Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại thư viện trường đại học hùng vương

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

*********

ĐỖ QUỐC HÙNG

HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU
THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin

HÀ NỘI – 2012


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

*********

ĐỖ QUỐC HÙNG

HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU
THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin

Người hướng dẫn khoa học: Th.s Vũ Thị Thúy Chinh

HÀ NỘI - 2012
1


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học sư phạm Hà
Nội 2, Ban Giám hiệu và Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều
kiện thuận lợi cho tôi tham gia khóa học để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo đã chỉ bảo và cung cấp kiến
thức cho tôi trong suốt thời gian học tập.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.S Vũ Thị Thúy
Chinh đã trực tiếp tận tình hướng dẫn, cho tôi nhiều kiến thức để hoàn thành
khóa luận, cho tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trên bước đường tiếp cận
nghiên cứu khoa học Thư viện-Thông tin.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Phạm Đức Triển Giám
đốc Thư viện Trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện giúp đỡ trong
suốt quá trình khảo sát thực trạng để tôi hoàn thành khóa luận này.
Tôi xin ghi nhận và biết ơn sâu sắc những tình cảm mà gia đình, bạn bè
động viên khích lệ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt chặng đường học
tập và nghiên cứu khoa học.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2012
Sinh viên

Đỗ Quốc Hùng

2

LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là: Đỗ Quốc Hùng
Sinh viên lớp: K34A Thư viện Thông tin, khoa Công nghệ Thông tin,
Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2.
Tôi xin cam đoan:
1. Đề tài “Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường
Đại học Hùng Vương ” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn
của Th.S Vũ Thị Thúy Chinh và tham khảo một số tài liệu khác.
2. Khóa luận hoàn toàn không sao chép từ các tài liệu có sẵn nào.
3. Kết quả nghiên cứu không trùng với tác giả khác.
Nếu sai tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2012
Người cam đoan

Đỗ Quốc Hùng

3


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1. Các từ viết tắt tiếng Việt

Từ viết tắt

Giải nghĩa

Bộ GD&ĐT

Bộ Giáo dục và Đào tạo

CBGV

Cán bộ giảng viên

CBQL

Cán bộ quản lý

CNH-HĐH

Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa

CNTT

Công nghệ Thông tin

ĐHHV

Đại học Hùng Vương

TV-TT

Thư viện - Thông tin

UBND

Ủy ban nhân dân

2. Các từ viết tắt tiếng Anh
Giải nghĩa

Từ viết tắt
AACR2

Anglo American Cataloguing Rules 2

CD-ROM

Compact Disc - Read Only Memory

CDS/ISIS

Computer documentation system / Integreted Set of
information system

CMC

Computer Comunication

DDC

Deway Decimal Classification

ILIB

Intergreted Library Solution

ISBD

International Standard Bibliographic Description

OPAC

Online Public Access Catalog

MARC

Machine Readable Cataloging

4


MỤC LỤC
Lời cảm ơn

2

Lời cam đoan

3

Danh mục các từ viết tắt

4

Mục lục

5

Mở đầu

6

CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG

11

1.1 Lịch sử hình thành

11

1.2 Chức năng, nhiệm vụ

12

1.2.1 Chức năng

12

1.2.2 Nhiệm vụ

13

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ thƣ viện

14

1.3.1 Cơ cấu tổ chức

14

1.3.2 Đội ngũ cán bộ

16

1.4 Vốn tài liệu

16

1.5 Đối tƣợng ngƣời dùng tin và nhu cầu tin

18

1.5.1 Nhóm người dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo

19

1.5.2 Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, chuyên viên và
cán bộ nghiên cứu

19

1.5.3 Nhóm người dùng tin là sinh viên

20

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG

22

2.1 Tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin

22

2.2 Bộ máy tra cứu thông tin thông tin truyền thống tại Thƣ viện
Trƣờng ĐHHV

24

2.2.1 Hệ thống mục lục

24

5


2.2.2 Kho tài liệu tra cứu

36

2.3 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại tại Thƣ viện Trƣờng ĐHHV

38

2.3.1 Phần mềm thư viện tích hợp ILIB

39

2.3.2 Cơ sở dữ liệu

41

2.3.3 Mạng thông tin

42

2.3.4 Các vật mang tin điện tử

44

2.4 Đánh giá và nhận xét bộ máy tra cứu thông tin...

45

2.4.1 Ưu điểm

46

2.4.2 Nhược điểm

47

CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ BỘ MÁY TRA
CỨU THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG 48

3.1 Tăng cƣờng sự quan tâm, đầu tƣ tài chính để hoàn thiện bộ máy

tra cứu thông tin

50

3.2 Chuẩn hóa xử lý nghiệp vụ chuyên môn nhằm bổ trợ trực tiếp
hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin

51

3.3 Củng cố bộ máy tra cứu thông tin truyền thống

52

3.3.1 Chỉnh lý hệ thống mục lục

52

3.3.2 Hoàn thiện kho tài liệu tra cứu

54

3.3.3 Đa dạng hóa các sản phẩm Thư mục

54

3.3.4 Xây dựng hồ sơ trả lời câu hỏi

55

3.4 Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin hiện đại

56

3.5 Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ thƣ viện

57

3.6 Đào tạo ngƣời dùng tin

58

Kết luận

60

Tài liệu tham khảo

61

Phụ lục

63

6


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài

Thế giới đang đứng trước một thế kỷ mới - kỷ nguyên thông tin. Sự
phát triển mạnh như vũ bão của khoa học đã dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng
tài liệu theo hàm số mũ. Chính vì thế rất khó quản trị và tìm kiếm thông tin.
Nhiệm vụ đặt ra cho các thư viện là phải tổ chức bộ máy tra cứu thông
tin khoa học, hợp lý để đảm bảo cho việc bảo quản, lưu trữ và sử dụng có hiệu
quả tối đa. Có thể nói: Tổ chức bộ máy tra cứu thông tin khoa học là tiêu
chuẩn, là thước đo để đánh giá công tác nghiệp vụ, là phương tiện tiếp cận với
nguồn tài nguyên thông tin vô tận, là công cụ phổ biến thông tin, là cầu nối
các quá trình hoạt động thư viện với bạn đọc và là chìa khóa để bạn đọc mở
cánh cửa tri thức của nhân loại.
Với sứ mệnh đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho nhu
cầu của Tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận, Trường Đại học Hùng Vương
(Trường ĐHHV) quan tâm sát đáng đến công tác thư viện. Trung tâm Thông
tin Tư liệu Thư viện Trường ĐHHV (gọi tắt là Thư viện Trường ĐHHV) được
xây dựng nhằm phục vụ cho sứ mệnh đào tạo của nhà trường. Thư viện nằm
trong hệ thống thư viện đa ngành. Nguồn lực thông tin của Thư viện phong
phú về nội dung, đa dạng về hình thức. "Vậy, làm thế nào để tổ chức một bộ
máy tra cứu tốt vừa đảm bảo tính khoa học, vừa đảm bảo tính thống nhất, phù
hợp với từng điều kiện của cơ quan thư viện thông tin". Đây là vấn đề cần tìm
phương hướng giải quyết.
Xuất phát từ thực tiễn và tầm quan trọng đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài
"Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại học Hùng
Vương" làm khóa luận tốt nghiệp của mình. Bằng việc nghiên cứu cụ thể và
toàn diện để đưa ra những đánh giá khách quan, tìm ra một phương hướng
đúng đắn với những giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu thông

7


tin hiện đại và thống nhất tại thư viện. Hoàn thiện bộ máy tra cứu nhằm giúp

ích cho việc quản lý, bảo quản, sử dụng thông tin nói chung và tạo điều kiện
cho việc tra cứu, khai thác, tìm kiếm thông tin nói riêng, đảm bảo cung cấp
thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả tối đa nhất...
2. Lịch sử tình hình nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu Bộ máy tra cứu thông tin trong các cơ quan Thư
viện Thông tin (TV-TT) đã và đang được nhiều tác giả quan tâm. Tuy nhiên,
mỗi người lại đề ra những hướng giải pháp khác nhau. Một số khóa luận tốt
nghiệp điển hình như:
Tổ chức và sử dụng bộ máy tra cứu thông tin tại Trung tâm Thư viện và
mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị
Hồng Hạnh (2004); Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của Thư viện Học viện Kỹ
thuật Quân sự của Nguyễn Thị Việt (2005); Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của
Trung tâm Thông tin Tư liệu Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia của
Đặng Thị Thu Thủy (2005); Tìm hiểu bộ máy tra cứu của Thư viện Trường
Đại học Giao thông Vận tải của Phạm Thị Linh (2006); Tìm hiểu bộ máy tra
cứu tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội của Đặng Thanh Thủy (2005);
Tổ chức và sử dụng hệ thống lưu trữ thông tin tại Thư viện Trường Đại học Y
Hà Nội của Nguyễn Thị Hồng Nhung A (2001);... Nhưng bộ máy tra cứu
thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV cho đến nay vẫn chưa có một công
trình nghiên cứu của tác giả nào thực hiện.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu: Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện
Trường ĐHHV.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Thư viện Trường ĐHHV.
- Phạm vi thời gian: Từ năm 2008 đến nay.

8

- Phạm vi nội dung: Bộ máy tra cứu thông tin.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Phân tích và đánh giá thực trạng bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện
Trường ĐHHV.
- Trên cơ sở thực trạng, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy
tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, tôi sử dụng phương pháp luận chung và phương
pháp cụ thể:
- Phương pháp luận chung: Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy
vật lịch sử, đường lối chính sách của Đảng và Nhà Nước. Tư tưởng Hồ Chí Minh về
phát triển nền kinh tế - xã hội, về khoa học công nghệ và văn hóa.
- Phương pháp cụ thể :
+ Phương pháp thống kê số liệu.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu.
+ Phương pháp phỏng vấn.
+ Phương pháp khảo sát thực tế.
+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.
6. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu
Đề tài "Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại
Đại học Hùng Vương'' có những đóng góp:
- Ý nghĩa khoa học: Làm sáng tỏ tầm quan trọng của bộ máy tra cứu
thông tin.
- Ý nghĩa thực tiễn: Các giải pháp đề tài đề xuất có thể sử dụng nhằm
hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV.

9


7. Cấu trúc của khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, khoá luận bao gồm 3
chương:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Thư viện Trường Đại học
Hùng Vương.
Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện
Trường Đại học Hùng Vương.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin
Thư viện Trường Đại học Hùng Vương.

10


NỘI DUNG
Chƣơng 1:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
1.1 Lịch sử hình thành
Thư viện Trường ĐHHV tiền thân là Thư viện Trường Cao đẳng sư
phạm Vĩnh Phú, được thành lập năm 1979. Trong những năm đầu mới thành
lập, Thư viện là một bộ phận của phòng Đào tạo, vốn tài liệu và cơ sở vật chất
còn nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán bộ còn thiếu (chỉ có 3 cán bộ phụ trách).
Đứng trước những khó khăn, thử thách và những yêu cầu thực tiễn đặt ra, đội
ngũ cán bộ thư viện đã không ngừng phấn đấu vươn lên để hoàn thành mọi
nhiệm vụ nhà trường giao phó, đáp ứng được phần lớn nhu cầu tin của các đối
tượng người dùng tin trong nhà trường.
Năm 1997, theo Quyết định của Bộ chính trị tách Vĩnh Phú thành Tỉnh
Phú Thọ và Tỉnh Vĩnh Phúc, Trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Phú đổi tên
thành Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ [2]. Thư viện đổi tên là Thư viện
Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ.
Năm 2003, theo Quyết định của Thủ tướng chính phủ số 81/2003/QĐTTg về việc thành lập Trường Đại học Hùng Vương trên cơ sở Trường Cao

đẳng sư phạm Phú Thọ. Đến tháng 4/2007, theo Quyết định số 116/QĐĐHHV-TCCB&CTCT ngày 16/4/2007 về việc nâng cấp thành Trung tâm
Thông tin - Tư liệu - Thư viện Trường ĐHHV [9]. Có thể coi đây là cơ sở, là
nền tảng, là điều kiện và cơ hội để thư viện có được sự đầu tư, hội nhập, phát
triển trên mọi phương diện của quá trình hoạt động.
Ngày nay, được sự quan tâm, đầu tư của các cấp lãnh đạo, các cơ quan,
tổ chức cùng với sự nỗ lực không mệt mỏi của đội ngũ cán bộ, Thư viện
Trường ĐHHV đã và đang tiếp tục được xây dựng, củng cố và phát triển.

11


Điều đó được minh chứng thông qua sự lớn mạnh của nguồn lực thông tin, cơ
sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư, các sản phẩm và dịch vụ thông tin dần
được hình thành và mở rộng, đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về số lượng
và chất lượng,…
1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Thư viện Trường ĐHHV được hình thành và phát triển là nhu cầu tất
yếu khách quan, nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ:
1.2.1 Chức năng
- Là nơi cung cấp tri thức, cung cấp thông tin khoa học mới về các lĩnh
vực trong và ngoài nước, phục vụ hoạt động đào tạo, giảng dạy, học tập và
nghiên cứu khoa học của nhà trường.
- Là trung tâm văn hóa trong nhà trường. Thu thập, tàng trữ, bảo quản và
truyền bá di sản văn hóa của nhân loại nhằm kế thừa, gìn giữ, phát huy tinh
hoa văn hóa của nhân loại. Tuyên truyền đường lối, chủ trương chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
- Là trung tâm thông tin. Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ thông tin
và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện. Tổ chức, quản lý và
phát triển hiệu quả các dịch vụ Thư viện nhằm cung cấp thông tin nhanh,
chính xác, đầy đủ và chất lượng cao phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu

khoa học của nhà trường.
- Là nơi cung cấp tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu giải trí, thư giãn làm
phong phú đời sống tinh thần cho cán bộ giảng viên và sinh viên toàn trường.
Thư viện là môi trường lý tưởng để sinh viên tự học, tự nghiên cứu, kích thích
sự chủ động của người học.

12


1.2.2 Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
công tác thư viện dài hạn và ngắn hạn. Tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống
thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường.
- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp
ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và tư vấn pháp luật. Thu
nhận lưu chiểu các tài liệu do trường xuất bản: Các công trình nghiên cứu
khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khoá luận, luận văn
thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các
dạng tài liệu khác của nhà trường. Các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao
đổi giữa các thư viện.
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu và thông tin. Xây
dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm
thông tin tự động hóa. Xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu, các bộ sưu tập. Biên
soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tiếp cận, sử dụng
hiệu quả các nguồn thông tin, tài liệu có trong thư viện và các sản phẩm, dịch
vụ thông tin của Thư viện.
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu
chuẩn về xử lý thông tin và các ứng dụng của CNTT vào công tác TV-TT.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của Thư viện để phát triển nguồn nhân
lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo
quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác
của thư viện; tiến hành thanh lý các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của
cơ quan quản lý nhà nước và của trường; Quản lý và bảo trì hạ tầng CNTT

13


của nhà trường (cổng thông tin điện tử Trường ĐHHV), kịp thời xử lý các sự
cố bao gồm: Hạ tầng mạng, hệ thống máy tính, máy in, các phần mềm ứng
dụng.
- Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh
vực TV-TT, tham gia các hoạt động về nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong
cả nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển, liên kết hợp
tác với các thư viện luật trong và ngoài nước để phối hợp bổ sung và trao đổi
tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mượn
liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng.
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong trường để hoàn thành tốt các
nhiệm vụ được giao.
+ Phối hợp với các khoa chuyên môn trong việc lựa chọn, bổ sung tài liệu
và triển khai các dịch vụ TV-TT.
+ Phối hợp với Phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, khoa Sau Đại
học, phòng Tổ chức cán bộ để có kế hoạch phục vụ, quản lý và thu hồi tài liệu
trước khi sinh viên, học viên ra trường, ngừng học, thôi học, viên chức nghỉ
hưu hoặc chuyển công tác.
+ Phối hợp với phòng Tài chính kế toán để triển khai dịch vụ in ấn và sao
chụp tài liệu, phạt, đền tài liệu, kiểm kê, thanh lý tài liệu, trang thiết bị.
+ Phối hợp với phòng Quản trị để mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản,

trang thiết bị.
- Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất về tình
hình hoạt động của Trung tâm với Ban giám hiệu và cấp có thẩm quyền [5].
1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ thƣ viện
1.3.1 Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường ĐHHV được thể hiện thông qua:

14


BAN
GIÁM ĐỐC
(Giám đốc, P.Giám đốc)

TỔ NGHIỆP VỤ
Phụ trách các nghiệp
vụ thư viện

TỔ HÀNH CHÍNH
Phụ trách tổng hợp

TỔ CNTT
Phụ trách phòng đọc
điện tử và hệ thống
mạng máy tính,
Tài liệu số

Hình 1. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Hùng Vương
 Ban giám đốc:
- Giám đốc quản lý và điều hành chung hoạt động thư viện.

- Phó giám đốc quản lý mảng hành chính.
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động thư
viện và là đại diện tạo mối quan hệ hợp tác.
 Tổ Hành chính:
Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác quản lý hành chính của Thư
viện. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy
định về công tác quản lý hành chính. Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp
nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền
hạn.
 Tổ Nghiệp vụ:
Bổ sung các loại hình tài liệu, biên mục hồi cố và biên mục tài liệu mới
bổ sung vào thư viện theo kế hoạch hằng năm và xử lý các loại báo tạp chí
đóng tập để lưu giữ lâu dài trong thư viện. Xây dựng các mục lục điện tử phục
vụ tra tìm tin của bạn đọc trên máy vi tính.
 Tổ Công nghệ thông tin:

15


Quản lý, bảo dưỡng và vận hành hoạt động toàn bộ hệ thống hạ tầng
CNTT của đơn vị. Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các phòng chức năng của đơn
vị trong khai thác ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý.
1.3.2 Đội ngũ cán bộ thư viện
Tổng số có 18 cán bộ công nhân viên. Biên chế cán bộ thành 3 tổ (Tổ
nghiệp vụ, tổ hành chính, tổ công nghệ thông tin). Trong đó:
Thạc sỹ: 2
Cao học: 1
Đại học: 8
Cao đẳng: 5
Trung cấp: 2

Điều đặc biệt, cán bộ công tác tại thư viện rất dạng hóa ngành nghề: 1
thạc sỹ Kinh tế, 1 thạc sỹ Khoa học thư viện, 1 Cử nhân tâm lý, 1 cử nhân kế
toán, 3 cử nhân công nghệ thông tin và còn lại là cử nhân TV-TT. Đây là điều
kiện tốt nhất cho công tác định hướng phát triển cơ quan, là điều kiện thuận
lợi hỗ trợ cho công tác biên mục tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên ngành đó.
Nhìn chung, trình độ cán bộ tại Thư viện Trường ĐHHV đã đạt chuẩn
để đảm bảo cho công tác thư viện.
1.4 Vốn tài liệu
Vốn tài liệu là yếu tố hàng đầu quyết định sự tồn tại và phát triển của
thư viện. Nhận thấy rõ vai trò to lớn của sách báo trong công tác đào tạo, lãnh
đạo Trường ĐHHV luôn quan tâm để phát triển nguồn vốn tài liệu. Tài liệu
thư viện phong phú và đa dạng. Bởi lẽ một phần do lịch sử, thư viện thừa
hưởng nguồn tài liệu của trường Cao đẳng sư phạm để lại và có nhiều quỹ tài
trợ sách tiếng Anh từ thời kì trước.

16


Số lƣợng

Loại hình tài liệu

13758 đầu sách

Sách

(68136 cuốn)
Luận văn, luận án, khóa

1083 cuốn

luận tốt nghiệp
Tài liệu điện tử

19.784 file

Báo, tạp chí

158 tên

Băng đĩa

629

CD-ROM

1000

Bảng 1: Tổng số vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHHV
* Sách: Có 13758 đầu trên tổng số 68136 cuốn sách và một số danh
mục đang tiến hành thủ tục bổ sung. Số lượng sách này được phân bố hợp lý
tại các phòng đọc, phòng mượn tại 2 cơ sở đảm bảo cung ứng tốt nhất cho bạn
đọc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Tại cơ sở 1 Việt Trì lưu trữ 8509 đầu sách
trên tổng số 49592 cuốn. Tại cơ sở 2 Phú Thọ lưu trữ 5249 đầu trên tổng số
18544 cuốn. Mỗi năm, Thư viện sử dụng trên 200 triệu để bổ sung sách.
Nguồn kinh phí bổ sung được lấy từ nguồn đầu tư của UBND Tỉnh Phú Thọ,
từ nguồn tài trợ dự án, từ ngân sách nhà trường...
* Báo, tạp chí: Phong phú về chủng loại, có báo, tạp chí trung ương và
địa phương, có báo tạp chí tổng hợp và chuyên ngành. Số lượng là 158 tên
báo, tạp chí. Đặc biệt có 30 tên báo nước ngoài. Trong thời gian tới thư viện

tiếp tục bổ sung thêm các tên báo tạp chí chuyên ngành phục vụ đắc lực cho
công tác đào tạo của nhà trường.
* Luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp: Thư viện đang lưu trữ
1083 cuốn. Trong đó: Luận án tiến sỹ có 4 cuốn. Luận văn thạc sỹ có 451

17


cuốn. Khóa luận tốt nghiệp có 628 cuốn. Hàng năm, thư viện thu nhận nguồn
tài liệu này theo chế độ nộp lưu chiểu.
* Các dạng tài liệu đặc biệt:
- Băng đĩa, CD-ROM: Có 303 hộp băng đĩa Dự án phát triển giáo viên
tiểu học (trong đó có 629 đĩa); 1000 CD-ROM.
- Tài liệu điện tử: Tổng số là 19.784 file. Trong đó, có 02 bộ Giáo trình
tài liệu số thuộc ngành Nông - Lâm nghiệp với số lượng file là 14.784 (bao
gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt), dung lượng là 6GB, trên file word, file ảnh,
file video, file power point và một số file khác. Đặc biệt có khoảng 500 tài
liệu dạng PDF (Download trên mạng và bài giảng, giáo trình lưu hành nội bộ
của Trường ĐHHV). Mỗi năm có khoảng trên 100 bài giảng, giáo trình do
giảng viên biên soạn và nộp theo chế độ lưu chiểu tại Thư viện.
Tóm lại: Thư viện Trường ĐHHV nằm trong hệ thống thư viện đa
ngành với kho tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức. Đây là
một điều kiện thuận lợi để bạn đọc sử dụng tối đa nguồn lực thông tin tại thư
viện trường.
1.5 Đối tƣợng ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
Trong xã hội tri thức ngày nay, số lượng người dùng tin ngày càng
phong phú và đa dạng. Người dùng tin vừa là đối tượng phục vụ, vừa là cơ sở
định hướng hoạt động của thư viện. Nhu cầu tin phụ thuộc vào bản chất
nhiệm vụ và công việc của người dùng tin. Vì thế, nắm vững đặc điểm nhu
cầu tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng

của bộ máy tra cứu thông tin. Phân nhóm người dùng tin cho phép ta có
phương pháp chiến lược phục vụ hiệu quả, biến họ thành những thành viên
tích cực sử dụng thư viện. Đối với Thư viện Trường ĐHHV, người dùng tin
có 3 nhóm chính sau:

18


1.5.1 Nhóm người dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo
Cán bộ quản lý Trường ĐHHV gồm có: Ban Giám hiệu; Cán bộ lãnh
đạo Đảng bộ và các tổ chức đoàn thể; Trưởng và phó các khoa, phòng ban và
các tổ bộ môn. Nhóm người dùng tin này chiếm số lượng rất nhỏ chỉ khoảng
5 % số người dùng tin[5]. Tuy nhiên, đây là nhóm đặc biệt quan trọng đóng
vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của trường. Họ vừa tham gia
giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, xây dựng các chiến lược phát triển của
nhà trường, của Đảng bộ và các tổ chức đoàn thể, của Khoa, của Bộ môn.
Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao
động của nhóm rất cao nên thông tin dành cho nhóm người này cần xúc tích,
cô đọng, đặc biệt là những thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các bản
tin nhanh mang tính chất tổng kết, dự báo, lượng thông tin diện rộng, khái
quát trên các lĩnh vực khoa học. Nhu cầu tài liệu của họ là tài liệu chỉ đạo của
Đảng và Nhà nước (văn kiện, chỉ thị, thông tư, nghị quyết, công báo), của các
bộ ban ngành có liên quan đến ngành nghề nhà trường đào tạo. Ngoài mục
đích quản lý lãnh đạo, cán bộ quản lý còn tham gia giảng dạy và nghiên cứu
khoa học. Nên họ cần cung cấp thêm thông tin có tính chất chuyên ngành.
Căn cứ vào phiếu điều tra nhu cầu tin, họ chủ yếu sử dụng bộ máy tra cứu
thông tin hiện đại (chiếm 70 %) bởi tra cứu nhanh và tiết kiệm thời gian.
1.5.2 Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, chuyên viên và cán
bộ nghiên cứu
Người dùng tin trong nhóm này chiếm khoảng 10 % và không ngừng

gia tăng theo tỷ lệ thuận với nhu cầu, quy mô và chất lượng đào tạo của nhà
trường[5]. Đây là lực lượng nòng cốt quyết định tới quá trình đào tạo và
nghiên cứu khoa học của Trường. Họ là những người có trình độ chuyên môn
và trình độ học vấn cao để chuyển giao tri thức khoa học đến cho sinh viên.
Họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của Trường, vừa là người dùng

19


tin, vừa là chủ thể tạo ra sản phẩm thông tin mới. Vì tham gia giảng dạy nên
nhu cầu thông tin của họ rất đa dạng phức tạp và có trọng điểm. Nhóm đối
tượng này không ngừng nâng cao trình độ, trao dồi kiến thức cho bản thân
nên phải thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và
chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy và nghiên cứu
công tác chuyên môn.
Thông tin cho nhóm người dùng tin này có tính chất chuyên sâu, vừa
có tính lý luận và thực tiễn, vừa có tính thời sự liên quan đến ngành khoa học
cơ bản và khoa học giáo dục. Và hình thức phục vụ thường là thông tin
chuyên đề thư mục chủ đề, tạp chí chuyên ngành, thông tin chọn lọc về khoa
học và công nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng như tạp chí khoa học kỹ
thuật nước ngoài, cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử. Những tài liệu này là cơ sở
để họ nghiên cứu để sản sinh thông tin mới (biên soạn giáo trình, bài giảng
phục vụ đào tạo).
Theo điều tra, nhóm người dùng tin này hướng tới sử dụng song song
cả bộ máy tra cứu thông tin truyền thống (chiếm 46.7 %) và bộ máy tra cứu
hiện đại (chiếm 53.3 %). Vì thế, đòi hỏi thư viện cần hoàn thiện bộ máy tra
cứu thông tin sao cho hợp lý và có hiệu quả.
1.5.3 Nhóm người dùng tin là sinh viên
Trong tất cả những nhóm người dùng tin thì nhóm người dùng tin này
chiếm tỷ lệ cao nhất (khoảng 85%) bao gồm sinh viên các khoá, các hệ đào

tạo và học viên cao học[5].
Đây là nhóm người dùng tin đông đảo và biến động nhất của Trường,
do yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nên nhu cầu dùng tin của họ rất phong
phú và đa dạng. Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên sử dụng thư
viện và phòng thí nghiệm là nơi học tập và nghiên cứu. Các phòng học của
thư viện cũng được bố trí theo nhu cầu của người sử dụng. Sinh viên 2 năm

20


đầu chủ yếu học giáo trình đại cương cơ bản tại phòng đọc giáo trình và sách
tham khảo, sinh viên 2 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách
tham khảo nâng cao và sử dụng cả sách ngoại văn.
Do nhiều giờ học trên lớp, thời gian tự nghiên cứu ít, tài liệu thiếu nên
ngoài thời gian lên giảng đường, họ đều dành thời gian đến thư viện. Hình
thức phục vụ cho họ thường là cung cấp thông tin phổ biến về tri thức khoa
học dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số luận án
luận văn... có tính chất cụ thể trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành
đào tạo. Nhóm đối tượng này chủ yếu sử dụng bộ máy tra cứu thông tin hiện
đại (chiếm 53.3 %). Ngoài ra, họ vẫn sử dụng thêm bộ máy tra cứu thông tin
truyền thống (chủ yếu là sử dụng mục lục chữ cái).
Tóm lại, sự phân chia nhóm người dùng tin ở đây chỉ là tương đối, bởi
mỗi cán bộ, giảng viên đều được coi là người lãnh đạo quản lý hay nghiên
cứu khoa học khi tham gia vào các hoạt động cụ thể. Với học viên cao học, ở
giảng đường họ là học viên. Tuy nhiên trong thực tế họ có thể là những đồng
nghiệp, cộng sự với giảng viên. Từ những đặc điểm của từng nhóm người
dùng tin như đã nêu trên, để làm tốt công tác phục vụ người dùng tin, thoả
mãn tất cả đối tượng người dùng tin chúng ta phải tiến hành xem xét và đánh
giá nhu cầu tin của họ.

21


Chƣơng 2:
THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG
2.1 Tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin
Bộ máy tra cứu thông tin (Refrence apparatus) là tập hợp các công cụ
và phương tiện cho phép tìm, cung cấp các tài liệu/ thông tin dữ kiện phù hợp
với diện đề tài bao quát của kho tra cứu tin [4].
Bộ máy tra cứu thông tin là cầu nối giữa người dùng tin và cán bộ
thông tin với vốn tài liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin có thể tìm
được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng thuận lợi, chính xác, thoả mãn
được nhu cầu tin của họ.
Tầm quan trọng của bộ máy tra cứu thông tin được thể hiện:
* Đối với cán bộ thƣ viện
- Nhờ có bộ máy tra cứu thông tin, người cán bộ thư viện có thể kiểm soát
được vốn tài liệu và nguồn lực thông tin mà thư viện có.
- Giúp cho người cán bộ thư viện vừa có cái nhìn đầy đủ và hệ thống vốn
tài liệu, vừa có được công cụ, các điểm truy cập để khai thác, tra cứu thông
tin, phục vụ các câu hỏi và các yêu cầu tin khác nhau của người đọc và người
dùng tin một cách dễ dàng, thuận lợi.
- Bộ máy tra cứu thông tin còn là cơ sở giúp cho người cán bộ thư viện có
thể định hướng trong công tác bổ sung, kiểm kê, tổ chức triển lãm, trưng bày
giới thiệu sách, tổ chức sản phẩm dịch vụ như biên soạn các bản thư mục,
thông báo sách mới… Và đặc biệt là biết được tình trạng kho để hồi cố, tu
sửa, phục chế tài liệu.

22

* Đối với ngƣời dùng tin
- Nhờ có bộ máy tra cứu thông tin, thông qua các loại mục lục và cơ sở dữ
liệu giúp người dùng tin có khả năng nắm bắt được các đặc trưng của vốn tài
liệu, nhận biết được những thông tin cụ thể về tài liệu.
- Đối với kho đóng, người dùng tin không được trực tiếp tiếp cận tới giá
sách, bộ máy tra cứu thông tin đã cung cấp cho người dùng tin những tấm
gương phản ánh vốn tài liệu có trong và ngoài thư viện.
- Bộ máy tra cứu thông tin có chức năng tập hợp các tài liệu theo những
tiêu chí nhất định. Do đó, người dùng tin có thể tra tìm chọn lọc tài liệu và
thông tin theo yêu cầu với nhiều dấu hiệu khác nhau phù hợp tối đa nhu cầu
của mình như: Tên tác giả, nhan đề tài liệu, chủ đề, lĩnh vực, môn ngành tri
thức hoặc một số yếu tố hình thức khác như: Thời gian xuất bản, nơi xuất bản,
nhà xuất bản, ngôn ngữ xuất bản, loại hình tài liệu...
- Bộ máy tra cứu thông tin còn góp phần định hướng giúp cho người dùng
tin đọc sách và sử dụng thư viện một cách có hiệu quả.
Như vậy: Bộ máy tra cứu thông tin không thể thiếu được ở bất cứ một
thư viện hay một trung tâm thông tin nào. Tất cả các thư viện thuộc loại hình
nào, là thư viện trung ương hay thư viện cơ sở, thư viện lớn hay thư viện nhỏ
nếu hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin và đi vào khai thác hiệu quả, đáp ứng
nhu cầu đa dạng nhóm bạn đọc thì đó là một thành công đáng ghi nhận. Bởi
lẽ, bộ máy tra cứu thông tin được coi là cầu nối trung gian giữa tài liệu và bạn
đọc, là tiêu chuẩn, là thước đo để đánh giá công tác nghiệp vụ, là phương tiện
tiếp cận với nguồn tài nguyên thông tin vô tận, là công cụ phổ biến thông tin,
là cẩm nang để bạn đọc thỏa sức tìm tài liệu và là chìa khóa vạn năng để bạn
đọc mở cánh cửa tri thức của nhân loại. Đây là yêu cầu cấp thiết đòi hỏi người
quản lý lãnh đạo các cơ quan thư viện nói chung và Thư viện Trường ĐHHV
nói riêng cần có định hướng chiến lược, sách lược để hoàn thiện.

23

Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV là sự kết hợp liên
kết bộ máy tra cứu thông tin truyền thống và hiện đại. Hai bộ máy tra cứu
cùng tồn tại và cùng hỗ trợ giúp thư viện thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ
của mình. Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV được thể
hiện thông qua sơ đồ sau:
BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG

Bộ máy tra cứu thông tin
hiện đại

Bộ máy tra cứu thông tin
truyền thống

Phần mềm thư viện
tích hợp ILIB
Hệ thống mục lục

Kho tài liệu tra cứu

Cơ sở dữ liệu
Mạng thông tin

Mục lục
chữ cái

Các vật mang tin
điện tử

Mục lục
phân loại

Hình 2. Sơ đồ bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường ĐHHV
2.2 Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống tại Thƣ viện Trƣờng ĐHHV
2.2.1.Hệ thống mục lục
Mục lục (catalog) là một danh mục các tài liệu có trong cơ quan thông
tin thư viện, được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm phản ánh tính đặc
trưng của vốn tài liệu [7, tr.14].
Mục lục là tập hợp các phích mô tả thư mục, các biểu ghi về các ấn
phẩm, các tài liệu khác có trong kho của thư viện hoặc một nhóm các thư viện

24