Bài giảng giao dịch đàm phán bài 4 tiến hành đàm phán

1
BÀI 4
TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN
2
4
Những nội dung cơ bản
Mở đầu đàm phán
Trao đổi thông tin
Đưa ra đề nghị
Thương lượng
Kết thúc đàm phán
5
1
2
3
3
1.Mở đầu đàm phán
Chào hỏi và giới thiệu
•
Chào hỏi là nghi lễ bình thường trong mọi cuộc gặp
gỡ, nhưng không phải là việc đơn giản. Lời nói, cử chỉ
của bạn ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của đối tác
đối với bạn
•
Chào hỏi:

Bước vào phòng đàm phán, tay phải không cầm vật gì

Chủ động bắt tay đối tác ngay

Bắt tay chắc và nhanh, không nên siết chặt quá


Mỉm cười một cách cởi mở, không gượng ép

Nhìn thẳng vào mắt đối tác

Lắng nghe lời chào của đối tác và đáp lại
•
Cần lưu ý đến đặc điểm văn hoá của đối tác ĐP
4
1.Mở đầu đàm phán (tiếp)
Tìm tiếng nói chung
•
Những phút đầu của cuộc ĐP nên được sử
dụng để xây dựng bầu không khí thuận lợi cho
cuộc ĐP
•
Nên bắt đầu bằng việc thăm hỏi đối tác hoặc
trao đổi những chủ đề đơn giản mà hai bên có
thể dễ dàng chia sẻ, hoặc tìm hiểu thêm thông
tin về đối tác
•
Không nên quá ồn ào hoặc tỏ ra quá tò mò
•
Nên tránh ảnh hưởng của thành kiến, định kiến
hoặc ấn tượng ban đầu vô thức về đối tác
5
Mở đầu đàm phán
Thống nhất chương trình đàm phán
•
Mỗi bên trình bày vấn đề ĐP của mình và lắng

nghe đối tác trình bày vấn đề theo cách của họ.
Sau đó, các bên thống nhất về những vấn đề
sẽ thảo luận
•
Chương trình ĐP cần chỉ rõ:

Lý do các bên đến với cuộc đàm phán

Những nội dung các bên cần thảo luận

Trình tự thảo luận các nội dung

Thời gian ước tính của cuộc đàm phán
6
Mở đầu đàm phán
Các phương pháp mở đầu ĐP
•
Phương pháp làm dịu căng thẳng: dùng lời nói,
hành động tạo bầu không khí thân thiện, gần
gũi khi ĐP
•
Phương pháp kiếm cớ (móc xích): viện dẫn
những vấn đề, sự kiện có liên quan đến nội
dung ĐP
•
Phương pháp trực tiếp: thông báo ngắn gọn lý
do của cuộc ĐP
•
Phương pháp kích thích trí tưởng tượng: nêu
các câu hỏi về các vấn đề cần ĐP

7
Trao đổi/Truyền đạt thông tin
•
Là giai đoạn tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp
•
Là cơ hội để:

Nhận biết những nhu cầu và giới hạn của đối tác

Kiểm tra những giả định của bạn về đối tác

Gây ảnh hưởng, thuyết phục và cung cấp cho đối tác những thông tin
cần thiết

Thăm dò những mục tiêu quan trọng của đối tác
•
Cần cẩn trọng, không nên quá huênh hoang về mình và quá tò
mò về đối tác
•
Cần có thái độ xây dựng, không chỉ trích hoặc châm chọc đối
tác
•
Nên đặt câu hỏi một cách trực tiếp, sau đó giữ im lặng để nghe
cầu trả lời
•
Lắng nghe và ghi nhận (chứ không phải là đồng ý) với những
nhu cầu của đối tác
•
Thường xuyên tóm tắt lại những thông tin đã thu nhận được
8

Đề nghị
•
Đề nghị là con đường mà bạn và đối tác phải đi để có
thể đạt được thoả thuận
•
Đề nghị cần:

Được đưa ra đúng lúc

Được trình bày rõ ràng, ngắn gọn và tự tin

Thể hiện mong muốn đạt được thoả thuận
•
Một số người chủ động đưa ra đề nghị, 1 số người
khác lại muốn đối tác đưa ra đề nghị.
•
Nếu chủ động đưa ra đề nghị thì có lợi thế là chủ động
lựa chọn thời điểm thuận lợi nhất cho đề nghị của
mình và được quyền đặt mức kỳ vọng
•
Nếu chưa chuẩn bị kỹ và sợ bị “hớ” thì nên chờ đối tác
đưa ra đề nghị trước và thận trọng đưa ra quyết định
trên cơ sở đề nghị của đối tác.
9
Đề nghị
Xác định thời điểm thích hợp
•
Đề nghị nên được đưa ra ở thời điểm cả 2 đã phán
đoán được vấn đề và nên cố gắng hoà hợp được lợi
ích của các bên.

•
Làm thế nào để xác định đúng thời điểm đưa ra đề
nghị?

Có những tín hiệu cho biết đã đến lúc đưa ra đề nghị, đó là
tín hiệu cho thấy đối tác sẵn sàng xem lại các điều kiện của
mình.

Tín hiệu thường thể hiện bằng những thay đổi trong ngôn
ngữ mà đối tác sử dụng, từ dứt khoát sang lưỡng lự

Tín hiệu cũng có thể thể hiện thông qua cử chỉ, điệu bộ 
cần lắng nghe và quan sát.
•
Nếu không nhận thấy tín hiệu, nên chủ động phát tín
hiệu để có được tín hiệu từ phía đối tác.
10
Đề nghị
Đưa ra đề nghị
•
Đề nghị cần:

Có chừa chỗ cho thương lượng

Không bỏ sót một vấn đề nào

Thể hiện rõ những điều kiện đi kèm với nó

Không bao gồm những nhượng bộ, loại trừ, những điều kiện
không thực tế hoặc quá ưu đãi nào.

•
Nên bắt đầu bằng những điểm dễ thống nhất
•
Nên thăm dò những đề nghị khác của đối tác bằng
cách đưa ra những câu như: chúng tôi sẽ cân nhắc
khả năng, nếu…. thì…
•
Nên dự đoán những phản ứng có thể có của đối tác
để chuẩn bị đối đáp.
•
Đề nghị đối tác phản hồi.
11
Đề nghị
Nhận đề nghị
•
Lắng nghe lời đề nghị của đối tác, không cắt ngang phần trình
bày của đối tác.
•
Nếu có vấn đề gì chưa rõ, hãy đợi đến khi đối tác trình bày
xong. Không ngại đặt câu hỏi về những gì chưa rõ.
•
Không nhất thiết phải có phản hồi ngay. Trước khi phản hồi cần
xem xét đề nghị của đối tác, hiểu rõ những nội dung của đề
nghị đó và lý do tại sao đối tác lại đề nghị như vậy.
•
Có thể tạm dừng đàm phán để thảo luận, nhưng hạn chế sử
dụng chiến thuật này.
•
Phản hồi:


Nên bắt đầu bằng cách tóm tắt lại đề nghị của đối tác

Phản hồi dựa trên đề nghị của đối tác

Với những điểm không tán đồng, nên đưa ra phương án
thay thế

Chú ý thái độ phản hồi
12
Thương lượng
Vùng thương lượng
•
Là vùng mà mong muốn của hai bên chồng lấn nhau
Mức giá lý
tưởng của
người mua
Giá trị
Mức giá lý
tưởng của
người bán
Mức giá tối
đa của người
mua
Mức giá tối
thiểu của
người bán
Vùng chồng lấn
13
Thương lượng
Vùng thương lượng (tiếp)

•
Nếu mong muốn của 2 bên không có vùng chồng lấn,
thương lượng sẽ không có cơ hội thành công
•
Có nhiều vùng thương lượng tương ứng với mỗi vấn
đề đàm phán khác nhau
•
Nếu đã đưa ra giới hạn cuối cùng mà đối tác vẫn
không chấp nhận  2 bên không có vùng chồng lấn
•
Nên thăm dò giới hạn của đối tác để biết hai bên có
vùng chồng lấn hay không
•
Việc xác định khoảng chồng lấn (vùng thương lượng)
có tồn tại hay không là việc rất khó, phụ thuộc rất
nhiều vào sự nhạy bén của người đàm phán.
14
Thng lng
Cỏc phng phỏp lp lun

Lập luận là quá trình sắp xếp những ý nghĩ, lý lẽ một
cách có hệ thống để trình bày nhằm chứng minh cho
một kết luận về một vấn đề nào đó.

Trong đàm phán kinh doanh, lập luận lo gic có th
la m thay đổi hon ton hoc mt phn lập tr/ờng của
đối tác, khẳng định, bảo vệ quan điểm của ta hoặc
ng/ợc lại.

Lập luận là giai đoạn khó khăn nhất trong quá trình

đàm phán. Để có lập luận tốt, đòi hỏi phải có sự hiểu
biết rộng, kiến thức chuyên môn sâu, s chu n b t t
và cách trình bày hợp lý, lịch sự.

Cỏc phng phỏp lp lun hựng bin v t bin.
15
Thương lượng (tiếp)
•
Tranh luận là phương pháp bác bỏ các lý lẽ , ý
kiến của đối tác
•
Yêu cầu :
.Phải bình tĩnh, tự tin,tôn trọng đối tác
.Sử dụng ngôn ngữ đa dạng mềm dẻo ,sâu sa
.Linh hoạt trong sử dụng các phương pháp tranh
luận
KL : Không bác bỏ trực tiếp mà bác bỏ gián tiếp
16
Thương lượng
Các chiến thuật thương lượng
•
Chia nhỏ: Chia những vấn đề đang cản trở việc thoả thuận ra
thành nhiều mảng nhỏ, giải quyết dần những vấn đề nhỏ để đạt
được mục đích của vấn đề lớn.
•
Phương án mới: Không nên chấm dứt đàm phán khi có
khoảng cách về thương lượng quá xa, mà cần tìm kiếm những
phương án mới, những lựa chọn mới.
•
Thăm dò: Đưa ra các giả thiết khác nhau để thăm dò đối tác

nhằm mở lối thoát khi thảo luận vấn đề với đối tác. Không nên
quá lạm dụng vì có thể khiến đối tác cho rằng ta không chắc là
ta muốn gì.
•
Đi đường vòng: Khi cuộc đàm phán đang ở chỗ bế tắc, có thể
tạm gác những vấn đề có vẻ khó sang một bên. Bạn phải quay
trở lại vấn đề sau đó, và trong nhiều trường hợp vấn đề đã
được xử lý bằng những quyết định khác
17
Thương lượng
Các chiến thuật thương lượng (tiếp)
•
Trao đổi nhượng bộ: Nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ,
không bao giờ nhượng bộ đơn phương. Chỉ nhượng bộ khi
không còn cách nào khác và không nhượng bộ quá sớm.
•
Tổng kết từng giai đoạn: Định kỳ tổng kết những thoả thuận
đã đạt được hoặc dành thời gian xem lại tiến trình thương
lượng nhằm củng cố những gì đã đạt được và xây dựng cơ sở
vững chắc cho tiến trình tiếp theo. Đồng thời, việc này giúp
phát hiện những hiểu nhầm vì vị thế hiện tại của các bên để có
thể sớm giải quyết vấn đề.
•
Sức ép thời gian: Sử dụng khi người đàm phán muốn gây sức
ép với đối tác để đi đến quyết định hoặc khi người đàm phán
muốn có thêm thời gian để cân nhắc những lựa chọn khác.
18
Thương lượng
Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc
1. THOÁT KHỎI TÌNH THẾ BẾ TẮC:

•
Tóm tắt lập trường của đối tác
•
Tóm tắt lập trường của bạn
•
Thông báo “chúng ta đang rơi vào bế tắc”
•
Tách bạch giữa cảm xúc và thực tế
•
Tách bạch con người và vấn đề
•
Thay đổi người đàm phán
•
Ngừng đàm phán trên cơ sở những gì đã thống nhất được và
đề nghị sẽ thảo luận sau
•
Sử dụng BATNA
•
Bổ sung những phương án thay thế…
19
Thương lượng
Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc (tiếp)
2. RÚT LUI VÀ KẾT THÚC ĐÀM PHÁN:
•
Cần cân nhắc kỹ vì phải chịu rủi ro.
•
Cần chuẩn bị cho sự rút lui:

Trình bày với đối tác về:


lập trường của bạn

Bạn hiểu như thế nào về lập trường của đối tác

Vì sao hai bên không đạt được thoả thuận

Cảm ơn đối tác đã dành thời gian
•
Thông báo với đối tác về quyết định rút lui một cách
lịch sự và trân trọng
20
Kết thúc đàm phán
Nhiệm vụ
•
Đạt được mục tiêu cơ bản hoặc mục tiêu dự
phòng
•
Bảo đảm bầu không khí thuận lợi khi kết thúc
đàm phán
•
Tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác
•
Tóm tắt nội dung và rút ra kết luận cơ bản cho
cuộc đàm phán
21
Kết thúc đàm phán
Xác định thời điểm kết thúc đàm phán
•
Khi bạn và đối tác đã thoả thuận với nhau trên
hầu hết những điểm quan trọng

•
Chọn thời điểm kết thúc đàm phán dựa trên
trực giác và suy luận, thông qua những “tín
hiệu” từ phía đối tác
•
Nếu xác định sai thời điểm, có thể làm đàm
phán kéo dài và khiến đối tác hiểu lầm
22
Kết thúc đàm phán
Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định
•
Tăng tốc trực tiếp
•
Tăng tốc gián tiếp:
–
Phương pháp ám thị
–
Giải pháp theo giai đoạn
–
Giải pháp lựa chọn
23
Kết thúc đàm phán
Đạt thoả thuận
•
Tóm tắt lại những tiến trình đàm phán, kể cả những
điểm vẫn chưa thoả thuận được
•
Quay trở lại những vấn đề chưa thoả thuận được để
giải quyết chúng:
–

Nhượng bộ
–
Cưa đôi
–
Trọn gói
–
Ý tưởng mới/đề nghị mới
–
…
•
Kết thúc đàm phán
24
5 trở ngại tạo ra thế căng thẳng
trong ĐPKD
1.Khoảng cách lợi ích mà các bên đề ra là
quá lớn
2.Các bên cố bám vào lập trường hình thức
3.Một bên dùng thế mạnh bắt ép bên kia
4.Không hiểu nhau (hiểu sai về nhau )
5 Do đặc điểm tâm lý của người đàm phán
25
7 sách lược phá thế căng thẳng
trong ĐPKD
1.Tập trung vào lợi ích chứ không phải lập trường
2. Xây dựng các phương án để cùng đạt được
mục đích
3. Xây dựng các tiêu chuẩn khách quan
4. Áp dụng thuật “nhu đạo”
5. Thay thế nhân viên đàm phán
6. Tác động vào điểm chủ chốt và nhân vật chủ

chốt
7. Tìm đối tác khác để tạo sự cạnh tranh