và đạt kết quả cao.
- Công tác văn thư là sợi dây nối cấp trên với cấp dưới để đảm bảo cho
các hoạt động thông tin chính của Xí nghiệp. Tất cả công văn đến đều được
nhân viên văn thư nhận, phân loại, trình thủ trưởng và các phòng ban trong Xí
nghiệp. Đối với công văn đi sau khi soạn thảo, nhân viên văn thư phải kiểm
tra xem có đúng thể thức hay không rồi đưa lên thủ trưởng ký,trước khi gửi
công văn đi phải kiểm tra lại văn bản và đóng dấu chỉ mức độ mật, độ
khẩn( nếu cần).
- Công tác lưu trữ: Các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, cá nhân được nhân viên văn thư lùa chọn, giữ lại và tổ
chức khoa học để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần. Các văn bản
được phân loại theo tên loại, nội dung, thời gian và được cất giữ cẩn thận
trong tủ hồ sơ của Ban tổ chức hành chính.
III-Đánh giá chung về kết quả hoạt động của Xí nghiệp ĐBATGTĐS Hµ Nội.
1- Những nguyên nhân, bài học kinh nghiệm và những tồn tại cần khắc
phục
Những kết quả sản xuất kinh doanh mà xí nghiệp đã phấn đấu đạt được
trong những năm qua là rất đáng khích lệ. Tuy vậy trong quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh đơn vị không phải không gặp những khó khăn nhưng với
tinh thần đoàn kết, tự giác và chủ động nên đơn vị đã vượt qua và từ đó đã rót
ra được một số nguyên nhân khách quan, chủ quan, bài học kinh nghiệm và
các tồn tại cần khắc phục của đơn vị.
1.1. Các nguyên nhân dẫn đến thành công:
Những thành công mà Xí nghiệp đạt được trong sản xuất kinh doanh là
do các nguyên nhân khách quan và chủ quan sau đây:

- Nguyên nhân đầu tiên phải kể đến đó là do được sự lãnh đạo sâu sát
của Đảng ủy Công ty, của các đồng chí lãnh đạo Công ty và sự hỗ trợ nhiệt
tình của các Phòng nghiệp vụ trong Công ty, các đơn vị thành viên trong công
ty cũng như các bạn hàng .
- Nguyên nhân thứ hai, do tinh thần tự giác hăng say lao động, đoàn kết
nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Từ đó góp phần
tăng năng suất lao động của Xí nghiệp.
- Nguyên nhân thứ ba là do Xí nghiệp đã tích cực, chủ động, tìm kiếm
việc làm để đảm bảo đủ việc làm cho người lao động nên đã tạo được lòng tin
của cán bộ công nhân viên vào ban lãnh đạo Xí nghiệp, giúp họ yên tâm công
tác, cống hiến hết mình cho Xí nghiệp.
- Nguyên nhân thứ tư, do Xí nghiệp được Công ty điều động, bổ sung
thêm một số phương tiện, thiết bị và công nhân lao động có chuyên môn,
nghiệp vụ sâu. Điều này đã làm cho năng suất lao động tăng từ đó góp phần
nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Công nhân có
trình độ chuyên môn cao nên đã khai thác tối đa các phương tiện, thiết bị
tránh tình trạng phương tiện, thiết bị thì có nhưng không biết cách khai thác,
sử dụng.
- Mặt khác, là do Xí nghiệp đã phát huy truyền thống của một đơn vị
anh hùng.
- Nguyên nhân cuối cùng dẫn đến thành công là do Xí nghiệp đã phát
huy tinh thần dân chủ trong doanh nghiệp và sự ủng hộ của các tổ chức đoàn
thể quần chúng nhân dân.
1.2. Bài học kinh nghiệm và các tồn tại cần khắc phục:
Từ kết quả sản xuất kinh doanh đạt được Xí nghiệp đã rót ra một số bài
học kinh nghiệm và những tồn tại cần khắc phục nh sau:
a, Những bài học kinh nghiệm:
- Duy trì phát huy tốt mối quan hệ giữa Đảng với chính quyền còng nh
sù phối hợp của các tổ chức quần chúng để phát huy nội lực và sức mạnh tập
thể.

- Tranh thủ triệt để sự giúp đỡ của cấp trên và của các cơ quan hữu
quan khác có mối quan hệ với Xí nghiệp.
- Phát huy tinh thần đoàn kết nội bộ, thắng thắn, chân thành giúp đỡ
nhau cùng tiến bộ và phát triển.
- Sử dụng lao động phù hợp với khả năng và năng lực của mỗi người
nhằm phát huy tối đa khả năng của từng người.
- Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của người lao động và đảm
bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động.
- Quan tâm, hỗ trợ các tổ chức đoàn thể còng nh phát huy cao vai trò
tham gia quản lý của tổ chức công đoàn.
- Nắm vững tình hình thị trường, vốn thi công công trình xây dựng cơ
bản để chủ động xây dựng chiến lược sản xuất, mạnh dạn đầu tư và mở rộng
sản xuất.
b, Những khó khăn tồn tại cần khắc phục:
- Mét trong những khó khăn tồn tại cần khắc phục của Xí nghiệp là
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số CBCNV còn thấp chưa đáp ứng
được yêu cầu hiện đại hóa trong hoạt động quản lý, sử dụng trang thiết bị, thi
công công trình.
- Khó khăn thứ hai phải kể tới đó là tuổi thọ của một số trang thiết
bị( máy trục vít, máy cẩu ) cao, đã quá cũ nát cần phải khắc phục.
- Khó khăn tồn tại nữa là điều kiện làm việc chưa tốt, trang thiết bị
hành chính còn thiếu. Tuy ở các phòng, ban đều có máy vi tính nhưng số
lượng máy còn Ýt chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng khi cần thiết.
Tóm lại, từ những nguyên nhân, bài học kinh nghiệm và những tồn tại
cần khắc phục nêu trên Xí nghiệp ĐBATGTĐS Hà Nội cần phải tiếp tục cố
gắng hơn nữa, đoàn kết hơn nữa để có được nhiều thắng lợi mới trong hiện tại
và cả tương lai.
2- Đánh giá chung về hoạt động văn phòng của Ban tổ chức hành chính
Trong thời gian qua, thông qua kết quả hoạt động của mình, Ban tổ
chức hành chính đã góp một phần không nhỏ vào tiến trình phát triển của

Công ty nói chung và của Xí nghiệp nói riêng.
2.1. Những thành tựu đạt được
Về cơ bản Ban tổ chức hành chính đã hoàn thành được các nhiệm vụ
mà lãnh đạo giao cho. Cụ thể nh sau:
- Ban TCHC đã xây dựng được cho mình một quy chế về công tác lưu
trữ tài liệu theo danh mục tên loại văn bản.
- Ban TCHC đã tổ chức sử dụng và quản lý tốt các trang thiết bị văn
phòng như: máy pho to, máy vi tính, máy điện thoại, máy fax Các phòng,
ban khác muốn sử dụng các trang thiết bị này ở Ban TCHC thì phải được sự
cho phép của cấp trên trực tiếp. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cho Xí
nghiệp, tránh tình trạng lãng phí.
- Nhân viên hành chính tổng hợp đã quản lý tốt các loại con dấu, giấy
tờ, giấy giới thiệu của Xí nghiệp tránh tình trạng cá nhân được cấp giấy sử
dụng sai mục đích.
- Các công văn đến, công văn đi đựoc nhân viên văn thư giải quyết theo
đúng quy định của công tác văn thư , lưu trữ. Không có tình trạng công văn
đến và công văn đi trong ngày hôm nay lại để đến ngày hôm sau mới giải
quyết.
- Các văn bản được soạn thảo và ban hành phần lớn đảm bảo được các
yêu cầu về thể thức, nội dung, tính pháp lý của văn bản.
- Ban tổ chức hành chính đã tổ chức, thực hiện tốt việc thi đua khen
thưởng trong toàn Xí nghiệp nh: thi đua lao động giỏi, đầu năm các phòng,
ban phải đăng ký danh hiệu thi đua và phải tổ chức theo dõi thực hiện, đánh
giá kết quả thi đua.
- Các vấn đề liên quan đến các chế độ, chính sách, quyền lợi của người
lao động đã được nhân viên quản lý lao động và chế độ chính sách giải quyết
một cách công bằng, thấu đáo tạo được lòng tin của người lao động đối với Xí
nghiệp.
2.2. Những mặt tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đạt được, hoạt động văn phòng cũng không

thể tránh khỏi những tồn tại sau:
- Mét số cán bộ công nhân viên trong văn phòng đã nhiều tuổi, họ có
kinh nghiệm lao động nhưng do kiến thức cũ, lạc hậu nên không đáp ứng
được yêu cầu ngày càng cao của công tác văn phòng (nhân viên hành chính
tổng hợp, nhân viên quản trị nhân sự, nhân viên bảo vệ ).
- Các trang thiết bị văn phòng lạc hậu, các máy móc trong Xí nghiệp
chưa được sử dụng hết công suất và triệt để dẫn đến tình trạng lãng phí. Máy
vi tính ở Xí nghiệp nói chung và ở ban tổ chức hành chính nói riêng chủ yếu
chỉ sử dụng để soạn thảo văn bản chứ chưa thực sự khai thác hết các chương
trình phần mềm tiện Ých có trong máy vi tính.
- Ban tổ chức hành chính chưa hiện hiện đại hóa được công tác văn
phòng nên có nhiều việc phải làm một cách thủ công. Chẳng hạn nh chưa
quản lý công văn giấy tờ trên máy vi tính ( bằng Access), các máy vi tính
trong Xí nghiệp chưa được nối mạng Lan, mạng Wan, Mạng Internet. Do đó
mà việc thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin còn chậm dẫn đến tình trạng có thể
bỏ lỡ cơ hội trong kinh doanh. Có một số hợp đồng kinh tế bị bỏ lỡ do chậm
chân mà nguyên nhân chủ yếu là do thu thập thông tin chậm.
- Các công văn giấy tờ của Xí nghiệp không tập trung ở phòng lưu trữ
để tiện theo dõi quản lý mà lại phân tán ở các phòng, ban nên rất khó khăn
cho Ban tổ chức hành chính trong việc tổng hợp thông tin trợ giúp cho lãnh
đạo Xí nghiệp.
Tóm lại, bất kỳ một cơ quan, đơn vị nào đều có những mặt ưu, nhược
điểm khác nhau nhưng điều quan trọng là các cơ quan, đơn vị đều đã nhận ra
được những mặt còn tồn tại của mình để từ đó có những biện pháp giải quyết
kịp thời.
Kết luận
Các cơ quan, đơn vị trong nền kinh tế thị trường luôn phải đối đầu với
những thách thức bởi cơ chế cạnh tranh quyết liệt, yêu cầu về chất lượng sản
phẩm còng nh dịch vụ ngày càng cao. Điều này đòi hỏi các đơn vị muốn tồn
tại và phát triển thì phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vào hoạt động

sản xuất kinh doanh của mình.
Văn phòng là một bộ phận có vị trí đặc biệt quan trọng trong một cơ
quan, là bộ phận giúp việc cho cấp lãnh đạo với các chức năng: tổng hợp,
tham mưu, hậu cần. Sự tồn tại của văn phòng trong các cơ quan, đơn vị là một
tất yếu.
Qua đợt thực tập tổng hợp này đã giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ
văn phòng, về những mặt còn tồn tại trong công tác văn phòng của Xí nghiệp
ĐBATGTĐS Hà Nội. Từ đó tạo điều kiện cho em có được những kinh
nghiệm thực tiễn về hoạt động văn phòng và giúp em có những ý tưởng mới
để xây dựng một văn phòng hiện đại: " văn phòng điện tử" hay " văn phòng
không giấy".
Do thời gian nghiên cứu, tìm hiểu có hạn và sự hạn chế về năng lực
còng nh kinh nghiệm nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót. Em mong được
sự đóng góp ý kiến của thầy cô để bài viết của em được hoan thiện hơn.