THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI LIÊN HIỆP KHOA HỌC SẢN XUẤT QUANG HOÁ ĐIỆN TỬ

LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh như hiện nay không phải bất
cứ một doanh nghiệp nào cũng tồn tại và phát triển được. Trên thực tế, những
doanh nghiệp làm ăn có lãi chính là những doanh nghiệp mà họ sản xuất ra
được người tiêu dùng chấp nhận, nghĩa là doanh nghiệp đó không chỉ sản xuất
ra sản phẩm mà còn tổ chức tiêu thụ được số sản phẩm đó. Trong khi đó, nền
kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh
doanh, tự chủ trong việc khai thác và sử dụng nguồn vốn, đảm bảo không chỉ
bù đắp được những khoản chi phí sản xuất kinh doanh đã bỏ ra bằng chính
doanh thu của mình mà còn phải có lãi.
Tồn tại trong điều kiện kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt nên
Viện Khoa học sản xuất đã gặp không ít những khó khăn. Tuy vậy, Viện đã
sớm tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị trường, ra sức đẩy mạnh
sản xuất, chú trọng đến chất lượng hàng hoá, chủ động trong sản xuất và tiêu
thụ… Bên cạnh đó, bộ phận kế toán của Viện cũng từng bước được phát triển,
phù hợp với tình hình chung của cả nước và phù hợp với đặc điểm sản xuất
kinh doanh của Viện.
Được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang
- Hoá - Điện - Tử, em đã đến thực tập tại Liên hiệp. Đây là dịp tốt để em có
điều kiện tiếp cận với thực tế, nắm bắt được cách thức tổ chức bộ máy quản
lý, bộ máy kế toán, phương pháp hạch toán, đặc điểm tình hình của Liên
Hiệp. Sau quá trình tìm hiểu tại Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá -
Điện - Tử em xin được trình bày báo cáo thực tập tổng hợp của mình bao
gồm:
Phần I: Tổng quan về Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện
Tử
Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Liên hiệp Khoa
học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử.
Phần III: Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Liên
hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử.
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LIÊN HIỆP KHOA HỌC

SẢN XUẤT QUANG - HOÁ - ĐIỆN TỬ
I. Lịch sử hình thành và phát triển của Liên hiệp Khoa học sản xuất
Quang - Hoá - Điện - Tử.
Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử là một đơn vị
khoa học công nghệ của Viện khoa học và công nghệ Việt Nam, hoạt động
theo phương thức tự trang trải.
Tên giao dịch: Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử.
Tên giao dịch tiếng Anh: Science - Production Union fof Optics,
Chemistry and Electronics.
Trụ sở chính: Nhà A25, số 18 Hoàng Quốc Việt - Thành phố Hà Nội.
Văn phòng giao dịch: A10, đường Hoàng Quốc Việt - Thành phố Hà Nội.
Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện - Tử được thành lập
năm 1987, tiền thân là xưởng Quang hoá của Viện Vật lý thuộc Trung tâm
Khoa học tự nhiên và Công nghệ quốc gia (nay là Viện Khoa học và Công
nghệ Việt Nam). Ban đầu chỉ với vài chục công nhân viên nên gặp không ít
khó khăn nhưng với sự đoàn kết, nỗ lực cố gắng của tập thể cán bộ công nhân
viên, cùng với sự quan tâm chỉ đạo của Viện khoa học và Công nghệ Việt
Nam,xưởng Quang hóa đã từng bước đi lên để tồn tại và phát triển.
Năm 1990 được sự đồng ý của Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam,
theo Nghị định 268 - CP năm 1990, xưởng Quang hoá tiến hành tổ chức lại và
đổi thành Liên hiệp lấy tên mới là Liên hiệp phát triển công nghệ Quang -
Hoá - Điện tử. Liên hiệp hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát
triển công nghệ và sản xuất vật liệu xây dựng như: sản xuất bê tông, xi măng
cho công trình xây dựng, sản xuất phụ gia bê tông, linh kiện vật tư cho máy
tính, máy in Laze, máy in phun, cùng với sự phát triển của thị trường và nhu
cầu ngày càng cao của người tiêu dùng đòi hỏi Liên hiệp phải mở rộng thêm
quy mô hoạt động, tự chủ trong quản lý, Liên hiệp phát triển công nghệ
Quang - Hoá - Điện Tử quyết định thành lập mới.
Tháng 1 năm 1994, theo quyết định thành lập số 05/KHCN - QG ngày
08 tháng 01 năm 1994, Liên hiệp phát triển công nghệ Quang - Hoá - Điện Tử

được thành lập mới và đổi tên lại là Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá
- Điện Tử, dưới sự quản lý trực tiếp của Viện Khoa học vật liệu.
Sự trưởng thành và phát triển của Liên hiệp sau gần 20 năm hoạt động,
với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể đội ngũ cán bộ cũng như nhân viên
vào sự định hướng chỉ đạo của Nhà nước, Liên hiệp đã có những bước phát
triển đáng kể, từng bước tạo dựng cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị
trường. Bằng chứng là Liên hiệp đã có sự hợp tác chặt chẽ với tập đoàn KAO
của Nhật Bản trong lĩnh vực nghiên cứu công nghệ đồng thời triển khai ứng
dụng các sản phẩm cung cấp cho ngành công nghiệp xây dựng tại Việt Nam.
Trong những năm qua Liên hiệp tự hào đã đóng góp một phần không nhỏ
trong công nghiệp xây dựng, cung cấp phụ gia bê tông, xi măng, vữa cho các
công trình xây dựng, cung cấp linh kiện và vật tư cho máy photocopy, máy
tính, máy in laze, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của nhiều hạng mục công trình
khác nhau từ Bắc vào Nam, điển hình là một số công trình lớn như: công trình
thuỷ điện Yaly (1994 -2000); công trình nhà máy Kính nổi Đáp Cầu (1996);
công trình thuỷ điện Sông Hinh (1996 - 1999); Do đó, góp phần không nhỏ
vào sự nghiệp xây dựng đổi mới đất nước. Bên cạnh sự tăng trưởng về sản
xuất kinh doanh đội ngũ cán bộ, công nhân viên của Liên hiệp cũng không
ngừng lớn mạnh. Liên hiệp có đội ngũ cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm, đội
ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao, làm chủ máy móc thiết bị, có khả năng
khai thác, ứng dụng hiệu quả các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào nghiên cứu và
sản xuất. Tổng cộng lực lượng lao động của Liên hiệp tính đến tháng 12 năm
2005 đã có 116 cán bộ công nhân viên. Việc tuyển dụng, tiếp nhận và điều
động cán bộ, công nhân viên được Liên hiệp thực hiện một cách cẩn thận vì
đây là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho Liên hiệp và cũng để tạo
điều kiện cho cán bộ, công nhân viên phát huy hết năng lực chuyên môn ở
đúng lĩnh vực của mình. Vì vậy, cho đến nay Liên hiệp đã có một đội ngũ lao
động tương đối ổn định và toàn diện góp sức không nhỏ vào sự tồn tại, phát
triển và thành công của Liên hiệp. Nhờ đó Liên hiệp đang ngày một vững
mạnh và có vị trí trên tất cả các thị trường từ Bắc vào Nam.

II. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Liên hiệp Khoa học sản
xuất Quang - Hoá - Điện tử.
1. Ngành nghề kinh doanh của Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá
- Điện Tử.
1.1. Lĩnh vực kinh doanh.
Theo quyết định thành lập số 05/KHCN-QG ngày 08 tháng 01 năm
1994, ngành nghề kinh doanh của Liên Hiệp khoa học sản xuất Quang-Hoá-
Điện tử bao gồm:
+ Nghiên cứu Khoa học và phát triển công nghệ trong lĩnh vực quang
học, hoá học và điện tử ứng dụng.
+ Sản xuất các vật liệu cho xây dựng.
+ Dịch vụ khoa học và công nghệ: Thông tin, tư vấn, chuyển giao công
nghệ, triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật về vật liệu xây dựng
và thiết bị mới phục vụ cho các ngành xây dựng, giao thông, năng lượng.
Như vậy, Liên Hiệp khoa học sản xuất Quang-Hoá-Điện tử đăng kí
hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau phù hợp với quy định của pháp luật,
nhằm tạo điều kiện cho việc mở rộng lĩnh vực sau này.
Liên Hiệp khoa học sản xuất Quang-Hoá-Điện tử đã cố gắng nỗ lực
thực hiện tốt các hoạt động của mình trong phạm vi cho phép của giấy đăng kí
kinh doanh, chính vì vậy mà từ khi thành lập cho đến nay trải qua gần 20 năm
trưởng thành và phát triển, Liên hiệp đã từng bước vươn lên trở thành một
doanh nghiệp vững mạnh và tạo ra nhiều sản phẩm chiếm ưu thế trên thị
trường điển hình là những sản phẩm chủ yếu sau :
+ Cung cấp vật liệu cho ngành công nghiệp xây dựng: Bê tông, xi
măng, vữa, phụ gia bê tông, barit cho dầu khí.
+ Cung cấp linh kiện vật tư cho máy photoocoopy, máy tính, máy in
laze, máy in phun, máy chữ điện, bảo hành sửa chữa.
+ Bột cản quang, phim x-quang và cho chất x-quang cho y tế.
1.2. Thị trường kinh doanh.
Giai đoạn đầu khi mới thành lập Liên hiệp gặp nhiều khó khăn trong

việc tìm kiếm thị trường. Khi đó thị trường chủ yếu của Liên hiệp là một số
thành phố lớn ở miền Bắc và miền Trung. Nhưng theo thời gian cùng với sự
cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Liên hiệp, thị trường của
Liên hiệp ngày càng được mở rộng và chiếm lĩnh dần thị trường Bắc, Trung,
Nam. Đặc biệt cùng với sự lớn mạnh của Liên hiệp, thị trường của Liên hiệp
cũng được mở rộng ra các nước điển hình là việc hợp tác sản xuất và ứng
dụng sản phẩm với tập đoàn KAO tại Nhật Bản, tham gia cung cấp hoá phẩm
xây dựng cho công trình Đại sứ quán Úc, Nhật, Mỹ, Trung Quốc. Đối với thị
trường nội địa trong nước thì việc phát triển thị trường nội địa và tăng tỷ trọng
nội địa hoá cũng là vấn đề được Liên hiệp quan tâm và áp dụng nhiều biện
pháp để tiêu thụ hàng hoá, mở rộng thị trường, chiếm lĩnh uy tín của khách
hàng từ Bắc vào Nam. Liên hiệp không ngừng đa dạng hoá các hình thức tìm
kiếm khách hàng, tìm kiếm mở rộng thị trường như: chào hàng giới thiệu sản
phẩm qua báo chí, qua mạng Internet, quảng cáo trên các phương tiện thông
tin đại chúng; mở rộng văn phòng đại diện ở một số tỉnh thành lớn. Điển hình,
Liên hiệp đã tìm kiếm được một số thị trường nhiềm tiềm năng và mở chi
nhánh tại Đà Nẵng nhằm không ngừng mở rộng và quảng bá các sản phẩm
đến với người tiêu dùng.
Với chiến lược phát triển thị trường như trên cộng với sự nỗ lực cố
gắng của tập thể cán bộ công nhân viên toàn Liên hiệp, Liên hiệp Khoa học
sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử đã và đang mở rộng được mối quan hệ,
chiếm lĩnh thị trường trên toàn quốc. Bằng chứng là trong những năm qua,
Liên hiệp đã cung cấp một phần không nhỏ những vật liệu cho công nghiệp
xây dựng như: Công trình thuỷ điện Yaly; công trình nhà ga T1 sân bay Nội
Bài; công trình thuỷ điện Sông Hinh; công trình nhà máy xi măng Nghi Sơn;
công trình cầu Lạc Quần; cầu Tân Đệ; công trình đường Hồ Chí Minh và mới
đây nhắt là cung cấp vật liệu xây dựng cho công ty cầu Thuận Phước - Đà
Nẵng.
Bên cạnh những nỗ lực của toàn bộ công nhân viên, Ban lãnh đạo Liên
hiệp cũng không ngừng đầu tư những thiết bị tiên tiến nhất, những công nghệ

tối ưu nhất cho quản lý và cho sản xuất, nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Vì vậy, mà tất cả các phòng làm việc của Liên hiệp đều được trang bị hệ
thống máy tính nối mạng nội bộ và kết nối Internet với nhiều phần mềm ứng
dụng mới phục vụ cho công tác quản lý. Ngoài ra công ty còn trang bị đầy đủ
các loại máy Fax, máy Photocopy, máy in và nhiều máy móc thiết bị tiên tiến
nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên.
Từ những cố gắng đó mà hoạt động kinh doanh của Liên hiệp đã có
nhiều thay đổi rõ rệt. Tổng doanh thu tăng lên, lợi nhuận của công ty cũng
tăng lên nhờ đó làm cho số tiền nộp ngân sách cũng tăng lên. Ta có thể thấy
kết quả cụ thể đó ở bảng sau:
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Liên hiệp qua 3 năm
(2002 - 2003 - 2004)
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Tổng doanh thu 7.852.748.215 11.672.590.117 13.076.482.512
Các khoản giảm trừ 0 0 0
1. Doanh thu thuần 7.852.748.215 11.672.590.117 13.076.482.512
2. Giá vốn hàng hoá 1.276.543.476 3.348.530.414 4.662.379.256
3. Lợi nhuận gộp 6.576.204.739 8.324.059.703 8.414.103.256
4. Lợi nhuận từ hoạt
động sản xuất kinh
doanh
4.742.585.394 6.110.813.909 7.674.964.742
5. Lợi nhuận từ hoạt
động tài chính
-3.619.3272.888 -4.761.356.272 -6.053.857.157
6. Lợi nhuận trước thuế 1.123.321.506 1.349.4573.637 1.621.107.585
7. Lợi nhuận sau thuế 723.064.392 937.912.248 1.125.378.360
Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Liên hiệp ta có thể
thấy tổng doanh thu của Liên hiệp ta có thể thấy tổng doanh thu của Liên hiệp

năm 2003 tăng so với năm 2002 là 3.819.841.902 VNĐ. Năm 2004 tăng so
với năm 2003 là 1.403.892.395 VNĐ.
Như vậy, tổng doanh thu của Liên hiệp có xu hướng tăng 3 năm (2002 -
2004). Tuy nhiên, tốc độ tăng có xu hướng giảm dần. Do đó Liên hiệp cần
phải có những biện pháp, kế hoạch và chính sách tối ưu hơn nữa để thúc đẩy
quá trình sản xuất cũng như tiêu thụ sản phẩm nhằm thu được lợi nhuận cao
hơn nữa.
1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử hoạt động sản
xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực với nhiều loại sản phẩm như vật liệu xây
dựng (bê tông, xi măng, vữa, phụ gia bê tông) linh kiện vật tư cho máy
photocopy, máy tính, máy in laze, máy in phun, máy chữ điện, bảo hành sửa
chữa, Trong các sản phẩm đó thì vật liệu bê tông cho xây dựng góp một
phần không nhỏ trong việc cung cấp và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của nhiều
hạng mục công trình khác nhau.
Vật liệu dùng để sản xuất bê tông trong công nghiệp xây dựng bao
gồm: sắt. thép, cát, xi măng, đá dăm, các phụ gia khác.
Quy trình sản xuất:
Giai đoạn 1 :
Sắt, thép được chuyển vào phân xưởng sắt. Tại đây sắt được kéo thẳng,
cắt uốn theo từng kích thước, kích cỡ khác nhau sau đó tiến hành các công
đoạn nối hàn, uốn để lên khung thép và được chuyển sang phân xưởng tạo
hình 2.
Giai đoạn 2 :
Xi măng, cát, đá dăm và các phụ gia khác được chuyển vào phân xưởng
tạo hình 1. Tại đây qua một loạt các bước: Sàng lọc, phân loại, cân đong để
chọn nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn sau đó đưa vào máy trộn tạo thành vữa bê
tông rồi chuyển sang phân xưởng tạo hình 2.
Giai đoạn 3 :
Tại phân xưởng tạo hình 2 vữa bê tông và khung cốt thép ở các phân

xưởng tạo hình 1 và phân xưởng sắt chuyển sang, được đưa vào khuôn rồi
đưa lên giàn quang ly tâm để ép thẳng và nén bê tông thu được sản phẩm sau
đó được chuyển để dưỡng.
Giai đoạn 4 :
Tiến hành tháo dỡ khuôn và kiểm tra chất lượng sản phẩm sau đó tiến
hành nhập kho thành phẩm.
Ta có thể khái quát quy trình sản xuất của chúng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 01 : Quy trình sản xuất bê tông.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh.
Liên hiệp Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử tổ chức bộ máy
quản lý và đội ngũ lao động phù hợp với qúa trình hoạt động của mình. Bộ
máy quản lý được xây dựng trên cơ sở mô hình quản lý tập trung. Quan hệ
giữa các bộ phận, các phòng ban vừa là quan hệ trực tuyến vừa là quan hệ
chức năng. Ban giám đốc cùng các phòng chức năng điều hành hoạt động
kinh doanh xuống từng xí nghiệp. Quan hệ giữa các phòng ban là quan hệ
ngang nhau về chức năng và nhiệm vụ, còn về chuyên môn; nghiệp vụ thì các
phòng ban, các xí nghiệp đều dưới sự quản lý của Ban giám đốc. Do lĩnh vực
kinh doanh của Liên hiệp bao gồm nhiều loại ngành trên nhiều lĩnh vực đòi
hởi vốn đầu tư lớn, yêu cầu có sự quản lý tập trung, thống nhất ngay từ ban
đầu, đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Liên hiệp ngày
càng trở lên hoàn thiện.
Đứng đầu Liên hiệp là Giám đốc Liên hiệp, là người đại diện cho Liên
hiệp trước cơ quan pháp luật. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất
trong Liên hiệp như: Tổ chức quản lý, kế hoạch kinh doanh, Bên cạnh
những quyền lợi được hưởng, Giám đốc có nghĩa vụ thực hiện các quyền
được giao một cách trung thực, đảm bảo bí mật cho Liên hiệp và có nghĩa vụ
thông báo, kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tình hình tài chính của
Liên hiệp. Giúp việc cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động sản xuất
kinh doanh của Liên hiệp là hai Phó giám đốc (PGĐ). Một PGĐ chịu trách
nhiệm về mặt kỹ thuật, một PGĐ chịu trách nhiệm về kinh tế. PGĐ kĩ thuật

trực tiếp phụ trách công tác kĩ thuật, sản xuất và có nhiệm vụ chỉ đạo,quản lý
các phòng ban : Phòng nghiên cứu phát triển, phòng kĩ thuật, và phòng kiểm
định chất lượng. PGĐ kinh tế chịu trách nhiệm về cônh tác quản lý kinh tế,
nhân sự và trực tiếp chỉ đạo các phòng ban : Phòng vât tư, phòng tài vụ,
phòng kế hoạch và phòng hành chính nhân sự. PGĐ được Giám đốc đề cử và
được sự nhất trí của toàn Liên hiệp. PGĐ có quyền đại diện cho Liên hiệp
trước cơ quan nhà nước và trong các hợp đồng giao dịch nếu được sự uỷ
quyền của Giám đốc và phải chịu mọi trách nhiệm về hoạt động của mình
trước Ban Giám đốc.
Dưới Ban giám đốc là các phòng ban. Mỗi phòng ban đảm nhận một
lĩnh vực hoạt động riêng và chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình dưới
Ban Giám đốc. Cụ thể:
Phòng nghiên cứu và phát triển: Có nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển
các loại sản phẩm mới, đảm bảo các thông số về kỹ thuật trong quá trình sản
xuất.
Phòng kỹ thuật: Có chức năng triển khai đôn đốc, chỉ đạo và chịu trách
nhiệm về công tác kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất.
Phòng kiểm định chất lượng: Giám sát chất lượng sản phẩm, đảm bảo
các sản phẩm nhập kho đã được qua kiểm định đảm bảo đủ thông số và yêu
cầu kỹ thuật, đáp ứng tốt cho quá trình thi công xây dựng.
Phòng vật tư: Có chức năng tư vấn trong lĩnh vực tổ chức mua sắm,
bảo quản vật tư, hàng hoá phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của Liên
hiệp. Căn cứ vào các dự trù mua sắm vật tư, máy móc trang thiết bị sản xuất
đã được phòng kế hoạch lập và được cấp trên duyệt, phòng vật tư có trách
nhiệm thu thập, xử lý thông tin, phân tích thị trường để tham mưu trong việc
mua bán vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Phòng tài vụ: Có chức năng kế hoạch thu, chi, bảo đảm Liên hiệp có đủ
vốn để kinh doanh. Quản lý chặt chẽ các nguồn vốn và đảm bảo sử dụng
chúng đúng mục đích, có hiệu quả, thực hiện thanh toán, quyết toán kịp thời,
tiến hành hạch toán đầy đủ và chi tiết, lập chiến lược vay vốn, cùng với các

phòng ban khác tổ chức lập kế hoạch chi phí sản xuất kế hoạch giá thành, tính
toán trả lương cán bộ công nhân viên; tổng kết và lập các báo cáo tài chính để
trình lên cấp trên và các cơ quan chức năng có thẩm quyền khi cần đến.
Phòng kế hoạch: Có chức năng lập các kế hoạch sản xuất kinh doanh
để căn cứ vào đó xây dựng các kế hoạch đầu tư, đồng thời tham mưu cho
Giám đốc trong công tác tổ chức triển khai thực hiện các chỉ tiêu đã đề ra đảm
bảo tiến độ hoạt động sản xuất sản phẩm.
Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng tham mưu về tổ chức nhân
sự, điều phối sử dụng lao động, theo dõi nhân sự, tình hình thực hiện kế hoạch
lao động ngày công, báo cáo và lập kế hoạch tiền lương cho cán bộ công nhân
viên trong Liên hiệp. Bên cạnh đó phòng còn có nhiệm vụ quy hoạch, đào tạo
và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ, nâng cao tay nghề, nâng cao năng suất lao động tạo ra hiệu quả
kinh tế cao.
Dưới các phòng ban là các xưởng, mỗi xưởng đảm nhận một lĩnh vực
sản xuất riêng và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước Ban giám
đốc. Hiệu nay Liên hiệp có 3 xưởng: xưởng sản xuất vật liệu xây dựng; xưởng
Quang hoá, xưởng hoá phẩm thủy sản. Ta có thể thấy rõ cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý của Liên hiệp qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 02: Bộ máy tổ chức quản lý của Liên hiệp Khoa học
sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử
Giám đốc
Phó Giám đốc
kỹ thuật
Phó Giám đốc
kinh tế
Phòng
nghiên
cứu
phát

triển
Phòng
kỹ
thuật
Phòng
kiểm
định
chất
lượng
Phòng
vật
tư
Phòng
tài
vụ
Phòng
kế
hoạch
Phòng
hành
chính
nhân
sự
Xưởng
sản xuất
vật liệu
xây
dựng
Xưởng
Quang

hoá
Xưởng
hoá
phẩm
thuỷ
sản
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
TẠI LIÊN HIỆP KHOA HỌC SẢN XUẤT QUANG - HOÁ -
ĐIỆN TỬ
I - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Liên hiệp.
1. Phương thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Phương thức tổ chức bộ máy kế toán áp dụng tại Liên hiệp là phương
thức trực tuyến nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành, hướng dẫn và chỉ
đạo các cán bộ nhân viên trong phòng kế toán. Mỗi người trong phòng kế
toán được phân công theo từng phần hành kế toán, thoả mãn, nguyên tắc "Bất
kiêm nhiệm" trong kế toán.
Mô hình tổ chức kế toán tại Liên hiệp là mô hình tổ chức công tác kế
toán tập trung. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập
trung tại phòng kế toán của Liên hiệp. Phòng kế toán của Liên hiệp gồm 6
người đều tốt nghiệp từ các trường Đại học và cao đẳng chính quy nên đều
nắm vững nghiệp vụ, chuyên môn trong lĩnh vực, phần hành của mình. Như
vậy phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác hạch toán kế
toán và để phát huy vai trò của mình, phòng kế toán tài vụ phân cho mỗi kế
toán viên đảm nhận một phần hành kế toán khác nhau, nhưng các phần hành
đó lại có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một bộ máy hoàn chỉnh,
cân đối và hoạt động nhịp nhàng.
2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.
Trong bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau, nhờ đó làm tăng tính hiệu quả của các hoạt động của guồng máy kế
toán. Mỗi kế toán viên đều được phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền

hạn cụ thể.
Kế toán trưởng (Kiểm trưởng phòng kế toán tài vụ): Là người đứng đầu
phòng kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác kế
toán, thống kê và hạch toán ở Liên hiệp. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm
trước cấp trên và trước pháp luật về tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các
thông tin trên sổ sách và các báo cáo được trình bày.
Kế toán lương và bảo hiểm: Căn cứ vào bảng chấm công đã được
phòng nhân sự phê duyệt, kế toán lương lập bảng thanh toán lương, phân bổ
và trích bảo hiểm theo tỉ lệ quy định của Nhà nước, đồng thời chịu trách
nhiệm về tình hình thu, nộp BHXH, BHYT cũng như thanh quyết toán theo
chế độ đối với từng đơn vị.
Kế toán TSCĐ: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ hay biên bản
thanh lý TSCĐ, kế toán phản ánh đầy đủ và kịp thời tình hình tăng giảm và
giá trị TSCĐ hiện có trong Liên hiệp. Đồng thời có nhiệm vụ tính và phân bổ
khấu hao theo đúng chế độ quy định.
Kế toán nguyên vật liệu: Phản ánh đầy đủ và trung thực tình hình nhập,
xuất, tồn vật liệu, kiểm tra việc thực hiện các định mức tiêu hao, phân bổ hợp
lý giá trị sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí, đồng thời phát hiện kịp
thời vật liệu thiếu, thừa, kém phẩm chất để có biện pháp xử lý kịp thời.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số liệu có và tình
hình biến động của tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt tại đơn vị khi chứng từ gốc được kế toán
trưởng và Ban giám đốc ký duyệt thanh toán đồng thời hàng ngày đối chiếu
với thủ quỹ. Ngoài ra kế toán thanh toán còn phải lập kế hoạch thu, chi, trả
các khoản vay đến hạn và có nhiệm vụ lập hồ sơ thanh toán, đối chiếu công
nợ hàng tháng với các nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu làm cơ sở để thanh
toán quyết toán cho khách hàng.
Kế toán chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ ghi chép chi tiết chi phí
sản xuất trực tiếp phát sinh trong kỳ báo cáo, phân bổ chi phí hợp lý trong kỳ
làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. Ngoài ra, kế toán chi phí, giá

thành phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình
thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung và chi
phí quản lý doanh nghiệp, đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết
kiệm chi phí sản xuất.
Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán
Như vậy, bộ máy kế toán của Liên hiệp được tổ theo mô hình tập trung.
Tất cả quá trình hạch toán và lên báo cáo đều được thực hiện ở phòng kế toán
tài vụ trên Liên hiệp. Tại phân xưởng, các nhân viên thống kê chỉ thực hiện
Kế toán trưởng
Kế toán
lương và
bảo hiểm
Kế toán
tài sản cố
định
Kế toán
nguyên
vật liệu
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
chi phí và
giá thành
Nhân viên thống kê tại các xưỏng
thu thập chứng từ và lập một số báo cáo nhất định rồi chuyển lên phòng kế
toán tài vụ trên Liên hiệp.
II. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Liên hiệp Khoa học
sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử
Liên hiệp đang áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo quyết định

số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày
31/12/N
Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính giá theo
phương pháp thực tế đích danh và hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê
khai thường xuyên.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : TSCĐ được phản ánh theo nguyên
giá. Tất cả các TSCĐ đều thống nhất tính khấu hao theo phương pháp khấu
hao tuyến tính và khấu hao ngày.
Phương pháp tính thuế GTGT : Theo phương pháp khấu trừ.
Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản
trên thực tế vận dụng. Nó còn là phương tiện cơ bản để hệ thống hoá số liệu
kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Hiện nay, kế toán
Liên hiệp đang áp dụng phương pháp chứng từ ghi sổ cho việc hạch toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán chứng từ
ghi sổ là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc
đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất, nghiệp vụ, để
lập chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ kế toán tổng hợp.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến
hành nhập số liệu vào máy tính. Sau khi cập nhật xong, máy sẽ tự động vào
các sổ sách có liên quan theo trình tự cụ thể đó là từ những chứng từ gốc kế
toán tiến hành lập các chứng từ ghi sổ. Sau khi vào chứng từ ghi sổ kế toán
chuyển số liệu vào sổ cái, đồng thời kế toán cũng chuyển số liệu vào sổ chi
tiết và lập bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản. Cuối kỳ kế toán lập bảng cân
đối số phát sinh từ các số liệu đã có ở sổ cái. Đồng thời, dựa vào số liệu ở
bảng cân đối số phát sinh và số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản kế
toán tiến hành lập các báo cáo tài chính. Ta có thể hình dung quy trình ghi sổ
kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 04 : Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ.

Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng
hợp chứng
từ ghi sổ
Sổ chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ
ghi sổ
Chứng từ - Ghi sổ
Sổ cái
Bảng tổng hợp
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hiện nay Liên hiệp đang áp dụng phần mềm kế toán máy Asia cho tất
cả các phẩn hành kế toán. Các mẫu báo cáo, bảng biểu cần thiết cho việc hạch
toán đều được thiết kế sẵn, kế toán chỉ việc nhập số liệu vào máy, khi cần có
thể in ra ngay. Vì vậy giảm nhẹ công việc ghi chép đồng thời việc lập và lên
báo cáo sổ sách đều được thực hiện tự động, nhanh chóng, báo cáo được thiết
kế đẹp và rõ ràng. Đến cuối kì sau khi kế toán các phần hành đã đối chiếu
kiểm tra, kế toán tổng hợp có thể xác định kết quả một cách nhanh chóng, kịp
thời cung cấp số liệu cho kế toán trưởng và Ban Giám đốc.
III - Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Liên hiệp
Khoa học sản xuất Quang - Hoá - Điện Tử
Hệ thống chứng từ sử dụng trong Liên hiệp hiện nay được lập đúng
theo quy định của chế độ. Liên hiệp đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do
Bộ Tài chính ban hành. Danh mục chứng từ kế toán sử dụng trong Liên hiệp

bao gồm:
- Chứng từ về tiền tệ có: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,
giấy thanh toán tiền tạm ứng.
- Chứng từ hàng tồn kho có: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho,
biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá
- Chứng từ bán hàng có: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn
GTGT,
- Chứng từ TSCĐ có: Thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản
giao nhận TSCĐ,
- Chứng từ lao động tiền lương gồm có : Bảng chấm công, bảng thanh
toán tiền lương, phiếu hoàn thành công việc, phiếu báo làm thêm,……
Tóm lại, Liên hiệp đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính
ban hành về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và
chính xác với tình hình thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán mỗi
phần hành ghi chép vào các sổ sách liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời các
thông tin kế toán cho Ban Giám đốc Liên hiệp và những người cần sử dụng.
IV - Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo
kế toán tại Liên hiệp.
1. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản
lý kinh tế tài chính của Liên hiệp thì hệ thống tài khoản của Liên hiệp gồm hầu hết
các tài khoản được quy định trong Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ Tài chính. Nhưng do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
của Liên hiệp nên ngoài việc áp dụng hệ thống tài khoản quy quy định của Bộ Tài
chính thì hệ thống tài khoản kế toán của Liên hiệp còn có sự khác biệt so với các
đơn vị hoạt động kinh doanh khác như sau:
- Liên hiệp không sử dụng một số tài khoản sau:
+ TK 113 - Tiền đang chuyển
+ TK 336 - Phải trả nội bộ
+ TK 121 - đầu tư chứng khoán ngắn hạn

+ TK 129 - Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
+ TK 221 - Đầu tư chứng khoán dài hạn
+ TK 228 - Đầu tư dài hạn
+ TK 229 - Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn
+ TK 244 - Kí quỹ, kí cược dài hạn
+ TK 344 - Nhận kí quỹ, kí cược dài hạn
+ TK 611 - Mua hàng
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán,
Liên hiệp còn mở thêm chi tiết cho một số tài khoản cấp 2, cấp 3 để tiện theo
dõi, cụ thể :
+ TK 331 - Phải trả nhà cung cấp : Mở chi tiết cho từng nhà cung cấp.
+ TK 334 - Phải trả công nhân viên : Mở chi tiết cho từng bộ phận sản
xuất.
2. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính kế toán:
Hệ thống báo cáo tài chính của Liên hiệp bao gồm một số mẫu báo cáo chính sau:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài ra Liên hiệp còn sử dụng thêm một số loại báo cáo khác để giúp
cho việc hạch toán được chính xác và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh
doanh của Liên hiệp đó là:
- Báo cáo nhập - xuất- tồn nguyên vật liệu.
- Báo cáo tổng hợp hàng hoá.
V. Quy trình hạch toán trên một số phần hành kế toán chủ yếu tại Liên
hiệp.
1. Kế toán tiền mặt,
Kế toán sử dụng tài khoản 111, được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2
TK1111: Tiền mặt Việt Nam đồng.
TK1112: Tiền mặt ngoại tệ.

Tiền mặt tại quỹ của Liên hiệp chủ yếu là tiền Việt Nam. Mọi nghiệp
vụ thu, chi tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện.
Đối với các nghiệp vụ thu tiền, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu thu (01 - TT)
- Hoá đơn bán hàng (liên 3)
- Phiếu thanh toán tiền tạm ứng.
Đối với các nghiệp vụ chi tiền, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn bán hàng (của nhà cung cấp)
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu chi
Phiếu thu (phiếu chi): là chứng từ dùng để xác định số tiền mặt thực tế
nhập quỹ (xuất quỹ), là căn cứ để thủ quỹ thu (chi) tiền và ghi sổ quỹ. Cả
phiếu thu và phiếu chi đều được lập thành 3 liên, đặt giấy ghan viết 1 lần, nội
dung các liên phải giống nhau.
Liên 1: Dùng để lưu.
Liên 2: Giao cho người nộp tiền hoặc người nhận tiền.
Liên 3: Giao cho thủ quỹ để thu tiền hoặc chi tiền, ghi sổ quỹ rồi
chuyển cho kế toán.
Trình tự lưu chuyển của một số loại chứng từ phiếu thu, phiếu chi của
Liên hiệp :
Đối với phiếu thu :
+ Người nộp tiền viết giấy đề nghị
+ Kế toán viết phiếu thu
+ Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu
+ Thủ quỹ thu tiền, ký vào phiếu thu rồi chuyển cho kế toán vốn bằng
tiền.
+ Kế toán vốn bằng tiền ghi sổ quỹ và bảo quản, lưu trữ.
Sơ đồ 05 : Quy trình luân chuyển của phiếu thu.
Đối với phiếu chi :
Người nộp

tiền
Kế
toán
Kế toán
trưởng
Thủ
quỹ
Kế
toán
Đề nghị
nộp
Viết
phiếu thu
Ký
duỵêt
Thu tiền,
ghi sổ quỹ
Ghi
sổ,lưu
+ Người nhận tiền viết giấy đề nghị
+ Giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt
+ Kế toán vốn bằng tiền viết phiếu chi
+ Thủ quỹ chi tiền, ký vào phiếu chi rồi chuyển cho kế toán vốn bằng
tiền.
+ Kế toán vốn bằng tiền ghi sổ bảo quản và lưu trữ.
2. Kế toán TSCĐ
Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ kế toán thu,chi tiền mặt
Phiếu thu,
phiếu chi
Bảng tổng hợp

chứng từ gốc
Chứng từ
ghi sổ
Sổ cái
TK111
Sổ quỹ
Sổ đăng ký
Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 06:Quy trình luân chuyển của phiếu chi
Người
nhận
tiền
Giám
đốc
Kế
toán
trưởng
Thủ
quỹ
Kế
toán
Kế
toán
Đề
nghị
chi
Ký
duyệt
Ký
duyệt

Chi
tiền,
ghi sổ
quỹ
Viết
phiếu
chi
Ghi
sổ
Kế toán sử dụng các tài khoản:
- TK 214: "Khấu hao TSCĐ"
- TK 211: "TSCĐ hữu hình", TK này được chi tiết thành 5 TK cấp 2
TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc.
TK 2113: Máy móc thiết bị
TK 2114: Phương tiện vận tải
TK 2115: Thiết bị, dụng cụ
TK 2118: TSCĐ khác
Khi hạch toán kế toán tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá đúng nguyên
giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại.
Các chứng từ sử dụng trong việc hạch toán bao gồm:
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Thẻ TSCĐ.
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
- Biên bản thanh lý TSCĐ
Trong việc quản lý TSCĐ, kế toán phải theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi
biến động tăng, giảm, khấu hao tải sản. Vì là những tài sản có giá trị lớn nên
việc theo dõi phải tuân theo các thủ tục nghiêm ngặt.
Sơ đồ 08 : Quy trình luân chuyển chứng từ về TSCĐ
Một số sổ sách được sử dụng trong việc hạch toán TSCĐ bao gồm:
Giám đốc

Hội đồng
giao nhận
Kế toán
TSCĐ
Quyết định
tăng, giảm
TSCĐ
Biên bản
giao nhận
TSCĐ
Lập hoặc
huỷ thẻ
TSCĐ
Nghiệp vụ
tăng, giảm
TSCĐ
Bảo
quản