Vấn đề quản lý bán hàng hiện nay và giải pháp

Website: Email : Tel : 0918.775.368
phần I : VấN Đề QUảN Lý bán hàng HIệN NAY Và
GIảI PHáP
I. Công nghệ thông tin và vấn đề quản lý bán hàng
Lần đầu tiên, tất cả mọi loại thông tin số liệu, âm thanh, hình ảnh có
thể đợc đa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ một máy tính nào cũng có thể lu trữ, xử
lý và gửi chuyển tiếp cho nhiều ngời. Trong thời đại kỹ thuật số, sự kết nối có
nghĩa rộng hơn nhiều so với việc kết nối một vài ngời với nhau. Internet tạo ra
một không gian toàn cầu cho việc chia sẻ, phối hợp và thơng mại hoá thông tin.
Xã hội loài ngời đang trải qua thời kì sôi động nhất của lịch sử phát triển , thời kì
của đổi mới, phát triển và hội nhập. Cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa
học kỹ thuật và sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn tới thay đổi sâu sắc trong
lĩnh vực kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội. Đó là việc ứng dụng tin học và các
thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lí, xã hội. Đó là các chơng
trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, kế toán tự động, quản lý đất đai, quản lý
dự án,... Việc sử dụng các chơng trình này cho thấy hiệu quả to lớn, mang lại hiệu
suất cao trong công tác quản lí. Đồng thời cũng giúp cho các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, tiếp cận với các công nghệ thông tin hiện đại nh tự động hoá văn
phòng, điều khiển tự động v.v...tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao năng
suất và chất lợng của công việc.
Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và
ngày càng không thể thiếu đối vói mỗi doanh nghiệp. Việc lu trữ các văn bản,
thông tin... trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kém
nếu lu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn và
mất thời gian. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm đợc chi phí lu trữ
thông tin về mặt thời gian và tiền bạc.
Thực tế đối với việc quản lý bán hàng thì việc quản lý lợng hàng bán ra,
nhập vào, thống kê lợi nhuận , thống kê tồn kho, quản lý hàng bán... sẽ trở nên
rất phức tạp do có quá nhiều mặt hàng khác nhau. Vì vậy việc áp dụng tin học
vào công việc quản lý bán hàng sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích
sau:

Giảm chi phí phát sinh
Giảm chi phí lu kho do tính toán nhanh chóng lợng hàng tồn.
Giảm chi phí thuê nhân viên
Tăng lợi nhuận do tính toán đợc nhu cầu của thi trờng về các loại mặt
hàng.
- 1 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II. Giải pháp
III. Tên đề tài và lý do chọn đề tài.
1.1 Tên đề tài.
Chơng trinh quản lí bán hàng
1.2 Lý do lựa chọn đề tài .
Đứng trên góc độ công ty, chúng ta thấy rõ một lợi ích có liên quan đến ngời
lao động nổi nên từ hệ thống thông tin hoàn chỉnh. Chỉ có những thông tin cập
nhật và chính xác mới có thể đánh giá mức thởng phạt theo thành quả lao động,
chất luợng và sự hoàn thành trong công việc. Mặt khác, việc quản lý bán hàng
bằng tin học giúp nhà quản lý lợng hàng nhập, lợng hàng tồn kịp thời làm giảm
thiểu chi phí và đem lại lợi ích ớn cho doanh nghiệp.
Vì vậy việc xây dựng một chơng trình Quản lý bán hàng nhằm hoàn thiện
hơn quá trình quản lý là hết sức cần thiết .
Công việc chính của quá trình của quản lý bán hàng là thiết kế nên một ch-
ơng trình nhập liệu vào máy tính và quản lý và xử lý các chỉ tiêu từ các số liệu đ-
ợc nhập.
Xét thấy khả năng và trình độ bản thân phù hợp, hơn nữa đề tài có thể đáp ứng
kịp thời phục vụ cho công việc quản lý bán hàng, nên em đã quyết định chọn đề
tài này.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài.
Đề tài này đợc nghiên cứu trên cơ sở phân tích thực trạng của vấn đề bán
hàng ở một trung tâm thơng mại, kết hợp với nghiên cứu các vấn đề:
Nhập số liệu

Xử lí số liệu
Kết xuất báo cáo
3. Khả năng áp dụng và vị trí của đề tài.
Chơng trình có khả năng áp dụng cho các trung tâm thơng mại vừa và nhỏ
Chơng trình có khả năng nhập vào các hoá đơn và in ra các hoá đơn, kết xuất
nhanh các báo cáo:
Báo cáo tồn kho
Báo cáo lợi nhuận
Báo cáo doanh thu từng gian hàng
....
4. Phơng án và giải pháp để thực hiện đề tài.
4.1 Phơng pháp tổng hợp số liệu.
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận của chơng
trình nhng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây
dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm : Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo từng
giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
- 2 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nh ợc điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần
thiết.
4.2 Phơng pháp phân tích số liệu
Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn
chỉnh sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc
cho chơng trình đó.
Ưu điểm : Phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng làm
việc một cách thủ công.
Nh ợc điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời toàn bộ các
mảng này vào sử dụng.
4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên. Tiến hành
đồng thời việc xây dựngcác mảng cơ bản và các thao tác cũng nh các nhiệm vụ
cần thiết. Phơng pháp yêu cầ phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của
thông tin trong hệ thống.
4.4 Ngôn ngữ viết chơng trình
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công
của chơng trình. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Việc
lựa chọn ngôn ngữ lập trình dựa trên nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nh :
khả năng của ngời sử dụng, thói quen của ngời sử dụng, yêu cầu về môi trờng làm
việc nhu cầu thực tế của công việc đòi hỏi ngời làm chơng trình phải lựa chọn
ngôn ngữ thích hợp...
Ch ơng trình :
Quản lí bán hàng
Đợc thực hiện trên ngôn ngữ Visual Basic với Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Microsoft Access.
Đây là ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng (Object Oriented Programing
Language), là một ngôn ngữ mới có nhiều tính năng u việt dễ sử dụng với nhiều
hỗ trợ sử dụng khác với ngôn ngữ lập trình thủ tục (Procedure Programing
Language) truyền thống.
Ngôn ngữ Visual Basic đã đợc cải tiến và phát triển đến phiên bản thứ 6 và trở
thành một hệ thống mở. Nó có khả năng sử dụng cơ sở dữ liệu của các phần mềm
Quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau nh: Microsoft Access, Visual Foxpro, Database,
Oracle ... Và đặc biệt là sử dụng các cơ sở dữ liệu của SQL Server dành cho các
ứng dụng trên mạng.
Đặc biệt, phần lớn các ứng dụng sử dụng tại Trung tâm tính toán trung ơng
trớc đây đợc phát triển trên các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời :
Foxpro For Windows và Foxpro For Dos trong việc nhập và xử lí số liệu thống kê
, vì vậy việc sử dụng ngôn ngữ Visual Basic sẽ tạo điều kiện dễ dàng cho việc cập
nhật cơ sở dữ liệu cho chơng trình từ các cuộc điều tra khác nhau mà không phải
mất nhiều công sức làm lại từ đầu.

- 3 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ngoài ra, ngôn ngữ Visual Basic còn có các u điểm vợt trội so với các ngôn
ngữ lập trình khác nh sau:
* Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nên khi thiết kế ta
có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chơng trình thực
hiện. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để sử dụng thiết kế những ứng dụng có
giao diện rất đẹp tạo cảm giác gần gũi , dễ hiểu, dễ sử dụng cho ngời dùng.
* Việc xây dựng, thiết kế chơng trình có thể xác định đợc thời gian cần thiết
để thực hiên vì đợc thiết kế theo từng module, đảm bảo cho yêu cầu xây dựng ch-
ơng trình trong thời gian ngắn đáp ứng kịp thời nhu cầu về tiến độ.
* Dễ thực hiện , dễ bảo trì và phát triển trong tơng lai.
Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị dữ liệu đợc dụng
phổ biến và thông dụng nhất hiện nay nó cho phép tạo lập và lu trũ dữ liệu ở qui
mô lớn. Dễ tra cứu bảo trì. Đặc biệt với các th viện liên kết động với đặc tính mở
của nó thông qua ADO và ADOBC .Access cho phép làm việc với nhiều ngôn
ngữ lập trình thông dụng và mạnh nhất hiện nay.
4.5 Giải pháp về phần cứng để thực hiện chơng trình.
CPU Pentium II trở lên.
Màn hình VGA.
Chuột.
64 Mb RAM.
300 Mb đĩa cứng còn trống
Phần II : Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý
bán hàng
I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý.
1. Sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ luông thông tin (IFD), sơ đồ luông dữ liệu(DFD)
1.1. Sơ đồ ngữ cảnh.
1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
- 4 -

Ban Quản lý
Gian
hàng
1
Kho hàng Gian
hàng
2
Gian
hàng
3
...........
Gian
hàng
50
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- 5 -
Kh¸ch hµng
1.0
CËp nhËt phiÕu
nhËp xuÊt
3.0
CËp nhËt danh
môc KH
4.0
B¸o c¸o
hang ho¸
PhiÕu NX
PhiÕu thu chi
Ban qu¶n lý
Ban qu¶n lý

3.0
CËp nhËt danh
môc KH
Danh môc hang hãa
Danh muc KH
3.0
CËp nhËt danh
môc KH
3.0
CËp nhËt danh
môc KH
b1
c2
a1
a4
a5
a3
a2
c1
c5
c4
d1
e2
e2
f2
f2
f3
f1e3
e1 f3
c3

d2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cập nhật phiếu xuất:
o a1 nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng
o a2 lu phiếu nhập xuất
o a3 yêu cầu nhập danh mục hàng hoá (nếu là hàng hoá mới)
o a4 cập nhật danh mục khách hàng(nếu là khách hàng mới)
o a5 lu thông tin hàng hoá mới
Điều chỉnh phiếu nhập xuất
o b1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất(do nhập sai)
o b2 lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lu ra điều chỉnh theo
yêu cầu và lu lại.
Báo cáo tồn kho
o e1 ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho
o e2 lấy số tồn từ danh mục HH và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu
phiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ.
o e3 gửi ban quản lý báo cáo tồn kho
Cập nhật phiếu thu chi
o c1 ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp( yêu cầu lập phiếu
chi)
o c2 khách hàng trả nợ ( yêu cầu lạp phiếu thu)
o c3 lu phiếu thu chi đã lập.
o c4 yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng(nếu là khách hàng mới)
Điều chỉnh phiếu thu chi
o d1 ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi(do nhập sai sót)
o d2 Lờy phiếu thu chi cần điều chỉnh tử kho ra điều chỉnh theo yêu
cầu và lu lại.
Báo cáo công nợ.
o f1 ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ.
- 6 -

Website: Email : Tel : 0918.775.368
o f2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập
xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất, tình hình thu chi từ kho dữ
liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và cuối kỳ.
o f3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ.
1.3 sơ đồ quan hệ giữa các thực thể
: Quan hệ 1 n
Danh mục khách hàng có thể là khách hàng mua hoặc nhà cung cấp do có
nhiều trờng giống nhau nên ta có thể dùng một thực thể hay hai thực thể.
Phiếu nhập kho và xuất kho có thể dùng chung một thực thể.
Phiếu thu chi gần nh trùng nhau về các tông tin nên ta có thể sử dụng một
thực thể.
2 . Chuẩn hoá dữ liệu xác định các thực thể
Chuẩn hoá từ phiếu nhập xuất kho ban đầu:
Phiếu nhập xuất kho Chuẩn dạng 1 Chuẩn dạng 2 Chuẩn dạng 3
- 7 -
Danh mục
khách hàng
Danh mục
Hàng hoá
Chi tiết dm
Hàng hoá
Phiếu nhập
xuất kho
Danh mục
tài khoản
Phiếu thu
chi
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mã số phiếu

Ngày
Mã khách hàng
Địa chỉ
Lý do
Phí
Mã hàng
Số lợng
Đơn giá
Mã số phiếu
Mã khách hàng
Ngày
Lý do
Phí
Tên khách hàng
Địa chỉ
Mã số phiếu
Mã hàng
Số lợng
Đơn giá
Mã số phiếu
Mã khách hàng
Ngày
Lý do
Phí
Mã số phiếu
Ma hàng
Số lợng
đơn gía
Thành tiền
Mã khách hàng

Mã số phiếu thu chi
Tên khách hàng
Địa chỉ
Nợ đầu kỳ
Mã hàng
Tên hàng
Quy cách
Đơn vị tính
Đơn gía bán
Số lợng tồn
Tg tồn
Mã số phiếu
Mã khách hàng
Ngày
Lý do
Phí
Mã số phiếu
Mã hàng
Số lợng
đơn giá
thành tiền
Mã khách hàng
Mã số phiếu thu chi
Tên khách hang
Địa chỉ
Nợ đầu kỳ
Mã hàng
Tên hàng
Quy cách
Đơn vị tính

Đơn giá bán
Số lợng tồn
Tg tồn
Mã số phiếu thu chi
Mã khách hàng
Lý do
Đơn giá
Ngày
Số tiền
II. Thông tin đầu vào & đầu ra của hệ thống quản lý.
1. Các luồng thông tin vào.
- 8 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Thông tin vào là các hoá đơn nhập, hoá đơn bán hàng.
2. Thông tin ra từ hệ thống.
Thông tin ra là những thông tin đã xử lý và tổng hợp từ các thông tin vào.
Thông tin ra chính là kết quả hoạt động của hệ thống. Nó phục vụ cho nhu
cầu về thông tin của những ngời sử dụng hệ thống này và đáp ứng nhu cầu của
cơ quan. Thông tin ra càng có chất lợng cao tức là đáp ứng tốt nhu cầu về
thông tin của ngời sử dụng, nâng cao hiệu quả quản lý thì càng chứng tỏ hệ
thống hoạt động tốt.
Thông tin ra là các báo cáo:
Báo cáo tồn kho
Báo cáo lợi nhuận
Báo cáo doanh thu từng gian hàng
Báo cáo doanh số từng nhân viên.
III. Thiết kế chơng trình.
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là nơi lu trữ lâu dài các tệp dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ
ngoài. các dữ liệu này phải tổ chức tôt theo hai tiêu chí:

Hợp lý , nghĩa là phải đủ dùng và không thừa;
Truy nhập thuận lợi, nghĩa là tim kiếm, cập nhật , bổ xung và loại
bỏ các thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dùng.
ở giai đoạn phân tích, ta đã nghiên cứu dữ liệu theo tiêu chí hợp lý(đủ và
không thừa). Kết quả là đã thành lập đợc lợc đồ luồng dữ liệu và đã chuẩn
hoá dữ liệu qua 3 bớc chuẩn hoá . Sang giai đoạn này, ta phải biến đổi lợc đồ
khái niệm nói trên thành lợc đồ vật lý, tức là một cấu trúc lu trữ thực sự của
dữ liệu trong bộ nhớ ngoài. Cờu trúc này thờng đợc lựa chọn trong số các
dạng sau:
Các tệp tuần tự.
Các tệp tuần tự có chỉ dẫn.
Các tệp trực truy,
- 9 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Các tệp đảo ngợc
Các bảng băm
Các mạng sử dụng con trỏ
Các cây
Các quan hệ
Thông qua các lý do trên ta tách việc thiết kế dc liẹu thành hai bớc:
Thiết kế lợc đồ lôgic của dữ liệu
Thành lập lợc đồ vật lý của dữ liệu
1.1 Thành lập lợc đồ lôgic
Lợc đồ bán hàng:
Lợc đồ mua hàng:
1.2 Thành lập lợc đồ vật lý
- 10 -
Ma_KH
Ten_KH
Dien_thoai

Dia_chi
Ma_KH
Ten_KH
Dien_thoai
Dia_chi
Ma_HDB
Ngay_ban
Nguoi_ban
Khach_hang
Gian_hang
Ma_HDB
Ngay_ban
Nguoi_ban
Khach_hang
Gian_hang
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Giam_gia
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Giam_gia
Khách hàng
Mua
Hàng
Ma_NCC
Ten_NCC

Dien_thoai
Dia_chi
Loai_hang
Ma_NCC
Ten_NCC
Dien_thoai
Dia_chi
Loai_hang
Ma_HDN
Ngay_Nhap
Nguoi_Nhap
Nha_CC
Ma_HDN
Ngay_Nhap
Nguoi_Nhap
Nha_CC
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Chiet_khau
Ma_HDB
Ma_hang
Gia
So_luong
Chiet_khau
Nhà CC
Bán
Hàng
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Dựa trên cơ sở lợc đồ lôgic ta tiến hành xây dựng lợc đồ vật lý cho
chơng trinh quản lý ban hang. Lợc đồ vật lý là cấu trúc lu trữ thực sự
của dữ liệu trong bộ nhớ ngoài, phụ thuộc theo cấu hình của hệ thống.
Chơng trình gồm các bảng chính:
Hoá đơn bán hàng
- 11 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chi tiết HDB
Hoá đơn nhập hàng
Chi tiet HDN
Hàng hoá
Nhân viên
Gian hàng
...
2. Giao diện và các thành phần của chơng trình chơng trình
Giao diện chơng trình gồm 1 Form chính; các From, các báo cáo và các
thành phần khác của chơng trình có thể đợc truy nhập từ menu của From
chính.
2.1 Các From của chơng trình.
2.1.1 From Chính
Chứa các menu:
Xử lý hoá đơn
o Hoá đơn bán hàng
o Hoá đơn nhập hàng
o Thoát
Báo cáo tổng hợp
o Doanh số bán hang(gian hàng, toàn bộ trung tâm)
o Hàng nhập
o Hàng tồn kho
o Doanh số của mỗi nhân viên

o Lợi nhuận
Hệ thống
- 12 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
o Điều chỉnh hệ thống
o danh mục
Trợ giúp
o Hớng dẫn sử dụng
o Thông tin về phần mềm
2.1.2 From hoá đơn bán hàng
- 13 -
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.1.3 From ho¸ ®¬n nhËp hµng
- 14 -