Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ đức giang

Danh mục các từ viết tắt
TSCĐ : Tài sản cố định
TK: Tài khoản
GTGT : Giá trị gia tăng
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
Lời mở đầu
Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển, chiếm được
một vị trí quan trọng cả trong nước và trên thế giới đều cần phải tiến hành
hoạt động hạch toán kế toán. Thông qua đó giúp các nhà quyết định đưa ra
được các chiến lược sản xuất kinh doanh sao cho đạt được mục tiêu của mình
đề ra tốt nhất với tổng chi phí là nhỏ nhất. Điều này càng quan trọng đối với
doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay. Với
sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt hiện nay thì càng đặt ra cho các
doanh nghiệp không phân biệt loại hình doanh nghiệp, hình thức sở hữu,
thành phần kinh tế đều phải cải tiến mọi mặt để tăng cường khả năng tồn tại
và phát triển. Bên cạnh việc áp dụng các tiến bộ để nâng cao hiệu quả kinh
doanh, mọi doanh nghiệp đều đặc biệt coi trọng dến tăng cường công tác quản
lí để nâng cao hiệu quả kinh doanh nói chung và hiệu quả quản lí nói riêng.
Các doanh nghiệp sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau để đạt được mục
tiêu này trong đó kế toán là một công cụ quản lí hữu hiệu nhất.
Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Đức giang đã giúp em có
cái nhìn tổng quát về quá trình hình thành và phát triển, về các lĩnh vực hoạt
động và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí và bộ máy kế toán. Đồng thời giúp em
có được những kinh nghiệm thực tế về việc vận dụng các chuẩn mực, chế độ
kế toán tại doanh nghiệp. Việc nghiên cứu tổng quát công tác hạch toán kế
toán tại các phần hành đã tạo điều kiện cho em hiểu được đặc điểm đối tượng
hạch toán và phương pháp kế toán áp dụng cho mỗi phần hành. Qua đó giúp
em lùa chọn được đề tài nghiên cứu sâu hơn trong giai đoạn thực tập chuyên
đề. Được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của chị kế toán trưởng và các anh chị
phòng kế toán tài chính của công ty và thầy giáo , em đã hoàn thành báo cáo
thực tập tổng hợp của mình với các nội dung chính như sau:

Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH thương mại dịch vụ Đức
Giang
Phần 2: Thực trạng về tổ chứ hạch toán kế toán tại công ty
Phần 3: Đánh giá công tác tổ chức kế toán tại công ty.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do thời gian nghiên cứu chưa nhiều
và trình độ còn hạn chế nên báo cáo thực tập tổng hợp của em không tránh
khỏi những thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, chị kế toán
trưởng và các anh chị trong phòng kế toán tài chính và sự giúp đỡ của các anh
chị toàn công ty đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo thực tập tổng
hợp của mình.
Phần I: Tổng quan về công ty thương mại dịch Vụ Đức Giang
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Để đáp ứng nhu cầu của xã hội trong nền kinh tế thị trường việc trao
đổi lưu thông hàng hoá,dịch vụ thiết yếu của xã hội. Vì vậy ngày 18/06/1996
công ty TNHH Đức Giang ra đời và được thành lập theo quyết định số
1138/QĐ-UB GP/TLDN UBND Thành phố Việt Trì được Sở kế hoạch và
Đầu tư cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh sè 0540454 ngày 28/06/1996.
Tên giao dịch của công ty là: Công ty TNHH Đức Giang . Viết tắt là
DucGiang Co., LTD và sau đây là tên gọi của công ty.
Vốn điều lệ là: 2.500.000.000 VNĐ( Hai tỷ năm trăm triệu đồng )
Vốn kinh doanh: 8.500.000.000 VNĐ( Tám tỷ năm trăm triệu đồng)
Trụ sở giao dịch của công ty là 858 Đường Hùng Vương- Việt trì- Phú
thọ.
Tài khoản giao dịch 1:41100010007 Ngân hàng công thương Nam Việt
Trì ,Phú Thọ
Tài khoản giao dịch 2: 431101004007 Ngân hàng Nông nghiệp và phát
triển nông th và tầm quan trọng của ngành thương mại dịch vô nên đã sớm
đầu tư, tập trung nguồn lực để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặc
dù ngay ôn Việt Trì ,Phú Thọ
Công ty TNHH Đức giang ngay từ khi mới thành lập đã xác định được

rõ vai trò từ khi mới thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân
lực cả về mặt số lượng và chất lượng; về công tác tổ chức quản lí và về cơ sở
vật chất kĩ thuật. Song do sự cố gắng phấn đấu của các công nhân viên trong
công ty cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước. Công ty đã không
ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, nguồn nhân lực
cũng không ngừng được tăng lên về cả số lượng và trình độ chuyên môn
nghiệp vụ…Đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vì thế mối
quan hệ của công ty không chỉ với bạn hàng trong Tỉnh và còn mở rộng sang
các Tỉnh ở phía Bắc. Công ty đã đóng góp một phần lớn vào nền kinh tế của
Tỉnh .
Quá trình hình thành và phát triển của công ty bao gồm các giai đoạn
như sau:
Từ năm 1996 đến năm 2000: Đây là giai đoạn xây dựng và trưởng
thành. Những ngày đầu mới thành lập, công ty còn gặp nhiều khó khăn về
nguồn nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng, về công tác tổ chức và về
cơ sở vật chất kĩ thuật. Trong giai đoạn này công ty mới chỉ kinh doanh một
số mặt hàng như máy móc ,thiết bị, phụ tùng xe máy phục vụ cho nhu cầu tiêu
dùng…Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn song giai đoạn này công ty cũng đã
đạt được những thành tựu đáng kể. Năm 2000 với số lượng nhân viên khoảng
15 người, doanh thu của công ty đạt được là 8 tỷ đồng. Từ một cơ sở nhỏ
công ty đã mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh với nhiều chi nhánh ở các
tỉnh trong nước, mối quan hệ với các khách hàng cũng được mở rộng…
Giai đoạn từ năm 2000 đến đầu năm 2003: Đây là giai đoạn phát triển.
Sau nhiều năm chuẩn bị cơ sở vật chất, điều chỉnh bộ máy tổ chức. Song song
với việc xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật, công ty có kế hoạch từng bước đào
tạo đội ngò nhân viên, gửi nhân viên đào tạo, có thêm nhiều chính sách thu
hót nhân lực bên ngoài. Vì vậy, nguồn nhân lực trong giai đoạn này đã tăng
lên cả về mặt số lượng lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năm 2003 số
lượng nhân viên là 25 người, doanh thu đạt khoảng 16 tỷ đồng, cao gấp 2 lần
so với năm 2000. Với đội ngò nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn ,

công ty đã đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, từ chỗ
quan hệ với các bạn hàng trong Tỉnh đến các bạn hàng ngoài tỉnh,công ty dã
được đông đảo khách hàng biết đến,hình thành nền nhiều hợp đồng mua hàng
ở ngoài tỉnh. Đây là thời kì đánh dấu sự trưởng thành vượt bậc của công ty,
vững và bước sang một thời kì mới, đặt nền tảng cho sự phát triển lâu dài của
công ty.
Giai đoạn từ 2003 đến nay: Ngày 30/2/2003 do nhu cầu của thị trường
ngày càng tăng tiềm lực công ty. Công ty đã quyết định mở rộng quy mô hoạt
động kinh doanh, tăng vốn kinh doanh mở rộng thị trường trong các Tỉnh phía
Bắc . Từ đó tới nay vẫn trên đà phát triển với tốc độ cao.
Qua sự cố gắng, nỗ lực của ban lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn bộ
công nhân viên trong công ty, công ty kịp thời thay đổi về mọi mặt, không chỉ
cải tiến, trang bị máy móc thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà
còn không ngừng cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên, áp dụng các biện
pháp khuyến khích vật chất và tinh thần đặc biệt là khuyến khích vật chất cho
người lao động. Trong đó tiền lương là một biện pháp khuyến khích hữu
hiệu. Công ty áp dụng chính sách trả lương theo thời gian làm việc, trình độ
lành nghề, trách nhiệm công việc. Đây là một hình thức trả lương khoa học và
phù hợp với chính sách tiền lương của Nhà nước.
Ngoài ra, công ty còn có nhiều biện pháp khuyến khích vật chất khác:
phát động phong trào thi đua vào các dịp lễ, tết, hàng quý tiến hành đánh giá
khả năng và thái độ làm việc của các phòng ban và cá nhân để có chính sách
khen thưởng, kỉ luật kịp thời, đúng đắn. Kết hợp với chính sách hoạt động
kinh doanh đúng đắn kết hợp với đào tạo nguồn nhân lực, luôn luôn triển khai
mở rộng thị trường kinh doanh. Nhờ vậy, sau 10 năm hoạt động công ty đã
tạo được uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị trường công nghệ thông tin.
Công ty ngày càng khẳng định mình để tồn tại và phát triển với tốc độ nhanh,
vững chắc.
1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
1.2.1. Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh

Đây là công ty TNHH 3 thành viên với hình thức sở hữu tài sản là sở
hữu tư nhân. Công ty được thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài
chính,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng và
được sử dụng con dấu riêng theo thể thức quy định của Nhà nước. Công ty
chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động bằng tài sản của mình.
Công ty hoạt động theo pháp luật Nhà nước nói chung, Luật doanh
nghiệp và Luật thương mại nói riêng. Với nhiệm vụ kinh doanh là:
* Kinh doanh,buôn bán cung cấp phụ tùng xe máy chính hiệu SYM do
Công ty VMEP uỷ nhiệm
* Đại lí mua, bán, đại lí kí gửi.
* Buôn bán, sửa chữa , lắp ráp lắp máy móc, thiết bị phụ tùng xe máy
máy
* Bảo hành, bảo trì xe máy: có hệ thống bảo hành rộng khắp với đội
ngò cán bộ, kĩ thuật viên có trình độ và nhiều kinh nghiệm, được đào tạo cơ
bản , sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
1.2.2.Đặc điểm mua hàng, bán hàng
Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ nhưng chủ yếu là kinh
doanh mặt hàng chủ yếu là phụ tùng xe máy:Săm ,lốp, ắc quy,dầu… Quá
trình lưu chuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán
hàng.
* Mua hàng
Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Vì vậy,
việc mua hàng được tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu
thụ hàng hoá và kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh sau này. Giai đoạn
mua hàng từ việc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển hàng hoá, lưu kho
hàng hoá, được công ty quan tâm đến rất nhiều để sao cho có một nguồn cung
cấp hàng hoá đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, chi phí lưu kho, bảo quản
hàng hoá là thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.
Hàng hoá cho luân chuyển được mua chủ yếu từ nơi sản xuất đến đơn
vị bán buôn. …Hàng hoá mua vào được thực hiện theo phương thức như: mua

hàng trực tiếp, mua theo hợp đồng cung cấp, theo phương thức gửi hàng, …
+ Với phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty có nhu cầu mua hàng
thì cử người đến tận nơi cung cấp để mua hàng, xác định phương thức thanh
toán và vận chuyển hàng hoá về nhập kho.
+ Với phương thức mua hàng theo gửi hàng: Công ty có nhu cầu mua
hàng, liên lạc với nhà cung cấp bằng điện thoại, fax, hợp đồng cung cấp
những thông tin về nhu cầu hàng hoá của mình cho nhà cung cấp. Người bán
hàng trên cơ sở đó sẽ chuyển hàng tới công ty bằng phương tiện vận chuyển
của mình hoặc thuê. Công ty sẽ kiểm hàng, nhập kho và thanh toán cho người
bán.
+ Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài khoản qua hàng ngân:
người mua hàng sẽ làm đơn hàng sau đó Fax đơn hàng về Công ty và chuyển
tiền gửi vào tài khoản thông qua Ngân hàng. Sau khi đã thoả thuận với nhau
thì bên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho công ty thông qua phương tiện
vận tải.
Tiền hàng được thanh toán trên cơ sở hoá đơn, hợp đồng kinh tế. Công
ty có thể trả trước, trả ngay, trả chậm và bù trừ. Các phương thức thanh toán,
quy định chi phí vận chuyển, thời gian giao nhận hàng tuỳ theo sự thoả thuận
giữa hai bên trên hợp đồng kinh tế.
* Bán hàng
Đây là khâu cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Việc bán
hàng hoá với các chiến lược kinh doanh đúng đắn sẽ quyết định trực tiếp đến
lợi nhuận của doanh nghiệp. Bán hàng của công ty được thực hiện theo hai
phương thức bán buôn và bán lẻ.
Bán lẻ: Là việc cung cấp hàng cho người tiêu dùng cuối cùng. Giá trị
hàng hoá cung cấp thường là nhỏ lẻ, phương thức bán lẻ chủ yếu là bán hàng
thu tiền tại chỗ: Nhân viên bán hàng đồng thời thu tiền, đến cuối ngày các
nhân viên bán hàng kiểm kê tiền và lập báo cáo bán hàng nép lên cho phòng
kế toán và nép tiền cho thủ quỹ
Bán buôn: Đây là một hình thức bán hàng chủ yếu của công ty vì là

một doanh nghiệp thương mại có uy tín trên thị trường về việc cung cấp các
sản phẩm công nghệ thông tin và dịch vụ sau bán hàng nên lượng khách hàng
không chỉ là các cá nhân, đơn vị mà còn có các doanh nghiệp thương mại
khác mua hàng về để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hoá. Gồm có bán
buôn qua kho trực tiếp và bán buôn qua kho theo phương thức gửi hàng.
Với bán buôn qua kho trực tiếp: Người mua hàng tới tận công ty để
mua hàng, thanh toán và đưa hàng về.
Với bán buôn qua kho theo phương thức gửi hàng: Dùa trên các hợp
đồng kinh tế kí kết, công ty sẽ là người vận chuyển hàng hoá tới tận người
mua, khách hàng kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán thì lúc đó việc
giao dịch hàng hoá mới được thực hiện và ghi nhận doanh thu.
Bán buôn hàng hoá qua kho là một phương thức mà công ty cho rằng
phù hợp với quy mô, trình độ, đặc điểm kinh doanh của công ty. Nhờ vậy,
trong những năm qua công ty đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình
ngày càng phát triển mạnh và đạt được hiệu quả cao.
1.3. Đặc điểm bộ máy quản lí
1.3.1.Mô hình quản lí theo kiểu chức năng
Hiện nay công ty có số lượng công nhân viên là gần 30 tương đối trẻ,
độ tuổi trung bình là 25 tuổi, có trình độ chuyên môn ,kĩthuật ,sửa chữa và lắp
ráp xe máy , kế toán tài chính, marketing,tốt nghiệp từ các trường đại học,
cao đẳng và trung học,cẳc trường đào tạo dạy nghề . Để phù hợp với đặc điểm
kinh doanh, yêu cầu của thị trường và phù hợp với nhu cầu đổi mới, xu thế
phát triển của thời đại, công ty đã có nhiều sự thay đổi, sắp xếp, cải tiến bộ
máy tổ chức và quản lí theo hướng chia thành các phòng ban. Mỗi phòng ban
được giao những nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được
giao đó dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và gắn kết với các phòng ban khác
để cùng thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Các phòng ban đó
bao gồm:
1. Ban giám đốc: Gồm 1 người
2. Phòng kế toán tài chính

3. Phòng kinh doanh bán lẻ
4. Phòng kinh doanh dự án
5. Phòng dịch vụ, bảo hành,bảo dưỡng bảo trì thiết bị
6. Phòng nghiên cứu và phát triển thị trường
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
* Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có vị trí và thẩm quyền cao
nhất công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động
của công ty và trực tiếp lãnh đạo công ty hoạt động.
* Phòng kế toán tài chính: Có chức năng nhiệm vụ quan trọng trong
công ty. Tiến hành theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến các hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp thời, theo đúng chế độ
kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành vào sổ sách kế toán. Qua đó theo dõi
lãi, lỗ thông qua các số liệu, chứng từ kế toán từ các phòng ban đưa lên; theo
dõi tình hình thanh toán với Nhà nước, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên.
Từ đó, đề xuất các ý kiến báo cáo lên ban lãnh đạo để giúp cho ban giám đốc
đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời nhằm đạt được mục đích
tối ưu.
*Phòng bán hàng - kinh doanh bán lẻ: Ihực hiện cung cấp tận tay người
tiêu dùng các sản phẩm công nghệ thông tin của công ty, đáp ứng tốt nhất mọi
yêu cầu của khách hàng.
* Phòng phân phối- kinh doanh bán buôn: Thực hiện phân phối hàng
hoá cho các đại lí, cửa hàng Tỉnh Phú Thọ và các đại lí trong các tỉnh Phía
Bắc.Phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin về hàng hoá, thị trường kinh
doanh, các chương trình khuyến mại, dịch vụ sau bán mới nhất cho khách
hàng.
* Phòng dịch vụ bảo hành, bảo trì thiết bị: Thiết lập một mạng lưới tại
công ty với các đại lý ở miền Bắc với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các
chương trình sau khi đã bán các sản phẩm của công ty cung cấp theo đúng
thời hạn bảo hành quy định trên sản phẩm.
* Phòng nghiên cứu, phát triển thị trường: Nhiệm vụ chủ yếu của

phòng này là nghiên cứu giá cả thị trường, thị trường mua, bán sản
phẩm để giúp giám đốc kinh doanh đưa ra các quyết định đúng đắn về
giá cả cũng như việc mở rộng quy mô kinh doanh sao cho có thể cạnh
tranh được với các đối thủ cạnh tranh khác, thoả mãn nhu cầu của
khách hàng.
1.4.Các chính sách quản lý Tàichính_kếtoán:
* Quản lý doanh thu: Doanh thu chính của công ty là bán hàng và cung
cấp dịch vụ vì vậy mà việc quản lý doanh thu là rất quan trọng , sè doanh thu
phát sinh hàng ngày phải cập- nhật vào sổ sách và trên máy vi tính của công
ty.
Quy định của công ty: Các khoản doanh thu mà khách hàng chưa thanh
toán thì nhân viên bán hàng phải có trách nhiệm thu hồi .
* Quản lý chi phí :
Quản lý chi phí tốt sẽ giảm chi phí, là một trong những nhân tố tăng lợi
nhuận ,chính sách quản lý chi phí của công ty là quả lý trên các hóa đơn và
phiếu xuất kho hàng ,phiếu chi thu mua hàng hóa.
*Quả lý tiền thưởng:
Tiền thưởng là hình thức khuyến khích ,động viên nhân viên, là một trong
những nhân tố để tăng năng suất lao động ,nâng cao hiệu quả kinh
doanh.Gía trị doanh số bán ra của nhân viên vượt mức giá trị doanh số của
công ty ,thì sẽ dược thưởng ,giá trị càng cao thì giá trị dược thưởng tăng
lên.
*Quản lý tài sản cố định:
TSCĐ của công ty chủ yếu là : văn phòng,nhà xưởng ,ôtô chuyên chở ,xe
máy .
TSCĐ của công ty sau 1năm dược kiểm tra,nâng cấp tu bổ,đặc biệt là ôtô
(phương tiện vận tải chính của công ty).Việc nâng cấp ,sửa chữa phải có sự
nhất trí của giám đốc .
Phần II. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty
2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

2.1.1.Bé máy kế toán tập trung
Để quản lí hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài các công
cụ quản lí khác thì kế toán là một công cụ hữu hiệu. Do vậy việc tổ chức bộ
máy kế toán được công ty đặc biệt quan tâm. Tổ chức công tác kế toán thực
chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo nội dung bằng phương pháp khoa học riêng có của
kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh
nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công
tác quản lí vĩ mô và vi mô nền kinh tế.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán
trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, bộ
máy kế toán tại công ty được tổ chức trên cơ sở khối lượng công tác kế toán
còng nh chất lượng về hệ thống thông tin kế toán.
Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo
thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng
thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong bộ
máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao
động phần hành trong bộ máy. Mỗi nhân viên đều được qui định rõ chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ
thuộc, chế ước lẫn nhau. Việc phân công lao động kế toán ở đây tôn trọng các
nguyên tắc: bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp
tác hoá.
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiện
theo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp,
nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành
không qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực
tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực
hiện trong một cấp kế toán tập trung.
Bộ máy kế toán bao gồm có 3 nhân viên trong đó:
Kế toán trưởng: 1 người

Kế toán kho: 1 người
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế,kế toán thủ quỹ,kế toán thanh
toán ,kế toán TSCĐ,kế toán vốn bằng tiền: 1 người
Sơ đồ 2-Bộ máy kế toán

KÕ to¸n tæng hîp kiªm
kÕ to¸n thuÕ,kÕ to¸n thñ
quü,kÕ to¸n thanh to¸n ,kÕ
to¸n TSC§kÕ to¸n vèn b»ng
tiÒn
KÕ to¸n
kho
KÕ to¸n tæng hîp
* Kế toán trưởng:
+ Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế
toán ở đơn vị mình phụ trách. Với chức năng này, kế toán trưởng là người
giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều
hành. Kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính
của giám đốc doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là: Tổ chức bộ máy
kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện
hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh
doanh để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách
nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị thay mặt Nhà
nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh
vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính.
+ Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế,kế toán thủ quỹ,kế toán thanh
toán ,kế toán TSCĐkế toán vốn bằng tiền
Kế toán phần hành vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ là hàng ngày phản ánh
tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ
thực tế với sổ sách kế toán, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc

quản lí và sử dụng tiền mặt; phản ánh tăng, giảm, và số dư tiền gửi ngân hàng
Kế toán phần hành thanh toán: Có nhiệm vụ cơ bản là kiểm tra tính
lương cho cán bộ công nhân viên của công ty, thanh toán các khoản lương,
phụ cấp, tạm ứng; Tính và theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp,
khách hàng, với Nhà nước; Lập sổ, báo cáo liên quan.
Kế toán thuế, TSCĐ: Hoàn thành báo cáo thuế nép lên cơ quan chủ
quản dùa trên những tài liệu từ kế toán khác cung cấp. Kết hợp với các nhân
viên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời; ghi chép, phản ánh tổng
hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có của toàn doanh nghiệp,
cũng như của từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin
kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ;
tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chí phí quản lí theo
mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định.
Kế toán tổng hợp: Kế toán có chức năng nhiệm vụ cơ bản là tổng hợp
số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giám
sát kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán khác; thực hiện
công tác kế toán cuối kì, ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên
ngoài theo định kì báo cáo.
Kế toán kho : Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn hàng hoá trên thẻ kho
hàng kỳ; tính giá vốn hàng hoá xuất kho trong kì và lên báo cáo hàng hoá tồn
kho.
Kế toán thủy quĩ : Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ
tiền mặt hàng ngày; cuối mỗi ngày làm việc tiến hành kiểm kê tiền mặt để làm
căn cứ đối chiếu với sổ quỹ, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lập
báo cáo.
2.1.2.Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và các phòng ban khác
Mỗi một phòng ban trong bộ máy tổ chức quản lí được giao một nhiệm
vô khác nhau và phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về các
nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, các phòng ban này có mối quan hệ hữu cơ với
nhau tạo nên một khối thống nhất, hỗ trợ, cung cấp các thông tin liên quan để

hoàn thành nhiệm vụ của mỗi phòng ban nói riêng và nhiệm vụ của toàn công
ty nói chung. Từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty ngày càng cao
hơn.
Các phòng ban đóng vai trò khá quan trọng trong việc quyết định đến
hiệu quả hoạt động của toàn công ty. Trong đó phải kể đến sự đóng góp đáng
kể của phòng kế toán. Với quy mô hoạt động vừa, bộ máy kế toán được tổ
chức theo kiểu tập trung đã hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của
các phòng ban cho ban lãnh đạo công ty. Nhờ vậy, ban lãnh đạo của công ty
có thể giám sát một cách tổng quan hoạt động của toàn công ty, đưa ra các
quyết định khen thưởng, phát tới các phòng ban, cá nhân một cách chính xác
cũng như các quyết định kinh doanh nhanh chóng kịp thời, phù hợp với nhu
cầu của thị trường và yêu cầu quản trị.
2.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.2.1.Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán
Là mét doanh nghiệp thương mại lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là mua
bán các sản phẩm của Tổng công ty VMEP. Đây là các sản phẩm có giá trị
lớn và số lần xuất nhập là rất nhiều. Niên độ kế toán là năm dương lịch từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm. Công ty áp dụng phương pháp kế toán
hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, kế
toán theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất,
nhập, tồn kho hàng hoá hàng ngày trên sổ sách kế toán. Vì vậy, bất cứ lúc nào
kế toán cũng có thể xác định được giá trị của hàng hoá trong kho.
Phương pháp tính giá hàng xuất kho: là phương pháp bình quân gia
quyền. Căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu tháng, giá thực tế hàng
nhập kho trong tháng, cuối tháng tính được giá xuất kho mỗi đơn vị hàng hoá
bán ra. Với phương pháp này số lượng công việc cần làm được giảm bớt.
Song nó có nhược điểm là tất cả công việc vào cuối kì nên nhiều khi làm giảm
tiến độ của phần hành kế toán khác. Đồng thời phương pháp này cũng cần
tính giá xuất của mỗi loại hàng hoá.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Là phương pháp khấu hao theo

đường thẳng.
Phương pháp tính thuế: theo phương pháp khấu trừ thuế.
Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ.
2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ
kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ chứa đựng tất cả các yếu tố đặc trưng cho
nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra
nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập
bản chứng từ. Bên cạnh các chứng từ được áp dụng phổ biến trong cả nước
theo quy định của Nhà nước, công ty còn căn cứ vào đó ban hành các chứng
từ chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của mình. Hai loại chứng từ đó là
hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Nhóm 1: Lao động tiền lương
1.Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL
2.Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02- LĐTL
3.Giấy chứng nhận nghỉ việc: Mẫu số 03- LĐTL
4.Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 05- LĐTL
Trong đó, bốn chứng từ này đều là chứng từ hướng dẫn.
Nhóm 2: Hàng tồn kho
1.Phiếu nhập kho: mẫu số 01- VT
2.Phiếu xuất kho: mẫu số 02- VT
3.Thẻ kho: mẫu số 06- VT
4.Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kì: mẫu số 07- VT
5.Biên bản kiểm kê hàng hoá: mẫu số 08- VT
Trong đó, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê
hàng hoá là các chứng từ bắt buộc.
Nhóm 3: Bán hàng
1.Hoá đơn giá trị gia tăng: mẫu số 01- GTKT-3LL
2. Hoá đơn bán hàng: mẫu số 02- GTTT-3LL

3.Hoá đơn thu mua hàng: mẫu số 06- TMH-3LL
4.Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: mẫu số 03 PXK-3LL
5. Hoá đơn bán lẻ: mẫu số 07-MTT
6. Tê khai thuế GTGT: mẫu số 07A-GTGT
7.Hợp đồng kinh tế.
Trong đó, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua
hàng, hoá đơn bán lẻ, tờ khai thuế giá trị gia tăng là các chứng từ bắt buộc,
còn lại là chứng từ hướng dẫn.
Nhóm 4: Tiền tệ
1. Phiếu thu: mẫu số 01-TT
2. Phiếu chi: mẫu số 02- TT
3. Giấy đề nghị tạm ứng: mẫu số 03 –TT
4. Bảng kiểm kê quỹ: mẫu số 7a-TT
5. Biên lai thu tiền: mẫu số 05-TT
6. Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, giấy uỷ nhiệm chi…
Với nhóm này thì phiếu thu, phiếu chi, bảng kiểm kê qũy là chứng từ
bắt buộc còn lại là chứng từ hướng dẫn.
Nhóm 5: Tài sản cố định
1.Biên bản giao nhận tài sản cố định: mẫu số 01-TSCĐ
2.Biên bản thanh lÝ tài sản cố định: mẫu số 03-TSCĐ
3. Thẻ tài sản cố định: mẫu số 02- TSCĐ
Đây là các chứng từ bắt buộc
Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Các
chứng từ bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được giám đốc
công ty kiểm tra và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hành
kiểm tra và xin chữ kí của kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trưng
cho từng phần hành kế toán của mình. Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng
từ ghi sổ và các sổ sách tổng hợp liên quan. Có thể khái quát quy trình luân
chuyển chung của công ty theo sơ đồ sau đây:
S 3- Quy trỡnh luõn chuyn chng t chung

2.2.3.H thng ti khon k toỏn
Ti khon k toỏn dựng theo dừi v phn ỏnh tỡnh hỡnh v s bin
ng ca tng loi ti sn, tng loi ngun vn, tng khon n phi thu, phi
tr. cung cp y thụng tin qun lớ, cụng ty dựng nhiu ti khon khỏc
Tập hợp chứng từ bên ngoài
Kí duyệt chứng từ
Kiểm tra, phân loại chứng từ
Kí duyệt chứng từ
Lập chứng từ đặc trng mỗi phần
hành
Kí duyệt chứng từ
Lập chứng từ ghi sổ
Tập hợp chứng từ, vào sổ tổng
hợp
Vào sổ kế toán chi tiết
Bảo quản, lu trữ
Nhân viên phòng ban
Giám đốc
Kế toán phần hành
Kế toán trởng
Kế toán phần hành
Kế toán trởng
Kế toán phần hành
Kế toán tổng hợp
Kế toán phần hành
nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy
mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài
khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141- TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán
doanh nghiệp, doanh nghiệp lùa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào

công tác kế toán. Một số tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu cụ thể của
doanh nghiệp như tài khoản công nợ được mở chi tiết theo từng đối tượng
công nợ. Những tài khoản được lùa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống
tài khoản kế toán của doanh nghiệp.
(Xem phụ lục 1)
2.2.4.Hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán tại công ty bao gồm:
1.Sổ chi tiết hàng hoá
2.Sổ chi tiết chi phí
3.Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
4.Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
5.Sổ chi tiết bán hàng
6.Sổ quỹ tiền mặt
7.Thẻ kho
8.Sổ tài sản cố định
9.Sổ cái, chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết, sổ đăng kí chứng từ
ghi sổ
Các loại sổ này được thiết kế, ghi chép, vận dụng một cách linh hoạt
cho phù hợp với yêu cầu, trình độ kế toán, trình độ quản lí của công ty.
Hình thức tổ chức ghi sổ đó là hình thức chứng từ ghi sổ.
Hiện nay, công ty vẫn chưa áp dụng phần mềm kế toán một cách hoàn
chỉnh, mà mới dùng máy tính để cập nhật số liệu vào máy tính để bảo quản và
lưu trữ, quản lí hàng hoá, quản lí thu chi tiền mặt, quản lí công nợ, tính giá
vốn hàng xuất kho, in ra phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu xuất kho, nhập kho.
Còn việc kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập khác để xác định
kết quả và in ra các báo cáo tổng hợp thì kế toán các phần hành tự hạch toán
theo phương pháp thủ công…Máy tính mới chỉ đóng vai trò là một công cụ
trợ giúp tính toán và quản lí để giúp kế toán viên giảm bớt công việc tính toán
và ghi chép…
2.2.5.Hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,
nguồn vốn…tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là
phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh
nghiệp cho những người quan tâm. Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính ra
được các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của
quá trình hoạt động kinh doanh.Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sức
quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo công ty mà còn hết sức quan trọng
đối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu tư, ngân hàng, khách hàng và các
đối thủ cạnh tranh.
Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của công ty
được lập theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ
trưởng Bộ tài chính. Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán
tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên.
Cuối mỗi kì kế toán, dùa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi
tiết từ kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp lập các báo cáo này. Sau khi
được sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, các báo cáo này gửi lên
cho cơ quan quản lí có liên quan. Hệ thống báo cáo tài chính đó bao gồm:
1.Bảng cân đối kế toán:mẫu số B01-DN
2.Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02-DN
3.Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09-DN
Ngoài các báo cáo này, kế toán phần hành còn lập một số báo cáo như:
Bảng tài sản cố định; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi
tiết doanh thu, chi phí, thu nhập; báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà
nước; bảng cân đối tài khoản; Bảng kê tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; bảng
tổng hợp các khoản phải thu, phải trả…nhằm cung cấp các thông tin liên
quan, giúp cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định kịp thời, phù hợp
tạo điều kiện nắm bắt được các cơ hội trong kinh doanh. (Xem phụ lục 2, 3)
2.3.Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu
2.3.1.Kế toán tài sản cố định
* Đặc điểm tài sản cố định và nguyên tắc quản lí

Thiết bị, máy móc quản lí: Phòng làm việc ,ôtô,xemáy,nhà xưởng,máy
tính, máy in, máy fax
Phương tiện vận tải : Ô tô
Mỗi tài sản cố định được lập một bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ liên
quan đến nguyên giá, thời gian đưa vào sử dụng, khấu hao, biên bản bàn giao,
biên bản thanh lÝ tài sản cố định, do bộ phận kế toán tài sản cố định nắm giữ.
Mỗi tài sản cố định được quản lí trên ba mặt: nguyên giá, hao mòn và giá trị
còn lại.
Tài sản cố định ở mỗi phòng ban được quy định rõ ràng trách nhiệm
bảo quản và sử dụng cụ thể cho từng phòng ban.
Việc tính khấu hao tài sản cố định được áp dụng theo quyết định
166/1999/QĐ-BTC ngày 31/12/1999 của Bộ trưởng Bộ tài chính mỗi năm
một lần theo phương pháp khấu hao đường thẳng
Mức khấu hao = Nguyên giá * Tỉ lệ khấu hao năm
Tỉ lệ khấu hao năm = 1/ Thời gian sử dụng dự kiến
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
Bộ phận sử dụng tài sản cố định khi có nhu cầu mua( thanh lÝ) tài sản
cố định thì lập giấy đề nghị mua( thanh lÝ) tài sản cố định. Sau khi được
giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt, nhân viên bộ phận đó đi mua tài sản cố
định, lập biên bản bàn giao( biên bản thanh lÝ) và kí nhận vào biên bản đó.
Các chứng từ này được chuyển cho kế toán tài sản cố định sau khi được kiểm
tra làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết tài sản cố định bộ phận và toàn doanh
nghiệp, chứng từ ghi sổ, bảng tính khấu hao. Sau đó chuyển cho kế toán tổng
hợp ghi sổ tổng hợp rồi đưa vào bảo quản, lưu trữ theo sơ đồ sau đây: