CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CU HOI VA AP AN QUAN LY NHA
NC: HANH CHINH VN PHONG
Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về Văn phòng. Văn phòng có chức
năng và nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét
chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, Ngay từ thời La
Mã cổ đại ngời ta đã lập nên những Văn phòng của những "ngời biện hộ" với
những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tơng đồng với Văn phòng hiện đại.Theo
tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày càng đợc nhận diện đầy
đủ hơn toàn diện hơn. Mi cỏch hiểu về Văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm
những du ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: Văn phòng l bộ
máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc
điều hành của lãnh đạo. cỏc Cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ ln thì thành
lập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú vn phòng hành chính.
Văn phòng đợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, l địa điểm giao
tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị ú.
Văn phòng còn đợc hiểu là nơi làm việc cụ thể của những ngời có choc v, có
tầm cỡ nh: Nghị sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc
Văn phòng l mt dng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó din ra
việc thu nhận, bảo quản lu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên
quan đến công tác văn th.
Nghiên cứu v Văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhim v
của nó đối với cơ quan tổ chức.

1


Trong một số tài liệu nghiên cứu trớc đây ngời ta cho rằng Văn phòng có ba
chức năng: tham mu hậu cần và quản trị. Cho đến nay chức năng của Văn phòng đợc quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mu tổng hợp và hậu cần.
Chức năng tham mu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ Văn phòng và

Thủ trởng cơ quan. Trong hoạt động của mình Văn phòng phải đóng vai trò tham
vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham vấn cho Thủ trởng
cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông
tin về những vấn đề cần giải quyết. Từ đó có thể thấy đợc mối quan hệ giữa tổng
hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần
thiết.
Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ Văn phòng với
toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này Văn phòng có một vị trí quan trọng
trong bảo đảm sự vận hành bình thờng của mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành đợc các cơ quan tổ chức phải có các phơng tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết.
Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ
kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
Ngày nay, ngời ta càng khẳng định vai trò của Văn phòng đối với hoạt động
của cơ quan tổ chức. Vai trò càng đợc khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các Văn
phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. Về cơ bản chúng ta có thể thấy Văn phòng
có các nhiệm vụ chủ yếu.
-Xây dựng chơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chơng trình
đó, bố trí sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ
quan.
-Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện
pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Thủ trởng.
Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho Thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
-Thực hiện công tác văn th, lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các đơn
vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các
văn th tờ trình đó.

2

-Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác th từ
tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức
khác cũng nh với nhân dân nói chung.
-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của Thủ
trởng.
-Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ
thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
-Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan;
tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một cách khoa học và văn minh.
-Thờng xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong Văn
phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính - Văn phòng, chỉ đạo và hớng
dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho các Văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khi
cần thiết.
Cho đến nay, Văn phòng là bộ phận bị "Phàn nàn" về nhiều vấn đề. Tình trạng
nhân viên Văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực cha tơng xứng với yêu cầu
ngày càng cao đối với công tác Văn phòng còn phổ biến. Từ đó Văn phòng cha
phát huy tốt vai trò tham mu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc.
Chức năng hậu cần đợc thực hiện cha có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học,
lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phơng tiện, điều kiện vật chất của cơ
quan, tổ chức.
Câu 2: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng. Nội
dung tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng là gì?
Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng có thể đợc hiểu là việc nghiên
cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phơng tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện
cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất,

3

chi phí ít nhất nhng hiệu quả quản lý Nhà nớc đợc đảm bảo và không ngừng nâng
cao.
Một câu hỏi đợc đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn
phòng? Để trả lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của Emercan
đợc coi là trả lời chỉ dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "Đối với một tổ
chức nếu lao động đợc tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn
là nhỏ nhất". Với ý nghĩa chung đó việc tổ chức lao động khoa học trong Văn
phòng là cần thiết và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong Văn
phòng sẽ phát huy đợc trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải
quyết đợc mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ
cơng khoa học của Văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt
động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt đợc hiệu quả cao. Trên
thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết
sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng
phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự
phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực, thực
hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ
quan tổ chức. Trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác Văn
phòng vấn đề hiệu quả đợc đa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong
Văn phòng đợc coi là hiến pháp thích hợp nhất.
Ngời ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời
đại ngay nay. Chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy đợc vai trò chức năng
có đợc vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý ngời ta cho rằng tổ chức lao
động Văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải đợc tiến hành thờng
xuyên, năng động và sáng tạo.
Công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng cũng không nằm ngoài
những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung,

theo đó tổ chức lao động Văn phòng.
-Thờng xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành
chính cho cán bộ, công chức.

4


-Nghiên cứu, đánh gía các ảnh hởng của môi trờng xã hội đối với hoạt động
của cơ quan, đời sống, tâm t và nguyện vọng của cán bộ, công chức.
-Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái
độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên
nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ
quan nói chung.
-Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối
hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những
khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
-Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phơng tiện
làm việc.
-Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn th - lu trữ.
Cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng là quy chế hoạt động.
Thực tế cho thấy ở những nơi quy chế đợc xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù
hợp với thực tế, với thẩm quyền đợc giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi.
Trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế đợc xây dựng qua loa thì ở đó
việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn. Khi đã có quy chế tốt, mỗi
cán bộ nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan
sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc
cũng nh đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. Từ đó, năng suất lao động,
quản lý sẽ đợc nâng cao hơn.
Câu 3: Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của Văn phòng hiện đại
đối với cải cách hành chính.

Văn phòng có chức năng tham mu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của
mỗi cơ quan tổ chức.Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ
quan tổ chức đổi mới phơng thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao
chất lợng hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cờng xây dựng tổ
chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ quan tổ chức đợc đặc biệt quan tâm.
Từ đó đặt ra vấn đề công tác Văn phòng và xuất hiện thuật ngc Văn phòng hiện đại.

5


Văn phòng hiện đại là Văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức
năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ
chức bằng các phơng tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm
bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan Nhà nớc một
cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.
Văn phòng hiện đại có các đặc trng cơ bản:
-Tổ chức bộ máy Văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
-Lao động trong Văn phòng đợc tổ chức khoa học.
-Tăng cờng áp dụng các phơng tiện kỹ thuật mới, các phơng pháp điều hành
mới.
-Xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
-Linh hoạt và hiệu quả.
Hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang đợc nhiều nớc trên thế
giới trong thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào,
t bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa. Việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành
chính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở
thành một trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại.
Mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng
lực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân. Với mục tiêu đó
Văn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính.

Điều đó đợc thể hiện qua các khía cạnh cơ bản.
-Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức,
giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lợng công việc hàng
ngày. Đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc
hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ
công chức Văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những
nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối u để điều hành công việc đạt
hiệu quả cao nhất.
-Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp
tránh nhiều cấp trung gian.

6


-Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục
hành chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho
việc thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính.
-Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng và
chính xác có năng suất và chất lợng đúng đờng lối chính sách nguyên tắc và chế
độ.
-Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan
một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải
cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
Câu 4: Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ nh thế nào
với cải cách hành chính?
Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác
nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; công
tác văn th và lu trữ. Sự am hiểu tờng tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật,
nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt
động công cụ.

Khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm
nghiệp vụ thờng đợc dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công
việc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng nh trong một số lĩnh vực
khác). Đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại công việc
nào đó trong đời sống quản lý hàng ngày. Do vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ
hành chính văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của lĩnh vực này.
Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của
Văn phòng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợp
với xu hớng của thời đại, đáp ứng đợc những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối với
công tác Văn phòng.
Nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng.
-Đổi mới nghiệp vụ văn th
-Đổi mới nghiệp vụ lu trữ
-Xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác Văn phòng.

7


-Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá

trong

công việc.
-Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của Văn phòng, cơ quan.
Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với
công cuộc cải cách hành chinhs.
-Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành
chính. Các nghiệp vụ hành chính đợc đổi mới khắc phục đợc tình trạng làm việc
tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tơng đối phổ biến hiện nay trong công tác Văn
phòng. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên

chế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không
hợp lý.
-Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính Văn phòng là cơ sở để đổi
mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lợng của cán bộ công
chức.
-Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. Nghiệp vụ hành chính
Văn phòng đợc đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính
nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.
-Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong Văn phòng, từng bớc
hiện đại hoá công tác hành chính Văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ
của cơ quan, tổ chức.
-Đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để
hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt
động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức;
đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật,
kỷ cơng. Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ
thống hành chính Nhà nớc
Câu 5: Thông tin có vai trò nh thế nào trong hoạt động quản lý Nhà nớc?
Trình bày cách phân loại thông tin?
Thông tin trong thời đại ngày nay đợc coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng
lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.Khái niệm "Thông tin" là một khái

8


niệm đợc hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ Thông tin có một nội hàm
riêng, đặc trng riêng. Dới góc độ quản lý Nhà nớc Thông tin đợc quan niệm là một
tập hợp nhất định các thông tin đợc quan niệm là một tập hợp nhất định các thông
báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trờng
bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của

hệ thống quản lý và môi trờng xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các
yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý.
Thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý
Nhà nớc:
-Bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính Nhà nớc có đầy đủ căn cứ
khoa họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lợng quyết định
Nhà nớc.
-Thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc
biệt-hành lang pháp lý cho quản lý Nhà nớc. Nó là những thông tin bổ sung và
nâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý Nhà nớc.
-Xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý Nhà nớc gắn liền với hiệu
quả của quản lý. Nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn.
Thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc. Để xử lý tốt
các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật
phân loại thông tin một cách khoa học. Việc phân loại thông tin có thể dựa trên các
tiêu chí.
1. Phân loại theo kênh tiếp nhận.
-Thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin đợc cập nhật
theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn. Loại quy định thông tin này có đặc điểm là
thờng đợc quy định trớc về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất là
tuyệt đại đa số là cấp dới gửi lên cấp trên.
-Thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, đợc cập nhật
ngẫu nhiên không có dự kiến trớc về thời gian cũng nh về nội dung diễn biến của
sự kiện thờng liên quan đến những việc bất ngời xảy ra không thể lờng trớc đợc
trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của ngời
nhận tin.

9

2.Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin.
-Thông tin tra cứu là những thông tin đến cho ngời quản lý những nội dung
tài liệu có tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản
lý của họ.
-Thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động
đã và đang xảy ra liên quan đến đối tợng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho
họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh.
3.Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động.
-Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của
mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế.
-Thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa,
y tế, giáo dục..
4.Theo tính chất thời điểm nội dung:
-Thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã đợc giải
quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
-Thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy
ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý Nhà nớc.
-Thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tơng lai, các dự báo
chiến lợc hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phơng hớng
hoạt động của mình.
5.Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-Theo nguồn thông tin:
+Thông tin chính thức
+Thông tin không chính thức.
-Theo quản lý hệ quản lý:
+Thông tin từ trên xuống dới
+Thông tin từ dới lên trên
+Thông tin ngang
+Thông tin liên lạc đan chéo
-Theo hớng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tợng quản lý.

+Thông tin trực tiếp.

10


+Thông tin phản hồi.
-Theo nội dung logic của thông tin:
+Thông tin về các chủ thể quản lý
+Thông tin về đối tợng quản lý
+Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tợng.
-Theo hình thức thể hiện thông tin:
+Thông tin qua văn bản, tài liệu
+Thông tin biểu hiện qua lời nói
+Thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-Theo yêu cầu:
+Thông tin chỉ đạo
+Thông tin báo cáo
+Thông tin lu trữ
-Theo chức năng
+Thông tin pháp lý
+Thông tin thực hiện
+Thông tin dự báo
-Theo vị trí:
+Thông tin gốc
+Thông tin phát sinh
+Thông tin kết quả
+Thông tin tra cứu
Cầu 6: Chơng trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa nh thế nào
trong hoạt động quản lý Nhà nớc? Khi lập trờng trình kế hoạch công tác phải

bảo đảm các yêu cầu gì?
Có nhiều ngời không đánh giá hết tầm quan trọng của việc lập chơng trình kế
hoạch công tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo chơng trình kế hoạch.
Không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không có kế
hoạch khoa học.

11


Chơng trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt đợc
và những bớc đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó. Chơng trình kế hoạch công tác
là phơng án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Chơng trình kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hớng và phơng
thức thực hiện các mục tiêu định hớng đó của cơ quan tổ chức trong một thời gian
nhất định.
Trong một môi trờng đa nhân tố biến đổi vận động và phát triển không ngừng
đối với hoạt động quản lý Nhà nớc. Chơng trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc
điểm quan trọng.
Thứ nhất, chơng trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa học
giúp cho cán bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố trí
có trọng tâm công việc.
Thứ hai, chơng trình kế hoạch công tác là phơng tiện hoạt động của cơ quan,
tổ chức nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục
đích và yêu cầu đặt ra.
Thứ ba, chơng trình kế hoạch công tác là phơng tiện bảo đảm sự chủ động của
cơ quan tổ chức với sự biến động của môi trờng, là tiền đề phát triển bền vững.
Thứ t, chơng trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm
soát hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Trên thực tế, chơng trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác
quản lý hành chính Nhà nớc khi nó đợc xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực.

Chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chơng trình kế hoạch công tác.
Hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chơng trình kế hoạch công tác
phải bảo đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ,
với mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện
và có tính khả thi. Một số khác khẳng định chơng trình kế hoạch công tác phải
đúng đờng lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi.
Tuy cha có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chơng trình kế hoạch song
tựu chung chơng trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-Phải phù hợp với chủ trơng, đờng lối chính sách của Đảng, Nhà nớc;

12


-Phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,
những ngời chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Trong trờng hợp thật cần thiết
có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phơng án dự phòng.
-Nội dung phải đợc xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững
chắc, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu
mệnh lệnh của cấp trên.
-Bảo đảm tính hệ thống của chơng trình kế hoạch công tác. Các công việc phải
đợc sắp xếp có hệ thống theo trình tự u tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải
ăn khớp với chơng trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên, địa phơng,
bảo đảm sự cân đối giữa chơng trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-Phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả
năng thực hiện không đợc bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải
sắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh đợc khi có sự kiện bất ngờ xảy
ra (tính mở cửa của chơng trình kế hoạch công tác).
-Nâng cao chất lợng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm
chơng trình kế hoạch công tác phải đợc xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực
trình độ. Có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập chơng trình kế hoạch.

-Chơng trình kế hoạch công tác đợc xây dựng với những nguyên tắc căn bản
đặc thù, quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
Câu 7: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý Nhà nớc. Để tổ chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?
Hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và
mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo
luận lấy ý kiến để t vấn, kiến nghị.
Trong hoạt động quản lý Nhà nớc các cuộc họp, hội nghị có vai trò rất quan
trọng. Về mục đích các cuộc họp, mục đích thờng không phải lúc nào cũng giống
nhau. Do vậy, muốn có kết quả, mỗi cuộc họp đều phải đợc xác định mục đích thật
rõ ràng.
Trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hũ hiệu và những văn bản pháp luật
cần thiết hội họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản lý Nhà nớc.

13


-Tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo
ra năng suất lao động cao.
-Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị.
-Khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi ngời đóng góp từng ý kiến
sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;
-Phổ biến những t tởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó
khăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
-Nếu tổ chức tốt trong nhiều trờng hợp hội họp cũng có thể đem lại những lợi
ích kinh tế đáng kể.
-Bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ý
nghĩa trực tiếp đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý.
Hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý Nhà nớc nh thế nào phụ thuộc rất lớn
vào vấn để cuộc họp họp, hội nghị đợc tổ chức điều hành có khoa học hay không?
Đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra một số yêu

cầu:
-Các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi
việc họp có phải là cần thiết. Không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo
nàn không cần thiết. Những cuộc họp nh vậy sẽ làm lãng phí thời gian của ngời họp
và tạo nên sự ỷ lại của ngời lãnh đạo, quản lý.
-Các cuộc họp cần đợc tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự.
Việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lợng cuộc
họp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần
không nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố

nh:

chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phơng tiện truyền tin
-Chơng trình nghị sự đợc xây dựng khoa học, hợp lý.
-Các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải đợc
chuẩn bị chu đáo.
-Nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để
không đi xa trọng tâm đã để ra.
-Cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.

14


-Dự tính, dự báo đợc các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
Kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều
hành của ngời điều khiển có một vai trò quan trọng.
Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. Khi tiếp
khách, tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
Tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ.

Tiếp khách có thể đợc quan niệm là "phơng tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các
mối quan hệ xã hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là hoạt động
gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một bên chủ thể đợc gọi là chủ nhà với các chủ thể
khác đã có quan hệ hoặc cha có quan hệ, liên hệ trớc đó".
Tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nớc có ý nghĩa riêng, có
tính nghi lễ đợc quy định chặt chẽ. Trong tổ chức hoạt động Nhà nớc tiếp khách là
một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để Nhà nớc tiếp xúc với các cá
nhân tổ chức trong và ngoài nớc.
Cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan Nhà nớc còn phải thực hiện công tác
tiếp công dân. Tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan Nhà nớc do luật
định để tìm hiểu tâm t nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đề
liên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong
hoạt động quản lý Nhà nớc.
-Bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý.
-Tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trờng bên ngoài phục vụ có hiệu quả cho việc
thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
-Giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu quả của công việc
từ phía bên ngoài.
-Bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động.
-Con đờng biện pháp để khắc phục những sai sót, yếu kém trong hoạt động
qua tiếp thu các kiến nghị, đề xuất đặc biệt là của công dân.
-Góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối với Nhà nớc, chính quyền.
-Khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thống chủ thể quản lý.

15


(Có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa của
tiếp khách và tiếp công dân các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản).

Tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động
quản lý Nhà nớc. Chính vì vấn đề xuất phát là đại diện Nhà nớc, cơ quan Nhà nớc
hoạt động tiếp khách, tiếp công dân phải có các yêu câù riêng có.
# Yêu cầu chung:
-Chủ động tiếp khách, tiếp công dân .
-Bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp công dân.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho công tác tiếp khách, tiếp công dân.
-Ngời đợc giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹ năng cần thiết (truyền thống,
nghi thức Nhà nớc).
-Đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiếp.
* Yêu cầu riêng:
1.Yêu cầu với tiếp khách:
-Bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọng
khách.
-Bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan đơn vị.
-Phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng nh
ngời tiếp khách.
-Tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch.
2.Yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-Những ngời tiếp công dân là những ngời có thẩm quyền tiếp công dân;
-Tôn trọng công dân;
-Phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng
tiếp công dân mang tính hình thức.
-Ngời tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tởng ở dân.
Đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính Văn phòng tiếp khách, tiếp
công dân là một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có trách
nhiệm phải quan tâm. Các kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy
đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan trọng nhất.

16

Trớc hết là kỹ năng phân loại đối tợng cần tiếp. Kỹ năng này là cơ sở để bố trí
những ngời thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả.
Thứ hai là kỹ năng gia tiếp. Đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất
trong quan hệ xã hội. Kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ
năng lắng nghe, kỹ năng "phụ hoạ", kỹ năng định hớng giao tiếp
Thứ ba là kỹ năng định hớng mục tiêu phục vụ mục tiêu. Mục tiêu ở đây xét
cả về hai phía ngời tiếp và ngời đợc tiếp.
Thứ t, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
Thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.
Câu 9: Công tác hậu cần có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động của Văn
phòng cơ quan? Công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của Văn phòng cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác hậu cần Văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan Văn
phòng có nhiều ý nghĩa đối với Văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung.
-Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
-Tăng cờng khả năng sử dụng các trang thiết bị trong Văn phòng cơ quan.
Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị nếu đợc quản lý sắp
xếp, phân phối khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá những hoạt
động của con ngời tăng cờng hiệu năng của thiết bị.
-Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng. Công tác hậu cần đảm
bảo các điều kiện cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ quan. Các điều kiện
này đợc cung ứng kịp thời, đầy đủ, tơng thích góp phần tiết kiệm sức ngời, sức của
và các khoản phụ phí không cần thiết.
-Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức. Năng suất lao động của
cơ quan tổ chức chịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu
tố vật chất là đối tợng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.

Những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:

17


-Quản lý chi tiêu kinh phí. Đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung
chi tiết, cụ thể. Nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lơng chính, phụ cấp lơng,
công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu
nghiệp vụ khác theo quy định của Nhà nớc.
-Quản lý biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố định, quản lý vật t, hàng hoá,
vật rẻ tiền mau hỏng .
*Quản lý biên chế quỹ lơng hành chính sự nghiệp.
-Nắm vững chỉ tiêu biên chế;
-Kế hoạch hoá quỹ lơng;
-Cấp phát và chi trả lơng cho các đối tợng;
-Quyết toán quỹ lơng;
*Quản lý tài sản cố định
-Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xởng, các thiết bị máy móc,
phơng tiện kỹ thuật và các phơng tiện vận chuyển. Đó là những tài sản có giá trị
lớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần đợc quản lý sử dụng sao
cho có hiệu quả nhất.
Để quản lý tài sản cố định Văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể:
phân loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi
kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lợng, chất lợng; có quy
chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật
chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánh
giá chất lợng và nắm vững số lợng tài sản, quản lý vật t, hàng hoá, vật rẻ tiền mau
hỏng.
*Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. Văn phòng có trách nhiệm
bảo đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học;

bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
*Các loại công vụ khác của công tác hậu cần
-Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
-Phục vụ nớc uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
-Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;

18


-Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
-Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
-Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Câu 10: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị,
doanh nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị
doanh nghiệp gồm những vấn đề gì?
Tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinh
nghiệm thực tiễn để đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật, con ngời một
cách tốt nhất trong quá trình lao động nhằm đạt đợc hiệu quả lao động, tăng năng
suất, đảm bảo sức khoẻ và khơi dạy sự hăng hái lao động.
Tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối với mọi cơ quan, tổ chức, là
vấn đề quan tâm hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí đánh giá năng lực của
nhà quản lý. Chúng ta sẽ đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoa học đối
với các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp.
Thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồn lực nhất định. Đó là nguồn tài
lực, nguồn vật lực và nguồn nhân lực. Các nguồn lực này sẽ phát huy vai trò nh thế
nào phục vụ cho hoạt động của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí và sử
dụng. Tổ chức lao động khoa học chính là biện pháp không thể thay thế để sử dụng
bố trí hợp lý các nguồn lực của cơ quan tổ chức.

Thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suốt,
liên tục của cơ quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm trễ.
Thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để phát triển con ngời trong công
vụ, doanh nghiệp. Tổ chức lao động khoa học sử dụng đúng ngời, đúng việc, bố trí
cán bộ công chức nhân viên hợp lý tạo ra động cơ, tâm lý tốt trong hoạt động; từ đó
học có đóng góp thiết thực cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Thứ t, tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích nghi của tổ chức trớc sự biến
động của môi trờng. Đó là cơ sở của vấn đề phát triển bền vững.
Thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp, tổ chức lao động khoa học
nâng cao năng suất lao động hiệu lực hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.

19


Trong thời đại ngày nay vấn đề hiệu quả hoạt động là vấn đề u tiên hàng đầu. Và
con đờng đi đến hiệu quả không thể là con đờng nào khác ngoài tổ chức lao động
khoa học nói nh Deming "tổ chức nào đang loay hoay tìm hiệu quả thì tổ chức lao
động khoa học là ánh sáng cuối đờng hầm".
Tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với mọi cơ quan tổ chức nêu muốn
hoạt động hiệu quả phát triển ổn định bền vững nh nội dung tổ chức lao động khoa
học nh thế nào? Đối với mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức có sự
khác biệt. ở đây, chỉ nêu ra những nội dung chung nhất có thể áp dụng cho mọi tổ
chức.
-Chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vấn đề, nhiệm
vụ cụ thể theo yêu cầu vận hành sao cho công viẹc có thể giải quyết đúng yêu cầu
đặt ra.
-Tập hợp các nhiệm vụ đã đợc xác định thành các vị trí để điều hành theo một
trật tự thích hợp. Các vị trí này phải thoả mãn yêu cầu quản lý đợc và có liên hệ với
nhau trong quá trình giải quyêt các công việc đặt ra.
Nh thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ

vị trí của các nhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Điều này rất có ý nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm đợc toàn bộ
quá trình vận hành công việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cần
thiết.
-Lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-Bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện
nhiệm vụ.
-Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của
tổ chức với mục tiêu chung.
-Bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm;
nguyên tắc thay thế lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp.
-Xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với
các nhà quản lý tạo ra sự thống nhất nội bộ.

20


*Các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm
vụ của cơ quan, chơng trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạo
lên sự phối hợp tác động tơng hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Công tác văn th
Câu 1: Công tác văn th có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động quản lý
Nhà nớc? Nội dung công tác văn th gồm những hoạt động gì?
Công văn của Cục Lu trữ Nhà nớc số 55/CV/TCCB ngày 01/03/1991 về hớng
dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng đã đa ra quan
điểm về công tác văn th nh sau: "Công tác văn th là toàn bộ quá trình xây dựng và
ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ
quan. Mục đích chính của công tác văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những
tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công
tác văn th là phơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu

quả".
Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn th là hoạt động không thể thiếu đợc. Làm tốt công tác văn th sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau
đây.
-Công tác văn th đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp
cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, có
năng suất chất lợng đúng đờng lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.
-Công tác văn th tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nớc, ngăn
chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi
pháp.
-Công tác văn th có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ
không cần thiết, tiết kiệm đợc công sức và tiền của.
Ngoài ra, công tác văn th giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết
có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trớc mắt và nộp lu trữ để nghiên
cứu và sử dụng lâu dài.
Nội dung của công tác văn th bao gồm 3 nhóm công việc:
1-Xây dựng và ban hành các văn bản:

21


-Soạn thảo văn bản
-Duyệt văn bản
-Đánh máy, nhân bản
-Ký, ban hành văn bản
2-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-Tổ chức chuyển giao văn bản đi
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.

3-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-Đóng dấu văn bản.
-Quản lý và bảo quản con dấu.
Câu 2: Trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn
th. Trình bày thực tế thực hiện các khâu này ở cơ Anh (chị) công tác (hoặc
thực tế nói chung). Để đổi mới công tác văn th phải làm gì?.
Công tác văn th bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-Tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-Công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn th
Các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức
tạp. Chính vì vậy trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét
khái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ.
1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: Nguyên tắc mọi văn
bản đến đều phải qua văn th cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ tr-

22


ởng cơ quan chánh văn phòng trớc khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết;
nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính
xác, bảo đảm bí mật.
Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bớc.
+Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản đợc chia thành hai loại.

-Loại không phải bóc bì: Thờng báo tin, sách báo, th đích danh, văn bản của
Đảng, đoàn thể, văn bản mật.
-Loại phải bóc bì. Các văn bản còn lại.
+Bóc bì văn bản: Bảo đảm nguyên tắc u tiên.
-Bóc đúng các bớc bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-Có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.
+Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Dấu đến đợc đóng dới số ký hiệu hoặc
khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề.
+Vào sôe đăng ký:
-Ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-Có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng
máy vi tính.
+Trình văn bản:
-Tuỳ thuộc vào chế độ văn th ở mỗi cơ quan.
+Chuyển giao văn bản:
-Bảo đảm đúng đối tợng, kịp thời, thích ứng.
+Theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn th để đăng ký vào sổ và làm
thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ đợc thực hiện đối với các văn bản đạt yêu
cầu nội dung và hình thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1-Soát lại văn bản:
-Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.
2-Vào sổ đăng ký văn bản đi.

23


-Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01

tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng
loại.
-Ghi ngày, tháng của văn bản: Nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào gửi
đi ngày ấy. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày,
tháng là thời điểm ký ban hành.
-Đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.
-Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của văn
bản đi.
3-Chuyển giao văn bản đi:
Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với văn bản đi.
4-Lu văn bản đi: Lu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lu tại văn th cơ quan 01
bản.
3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyên lý chung
của mỗi văn bản nơi quản lý văn bản.
4.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
-Xác định đúng mức độ mật.
-Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao
nhận, vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật.
-Văn th cơ quan không đợc phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ
vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
-Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của Nhà
nớc, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
-Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ Thủ trởng cơ quan và những
ngời đợc uỷ quyền mới đợc bóc văn bản.
-Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn
bản mật đi và văn bản mật đến.
5-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn
th, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan.

24


Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - Nội dung con dấu phải trung với
tên cơ quan ban hành văn bản;
-Đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không
đóng dấu khống;
-Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-Ngời quản lý con dấu do Thủ trởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng quyết
định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
-Việc quản lý con dấu đợc đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không đợc mang
dấu về nhà, đi công tác (trừ trờng hợp đặc biệt).
6-Công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn th.
-Trong cơ quan căn cứ vào đặc trng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ
sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. Danh
mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập
trong năm và đợc duyệt theo một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này đợc thuận lợi.
Quy trình lập hồ sơ đợc thực hiện trên cơ sở các bớc sau đây:
-Mở hồ sơ: cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ.
-Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-Biên mục hồ sơ.
-Đóng quyển
-Nộp lu hồ sơ.

Để đổi mới công tác văn th hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phơng diện, liên quan đến nhiều chủ thể.
-Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn
công tác văn th. Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý
dẫn đến sự yếu kém của công tác văn th.

25