Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel

Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
I. PHẦN MỞ ĐẦU:
1. Cơ sở lý luận:
Hồ sơ “Kiểm kê tài sản” là một công cụ quan trọng trong việc cung cấp thông
tin phục vụ cho công tác quản lý tài sản công của trường học. Mặt khác, quản lý tài
sản ở trường học lại là một công việc đòi hỏi sự cập nhật chính xác, nhanh chóng,
kịp thời của công tác kế toán. Việc kết hợp hồ sơ kiểm kê tài sản với quản lý tài
sản sách, thiết bị sẽ giúp người phụ trách thư viện, thiết bị thuận tiện nhiều trong
công việc.
2. Cơ sở thực tiễn:
Trước đây, tôi đã làm hồ sơ “Kiểm kê tài sản” trên chương trình Excel nhằm
giúp công tác này tiện lợi, gọn nhẹ, nhanh chóng, chính xác, dành thời gian để các cô
thầy tập trung vào việc giảng dạy. Để tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ này, kết hợp việc
quản lý tài sản sách, thiết bị thư viện tôi chèn thêm một số cột ở các Sheet cũ và mở
thêm một số Sheet: DS CBGV; Phieu muon TBDH; Phieu muon Sach.
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
1
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
II. PHẦN NỘI DUNG:
1. Giới thiệu về hồ sơ:
Hồ sơ Kiểm kê tài sản là một Folder (thư mục) gồm 2 File (tệp):
- Kiểm kê tài sản có đến 0 giờ ngày 01-01- 200 (01-06- 200 ) (có mở thêm
một số cột theo dõi các số liệu theo sổ đăng ký cá biệt và Đăng ký sách giáo khoa);
Danh sách CBGV, phiếu mượn thiết bị, phiếu mượn sách (trên Excel).
- Biên bản đề nghị thanh lý tài sản. (trên Word).
Trong File “Kiểm kê tài sản” gồm có 13 Sheet lần lượt như sau:
BanT.hop; ThopTSCD; Nhacua; Thop-DCLD; B03 - H; Dogo; Hanghoa; TBDC;
Sach; TS TBDH; Phieu muon TBDH; DS CBGV; Phieu muon Sach.

Khi nhập dữ liệu, chỉ cần nhập các Sheet chi tiết như: Nhacua, Dogo,
Hanghoa, còn các Sheet tổng hợp sẽ được liên kết từ các Sheet chi tiết.
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
2
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
Các Sheet tổng hợp này không cần nhập số liệu nên để bảo đảm an toàn đã
được khóa ở: Tools/ Protection/ Protect Sheet
Trong mỗi Sheet chi tiết dành cho một loại tài sản được trình bày như sau:
Trong mỗi loại tài sản (đồ gỗ; sách; ) được trình bày trên mỗi Sheet theo 4
phần:
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
3
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
A. Có 01/01/(năm trước)
B. Tăng trong năm (năm trước)
C. Giảm trong năm (năm trước)
D. Có 01/01/(năm nay)
2. Nhập dữ liệu:
2.1/ Nhập mới hồ sơ năm đầu:
- Khi nhập dữ liệu lần đầu, chỉ cần nhập các cột (2); (3); (4); (5); (7). Các cột
(6) :“Thành tiền” và cột (8): “Giá trị còn lại” đã được nhập công thức sẵn, chương
trình Excel sẽ cho kết quả. Để giữ các công thức này khỏi bị vô ý làm mất, các ô ở
cột F và H này được bảo vệ bởi lệnh: Data Validation/ Settings
Khi kích chuột vào những ô ở các cột này sẽ được báo không cần nhập. Nếu
vẫn nhập dữ liệu lên những ô này, Excel sẽ thông báo không nhập được:
. .

Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
4
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
- Ở cột Tỉ lệ giá trị còn lại áp dụng Bảng khung thời gian và tỷ lệ tính hao mòn
các loại tài sản và giá trị hao mòn Tài sản quy định đối với các trường học, QĐ
351/TC-CĐKT ngày 22/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (Sách “Kế toán-Kiểm
toán trong trường học”).

Nếu giá trị còn lại dưới 50% thì cột Ghi chú sẽ đánh dấu “X” để kế toán biết,
căn cứ thực tế mà đánh giá lại tài sản hoặc đề nghị thanh lý tài sản. (Nếu tỉ lệ ở Giá
trị còn lại của những “tài sản” <50% thì sẽ mang dữ liệu cả hàng những “tài sản” đó
về phần C-Giảm trong năm 200 Sau đó kế toán sẽ kiểm tra lại những “tài sản” nào
chưa giảm thì xóa đi.)
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
5
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .

- Cuối mỗi phần trong mỗi Sheet dành cho từng loại tài sản, ở hàng Cộng đã
được viết công thức tính tổng (có kèm hướng dẫn: Insert/ Comment), chẳng hạn ở ô
F57=SUM(F10:F56) như ở dưới:
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
6
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
- Khi hoàn thành các biểu Chi tiết, số liệu ở các hàng Cộng của từng loại Tài
sản sẽ được cập nhật vào các ô tương ứng của biểu Tổng hợp. Ví dụ ở Bản tổng hợp

dụng cụ lao động, ô D11= TBDC! F57 sẽ được cập nhật như ở dưới:
- Đồng thời sau khi nhập xong hồ sơ Kiểm kê, số liệu cũng sẽ được kết xuất ra
ở Sheet B03 – H (Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định - Mẫu B03-H), một
trong những mẫu báo cáo bắt buộc trong hệ thống “Báo cáo tài chính” hàng năm.
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
7
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
2.2/ Nhập hồ sơ cho các năm sau:
Sau khi kiểm kê mỗi năm, chẳng hạn “Kiểm kê tài sản 01/01/2008” xong, kế
toán coppy file “Kiểm kê 2008” sang 1 file mới “Kiểm kê 2009”. Chuyển phần B-
Tăng năm 2008 vào phần A- Có đến 01- 01- 2008 và xóa những hàng có tài sản ở phần
C- Giảm trong năm 2008, chỉnh sửa để có phần A- Có 01 - 01- 2009 hoàn chỉnh.
Trong năm khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng hoặc giảm tài sản, kế
toán đơn vị phản ánh ngay vào phần B- Tăng trong năm 2009 hoặc phần C- Giảm
trong năm 2009 (theo loại tài sản).
Đến thời điểm kết thúc năm học và kết thúc năm tài chính, sau khi kiểm kê
thực tế (dùng một bản photo Kiểm kê tài sản kỳ trước để kiểm kê, so sánh), đối chiếu
số liệu xong, kế toán chỉnh sửa để có Kiểm kê 0 giờ ngày 01/06/2009 hoặc Kiểm kê
0 giờ ngày 01/01/2009 và in, nộp hồ sơ, báo cáo theo yêu cầu.
2.3/ Quản lý tài sản sách, thiết bị dạy học:
Ở Sheet Sach và Sheet TBDH mở thêm các cột sau cột Tên tài sản: Xuất bản
(Nhà xuất bản; Nơi xuất bản; Năm); Năm đưa vào sử dụng; Môn loại để theo dõi
tài sản theo quy định thư viện về sổ Đăng ký cá biệt, Đăng ký Sách giáo khoa.
(Khi in hồ sơ Kiểm kê tài sản thì trốn (hide) các cột từ C đến G)
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
8
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel

. .
Để phục vụ cán bộ giáo viên mượn sách hay thiết bị dạy học tôi đã làm 2
Sheet:
* Phiếu mượn sách:
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
9
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
* Phiếu mượn TBDH:
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
10
Vùng
in ra
giấy.
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
Khi có CBGV mượn Sách hoặc TBDH người phụ trách thư viện chỉ cần
nhập số STT của người mượn ở Sheet DS CBGV vào ô D3 thì toàn bộ
thông tin các hàng: Họ tên người mượn, Bộ phận, Ký mượn, Ký trả sẽ được
liên kết qua:
Tương tự khi nhập số TT của tên thiết bị dạy học hoặc sách ở Sheet
TBDH hoặc Sach vào ô D1 và D2 thì toàn bộ thông tin các hàng: Tên sách 1
(2), Môn loại, Giá trị (Tên TBDH , Mã số, Giá trị) cũng sẽ được liên kết qua.
Ở hàng Ngày mượn tôi để công thức ngày tháng hệ thống nên được cập
nhật tự động ngày tháng hiện tại khi in phiếu. Hạn trả được tính từ ngày mượn
cộng thêm 7 ngày theo quy định mượn tài sản của Nội quy thư viện.
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.

11
Đề tài: Kết hợp hồ sơ Kiểm kê tài sản và quản lý tài sản sách, thiết bị trên chương trình Excel
. .
III. PHẦN KẾT LUẬN:
Qua 5 năm sử dụng và từng bước hoàn thiện chương trình “Kiểm kê tài sản”
này tôi thấy có nhiều tiện lợi cho công việc quản lý tài sản trong trường học. Thời
gian để kiểm kê tài sản từ kiểm kê thực tế đến hoàn chỉnh hồ sơ chỉ trong vòng 1 đến
2 ngày làm việc. Do đó sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức của giáo viên để các
thầy cô tập trung vào việc giảng dạy cho học sinh, nhất là vào những thời gian “cao
điểm” cuối năm học và năm tài chính này. Việc cập nhật tài sản thư viện được khoa
học, tin học hoá. Người phụ trách thư viện cũng in phiếu mượn tài sản phục vụ
CBGV nhanh chóng, chính xác.
Tuy nhiên do trình độ Tin học của bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian đầu
tư chưa nhiều nên đề tài này chưa đạt được kết quả như ý muốn, trong thời gian tới
bản thân tôi sẽ cố gắng để hoàn chỉnh hơn. Đồng thời cũng mong sự giúp đỡ, đóng
góp ý kiến của các thầy cô để bản thân tôi sớm hoàn thiện đề tài này.
Để đề tài này hoàn thành, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ
nhiệt tình của chuyên viên Phòng GD&ĐT phụ trách tài chính, tài sản; BGH trường
TH số 1 Thủy Phù.
Thủy Phù, ngày 18 tháng 4 năm 2008
Người thực hiện
Lê Quang Dương
. .
Lê Quang Dương – Sáng kiến kinh nghiệm.
12