NGHỆ THUẬT LẮNG NGHE

Nghệ thuật lắng nghe
Khi được hỏi vì sao lắng nghe lại rất quan trọng, câu trả lời của nhiều nhà lãnh đạo hầu
hết có liên quan đến nhu cầu có được các thông tin chính xác từ phía nhân viên. Điều đó
đúng, nhưng chưa phải là lí do chủ yếu. Mối quan tâm lớn hơn của các nhà lãnh đạo
chính là lắng nghe khiến nhân viên của họ thực sự tin rằng, sếp quan tâm đến họ.
Một cách để nói rằng bạn thực sự quan tâm đến nhân
viên và đánh giá cao quan điểm của họ là lắng nghe họ
một cách chăm chú. Lắng nghe không chỉ liên quan
đến việc nghe lời của người nói theo cách thông
thường mà còn là hiểu các thông điệp và tầm quan
trọng của người nói, và sau đó truyền đạt hiểu biết đó
với người nói.
Sau đây là 8 mẹo sẽ cải thiện khả năng lắng nghe của
bạn:
1. Phát triển thái độ muốn lắng nghe
Trở thành một người lắng nghe tốt bắt đầu bằng việc
thể hiện thái độ tích cực đối với việc lắng nghe. Nếu
bạn không biết cách lắng nghe, bạn sẽ để lỡ nhiều
thông tin quý giá. Thậm chí nếu bạn không cảm thấy
thích việc lắng nghe, hãy nhớ rằng bạn có thể luôn luôn
học được điều gì đó từ người khác và việc lắng nghe là
một thành phần quan trọng trong việc thiết lập các mối
quan hệ đáng tin cậy. Các nhà lãnh đạo vĩ đại luôn luôn
muốn lắng nghe bởi vì họ biết giá trị của việc học tập
không ngừng. Họ cũng biết rằng bạn không thể tiếp tục học nếu bạn không lắng nghe.
2. Hẹn lại thời gian của một cuộc trò chuyện nếu bạn không thể tập trung chú ý được
Nếu bạn không thể toàn tâm toàn ý cho việc lắng nghe, vì bất cứ lí do gì, hãy nói với người nói
rằng bạn không thể nghe ông ta/bà ta vào thời điểm này. Bạn muốn thay đổi thời gian cho cuộc
trò chuyện. Hầu hết mọi người luôn sẵn sàng với việc thay đổi thời gian. Thêm vào đó, nhiều
người sẽ bị ấn tượng với sự trung thực và với thực tế rằng bạn quan tâm đến việc thiết lập thời
gian cho họ. Khi bạn thực sự gặp người nói, hãy chắc chắn loại bỏ tất cả những điều làm bạn

sao nhãng và tập trung chú ý.
3. Tập trung chú ý vào người nói
Một người lắng nghe tốt là một người "tập trung vào người khác" hơn là "tập trung vào mình".
Mục đích là để hiểu người khác. Để làm điều này, hãy chú ý, hỏi những câu hỏi để có được sự
rõ ràng và kiểm tra nhận thức của bạn về sự hiểu biết này. Tập trung chú ý vào người nói sẽ
giúp bạn lắng nghe mà không bị gián đoạn.
4. Sử dụng các kỹ năng liên quan
Một phần quan trọng của quá trình lắng nghe là để người nói biết rằng bạn thực sự thích thú và
bạn đang chú ý đến thông điệp của người đó. Đây là một số kỹ năng mà bạn có thể sử dụng:
- Duy trì liên hệ bằng mắt để thể hiện sự thích thú và quan sát người nói.
- Hướng về phía trước để truyền đạt sự quan tâm và để hiểu thông điệp tốt hơn.
- Ra khỏi bàn hoặc xoá bỏ bất kỳ rào cản nào.
- Gật đầu để thể hiện bạn hiểu ý.
- Mỉm cười khi người nói tỏ ra hóm hỉnh.
- Giữ im lặng - đừng cảm thấy bạn phải lấp đầy khoảng trống bằng lời nói của bạn trong khi
người nói đang cần thời gian để thu thập suy nghĩ của ông ta/bà ta.
5. Sử dụng các câu hỏi mở
Các câu hỏi mở sẽ làm cho cuộc nói chuyện trở nên dễ dàng hơn và đưa ra lời mời cho phản
ứng trở lại. Chúng cũng để cho người khác biết rằng suy nghĩ của ông ta/bà ta là quan trọng
với bạn. Các câu hỏi mở không thể được trả lời chỉ đơn giản với "có" hoặc "không". Những câu
hỏi này thường bắt đầu với các từ như: "Nói cho tôi ", cái gì, như thế nào, giải thích, mô tả
6. Sử dụng các cụm từ giải thích để làm cho dễ hiểu
Sử dụng những cụm từ giải thích ngắn gọn ý của người nói bằng việc nhắc lại thông tin của
người nói bằng lời lẽ của bạn. Cụm từ giải thích thể hiện cho người nói rằng bạn đang lắng
nghe và rằng bạn hiểu những điều ông ta/bà ta nói. Nó cũng chắc chắn rằng cách hiểu thông
điệp của bạn là đúng.
Ví dụ: Anh cho rằng chương trình XYZ không phải là một ý tưởng tốt vì
Nghe như thể quan tâm chính của anh với dự án này là
7. Sử dụng các câu nói đối lại để chắc chắn bạn hiểu về cảm xúc của người nói
Những câu nói đối lại là những câu ngắn gọn mà phản ánh cảm xúc của người nói mà không

thể hiện sự đồng ý hay bất đồng. Mục đích của việc đối lại là để người nói biết rằng bạn hiểu
ông ta hoặc bà ta đang cảm thấy như thế nào về một vấn đề. Việc đối lại cũng tạo ra sự hỗ trợ
với người nói cũng như mang lại một cơ hội cho người nói "xả hơi".
Ví dụ: Anh có vẻ thích thú với cơ hội làm việc với phần mềm mới.
Anh dường như lo lắng vì không thể lên lịch trình.
8. Tóm tắt lại cuộc trò chuyện
Nhắc lại chính xác những điểm chính đã được thảo luận trong suốt cuộc trò chuyện dài. Việc
tóm tắt khiến cuộc nói chuyện gần gũi hơn. Có thể tóm lại các hành động cụ thể hoặc các thoả
thuận đã đưa ra trong cuộc trò chuyện.
Ví dụ: "Dường như là chúng ta đồng ý rằng dự án đã đi sai hướng và chúng ta sẽ tiến hành
những bước sau để sửa lại
- Như tôi hiểu thì anh cho rằng chúng ta nên đưa những nhân viên tiếp thị vào dự án này
- Như chúng ta đã thảo luận, tôi sẽ liên lạc với họ và lên lịch họp vào tuần tới để thảo luận về
các vấn đề có liên quan.
Nguyệt Ánh
Theo pbsconsulting
Lãnh Đạo: Lắng Nghe Hiệu Quả
Để có thể nhận được phản hồi, lãnh đạo phải biết lắng nghe. Lắng nghe là một kỹ năng
mà nhiều lãnh đạo hay xao nhãng. Tất cả các lãnh đạo đều có các chỉ dẫn trong việc đọc,
viết, và nói. Nhưng ít ai lại có chỉ dẫn về việc lắng nghe.
Sự thiếu hụt này trở nên đáng quan tâm đặc biệt khi mà các
nghiên cứu chỉ ra rằng, cứ 10 phút của mỗi người, thì họ
dành ra 7 phút cho một kiểu truyền thông, trong đó 10% dành
cho việc viết, 15 % vào việc đọc, 30 % cho việc nói và 45 %
là lắng nghe.
Dưới đây là một số việc mà bạn có thể làm để nâng cao kỹ
năng lắng nghe:
1. Chuẩn bị để lắng nghe
Để lắng nghe hiệu quả cần tới sự chuẩn bị cả về thể chất và
tinh thần. Hãy đặt sang một bên các loại giấy tờ, sách báo và

các thứ tài liệu khác có thể khiến bạn mất tập trung. Có một
thư ký chuyên nghe các cuộc gọi cho bạn. Tránh các sự cắt ngang không cần thiết. Sẵn sàng
tiếp thu các bình luận của người nói.
2. Lắng nghe các ý tưởng
Sự tập trung vào các cơ sở lập luận thường khiến cho các lãnh đạo bỏ mất các ý tưởng chính.
Các cơ sở lập luận có thể thú vị, nhưng các lý do mà các cơ sở dựa trên đó thường là nhằm
phát triển một sự khái quát chung.
3. Giữ một "tư duy mở"
Thường thì chủ đề hoặc bài phát biểu của người nói có thể là tẻ nhạt hoặc chẳng có gì thú vị.
Một số chủ đề hoặc cá nhân có thể khiến cho những người nghe trở nên mệt mỏi, chỉ nghe một
phần của thông điệp, hoặc chỉ nghe cái mà họ muốn nghe. Do vậy, muốn lắng nghe hiệu quả,
bạn phải có "tư duy mở": sẵn sàng nghe cả những điều mà bạn không muốn.
4. Tận dụng thời gian chênh lệch
Mặc dù sự tiếp thu đôi khi nhanh hơn là tốc độ thông thường của lời nói. Nói một cách khác,
những người nghe lắng nghe nhanh hơn là người nói nói. Đừng rơi vào cái bẫy của kẻ mơ ngủ
hoặc cố gắng nghĩ về một điều gì khác khi đang lắng nghe. Hãy sử dụng thời gian chênh lệch
này để tổng kết và tiếp thu thông điệp.
5. Đặt bạn vào vị trí của người nói
Hiểu được quan điểm của người nói. Bạn biết gì về kiến thức của người nói, về bối cảnh, và
thâu tóm gì được từ đề tài này? Bạn hiểu gì về ý nghĩa của những lời nói và cử chỉ mà người
nói sử dụng?
(Còn nữa)
K. Minh
Theo Au. Af. Mill
Lãnh đạo và truyền thông: Khuyến khích phản hồi
Ngoài việc thiết lập nên môi trường làm việc thích hợp sẽ thúc đẩy hiệu quả trong truyền
thông, có một số biện pháp mà các lãnh đạo có thể sử dụng để cải thiện quá trình đó
trong tổ chức. Bằng cách đi theo các chỉ dẫn này, chúng ta có thể sẽ trở thành các lãnh
đạo giỏi hơn và thúc đẩy quá trình truyền thông.
Dưới đây là các gợi ý đơn giản cho việc truyền thông

hiệu quả trong tổ chức.
Khuyến khích các phản hồi
Các cấp dưới nhanh chóng nhận ra rằng cái mà các
lãnh đạo muốn và cung cấp các thông tin cho họ.
Nhưng các cấp dưới dường như không thích đưa ra
phản hồi có tính chất tiêu cực hoặc thông tin xấu.
Bởi vì họ lo sợ rằng: khi đưa ra các tin đó, họ sẽ bị
cấp trên trừng phạt.
Câu chuyện ngụ ngôn quen thuộc "Bộ quần áo mới
của Hoàng đế" - mà hẳn ai cũng biết tới - đã cho
thấy: cấp dưới không sẵn sàng đưa ra phản hồi một
cách trung thực cho cấp trên.
Khi nào thì bạn có thể đạt được các phản hồi chính
xác?
1. Nói với các nhân viên dưới quyền là bạn cần các phản hồi của họ. Khuyến khích, động
viên họ cung cấp cho bạn cả tin tốt lẫn tin xấu. Hoan nghênh các ý kiến trái chiều về các vấn
đề. Sau đó, đảm bảo rằng bạn ủng hộ thêm nữa việc làm đó, hơn là trừng phạt họ vì các thông
tin mà bạn nhận được.
2. Chỉ ra các khu vực mà ở đó, bạn cần các phản hồi. Đừng khuyến khích các phản hồi bừa
bãi bao gồm cả lời nói củ những kẻ nhàn rỗi (thừa thời gian buôn chuyện về người khác trong
tổ chức). Hãy truyền đạt về mong muốn của bạn đối với các phản hồi về các vấn đề và khu vực
mà nhờ chúng, tổ chức có thể phát triển hơn.
3. Sử dụng sự im lặng để thúc đẩy sự phản hồi. Lắng nghe, và khuyến khích phản hồi.
4. Quan sát các cử chỉ. Nhiều người không thể điều khiển được các ngôn ngữ cử chỉ cũng
như lời nói. Một người khi nói rằng: "Tôi rất vui khi gặp anh" và có cử chỉ kéo người mà mình
vừa chào, cử chỉ kéo đó gần như nói bằng hành động nhiều hơn là bằng lời.
5. Quan tâm tới các buổi phản hồi theo kế hoạch. "Phòng bệnh hơn chữa bệnh", tốt hơn là
lãnh đạo nên đặt ra một thời hạn cho việc phản hồi. Một buổi phản hồi theo kế hoạch sẽ có
được nhiều câu trả lời hơn là việc phản hồi một cách bốc đồng. Hãy trả lời cho câu hỏi: "Mọi
việc đang tiến triển thế nào?"

6. Sử dụng các tuyên bố để khuyến khích việc phản hồi. Tuyên bố rằng: "Hãy nói với tôi
nhiều hơn về vấn đề đó", hoặc là: "Thật thú vị", hoặc đưa ra các câu hỏi mở để giúp bạn tìm ra
có những chuyện gì đang xảy ra trong tổ chức. Hãy bắt đầu bằng các câu hỏi: cái gì, tại sao,
khi nào, nơi nào, lúc nào và như thế nào để khuyến khích các phản hồi.
(Còn nữa)
K. Minh
Theo Au. Af. Mill
Lắng nghe là một nghệ thuật
( Bình chọn: 4 Thảo luận: 9 Số lần đọc: 7510)
Biết lắng nghe ý kiến của nhân viên để tìm ra giải pháp quản lý tối ưu là một trong những
yếu tố có thể giúp một người lãnh đạo Công ty đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
Biết lắng nghe là một nghệ thuật của nhà quản lý bởi không chỉ nghe mà còn biết cách đưa
ra những câu hỏi không trùng lặp, biết kiềm chế, biết ghi nhận những thông tin quan trọng
cũng như sử dụng kiến thức của mình như một vũ khí chiến lược. Kiên nhẫn, sử dụng
những ngôn ngữ cử chỉ để thể hiện sự lắng nghe một cách chân thành sẽ gây ấn tượng tốt
trước đối tác. Biết dừng lại đúng lúc và không ngắt lời người khác cũng sẽ giúp bạn thành
công hơn trong việc giao tiếp. Vấn đề là mọi người đều muốn được lắng nghe hơn là bị bắt
buộc phải nghe. Ai vận dụng điều này thì có thêm cơ hội đạt được nhiều kiến thức hơn, từ
đó hướng mọi người đến những mục đích chính của mình.
Ngôn ngữ, cử chỉ khi tranh luận.
Đây là yếu tố quan trọng trong giao tiếp và trong tranh luận. Giao tiếp thành công hay thất
bại phụ thuộc rất lớn vào những điều không thể nói bằng lời. Để tránh bức xúc khi không
được lên tiếng, bạn có thể lắc đầu liên tục, nhìn xung quanh hoặc tránh nhìn ánh mắt của
người đang nói. Lúc đó, người đang nói sẽ hiểu ra và dừng lại ngay. Tuy nhiên, cần lưu ý
rằng lời đáp cho một câu hỏi có thể khác nhau tùy từng tình huống. Các yếu tố khách quan
khác như thời tiết, cách bố trí chỗ ngồi cũng ảnh hưởng đến tâm trạng của người nói và
người nghe, đồng thời, tác động đến hiệu quả trao đổi thông tin và giao tiếp. Do đó, bạn
cần tìm mọi cách để tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, hài lòng cao nhất khi được
nghe nhằm kích thích việc trao đổi thông tin theo chiều hướng có lợi.
Nghệ thuật ghi chép

Để tránh làm phiền lòng người khác hoặc ngắt lời người nói, bạn cần ghi lại những ý kiến
quan trọng để không bị quên hoặc nêu ra những câu hỏi quá bất ngờ. Điều này làm cho
người nói cảm nhận rằng bạn đang rất quan tâm đến những điều mà họ đang trình bày. Cố
gắng hạn chế những hình vẽ hoặc nét chữ nguệch ngoạc, vì như thế người nói sẽ có cảm
giác bị xúc phạm vì bạn không lắng nghe, không tôn trọng họ. Cần có một quyển sổ dành
để ghi chép lại những thông tin họp hành. Cần nhớ ghi đủ ngày, tháng, mục đích, người
duy trì cuộc họp… Việc ghi chép cẩn thận, quản lý một cách có thể giúp bạn đưa ra những
quyết định đúng đắn, những phương hướng, kế hoạch cụ thể phù hợp nhất.
Sự lắng nghe có thể giúp mọi người thấu hiểu được thế giới nội tâm của
nhau, khiến giữa người với người có thể điều chỉnh mối quan hệ tương
giao ngày càng tốt hơn. Bởi vậy, sự lắng nghe như chiếc chìa khóa, được
các nhà kinh doanh thành đạt coi như câu thần chú "vừng ơi mở cửa" để
bước vào kho báu giàu có.
Girard, một doanh nhân người Mỹ, được ghi vào sách "Guinness" là người tiếp
thị bán hàng vĩ đại nhất của loài người. Bằng tài tiếp thị khéo léo, trong vòng
một năm, anh đã bán được 1.425 chiếc ôtô. Mọi người rất tâm đắc với câu nói
của anh: "Không giỏi lắng nghe, không thể trở thành người bán hàng giỏi".
Để đúc rút được điều đó, Girard cũng từng trải qua thất bại: một ông khách nổi
tiếng đến mua xe của anh. Dù Girard giới thiệu đầy hấp dẫn nhưng rút cục anh
lại tuột mất phi vụ béo bở. Sau này anh mới ngớ người ra vì một nguyên nhân
đơn giản khiến vụ bán hàng của anh với ông khách nọ không thành. Thì ra, lúc
xem ôtô trong cửa hàng, ông khách vui miệng tự hào khoe về đứa con trai của
mình, muốn cùng anh chia sẻ niềm tự hào đó. Nhưng lúc đó Girard lại lơ đãng
không để ý tới, chỉ nghĩ làm sao bán được hàng cho khách mà không mặn mà
lắng nghe và cũng không biểu thị sự vui mừng tương ứng.
Miền Bắc nước ta, vào buổi sớm mai, khách hàng vào cửa hàng trước 12h
trưa, ngay phút giây ban đầu, thường bị chủ hàng đột ngột đưa ra một điều kiện
ràng buộc mà không thèm để ý tới khách hàng cần gì. đại loại là một điệp khúc
kiểu như: " Xin mời bác (hoặc anh ) sáng sớm ra mua mở hàng để lấy may!
Nhà hàng chưa bán được cho ai cả!". Nếu khách lúng túng hoặc từ chối lời đề

nghị như mệnh lệnh này, thái độ chủ hàng thường rất khiếm nhã. Chính vì vậy,
khách hàng thuờng tránh đi mua hàng vào buổi sáng, bởi "văn hoá mở hàng".
Người biết lắng nghe rất dễ "tiếp thị" với mọi người. Nhà tài chính vĩ đại nhất
nước Mỹ, ông Bernard Baluk là một thính giả tuyệt vời nhất. Nhờ biết lắng nghe
khách nói, ông ta đã tự tiến cử mình với mọi đối tác, mọi cương vị khác nhau
trong xã hội, từ thường dân tới tổng thống.
Những doanh nhân thành đạt giàu có, luôn lắng nghe khách hàng dốc bầu tâm
sự, khiến khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng. Trong giao dịch trên
thương trường, họ thấy doanh nhân thành đạt giàu có thân tình tựa như bạn
bè, vì thế trong đàm phán, mọi tranh chấp dễ được châm chước, giải quyết ổn
thoả.
Ông chủ biết lắng nghe ý kiến của nhân viên cấp dưới, có thể làm giảm nhẹ sự
căng thẳng và áp lực tâm lý của họ. Những người làm công cảm thấy vấn đề
mình nêu ra đã được ông chủ giàu có coi trọng và thông cảm giúp đỡ. Như vậy
mối quan hệ hợp tác tôn trọng lẫn nhau giữa chủ và thợ được thiết lập. Ông
chủ, nhà doanh nghiệp nhờ đó sẽ gặp thuận lợi trong làm ăn, ngày càng giàu
có thêm.
Khi lắng nghe người khác nói, người doanh nhân thành đạt thường tỏ ra chăm
chú, quan tâm. Bởi vậy nhiều khách hàng, đối tác kinh doanh còn muốn thổ lộ
cả những điều thầm kín nhất với họ. Bởi vậy, doanh nhân thành đạt giàu có là
người rất thạo việc tiếp cận và thân thiện với người khác. Họ cũng dễ được
người khác tiếp nhận và yêu thích. Họ không ra lệnh "mở hàng" vào sớm mai,
khi giao dịch không cắt ngang lời người khác một cách thô bạo và không phớt
lờ trước lời tâm sự của người khác. Thờ ơ hờ hững với người khác nghĩa là
tuột khỏi cơ hội làm giàu. Lãnh đạm là con dao hai lưỡi, hại người và cũng hại
ngay bản thân mình. Đây cũng là tính cách của doanh nhân không thành đạt.
(Theo Diễn Đàn Doanh Nghiệp)
Pfeelippus Chesterfield, nhà hoạt động quốc gia và nhà văn Anh từng nói: “Đừng bao giờ
tỏ ra thông minh và hiểu biết hơn người đang nói chuyện với mình”.
Trong kinh doanh, việc biết lắng nghe đồng nghiệp hay khách hàng là cực kỳ quan trọng.

Một cuộc thăm dò ý kiến 1.500 nhân viên các công ty lớn của châu Âu cho thấy rằng 93%
trong số họ coi khả năng biết lắng nghe đồng nghiệp và người dưới quyền là một trong
những phẩm chất quan trọng hàng đầu đối với người lãnh đạo.
Thậm chí biết lắng nghe còn quan trọng hơn là biết đưa ra các quyết định đúng đắn trong
công việc.
Một điều bạn luôn phải lưu tâm đến là không bao giờ cắt lời người khác. Trên thực tế, rất
nhiều người nghe hết ý kiến của người đối thoại thì lại hóa ra bạn và người đó hoàn toàn
cùng có chung một quan điểm. Đừng vội vã, hãy ôn tồn lắng nghe đến phút chót.
Trong khi bàn luận, một doanh nhân có giáo dục sẽ không ngậm bút chì hay xỉa răng bằng
que diêm. Thường người ta còn bỏ điếu thuốc đang hút dở xuống rồi bắt đầu câu chuyện.
Ho hay hắt xì hơi thì phải dùng tay che miệng, còn người đối diện thì tế nhị làm như không
thấy gì.
Trong khi nói chuyện, bao giờ cũng nên nhìn thẳng vào mắt người đối thoại, bằng không
coi như bạn không tôn trọng người ta. Nên thỉnh thoảng gật đầu để tỏ sự quan tâm với câu
chuyện.
Và cuối cùng, ngay cả khi tranh cãi kịch liệt nhất, bạn cũng có thể mỉm cười với người đối
thoại. Nụ cười thân thiện làm dịu lại mọi tình huống, thế thì tại sao chúng ta tiết kiệm nhỉ?
Nhưng không phải là cười to với mục đích chế giễu người khác, ai mà biết được, biết đâu
chính ta đang lầm lẫn?
Hồng Nga
Active Listening
Hear What People Are Really Saying
Listening is one of the most important skills you can have. How well you listen has a
major impact on your job effectiveness, and on the quality of your relationships with
others.
We listen to obtain information.
We listen to understand.
We listen for enjoyment.
We listen to learn.
Given all this listening we do, you would think we’d be good at it! In fact we’re not.

Depending on the study being quoted, we remember a dismal 25-50% of what we hear.
That means that when you talk to your boss, colleagues, customers or spouse for 10
minutes, they only really hear 2½-5 minutes of the conversation.
Turn it around and it reveals that when you are receiving directions or being presented
with information, you aren’t hearing the whole message either. You hope the important
parts are captured in your 25- 50%, but what if they’re not?
Clearly, listening is a skill that we can all benefit from improving. By becoming a better
listener, you will improve your productivity, as well as your ability to influence,
persuade negotiate. What’s more, you’ll avoid conflict and misunderstandings – all
necessary for workplace success. )
Good communication skills require a high level of self-awareness.
By understanding your personal style of communicating, you will go
a long way towards creating good and lasting impressions with
others.
The way to become a better listener is to practice “active listening”. This is where you
make a conscious effort to hear not only the words that another person is saying but,
more importantly, to try and understand the total message being sent.
In order to do this you must pay attention to the other person very carefully.
You cannot allow yourself to become distracted by what else may be going on around
you, or by forming counter arguments that you’ll make when the other person stops
speaking. Nor can you allow yourself to lose focus on what the other person is saying.
All of these barriers contribute to a lack of listening and understanding.
Tip:
If you're finding it particularly difficult to concentrate on what
someone is saying, try repeating their words mentally as they say it –
this will reinforce their message and help you control mind drift.
To enhance your listening skills, you need to let the other person know that you are
listening to what he or she is saying. To understand the importance of this, ask yourself
if you’ve ever been engaged in a conversation when you wondered if the other person
was listening to what you were saying. You wonder if your message is getting across, or

if it’s even worthwhile to continue speaking. It feels like talking to a brick wall and it’s
something you want to avoid.
Acknowledgement can be something as simple as a nod of the head or a simple “uh
huh.” You aren’t necessarily agreeing with the person, you are simply indicating that
you are listening. Using body language and other signs to acknowledge you are
listening also reminds you to pay attention and not let your mind wander.
You should also try to respond to the speaker in a way that will both encourage him or
her to continue speaking, so that you can get the information if you need. While
nodding and “uh huhing” says you’re interested, an occasional question or comment to
recap what has been said communicates that you understand the message as well.
Becoming an Active Listener
There are five key elements of active listening. They all help you ensure that you hear
the other person, and that the other person knows you are hearing what they are saying.
1. Pay attention.
Give the speaker your undivided attention and acknowledge the
message. Recognize that what is not said also speaks loudly.
o Look at the speaker directly.
o Put aside distracting thoughts. Don’t mentally prepare a
rebuttal!
o Avoid being distracted by environmental factors.
o “Listen” to the speaker’s body language.
o Refrain from side conversations when listening in a group
setting.
2. Show that you are listening.
Use your own body language and gestures to convey your attention.
o Nod occasionally.
o Smile and use other facial expressions.
o Note your posture and make sure it is open and inviting.
o Encourage the speaker to continue with small verbal comments
like yes, and uh huh.

3. Provide feedback.
Our personal filters, assumptions, judgments, and beliefs can distort
what we hear. As a listener, your role is to understand what is being
said. This may require you to reflect what is being said and ask
questions.
o Reflect what has been said by paraphrasing. “What I’m
hearing is…” and “Sounds like you are saying…” are great
ways to reflect back.
o Ask questions to clarify certain points. “What do you mean
when you say…” “Is this what you mean?”
o Summarize the speaker’s comments periodically.
Tip:
If you find yourself responding emotionally to what someone said,
say so, and ask for more information: "I may not be understanding
you correctly, and I find myself taking what you said personally.
What I thought you just said is XXX; is that what you meant?"
4. Defer judgment.
Interrupting is a waste of time. It frustrates the speaker and limits full
understanding of the message.
o Allow the speaker to finish.
o Don’t interrupt with counter-arguments.
5. Respond Appropriately.
Active listening is a model for respect and understanding. You are
gaining information and perspective. You add nothing by attacking
the speaker or otherwise putting him or her down.
o Be candid, open, and honest in your response.
o Assert your opinions respectfully.
o Treat the other person as he or she would want to be treated.
Key Points:
It takes a lot of concentration and determination to be an active listener. Old habits are

hard to break, and if your listening habits are as bad as many people’s are, then there’s a
lot of habit-breaking to do!
Be deliberate with your listening and remind yourself constantly that your goal is to
truly hear what the other person is saying. Set aside all other thoughts and behaviors and
concentrate on the message. Ask question, reflect, and paraphrase to ensure you
understand the message. If you don’t, then you’ll find that what someone says to you
and what you hear can be amazingly different!
Start using active listening today to become a better communicator and improve your
workplace productivity and relationships.