phân tích hệ thống thông tin kế toán tại ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế việt nam chi nhánh cần thơ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.27 MB, 146 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
VÕ THỊ BÔNG
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM
CHI NHÁNH CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340302
Năm 2013
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
VÕ THỊ BÔNG
MSSV: 4104130
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM
CHI NHÁNH CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TH.S LƯƠNG THỊ CẨM TÚ
Năm 2013
2
LỜI CẢM TẠ
Qua thời gian học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở trường, nhờ có sự chỉ dạy
tận tình của quý thầy cô trường Đại học Cần Thơ đặc biệt là quý thầy cô Khoa
Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh đã giúp em có được nhiều kiến thức để hôm nay
em có thể hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giảng dạy của quý thầy cô Khoa Kinh Tế Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Cần Thơ. Đặc biệt em xin chân thành cảm
ơn cô Lương Thị Cẩm Tú đã hướng dẫn, giải đáp những khó khăn, vướng mắc
giúp em hoàn thành luận văn một cách tốt nhất.
Bên cạnh đó em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám Đốc Ngân
Hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ đã tạo điều
kiện cho em được thực tập tại Ngân hàng. Xin cảm ơn đến các anh chị tại Phòng
Khách Hàng Doanh Nghiệp, các anh chị đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo điều
kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đề tài của mình.
Tuy nhiên do hạn chế về kiến thức và thời gian thực tập nên chắc chắn luận
văn không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý
kiến của Quý Đơn Vị cùng Quý Thầy Cô để luận văn được hoàn thiện tốt hơn.
Cuối lời em xin kính chúc Quý Thầy Cô lời chúc sức khỏe và thành công
trong công tác giảng dạy của mình. Kính chúc Ban Giám Đốc cùng tập thể cán bộ
nhân viên Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần
Thơ được dồi dào sức khỏe và công tác tốt.
Cần Thơ, ngày 4 tháng 12 năm 2013
Người thực hiện
VÕ THỊ BÔNG
3
LỜI CAM KẾT
Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên
cứu của tôi và kết quả phân tích trong bài là trung thực, đề tài không trùng với bất
kì đề tài khoa học nào.
Cần Thơ, ngày 4 tháng 12 năm 2013
Người thực hiện
VÕ THỊ BÔNG
4
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Ngày........tháng.........năm 2013
Thủ trưởng đơn vị
5
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Cần Thơ, ngày........tháng.........năm 2013
Giáo viên hướng dẫn
LƯƠNG THỊ CẨM TÚ
6
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Cần Thơ, ngày........tháng.........năm 2013
Giáo viên phản biện
7
MỤC LỤC
Trang
Chương 1: GIỚI THIỆU ............................................................................................15
1.1 Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 15
1.2 Mục tiêu nghiên cứu ...........................................................................................16
1.2.1 Mục tiêu chung .................................................................................................16
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................................16
1.3 Câu hỏi nghiên cứu ............................................................................................. 16
1.4 Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................17
1.4.1 Phạm vi không gian ..........................................................................................17
1.4.2 Phạm vi thời gian .............................................................................................. 17
1.4.3 Đối tượng nghiên cứu .......................................................................................17
1.5 Lược khảo tài liệu ............................................................................................... 17
Chương 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .................20
2.1 Phương pháp luận .............................................................................................. 20
2.1.1 Các khái niệm ..................................................................................................20
2.1.2 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính .....................................................26
2.1.3 Sự an toàn và trung thực dữ liệu .......................................................................30
2.1.4 Tổ chức chứng từ kế toán ................................................................................31
2.1.5 Hệ thống thông tin tín dụng .............................................................................33
2.2 Phương pháp nghiên cứu .....................................................................................35
Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ .................................38
3.1 Tổng quan về Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam chi nhánh
Cần Thơ ....................................................................................................................38
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ......................................................................38
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chính của Ngân hàng Quốc tế .................43
8
3.1.3 Cơ cấu tổ chức ..................................................................................................41
3.1.4 Các hoạt động chủ yếu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc Tế
chi nhánh Cần Thơ .....................................................................................................44
3.1.5 Phương hướng phát triển .................................................................................44
3.2 Tổ chức công tác kế toán ....................................................................................46
3.2.1 Chế độ kế toán đang áp dụng ...........................................................................46
3.2.2 Hình thức kế toán ............................................................................................. 47
3.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán và các bộ phận liên quan trong quá trình
luân chuyển chứng từ ................................................................................................ 47
3.3 Phần mềm kế toán sử dụng tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc tế
chi nhánh Cần Thơ .....................................................................................................50
3.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc tế
chi nhánh Cần Thơ ....................................................................................................50
Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH
CẦN THƠ ..................................................................................................................54
4.1 Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần
Quốc tế chi nhánh Cần Thơ ......................................................................................54
4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại
Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ .........................................................................54
4.1.2 Các thủ tục kiểm soát trong Ngân hàng nhằm ngăn ngừa sai phạm và gian
lận............................................................................................................................... 57
4.1.3 Đánh giá chung về sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Ngân hàng .................................................................................................................59
4.2 Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần
Quốc tế chi nhánh Cần Thơ .......................................................................................60
4.2.1 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh
thu .............................................................................................................................. 60
9
4.2.2 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình chi phí
....................................................................................................................................98
4.2.3 Phân tích việc tổ chức chứng từ, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán ...............112
4.2.4 Đánh giá phần mềm Ngân hàng đang áp dụng ...............................................118
4.3 Phân tích các rủi ro trong hệ thống thông tin tại Ngân hàng .............................124
4.4 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng và sự
kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng ......................................125
4.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng ....................126
4.4.2 Sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng .......................130
Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC VÀ KIỂM
SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN
QUỐC TẾ CHI NHÁNH CẦN THƠ ......................................................................129
5.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng ....................129
5.2 Giải pháp phát triển hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng .....................131
Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...............................................................133
6.1 Kết luận ..............................................................................................................133
6.2 Kiến nghị............................................................................................................133
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................135
PHẦN PHỤ LỤC.....................................................................................................136
Phụ lục 1 ..................................................................................................................136
Phụ lục 2 ..................................................................................................................139
Phụ lục 3 ..................................................................................................................140
Phụ lục 4 ..................................................................................................................141
Phụ lục 5 ..................................................................................................................142
Phụ lục 6 ..................................................................................................................144
Phụ lục 7 ..................................................................................................................146
10
DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại Cổ
phần Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ ............................................................. 51
Bảng 4.1 Bảng tổng hợp số liệu về khảo sát thực tế các câu hỏi tìm hiểu
hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................................................136
Bảng 4.2: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong
quá trình xử lý nghiệp vụ cho vay – giải ngân ..........................................................71
Bảng 4.3: Mô tả thủ tục kiểm soát trong hoạt động cho vay- giải ngân ....................72
Bảng 4.4: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong
quá trình xử lý nghiệp vụ thu lãi cho vay của ngân hàng ..........................................79
Bảng 4.5: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ thu lãi .......................................80
Bảng 4.6: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong
quá trình xử lý nghiệp vụ chuyển tiền đi của ngân hàng ...........................................93
Bảng 4.7: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ chuyển tiền đi ...........................94
Bảng 4.8: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong
quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm ...............................................................103
Bảng 4.9: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm.......................104
Bảng 4.10: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra
trong quá trình xử lý nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm ...............................................109
Bảng 4.11: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm ..............110
Bảng 4.12: Mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu ...............................113
Bảng 4.13: Mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí ...................................116
Bảng 4.14: Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán ................................................117
Bảng 4.15: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra
trong quá trình áp dụng phần mềm kế toán tại Ngân hàng ......................................119
Bảng 4.16: Thủ tục kiểm soát ứng dụng trong phầm mềm Symbols ......................120
Bảng 4.17: Tổng hợp tình hình hoạt động dịch vụ của ngân hàng qua các
năm...........................................................................................................................132
11
DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1 Quy trình thực hiện httt kế toán ..................................................................20
Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu của httt kế toán .....................................................21
Hình 2.3 Quy trình httt kế toán tài chính ..................................................................22
Hình 2.4 Quy trình httt kế toán quản trị ....................................................................23
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành của VIB Cần Thơ ............................. 41
Hình 4.1 Quy trình cho vay ......................................................................................61
Hình 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân.............62
Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải
ngân ............................................................................................................................63
Hình 4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình thu từ lãi tiền vay ............................... 76
Hình 4.5 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu từ lãi tiền vay .......................76
Hình 4.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình tất toán hợp đồng vay ........................82
Hình 4.7 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán hợp đồng vay..................83
Hình 4.8 Màn hình mở mã khách hàng tab thông tin chính ......................................85
Hình 4.9 Màn mình mở mã khách hàng tab thông tin bổ sung .................................86
Hình 4.10 Màn hình mở tài khoản giao dịch tiền vay ...............................................87
Hình 4.11 Màn hình rút tiền lúc giải ngân cho khách hàng .......................................88
Hình 4.12 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình thu từ hoạt động chuyển
tiền thu phí (chuyển đi) .............................................................................................. 89
Hình 4.13 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chuyển tiền thu phí
(chuyển đi) .................................................................................................................90
Hình 4.14 Màn hình chuyển tiền cùng hệ thống........................................................96
Hình 4.15 Màn hình chuyển tiền ngoài hệ thống.......................................................97
Hình 4.16 Màn hình thu phí chuyển tiền đi ............................................................... 98
Hình 4.17 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình mở sổ tiết kiệm ................................ 99
Hình 4.18 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình mở sổ tiết kiệm .......................100
12
Hình 4.19 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình tất toán sổ tiết kiệm........................105
Hình 4.20 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán sổ tiết kiệm .................107
Hình 4.21 Màn hình nộp tiền vào sổ tiết kiệm ........................................................111
Hình 4.22 Màn hình tất toán sổ tiết kiệm ................................................................112
13
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
VIB
:
Ngân hàng Quốc tế
HTTT
:
Hệ thống thông tin
TMCP
:
Thương mại Cổ phần
HT
:
Hệ thống
KHDN
:
Khách hàng doanh nghiệp
KHCN
:
Khách hàng cá nhân
TTTM
:
Tài trợ thương mại
HĐQT
:
Hội đồng quản trị
CBNV
:
Cán bộ nhân viên
QĐ-NHNN :
Quyết định Ngân hàng Nhà Nước
CMND
:
Chứng minh nhân dân
GCN
:
Giấy chứng nhận
CSDL
:
Cơ sở dữ liệu
TD
:
Tín dụng
KH
:
Khách hàng
TSTC
:
Tài sản thế chấp
HĐTD
:
Hợp đồng tín dụng
TTKH
:
Thông tin khách hàng
HĐTC
:
Hợp đồng thế chấp
PGĐ
:
Phó Giám đốc
GNN
:
Giấy nhận nợ
ĐKDV
:
Đăng ký dịch vụ
GLT
:
Giấy lĩnh tiền
CBHT
:
Cán bộ hỗ trợ
GDV
:
Giao dịch viên
14
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Chúng ta đang sống ở những năm đầu của thế kỷ XXI và đang được chứng
kiến sự phát triển với tốc độ nhanh chưa từng có trong lịch sử của thông tin đặc
biệt là tin học đang xâm nhập ngày càng sâu, rộng vào mọi lĩnh vực của đời sống
nhất là lĩnh vực quản lý. Với việc tin học hóa, công việc quản lý trở nên đơn giản
hóa, hiệu quả cao, tiết kiệm sức lao động và nâng cao nâng suất cán bộ quản lý.
Tuy nhiên, để tối ưu hóa hạ tầng và đa dạng hóa dịch vụ là chủ đề tại Hội
thảo – Triển lãm về công nghệ ngân hàng (Banking Việt Nam 2011) được diễn ra
tại Hà Nội. Qua cuộc hội thảo đã nhấn mạnh công nghệ thông tin là một trong
những nhiệm vụ trọng tâm nhằm hiện đại hóa hệ thống ngân hàng Việt Nam. Hơn
thế nữa, trong khuôn khổ Hội thảo – Triển lãm Banking Việt Nam 2012, ông Lê
Mạnh Hùng đã cho biết rằng “Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong
các hoạt động của Ngân hàng Nhà nước, khoảng 95% các nghiệp vụ được tin học
hóa trong Ngân hàng nhà nước với mức độ khác nhau”. Từ đó cho thấy việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Ngân hàng hiện nay đang được quan
tâm sâu sắc và ngày càng mở rộng.
Mặt khác, để nâng cao sự cạnh tranh trên thương trường, các Ngân hàng
thương mại hiện nay nói chung và VIB nói riêng đang tập trung phát triển nhóm
dự án Giải pháp ngân hàng lõi Corebanking. Đây được coi là xương sống cho mọi
hoạt động quy trình nghiệp vụ trong các Ngân hàng thương mại. Sao khi áp dụng
đã giúp cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động nội bộ ngân hàng như kế toán thanh
toán, quản trị rủi ro…. Các dữ liệu trong hoạt động được nối mạng trực tuyến
giữa các phòng, ban tại trụ sở chính, chi nhánh đảm bảo kiểm soát, phát hiện kịp
thời các phát sinh trong hoạt động. Có thể nói công nghệ thông tin được xem như
một xu hướng chính trong hoạt động ngân hàng hiện đại trong thập niên vừa qua,
hệ thống ngân hàng lõi đang dần được nâng cấp cho phù hợp với sự phát triển của
ngành ngân hàng. Song, vẫn còn nhiều mặt đáng lo ngại như tính an toàn dữ liệu
và bảo mật thông tin khách hàng khi xử lý nghiệp vụ trong môi trường nối mạng
trực tiếp, sai sót trong quá trình nhập liệu dẫn đến sai lệch thông tin đầu ra.
Hơn thế nữa, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là vấn đề cần quan tâm bậc
nhất đối với Ngân hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hiệu quả sẽ
giúp phòng ngừa gian lận và sai sót hiện hữu một cách tốt nhất, đồng thời hạn chế
15
những rủi ro tồn tại trong Ngân hàng. Vì thế tôi chọn đề tài “Phân tích Hệ thống
thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi
nhánh Cần Thơ” làm luận văn tốt nghiệp, để tìm hiểu rõ hơn cách tổ chức và
kiểm soát hệ thống thông tin trong Ngân hàng.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Mục tiêu chung là phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng
Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ trong điều kiện tin
học hóa. Tức là phân tích việc tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin, quá trình
luân chuyển chứng từ, mẫu chứng từ tại đơn vị, từ đó tìm ra những tồn tại để có
những giải pháp giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ
thống thông tin tại đơn vị với mô hình phù hợp hơn và xây dựng mẫu chứng từ
mới (nếu có).
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Tìm hiểu kiểm soát nội bộ về hệ thống máy tính trong Ngân hàng và đánh
giá ưu, nhược điểm.
- Phân tích quy trình xử lý các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu
và chu trình chi phí trong môi trường xử lý bằng máy tính để tìm ra những sai sót
tồn tại trong công tác kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.
- Đề ra các thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức
và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng, xây dựng mẫu chứng mới
(nếu có).
1.3 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
(1) Kiểm soát nội bộ về hệ thống máy tính trong Ngân hàng là gì?
(2) Quy trình xử lý các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu
trình chi phí trong môi trường xử lý bằng máy tính tại Ngân hàng như thế nào?
Những thủ tục kiểm soát có thích hợp có thể ngăn chặn rủi ro không? Và những
thủ tục đó có được áp dụng trong thực tế không? Hệ thống thông tin kế toán có
hữu hiệu hay chưa? Hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng có ưu và nhược
điểm gì? Hệ thống có đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán không?
(2) Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao?
1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
16
1.4.1 Phạm vi không gian
Đề tài này được thực hiện tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế
Việt Nam chi nhánh Cần Thơ.
1.4.2 Phạm vi thời gian
- Số liệu sử dụng trong đề tài là số liệu năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng
đầu năm năm 2013.
- Thời gian thực tập chính thức tại VIB Cần Thơ từ 12/08/2013 đến ngày
18/11/2013.
1.4.3 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin và tổ chức bộ máy kế toán
tại VIB Cần Thơ, xoay quanh những nghiệp vụ cụ thể như: nghiệp vụ thu lãi vay,
chuyển tiền thu phí, trả lãi tiền gửi của khách hàng, chi dịch vụ thanh toán.
1.5 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU
- Luận văn thạc sĩ “Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm
toán nội bộ tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam” do Lê Phương Hồng, trường
Đại học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh thực hiện.
Nội dung đề tài đánh giá thực trạng hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của
Ngân hàng Công Thương Việt Nam, từ đó đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ.
+ Với nội dung của đề tài như trên thì tác giả sử dụng phương pháp nghiên
cứu có hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội
bộ và nghiên cứu thực tiễn tổ chức bộ máy, chính sách các quy trình kiểm soát,
kiểm toán tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam.
+ Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện,
em thấy được tác giả chỉ khái quát được lý luận về kiểm soát nội bộ, kiểm toán
nội bộ và đưa ra các giải pháp để hạn chế rủi ro, nhưng chưa tìm hiểu sâu về phân
tích hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro để khắc phục
những hạn chế trên, đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng
TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, em sẽ nghiên cứu sâu vào quá
trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu
trình doanh thu và chu trình chi phí. Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu
của hai chu trình.
17
- Luận văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng
phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam chi nhánh
Cần Thơ” do Trần Thị Phúc Duyên, trường Đại học Cần Thơ thực hiện.
+ Nội dung: Đề tài phân tích hệ thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ
trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft, đưa ra đặc điểm hoạt động
của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT kế toán, tổ chức dữ liệu của hệ
thống thông tin kế toán.
+ Với nội dung của đề tài như trên thì tác giả sử dụng phương pháp tổng
hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán tại doanh nghiệp, dùng công cụ
mô tả quy trình, luân chuyển thông tin bằng lưu đồ, chứng từ và đánh giá thông
tin thu thập.
+ Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện,
em thấy được tác giả chỉ giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị
nhưng chưa phân tích được các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro trong môi
trường ứng dụng phần mềm kế toán, để khắc phục những hạn chế trên, đề tài
“Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi
nhánh Cần Thơ”, em đi tìm hiểu sâu về các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro
trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán.
Luận văn “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin
kế toán tại công ty Cổ Phần Dược Hậu Giang” do Lê Thị Thúy Vy, trường Đại
học Cần Thơ thực hiện.
+ Nội dung: Đề tài nêu những hoạt động của chu trình doanh thu và mô tả
bằng lưu đồ quá trình luân chuyển, kiểm soát và lưu chuyển chứng từ của chu
trình doanh thu.
+ Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện,
em thấy được tác giả không làm rõ những thủ tục kiểm soát của công ty nhằm hạn
chế rủi ro trong chu trình doanh thu, đề tài chưa đánh giá được tính hữu hiệu và
hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán khắc phục những hạn chế trên, đề tài
“Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi
nhánh Cần Thơ”, em sẽ nghiên cứu sâu vào quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ
chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu trình doanh thu và chu trình chi
phí. Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu của hai chu trình.
18
CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN
2.1.1 Các khái niệm
2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
a) Khái niệm
Hệ thống thông tin kế toán (HTTT kế toán) là hệ thống thu thập, lưu trữ và
xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các
thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh
nghiệp.
Doanh nghiệp
Kế toán
HTTT kế toán
Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin
Hình 2.1 Qui trình thực hiện httt kế toán
b) Các đặc tính của hệ thống thông tin kế toán
- Mục tiêu.
- Đầu vào.
- Quy trình xử lý: Thu thập, phân tích, ghi chép, kiểm tra đối chiếu, tổng
hợp lập báo cáo, truyền thông.
- Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin.
- Con người tham gia xử lý thông tin.
- Môi trường hệ thống.
c) Chức năng hệ thống thông tin kế toán
- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xử lý cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan.
- Kiểm soát.
19
d) Phân loại hệ thống thông tin kế toán
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính gồm: mục tiêu, đầu vào và quá trình
xử lý.
Phân loại,
ghi nhật kí
Chứng từ
Ghi
sổ
Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin
Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu của httt kế toán
Cấu trúc gồm:
- Hệ thống doanh thu.
- Hệ thống phải thu, phải trả.
- Hệ thống hàng tồn kho.
- Hệ thống báo cáo tổng hợp.
20
Lập
báo cáo
Quỹ
Chu trình
tài chính
Chu trình
doanh thu
Chu trình tài
chính: sổ cái và
báo cáo tài chính
Thành
phẩm
Quỹ
Chu trình
chi phí
Chu trình
chuyển đổi
Vật liệu
Dữ liệu
Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin
Hình 2.3 Quy trình httt kế toán tài chính
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Mục tiêu: hệ thống thông tin tài chính nội bộ cho mục đích lập kế hoạch,
kiểm soát hoạt động.
Dữ liệu: nghiệp vụ tài chính.
21
Dòng
thông
tin
trên
xuống
HT Ngân
hàng
HT Báo cáo
trách nhiệm
Kế hoạch
HT xử lý nghiệp vụ
Dòng
thông
tin
dưới
lên
TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin
Hình 2.4 Quy trình httt kế toán quản trị
2.1.1.2 Kiểm soát nội bộ
a) Khái niệm
Kiểm soát nội bộ là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân
viên của một tổ chức để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các
mục tiêu:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Thông tin đáng tin cậy.
- Sự tuân thủ các luật lệ quy định.
b) Các thành phần của kiểm soát nội bộ
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Các hoạt động kiểm soát.
- Thông tin, truyền thông.
- Giám sát.
22
2.1.1.3 Khái niệm chu trình doanh thu và chu trình chi phí
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những nghiệp
vụ phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và nhận thanh toán như: thu từ
lãi cho vay, thu từ dịch vụ chuyển tiền thu phí,…
Chu trình chi phí bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng
hay dịch vụ và thanh toán tiền như: chi lãi tiết kiệm cho khách hàng, chi lãi đi vay
tiền Hội sở, chi dịch vụ thanh toán,…
2.1.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
a) Khái niệm lưu đồ
Có hai dạng lưu đồ:
- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng
từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ,…trong các hoạt động
chức năng (bán, mua, nhập, xuất….).
- Lưu đồ hệ thống: mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức
lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính.
Lưu đồ sử dụng để phân tích tính kiểm soát của hệ thống.
Cơ sở dữ liệu
Chứng từ
Lưu trữ thủ công
Chứng từ nhiều
liên
Bắt đầu kết thúc
Quá trình xử lý
Chuẩn bị trước
khi xử lý
Nhập liệu thủ
công
23
khi xử
Kết nối
trang
Kết nối trong
sang
Dòng luân
chuyển
Ra quyết định
Ghi chú
Nhập/ Xuất
b) Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu – DFD
DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa
các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống
thông tin.
* Các ký hiệu:
Hoạt động xử
lý
Lưu trữ dữ
liệu
Đối
tượng
bên ngoài
Dòng dữ liệu
hệ
thống (điểm
đầu, kêt thúc)
24
2.1.2 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính
2.1.2.1 Kiểm soát chung
a) Xác lập kế hoạch an ninh cho hệ thống
Xác lập và cập nhật thường xuyên một kế hoạch an ninh toàn diện là một
trong những thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất mà một tổ chức có thể thực
hiện. Phương thức cơ bản và đơn giản nhất để xác lập một kế hoạch an ninh là
xác định: Thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần sử dụng
thông tin? Thông tin được kết xuất từ hệ thống nào?... Điều này giúp chúng ta xác
định được các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phương
thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất.
b) Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính
Trong môi trường máy tính, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá
nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này
dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính,
chương trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Do đó cần:
- Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác.
- Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: bộ phận xử
lý thông tin – bộ phận vận hành – bộ phận phát triển hệ thống.
c) Kiểm soát quá trình phát triển HTTT
Kiểm soát dự án phát triển hệ thống sẽ đảm bảo thời gian phát triển hệ thống
hợp lý, giảm thiểu chi phí và đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông
tin mới. Kiểm soát quá trình phát triển HTTT bao gồm các thủ tục sau:
- Lập kế hoạch phát triển.
- Xác định các yêu cầu đặt ra.
- Phân chia trách nhiệm phát triển hệ thống.
- Sự tham gia của người sử dụng.
- Đánh giá, chọn lựa quá trình phát triển.
d) Chuẩn hóa các tài liệu liên quan
Tài liệu hệ thống cần được chuẩn hóa, phân loại và lưu trữ nhằm phục vụ
cho yêu cầu thẩm định, xem xét, đánh giá HTTT.
25
