Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân

Phần một: Các vấn đề chung về hoạt động kinh doanh và quản lý tại
Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân
Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân địa chỉ: 105 Đường Nguyễn Tuân
Quận Thanh Xuân – Hà Nội.
Diện tích mặt bằng: 15000m
Tổng số cán bộ công nhân viên là: 220 người
1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân là một doanh nghiệp Nhà nước
trong lực lượng vũ trang. Tiền thân của công ty là một xưởng sửa chữa Ôtô xe
máy của Bộ nội vụ nay là Bộ công an, ra đời năm1963, đến năm 1968 được
đổi tên thành Xí nghiệp sửa chữa Ôtô xe máy( do bộ nội vụ bao cấp). Năm
1988 được đổi tên là Nhà máy đại tu Ôtô xe máy số 1- Bộ nội vô.
Để phù hợp với tình hình mới trong cơ chế thị trường, nhà máy đại tu Ôtô
xe máy số 1 được trở thành một doanh nghiệp nhà nước hoạt động độc lập
theo nghị định 338 của Chính phủ và Quyết định số 300/BNV ngày 9/7/1993.
Năm 1999 do tính chất đặc biệt nhà máy đã được chuyển thành Công ty cơ
khí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bộ công an.
Từ khi thành lập, nhà máy nhiều năm liền hoàn thành kế hoạch, được Nhà
nước và Bộ công an tặng huân huy chương và bằng khen.
Là mét doanh nghiệp nhà nước trong lực lượng vũ trang nên hoạt động sản
xuất chính của Công ty là tập trung sửa chữa, phục hồi và cải tạo các loại Ôtô
xe máy trong và cả ngoài ngành Công an. Đồng thời Công ty còn sản xuất các
loại biển số xe Ôtô, xe máy, các loại biển báo giao thông phản quang và các
sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác quản lý va an toàn giao
thông. Đây cũng là một lĩnh vực mới rất quan trọng của xí nghiệp nhằm đáp
ứng yêu cầu của ngành Công an cũng như nhu cầu của thị trường.
Để đáp ứng các yêu cầu của ngành và vừa phải đảm bảo sản xuất kinh
doanh có lãi, Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao uy tín chất
lượng. Sửa chữa Ôtô xe máy không chỉ phục vụ trong ngành mà còn thu hót
khách hàng bên ngoài đến sửa chữa. Công ty còn mạnh dạn đầu tư công nghệ
tiên tiến, thiết bị hiện đại vào sản xuất các sản phẩm phản quang có chất

lượng cao để phục vụ cho yêu cầu của ngành mà còn để cạnh tranh trên thị
trường. Sản phẩm của Công ty được một số nước trong khối ASEAN biết tới.
Đặc biệt công ty đã đưa một dây chuyền sản xuất biển phản quang của mình
và cử chuyên gia sang nước CHDCND Lào để sản xuất biển phản quang cho
nước bạn theo yêu cầu của bộ nội vụ Lào.
Như vậy, trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển bằng uy tín và chất
lượng sản phẩm, công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thị
trường. Công ty đã từng bước khẳng định mình để tồn tại và ngày càng phát
triển với tôc độ tăng trưởng nhanh và vững chắc.
Một vài con số về sự tăng trưởng của Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh
Xuân- Bô công an.
STT Chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 2003 2004
1 Tổng doanh thu Triệu
đồng
1086
8
11697 22663 25798
2 Doanh thu thuần Triệu
đồng
1086
8
11697 22663 25798
3 Giá vốn hàng bán Triệu
đồng
875
6
9190 1809
4
19179
4 Lợi nhuận gộp Triệu 2112 250 4569 6619

đồng 7
5 Lợi nhuận thuần Triệu
đồng
531 632 2663 3051
6 LN hợp đồng tài chính Triệu
đồng

0

0
6 3.5
7 Tổng thu nhập trước
thuế
Triệu
đồng
525 62
0
2556 3015
8 Vốn kinh doanh
- Vốn cố định
- Vốn lưu động
Triệu
đồng
505
2
302
1
203
1
5989

3940
2049
681
4
4279
2534
8215
6326
1889
9 Số nép nhân sách Triệu
đồng
2212 2567 310
4
2757
10 Sè lao động Triệu
đồng
179 18
6
198 198
11 Thu nhập bình quân Triệu
đồng
698 727 118
0
1200
Có được những thành tựu trên là do sự cố gắng, nỗ lực của tập thể ban
lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty.
Công ty đã kịp thời đổi mới về mọi mặt, không chỉ cải tiến, trang bị máy móc
hiện đại đáp ứng nhu cầu sản xuất mà còn không ngừng cải thiện điều kiện
sản xuất làm việc cho cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện nâng cao sức lao
động và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1. Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh
Công ty là doanh nhiệp nhà nước hoạt động độc lập nên được thực hiện
chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính,có tư cách pháp nhân, được mở
tài khoản giao dịch tại các ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo thể
thức quy định của Nhà nước. Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về
các hoạt động theo pháp luật Nhà nước nói chung, Luật doanh nghiệp và Luật
thương mại nói riêng. Với nhiệm vụ kinh doanh là:
• Sửa chữa phục hồi cải tạo các loại ôtô xe máy trong và ngoài ngành
công an.
• Sản xuất các loại biển phản quang, biển số xe máy, các loại biển báo
giao thông…
2.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sửa chữa, sản xuất, nhưng chủ yếu kinh
doanh các loại biển phản quang và sửa chữa ôtô xe máy. Quá trình luân
chuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng.
Trải qua hơn 40 năm phấn đấu và phát triển, công ty cơ khí Ôtô xe máy
Thanh Xuân đă dần dần khẳng định vị trí của mình ở trong nước cũng như
trong khu vực. Cùng với quá trình công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước,
Công ty ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động: không chỉ bó hẹp
trong sửa chữa ôtô công ty còn mở rộng ra sản xuất biển phản quang.Mỗi lĩnh
vực của công ty bao gồm nhiều bước khác nhau.
Công ty tổ chức sản xuất thành 3 phân xưởng chính, mỗi phân xưởng có
một chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng phân xưởng I và phân xưởng II có
mối quan hệ hữu cơ với nhau trong quá trình sửa chữa các loại ôtô xe máy,
những phân xưởng đó là:
+ Phân xưởng I: chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo về các phần máy,
gầm và phần điện của xe. Phân xưởng này được chia ra các tổ riêng là tổ máy,
tổ gầm và tổ điện ôtô.
+ Phân xưởng II: chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo các phần về thân

xe. Phân xưởng này được chia ra các tổ riêng là: Tổ gò hàn, tổ sơn và tổ đệm,
tổ méc.
+ Phân xưởng III: chuyên sản xuất các loại biển số ôtô xe máy, các loại
biển báo giao thông phản quang và các sản phẩm phản quang khác phục vụ
cho công tác an toàn giao thông.
Do đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty nên hình thành 2 quy
trình công nghệ:
Xe cần sửa
Kiểm tra kỹ
thuật
PX sửa chữa
máy, gầm, điện
Xuất xưởng

Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sửa chữa ôtô xe máy.

Nguyên vật liệu
P
X III
S¬n ph¶n quang
vµ xö lý kü thuËt
KiÓm tra chÊt
lîng s¶n phÈm
PX sửa chữa
thân xe
Kiểm tra chất lượng sản
phẩm
DËp khu«n
Xuất xưởng
Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất biển phản quang.

3.Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.
3.1 Mô hình quản lý theo kiểu chức năng.
Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân là một đơn vị hạch toán kinh
doanh độc lập, bộ máy quản lý được tổ chức thành các phòng ban, phân
xưởng thực hiện các chức năng quản lý nhất định. Hiện nay công ty có số
lượng công nhân viên gần 220 người, có trình độ chuyên môn kỹ thuật. Các
phân xưởng sản xuất và sửa chữa đều có những cán bộ có tay nghề cao có
kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất. Để phù hợp với xu thế, và đặc điểm sản
xuất kinh doanh công ty đã có nhiều sự sắp xếp thay đổi, cải tiến bộ máy tổ
chức quản lý của mình theo hướng chia thành các phòng ban. Mỗi phòng ban
được giao những nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được
giao đó dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và gắn kết với các phòng ban khác
để cùng thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Các phòng ban đó
bao gồm:
1. Ban giám đốc: Gồm 3 người
2. Phòng hành chính tổng hợp
3. Phòng kế hoạch kỹ thuật-KCS
4. Phòng kinh doanh
5. Phòng tài chính kế toán
6. Các phân xưởng sản xuất
Sơ đồ 3-Bé máy tổ chức quản lí
Gi¸m ®èc
3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
• Ban giám đốc bao gồm:
+ Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có vị trí và thẩm quyền cao nhất
công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của
công ty và trực tiếp lãnh đạo công ty hoạt động.
+ Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật sữa chữa ôtô xe máy.
+ Phó giám đốc phụ trách về sản xuất biển phản quang.
P. Hành

chính
tổng hợp
P.Tài
chính
kế toán
Phân xưởng sửa chữa
máy, gầm, điện
Phân xưởng sản xuất
biển phản quang
P.G§ phô tr¸ch sña
ch÷a «t« xe m¸y
P.G§ Phô tr¸ch s¶n
xuÊt biÓn ph¶n
quang
• Phòng hành chính- tổng hợp: có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc
các mặt về nhân sự, chế độ chính sách, bảo vệ an ninh, chính trị, đối nội, đối
ngoại.
• Phòng kế hoạch kỹ thuật- KCS: Có nhiệm vụ chỉ đạo và thực hiện
các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất đã được thông qua, ngiên cứu chế thử mặt hàng
mới, cải tiến và áp dụng các phương pháp công nghệ mới vào sản xuất kiểm
tra và đánh giá chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất, lập kế hoạch
kiểm tra, bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị.
• Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện triển khai tổ chức hoạt
động kinh doanh trong nước và xuất khẩu, tổ chức hoạt động lưu trữ cho bán
hàng. Mặt khác phòng kinh doanh còn căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh
để triển khai cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất được liên tục và ổn định.
Chuẩn bị các văn kiện để ký hợp đồng.
• Phòng tài chính kế toán: Có chức năng nhiệm vụ quan trọng trong
công ty. Tiến hành theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến các hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp thời, theo đúng chế độ

kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành vào sổ sách kế toán. Qua đó theo dõi
lãi, lỗ thông qua các số liệu, chứng từ kế toán từ các phòng ban đưa lên; theo
dõi tình hình thanh toán với Nhà nước, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên.
Từ đó, đề xuất các ý kiến báo cáo lên ban lãnh đạo để giúp cho ban giám đốc
đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời nhằm đạt được mục đích
tối ưu.
• Các phân xưởng sản xuất: Có chức năng thực hiện các chỉ tiêu mà
Công ty đề ra, sản xuất và chế tạo sản phẩm.
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty
Cơ khí ôtô xe máy thanh xuân
1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
1.1.Bé máy kế toán tập trung
Để quản lí hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài các công cụ
quản lí khác thì kế toán là một công cụ hữu hiệu. Do vậy việc tổ chức bộ máy
kế toán được công ty đặc biệt quan tâm. Tổ chức công tác kế toán thực chất là
cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh theo nội dung bằng phương pháp khoa học riêng có của kế toán,
phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp,
nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản
lí vĩ mô và vi mô nền kinh tế.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong
một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, bộ máy kế
toán tại công ty được tổ chức trên cơ sở khối lượng công tác kế toán còng nh
chất lượng về hệ thống thông tin kế toán.
Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo
thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng
thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong bộ
mỏy k toỏn cú mi liờn h cht ch qua li xut phỏt t s phõn cụng lao
ng phn hnh trong b mỏy. Mi nhõn viờn u c qui nh rừ chc
nng, nhim v, quyn hn, t ú to thnh mi liờn h cú tớnh v trớ, l

thuc, ch c ln nhau. Vic phõn cụng lao ng k toỏn õy tụn trng cỏc
nguyờn tc: bt kiờm nhim, hiu qu v tit kim, chuyờn mụn hoỏ v hp
tỏc hoỏ.
Cỏc k toỏn phn hnh va cú th chuyờn mụn hoỏ theo tng phn hnh,
va kiờm nhim mt phn hnh theo nguyờn tc chung ca t chc khoa hc
lao ng k toỏn. K toỏn phn hnh cú trỏch nhim qun lớ trc tip, phn
ỏnh thụng tin k toỏn, thc hin s kim tra qua ghi chộp phn ỏnh tng hp
i tng k toỏn phn hnh c m nhim t: Giai on hch toỏn ban
u( trc tip ghi nhn chng t, kim tra) ti cỏc giai on: ghi s k toỏn
phn hnh, i chiu kim tra s liu trờn s vi thc t ti sn, tin vn v
hot ng lp bỏo cỏo phn hnh c giao. Cỏc k toỏn phn hnh liờn h
vi k toỏn tng hp hon thnh ghi s tng hp v lp bỏo cỏo nh kỡ
chung.
Quan h gia cỏc loi lao ng trong b mỏy k toỏn c th hin theo
kiu trc tuyn: B mỏy k toỏn hot ng theo phng thc trc tip, ngha
l k toỏn trng trc tip iu hnh cỏc nhõn viờn k toỏn phn hnh khụng
qua khõu trung gian nhn lnh. Vi cỏch t chc b mỏy k toỏn trc tuyn,
mi quan h ph thuc trong b mỏy k toỏn tr nờn n gin, thc hin trong
mt cp k toỏn tp trung.
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp
Kế
toán
vốn
bằng
tiền
Kế
toán
thủ
quỹ

Kế
toán
xuất
nhập
Kế
toán
thanh
toán
Kế
toán
thuế
kiêm
TSCĐ
Kế
toán
kho

Sơ đồ 4-Bé máy kế toán tập trung
Bộ máy kế toán bao gồm có 8 nhân viên trong đó:
Kế toán trưởng: 1 người
Kế toán kho: 1 người
Kế toán tổng hợp: 1 người
Kế toán xuất nhập: 1 người
Kế toán thủ quỹ: 1 người
Kế toán thanh toán : 1 người
Kế toán thuế kiêm tài sản cố định: 1người
Kế toán vốn bằng tiền: 1người
Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng: Là người có chức năng tổ
chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị mình phụ trách. Với chức năng này,
kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài

chính cho giám đốc điều hành. Kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực
tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán
trưởng là: Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công
tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và
kiểm tra hoạt động kinh doanh để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ
máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính
của đơn vị thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định
của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính.
Kế toán phần hành vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ là hàng ngày phản ánh tình
hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực
tế với sổ sách kế toán, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí
và sử dụng tiền mặt; phản ánh tăng, giảm, và số dư tiền gửi ngân hàng
Kế toán phần hành thanh toán: Có nhiệm vụ cơ bản là kiểm tra tính lương
cho cán bộ công nhân viên của công ty, thanh toán các khoản lương, phụ cấp,
tạm ứng; Tính và theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp, khách
hàng, với Nhà nước; Lập sổ, báo cáo liên quan.
Kế toán thuế kiêm TSCĐ: Hoàn thành báo cáo thuế nép lên cơ quan chủ
quản dùa trên những tài liệu từ kế toán khác cung cấp. Kết hợp với các nhân
viên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời; ghi chép, phản ánh tổng
hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có của toàn doanh nghiệp,
cũng như của từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin
kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ;
tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chí phí quản lí theo
mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định.
Kế toán tổng hợp: Là kế toán có chức năng nhiệm vụ cơ bản là tổng hợp số
liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giám
sát kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán khác; thực hiện
công tác kế toán cuối kì, ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên
ngoài theo định kì báo cáo.
Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn hàng hoá trên thẻ kho hàng

kì; tính giá vốn hàng hoá xuất kho trong kì và lên báo cáo hàng hoá tồn kho.
Kế toán thủ quĩ: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ tiền mặt
hàng ngày; cuối mỗi ngày làm việc tiến hành kiểm kê tiền mặt để làm căn cứ
đối chiếu với sổ quỹ, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo.
Kế toán xuất nhập: Theo dõi hàng hoá nhập; tập hợp chi phí phát sinh liên
quan đến các loại hàng hoá nhập để tính giá thực tế hàng nhập; lập sổ chi tiết,
sổ tổng hợp và các báo cáo có liên quan.
Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng song đều thực hiện nhiệm vô
chung của bộ máy kế toán đó là:
- Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và thời
gian một cách chính xác và kịp thời, theo đúng chế độ hiện hành.
- Thu thập, phân loại và xử lí thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh
của công ty.
- Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính cung cấp cho đối tượng
quan tâm.
- Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ quản lí nói chung và
chế độ kế toán nói riêng.
- Tham gia phân tích thông tin kế toán, đề xuất kiến nghị lên ban lãnh đạo
công ty để giúp cho công ty hoạt động ngày càng hiệu qủa hơn.
1.2.Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và các phòng ban khác
Mỗi một phòng ban trong bộ máy tổ chức quản lí được giao một nhiệm vụ
khác nhau và phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về các nhiệm
vụ của mình. Tuy nhiên, các phòng ban này có mối quan hệ hữu cơ với nhau
tạo nên một khối thống nhất, hỗ trợ, cung cấp các thông tin liên quan để hoàn
thành nhiệm vụ của mỗi phòng ban nói riêng và nhiệm vụ của toàn công ty
nói chung. Từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty ngày càng cao hơn.
Các phòng ban đóng vai trò khá quan trọng trong việc quyết định đến hiệu
quả hoạt động của toàn công ty. Trong đó phải kể đến sự đóng góp đáng kể
của phòng kế toán. Với quy mô hoạt động vừa, bộ máy kế toán được tổ chức
theo kiểu tập trung đã hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các

phòng ban cho ban lãnh đạo công ty. Nhờ vậy, ban lãnh đạo của công ty có
thể giám sát một cách tổng quan hoạt động của toàn công ty, đưa ra các quyết
định khen thưởng, phát tới các phòng ban, cá nhân một cách chính xác cũng
như các quyết định kinh doanh nhanh chóng kịp thời, phù hợp với nhu cầu
của thị trường và yêu cầu quản trị.
2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán
Là mét doanh nghiệp nhà nước lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sửa chữa
các loại ôtô xe máy và sản xuất các sản phẩm phản quang.Sản xuất theo hợp
đồng của khách hàng là phòng cảnh sát giao thông của các tỉnh, thành phố
trên cả nước. Niên độ kế toán là năm dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày
31/12 cùng năm. Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho là
phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, kế toán theo dõi,
phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn kho
hàng hoá hàng ngày trên sổ sách kế toán. Vì vậy, bất cứ lúc nào kế toán cũng
có thể xác định được giá trị của hàng hoá trong kho.
Phương pháp tính giá hàng xuất kho: là phương pháp bình quân gia quyền.
Căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu tháng, giá thực tế hàng nhập kho
trong tháng, cuối tháng tính được giá xuất kho mỗi đơn vị hàng hoá bán ra.
Với phương pháp này số lượng công việc cần làm được giảm bớt. Song nó có
nhược điểm là tất cả công việc vào cuối kì nên nhiều khi làm giảm tiến độ của
phần hành kế toán khác. Đồng thời phương pháp này cũng cần tính giá xuất
của mỗi loại hàng hoá.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Là phương pháp khấu hao theo
đường thẳng.
Phương pháp tính thuế: theo phương pháp khấu trừ thuế.
Tỉ giá quy đổi ngoại tệ là tỉ giá thực tế.
Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ.
2.2. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của

nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ
kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ chứa đựng tất cả các yếu tố đặc trưng cho
nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra
nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập
bản chứng từ. Là doanh nghiệp thương mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu khác
nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá. Vì vậy,
để đảm bảo yêu cầu quản lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thương, quan hệ
thanh toán với ngân hàng, ngân sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng hoá…
công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa dạng. Bên cạnh các chứng từ được
áp dụng phổ biến trong cả nước theo quy định của Nhà nước, công ty còn căn
cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của
mình. Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống
chứng từ kế toán hướng dẫn.
Nhóm 1: Lao động tiền lương
1.Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL
2.Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02- LĐTL
3.Giấy chứng nhận nghỉ việc: Mẫu số 03- LĐTL
4.Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 05- LĐTL
Trong đó, bốn chứng từ này đều là chứng từ hướng dẫn.
Nhóm 2: Hàng tồn kho
1.Phiếu nhập kho: mẫu số 01- VT
2.Phiếu xuất kho: mẫu số 02- VT
3. Biên bản kiểm nghiệm: mẫu số 05- VT
4.Thẻ kho: mẫu số 06- VT
5.Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kì: mẫu số 07- VT
6.Biên bản kiểm kê hàng hoá: mẫu số 08- VT
Trong đó, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê hàng
hoá là các chứng từ bắt buộc, còn phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kì và biên
bản kiểm nghiệm là các chứng từ hướng dẫn.
Nhóm 3: Bán hàng

1.Hoá đơn giá trị gia tăng: mẫu số 01- GTKT-3LL
2. Hoá đơn bán hàng: mẫu số 02- GTTT-3LL
3.Hoá đơn thu mua hàng: mẫu số 06- TMH-3LL
4.Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: mẫu số 03 PXK-3LL
5. Hoá đơn bán lẻ: mẫu số 07-MTT
6.Tê khai thuế GTGT: mẫu số 07A-GTGT
7.Hợp đồng kinh tế.
Trong đó, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng,
hoá đơn bán lẻ, tờ khai thuế giá trị gia tăng là các chứng từ bắt buộc, còn lại
là chứng từ hướng dẫn.

Nhóm 4: Tiền tệ
1. Phiếu thu: mẫu số 01-TT
2. Phiếu chi: mẫu số 02- TT
3. Giấy đề nghị tạm ứng: mẫu số 03 –TT
4. Bảng kiểm kê quỹ: mẫu số 7a-TT
5. Biên lai thu tiền: mẫu số 05-TT
6. Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, giấy uỷ nhiệm chi…
Với nhóm này thì phiếu thu, phiếu chi, bảng kiểm kê qũy là chứng từ bắt
buộc còn lại là chứng từ hướng dẫn.
Nhóm 5: Tài sản cố định
1.Biên bản giao nhận tài sản cố định: mẫu số 01-TSCĐ
2.Biên bản thanh lÝ tài sản cố định: mẫu số 03-TSCĐ
3. Thẻ tài sản cố định: mẫu số 02- TSCĐ
Đây là các chứng từ bắt buộc
Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Các chứng
từ bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được giám đốc công ty
kiểm tra và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hành kiểm tra
và xin chữ kí của kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trưng cho từng
phần hành kế toán của mình. Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ

v cỏc s sỏch tng hp liờn quan. Cú th khỏi quỏt quy trỡnh luõn chuyn
chung ca cụng ty theo s sau õy:

Nhân viên phòng ban
Tập hợp chứng từ bên ngoài
Giám đốc Kí duyệt chứng từ
Kế toán phần hành Kiểm tra, phân loại chứng từ
Kế toán trởng Kí duyệt chứng từ
Kế toán phần hành
Lập chứng từ đặc trng mỗi
phần hành
Kế toán trởng Kí duyệt chứng từ
Kế toán phần hành Lập chứng từ ghi sổ
Kế toán tổng hợp
Tập hợp chứng từ, vào sổ
tổng hợp
Kế toán phần hành Vào sổ kế toán chi tiết
Bảo quản, lu trữ
Sơ đồ 5- Quy trình luân chuyển chứng từ chung
2.3.Hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động
của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả.
Để cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau
để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô,
vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế
toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh
nghiệp, doanh nghiệp lùa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào công
tác kế toán. Một số tài khoản chi tiết đợc mở theo yêu cầu cụ thể của doanh
nghiệp nh tài khoản công nợ đợc mở chi tiết theo từng đối tợng công nợ.

Những tài khoản đợc lùa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống tài khoản
kế toán của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán tại doanh nghiệp nh
phô lục 1.
2.4.Hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là phơng tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ
sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác hợp lí, hợp pháp. Quá trình ghi sổ kế
toán cung cấp các thông tin cần quản lí về một đối tợng nh thu chi tiền mặt,
nhập xuất hàng hoá, tăng giảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phí
cho hoạt động quản lí và bán hàng mà bản thân chứng từ kế toán không cung
cấp đợc. Cuối kì dùa trên các thông tin này lập báo cáo kế toán cung cấp cho
việc ra quyết định nội bộ cũng nh chủ thể bên ngoài. Việc hoàn thành bộ sổ
kế toán với số lợng, kết cấu cũng nh phơng pháp ghi chép của bộ sổ kế toán
đó là một việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán đợc hoàn
thành. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty, hệ thống sổ kế toán tại
công ty bao gồm:
1.Sổ chi tiết hàng hoá
2.Sổ chi tiết chi phí
3.Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán
4.Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
5.Sổ chi tiết bán hàng
6.Sổ quỹ tiền mặt
7.Thẻ kho
8.Sổ tài sản cố định
9.Sổ cái, chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết, sổ đăng kí chứng từ
ghi sổ
Các loại sổ này đợc thiết kế, ghi chép, vận dụng một cách linh hoạt cho
phù hợp với yêu cầu, trình độ kế toán, trình độ quản lí của công ty.
Sè lợng sổ và loại sổ kế toán này đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ
theo trình tự hạch toán tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Hình thức tổ chức
ghi sổ đó là hình thức chứng từ ghi sổ.

0
S 6- Quy trỡnh ghi s ca hỡnh thc chng t ghi s
Ghi hng ngy
Ghi cui kỡ
i chiu, kim tra
Cụng ty khụng quy nh c th bao nhiờu ngy lp chng t mt ln. M
cn c vo vic tp hp cỏc chng t cú cựng ni dung kinh t phỏt sinh
lp vo chng t ghi s, tp hp khong 10-15 chng t gc thỡ ghi vo
chng t ghi s mt ln. Hin nay, cụng ty vn cha ỏp dng phn mm k
toỏn mt cỏch hon chnh, m mi dựng mỏy tớnh cp nht s liu vo mỏy
tớnh bo qun v lu tr, qun lớ hng hoỏ, qun lớ thu chi tin mt, qun lớ
cụng n, tớnh giỏ vn hng xut kho, in ra phiu thu, chi tin mt, phiu xut
kho, nhp kho. Cũn vic kt chuyn cỏc khon doanh thu, chi phớ, thu nhp
khỏc xỏc nh kt qu v in ra cỏc bỏo cỏo tng hp thỡ k toỏn cỏc phn
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ đăng kí
chứng từ
ghi sổ
Sổ quỹ
hành tự hạch toán theo phơng pháp thủ công…Máy tính mới chỉ đóng vai trò
là một công cụ trợ giúp tính toán và quản lí để giúp kế toán viên giảm bớt
công việc tính toán và ghi chép…

2.5.Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,
nguồn vốn…tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là
phơng tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh
nghiệp cho những ngời quan tâm. Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính ra
đợc các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của
quá trình hoạt động kinh doanh.Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sức
quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo công ty mà còn hết sức quan trọng
đối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu t, ngân hàng, khách hàng và các đối
thủ cạnh tranh.
Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của công ty được
lập theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ
tài chính. Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp,
kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên.
Cuối mỗi kì kế toán, dùa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi
tiết từ kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp lập các báo cáo này. Sau khi
được sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, các báo cáo này gửi lên
cho cơ quan quản lí có liên quan. Hệ thống báo cáo tài chính đó bao gồm:
1.Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01-DN
2.Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02-DN
3.Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09-DN
Ngoài các báo cáo này, kế toán phần hành còn lập một số báo cáo như:
Bảng tài sản cố định; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi
tiết doanh thu, chi phí, thu nhập; báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà
nước; bảng cân đối tài khoản; Bảng kê tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; bảng
tổng hợp các khoản phải thu, phải trả…nhằm cung cấp các thông tin liên
quan, giúp cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định kịp thời, phù hợp
tạo điều kiện nắm bắt được các cơ hội trong kinh doanh.
3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu
3.1.Kế toán tài sản cố định

 Đặc điểm tài sản cố định và nguyên tắc quản lí
Hoạt động trong lĩnh vực thơng mại nên việc đầu tư tài sản cố định không
phong phú và đa dạng như những đơn vị sản xuất. Tổng giá trị tài sản cố định
trong đơn vị hiện nay có khoảng 4 tỷ đồng. Để dễ quản lí, theo dõi, trích khấu
hao và ghi sổ kế toán liên quan, tài sản cố định của công ty được phân loại
căn cứ vào hình thái biểu hiện như sau:
Thiết bị, máy móc quản lí: Máy tính, máy in, máy fax, máy điều hoà nhiệt
độ, thiết bị điện, máy phôtôcopy, bàn ghế làm việc.
Phương tiện vận tải: Ô tô…
Các thiết bị sửa chữa, dây chuyền công nghệ…
Mỗi tài sản cố định được lập một bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ liên quan
đến nguyên giá, thời gian đưa vào sử dụng, khấu hao, biên bản bàn giao, biên
bản thanh lÝ tài sản cố định, do bộ phận kế toán tài sản cố định nắm giữ. Mỗi
tài sản cố định được quản lí trên ba mặt: nguyên giá, hao mòn và giá trị còn
lại.
Tài sản cố định ở mỗi phòng ban được quy định rõ ràng trách nhiệm bảo
quản và sử dụng cụ thể cho từng phòng ban.
Vic tớnh khu hao ti sn c nh c ỏp dng theo quyt nh
166/1999/Q-BTC ngy 31/12/1999 ca B trng B ti chớnh mi nm mt
ln theo phng phỏp khu hao ng thng
Mc khu hao = Nguyờn giỏ * T l khu hao nm
T l khu hao nm = 1/ Thi gian s dng d kin
Quy trỡnh luõn chuyn chng t:
B phn s dng ti sn c nh khi cú nhu cu mua( thanh lí) ti sn c
nh thỡ lp giy ngh mua( thanh lí) ti sn c nh. Sau khi c giỏm
c v k toỏn trng kớ duyt, nhõn viờn b phn ú i mua ti sn c nh,
lp biờn bn bn giao( biờn bn thanh lí) v kớ nhn vo biờn bn ú. Cỏc
chng t ny c chuyn cho k toỏn ti sn c nh sau khi c kim tra
lm cn c ghi vo s chi tit ti sn c nh b phn v ton doanh
nghip, chng t ghi s, bng tớnh khu hao. Sau ú chuyn cho k toỏn tng

hp ghi s tng hp ri a vo bo qun, lu tr theo s sau õy:
Lập giấy đề nghị mua
( thanh lí) và bảng kê
TSCĐ
Kí duyệtGiám đốc
Lập biên bản bàn giao
( thanh lí)
Bộ phận sử dụng
Kiểm tra và kí duyệtKế toán trởng
Ghi sổ chi tiết TSCĐ
Chứng từ ghi sổ
Kế toán TSCĐ
Bộ phận sử dụng TSCĐ