tiểu luận được 8 điểm môn phát triển chương trình giáo dục

Đề tiểu luận: Hãy xây dựng chương trình cho một khóa tập huấn/ bồi
dưỡng ( 3 buổi, 15 tiết)

1


CHƯƠNG TRÌNH TẬP HUẤN NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG CHO CHUYÊN VIÊN
Thời lượng: 15 tiết
I. Phân tích nhu cầu
Trong quá trình tổ chức hoạt động của một cơ quan, đơn vị, để việc
quản lý, điều hành hoạt động đạt hiệu quả, không thể không quan tâm, nghiên
cứu các nghiệp vụ cơ bản để vận dụng trong quá trình quản lý. Hành chính
văn phòng vừa là phương tiện sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của
cơ quan, đơn vị, vừa là sản phẩm của quá trình đó.
Ngoài ra, nhìn vào toàn bộ quy trình quản lý, từ việc ra quyết định quản
lý và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết
định cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra, chúng ta thấy quá trình đó, không có
một khâu nào không cần đến văn bản. Vì thế, việc nắm rõ về hệ thống văn
bản, phân loại văn bản và các quy định của Nhà nước về thể thức của một văn
bản sẽ giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp
với mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi. Bên cạnh
đó việc tổ chức, sắp xếp văn phòng một cách khoa học và việc hình thành thói
quen giao tiếp đúng đắn của cán bộ, chuyên viên cũng mang ý nghĩa hết sức
quan trọng.
Ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ đã ban hành thông tư số
01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, tạo điều kiện cho sự quản lý thống nhất hệ thống văn bản trong các cơ
quan, tổ chức.
Cùng với đó là sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã có tác
động rất lớn đến mọi mặt đời sống nói chung. Yêu cầu đặt ra đối với người

làm công tác này là phải biết tận dụng công nghệ thông tin vào công tác quản

2


lý hành chính văn phòng để mang lại sự chính xác, hiệu quả cũng như sự
chuyên nghiệp.
Thực tế tại trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội, nhiều
chuyên viên chưa từng được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính văn
phòng, chưa có những kỹ năng cơ bản quan trọng đối với người làm công tác
hành chính, quá trình công tác chủ yếu là làm theo kinh nghiệm. Điều đó dẫn
đến nhiều sai sót làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Vì vậy để khắc
phục những vướng mắc, khó khăn, sai sót và để đạt kết quả tốt hơn cho công
tác quản lý hành chính và soạn thảo văn bản, đòi hỏi phải có khóa tập huấn
nghiệp vụ hành chính văn phòng cho cán bộ chuyên viên trong trường.
II. MỤC TIÊU
2.1. Mục tiêu chung
Khóa tập huấn này sẽ giúp cho chuyên viên trong trường được trang bị
kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về công tác quản lý hành chính, văn bản.
Trên cơ sở đó nâng cao chất lượng công việc, chất lượng hoạt động của nhà
trường.
2.2. Mục tiêu cụ thể
Sau khóa tập huấn, chuyên viên trong trường sẽ được trang bị những
kiến thức, kỹ năng sau
* Về kiến thức
- Phân biệt được các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong cơ
quan, tổ chức.
- Mô tả được vai trò của văn bản trong hoạt động của các cơ quan tổ
chức; nhớ được kí hiệu viết tắt theo quy định của các loại văn bản
- Phân biệt được các loại văn bản, thẩm quyền ký và ban hành.

- Giải thích được những yêu cầu cơ bản của việc soạn thảo văn bản và
các lỗi thường gặp trong quá trình soạn thảo.

3


- Giải thích được yêu cầu khi sử dụng các phương tiện giao tiếp, những
động tác cần tránh khi giao tiếp trực diện và tiếp khách qua điện thoại
- Chỉ ra được những lỗi thường gặp, những kỹ năng còn yếu trong quá
trình giao tiếp tại đơn vị công tác.
* Về kỹ năng
- Vận dụng những kiến thức của tổ chức lao động khoa học văn phòng
vào cải thiện được văn phòng nơi bản thân đang công tác.
- Sử dụng các kiến thức được bồi dưỡng để thiết kế được một văn bản
hành chính khi có yêu cầu.
- Giao tiếp lịch sự, đúng chuẩn mực trong quá trình làm việc
* Về thái độ
- Hình thành thái độ làm việc nghiêm túc và có tinh thần hợp tác cầu
tiến trong quá trình bồi dưỡng
- Hình thành tác phong làm việc khoa học, cẩn thận, chính xác.
- Hình thành được thói quen giao tiếp lịch sự, đúng chuẩn mực trong
môi trường công sở.
* Mục tiêu rèn luyện các kỹ năng khác cho học viên
- Khai thác được thông tin trên mạng Internet
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, đánh giá
- Thuyết trình.
III. NỘI DUNG – MỤC TIÊU CHI TIẾT
STT
1
1.1

1.2

NỘI DUNG
Tổng quan về văn
phòng
Chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng các cơ
quan, tổ chức
Tổ chức lao động khoa
học công tác văn phòng

MỤC TIÊU CHI TIẾT
Bậc 1:
- Nêu được khái niệm cơ bản về văn phòng
- Liệt kê được các chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng.
- Nêu được những nội dung của tổ chức lao
động khoa học văn phòng
4


Bậc 2:
- Phân biệt được các chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
- Giải thích được ý nghĩa những nội dung
của tổ chức lao động khoa học văn phòng.
Bậc 3: Căn cứ vào những nội dung của tổ
chức lao động khoa học văn phòng để
đánh giá được thực trạng, từ đó đề xuất
được những biện pháp để tổ chức lao động

khoa học nơi làm việc của mình
2
2.1
2.2
2.3

Soạn thảo và ban hành
văn bản.
Khái niệm, chức năng,
vai trò của văn bản
trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức
Phân loại văn bản
Quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản.

Bậc 1:
- Nêu được khái niệm, chức năng, vai trò
của văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
- Ghi nhớ được kí hiệu viết tắt theo quy
định của các loại văn bản.
- Liệt kê được những yêu cầu cơ bản về kỹ
thuật soạn thảo văn bản hành chính: yêu cầu
về mặt nội dung, ngôn ngữ thể thức, kỹ
thuật trình bày, thẩm quyền ký và ban hành
- Gọi tên được quy trình 4 bước của việc
soạn thảo và ban hành văn bản
Bậc 2:
- Phân biệt được các loại văn bản, thẩm

quyền ký và ban hành: Phân biệt giữa văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính.
- Sơ đồ hóa được hệ thống các văn bản quản
lý nhà nước
- Kể lại được những lỗi thường gặp trong
quá trình soạn thảo văn bản.
- Diễn giải được các bước của quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản:
+ Chuẩn bị.
+ Lập đề cương, viết bản thảo.
+ Trình duyệt, ký ban hành.
+ Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban
hành văn bản.
Bậc 3:
- Đánh giá được quy trình soạn thảo và ban
5


hành văn bản tại đơn vị bản thân đang công
tác.
- Căn cứ vào yêu cầu về nội dung và kỹ
thuật soạn thảo văn bản để thiết kế, soạn
thảo được một văn bản hành chính theo
đúng quy trình.
3
3.1
3.2
3.3

Nghiệp vụ giao tiếp
hành chính
Khái niệm, các phương
tiện giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp cơ
bản
Một số yêu cầu khi tiếp
khách trực diện và tiếp
khách qua điện thoại

Bậc 1:
- Nêu được khái niệm và các phương tiện
giao tiếp: Ngôn ngữ và phương tiện phi
ngôn ngữ (ánh mắt, ăn mặc trang điểm trang
sức, tư thế và động tác, khoảng cách).
- Gọi tên được 5 kỹ năng giao tiếp cơ bản.
- Mô tả được một số yêu cầu khi tiếp khách
trực diện và tiếp khách qua điện thoại
Bậc 2:
- Giải thích được yêu cầu khi sử dụng các
phương tiện giao tiếp, những động tác cần
tránh khi giao tiếp.
- Chỉ ra được những lỗi thường gặp, những
kỹ năng còn yếu trong quá trình giao tiếp tại
đơn vị công tác.
Bậc 3:
- Hình thành được thói quen giao tiếp lịch
sự, đúng chuẩn mực trong môi trường công
sở

IV. LỊCH TRÌNH CHUNG
Buổi 1 (5 tiết)
Thời
gian

Hình
thức dạy
học

Nội dung

Lý thuyết

Chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng các cơ quan, tổ
chức
Đánh giá về các chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng và
người làm công tác văn

1
1

Xemina

Giờ tự
nghiên
cứu

6

Kiểm
tra
đánh
giá

2
2

Tổn
g

3
15 phút
(trắc
nghiệm)

3


2
1

Lý thuyết
Làm việc
nhóm

phòng. Liên hệ tại trường
Đại học Tài nguyên và Môi
trường Hà Nội.

Tổ chức lao động khoa học
công tác văn phòng
Đề xuất một số biện pháp
để tổ chức lao động khoa
học nơi làm việc của học
viên.

4

6

2

3

Buổi 2 (5 tiết)
Thời
gian

Hình
thức dạy
học
Lý thuyết

2

1
1

Làm việc

nhóm
Thực
hành
Xemina

1

Nội dung

Giờ tự
nghiên
cứu

- Khái niệm, chức
năng của văn bản trong
hoạt động của cơ quan,
tổ chức
- Quy trình soạn thảo
và ban hành văn bản
Phân loại văn bản
- Soạn thảo một văn
bản theo yêu cầu của
giảng viên
Những lỗi thường gặp
trong quá trình soạn
thảo văn bản

Kiểm
Tổng
tra đánh

giá

4

2

6

15 phút
(tự luận)

3

2

3

2

3

Buổi 3 (5 tiết)
Thời
gian
1
2
2

Hình
thức dạy

học
Lý thuyết
Làm việc
nhóm
Xemina

Nội dung

Giờ tự
nghiên
cứu

Khái niệm, các
phương tiện giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp cơ
bản:
Một số yêu cầu khi
tiếp khách trực diện và
7

Kiểm
Tổng
tra đánh
giá

2

3

4

6

4

15 phút
(bài tập

6


tiếp khách qua điện
thoại

tình
huống)

V. HỌC LIỆU
1. Tài liệu chính
- Tài liệu khóa bồi dưỡng do giảng viên chuẩn bị
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP, 08-4-2004 về công tác văn thư
- Website: hunre.edu.vn
2. Tài liệu tham khảo
- http: //thuvienso.cdspna.edu.vn/tag/bai-giang-quan-tri-van-phong.html
- trithuctre.edu.vn/ky-nang-giao-tiep-va-nghiep-vu-hanh-chinh-van-phong
- http: //tailieu.vn › Kỹ Năng Mềm › Kỹ năng giao tiếp

VI. LỊCH TRÌNH CHI TIẾT
Buổi 1 (5 tiết)
Thời

gian

Hình
thức
dạy học

1

Lý thuyết

Nội dung

Giờ tự
nghiên cứu

1. Văn phòng là gì.
2. Chức năng,
nhiệm vụ của văn
phòng các cơ quan,
tổ chức
- Chức năng giúp
việc, điều hành.

- Học viên
đọc chương 1
tài liệu khóa
bồi dưỡng và
phân biệt
được các chức
năng, nhiệm

8

Kiểm
tra
đánh
giá

Tổng
3


- Chức năng tham
mưu tổng hợp.
- Chức năng hậu
cần, quản trị.

Xemina

1

2

Lý thuyết

vụ của văn
phòng.
- Tìm hiểu
chức năng,
nhiệm vụ của

văn phòng
một số cơ
quan tổ chức
Đánh giá về các
- Thảo luận
15 phút
chức năng, nhiệm
chức năng nào (trắc
vụ của văn phòng và của văn
nghiệm)
người làm công tác phòng là quan
văn phòng. Liên hệ trọng nhất
tại trường Đại học
- Liên hệ việc
Tài nguyên và Môi thực hiện các
trường Hà Nội.
chức năng này
tại trường Đại
học Tài
nguyên và
Môi trường
Hà Nội.
Tổ chức lao động
- Học viên
khoa học công tác
đọc tài liệu,
văn phòng
thống kê và
- Ý nghĩa của việc
phân tích

tổ chức lao động
những nội
khoa học công tác
dung của tổ
văn phòng.
chức lao động
- Những nội dung
khoa học văn
của tổ chức lao
phòng
động khoa học công - Liên hệ
tác văn phòng.
trong thực tế
+ Bố trí nơi làm
các yếu tố ảnh
việc của cán bộ
hưởng đến
công chức, viên
việc thực hiện
chức.
nội dung công
+ Bố trí sắp xếp
tác văn phòng
thiết bị trong văn
phòng.
+ Cải thiện môi
trường làm việc cho
công chức, viên
9

3

6


Làm việc
nhóm

1

chức.
- Các yếu tố ảnh
hưởng đến việc thực
hiện nội dung công
tác văn phòng
Đề xuất một số
biện pháp để tổ
chức lao động khoa
học nơi làm việc
của học viên.

- Đánh giá
được thực
trạng tổ chức
lao động khoa
học văn
phòng tại nơi
làm việc. Trên
cơ sở đó đề
xuất biện

pháp cải thiện

3

Buổi 2 (5 tiết)
Thời
gian
2

Hình
thức dạy
học
Lý thuyết

Nội dung

Giờ tự
Kiểm
Tổng
nghiên
tra đánh
cứu
giá
1. Khái niệm, chức
- Đọc tài
6
năng của văn bản trong liệu và liệt
hoạt động của cơ quan, kê được
tổ chức
các chức

- Khái niệm văn bản.
năng của
- Chức năng của văn
văn bản
bản:
trong hoạt
+ Chức năng thông tin. động của
+ Chức năng quản lý. cơ quan tổ
+ Chức năng pháp lý. chức.
2. Quy trình soạn thảo - Sơ đồ
và ban hành văn bản
hóa được
- Yêu cầu về kỹ thuật
quy trình
soạn thảo văn bản
4 bước
hành chính:
của việc
+ 5 yêu cầu về nội
soạn thảo
dung
và ban
+ 4 yêu cầu về ngôn
hành văn
ngữ
bản
+ 12 yêu cầu thể thức - Liệt kê
+ 3 yêu cầu về kỹ
kí hiệu
10

Làm việc
nhóm

thuật trình bày
+ Yêu cầu về thẩm
quyền ký và ban hành.
- Quy trình soạn thảo
và ban hành văn bản:
+ Chuẩn bị.
+ Lập đề cương, viết
bản thảo.
+ Trình duyệt, ký ban
hành.
+ Hoàn thiện thủ tục
hành chính để ban
hành văn bản.
1. Phân loại văn bản
2. Sơ đồ hóa hệ thống
các văn bản quản lý
nhà nước

1

Thực
hành
1

1

Xemina

- Soạn thảo một văn
bản theo yêu cầu của
giảng viên

Những lỗi thường gặp
trong quá trình soạn
thảo văn bản

11

viết tắt
theo quy
định của
các loại
văn bản

- Trả lời
15 phút
câu hỏi:
(tự luận)
Căn cứ
vào đâu
để phân
loại văn
bản.
- Vẽ sơ đồ
hệ thống

các văn
bản quản
lý nhà
nước
Sử dụng
máy tính
cá nhân
soạn thảo
văn bản
theo mẫu
Học viên
sẽ liệt kê
những lỗi
thường
gặp trong
quá trình
soạn thảo
văn bản
và nêu
cách khắc

3

3

3


phục

Buổi 3 (5 tiết)
Thời
gian

Hình
thức dạy
học
Lý thuyết

1

Làm việc
nhóm
2

2

Xemina

Nội dung

Giờ tự
Kiểm
Tổng
nghiên
tra đánh
cứu
giá
Khái niệm, các
- Học viên

phương tiện giao tiếp: kể tên các
- Khái niệm giao tiếp. phương
- Các phương tiện giao tiện giao
tiếp:
tiếp cơ
+ Ngôn ngữ.
bản.
+ Phương tiện phi
- Phân
3
ngôn ngữ: ánh mắt, ăn tích hiệu
mặc trang điểm trang
quả của
sức, tư thế và động tác, việc phối
khoảng cách
hợp các
phương
tiện này
Kỹ năng giao tiếp cơ
Chỉ ra
bản:
những kỹ
- Kỹ năng lắng nghe.
năng còn
- Kỹ năng đặt câu hỏi yếu trong
- Kỹ năng thuyết phục quá trình
6
- Kỹ năng thuyết trình giao tiếp
- Kỹ năng đọc tóm tắt tại công
văn bản

sở
Một số yêu cầu khi tiếp
khách trực diện và tiếp
khách qua điện thoại

12

- Chỉ ra
những lỗi
thường
gặp,
những kỹ
năng còn
yếu trong
quá trình
giao tiếp
tại đơn vị

15 phút
(bài tập
tình
huống)

6


công tác.
VII. PHƯƠNG PHÁP, PHƯƠNG TIỆN, CÔNG CỤ DẠY HỌC
Phương pháp dạy học:
-

Phương pháp thuyết trình với với trình bày trực quan

-

Làm việc nhóm

-

Tự nghiên cứu

Phương tiện và công cụ dạy học
-

Phiếu học tập

-

Câu hỏi thảo luận
- Máy tính

-

Máy chiếu/projector

VIII. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ
* Kiểm tra đánh giá thường xuyên với trọng số là 40%
- Thời điểm: Trong suốt quá trình dạy học
- Mục đích: Được sử dụng như một phương pháp dạy học, một công cụ
để học, giúp học viên nắm vững nội dung trong từng chuyên đề.

- Nội dung: Nội dung các chuyên đề.
- Hình thức: Được thực hiện trong các giờ lên lớp, thông qua vấn đáp,
bài tập tình huống, những bài trắc nghiệm, tự luận 15 phút.
* Kiểm tra đánh giá sau khi kết thúc khóa tập huấn, trọng số 60%
Sau khi kết thúc khóa tập huấn học viên sẽ làm một bài kiểm tra 90 phút
để đánh giá kết quả học tập. Hình thức kiểm tra bao gồm trắc nghiệm khách
quan – trắc nghiệm tự luận – viết.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Đức Chính (2015). Phát triển chương trình giáo dục

13


14