quản lý nhà nước đối với hoạt động của văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh đồng tháp

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA LUẬT


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN LUẬT
KHÓA 38 (2012 – 2015)

Đề tài:

QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

Giảng viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

Ths. Võ Duy Nam

Trƣơng Ngọc Oanh

Bộ môn Luật Hành Chính

MSSV: S120060
Lớp: Luật VB2-ĐT

Cần Thơ, Tháng Năm 2014


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3. Mục đích và phƣơng pháp nghiên cứu
4. Bố cục luận văn
Chƣơng 1 ............................................................................................................................. 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ....................................................................... 9
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ............................... 9
1.1.1. Khái niệm văn phòng công chứng ..................................................................................9
1.1.2. Đặc điểm của văn phòng công chứng .............................................................. 10
1.2.

QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ................ 11

1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của công tác quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng
công chứng..................................................................................................................... 11
1.2.1.1 Khái niệm về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng ...........12
1.2.1.2. Đặc điểm về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng ............................12
1.2.2. Các nguyên tắc quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng................. 15
1.2.2.1. Nguyên tắc đảm bảo sự quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng từ
TW đến địa phương ..........................................................................................................................15
1.2.2.2. Nguyên tắc đảm bảo sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng viên
trong thực hiện hoạt động công chứng .......................................................................................16
1.2.2.3. Nguyên tắc đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa trong quản lý hoạt động của
Văn phòng công chứng ....................................................................................................................16
1.2.3. Nội dung quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng ........................... 17
1.2.3.1. Quản lý văn phòng công chứng về mặt hình thức.....................................................17
1.2.3.2. Quản lý văn phòng công chứng về mặt nội dung là việc quản lý đối với các
hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của văn phòng công chứng...............................18
1.2.3.3. Quản lý văn phòng công chứng thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra, xử lý

vi phạm .................................................................................................................................................20
1.3. PHÂN BIỆT PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ... 21
1.4. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG CHỨNG .......................... 24
CHƢƠNG 2 ...................................................................................................................... 28


NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ........................................................... 28
2.1 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ............................................................ 28
2.1.1 Địa vị pháp lý của văn phòng công chứng......................................................... 28
2.1.2 Tên gọi của văn phòng công chứng .................................................................... 29
2.1.3 Bổ nhiệm công chứng viên đối với văn phòng công chứng .............................. 29
2.1.4 Miễn nhiệm công chứng viên .............................................................................. 31
2.1.5 Mua trách nhiệm bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên ....................... 32
2.1.6. Điều kiện, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng .......................................... 34
2.1.7 Nguồn tài chính của phòng công chứng ............................................................ 35
2.2. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ...................... 36
2.2.1. Hoạt động của Văn phòng công chứng ............................................................. 36
2.2.2. Hoạt động của Công chứng viên ....................................................................... 39
2.2.3 Hình thức của văn bản công chứng .................................................................. 44
2.2.4 Thủ tục chung công chứng hợp đồng giao dịch ............................................... 48
Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản ................................................................... 50
Công chứng di chúc ........................................................................................................... 50
Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản ............................................................ 51
Công chứng văn bản khai nhận di sản .............................................................................. 51
Nhận lưu giữ di chúc .......................................................................................................... 52
2.2.5. Hồ sơ công chứng và chế độ lƣu trữ ................................................................. 52
2.2.6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo ............................................................................... 55
CHƢƠNG 3 ...................................................................................................................... 58
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG

CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP VÀ KIẾN NGHỊ ............... 58
3.1 CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Ở TỈNH ĐỒNG THÁP ......... 58
3.1.1. Tên gọi của văn phòng công chứng ở tỉnh Đồng Tháp ................................... 59
3.1.2. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng ở tỉnh Đồng Tháp
........................................................................................................................................ 59
3.1.3. Loại hình tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh Đồng Tháp ......................... 60
3.1.4. Mô hình hoạt động.............................................................................................. 60
3.1.5. Nguyên tắc quản lý ............................................................................................. 62
3.1.6. Quyền và nghĩa vụ của cán bộ - nhân viên....................................................... 62


3.1.7. Quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ ................................................... 63
3.1.8. Quản lý tài chính ................................................................................................ 66
3.1.9. Chế độ khen thƣởng và kỷ luật ......................................................................... 67
3.2. NHỮNG MẶT TÍCH CỰC TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN
PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP ............................. 67
3.3. MỘT SỐ HẠN CHẾ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG
CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP ............................................. 73
3.3.1. Về ban hành văn bản quản lý ............................................................................ 73
3.3.2. Về tổ chức thực hiện quản lý ............................................................................. 73
3.3.3. Về thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm đối với các Văn phòng công chứng .. 75
3.4. KIẾN NGHỊ ............................................................................................................... 77
3.4.1. Nâng cao đội ngũ công chứng viên theo hƣớng chuyên nghiệp hóa .............. 77
3.4.2. Thành lập Hiệp hội nghề công chứng trên địa bàn tỉnh ................................. 78
3.4.4. Xây dựng kho lƣu trữ dữ liệu để Hiệp hội nghề công chứng tra cứu thông
tin nhanh chóng ............................................................................................................ 79
3.4.5. Xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động công chứng . 79
KẾT LUẬN……………………………………………………………………………...80
TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế thị trường, kinh tế hàng hóa đã làm cho
các mối quan hệ trong xã hội ngày càng phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch. Các
quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nước bằng pháp luật sẽ trở
nên lộn xộn, các tranh chấp, vi phạm sẽ xảy ra ngày càng nhiều, gây khó khăn thiệt hại
cho công dân, cơ quan, tổ chức hoặc nhà nước.
Trong cuộc sống đời thường cũng như trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương
mại, khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những chứng
cứ để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương. Điều đó đòi hỏi
Nhà nước phải có những biện pháp hữu hiệu để quản lý các giao dịch dân sự, kinh tế
cũng như bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, công dân, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của toàn xã hội. Và hơn
hết, chính bản thân những người tham gia vào giao dịch dân sự, bản thân họ cũng mong
muốn có thể phòng ngừa và đảm bảo pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế thương
mại mà chính họ tham gia, họ cần đến chứng cứ có giá trị pháp lý hợp pháp, được pháp
luật bảo hộ đó là “chứng cứ công chứng” - loại chứng cứ xác thực, chứng cứ đáng tin
cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng cứ xác thực. Chính vì vậy, sự ra đời của
Luật Công chứng đã đánh dấu một bước ngoặc không nhỏ trong lĩnh vực hành chính, nó
là một hoạt động quan trọng. một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp
quyền.
Cùng với sự ra đời của Luật Công chứng là sự xuất hiện của các Văn phòng công
chứng. Điều này đã khắc phục được những hạn chế đáng kể như sự quá tải của các Phòng
công chứng, cũng như việc phân định giữa công chứng và chứng thực, vấn đề phân cấp,
phân quyền trong quản lý nhà nước về công chứng…Sự ra đời của Văn phòng công
chứng đã góp phần chuyên nghiệp hóa và xã hội hóa hoạt động công chứng được, bước
đột phá trong cải cách hoạt động công chứng ở Việt Nam.

Tuy nhiên việc ra đời của Văn phòng công chứng bên cạnh Phòng công chứng
cũng đặt ra những vấn đề cấp bách trong quản lý mà Luật Công chứng không thể tiên liệu
được trước những vướng mắc, khó khăn khi triển khai thực hiện. Thực tế với nhiều biến
động. Thực tế trên địa bàn cả nước nói chung và địa bàn tỉnh Đồng Tháp nói riêng vấn đề
quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng vẫn còn là một vấn đề bức thiết cần
được các cấp chính quyền quan tâm.


Với ý nghĩa quan trọng đặt ra trong quản lý nhà nước về xu hướng “xã hội hóa
dịch vụ công” thì công tác quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trong giai
đoạn hiện nay về mặt lý luận và thực tiễn là thật sự cần thiết.
Chính vì lý do đó, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với các văn phòng
công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
a. Đối tượng nghiên cứu:
Những quy định của pháp luật về lĩnh vực công chứng và quản lý nhà nước về văn
phòng công chứng bằng cách nêu lên những khái niệm và các đặc điểm về công chứng và
văn phòng công chứng, bên cạnh đó tác giả cũng sẽ so sánh như thế nào là công chứng và
chứng thực, so sánh giữa Văn phòng công chứng và Phòng công chứng để làm rõ thêm
hai khái niệm này. Về công tác quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng tác
giả sẽ nêu lên một cách khái quát về các đặc điểm và nguyên tắc trong công tác quản lý.
Bên cạnh đó đối tượng nghiên cứu của tác giả trong luận văn này sẽ là thực trạng
quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.
b. Phạm vi nghiên cứu:
Về thời gian: Hoạt động quản lý nhà nước đối với công chứng nói chung và hoạt
động quản lý nhà nước đối văn phòng công chứng nói riêng từ khi có Luật Công chứng.
Về không gian: Nghiên cứu các văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa
bàn tỉnh Đồng Tháp.
3. Mục đích và phƣơng pháp nghiên cứu
a. Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng
và thực tiễn quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng thì luận văn sẽ đề xuất các
giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn
tỉnh Đồng Tháp hiện nay.
b. Phương pháp nghiên cứu:
Cơ sở để tác giả dùng để làm phương pháp luận nghiên cứu trong đề tài là phương
pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, các phương pháp nghiên cứu khoa học khác
cụ thể như phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương
pháp đánh giá, phương pháp điều tra, thống kê nhằm mục đích là làm sáng tỏ nội dung
nghiên cứu của đề tài.
4. Bố cục luận văn


Luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng công chứng và quản lý nhà nước đối với văn
phòng công chứng.
Chương 2: Những quy định của pháp luật về công tác quản lý nhà nước đối với văn
phòng công chứng.
Chương 3: Thực trạng về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên
địa bàn tỉnh Đồng Tháp và kiến nghị.

Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
1.1.1. Khái niệm văn phòng công chứng
Trong các Nghị định trước đây, cụ thể là ở Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng
2 năm 1991, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 và Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 đều xác định công chứng ở nước ta là Nhà
nƣớc thực hiện công chứng chứ chưa hướng đến việc xã hội hóa các hoạt động về công

chứng. Ở các nước khác trên thế giới, mô hình văn phòng công chứng đã có từ rất sớm
nhưng mãi đến khi Luật công chứng 2006 ra đời thì nước ta mới thừa nhận mô hình văn
phòng công chứng, tồn tại song song bên cạnh phòng công chứng và là một trong hai
hình thức được quy định tại Điều 23 của Luật công chứng.
Có thể nói với sự ra đời của văn phòng công chứng đã đánh dấu một bước tiến
mới trong hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay, là bước ngoặt quan trọng trong lĩnh
vực công chứng tư, là cơ sở để nhà nước quản lý các giao dịch dân sự, thúc đẩy chủ
trương xã hội hóa hoạt động công chứng nói chung và xã hội hóa hoạt động công chứng
nói riêng.
Tại Điều 26 Luật Công chứng quy định như sau:
Điều 26. Văn phòng công chứng
1. Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập.
Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động
theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở
lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.


Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng
Văn phòng công chứng phải là công chứng viên.
2. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên
tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí
công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Chính phủ quy định con dấu của Văn phòng công chứng.
3. Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm
cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ
chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền
thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Từ những quy định trên của pháp luật, có thể hiểu một cách khái quát: Văn phòng
công chứng không phải là cơ quan hành chính nhà nước mà là một doanh nghiệp hoạt
động theo Luật Doanh nghiệp nhưng vẫn mang tính quyền lực nhà nước. Văn phòng

công chứng có ít nhất một công chứng viên trở lên thành lập, được tổ chức theo hình
thức Doanh nghiệp tư nhân hoặc là công ty hợp danh, thực hiện các hoạt động công
chứng theo quy định của pháp luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước.
Văn phòng công chứng ra đời đánh dấu một bước phát triển xã hội hóa dịch vụ
công, xóa bỏ độc quyền của Nhà nước trong lĩnh vực công chứng, trở thành bệ phóng cho
Nhà nước dần rút khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng tiến tới chuyển giao
hẳn cho các chủ thể phi nhà nước thực hiện, Nhà nước chỉ đóng vai trò duy nhất là chủ
thể quản lý nhà nước.
1.1.2. Đặc điểm của văn phòng công chứng1
- Về tổ chức của văn phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 26 của Luật Công chứng, Văn phòng công chứng là tổ
chức dịch vụ công do một hoặc một số công chứng viên hành nghề tự do thành lập, Văn
phòng công chứng do một Công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo mô
hình Doanh nghiệp tư nhân; do hai công chứng viên trở lên thành lập thì hoạt động theo
mô hình công ty hợp danh. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là
trưởng phòng công chứng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên. VPCC có
trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng
nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công
chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác.
1

Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, [ngày
truy cập 12-8-2014]


- Về hoạt động của Văn phòng công chứng
Hoạt động của Văn phòng công chứng vừa mang tính công quyền (nhân danh nhà
nước vì lợi ích nhà nước), vừa mang tính dịch vụ công (nhằm mục đích phục vụ ngày
càng tốt hơn cho lợi ích của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, trên cơ sở phù
hợp với lợi ích của xã hội). Tính chất dịch vụ công của công chứng hướng đến ba lợi ích:

+ Lợi ích của Nhà nước: Sự ra đời của Văn phòng công chứng đã giúp nhà nước
vừa giảm bớt gánh nặng cho mình vừa phát huy được tối đa nguồn lực trong xã hội, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
+ Lợi ích của các bên tham gia giao dịch: Văn phòng công chứng đã giúp cho các
tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch của minh một cách thuận lợi, đồng thời bảo vệ
quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.
+ Lợi ích của Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng khi thực hiện hoạt
động công chứng được thu phí và thù lao công chứng theo quy định.
- Nguồn tài chính của Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn
thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và
các nguồn thu nhập hợp pháp khác, bao gồm:
+ Kinh phí đóng góp của công chứng viên theo Luật Doanh nghiệp.
+ Phí công chứng: phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch,
phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng. Mức thu phí công chứng được
áp dụng thống nhất đối Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Bộ tài chính chủ
trì, phối hợp với Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng.
+ Thù lao công chứng: là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu được từ việc
soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công
việc công chứng. Mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng
xác định.
+ Các nguồn thu khác: Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc người
yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở
của Văn phòng công chứng. Mức thu phí này do tổ chức hành nghề công chứng và người
yêu cầu công chứng thỏa thuận.
1.2. QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của công tác quản lý nhà nƣớc đối với văn
phòng công chứng

1.2.1.1 Khái niệm về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng2
Từ khi ra đời Văn phòng công chứng thì hoạt động công chứng được biết đến như
một hoạt động dịch vụ pháp lý để đảm bảo cho các giao dịch, nếu nhà nước không có
những chính sách quản lý phù hợp thì vô hình chung hoạt động văn phòng công chứng có
thể trở thành công cụ tiếp sức cho các hành vi vi phạm pháp luật, thực tế thì sau khi các
văn phòng công chứng được thành lập một cách ồ ạt không có quy hoạch tổng thể, bản
thân đây là lĩnh vực mới gần như quản lý nhà nước đang bỏ ngỏ, vì thế thời gian qua đã
có những hậu quả vô cùng to lớn.
Quản lý Nhà nước với Văn phòng công chứng là việc Nhà nước dùng các biện
pháp, công cụ có được tác động vào lĩnh vực công chứng để hệ thống văn phòng công
chứng hoạt động đúng định hướng, mục tiêu mà Nhà nước mong muốn.
Trong thời gian qua, hoạt động của văn phòng công chứng ở nước ta có những
đóng góp tích cực cho sự phát triển cho nền kinh tế - xã hội cho đất nước, khẳng định
ngày càng rõ hơn vị trí vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội, đáp ứng
nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định
hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu
quả, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa
các tranh chấp có thể xảy ra bất cứ lúc nào, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
1.2.1.2. Đặc điểm về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng
- Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng nhằm đảm bảo sự ổn định và
phát triển của các văn phòng công chứng theo hướng xã hội hóa
Với vai trò, chức năng và vị trí đặc biệt nên các tổ chức hành nghề công chứng
phải mang tính ổn định và bền vững rất cao. Không giống như sự phát triển của các mô
hình dịch vụ công khác, sự phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng cần có sự
điều tiết, phân bổ và kiểm soát trong một quy hoạch, nhất là sau khi hoạt động công
chứng đã được xã hội hóa. Chính vì vậy, rất cần thiết có quy hoạch phát triển các mạng
lưới tổ chức hành nghề công chứng, cũng như thực hiện quản lý nhà nước về công chứng
trên địa bàn tỉnh Đồn Tháp để đảm bảo các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập
và phân bố một cách hợp lý, khoa học, đáp ứng các yêu cầu công chứng của người dân
một cách đầy đủ và thuận tiện.

Mục tiêu xã hội hóa công chứng là phát triển rộng mạng lưới công chứng, xóa bỏ
việc kiêm nhiệm chức năng công chứng của các cơ quan hành chính, nâng cao chất lượng

2

Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, [ngày
truy cập 12-8-2014]


dịch vụ công. Cải cách xã hội với cải cách tư pháp là một trong những quan tâm hàng
đầu. Nếu Nhà nước buông lỏng quản lý, hậu quả sẽ vô cũng nghiêm trọng. Thực tế đã
chứng minh, do chúng ta chưa có một hệ thống trải rộng và thống nhất trong việc áp
dụng, chưa có một ngân hàng hồ sơ lưu trữ tốt nên đã có rất nhiều tranh chấp phát sinh từ
hoạt động của công chứng. Điều đó thêm một lần nữa khẳng định vai trò đặc biệt quan
trong của Văn phòng công chứng trong sự nghiệp phát triển ổn định kinh tế xã hội tại
Việt Nam hiện nay.
Việc xã hội hóa dịch vụ công chứng cũng đồng nghĩa với việc nâng cao trách
nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước đối với hoạt động cung ứng loại hình dịch vụ này.
Quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng sau khi hệ thống các văn phòng công
chứng được thành lập có những điểm mới thay đổi căn bản, theo đó, đối tượng của hoạt
động quản lý nhà nước hiện nay ngoài các phòng công chứng còn bao gồm các văn
phòng công chứng. Hoạt động quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gắn liền
với việc quy định các tiêu chuẩn thành lập văn phòng công chứng, cấp phép thành lập, bổ
nhiệm Công chứng viên, giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt động công chứng.
- Quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng nhằm đảm bảo tính xác thực,
tính hợp pháp cũng như hiệu lực của văn bản công chứng
Với vai trò của công chứng là chứng nhận tính xác thực, vì thế văn bản công
chứng có ý nghĩa là chứng cứ trước tòa, là căn cứ pháp lý hợp pháp để xác lập quyền sở
hữu cho các bên có quyền liên quan (ví dụ văn bản công chứng hợp đồng mua bán nhà,
hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là căn cứ để cơ quan đăng ký nhà đất cấp

giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất cho các chủ thể…). Ngoài ra,
công chứng còn có vai trò tư vấn: Công chứng viên tư vấn cho người yêu cầu công chứng
về các thủ tục pháp lý trong hoạt động công chứng.
Có thể nói, công chứng có mặt trong hầu hết các lĩnh vực, đời sống của cá nhân,
của con người từ lúc sinh ra đến lúc mất đi, đảm bảo cho mọi hoạt động cũa xã hội được
phát triển bền vững, an toàn.
Văn bản công chứng là hành lang pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của
công dân, tổ chức, phù hợp với Hiến pháp và pháp luật, ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp
luật, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp hoặc khi có rủi ro, tranh chấp xảy ra các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền căn cứ vào văn bản công chứng để giải quyết các vụ việc tranh chấp.
Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và Công chứng viên là người được nhà nước bổ
nhiệm, chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những giao dịch, hợp đồng mà mình
chứng nhận, vì thế, nó có giá trị hiệu lực đối với các bên.


- Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng nhằm đảm bảo cho hoạt động
của Văn phòng công chứng đúng phạm vi quy định của pháp luật, không trái đạo đức
pháp luật và đạo đức xã hội
Quản lý nhà nước có vai trò định hướng sự phát triển của ngành theo lĩnh vực
công chứng, xuất phát từ bản chất của hoạt động công chứng là một hoạt động công
quyền của nhà nước, công chứng là hoạt động được nhà nước ủy quyền để chứng nhận
tính hợp pháp, tính xác thực của hợp đồng, giao dịch. Vì thế, việc xác định phạm vi, ranh
giới các việc công chứng, nói cách khác là xác định thẩm quyền của văn phòng công
chứng được làm những việc gì có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà nước trong quản lý
đối với Văn phòng công chứng, nhằm phòng ngừa những vi phạm rất dễ xảy ra trong lĩnh
vực này.
Sự ra đời của các văn bản quy định về công chứng không ngừng thay đổi và hoàn
thiện đã cho thấy hoạt động công chứng ở nước ta ngày càng phát triển, có thể nhận thấy
rằng do sự phát triển của nền kinh tế thị trường đã tạo điều kiện cho các mối quan hệ kinh
tế và thương mại ngày càng phong phú, mặt khác trình độ dân trí ngày càng cao kéo theo

sự nhận thức pháp luật của người dân về quyền và nghĩa vụ pháp lý trong các quan hệ
dân sự ngày càng phát triển, bên cạnh đó những phần tử xấu cũng biết lợi dụng lỗ hổng
của pháp luật để trục lợi cho bản thân, nếu như việc xác định mục đích và nội dung hợp
đồng công chứng của các công chứng viên trong những trường hợp này không được nhạy
bén, trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, chưa rõ ràng thì phải chịu trách nhiệm
pháp lý rất nặng nề. Chính vì vậy, nắm bắt được những khó khăn và vướng mắc đang còn
tồn tại bên trong hoạt động công chứng nên ngày 30 tháng 10 năm 2012 Bộ Tư pháp đã
ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BTP về “Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công
chứng” để đảm bảo việc các công chứng viên thực hiện đúng nhiệm vụ và làm đúng theo
quy định của pháp luật.
Hoạt động ban hành văn bản nói trên của Nhà nước cũng góp phần vào công tác
quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng nói chung và hoạt động của
công chứng viên nói riêng. Pháp luật quy định, công chứng viên của văn phòng công
chứng là do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm và được phép hành nghề công chứng theo
quy định của pháp luật. Trong công tác chuyên môn nghiệp vụ, công chứng viên không
chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý kể cả Trưởng phòng mà phải tự chịu trách nhiệm
trước pháp luật. Pháp luật đã giao cho công chứng viên sự độc lập khi tác nghiệp chính vì
thế mà công chứng viên không bị lệ thuộc vào cấp trên, đảm bảo cho hoạt động công
chứng của công chứng viên không bị tác động bởi một khía cạnh nào, đảm bảo cho việc
công chứng được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Với hướng phát triển này,
Nhà nước đã định liệu hai vấn đề cơ bản.


Thứ nhất, đó là việc xác định sai phạm trong hoạt động công chứng của công
chứng viên. Nếu các cơ quan quản lý thấy có bất kỳ một hành động sai trái nào của công
chứng viên trong công việc của mình thì sẽ dễ dàng xác minh vấn đề và xử lý một cách
khách quan, triệt để đúng người đúng tội.
Thứ hai, để đảm bảo công chứng viên làm việc đúng pháp luật, văn phòng công
chứng phải đảm bảo bằng việc mua bảo hiểm các công chứng viên.
Tuy nhiên, dù đã định liệu được hai vấn đề nêu trên để đảm bảo an toàn pháp lý

cho hoạt động công chứng tránh rủi ro nhưng pháp luật về quản lý nhà nước vẫn chưa
thật sự sát sao trong việc quy định về chế định mua bảo hiểm cho công chứng viên. Luật
Công chứng chỉ quy định việc mua bảo hiểm chỉ dành riêng cho công chứng viên của văn
phòng công chứng chứ không quy định việc mua bảo hiểm cho công chứng viên của
phòng công chứng. Điều này đặt ra một câu hỏi cho người yêu cầu công chứng: Có phải
chỉ công chứng viên ở văn phòng công chứng mới có sai sót, còn công chứng viên ở
phòng công chứng thì không? Hay, chỉ những văn bản do công chứng viên của văn phòng
công chứng công chứng thì mới được đảm bảo và bồi thường khi có rủi ra xảy ra còn văn
bản do công chứng viên phòng công chứng công chứng thì không, nếu có xảy ra rủi ro thì
sẽ không được bồi thường? Nhưng trên thực tế, việc mua bảo hiểm như thế nào, và đền
bù ra sao khi các công chứng viên thực hiện công chứng sai quy định của pháp luật thì
gần như trong các văn bản quản lý nhà nước đều chưa tiên liệu được điều này.
Thiết nghĩ, Nhà nước phải có những biện pháp hữu hiệu hơn, quy định chi tiết
hơn, luật và các nghị định phải quy định đồng nhất tránh tình trạng không biết làm thế
nào cho đúng vì dù thế nào đi nữa thì cuối cùng những bên tham gia giao dịch không
được đảm bảo sẽ phải hứng chịu.
1.3.1. Các nguyên tắc quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng
1.3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo sự quản lý nhà nước đối với văn phòng công
chứng từ TW đến địa phương
Ở nước ta, pháp luật về công chứng xác định công chứng là một tổ chức, là một bộ
phận thuộc các cơ quan hỗ trợ tư pháp, Văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân, có
trụ sở riêng, có tài khoản riêng và có con dấu theo quy định của pháp luật. Văn phòng
công chứng có Trưởng phòng, công chứng viên, chuyên viên và các nhân viên hành
chính khác. Với những đặc điểm vừa nói trên thì Văn phòng công chứng đủ điều kiện là
một tổ chức. Văn phòng công chứng hiện nay không phải là cơ quan quản lý nhà nước,
không phải là đơn vị sản xuất kinh doanh cũng không phải là cơ quan tư pháp.
Nội dung của nguyên tắc này thể hiện ở chổ, Chính phủ thống nhất quản lý nhà
nước về văn phòng công chứng; Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc

thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trong phạm vi toàn quốc;
UBND cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên phạm vi
địa phương. 3
1.3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng
viên trong thực hiện hoạt động công chứng
Công chứng viên thực hiện việc công chứng một cách độc lập, không bị chi phối
hoặc chịu sự áp đặt bởi bất cứ tổ chức, cá nhân nào, chính vì thế người thực hiện hành vi
công chứng phải chịu trách nhiệm độc lập trước pháp luật về công việc mà mình chịu
trách nhiệm độc lập trước pháp luật về công việc mà mình thực hiện. Theo quy định hiện
hành, công chứng là một trong các nghề bổ trợ tư pháp, Công chứng viên là một chức
danh tư pháp, Công chứng viên hoạt động độc lập, tuân theo pháp luật, thủ trưởng cơ
quan công chứng không chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do công chứng viên
thực hiện.
Theo quy định hiện nay, quan hệ giữa công chứng viên và Trưởng văn phòng công
chứng chỉ là quan hệ hành chính khi được phân công thực hiện các việc công chứng, còn
khi thực hiện các hành vi công chứng thì công chứng viên nhân danh mình với tư cách là
công chứng viên.
Ngoài ra, Công chứng viên còn phải đảm bảo giữ bí mật tuyệt đối về nội dung
công chứng và các thông tin liên quan đến hoạt động công chứng, trừ những trường hợp
cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công
chứng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, truy tố, xét xử vụ việc có liên quan đến
việc đã công chứng.
1.3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa trong quản lý hoạt động
của Văn phòng công chứng
Công chứng ở nước ta hoạt động theo nguyên tắc việc công chứng phải tuân theo
quy định của pháp luật về công chứng. Thực hiện nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa
trong hoạt động công chứng có nghĩa là những người thực hiện hành vi công chứng và
những người yêu cầu công chứng phải nghiêm chỉnh và triệt để tuân thủ pháp luật khi
thực hiện nghĩa vụ và quyền hạn của mình, đồng thời cơ quan quản lý Văn phòng công
chứng phải thực hiện việc quản lý, điều hành, phải tuân thủ đúng các quy định của pháp

luật về công chứng, đảm bảo cho pháp luật được tôn trọng và thi hành nghiêm minh.

3

Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, [ngày
truy cập 12-8-2014]


Mọi công dân, tổ chức đều có quyền đến cơ quan công chứng để yêu cầu thực hiện
công chứng trong khuôn khổ pháp luật quy định, đảm bảo sự thống nhất về kỷ cương, trật
tự, hiệu lực quản lý các hoạt động giao dịch, đảm bảo dân chủ và công bằng xã hội, đồng
thời tránh khuynh hướng tùy tiện trong công tác công chứng, chứng thực. Khi thực hiện
công chứng các Văn phòng công chứng phải tuân thủ các nguyên tắc, trình tự, thủ tục
được quy định trong Nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng.
Hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng nhằm giúp đỡ pháp lý cho
công dân, tổ chức trong việc thực hiện quyền và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ. Vì vậy,
công chứng viên phải có trách nhiệm giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ
quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của họ, cũng như ý nghĩa pháp lý của việc công chứng
mà họ yêu cầu.
1.4.1. Nội dung quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng
Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gồm: thành lập, hoạt động, giải
thể, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm về công chứng, có
thể chia làm ba nội dung chính.
1.4.1.1. Quản lý văn phòng công chứng về mặt hình thức
Công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng về mặt hình thức được
thống nhất từ TW đến địa phương và được cụ thể hóa thông qua Luật Công chứng 2006
và các văn bản khác như:
- Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 về việc “Hướng dẫn thực
hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà
nước về công chứng”.

- Thông tư 11/2012/TT-BTP ngày 30 tháng 10 năm 2012 về việc “Ban hành Quy
tắc đạo đức hành nghề công chứng”.
- Nghị định 04/2013/NĐ-Cp ngày 07 tháng 01 năm 2013 về việc “Quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng”.
Các văn bản nói trên đều có các quy định về tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa
vụ của Văn phòng công chứng, tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm, quyền và nghĩa vụ của
công chứng viên, quản lý nhà nước về công chứng….
Với định hướng xã hội hóa dịch vụ công nên Nhà nước khuyến khích thành lập
các văn phòng công chứng. Chỉ thành lập phòng công chứng trong trường hợp không
phát triển được văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tạo điểu
kiện và hỗ trợ cho việc thành lập các văn phòng công chứng ở những địa bản khó khăn.


Theo đó, Công chứng viên muốn thành lập Văn phòng công chứng thì phải có hồ
sơ đề nghị thành lập văn phòng gửi UBND cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
- Đơn đề nghị thành lập VPCC theo quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày
20/02/2008 của Bộ Tư pháp.
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng cần phải nêu rõ sự cần thiết của việc
thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về tổ chức nhân sự, tên gọi, địa điểm đặt trụ sở,
các điều kiện về vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
Pháp luật về công chứng cũng quy định về trụ sở của Văn phòng công chứng, Văn
phòng công chứng phải có trụ sở riêng, có phòng làm việc cho công chứng viên, nhân
viên, phòng tiếp ngưởi yêu cầu công chứng và kho lưu trữ hồ sơ công chứng.
Quy định như vậy nhằm mục đích thắc chặt công tác quản lý nhà nước hơn đối với
việc chuẩn bị các thủ tục thành lập văn phòng công chứng, để cho công chứng viên thấy
rõ hoạt động công chứng phải tương xứng với vai trò, nhiệm vụ và tính chất của một tổ
chức thay mặt Nhà nước thực hiện dịch vụ công, hoạt động của tổ chức phải được thực
hiện một cách quy cũ. Tránh tình trạng trụ sở là nơi tạm bợ hoặc là nơi kết hợp nhiều
hình thức dịch vụ khác không phù hợp tính chất nghiêm túc của hoạt động công chứng.
1.4.1.2. Quản lý văn phòng công chứng về mặt nội dung là việc quản lý đối với

các hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của văn phòng công chứng
Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2006, bắt đầu có hiệu lực
thi hành từ ngày 01/7/2007 đến nay đã và đang thực sự đi vào đời sống xã hội. Hiện nay,
ngoài loại hình Phòng công chứng (trước đây là Phòng công chứng nhà nước) thì loại
hình Văn phòng công đang phát triển khá mạnh mẽ ở nhiều địa phương, nhất là ở các
tỉnh, thành phố lớn. Hoạt động của các Văn phòng công chứng này giúp giảm thiểu sự
quá tải tại các Phòng công chứng Nhà nước trước đây, góp phần vô cùng quan trọng
trong việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các
quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN, có
thể nói sự ra đời của văn phòng công chứng chính là sự “san sẻ” một phần quyền lực của
nhà nước cho các Công chứng viên. Vai trò của các Công chứng viên bây giờ giống như
một “thẩm phán phòng ngừa”. Chính vì vậy, việc thẩm định kỹ càng các văn bản trước
khi công chứng là việc vô cùng quan trọng của các văn phòng này. Bởi nếu việc chứng
thực không chính xác sẽ mang lại nhiều rủi ro cho khách hàng, gây thiệt hại lớn thì công
chứng viên phải bồi thường bằng tài sản của mình hoặc khách hàng có thể kiện công
chứng viên, văn phòng công chứng ra tòa.
Tại Điều 2 Luật Công chứng quy định:


“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp
của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Tuy nhiên, sau một thời gian dài áp dụng Luật Công chứng, hoạt động của các Văn
phòng công chứng đã bộc lộ khá nhiều bất cập. Trong đó đáng kể là sự non kém về
nghiệp vụ và kinh nghiệm của không ít công chứng viên dẫn đến tình trạng công chứng
ẩu, ký xác thực công chứng mà không đọc kỹ văn bản, không thẩm định, xác minh tài
sản, nhân thân của người ký hợp đồng giao dịch. Kết quả là có nhiều bản công chứng bị
cơ quan chức năng trả lại, không chấp thuận. Đã có trường hợp Văn phòng công chứng
chứng nhận giấy ủy quyền ra tòa để giải quyết vụ việc, nhưng lại bị tòa án trả lại vì trong
giấy ủy quyền đó, người được ủy quyền chưa ký mà công chứng viên đã ký xác nhận rồi

hoặc gây ra tranh chấp trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động
sản. Chính thực trạng này đã tạo điều kiện cho những Công chứng viên hạn chế về trình
độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp bị trục lợi, kéo theo sự nghi ngại của
người yêu cầu công chứng cũng như các cơ quan hữu quan đối với các tổ chức hành nghề
công chứng sau khi xã hội hóa cũng vì thế mà không dễ gì thay đổi.
Hệ thống các Văn phòng công chứng thiếu sự liên kết thông qua mạng nội bộ để
chia sẻ thông tin, không có cơ sở dữ liệu chung để kiểm soát thực trạng các hợp đồng dẫn
đến thực trạng một căn nhà đem bán cho hai người, một hợp đồng mang đi công chứng
tại 2 Văn phòng khác nhau, một tài sản đem thế chấp, bảo lãnh ở nhiều người, nhiều nơi,
người đã chết nhưng vẫn công chứng “giao dịch”, công chứng cho người có tài sản đã
bán đấu giá thành để thi hành án, công chứng hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ
chức bán đấu giá tài sản... gây hậu quả pháp lý rất nghiêm trọng. Ngoài ra, chưa kể tới
chuyện lệ phí tại các Văn phòng này, mỗi nơi quy định một kiểu, mạnh ai nấy thu. Thậm
chí, gần đây còn xảy ra hiện tượng tranh chấp giữa những người góp vốn cùng Công
chứng viên để mở Văn phòng khiến dư luận xã hội rất quan tâm...Có nhiều ý kiến cho
rằng, bên việc tăng cường quản lý của các cơ quan chức năng, cần sớm xây dựng cơ sở
dữ liệu chung về công chứng viên trên internet để giúp cho các công chứng viên ở các
văn phòng công chứng tại các tỉnh, thành phố phát hiện những hợp đồng công chứng
phạm pháp; thành lập Hiệp hội Công chứng và cho rằng Bộ Tư pháp cũng với Sở Tư
pháp ở các địa phương nên thường xuyên phối hợp mở các lớp nghiệp vụ để dạy, bồi
dưỡng, nâng cao năng lực cho đội ngũ công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công
chứng là hết sức cần thiết để tránh những thiệt hại không đáng có xảy ra.


1.4.1.3. Quản lý văn phòng công chứng thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra,
xử lý vi phạm
Trong công tác quản lý nhà nước, hoạt động công chứng đóng vai trò vô cùng
quan trọng, hoạt động công chứng góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân
sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và
tăng cường pháp chế XHCN. Điều 11 Luật Công chứng quy định Bộ Tư pháp chịu trách

nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng và có thẩm
quyền kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng. Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và
có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công
chứng trong phạm vi địa phương mình (Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND
cấp tỉnh thực hiện các quyền này).
Thanh tra, kiểm tra về công chứng nhằm mục đích đưa hoạt động công chứng đạt
được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua thanh tra, kiểm tra sẽ đánh giá được thực
trạng về tổ chức, biên chế; nắm bắt được những vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát
hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến
nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh (về tổ chức,
biên chế), giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những
hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác công chứng vào nề nếp.
Khi đó, để thực hiện tốt được nhiệm vụ, công tác thanh tra trong ngành tư pháp
(Thanh tra Bộ, Thanh tra Sở) đòi hỏi phải được kiện toàn về tổ chức bộ máy, tăng cường
biên chế; nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thanh tra, tăng cường sự
phối hợp giữa Thanh tra Bộ với Thanh tra Sở các địa phương trong toàn quốc nhằm tạo ra
sức mạnh đồng bộ đưa công tác thanh tra của ngành hoạt động có hiệu quả, phục vụ tốt
công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo.
Chính vì vây, quản lý nhà nước không thể thiếu hoạt động thanh tra, kiểm tra. Đây
là nội dung quan trọng trong công tác lãnh đạo và chỉ đạo. Từ trước đến nay, Đảng và
Nhà nước ta luôn quan tâm và coi trọng công tác kiểm tra, đó cũng là một bộ phận rất
quan trọng trong công tác xây dựng Đảng.
Do đó, có thể nói quản lý nhà nước về công chứng giai đoạn hiện nay phải cần
được tăng cường hơn nữa, trong đó thanh tra với vai trò là một khâu thiết yếu trong quản
lý hành chính nhà nước cũng cần phải được tăng cường.Thanh tra về công chứng nhằm
mục đích đưa hoạt động công chứng đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua
thanh tra sẽ đánh giá đúng thực trạng việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật đối
với các văn phòng công chứng, ở các ngành hoặc ở những cơ quan được thanh tra, kiểm
tra với những nhận xét ưu, khuyết điểm, thiếu sót sẽ nắm bắt được những bất cập, mâu

thuẫn, khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp
luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm
quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh về tổ chức, hoạt động; sửa đổi, bổ sung,
hoàn thiện hệ thống pháp luật về công chứng, giải quyết kịp thời những vướng mắc về
nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác
công chứng vào nề nếp.
1.3. SỰ GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN
PHÒNG CÔNG CHỨNG
Để phân biệt được Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, trước tiên ta
phải phân biệt được công chứng và chứng thực.
Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2006 thì “Công chứng là việc công
chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau
đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Còn theo quy định tại
Điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì “Chứng thực là việc cơ
quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với
bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu
chứng thực”.
Cần phải nói thêm việc tách biệt công chứng và chứng thực như vậy vừa là đáp
ứng yêu cầu cải cách hành chính (không lẫn lộn chức năng của cơ quan hành chính công
quyền với chức năng của tổ chức sự nghiệp, dịch vụ) vừa là điều kiện để chuyển tổ chức
công chứng sang chế độ dịch vụ công.
Nội dung

Công chứng

Chứng thực

Tiêu chí
Tính chất

Công chứng là hoạt động mang Hoạt động chứng thực là hành vi
tính chất dịch vụ công do công mang tính chất hành chính của các
chứng viên thực hiện
cơ quan hành chính công quyền.

Đối tượng

Đối tượng của hoạt động công
chứng là các hợp đồng, giao
dịch về dân sự, kinh tế, thương
mại v.v.

Thẩm quyền

Đối tượng của hoạt động chứng
thực là các giấy tờ, tài liệu. Ví dụ:
chứng thực sao y giấy tờ, văn
bằng, chứng chỉ v.v.
Trưởng, Phó phòng Tư pháp, Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp


Công chứng viên

xã,Viên chức lãnh sự, viên chức
ngoại giao của Cơ quan đại diện

Việt Nam ở nước ngoài).

Việc phân biệt rõ những vấn đề này là yếu tố rất quan trọng góp phần giảm thiểu
những rủi ro pháp lý mà các bên tham gia giao dịch dân sự mắc phải, đồng thời cũng bảo
đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ về sau nếu xảy ra tranh chấp
giữa các bên cũng như tranh chấp với bên thứ ba.
Như chúng ta đã biết, khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành thì đã trở thành một
văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao, điều chỉnh một cách toàn diện và
đồng bộ lĩnh vực công chứng là một nhu cầu cấp thiết trong giai đoạn hiện nay. Trong đó,
Luật Công chứng quy định hai hình thức tổ chức công chứng là Phòng công chứng và
Văn phòng công chứng. Theo đó, tại Chương III của Luật Công chứng quy định rõ cách
thức tổ chức, trình tự, thủ tục thành lập, quyền, nghĩa vụ của Phòng công chứng và Văn
phòng công chứng v.v. Những quy định về tổ chức hành nghề công chứng thể hiện rất rõ
nét tinh thần đổi mới hình thức tổ chức công chứng theo hướng xã hội hoá và dịch vụ
hoá.
Đối với Văn Phòng công chứng: theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng thì
Văn Phòng công chứng do công chứng viên thành lập. Trong đó, Văn phòng công chứng
do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp
tư nhân; Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức
và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu
và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh
phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu
hợp pháp khác. Đây là quan điểm hoàn toàn mới là một trong những quan điểm tiến bộ
nhất từ trước đến nay đối với các văn bản pháp luật quy định về công chứng và cũng là
một bước bứt phá ra khỏi sự ràng buộc và quan niệm công chứng phải là cơ quan công
quyền của Nhà nước, do Nhà nước quản lý, thành lập, quyết định và cho chỉ tiêu biên chế
v.v...Văn phòng công chứng được quy định trong Luật Công chứng thể hiện một bước xã
hội hoá hoạt động công chứng ngay tại thời điểm khi Luật công chứng có hiệu lực thi
hành.
Về tên gọi của Văn phòng công chứng: Theo quy định thì “tên gọi của Văn phòng

công chứng do công chứng viên lựa chọn”. Nhưng, “không được trùng hoặc gây nhầm
lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu
vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc” 4

4

Khoản 3, Điều 2 Luật Công chứng 2006


Đối với Phòng công chứng: Do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập,
được quy định là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp. Trưởng Phòng công chứng phải là
công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách
chức. Tên gọi của Phòng công chứng theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập5.
Việc thành lập Phòng công chứng do Sở Tư pháp xây dựng Đề án trên cơ sở xét
thấy nhu cầu công chứng của địa phương. Đề án thành lập quy định cần nêu rõ các vấn đề
như sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa
điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Sau khi xây dựng
đầy đủ Đề án, Sở Tư pháp trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Khi có
quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập Phòng công chứng thì trong thời hạn
ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải
đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập Phòng công chứng
đó. Nội dung đăng báo cần phải có đầy đủ các quy định như: tên gọi, địa chỉ trụ sở của
phòng; số ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng
công chứng. Trường hợp Uỷ ban nhân dân tỉnh thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng
công chứng thì Sở Tư pháp có nhiệm vụ phải đăng báo những nội dung thay đổi đó để cá
nhân, tổ chức được biết. 6
Như vậy, điểm khác biệt cơ bản của hai hình thức này là: Phòng công chứng do
Nhà nước thành lập, công chứng viên và một số nhân viên là viên chức nhà nước, Nhà
nước đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho Phòng công chứng nếu không tự

trang trải được. Đối với Văn phòng công chứng do công chứng viên đề nghị thành lập, tự
đăng ký hoạt động, tự đầu tư cở sở vật chất, trụ sở làm việc, tự trang trải trả lương cho
công chứng viên, nhân viên phục vụ, phải mua bảo hiểm trách nhiệm cho công chứng
viên và nộp thuế theo quy định của pháp luật
Sự giống nhau giữa hai hình thức hành nghề công chứng là: Việc hành nghề
công chứng mang tính chất công, nhiệm vụ, trách nhiệm nghề nghiệp trong thực hiện các
việc công chứng được quy định như nhau, mức thu phí của Văn phòng công chứng và
Phòng công chứng được Nhà nước quy định theo một giá nhất định. Việc thành lập
Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được giao cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
cấp tỉnh ra quyết định thành lập khi thấy có nhu cầu và đều không phải có chấp thuận của
Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại
khoản 1 và khoản 2 Điều 6 cũng cho thấy không có sự phân biệt về giá trị văn bản công
chứng của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Chính quy định này trong Luật
5
6

Điều 24 Luật Công chứng 2006
Điều 25 Luật Công chứng 2006


đã giải quyết được những ý kiến băn khoăn của người yêu cầu công chứng và người
muốn thành lập Văn phòng công chứng. Ngoài quy định về địa vị pháp lý, trình tự, thủ
tục thành lập Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, Luật còn có quy định về
quyền hạn của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 31 và nghĩa vụ của tổ chức hành
nghề công chứng tại Điều 32. Tại đây cũng cho chúng ta thấy được về cơ bản không có
sự phân biệt giữa quyền và nghĩa vụ của hai tổ chức hành nghề công chứng này.
So với các văn bản pháp luật quy định về công chứng trước đây thì chế định về
Văn phòng công chứng là một chế định hoàn toàn mới, là một trong những quan điểm
tiến bộ nhất từ trước đến nay. Đây cũng là một bước bứt phá ra khỏi sự ràng buộc về
quan niệm công chứng phải là cơ quan công quyền của Nhà nước, do Nhà nước quản lý,

thành lập, quyết định và cho chỉ tiêu biên chế vv.... Mô hình Văn phòng công chứng là
một hình thức mới của tổ chức hành nghề công chứng. Về lâu dài hình thức Văn phòng
công chứng sẽ là hình thức phổ biến của tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta.
1.5. Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động công chứng ở Việt Nam 7
- Thời kỳ Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945
Hoạt động công chứng xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dân Pháp
xâm lược nước ta. Hoạt động công chứng ở nước ta ở giai đoạn này đều áp dụng theo mô
hình của Pháp, chủ yếu là phục vụ cho chính sách cai trị của Pháp tại Đông Dương nói
chung và Việt Nam nói riêng. Tiêu biểu là Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng
thống Cộng hòa Pháp về Tổ chức công chứng (được áp dụng ở Đông Dương theo quyết
định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương P. Pasquies). Theo đó,
người thực hiện công chứng là công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng thống
Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời. Công chứng viên hoạt động với tư cách là người
thi hành công vụ, hoạt động mang tính chất của người hành nghề tự do. Khi đó, ở Việt
Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba phòng công chứng ở Sài Gòn, ngoài
ra còn có ở Thành phố Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì việc công chứng cho Chánh
lục sự Tòa án sở thẩm kiêm nhiệm.
- Thời kỳ sao Cách mạng tháng 8/1945 đến năm 1991
Sau khi Cách mạng tháng 8 thành công, khai sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng
hòa, ngày 1 tháng 10 năm 1945 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ Trong Khánh đã ký quyết định
về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng như: bãi chức công chứng viên
người Pháp tên Deroche tại văn phòng công chứng, bổ nhiệm một công chứng viên người
Việt Nam là ông Vũ Quý Vỹ đang là luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội thay thế
7

Bài tập luật “Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động công chứng, chứng thực ở Việt Nam”,
[ngày truy cập 31-7-2014]


cho công chứng viên người Pháp tại Hà Nội, những quy định cũ về công chứng của Pháp

vẫn được áp dụng, trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa.
Đặc biệt người Việt Nam quốc tịch Pháp còn được nhà nước tiếp nhận. Thời kỳ đó công
chứng viên phải chịu trách nhiệm và chịu sự kiểm tra, giám sát của các Ủy ban hành
chính các cấp.
Để đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm 1945
Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 59/SL quy định thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung trình tự
thủ tục thị thực giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong
giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tại địa
phương.
Ngày 29/2/1952 Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 85 quy định về thể chế trước bạ về các
việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất. Do hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ nên Sắc
lệnh 85 chỉ áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Ủy ban kháng
chiến. Có thể thấy rằng, hoạt động công chứng trong giai đoạn này không được phát
triển, do nhiều nguyên nhân, cụ thể:
Trước tiên là do hoàn cảnh đất nước đang trong giai đoạn chiến tranh khó khăn,
thiếu thốn về nhiều. Đặc biệt là nền kinh tế nước nhà giai đoạn này rất kém phát triển.
Thứ hai là do nhà nước ta lúc bấy giờ không chấp nhận chế độ sở hữu của các
thành phần kinh tế khác ngoài quốc doanh và tập thể, trong khi đó hoạt động công chứng
lại chủ yếu chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân; mọi giao lưu kinh tế, dân sự chủ yếu
được xác lập theo quan hệ hành chính, thương mại gần như không phát triển. Do vậy, nên
các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn này.
Giai đoạn từ năm 1954 – 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt động công
chứng. Đến năm 1981 có Nghị định 143 của Hội đồng Bộ trưởng quy định về chức năng,
nhiệm vụ quyền hạn của Bộ Tư pháp. Trên cơ sở của Nghị định 143, năm 1987 có Thông
tư 574/QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước được ban hành cùng với nó là
sự ra đời của Phòng công chứng thành phố Hồ Chí Minh, phòng công chứng Hà Nội và
một số phòng công chứng ở các địa bàn khác (nếu có nhu cầu), công tác công chứng của
UBND cũng được kiện toàn. Sau đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho các địa phương tiếp
cận với hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 858/QLTPK ngày
15/10/1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy

nhất thực hiện công chứng là phòng công chứng. Căn cứ vào những văn bản này thì các
tỉnh thành trên cả nước đã lập ra các phòng công chứng dần dần hình thành mạng lưới
các phòng công chứng trên cả nước.