tìm hiểu về phong cách đàm phán của thương nhân nhật bản và những lưu ý của thương nhân việt nam khi đàm phán thương mại với nhật bản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
--------------

-------------

BÀI TIỂU LUẬN
Đề tài: Tìm hiểu về phong cách đàm phán của

thương nhân Nhật Bản và những lưu ý của
thương nhân Việt Nam khi đàm phán thương mại
với Nhật Bản

Lớp: K51-KDQT
Giáo viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Cương
Sinh viên thực hiện:

Nhóm 1

Quảng Ninh 2015


DANH SÁCH NHĨM:
STT
1
2
3
4
5
6
7

8

i

HỌ VÀ TÊN
Nguyễn Thị Lan Anh
Nguyễn Hồnh Cảnh
Lê Thị Linh
Lê Thị Phúc Linh
Nguyễn Phương Nam
Trương Thị Phượng
Bùi Văn Thành
Bùi Thị Thủy

MSSV
1210513021
1210513087
1210513042
1215513056
1210513044
1210513099
1215513059
1210513101


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................... 1
I. Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản .......................... 2
1. Những nét tính chất chung của người Nhật Bản ảnh hưởng đến đàm
phán 2

Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản .......................... 8

2.

II. Các lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán với thương
nhân Nhật Bản ........................................................................................ 10
1.

Chuẩn bị....................................................................................... 10

2.

Mở đầu cuộc đàm phán ................................................................ 12

3.

Trong khi đàm phán ..................................................................... 12

4.

Kết thúc đàm phán ....................................................................... 16

5.

Những lưu ý khác ......................................................................... 17

LỜI KẾT................................................................................................. 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................... 22

ii

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nhiều năm qua, Nhật Bản là một trong những đối tác lớn của Việt
Nam về đầu tư, xuất nhập khẩu…. Sự gia tăng làn sóng đầu tư từ Nhật Bản
vào Việt Nam dẫn đến việc ngày càng có nhiều doanh nghiệp Việt Nam tiến
hành kinh doanh với các đối tác Nhật Bản. Điều này đặt ra một nhu cầu rất
lớn về việc đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam với các thương nhân
Nhật Bản.
Tuy vậy, việc hội nhập quốc tế chỉ diễn ra một cách phổ biến trong vài
năm gần đây, nên việc thiếu các kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ về đàm
phán của doanh nghiệp Việt Nam đối với các thương nhân trên thế giới nói
chung và thương nhân Nhật Bản nói riêng là điều khơng thể tránh khỏi. Do
đó, để góp phần bổ sung kiến thức lẫn kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt
Nam khi đàm phán với thương nhân Nhật Bản, vận dụng kiến thức môn Đàm
phán thương mại quốc tế vào thực tiễn, nhóm 1 xin chọn nghiên cứu đề tài:
“Tìm hiểu về phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản và
những lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán thương mại với
Nhật Bản”.
Việc đàm phán với thương nhân Nhật Bản có thể được tiến hành bằng
nhiều cách như bằng email, điện thoại… Nhưng trong khuôn khổ của bài
nghiên cứu này, nhóm 1 chỉ tập trung vào phương thức đàm phán gặp mặt
trực tiếp.
Đề tài nghiên cứu được chia thành 2 phần chính:
Phần 1: Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản.
Phần 2: Những lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán thương
mại với thương nhân Nhật Bản.
Do tính chất phức tạp của đề tài cũng với kiến thức thực tế còn hạn chế
nên trong quá trình nghiên cứu nhóm 1 khơng thể tránh khỏi các thiếu sót, vì
vậy nhóm rất mong muốn có được sự góp ý của quý giảng viên và các đồng

học để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 1


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

I. Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản
1. Những nét tính chất chung của người Nhật Bản ảnh hưởng đến đàm
phán
Nhật Bản – Một đất nước vốn dĩ nghèo nàn về tài nguyên, có nhiều
thiên tai, kinh tế chủ yếu là nông – ngư nghiệp và sự ảnh hưởng của Tam
Giáo Đồng nguyên du nhập nên người Nhật Bản coi trọng: Tinh thần tập
thể - Hài hòa thiên nhân địa – Đề cao sự hợp lí – Sự ứng xử theo thứ tự
coi trọng lễ, tín, nghĩa, trí, nhân. Xã hội Nhật Bản tự biết mình thiếu rất
nhiều các điều kiện nhưng cần phải khẳng định mình, nên có khuynh
hướng du nhập và cải hóa những gì du nhập vào để chúng biến thành
kiểu Nhật Bản. Bởi vậy Văn hóa Nhật Bản có sự giao thoa đỉnh cao các
yếu tố Tây- Đơng-Nhật Bản.
Chính vì nền văn hóa đa dạng và phức tạp này mà trong giao tiếp
truyền thống của người Nhật có những quy tắc, lễ nghi mà mọi người
đều phải tuân theo tùy thuộc vào địa vị xã hội, mối quan hệ xã hội của
từng người tham gia giao tiếp.
Những nghi thức ứng xử thường ngày của người Nhật:

Những biểu hiện đầu tiên trong quá trình giao tiếp của người Nhật là
thực hiện những nghi thức chào hỏi. Tất cả các lời chào của người Nhật
bao giờ cũng phải cúi mình và kiểu cúi chào như thế nào phụ thuộc vào
địa vị và mối quan hệ của mỗi người. Một quy tắc bất thành văn là “người
dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước. Người lớn tuổi là
“người trên” của người ít tuổi, nam là “người trên” đối với nữ, thầy là
“người trên” (không phân biệt tuổi tác, hoàn cảnh), khách là” người
trên”…. Người Nhật sử dụng 3 kiểu cúi chào sau:

Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất
biểu hiện sự kính trọng sâu sắc. Kiểu này thường được sử dụng trước bàn
thờ trong các đền của Thần đạo, trong các chùa của Phật giáo, trước Quốc
kỳ và trước Thiên Hoàng.

Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và
giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt
hai tay xuống sàn, lịng bàn tay úp sấp cách nhau 10 -20 cm, đầu cúi thấp
cách sàn nhà 10-15 cm.

Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng 1 giây,
hai tay để bên hơng.
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 2


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

Người Nhật thường chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu
thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật
cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn
tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này sang thế hệ khác cho đến
tận ngày nay.
Sự thể hiện tính cách của người Nhật trong giao tiếp:
Thường ngày, khi gặp gỡ nhau, sau những cái cúi chào, người Nhật
còn có những biểu hiện tính cách phức tạp, chúng ta nên tìm hiểu để tránh
làm mất lịng họ. Những tính cách trong giao tiếp được thể hiện như sau:

Gương mặt: Một cái nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu lại là dấu
hiệu quan tâm hay thích thú. Cặp mắt mơ màng, dính vào một điểm sau
lưng người khác hoặc lõng trên các vật, sẽ nói lên sự phiền muộn, bực
mình. Nếu bạn nói mà anh ta vẫn nhìn sang một bên để tránh cái nhìn
của bạn, anh ta đang che dấu tình cảm của mình. Sự nhăn mặt là dấu hiệu
của sự khó chịu và biến động dữ dội của tính khí. Hãy đổi hướng hoặc
làm cho khách hàng nói bằng một câu hỏi thích hợp.

Cánh tay: Nếu bạn đang nói mà khách hàng bất chợt khoanh tay
lại thì nghĩa là có một sự phật ý nho nhỏ. Nếu cánh tay chắp lại phía sau
biểu thị ý muốn chi phối hay một hiện tượng căng thẳng. Ở tư thế ngồi,
các cùi chỏ đưa về sau, thân người trong tư thế sẵn sàng lao tới là một sự
phản đối thẳng thắn của khách hàng. Bạn cần phải phát hiện sớm.

Bàn tay: Bàn tay xòe ra, thư giãn và thoải mái là điều thuận lợi
nhất. Nắm tay siết lại, các bàn tay chéo nhau có thể là phản ứng tiêu cực
mà bạn nên lưu ý. Nếu bàn tay để trước miệng khi nói, kéo tai hay để sau
tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi là những chỉ dẫn của sự nghi ngờ. Khi
tay cào đầu, cầm một vật đưa lên miệng, đưa ra sau gáy thì phần trình

bày của bạn khơng chắc chắn.

Thân người: Nếu ngồi thẳng và hơi nghiêng về phía trước, tất
cả đều ổn. Ngược lại, lui về phía sau thì có sự phản đối. Nếu thân nằm
gọn trong ghế bành, người khách hàng hoàn toàn chán nản. Bạn sẽ bị
xem như là người thương gia thiếu may mắn và thiếu khả năng.

Giao tiếp bằng mắt: Người Nhật thường tránh nhìn trực diện
vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào vật trung gian như: caravat,
một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa…, hoặc họ cúi đầu xuống và nhìn
sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối diện (đặc biệt

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 3


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

là người mới quen hoặc có chức vụ cao hơn bạn) thì bị xem là thiếu lịch
sự, khiếm nhã và không đúng mực.

Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và
quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để
giao tiếp và họ rằng nói ít thì tốt hơn nói q nhiều. Trong buổi thương
thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói là
quyết định sau cùng. Im lặng cũng là cách không muốn làm mất lịng

người khác.

Bất kì lời nói, cử chỉ nào của người Nhật cũng điều lịch thiệp,
nhã nhặn. Họ không bao giờ nói “Khơng” và khơng cho đối phương biết
rằng họ khơng hiểu. Lời nói “Vâng” (Yes) của họ có thể có nghĩa là
“Khơng” nếu đi kèm với cụm từ: “We will think about it”, “We will see”,
hoặc “Perhaps”. Bạn có thể mất ba lần gặp gỡ và có khi một năm để mối
quan hệ kinh doanh với họ được trở thành chính thức. Nếu cảm thấy bất
đồng hoặc khơng thể làm theo những yêu cầu của người khác, họ thường
nói “Điều này khó”. Người Nhật có ý thức tự trọng cao, họ luôn tránh trở
thành kẻ lố bịch, không đúng mực, khiếm nhã khi giao tiếp.

Người Nhật rất chú trọng tạo cảm giác dễ chịu cho người đối
thoại. Họ không bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc
riêng của mình, cho dù họ đang gặp chuyện đau buồn, nhưng họ vẫn mỉm
cười với người đang giao tiếp.
Đối với việc tặng quà cho người Nhật, cần phải lưu ý một số vấn đề:
Giống với người Việt, người Nhật rất thích quà vào các dịp lễ - Tết,
các dịp có tin vui, thăng quan tiến chức….Với họ, việc tặng tiền bị xem
là thô lỗ; tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ
em trong năm mới. Người Nhật rất chú trọng đến nghệ thuật gói q bởi
người Nhật rất thích những thứ có hình thức đẹp, trơng sạch sẽ và thể
hiện được sự tơn trọng của người tặng. Sống trong mơi trường có thu
nhập cao nên người Nhật Bản có thói quen địi hỏi cao về chất lượng một
món đồ ngay từ vẻ ngồi bắt mắt của nó. Một số vấn đề nên lưu ý khi
tặng quà:

Những người có quan hệ làm ăn chặt chẽ với Nhật, chắc hẳn
phải biết ở Nhật Bản các loại quà tặng được bán chạy nhất nhì thế giới.
Người Nhật thích tặng q nhưng khơng thích người được tặng mở q

đó ngay trước mặt mình. Vì họ xem đó là việc mất lịch sự và thiếu tơn
trọng. Nếu người Nhật được tặng q thì họ cũng sẽ khơng làm thế.
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 4


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015


Việc gói quà đối với người Nhật là cả một nghệ thuật, một món
quà được gói bọc cận thận sẽ tạo được thiện cảm với người Nhật. Khi
tặng quà, bạn không nên tặng q có số lượng là 4,9. Bạn khơng nên tặng
những vật nhọn, trà uống, những vật có màu tím hoặc xanh lá cây; vì đối
với họ những thứ này trượng trưng cho sự đau buồn và không may mắn.

Đặc biệt, một món quà tặng có ý nghĩa nhất đối với người Nhật
là một bức ảnh chụp về họ. Khác với người Châu Âu, khi đi du lịch, chỉ
thích xách máy ảnh chụp phong cảnh, cịn người Nhật chỉ thích chụp ảnh
có chính mình trong đó. Bởi vậy khi đi tham quan một nơi nào đó mà lúc
về họ được tặng một bức ảnh chụp của họ trong tư thế tự nhiên thì khơng
cịn gì bằng. Các thương nhân Nhật thích chụp hình trong các buổi hội
đàm, nhất là dưới hình Quốc huy, Quốc kỳ và lãnh tụ các nước sở tại.
Những tính cách đối với cơng việc của người Nhật:

Trong cuộc sống hằng ngày, người Nhật cực kì cẩn thận. Họ
nghiêm túc và cận trọng trong từng việc nhỏ nhất. Làm việc gì thì bao

giờ cũng kiểm tra trước khi làm, kiểm tra trong khi làm và kiểm tra sau
khi làm xong. Chính vì cẩn thận như vậy mà chất lượng hàng Nhật ln
đứng đầu thế giới. Tính cách cẩn thận đó cũng được người Nhật áp dụng
vào cơng việc của mình. Ngoại trừ những dịp vui chơi là cho người Nhật
cười thả sức, những nhân viên Nhật thường không diễn tả cảm xúc vui
đùa trên khuôn mặt, thay vào đó là một khn mặt nghiêm khắc. Đặc biệt
trong các cuộc họp, họ nói nhỏ, giọng nói rất cẩn trọng, và thường nhắm
mắt khi chú ý gần tới người nói. Thói quen này với người nước ngồi thể
hiện dấu hiệu của sự khó chịu.

Trong cơng việc trước khi thực hiện làm một việc gì, người
Nhật chuẩn bị rất kỹ lưỡng và chu đáo. Cơng tác chuẩn bị đó được thực
hiện sớm, kỹ lưỡng và chu đáo đến mức đáng kinh ngạc.
Người Nhật cịn có tính chủ động trong cơng việc, đây là một trong
những khẩu quyết mà người Nhật ln ghi nhớ. Tính chủ động này có
tên gọi là HoRenSo, viết tắt của 3 chữ: Hokoku nghĩa là báo cáo, Renraku
nghĩa là trao đổi, Sodan nghĩa là hỏi ý kiến. Thực hiện công việc, phải
báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi và bàn bạc với đồng
nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định
làm gì đó.
Một khẩu quyết nữa mà người Nhật áp dụng thành công là 3S. Để có
mơi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, người Nhật
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 5


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

làm 3 việc đơn giản sau: Seiri: Sàng lọc, chỉ giữ thứ mình cần, vứt bỏ vật
dụng dư thừa, khơng cần thiết; Seiton: sắp xếp, sắp xếp mọi thứ sao cho
khi cần là có ngay để dùng, khơng mất thời gian tìm kiếm; Seiso: lau
chùi, don dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên. Đối với họ: bàn ghế,
máy móc, vật dụng phải gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp mới làm tăng hiệu
suất làm việc.
Người Nhật ln tìm tịi, sáng tạo và liên tục cải tiến, đó là chìa khóa
đem lại thành cơng cho kinh tế Nhật Bản. Liên tục cải tiến, liên tục sáng
tạo để nâng cao năng suất, chất lượng và giảm thiểu chi phí. Họ có tư
tưởng chống lại những cách nghĩ và làm việc theo lối mịn, trì trệ, kìm
hãm sự phát triển.
Vì những tính cách nghiêm túc, làm việc có quy tắc trên nên người
Nhật rất trọng chữ “Tín”, các phép xã giao và giữ lời hứa dù là những
việc nhỏ nhất, họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên. Nếu vơ
tình khơng thực hiện lời đã hứa thì bạn cần xin lỗi ngay dù với lý do gì.
Việc giải thích lý do nên được đặt sau và thực hiện hết sức khéo léo và
những thời điểm phù hợp.
Tác phong công nghiệp của người Nhật
Yêu cầu về đúng giờ cũng là một vấn đề trong giao tiếp với người
Nhật mà người Việt hay mắc phải bởi đúng giờ hẹn là bạn đã thực hiện
lời hứa. Người Nhật rất đúng giờ, họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút.
Họ sẽ cảm thấy khó chịu khi phải đợi và rất mất cảm tình với người sai
hẹn. Nếu là người đi tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh thì sẽ khó có cơ
hội thứ hai gặp lại. Vì thế, trong mọi cuộc hẹn, hãy sắp xếp để luôn đúng
giờ và cần nhớ rằng không lý do nào là thỏa đáng cho việc trễ hẹn.
Người Nhật còn quan trọng trong việc đúng hạn đã định trong kinh
doanh. Hạn đã định là không thay đổi với bất cứ lý do gì. Sở dĩ thời gian
khơng thể thay đổi là vì người Nhật đã lập kế hoạch và chuẩn bị mọi việc

để thực hiện sau mốc thời gian đó.
Do vậy công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian, nhân lực là quan
trọng nhất. Với người Nhật, không chỉ có khái niệm trễ hạn, vì hạn đã
định, phải bằng mọi giá hồn thành cơng việc đúng tiến độ. Trễ hạn đồng
nghĩa với việc không thể hợp tác với nhau được nữa.
Giao thiệp rất quan trọng với người Nhật, nó thường đề cập đến những
mối quan hệ mới, đặc điểm chung của những nhà kinh doanh Nhật là khả
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 6


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

năng thích ứng cao trong các cuộc đàm phán. Và đặc biệt khả năng diễn
thuyết của họ rất tốt nên dễ chiếm thiện cảm của đối tác, thành công dành
được hợp đồng cũng chiếm tỷ lệ cao. Làm quen, giao tiếp với những
người có thanh thế, địa vị là khía cạnh mà người Nhật rất quan tâm để có
thêm nhiều cơ hội làm ăn mới. Do đó mối quan hệ được người Nhật đặt
lên hàng đầu.
Người Nhật coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm
việc chung với người Nhật, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián
tiếp hoặc trực tiếp. Gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn
rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Người Nhật đưa việc làm quen
và tạo dựng các mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị
của chúng. Nhiều người trong chúng ta thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian
khi giữ liên lạc với người khác. Chúng ta thường hạn chế việc giữ liên

lạc nhưng điều đó thể hiện sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ. Hãy
noi gương người Nhật bằng cách quan tâm hơn tới việc luôn” giữ ấm”
cho mọi mối quan hệ công việc của bạn.
Người Nhật còn nâng cao tinh thần bằng các khẩu hiệu. Rất nhiều
doanh nghiệp của Nhật bắt đầu ngày làm việc của họ với một buổi sáng
tập hợp nâng cao tinh thần hăng hái làm việc, những công nhân thường
xuyên xếp hàng và đồng hô to khẩu hiệu của cơng ty. Đó là một cách gây
cảm hứng hăng hái, tạo động lực và tạo lịng trung thành trong cơng việc.
Và điều này giúp cho mục tiêu của công ty ln được giữ vững trong tâm
trí của mỗi người.
Nhìn chung, tuy vẻ bề ngồi có phần nghiêm khắc nhưng người Nhật
rất thân thiện và nhanh chóng kết bạn. Hãy thử tìm và kết bạn với họ,
bạn sẽ khơng khỏi ngạc nhiên khi người bạn Nhật sẵn sàng chi trả tất cả
trong ngày đi chơi mà họ rủ, tặng bạn một món q khi bạn tặng họ, ln
tìm cách để bạn thoải mái và bắt chuyện rất nhanh với một người xa lạ
trong đồn, nhóm. Người Nhật thật sự rất lịch thiệp trong giao tiếp, họ
làm việc rất chăm chỉ và có lẽ cũng bởi những đức tính đó nên mới có
nước Nhật đứng thứ 3 thế giới về kinh tế cũng như tầm ảnh hưởng văn
hóa rộng rãi.
Nhu cầu vui chơi, giải trí của người Nhật
Sau thời gian bận rộn, làm hết mình vì cơng việc, người Nhật bỏ qua
những nguyên tắc cứng nhắc mà trở về với cuộc sống. Để giảm bớt sự
căng thẳng và mệt mỏi trong công việc, họ tìm đến những hình thức giải
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 7


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

trí, giải tỏa stress sau một ngày làm việc vất vả. Phương châm của người
Nhật là “Làm hết mình, chơi hết mình”.
Những nhà kinh doanh của Nhật đều sẵn sàng “xả hơi” cho mình tới
các quán bar sau những giờ làm việc. Nếu nơi làm việc của họ quá cứng
nhắc và lễ nghi, thì những người kinh doanh Nhật sẽ ghé tới giải thốt
tính cách hà khắc mang từ cơng ty về. Một sở thích được ưa chuộng là
tới các quán bar, karaoke, nơi mọi người có thể thả sức hát tới tận nửa
đêm, thậm chí tới lúc giọng khơng cịn để mà hát. Bên cách các địa điểm
vui chơi giải trí để cân bằng với công việc, các câu lạc bộ khiêu vũ, hộp
đêm còn là nơi những người cộng sự, đồng nghiệp chia sẻ thơng tin, kí
kết giao kèo để tăng cường mối quan hệ gắn bó lẫn nhau.
2. Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản
Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc
Như tìm hiểu ở trên, chúng ta đã biết tính cách chung của người Nhật
Bản có ảnh hưởng lớn tới phong cách đàm phán của Nhật Bản trong giao
dịch thương mại. Xã hội Nhật Bản là một xã hội chính thống, ý thức đẳng
cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong
quan hệ. Điều này, cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại
thương, người Nhật ln tỏ ra lịch lãm, ơn hịa, khơng làm mất lịng đối
phương, nhưng phía sau những biểu hiện đó lại là phong cách đàm phán
đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại” điển hình của người Nhật.
Sự tơn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc được thể hiện:

Họ luôn tôn trọng cách ứng xử qua điện thoại.

Việc đúng giờ, đúng hẹn với đối tác, tuyệt đối không để đối tác
chờ là một nguyên tắc bất di bất dịch.


Sự coi trọng hình thức được coi là một nét văn hoá của Nhật
Bản.

Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại.
Trong cuộc sống, chúng ta ln gặp phải các tình huống dẫn đến việc
đàm phán, nhất là trong kinh doanh thì càng không thể tránh. Dù các
cuộc đàm phán xảy ra thường xuyên hàng ngày như vậy nhưng để có thể
đạt được kết quả tốt thi quả thật không đơn giản. Trên thực tế người ta
đã vạch ra rất nhiều chiến lược đàm phán trong giao dịch ngoại thương
để nhằm đạt được kết quả như mong muốn nhưng tựu chung lại các chiến

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 8


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

lược này cũng được dựa trên ba chiến lược cơ bản mà người Nhật hay áp
dụng:
 Chiến lược đàm phán kiểu cứng
 Chiến lược đàm phán kiểu mềm
 Chiến lược đàm phán có ngun tắc
Đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh thắng bại, có
thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu cứng là chủ yếu. Đàm phán
kiểu cứng được hiểu là: Những người sử dụng chiến lược này thường coi

bất kỳ tình huống nào cũng như một cuộc đọ sức mà ở đó kẻ mạnh sẽ
chiến thắng bằng mọi cách. Họ muốn giành phần thắng nhưng điều mà
họ thường nhận được cũng lại là một thái độ cứng rắn không kém của
đối phương làm cho họ mệt mỏi và quan hệ giữa hai bên bị xấu đi.
Nhưng với Nhật Bản, họ đưa ra yêu cầu vừa phải đảm bảo thắng lợi
nhưng cũng phải đảm bảo lễ nghi lịch sự, chính lễ nghi này đã giúp họ
thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh
với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo
léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề đó.
Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp
Đặc biệt, người Nhật khơng thích tranh luận chính diện với đối thủ khi
đàm phán. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận
thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ tránh xung đột bằng cách
thỏa hiệp, co cụm và khơng áp dụng hành động.
Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán
Thao túng nhật trình của đối tác trước khi bước vào đàm phán, họ ln
có thói quen tìm hiểu tình hình của đối phương. Họ ln quan niệm
“trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không
phải “ngồi vào bàn đàm phán trước rồi mới làm rõ đó là ai”. Người Nhật
Bản rất cẩn thận, tỉ mỉ nên việc tìm hiểu về đối tác là một phần cơng việc
khơng thể thiếu. Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh
doanh như thế nào, là ai, lĩnh vực hoạt động kinh doanh là gì, đối thủ
cạnh tranh với họ là ai, tất cả thông tin về họ là rất quan trọng cho mối
quan hệ kinh doanh với họ.
Thao túng nhật trình của đối tác
Đối với các doanh nghiệp nước ngồi khi sang Nhật đàm phán thì
doanh nghiệp Nhật ln tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 9

Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay khơng của các
doanh nghiệp nước ngồi mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi.
Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, và trong đàm phán, họ rất
khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác,
khiến cho đối phương đàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, cịn
họ thì thủng thẳng thả mồi buông câu với tư thế một người chiến thắng.
Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng.
Bất cứ một người đàm phán nào trong lịng nói chung cũng có một sự
tính tốn là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì
đó. Người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng
mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa hiệp.
Vai trò của những bữa tiệc kinh doanh
Khơng những người Nhật kí kết hợp đồng trong những nơi vui chơi
giải trí, người Nhật cịn có nghệ thuật chiêu đãi khách qua các bữa ăn.
Ăn uống là thông lệ chung của các doanh nhân, sự tương tác của hai phía
trong bữa tiệc cịn quan trọng hơn thức ăn. Không nên mang vợ đến
những buổi tiệc này, chủ tiệc người Nhật thường là đàn ông và họ không
bao giờ mang phu nhân theo. Người Nhật vẫn trọng nam hơn nữ, nên
chúng ta ít gặp những đối tác kinh doanh là nữ. Các buổi tiệc chiêu đãi
thường vào buổi tối và có rất nhiều thức ăn, rượu uống thoải mái, đây là
lúc họ nói lên cảm xúc thật của mình. Việc đổ nước trực tiếp lên cơm bị
xem là bất thường. Người ta ít khi tự rót rượu cho mình trong các cuộc
giao tiếp. Thơng thường, một người sẽ rót rượu cho người đi cùng và

ngược lại người bạn sẽ rót rượu cho người đó. Tuy nhiên nếu một trong
hai người đang uống rượu từ trong chai và người kia uống từ ly thì bạn
có thể tự rót rượu, nếu không sẽ phải chờ rất lâu.
II. Các lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán với thương
nhân Nhật Bản
1. Chuẩn bị
Chuẩn bị tài liệu, thông tin về đối tác
Nhà đàm phán Việt nam cần chuẩn bị kỹ những kiến thức về đất nước,
con người Nhật Bản, về cộng đồng kinh doanh (các tập đoàn hàng đầu
của Nhật Bản), công ty đối tác cùng các nhân vật chủ chốt của công ty,
về những kinh nghiệm làm ăn chung…. Các thơng tin này có thể tham
khảo tại cơng ty Xúc tiến thương mại Nhật Bản (JETRO) tại Việt Nam
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 10


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

Ban đầu, đối với thương gia nước ngoài đầu tiên làm ăn, người Nhật
Bản thường thông qua mạng lưới thông tin của mình tìm hiểu mọi tình
hình của đối phương. Trước khi đàm phán chính thức, người Nhật Bản
có thể mời đối tác dùng tiệc hoặc tham dự dạ hội, mục đích là để tiếp cận
và thăm dị, tìm hiểu cá tính và độ tin cậy của đối tác. Sau đó, họ thơng
qua người liên lạc u cầu cơng ty nước ngồi qua kiến nghị. Do đó, phía
Việt Nam nên thiết lập mối quan hệ tốt với người liên lạc này.
Chuẩn bị về không gian, thời gian

Một số chuyên gia cho rằng, thương nhân Nhật Bản thích tổ chức cuộc
gặp gỡ đầu tiên tại các buổi tiệc, buổi dạ hội, hay tại nhà hàng. Nên gọi
điện thoại trước một cuộc gặp mặt hay nhờ một người trung gian nếu hai
bên chưa từng gặp mặt nhau.
Thương nhân Nhật rất coi trọng sự đúng giờ, định nghĩa đúng giờ của
người Nhật là bạn phải có mặt trước giờ hẹn từ 5 đến 15 phút. Vì vậy,
lên kế hoạch kỹ lưỡng về thời gian là việc tối cần thiết trong các cuộc
hẹn. Khi thu xếp các cuộc hẹn, các doanh nhân cần quan tâm đến các vấn
đề làm trễ hẹn như kẹt xe hay các cuộc hẹn bất ngờ. Nếu bạn đến cuộc
hẹn muộn, người Nhật Bản sẽ cảm thấy bạn không tôn trọng họ. Trong
trường hợp bạn đến trễ mà khơng có cách nào xoay sở được, hãy thông
báo trước cho bên kia để họ chủ động công việc, không phải đợi chờ và
lãng phí thời gian.
Giờ làm việc của người Nhật thường từ 9h sáng đến 5h chiều, từ thứ
2 đến thứ 7. Chủ nhật được nghỉ cả ngày. Bên cạnh kỳ nghỉ dịp năm mới,
thì kỳ nghỉ lễ của các doanh nhân Nhật là vào tháng 5, họ gọi đây là
“Tuần lễ Vàng” – tuần lễ cầu cho quốc thái dân an. Họ được nghỉ từ 4
đến 7 ngày. Ngồi ra cịn có kỳ nghỉ vào tháng 8, được gọi là “Tuần lễ
Obon” – Lễ Vu Lan, diễn ra trong 3 ngày. Do đó, đối tác Việt Nam cũng
lưu ý nên tránh lên lịch hẹn gặp mặt vào thời gian này trong năm.
Chuẩn bị về đội ngũ tham gia đàm phán
Đội ngũ đàm phán phía Việt Nam nên có một chun gia am hiểu về
tiếng Nhật hay một phiên dịch viên trong trường hợp các cuộc đàm phán
diễn ra ở Nhật Bản. Đồng thời, đàm phán nên bao gồm các chuyên gia
kỹ thuật và những người hỗ trợ khác để tránh lép vế trước đối tác Nhật
Bản.

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 11

Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

Xã hội Nhật Bản được biết đến như là một xã hội chính thống, coi
trọng người lớn tuổi và ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải
có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ không chỉ trong gia đình mà
cịn trong các mối quan hệ xã hội. Điều này cũng được thể hiện trong
đàm phán giao dịch ngoại thương. Vì vậy, họ có xu hướng đánh giá một
người dựa vào tuổi tác, trình độ học vấn, cấp bậc hiện tại trong cơng ty.
Đối tác cần có hiểu biết về văn hóa Nhật Bản để có thể giao tiếp dễ dàng
với phái đoàn Nhật Bản cũng như giành được sự tin tưởng và tôn trọng
trong từng giai đoạn đàm phán.
2. Mở đầu cuộc đàm phán
Người Nhật luôn quan niệm: “Trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới
ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi
mới làm rõ đó là ai”. Do dó, để thành cơng, doanh nhận Việt Nam phải
phát triển được mối quan hệ tin tưởng với các đối tác của mình. Bên cạnh
đó, họ rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu
đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc
biệt là nếu vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng
đặc biệt với đối tác). Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân
là vô cùng quan trọng. Người Nhật Bản bỏ thời gian ra để giao tiếp cơng
việc làm ăn và coi đó là một phần của quá trình phát triển mối quan hệ
giữa các bên và duy trì các hợp đồng kinh doanh hay mối làm ăn.
Người phương Tây luôn trao đổi quan điểm với nhau ngay buổi gặp
gỡ đầu tiên, điều này đối với người Nhật lại là khá nguy hiểm. Khi gặp

gỡ như vậy, người Nhật ln đại điện cho một nhóm người, vì vậy họ
khơng thể thơng báo hay trị chuyện bất cứ điều gì nếu như chưa tham
khảo ý kiến. Người Nhật tỏ ra khá lo lắng khi gặp gỡ những người mới.
Việc trao đổi card visit là việc quen thuộc trong các buổi gặp mặt ở Nhật,
nhưng không phải tất cả thơng tin đều nằm ở đó nếu khơng tìm hiểu về
họ trước. Ngoài ra, người Nhật rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm
việc với khách Nhật, cần phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và
thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường.
3. Trong khi đàm phán
Cử chỉ điệu bộ
Người Nhật thường cười mỉm. Há miệng quá rộng được xem là thô lỗ,
vì vậy họ thường che miệng khi cười, khi biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ
vực. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 12


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

rối hoặc khó chịu, và có thể khơng mang nghĩa là họ đang vui. Đối tác
người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đây không
phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó như là biếu
hiện của sự khơn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy, cần phải có thái
độ ôn hòa, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực
dọc, nóng nảy. Điều này có thế mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.
Tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng trong việc gặp gỡ tiếp xúc.

Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về
phía trước một chút đế tỏ ra tơn kính người lớn tuổi.
Cách diễn đạt và ngôn ngữ
Những lời giới thiệu thái q sẽ khơng gây được ấn tượng tốt. Ngồi
ra, thương nhân Việt Nam trên bàn đàm phán với người Nhật nên tập sử
dụng những từ và cụm từ như “chất lượng”, “cơng việc theo nhóm”,
“danh dự”, “sự hài hịa”, “khơng thành vấn đề”, và “những lựa chọn
khác”. Thay thế cho việc sử dụng những từ ngữ nhạy cảm và thiếu lịch
sự như “No” (không) một cách thẳng thắn. Thương nhân Việt Nam có
thể lựa chọn cách diễn đạt khác: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác”
hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”. Người Nhật ít khi nói thằng là
“Không”, tiếng “không” được xem là thô lỗ. Cũng vì vậy người Nhật ít
khi nói thẳng ý kiên của mình vì sự bộc trực có thể đem lại sự khó chịu
hay thách thức. Có những cách nói “khơng” như sau: “khó q”, “Chúng
tối rất muốn, nhưng... “Tơi sẽ cố gắng, nhưng...”. Do đó, nên dùng lối
gián tiếp khi nói “không” để tránh đối đầu hay xúc phạm đến người đối
thoại. Ngược lại, khi thương nhân Nhật Bản nói “Hai” (giống như “Yes”
trong tiếng Anh) thì khơng phải là họ đồng ý hay chấp nhận. Đó chỉ có
nghĩa là: tơi đã nghe ơng (bà) nói. Nhiều trường hợp thương nhân Việt
Nam nhầm lẫn một cách đáng tiếc ở những từ ngữ thông dụng này.
Học cách im lặng và cách chấp nhận sự im lặng trong 30 giây hoặc
lâu hơn
Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người
Nhật nghiền ngẫm những gì đối tác nói và đưa ra các câu hỏi. Thương
nhân Việt Nam không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong
đàm thoại hay tìm cách phá tan sự im lặng trong lúc nói chuyện. Cần
phải hiểu rằng, khác với chúng ta, sự im lặng có nghĩa là đối tác người
Nhật đang suy nghĩ một cách nghiệm chỉnh về vấn đề đang bàn bạc và
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 13


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

sẵn sàng đưa ra ý kiến hoặc quan điểm của mình sau khoảng thời gian
im lặng đó.
Cách xưng hơ với đối tác
Hãy gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp.
Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hóa lâu đời của mình, người Nhật
dựa vào danh thiếp đế gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì
họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều
họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50
âm cơ bản, khiến khi nói chuyện dễ gặp các từ đồng âm khác nghĩa. Ví
dụ: Sasaki có thể đại diện cho 9 họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại
diện 12 họ....
Sự tập trung chú ý vào đối tác
Không nên tập trung tất cả sự chú ý vào người phiên dịch trong nhóm
người Nhật, vì thường người này là một người trẻ tuổi và có ít ảnh hưởng.
Cách tốt nhất là để ý xem bằng tiếng Nhật, phía họ tỏ thái độ kính nể đối
với người nào. Thơng thường người có tuổi nhất chính là người quan
trọng nhất.
Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt của nhau, vì cử chỉ như
vậy được coi là tỏ vẻ hăm dọa. Ngồi ra, những người trẻ ít khi dám nhìn
thắng vào mắt mà họ thường nhìn cúi xuống dưới, đầu hơi cúi xuống để
tỏ ra tơn kính. Do đó khơng nên tin rằng cử chỉ như vậy là thiếu tin cậy,
thiếu trung thực hay khơng thành thật, đó chỉ là một nét văn hóa của

người Nhật và thương nhân Việt Nam nên tập quen với điều này để tránh
những suy nghĩ bất đồng văn hóa.
Khi phát biểu trong đàm phán
Nên duy trì thái độ yên lặng, từ tốn và lịch sự. Giữ nét mặt bình thản
là điểm quan trọng. Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và
vị trí trong xã hội của người Nhật thể hiện ở khái niệm này. Khi một
người đánh mất sự bình tĩnh hay lúng túng, điều đó là thảm họa cho cuộc
đàm phán.
Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Do đó
người Nhật cảm thấy khó khăn khi đàm phán thương lượng với người
nước ngồi có vẻ nhỏ tuổi hơn và thiếu lịch lãm hơn. Nếu bạn gặp phải
trường hợp trên, hãy nỗ lực tạo ra một sự tơn trọng và lịng tin cậy lẫn
nhau. Bạn chớ tỏ vẻ sắc sảo, khoa trương hay thô lỗ. Phải kiên trì nói
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 14


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

năng nhỏ nhẹ, thái độ phải hòa nhã, nghiêm túc trong đàm phán. Hãy tỏ
ra tơn trọng người đối thoại vì tuổi tác và cương vị của anh ta trong công
ty. Nếu được bạn có thể yêu cầu sự hỗ trợ của đồng sự có tuổi hơn và
nếu được nên có một người đứng tuổi đứng ra giới thiệu bạn.
Khi đưa ra các thỏa thuận giao dịch
Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác một cách
quá kỹ lưỡng như những người láng giềng châu Á khác. Thế nhưng đừng

vì vậy mà đưa ra nhân nhượng quá nhanh bởi vì nếu ta làm vậy họ sẽ tự
hỏi về sự trung thực trong lời đề nghị ban đầu của bạn. Nếu có thể hãy
để đối tác Nhật đưa ra sự nhân nhượng trước. Người Nhật quen đưa từng
vấn đề để bàn bạc chứ không đưa ra một loạt vấn đề để thảo luận.
Với người Nhật chữ tín cịn quan trọng hơn một hợp đồng thành văn.
Người Nhật rất coi trọng chữ tín, một khi đã nói ra thì coi như vấn đề đó
đã được cam kết rồi, nên một vài người Nhật có thể cảm thấy bị xúc
phạm khi người nước ngồi cố địi một bản hợp đồng viết ra hẳn hoi. Nếu
đối tác của bạn chần chừ hay để chậm việc thảo bản hợp đồng, bạn hãy
giải thích một cách rõ ràng, cụ thể đường lối công ty bạn. Bạn hãy nói
rằng chuẩn mực làm việc của cơng ty bạn là ghi chi tiết các điều khoản
cụ thể và điều này là hồn tồn khơng phải là khơng tin tưởng vào công
ty Nhật, và chỉ ra rằng một hợp đồng thành văn cũng sẽ bảo vệ quyền lợi
của phía cơng ty Nhật.
Các chiến lược cần cẩn trọng
Ngồi những vấn đề trên, thương nhân Việt Nam cũng nên chú ý một
số chiến lược hay được người Nhật sử dụng trong q trình đàm phán để
có thể có những biện pháp phù hợp tránh rơi vào thế bị động hoặc bị ép
buộc quá mức. Trong số đó, có hai chiến lược hay được thương nhân
Nhật Bản sử dụng nhất là Chiến lược tiêu hao và Chiến lược lợi dụng
điểm yếu của đối thủ.
Chiến lược tiêu hao
Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, họ khéo dùng chiến thuật
đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối thủ
đàm phán phải sốt một mà trở nên nóng vội, cịn họ thì ung dung thả mồi
bng câu với tư thế một người chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc
đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng. Bất cứ một người đàm phán
nào trong lòng cũng có một sự tính tốn là trước thời điểm ấy sẽ đi đến
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 15


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

một thỏa thuận về một điều gì đó. Tuy nhiên người tham gia đàm phán
thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa
hiệp. Bởi vậy, trong khi đàm phán, các nhà buôn Nhật luôn luôn tỏ ra
phớt lờ, có một sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo
léo trong trường hợp này được các nhà bn Nhật áp dụng rộng rãi. Bởi
vì thời hạn cuối cùng thường ép buộc người ta đi đến những quyết định
qua loa, vội vàng, bất cẩn. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang
Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật ln tìm cách thao túng nhật trình
của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về
tay không của các doanh nghiệp nước ngồi mà buộc họ vào cuộc trong
tình trạng bất lợi. Do đó, khi sang nước Nhật để đàm phán, thương nhân
Việt Nam nên đặc biệt chú ý, không để lộ giới hạn của mình như ngày
vé máy bay về, ngày cần đi đến thỏa thuận, thêm vào đó, phải cực kỳ
thận trọng và quyết đoán trong việc yêu cầu thương nhân Nhật ngồi vào
bàn đàm phán, đi trực tiếp vào vấn đề chính.
Thuật lợi dụng điểm yếu của đối thủ
Một điểm quan trọng trong chiến lược đàm phán của các doanh nghiệp
Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm
nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính
bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề
trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết
đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán

có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng
điều đó khơng có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc
đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian
để suy nghĩ. Thương nhân Việt Nam khi đàm phán với thương nhân Nhật
Bản cũng cần chuẩn bị tâm lý cho tình huống này, khơng nên cảm thấy
bực mình khó chịu, hoặc nói lại lập trường của mình để cuối cùng bị đẩy
vào thế bị động và bất lợi mà nên cho họ thời gian, chờ đợi kiên nhẫn
hơn.
4. Kết thúc đàm phán
Khi một công ty Nhật đưa ra quyết định, đội đàm phán sẽ rất mong
đợi kế hoạch sẽ được thực hiện nhanh chóng, họ sẽ chỉ trích bên đối tác
nếu có sự trì hỗn. Chính vì vậy, phía Việt Nam cần phải thực hiện đúng
và đủ những công việc đã được thỏa thuận theo kế hoạch đó.

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 16


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là khơng quan trọng
lắm cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối
tác.
Để duy trì mối quan hệ sau đàm phán, phía Việt Nam cần chú ý đến
một số biểu hiện như tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp
Ơ Bơn (tháng 7), dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên

tặng đồ uống. Hoặc gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công
ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng
phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào
khoảng nửa đầu tháng 12).
5. Những lưu ý khác
Tiếp xúc trực tiếp
Trong chào hỏi khi gặp nhau, việc ôm hôn, bắt tay hay vỗ vai khơng
phải là thơng lệ, có chăng thì cũng chỉ khi uống với nhau chút đồ uống
gì đó. Giữ khoảng cách là điều rất quan trọng đối với người Nhật. Nếu
khơng sẽ bị coi là xơ bồ, gây khó chịu. Hành động cúi gập người trước
người khác rất được để ý và đầy hàm ý. Cúi gập người thấp hơn và lâu
hơn là biểu hiện của sự tôn trọng. Bạn hãy coi đó là một tục lệ thơng
thường, nhưng khơng nên bắt chước nếu không hiểu rõ hết các nguyên
tắc. Một cái gật đầu vui vẻ là đủ.
Tắm
Sau các cuộc đàm phán, thương thảo, người Nhật thường hay mời đối
tác của mình đi tắm để thư giãn. Khi đi tắm cùng thì việc xát xà phịng
vào người dứt khốt phải làm sao cho tất cả đều thấy – cho dù trước đó
đã tắm táp cẩn thận!
Vợ chồng đi theo
Phu nhân hoặc phu qn khơng được để liên quan gì đến cơng chuyện
làm ăn. Nhưng người Nhật rất thích đối tác đi chơi buổi tối – nếu có đủ
tiền thì đến cả chỗ các Geisha. Người Nhật tách bạch rõ ràng giữa công
việc và đời tư, không để hai chuyện này ngang hàng nhau mà trong đó
cơng việc được đặt lên trên.
Quà tặng
Không bao giờ được phép tặng người Nhật các món q như dao, kéo
và cái mở thư vì người Nhật coi những thứ đó là điềm báo hiệu chia tay,
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 17


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

phân ly hoặc ly hơn. Khơng được tặng tranh có hình con cáo hoặc con
thằn lằn vì chúng bị coi là khơng tao nhã. Đối với người Nhật, chúng
biểu tượng cho “mắn” trong sinh sôi nảy nở hoặc thủ đoạn. Quà thường
được trao với câu nói sau: “Mặc dù nó khơng có giá trị gì, nhưng xin
ơng/bà hãy vui lịng nhận cho”. Khơng được phép mở món q được tặng
ngay trước mặt người tặng vì như thế sẽ bị coi là tham lam.
Trà xanh
Người Nhật có thói quen mời uống trà xanh sau bữa ăn của các cuộc
đàm phán. Trà uống nguyên như được mời, không cho thêm sữa hay
đường. Trong cốc trà có mảnh lá chè cũng là chuyện bình thường. Nếu
cánh lá chè này còn đứng thẳng đứng trong cốc thì đó cịn được coi là
điềm tốt lành. Nếu thấy như vậy, bạn nên thể hiện cho đối tác người Nhật
biết là bạn đã để ý thấy điều đó.
Tiết chế cảm xúc
Xin đừng bao giờ để sa vào tranh cãi với người Nhật. Người Nhật
không tranh cãi công khai. Nếu có chuyện gì thì xin bạn hay cố gắng che
giấu suy nghĩ và ấn tượng riêng. Nói thẳng ra hoặc để cho người Nhật
nhận thấy sẽ bị coi là không tinh tế.
Trả tiền
Nếu bạn muốn trả tiền chứ không để người Nhật trả tiền khi đi ăn sau
cuộc đàm phán thì trước đó bạn phải nói với người phục vụ. Khơng được
tính cộng lại, kiểm tra con tính trên hóa đơn thanh tốn. Sa đà cơng khai

vào chuyện tiền bạc như vậy bị coi là không tinh tế và tao nhã.
Khi ăn cơm ở Nhật, bạn nên chú ý ăn hết cơm trong bát, nếu khơng
thích thì cũng chỉ được để lại chút ít thơi. Người Nhật rất q lúa gạo.
Những ai biết sử dụng đũa để ăn sẽ nhanh chóng tạo được thiện cảm ở
người Nhật. Khơng được cầm đũa vung vẩy mọi nơi hay khoắng trộn bát
ăn.
Thứ tự, cấp bậc
Thể hiện sự tơn trọng và kính trọng đối với người Nhật có ý nghĩa rất
to lớn, đến mức nếu chưa làm rõ được trật tự cấp bậc thì chưa thể trao
đổi được với nhau. Có thể sử dụng danh thiếp vào việc này, theo nguyên
tắc trên danh thiếp ghi càng ít chức danh thì địa vị của người đó càng
cao; nếu trên đó chỉ ghi tên khơng thơi thì có nghĩa là ai cũng phải biết
người đó.
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 18


Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

Trang phục
Nguyên tắc tối thượng là: sang trọng và hợp mốt. Người Nhật rất để ý
và coi trọng chất lượng, đẳng cấp. Ăn vận xuềnh xồng bị coi là khơng
tơn trọng họ. Bạn cịn phải đặc biệt để ý đến đơi tất vì rất nhiều trường
hợp khơng ngồi vào bàn để trao đổi mà ngồi thấp, phải cởi bỏ giày ra.
Karaoke
Không được từ chối lời mời đi hát Karaoke. Nếu bạn hát được một vài

bài dân ca của dân tộc mình thì sẽ được người Nhật đánh giá rất cao. Ai
khơng có khả năng này thì có thể thay thế bằng chơi nhạc cụ, biểu diễn
ảo thuật…
Lời khen
Nói lời khen với người Nhật cũng nên hết sức cẩn thận. Chẳng hạn
như nếu khen - cho dù thật lịng – “Ơng/Bà thuyết trình thật tuyệt vời”
sẽ khiến người Nhật bối rối và hiểu nhầm là phê phán theo đường vòng.
Ai muốn khen ngợi người Nhật thì chỉ nên đề cập đến cái yếu kém của
chính mình chứ khơng tán dương thành tích của người khác. Khen ngợi
người Nhật cách tốt nhất, lý tưởng nhất là xin họ một lời khuyên.
Thể diện
Người Nhật coi trọng diện mạo bên ngoài. Khách sạn ở Nhật rất đắt,
nhưng nếu bạn ở đó thì bạn được coi là người có nền tảng vững chãi về
tài chính. Đi máy bay hay tàu hỏa cũng vậy. Thậm chí nếu bạn th ơ tơ
và th ln cả người lái thì được coi là chuyên nghiệp và đáng nể. Người
Nhật thường không để cho người ngoài biết họ tiết kiệm như thế nào.
Đi taxi
Không được tự mở cửa. Cánh cửa sau chiếc taxi sẽ được người lái tự
động mở. Lái xe taxi ở Nhật thường khơng nói đươc tiếng Anh nên tốt
nhất muốn đi đâu thì trước đó ghi vào tờ giấy (bằng tiếng Nhật) rồi đưa
cho lái xe.
Điện thoại
Khi nói chuyện điện thoại, người Nhật thậm chí cịn mỉm cười hoặc
cúi người chào người bên kia, như thể đang đứng trước người đó vậy. Vì
thế, bạn nên để người Nhật bỏ máy xuống trước, sau đó mới bỏ máy điện
thoại, hoặc tắt máy của mình, để tránh bị coi là thiếu lịch sự hay khơng
được chỉ bảo cặn kẽ.
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 19

Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN
khi đàm phán với TN NB

2015

Uống rượu
Không nên đi uống rượu một mình. Khơng được rót rượu chỉ cho riêng
mình mà tơi rót cho bạn, bạn rót cho tôi. Rượu Sake thường được uống
cạn. Say rượu được thể tất một cách đặc biệt ở Nhật. Chỉ trong mỗi tình
trạng ấy bạn mới có thể thoải mái nói ra quan điểm riêng của mình mà
khơng lo bị trừng phạt.
Trao danh thiếp
Không bao giờ được lấy danh thiếp từ túi quần trước hoặc sau ra để
trao cho người Nhật, mà phải có hộp đựng đàng hồng để trong túi áo
khoác. Mác hiệu của hộp đựng danh thiếp được để ý đến ngay từ đầu.
Khi trao danh thiếp chú ý không trao như chia bài tú lơ khơ, mà trang
trọng bằng tay phải, tốt nhất bằng cả hai tay. Không bắt buộc phải trao
đổi về cách đọc tên gọi cho đúng hay lý giải chữ nghĩa, nhưng nếu làm
vậy lại được coi là có hiểu biết về các nền văn hóa khác.

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 20


LỜI KẾT
Đàm phán với thương nhân Nhật Bản hiện nay là điều khơng cịn là
mới mẻ với các doanh nghiệp Việt Nam do quá trình hội nhập mạnh mẻ của

Việt Nam. Tuy nhiên, kiến thức và kinh nghiệm đàm phán của doanh nghiệp
Việt Nam còn hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tiễn.
Trên cơ sở tham khảo các tài liệu liên quan, nhóm 1 đã tìm hiểu về
những nét chung của người Nhật Bản cũng như phong cách đàm phán của
họ, từ đó đề xuất những lưu ý cho thương nhân Việt Nam có thể tham khảo
nhằm nhân cao hiệu quả đàm phán với các đối tác là doanh nghiệp Nhật Bản.
Tuy vậy, do trình độ của nhóm còn hạn chế, tiểu luận chỉ mới hệ thống
lại những nét chính yếu của phong cách đàm phán doanh nghiệp Nhật Bản.
Những đề xuất để góp phần nâng cao hiệu quả đàm phán và đặc biệt là tìm
ra phương pháp đàm phán mới, đột phá là những gì mà đề tài này chưa làm
được. Nhóm rất mong nhận được sự góp ý của quý giảng viên và các bạn
đồng học để đề tài này có hướng phát triển mới và sâu sắc hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 21


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.
2.
3.
4.
5.

6.

7.

8.
9.

10.

Case Studies in Janpanese negotiating behaviour, Michael
Blaker and Paul Giarra and Ezra Vogel.
Learning to Negotiate with the Japanese, Dr. Bob March.
Japanese Culture, 4th Edition (Updated and Expanded), H.
Paul Varley.
The Japanese Mind: Understanding Contemporary
Japanese Culture, Roger J. Davies.
Japanese Culture Constructed, Discourses: Implications for
Applied Linguistics Research and ELTRYUKO, Ryuko
Kubota Assistant Professor.
Richard M. Steers, Carlos J. Sanchez-Runde, Luciara Nardon
(2010). Management across culture: challenges and
strategies. Cambridge University Press.
Charlene M. Solomon & Michaels S. Schell. (2009) Managing
Across Culture: The seven keys to doing business with a
global mindset. McGraw-Hill.
Để thành công trong đàm phán (Getting to yes), Second
Edition 1991, Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton.
Thời báo kinh tế Sài Gịn, Bí quyết làm ăn với người Nhật, xem
13.04.2015: />Dịch giả Phong Linh dịch theo Business Insider, Những điều
nên biết khi đàm phán với đối tác Nhật Bản, xem 13.04.2015:
/>
Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn Cương

Trang: 22