Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường đại học hùng vương

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
=====***=====





CẤN THỊ HIỀN TRANG




TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Khoa học Thƣ viện






HÀ NỘI - 2015

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
=====***=====





CẤN THỊ HIỀN TRANG




TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Khoa học Thƣ viện


Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
TS. Lê Văn Viết

HÀ NỘI - 2015

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học sư phạm Hà
Nội 2, Ban Giám hiệu và Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều
kiện thuận lợi cho tôi tham gia khóa học để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo đã chỉ bảo và cung cấp kiến
thức cho tôi trong suốt thời gian học tập.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến T.S Lê Văn Viết đã trực
tiếp tận tình hướng dẫn, cho tôi nhiều kiến thức để hoàn thành khóa luận, cho
tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trên bước đường tiếp cận nghiên cứu khoa học
Thư viện-Thông tin.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Phạm Quang Sáng Giám
đốc Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện giúp đỡ trong
suốt quá trình khảo sát thực trạng để tôi hoàn thành khóa luận này.
Tôi xin ghi nhận và biết ơn sâu sắc những tình cảm mà gia đình, bạn bè
động viên khích lệ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt chặng đường học
tập và nghiên cứu khoa học.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên

Cấn Thị Hiền Trang



LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là: Cấn Thị Hiền Trang

Sinh viên lớp: K37A Khoa Học Thư Viện, Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2.
Tôi xin cam đoan:
1. Đề tài “Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học
Hùng Vương ” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của TS.
Lê Văn Viết và tham khảo một số tài liệu khác.
2. Khóa luận hoàn toàn không sao chép từ các tài liệu có sẵn nào.
3. Kết quả nghiên cứu không trùng với tác giả khác.
Nếu sai tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Người cam đoan


Cấn Thị Hiền Trang




DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1. Các từ viết tắt tiếng Việt

Từ viết tắt
Giải nghĩa
Bộ GD&ĐT
Bộ Giáo dục và Đào tạo
CBGV
Cán bộ giảng viên
CBQL
Cán bộ quản lý

CNH-HĐH
Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa
CNTT
Công nghệ Thông tin
ĐHHV
Đại học Hùng Vương
TV-TT
Thư viện - Thông tin
UBND
Ủy ban nhân dân


2. Các từ viết tắt tiếng Anh
Từ viết tắt
Giải nghĩa
AACR2
Anglo American Cataloguing Rules 2
(Quy tắc biên mục Anh- Mỹ)
CD-ROM
Compact Disc - Read Only Memory
CDS/ISIS
Computer documentation system / Integreted Set
of information system
DDC
Dewey Decimal Classification
ILIB
Intergreted Library Solution
ISBD
International Standard Bibliographic Description
OPAC

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Tình hình nghiên cứu 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
5. Phương pháp nghiên cứu 3
6. Ý nghĩa của khóa luận. 4
7. Cấu trúc của khoá luận. 4
NỘI DUNG 5
CHƢƠNG 1. VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 5
1.1. Khái quát về trường Đại học Hùng Vương 5
1.2. Khái quát về thư viện trường Đại học Hùng Vương 5
1.2.1. Lịch sử hình thành thư viện trường Đại học Hùng Vương 5
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ. 6
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ thư viện. 9
1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật 11
1.2.5. Vốn tài liệu. 12
1.3. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện
trường đại học Hùng Vương. 14
1.3.1. Khái niệm vốn tài liệu. 14
1.3.2. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu. 14
1.3.3. Khái niệm bảo quản vốn tài liệu. 16
1.3.4. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường

Đại học Hùng Vương. 22



CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 26
2.1. Đặc điểm về vốn tài liệu thư viện trường Đại học Hùng Vương. 26
2.1.1. Đặc điểm về hình thức của tài liệu. 26
2.1.2. Đặc điểm về nội dung của tài liệu. 26
2.1.3. Tình trạng vật lý của vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Hùng
Vương. 29
2.2. Tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Hùng Vương 29
2.2.1. Các nguyên tắc tổ chức kho tài liệu 29
2.2.2 Phương thức tổ chức kho 32
2.3. Bảo quản vốn tài liệu thư viện 35
2.3.1. Môi trường lưu trữ vốn tài liệu 35
2.3.2. Nhân sự và kinh phí bảo quản vốn tài liệu 38
2.3.3 Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu 40
2.4. Một số nhận xét về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện trường Đại học Hùng Vương. 43
2.4.1. Ưu điểm 43
2.4.2 Nhược điểm 44
CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU
QUẢ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 45
3.1. Giải pháp nâng cao tổ chức vốn tài liệu tại thư viện. 45
3.2. Các giải pháp bảo quản vốn tài liệu. 48
3.2.1. Đảm bảo các yêu cầu về vấn đề môi trường 48
3.2.2. Đảm bảo điều kiện vệ sinh. 50
3.2.3. Thiết kế, xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn. 52

3.2.4. Phục chế tài liệu 54



3.2.5. Lập kế hoạch bảo quản 55
3.2.6. Chuyển dạng tài liệu 56
3.2.7 Đào tạo cán bộ chuyên trách về công tác bảo quản, giáo dục tinh thần
trách nhiện cho cán bộ thư viện và người sử dụng thư viện 57
3.2.8. Đảm bảo kinh phí và trang thiết bị cho công tác bảo quản thường xuyên 59
KẾT LUẬN 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO 62


1

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, khoa học ngày càng phát triển, thế giới đang ở kỷ nguyên
thông tin, của nền kinh tế tri thức, nó tác động đến mọi lĩnh vực trong đời
sống. Cùng với đó thư viện cũng phát triển không ngừng. Một trong những
nhiệm vụ quan trọng của thư viện là tổ chức và bảo quản lâu dài kho tàng tri
thức của nhân loại.
Với mỗi thư viện, hằng năm số lượng vốn tài liệu tăng lên, công tác tổ chức
rất quan trọng. Tài liệu sẽ được xử lý nội dung và hình thức, sắp xếp lên giá, tất
cả đều được tổ chức có khoa học, logic. Tổ chức vốn tài liệu tốt không những
giúp cho cán bộ thư viện thông tin và bạn đọc khai thác hiệu quả tài liệu, không
để tài liệu chết trong kho mà còn giúp tra tìm nhanh, chính xác, dễ theo dõi.
Bảo quản vốn tài liệu mang ý nghĩa rất quan trọng trong xã hội nói chung
và hoạt động thư viện nói riêng. Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành

nên thư viện. Vốn tài liệu được thư viện xây dựng trong suốt quá trình hoạt
động. Tuy nhiên, tài liệu được lưu giữ trên các vật liệu dễ bị hủy hoại.
Thư viện trường Đại học Hùng Vương có nguồn thông tin đa dạng,
phong phú, đã và đang thay đổi cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu và
cán bộ thư viện để phục vụ yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng và
hhiệu quả nhất. Tài liệu tại thư viện phong phú và đa dạng. Để có được vốn
tài liệu tốt nhất, một mặt thư viện thực hiện chính sách tạo nguồn tốt, bổ sung,
xử lý tốt, mặt khác phải tiến hành tổ chức và bảo quản tài liệu một cách khoa
học và hợp lý.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong
hoạt động thông tin - thư viện. Bởi hiệu quả phục vụ như: số lượt bạn đọc đến
thư viện, số bạn đọc truy cập CSDL, số lượng bạn đọc yêu cầu vv… Tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu không những đảm bảo nguồn lực thông tin mà còn

2

nâng cao uy tín và chất lượng của thư viện, tiết kiệm được ngân sách của các
cơ quan thông tin - thư viện.
Ý thức được sự cần thiết của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại thư viện trường Đại học Hùng Vương, tôi mạnh dạn chọn đề tài “ Tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Hùng Vương” làm khóa
luận của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thƣ viện trong các
cơ quan Thư viện Thông tin (TV-TT) đã và đang được nhiều tác giả quan
tâm. Tuy nhiên, mỗi tác giả lại đề ra những hướng giải pháp khác nhau. Một
số khóa luận tốt nghiệp điển hình như:
- Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư Phạm Hà Nội
2, Hà Nội.

- Nguyễn Thị Thúy (2012), Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản
nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Chính Trị, Khóa luận tốt nghiệp Đại
học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội
- Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thư viện Tỉnh Phú Thọ, khóa luận tốt nghiệp Đại học, Đại học Sư Phạm Hà
Nội 2, Hà Nội
Nhưng tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học
Hùng Vương cho đến nay vẫn chưa có một công trình nghiên cứu của tác giả
nào thực hiện.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
3.1. Mục đích nghiên cứu
Đề tài này được nghiên cứu với mục đích là tìm hiểu thực trạng công tác
tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, đưa ra nhận xét và đề xuất một số giải pháp

3

nhằm hoàn thiện công tác này trong những năm sắp tới tại Thư viện trường
Đại học Hùng Vương.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục đích trên, khóa luận giải quyết các nhiệm vụ:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
thư viện.
- Nghiên cứu nội dung, các loại hình kho cần thiết cho công tác tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu thư viện.
- Phân tích, đánh giá tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường
Đại học Hùng Vương.
- Những giải pháp nhằm phát triển công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu tại thư viện trường Đại học Hùng Vương.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.

- Phạm vi nghiên cứu.
- Phạm vi không gian: Thư viện Trường ĐHHV.
- Phạm vi thời gian: Từ năm 2008 đến nay.
- Phạm vi nội dung: Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, tôi sử dụng phương pháp luận chung và
phương pháp cụ thể:
- Phương pháp luận chung: Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp
duy vật lịch sử, đường lối chính sách của Đảng và Nhà Nước. Tư tưởng Hồ Chí
Minh về phát triển nền kinh tế - xã hội, về khoa học công nghệ và văn hóa.
- Phương pháp cụ thể :
+ Phương pháp thống kê số liệu.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu.

4

+ Phương pháp phỏng vấn.
+ Phương pháp khảo sát thực tế.
+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.
6. Ý nghĩa của khóa luận.
Đề tài "Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại
Đại học Hùng Vương'' có những đóng góp:
- Ý nghĩa khoa học: Làm sáng tỏ tầm quan trọng của bộ máy tra
cứu thông tin.
- Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng
nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại học Hùng
Vương.
7. Cấu trúc của khoá luận.
- Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, khoá luận bao gồm 3
chương:

- Chương 1:Vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường
Đại học Hùng Vương.
- Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Thư viện Trường Đại học Hùng Vương.
- Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương.




5

NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG

1.1. Khái quát về trƣờng Đại học Hùng Vƣơng
Lịch sử hình thành.
Trường Đại học Hùng Vương thành lập ngày 29 tháng 04 năm 2003 theo
Quyết định số 81/2003/QĐ - TTg của Thủ Tướng Chính phủ, trên cơ sở của
Trường Cao đẳng Sư phạm Phú Thọ - có bề dày truyền thống hơn 45 năm
“Trường Đại học Hùng Vương là trường đại học đa ngành, đa cấp, đào tạo
nguồn nhân lực có chất lượng cao, đồng thời là một trung tâm nghiên cứu
khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế -
xã hội của tỉnh Phú Thọ và khu vực ”.
1.2. Khái quát về thƣ viện trƣờng Đại học Hùng Vƣơng
1.2.1. Lịch sử hình thành thƣ viện trƣờng Đại học Hùng Vƣơng
Thư viện Trường ĐHHV tiền thân là Thư viện Trường Cao đẳng sư
phạm Vĩnh Phú, được thành lập năm 1979. Trong những năm đầu mới thành

lập, Thư viện là một bộ phận của phòng Đào tạo, vốn tài liệu và cơ sở vật chất
còn nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán bộ còn thiếu (chỉ có 3 cán bộ phụ trách).
Đứng trước những khó khăn, thử thách và những yêu cầu thực tiễn đặt ra, đội
ngũ cán bộ thư viện đã không ngừng phấn đấu vươn lên để hoàn thành mọi
nhiệm vụ nhà trường giao phó, đáp ứng được phần lớn nhu cầu tin của các đối
tượng người dùng tin trong nhà trường.
Năm 1997, theo Quyết định của Bộ chính trị tách Vĩnh Phú thành Tỉnh
Phú Thọ và Tỉnh Vĩnh Phúc, Trường Cao đẳng sư phạm Vĩnh Phú đổi tên
thành Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ [2]. Thư viện đổi tên là Thư viện
Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ. Năm 2003, theo Quyết định của Thủ

6

tướng chính phủ số 81/2003/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Hùng
Vương trên cơ sở Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ [7].
Đến tháng 4/2007, theo Quyết định số 116/QĐ-ĐHHV-TCCB&CTCT
ngày 16/4/2007 về việc nâng cấp thành Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư
viện Trường ĐHHV [6] . Có thể coi đây là cơ sở, là nền tảng, là điều kiện và
cơ hội để thư viện có được sự đầu tư, hội nhập, phát triển trên mọi phương
diện của quá trình hoạt động.
Ngày nay, được sự quan tâm, đầu tư của các cấp lãnh đạo, các cơ quan,
tổ chức cùng với sự nỗ lực không mệt mỏi của đội ngũ cán bộ, Thư viện
Trường ĐHHV đã và đang tiếp tục được xây dựng, củng cố và phát triển.
Điều đó được minh chứng thông qua sự lớn mạnh của nguồn lực thông tin, cơ
sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư, các sản phẩm và dịch vụ thông tin dần
được hình thành và mở rộng, đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về số lượng
và chất lượng,…
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ.
Thư viện Trường ĐHHV được hình thành và phát triển là nhu cầu tất
yếu khách quan, nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ:

1.2.2.1 Chức năng
- Là trung tâm văn hóa trong nhà trường. Phục vụ công tác giáo dục -
đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường thông qua việc khai thác, tổ
chức, quản lý và sử dụng các loại tài liệu có bên trong và bên ngoài thư viện.
Thu thập, tàng trữ, bảo quản và truyền bá di sản văn hóa của nhân loại nhằm
kế thừa, gìn giữ, phát huy tinh hoa văn hóa của nhân loại. Tuyên truyền
đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Pháp luật của Nhà nước.
- Thư viện trường ĐHHV là cơ sở phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu đào tạo,
nghiên cứu khoa học, tham mưu và giúp Hiệu trưởng quản lý, điều hành các
hoạt động của thư viện, phục vụ nhu cầu khai thác, tiếp thu, tiếp nhận thông

7

tin kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, văn hóa, văn nghệ, khoa học kỹ thuật
của cán bộ, giáo viên, công nhân viên và học sinh, sinh viên nhà trường.
- Là trung tâm thông tin. Nghiên cứu, ứng dụng CNTT và các chuẩn
nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện. Tổ chức, quản lý và phát triển
hiệu quả các dịch vụ Thư viện nhằm cung cấp thông tin nhanh, chính xác, đầy
đủ và chất lượng cao phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của
nhà trường.
- Là nơi cung cấp tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu giải trí, thư giãn làm
phong phú đời sống tinh thần cho cán bộ giảng viên và sinh viên toàn trường.
Thư viện là môi trường lý tưởng để sinh viên tự học, tự nghiên cứu, kích thích
sự chủ động của người học.
1.2.2.2 Nhiệm vụ.
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
công tác thư viện dài hạn và ngắn hạn. Tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống
thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường.
- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp
ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và tư vấn pháp luật. Thu

nhận lưu chiểu các tài liệu do trường xuất bản: Các công trình nghiên cứu
khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khoá luận, luận văn
thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các
dạng tài liệu khác của nhà trường. Các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao
đổi giữa các thư viện.
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu và thông
tin. Xây dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lưới truy
cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa. Xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu,
các bộ sưu tập. Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của
pháp luật.

8

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tiếp cận, sử dụng
hiệu quả các nguồn thông tin, tài liệu có trong thư viện và các sản phẩm, dịch
vụ thông tin của thư viện.
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu
chuẩn về xử lý thông tin và các ứng dụng CNTT vào công tác TV-TT.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của thư viện để phát triển nguồn nhân
lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo
quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác
của thư viện; Tiến hành thanh lý các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của
cơ quan quản lý nhà nước và của trường; Quản lý và bảo trì hạ tầng CNTT của
nhà trường (cổng thông tin điện tử Trường ĐHHV), kịp thời xử lý các sự cố bao
gồm: Hạ tầng mạng, hệ thống máy tính, máy in, các phần mềm ứng dụng.
- Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh
vực TV-TT, tham gia các hoạt động về nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong
cả nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển, liên kết hợp

tác với các thư viện luật trong và ngoài nước để phối hợp bổ sung và trao đổi
tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mượn
liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng.
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong trường để hoàn thành tốt
các nhiệm vụ được giao.
+ Phối hợp với các khoa chuyên môn trong việc lựa chọn, bổ sung tài
liệu và triển khai các dịch vụ TV-TT.
+ Phối hợp với Phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, khoa Sau Đại
học, phòng Tổ chức cán bộ để có kế hoạch phục vụ, quản lý và thu hồi tài liệu
trước khi sinh viên, học viên ra trường, ngừng học, thôi học, viên chức nghỉ
hưu hoặc chuyển công tác.

9

+ Phối hợp với phòng Tài chính kế toán để triển khai dịch vụ in ấn và
sao chụp tài liệu, phạt, đền tài liệu, kiểm kê, thanh lý tài liệu, trang thiết bị.
+ Phối hợp với phòng Quản trị để mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản,
trang thiết bị.
- Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất về tình
hình hoạt động của Trung tâm với Ban giám hiệu và cấp có thẩm quyền.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ thƣ viện.
1.2.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường ĐHHV được thể hiện thông qua:

Hình 1. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Hùng Vương
 Ban giám đốc:
- Giám đốc quản lý và điều hành chung hoạt động thư viện.
- Phó giám đốc quản lý mảng hành chính.
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động thư
viện và là đại diện tạo mối quan hệ hợp tác.
BAN
GIÁM ĐỐC
(Giám đốc, P.Giám
đốc)
TỔ WEBSITE
Quản trị website,
cập nhật TT

TỔ CNTT
Phụ trách phòng đọc
điện tử và hệ thống
mạng máy tính
TỔ HÀNH CHÍNH
Phụ trách công tác
hành chính
TỔ NGHIỆP VỤ
Phụ trách công tác
nghiệp vụ thư viện

10

 Tổ Hành chính:
Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác quản lý hành chính của thư
viện. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định
về công tác quản lý hành chính. Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử
lý, gửi các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền hạn.
 Tổ Nghiệp vụ:
Bổ sung các loại hình tài liệu, biên mục hồi cố và biên mục tài liệu mới
bổ sung vào thư viện theo kế hoạch hàng năm và xử lý các loại báo tạp chí
đóng tập để lưu giữ lâu dài trong thư viện. Xây dựng các mục lục điện tử phục
vụ tra tìm tin của bạn đọc trên máy vi tính.
 Tổ Công nghệ thông tin:
Quản lý, bảo dưỡng và vận hành hoạt động toàn bộ hệ thống hạ tầng
CNTT của đơn vị. Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các phòng chức năng của đơn
vị trong khai thác ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý.
 Tổ Website:
Quản lý website của nhà trường, cập nhật các thông tin phục vụ cho
công tác phát triển hình ảnh, chất lượng giáo dục của nhà trường.
1.2.3.2 Đội ngũ cán bộ thư viện
Tổng số có 20 cán bộ công nhân viên. Biên chế cán bộ thành 4 tổ (Tổ
nghiệp vụ, tổ hành chính, tổ công nghệ thông tin, tổ website). Trong đó:
Thạc sỹ: 04( Trong đó đang làm NCS 01)
Cao học: 02
Đại học: 08
Cao đẳng: 05
Trung cấp: 01
Điều đặc biệt, cán bộ công tác tại thư viện rất đa dạng hóa ngành nghề:
1 thạc sỹ Kinh tế, 1 thạc sỹ Khoa học thư viện, 1 Cử nhân tâm lý, 1 cử nhân

11

kế toán, 3 cử nhân công nghệ thông tin và còn lại là cử nhân TV-TT. Đây là
điều kiện tốt nhất cho công tác định hướng phát triển cơ quan, là điều kiện thuận
lợi hỗ trợ cho công tác biên mục tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên ngành đó.
Cán bộ Thư viện trường ĐHHV gồm 17 nữ và 03 nam, hầu hết là
những cán bộ trẻ và trung tuổi. họ đều là những người có trình độ chuyên
môn cao, tâm huyết, có trách nhiệm với nghề, không ngừng bồi dưỡng về kiến
thức, tận tình hướng dẫn bạn đọc khi đến thư viện.
Nhìn chung, trình độ cán bộ tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương
đã đạt chuẩn để đảm bảo cho công tác thư viện.
1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Thư viện gồm 02 cơ sở với diện tích khoảng 1.500m
2
; trong đó cơ sở
Thành phố Việt Trì là 1000m
2
, đóng tại tầng 3 nhà Hiệu bộ, cơ sở Thị xã Phú
Thọ gồm 02 khu vực: Nhà A14 và tầng 1 nhà B2 với các phòng như sơ đồ
dưới đây:
Phòng
thiết bị
Kho tài
liệu
Phòng
photo
Phòng
đọc
Phòng
N.Vụ

Phòng
đọc điện
tử
Phòng
web
( Cơ sở Thành phố Việt Trì tầng 3 nhà Hiệu bộ )

Kho
Phòng đọc điện tử
Phòng lãnh đạo
Phòng đọc mở
Phòng học nhóm
( Cơ sở Thị xã Phú Thọ - Nhà A14 )

Kho sách
Phòng đọc – mượn
Phòng N. Vụ
( Cơ sở Thị xã Phú Thọ - Nhà B2 )

12

1.2.5. Vốn tài liệu.
Vốn tài liệu là yếu tố hàng đầu quyết định sự tồn tại và phát triển của
thư viện. Nhận thấy rõ vai trò to lớn của sách báo trong công tác đào tạo, lãnh
đạo Trường Đại học Hùng Vương luôn quan tâm để phát triển nguồn vốn tài
liệu. Tài liệu thư viện phong phú và đa dạng. Bởi lẽ một phần do lịch sử, thư
viện thừa hưởng nguồn tài liệu của trường Cao đẳng sư phạm để lại và có
nhiều quỹ tài trợ sách tiếng Anh từ thời kì trước.

STT

Tên tài liệu
Số lượng
1
Sách – giáo trình
Khoảng 102.030 cuốn
2
Báo – tạp chí
150 đầu
3
Luận văn – luận án
Gần 4200 cuốn
4
Tài liệu số
19784 tài liệu
5
Đề cương bài giảng
Hơn 10.000 cuốn
6
Cơ sở dữ liệu thư mục sách
3 723 biểu ghi
7
Cơ sở dữ liệu toàn văn
3122 biểu ghi
8
Băng đĩa, CD- ROM
1629 cái
(Trích nguồn Thư viện, tài liệu thống kê tháng 12 năm 2013)
Bảng 1: Tổng số vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHHV
* Sách: Có 13758 đầu trên tổng số 68136 cuốn sách và một số danh
mục đang tiến hành thủ tục bổ sung. Số lượng sách này được phân bố hợp lý

tại các phòng đọc, phòng mượn tại 2 cơ sở đảm bảo cung ứng tốt nhất cho bạn
đọc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Tại cơ sở 1 Việt Trì lưu trữ 8509 đầu sách
trên tổng số 49592 cuốn. Tại cơ sở 2 Phú Thọ lưu trữ 5249 đầu trên tổng số
18544 cuốn. Mỗi năm, Thư viện sử dụng trên 200 triệu để bổ sung sách.
Nguồn kinh phí bổ sung được lấy từ nguồn đầu tư của UBND Tỉnh Phú Thọ,
từ nguồn tài trợ dự án, từ ngân sách nhà trường

13

Nội dung của vốn tài liệu Thư viện luôn phù hợp với những chuyên
ngành nhà trường đào tạo như tài liệu về: Văn học, toán học, Kỹ thuật nông
nghiệp, các sách giáo trình…
* Báo, tạp chí: Phong phú về chủng loại, có báo, tạp chí trung ương và
địa phương, có báo tạp chí tổng hợp và chuyên ngành. Số lượng là 158 tên
báo, tạp chí. Cụ thể có 132 đầu báo tiếng Việt chủ yếu có nội dung đến giáo
dục, văn hóa, y tế, nông nghiệp, khoa học kỹ thuật, sinh học, khoa học công
nghệ, văn học. Ngoài ra còn có 12 đầu báo tiếng Anh, 04 đầu báo, tạp chí
tiếng Trung. Trong thời gian tới thư viện tiếp tục bổ sung thêm các tên báo
tạp chí chuyên ngành phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo của nhà trường.
* Luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp: Thư viện đang lưu trữ
1083 cuốn. Trong đó: Luận án tiến sỹ có 4 cuốn. Luận văn thạc sỹ có 451
cuốn. Khóa luận tốt nghiệp có 628 cuốn. Hàng năm, thư viện thu nhận nguồn
tài liệu này theo chế độ nộp lưu chiểu.
* Các dạng tài liệu đặc biệt:
- Băng đĩa, CD-ROM: Có 303 hộp băng đĩa Dự án phát triển giáo viên
tiểu học (trong đó có 629 đĩa); 1000 CD-ROM.
- Tài liệu điện tử: Tổng số là 19.784 file. Trong đó, có 02 bộ giáo trình
tài liệu số thuộc ngành Nông - Lâm nghiệp với số lượng file là 14.784 (bao
gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt), dung lượng là 6GB, trên file word, file ảnh,
fil1e video, file power point và một số file khác. Đặc biệt có khoảng 500 tài

liệu dạng PDF (Download trên mạng và bài giảng, giáo trình lưu hành nội bộ
của Trường ĐHHV). Mỗi năm có khoảng trên 100 bài giảng, giáo trình do
giảng viên biên soạn và nộp theo chế độ lưu chiểu tại thư viện.
Tóm lại: Thư viện Trường Đại học Hùng Vương nằm trong hệ thống
thư viện đa ngành với kho tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về hình
thức. Đây là một điều kiện thuận lợi để bạn đọc sử dụng tối đa nguồn lực
thông tin tại thư viện trường.

14

1.3. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ
viện trƣờng đại học Hùng Vƣơng.
1.3.1. Khái niệm vốn tài liệu.
Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan
trọng và thiết yếu nhất, không có thư viện và trung tâm thông tin nào lại
không có tài liệu.
Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tạp chí và
tài liệu trên các vật mang tin khác như băng đĩa, CD-ROM, ta gọi chung là
vốn tài liệu. Hiện nay, vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Hùng Vương ở 2
dạng: Tài liệu in ấn (sách, báo, tạp chí…) và Tài liệu điện tử (CD-ROM, tài
liệu số…).
1.3.2. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu.
- Tổ chức vốn tài liệu là hình thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học và
hiệu quả [4,tr.12].
- Tổ chức vốn tài liệu là làm sao tổ chức kho tài liệu cho khoa học, dễ
cất, cất được nhiều,dễ lấy và dễ bảo quản.
- Nói đến tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xử lý, sắp xếp,
kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu [3].
“Tổ chức kho tài liệu là một loạt các nghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài
liệu có một trật tự nhất định để chúng có thể sẵn sàng phục vụ bạn đọc và

thực hiện tốt một loạt các nghiệp vụ thư viện”. Khái niệm này được các nhà
thư viện học người Nga nghiên cứu.
Tổ chức kho sách là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm
làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên các giá để sách để sẵn sàng
phục vụ khi người dùng tin yêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất.
Làm cho kho sách có một trật tự nhất định, điều đó có nghĩa là trước tiên phải
quy định một hệ thống các kho nhất định. Phân chia các kho có liên quan tới

15

nhau, mỗi kho có nhiệm vụ, hỗ trợ cùng nhau phát triển để phục vụ tốt nhất
nhu cầu của người dùng tin.
Đảm bảo thực hiện nguyên tắc tính Đảng, điều này được thể hiện ở công
tác tổ chức kho tài liệu phải phù hợp, đúng đắn theo quan điểm, đường lối của
Đảng và Nhà nước.
Khi tổ chức kho sách, thư viện cần xác định thành phần chủ yếu của bạn
đọc là gì, trình độ học vấn ra sao, hứng thú yêu cầu Cần nắm vững những
nhu cầu đó thì thư viện mới tổ chức được kho sách của mình đúng đắn nhất,
vừa bảo quản tốt vốn tài liệu vừa thỏa mãn tối đa nhu cầu của người dùng tin.
Tổ chức kho sách cần đảm bảo các nguyên tắc về xây dựng kho tài liệu:
địa điểm, quy mô kho, diện tích, các thiết bị, cơ sở vật chất như:
+ Khi xây dựng và thiết kế kho phải dựa vào khối lượng và loại hình có
trong kho, cần có sự tính toán sự phát triển của vốn tài liệu trong khoảng thời
gian từ 30-50 năm, mở rộng các dịch vụ thư viện…Diện tích các kho không
nên rộng quá 200m
2
để đáp ứng yêu cầu và chế độ bảo quản khác của từng
loại hình tài liệu
+ Khi thiết kế, xây dựng kho cần chú ý tới hướng kho, nên xây dựng kho
ở hướng Nam hoặc Đông Nam, đầu hồi nhà hướng Tây

+ Chiều cao kho: mỗi tầng kho cao 2.8m. Tầng hầm thông gió chống ẩm
ở mặt đất cao trên 1.8m. Trung bình 1m
2
xếp được khoảng 400 cuốn sách.
+ Tải trọng của sàn kho phải đảm bảo phục vụ thuận lợi cho dây truyền
công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu. Tường kho và trần nhà phải đảm
bảo cách nhiệt, chịu lửa, chống nóng.
+ Cửa sổ cần được che chắn bởi các loại kính chắn sáng, tối màu, lắp đặt
hệ thống cửa sổ tránh mưa, nắng. Các giá sách đặt gần cửa sổ cần phải kê
vuông góc và cách tường 0.75m, đầu giá sách cách tường 0.45m.

16

Cần cố gắng phấn đấu để đạt được sự khẩn trương, nhịp nhàng trong các
thao tác, các kế hoạch bổ sung phải kịp thời. Sự dịch chuyển vốn tài liệu được
tiến hành tuần tự, không có hiện tượng ùn tắc. Đảm bảo chất lượng kho tài
liệu, tạo điều kiện phục vụ tốt nhất.
Việc tổ chức kho sách thư viện đúng đắn có ý nghĩa lớn lao về phương
diện tiết kiệm diện tích, nhân lực cho thư viện. Khi kho sách được đăng ký,
được thể hiện vào mục lục cấu tạo tốt, sắp xếp có trật tự nhất định, đóng bìa
bảo quản tốt thì thư viện sẽ đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin được
nhanh chóng, ít tốn kém, xác định được nhu cầu khi bổ sung kho sách
Tất cả các biện pháp về tổ chức kho sách thư viện phải phù hợp với trình
độ nghiệp vụ của các thư viện và phải có cơ sở khoa học vững chắc. Các
phương pháp tổ chức phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng để đạt đạt được mục đích về
phương diện tiết kiệm, chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm nhân lực và thời gian
Muốn nắm bắt tốt công tác tổ chức kho tài liệu thì yêu cầu cán bộ thư
viện phải nắm chắc quy trình tổ chức kho, phương pháp sắp xếp tài liệu hợp
lý, công tác kiểm kê…
Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp, bảo quản tài liệu.

Nếu công tác tổ chức không khoa học thì kho sách sẽ dễ dàng trở thành “ Mồ
chôn sách”, vì vậy tổ chức tốt sẽ góp phần cho việc bảo quản vốn tài liệu
được nâng cao.
1.3.3. Khái niệm bảo quản vốn tài liệu.
Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn của nhân loại. Các tài liệu
được thu thập và tổ chức thành các kho. Đồng thời với công việc đó là vấn đề
tổ chức và bảo quản cho các tài liệu không bị hư hỏng, mất mát [8].
- Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện
trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong kho.
- Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu:

17

 Nguyên nhân sinh vật:
+ Các loại sinh vật phá hoại tài liệu gây ra những tổn thất rất nặng nề.
Vi sinh vật, đặc biệt là vi khuẩn có khả năng sinh sôi rất nhanh. Có khoảng
100.000 loài nấm được biết đến, sự đa dạng về chủng loại này có nghĩa là sự
phát triển và hoạt động của nấm mốc ở trong những tình huống cụ thể thường
khó có thể dự đoán được. Nấm mốc bài tiết ra hóa chất enzim cho phép chúng
có thể ăn mòn các chất liệu hữu cơ như giấy và bìa sách, khiến cho các chất
liệu này thay đổi và suy yếu. Ngoài ra, nhiều nấm mốc còn chứa các tố chất
màu, có thể gây hoen ố giấy, vải hoặc da. Bên cạnh đó, cũng cần nhận biết sự
nguy hiểm của nấm mốc đối với con người và trong một số trường hợp nấm
mốc có thể gây nguy hại nghiêm trọng đối với sức khỏe con người. Nhìn
chung, độ ẩm tương đối càng cao thì càng tạo điều kiện thuận lợi cho nấm
mốc sinh sôi nảy nở. Nếu độ ẩm tương đối quá mức 70% trong một thời gian
dài, thì hầu như không tránh được khỏi nấm mốc. Tuy nhiên, một số loài nấm
mốc có thể sinh trưởng ở mức độ ẩm tương đối thấp hơn. Nếu các tư liệu lưu
trữ bị ướt do một tai họa liên quan đến nước, thì khả năng bị nấm mốc của
những tư liệu này sẽ tăng lên. Những yếu tố khác góp phần vào sự sinh trưởng

của nấm mốc trong độ ẩm sẵn có còn là nhiệt độ cao, không khí không lưu
thông và tình trạng tối tăm, thiếu ánh sáng.
Hầu như khắp nơi nấm mốc đều reo rắc các bào tử, dù là đang ở trạng
thái động hay tĩnh. Không thể tạo ra một môi trường không có sự tồn tại của
các bào tử nấm mốc. Chúng tồn tại ở tất cả mọi nơi, trên mọi đồ vật lưu trữ,
và trên cả những người hay ra vào khu vực lưu trữ.
+ Côn trùng
Hầu hết các loài côn trùng sinh sôi trên các tư liệu lưu trữ bằng giấy bị
thu hút không chỉ bởi bản than chất liệu giấy, mà còn bởi cả keo và hồ dán.
Con nhậy, rệp sách và gián là những loài côn trùng thường sinh sống trong