Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Phòng GDĐT Yên Định Thanh Hóa

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC
KHOA QUẢN LÝ
--------------- o0o ----------------

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Địa điểm thực tập: Phòng GD&ĐT Yên Định- Thanh Hóa

Họ và tên sinh viên: Lê Thị Toàn
Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS. Hà Thế Truyền
Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Mai Khanh

Hà Nội - 2012


MỤC LỤC
TIÊU ĐỀ

TRANG

Danh mục các chữ viết tắt………………………………………………..................3
Lời mở đầu……………………………………………………………….……………4
Nội dung báo cáo…………………………………………………………................. 7
Phần I. Tổng quan về phòng GD&ĐT Yên Định………………………..... 7
1.Quá trình hình thành và phát triển của Phòng GD&ĐT Yên Định..... 7
2.Chức năng, nhiệm vụ của Phòng GD&ĐT Yên Định……………. .. 10
3.Cơ cấu tổ chức của phòng GD&ĐT Yên Định……………………... 12
4. Tình hình hoạt động chung của phòng GD&ĐT Yên Định.……….. 15
Phần II. Các nội dung thực tập:…………….……........................................17
1. Danh mục các nội dung thực tập………………………….................17
2. Cơ sở lý luận…….....…………………………………………….......17

2.1- Công tác văn thư lưu trữ……………………...……………….... 17
2.2 - Lập kế hoạch………………………………….............................21
2.3 - Hoạt động Thanh tra …………………………………………….24
2.4 – Quản lý CSVC- TBGD……………………………………..... ...25
3. Nội dung thực tập các công việc cụ thể……………………............... 26
3.1. Công tác văn thư lưu trữ……………..…………………..............26
3.2. Lập kế hoạch công tác tháng 1…………………………………..27
3.3. Hoạt động thanh tra giáo dục.………………..………………….. 28
3.4.. Quản lý CSVC- TBGD ………………..…………………......... 30
3.5. Hỗ trợ tổ chức kỳ thi GV Mầm non giỏi cấp huyện………………31
4. Những điểm mạnh, điểm còn hạn chế ………………………………….32
5. Bài học kinh nghiệm ............................................................................ 34
Phần III. Kết Luận và kiến nghị………………………………................ .... 45
Danh mục tài liệu tham khảo………………………………………............. 47

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

2


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

GD&ĐT:
CBQL:
QLGD:
UBND:
MN, TH, THCS:
PCGD:
CV:
CBGV-NV:
CSVC:

Giáo dục và đào tạo
Cán bộ quản lý
Quản lý giáo dục
Uỷ ban nhân dân
Mầm non, tiểu học, trung học cơ sở
Phổ cập giáo dục
Chuyên viên
Cán bộ, giáo viên, nhân viên
Cơ sở vật chất

LỜI MỞ ĐẦU
Giáo dục được coi là bộ phận quan trọng trong sự nghiệp dựng nước và giữ
nước. Đặc biệt trong những năm gần đây khi đất nước chuyển mình đổi mới, phát
3


triển kinh tế theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Hơn lúc nào hết
vai trò của giáo dục và đào tạo ngày càng được coi trọng.
Trong chiến lược phát triển giáo dục giai đoạn 2001-2010 của Bộ GD&ĐT
đã khẳng định: “Đổi mới chương trình giáo dục, phát triển đội ngũ nhà giáo là giải

pháp trọng tâm, đổi mới QLGD là khâu đột phá” để nâng cao chất lượng giáo dục
Việt Nam. Chính vì vậy chương trình tuyển sinh, đào tạo những cử nhân quản lý
giáo dục trẻ tuổi đã ra đời và Học viện quản lý giáo dục là một trong những trường
đào tạo đầu ngành về quản lý giáo dục. Sau gần 5 năm đào tạo, Học viện cùng với
Khoa Quản lý triển khai chương trình thực tập tốt nghiệp cho sinh viên. Đây chính
là một dịp để sinh viên tìm hiểu và tham gia các hoạt động QLGD trong thực tiễn
của cơ quan QLNN về GD&ĐT, của các cơ sở giáo dục cũng như hoạt động của
một nhà quản lý.
Theo kế hoạch đào tạo, thực tập tốt nghiệp được thiết kế vào năm thứ tư, có
độ dài là 7 tuần, 5 đơn vị học trình, sau khi sinh viên đã được học đa số các học
phần thuộc chuyên ngành. Thực tập tốt nghiệp nhằm làm cho sinh viên có thể:
Hiểu biết cơ bản về hoạt động quản lý của các cơ quan quản lý giáo dục

và

các cơ sở giáo dục.
Vận dụng các kiến thức đã được trang bị vào thực hành một số hoạt động
quản lý ở các cơ quan quản lý giáo dục, các cơ sở giáo dục, các tổ chức xã hội có
hoạt động giáo dục như: quản lý hoạt động đào tạo, quản lý học sinh sinh viên,
quản lý hoạt động giáo dục, khảo thí và kiểm định chất lượng giáo dục…thực hiện
vai trò của một chuyên viên hoặc trợ lý…
Qua đó giúp sinh viên cập nhật, bổ sung kiến thức; xác định rõ mối quan hệ
giữa lí luận và thực tiễn để xử lý các tình huống quản lý, nâng cao trách nhiệm
nghề nghiệp, trau dồi phẩm chất của một cử nhân quản lý giáo dục. Đồng thời giúp
sinh viên vận dụng những kiến thức về quản lý và QLGD để phân tích và đánh giá

4


các hoạt động của một công việc cụ thể cũng như hoạt động của các cơ quan

QLGD, cơ sở GD, cá nhân người QLGD. Ngoài ra đợt thực tập sẽ giúp cho sinh
viên có những trải nghiệm thực tế, tạo nền tảng và những định hướng cho nghề
nghiệp sau này.
Thực hiện theo kế hoạch thực tập tốt nghiệp của nhà trường em đã liên hệ
với Phòng GD&ĐT Yên Định - Tỉnh Thanh Hóa để làm tham gia các hoạt động
quản lý và làm địa điểm thực tập tốt nghiệp cho mình.
Yên Định là một huyện có sự phát triển tương đối đồng đều về mọi mặt như:
kinh tế- xã hội, quốc phòng- an ninh và văn hóa- giáo dục. Đặc biệt về Giáo dục,
Yên Định là huyện có truyền thống hiếu học từ xưa và những năm gần đây Yên
Định đạt được khá nhiều thành tích đáng khen ngợi. Vì vậy Phòng GD&ĐT huyện
Yên Định chính là địa điểm thực tập thuận lợi để bản thân em có thể tham gia học
hỏi và rèn luyện những kỹ năng của mình.
Trong thời gian thực tập và hoàn thiện báo cáo, em xin gửi lời cám ơn chân
thành tới lãnh đạo Phòng GD&ĐT Ngọc Lặc, đặc biệt là Cô Nguyễn Mai Khanh;
Thầy Hà Thế Truyền - Giảng viên hướng dẫn – Học viện Quản lý giáo dục cùng
gia đình, bạn bè đã quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình để em có thể thực hiện tốt
các công việc được giao và hoàn thành tốt báo cáo này.
Trong quá trình viết báo cáo, em đã cố gắng thu thập, tổng kết, phân tích, xử
lý các thông tin dựa trên nội dung của bản “Kế hoạch thực tập tốt nghiệp” của
Khoa Quản lý và có tham khảo một số tài liệu của các tác giả, nhưng trong việc
hoàn thành báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong sự
đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng các bạn sinh viên để bản báo cáo được
hoàn thiện và hữu ích hơn cho các khóa học sau.
Xin gửi lời chúc sức khỏe, hạnh phúc tới các thầy cô giáo.

5


Xin chân thành cám ơn!

NỘI DUNG BÁO CÁO:

6


Phần I:
TỔNG QUAN VỀ PHÒNG GD&ĐT YÊN ĐỊNH- THANH HÓA
1. Vài nét về hoạt động và quá trình phát triển của Giáo dục Huyện Yên ĐịnhThanh Hóa
Yên Định là huyện có bề dày lịch sử, có truyền thống yêu nước cách mạng,và
truyền thống cử nghiệp sớm. Ngay từ thế kỉ thứ VIII đã có 2 anh em Khương Công
Phụ và Khương Công Phục người làng Tường Vân xã Định Thành là những người
Việt Nam đầu tiên đỗ tiến sĩ trên đất Trung Hoa vào đời Đường Đức Tông (780804) và được nắm giữ nhiều cương vị quan trọng trong triều đình nhà Đường. Từ
thế kỉ XI đến thế kỉ XX,trải qua nhiều thời kì phát triển của lịch sử Yên Định đều
có những người đỗ đạt, tài danh tiêu biểu như: Hoàng Hối Khanh(tiến sĩ 1384),
Trịnh Minh Lượng(đỗ tiến sĩ năm 1680), Trần Ân Triêm(1715), Hà Tông
Huân(1724)…
Ngoài ra, Yên Định còn có rất nhiều người đỗ cử nhân, danh nhân nổi tiếng
như cụ Lê Đình Kiên (người sáng lập phố Hiến), bà Ngô Thị Ngọc Giao( người
sinh thành và nuôi dưỡng vua Lê Thánh Tông). Và có nhiều người đã trở thành
Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, Các nhà khoa học, cán bộ cao cấp của Đảng,
Nhà nước, cán bộ chủ chốt của Tỉnh và huyện, tiêu biểu như: Ông Phạm Quang
Nghị (Uỷ viên Bộ Chính trị, Bí thư thành ủy Hà Nội), Ông Nguyễn Văn Lợi (Uỷ
Viên Trung ương Đảng khóa X, Bí thư tỉnh ủy, Chủ tịch ủy ban nhân dân Tỉnh
Thanh Hóa), Ông Trịnh Quân Huấn ( Thứ trưởng Bộ y tế), Ông Nguyễn Trọng
Duật( Đại tá nhà giáo ưu tú, giảng viên Học viện không quân Nha Trang).
Phát huy truyền thống hiếu học của quê hương, ngành GD & ĐT Yên Định đã
trở thành niềm tự hào của cả huyện và quan trọng là đã trở thành vườn ươm những
tài năng cho quê hương, nơi gửi gắm niềm tin và hi vọng của tất cả các bậc phụ
7

huynh học sinh. Để đạt được điều này mỗi cán bộ giáo viên trong toàn ngành đã
không ngừng phấn đấu cho mục tiêu “ Giáo dục là quốc sách hàng đầu”, tất cả cán
bộ, giáo viên trong ngành đều hiểu rằng “ Sản phẩm” do mình đào tạo ra sẽ là chủ
nhân tương lai của quê hương đất nước sau này. Chủ nhân có đức và có đầy đủ tri
thức thì đất nước mới trở nên giàu mạnh. Từ nhận thức đó trong những năm qua
dưới sự lãnh đạo của cẩp ủy ,chính quyền các cấp và sự đồng tình ủng hộ của quần
chúng nhân dân, đặc biệt là tinh thần khắc phục khó khăn và sự nỗ lực phấn đấu
của CBGV ngành Giáo dục huyện Yên Định đã có những bước chuyển mình đáng
kể
Năm 1991 Yên Định là một trong ba huyện đầu tiên của Tỉnh Thanh Hóa đã
hoàn thành PCGDTH-CMC, sau 9 năm đến tháng 7-2000 huyện được công nhận
đạt PCTH- ĐĐT, tháng 4 năm 2002 được công nhận đạt PCTHCS và đến tháng 92006 đã được Bộ GD & ĐT kiểm tra công nhận và tặng bằng khen về thành tích
PCTHCS
Đây là kết quả to lớn của Đảng bộ, nhân dân địa phương và của ngành giáo
dục huyện. Kết quả này đã góp phần quan trọng vào việc thực hiện thắng lợi các
mục tiêu kinh tế xã hội của toàn huyện trong những năm qua.
Phòng GD & ĐT huyện Yên Định là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân huyện Yên Định, có chức năng và nhiệm vụ quản lý sự nghiệp Giáo dục Đào tạo trên địa bàn 29 xã, thị trấn của huyện Yên Định.
Phòng Giáo dục & Ðào tạo có 01 Trưởng phòng và 03 Phó trưởng phòng. Biên
chế hành chính của Phòng Giáo dục gồm các công chức phụ trách giáo dục: Mầm non,
Tiểu học, THCS, Giáo dục thường xuyên, hoạt động ngoài giờ lên lớp, công tác tổ
chức cán bộ, công tác tài vụ, thống kê, kế toán, văn thư lưu trữ, thủ quỹ, công tác thi
đua khen thưởng, công đoàn ngành.... liên quan đến các cơ sở giáo dục đào tạo trực
thuộc trên địa bàn huyện Yên Định.

8


Phòng Giáo dục huyện Yên Định có 124 đơn vị công lập trực thuộc (29

trường MN, 30 trường TH, 29 trường THCS, 6 trường THPT, 1 TTGDTX-DN, 29
TTHTCĐ)và có 40 hội khuyến học cơ sở. Tổng số CBGV của Huyện là 2427
người ,trong đó có trên 96% trình độ đạt chuẩn, 23.8% đạt trình độ trên chuẩn.
Thực hiện quyết định 669 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về việc phát động
toàn dân tham gia xây dựng cơ sở vật chất trường học. Những năm qua phong trào
xây dựng cơ sở vật chất cho giáo dục được phát triển mạnh mẽ, đặc biệt trong
những năm gần đây tốc độ xây dựng trường cao tầng tăng nhanh từ 35% năm 2001
lên 90% năm 2009. Toàn huyện có 80 trường cao tầng, 100% số xã, thị trấn có
trường cao tầng, trong đó có 27 xã, thị trấn có từ 2-3 trường tầng. Cùng với việc
xây dựng trường lớp kiên cố, việc đầu tư cho các phòng thư viện, thiết bị, phòng
chức năng, trang thiết bị đồ dùng dạy học cũng được bổ sung và tăng cường đáng
kể từ nguồn hỗ trợ của cấp trên và sự đóng góp của hội cha mẹ học sinh.
Trường chuẩn quốc gia là mục tiêu phấn đấu của tất cả các trường học trong
huyện. Tính đến tháng 9-2009 toàn huyện có 40 trường chuẩn quốc gia (MN 9
trường, TH 27 trường, THCS 4trường) và là một trong những đơn vị dẫn đầu tỉnh
Thanh Hóa về phong trào xây dựng trường chuẩn quốc gia
Với những gì đã đạt được ngành GD & ĐT Yên Định có quyền tự hào về
chính mình và xứng đáng được sự ghi nhận của Đảng bộ và nhân dân trong huyện.
Ngành đã vinh dự được nhận những phần thưởng cao quý: 4 huân chương lao động
hạng ba, 12 bằng khen của thủ tướng chính phủ, 45 bằng khen của Bộ GD&ĐT, 65
bằng khen của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh Thanh Hóa, 2 người được phong
tặng danh hiệu nhà giáo ưu tú, 1050 kỉ niệm chương vì sự nghiệp giáo dục và là
một trong ba đơn vị dẫn đầu của ngành GD&ĐT Tỉnh Thanh Hóa năm 2006-2007
và nhiều bằng khen khác.

9


Nhìn lại chặng đường mà ngành Giáo dục Yên Định đã đi qua biết bao gian
nan vất vả nhưng cũng biết mấy tự hào, tự hào về truyền thống yêu nước cách

mạng và truyền thống hiếu học của quê hương. Tự hào vì trong gian khó, giáo dục
Yên Định đã từng bước vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Khó khăn đến
với giáo dục Yên Định còn nhiều, nhưng chúng ta tin tưởng rằng với sự quan tâm
của cấp ủy, chính quyền địa phương, sự nỗ lực của cán bộ, giáo viên cùng với sự
ủng hộ của nhân dân trong huyện, chắc chắn ngành Giáo dục- Đào tạo Yên Định
trên bước đường đi lên sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa, Giáo dục- Đào
tạo Yên Định ngày càng đào tạo được nhiều nhân tài cho quê hương đất nước.
2. Chức năng và nhiệm vụ của Phòng GD&ĐT huyện Yên Định:
* Chức năng:
Phòng GD&ĐT Yên Định là cơ qua chuyên môn thuộc UBND Huyện Yên Đinh,
có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp Huyện thực hiện chức năng quản lý về
các lĩnh vực GD&ĐT, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào
tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục, tiêu chuẩn cơ sở vật
chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em, qui chế thi cử và cấp văn bằng, chứng
chỉ, đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo trên địa bàn Huyện.
Phòng GD&ĐT Yên Định có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp
Huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ của
Sở GD&ĐT Thanh Hóa.
* Nhiệm vụ:
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục của địa phương,
sau khi trao đổi thống nhất với phòng Kế toán trình UBND Huyện duyệt; tổ chức
triển khai, kiểm tra đôn đốc các cơ sở giáo dục, các xã thực hiện.

10


Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra các cơ sở giáo dục, thực hiện nhiệm
vụ năm học, chương trình, kế hoạch, nội dung, phương pháp, các quy định của Bộ,
Sở, UBND Huyện về dạy và học, các hoạt động giáo dục khác ở trong và ngoài nhà

trường theo yêu cầu nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện phù hợp với đặc điểm
từng nhà trường, từng bậc học và từng vùng dân cư.
Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện phong trào thi đua “dạy tốt, học tốt”, xây dựng
“trường học thân thiện, học sinh tích cực”, đảm bảo chất lượng dạy và học. Kiểm
tra xét chọn, công nhận các danh hiệu thi đua của ngành theo hướng dẫn của Sở
GD&ĐT.
Chỉ đạo, hướng dẫn các trường thực hiện tốt các kỳ khai giảng năm học, sơ
kết học kỳ, tổng kết năm học và các kỳ thi khác theo quy chế hiện hành.
Tổ chức nghiên cứu các chuyên đề khoa học, giáo dục, hướng dẫn và áp
dụng các sáng kiến cải tiến, những kinh nghiệm về dạy và học, nhằm phục vụ yêu
cầu phát triển và nâng cao chất lượng giáo dục góp phần phục vụ chương trình phát
triển kinh tế văn hóa, xã hội ở địa phương.
Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với các trường công lập, ngoài
công lập. Tổ chức thực hiện chế độ tuyển sinh đối với các trường theo phân cấp và
quy định hiện hành.
Tổng hợp kế hoạch của các trường, trung tâm xây dựng kế hoạch hàng năm
về biên chế, đào tạo, bồi dưỡng giáo viên phối hợp với phòng Nội vụ, UBND
Huyện duyệt theo thẩm quyền. Phối hợp với phòng Nội vụ chỉ đạo và kiểm tra việc
thực hiện của các cơ sở theo Huyện và phân cấp theo chức năng nhiệm vụ của mỗi
phòng đã được UBND Huyện quy định.
Xây dựng quy hoạch cán bộ và kế hoạch lựa chọn bồi dưỡng, đề bạt cán bộ
quản lý các trường, trung tâm theo phân cấp quản lý cán bộ, phối hợp với phòng

11


Nội vụ trình UBND Huyện duyệt. Phối hợp với các phòng, ban chức năng có liên
quan xem xét việc khen thưởng, kỷ luật cán bộ, giáo viên và trình UBND Huyện
quyết định theo thẩm quyền.
Phối hợp phòng Tài chính hướng dẫn các cơ sở giáo dục thuộc Huyện xây

dựng kế hoạch tài chính hàng năm, tổng hợp chung toàn Huyện thống nhất với
phòng Tài chính trình UBND Huyện duyệt. Đôn đốc, kiểm tra các cơ sở giáo dục
thực hiện đúng các kế hoạch được duyệt, tổng hợp những khó khăn vướng mắc
trong quá trình thực hiện báo cáo UBND Huyện xem xét giải quyết kịp thời.
Nắm tình hình, tổng hợp toàn diện hoạt động về lĩnh vực giáo dục ở địa
phương: công lập và ngoài công lập, mầm non, nhà trẻ, phổ thông, bổ túc văn hóa
và các việc được giao; sơ kết, tổng kết giúp UBND Huyện chỉ đạo ngày càng tốt
hơn công tác giáo dục ở địa phương.
Thực hiện đầy đủ báo cáo định kỳ, đột xuất với UBND Huyện và Sở
GD&ĐT.
Xem xét, giải quyết kịp thời đơn thư khiếu nại, tố cáo của công chức, viên
chức và công dân về lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc trách nhiệm của phòng.
3. Cơ cấu tổ chức của Phòng GD&ĐT Yên Định:
Phòng GD&ĐT Yên Định gồm có: 1 Trưởng Phòng, 3 Phó Phòng và 10
chuyên viên, cán bộ, nhân viên thuộc Tổ chuyên môn và Tổ tổng hợp.
Biên chế hành chính của phòng GD-ĐT được xác định trên cơ sở căn cứ vào
khối lượng.tính chất,đặc điểm cụ thể công tác GD-ĐT của huyện. Số lượng biên
chế của phòng GD-ĐT do chủ tịch UBND cấp huyện quyết định trong tổng biên
chế hành chính của huyện được UBND cấp tỉnh giao. Cơ cấu tổ chức của Phòng
GD-ĐT Ngọc Lặc được khái quát hóa bằng sơ đồ sau:

12


Chi bộ

Trưởng
phòng

Công đoàn

GD huyện

Các phó trưởng
phòng
Hội đồng tư vấn

Bộ phận
chuyên
môn MN

Bộ phận
chuyên môn
TH

Bộ phận
chuyên
môn THCS

Tổ tổng
hợp

các trường
MN

các trường
TH

các trường
THCS

các
TTHTCĐ

Trong đó: Hội đồng tư vấn gồm có: Hội đồng giáo dục Huyện, Hội khuyến học
Huyện và Hội cựu giáo chức.
Tổ tổng hợp gồm có bộ phận văn thư phục vụ, bộ phận tổ chức cán bộ, bộ
phận tài chính kế toán và bộ phận thanh tra, thi đua.
Danh sách các cán bộ, chuyên viên Phòng GD&ĐT Yên Định

13


STT

Họ và Tên

Chức danh

1

Nguyễn Trung Thành

Trưởng phòng

2

Nguyễn Thiện Chinh

Phó trưởng phòng

3

Lưu Duy Hưng

Phó trưởng phòng

4

Vũ Thị Hằng

Phó trưởng phòng

5

Hồ Xuân Phương

CV Tổng hợp

6

Lê Bá Tư

CV Tổng hợp

7

Nguyễn Minh Giang

CV THCS

8

Đặng Hồng Tuấn

CV THCS

9

Nguyễn Thị Thanh

CV TH

10

Lê Việt Hòa

CV TH

11

Trịnh Thị Thường

CV MN

12

Nguyễn Mai Khanh

CV MN

13

Nguyễn Thị Bình

Kế Toán – văn thư

14

Trịnh Thị Nga

CT Công đoàn

4. Tình hình hoạt động chung của Phòng GD&ĐT huyện Yên Định:
Chi bộ Đảng giáo dục là hạt nhân chính trị, lãnh đạo cơ quan thực hiện
đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; thực hiện có

14


hiệu quả nhiệm vụ chính trị; không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của
người lao động, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước; xây dựng đảng bộ, chi bộ
trong sạch, vững mạnh.
Trưởng phòng: Nguyễn Trung Thành là người điều hành quản lý chung toàn
bộ hoạt động giáo dục, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Huyện, Sở GD&ĐT
Thanh Hóa về hoạt động chuyên môn trên địa bàn Huyện. Trưởng phòng chỉ đạo,
đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác đã phân công theo
qui chế thống nhất, chặt chẽ đảm bảo tính tập trung cao trong công tác quản lý
ngành, thực hiện các nhiệm vụ của UBND Huyện và Sở GD&ĐT.
Công đoàn giáo dục: Công đoàn có chức năng chính đó là theo dõi, bảo vệ
quyền lợi cho người lao động đúng theo luật định; Thứ hai là theo dõi, động viên

các đoàn viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tổ chức các đợt thi đua
nhằm phối hợp với chuyên môn để chỉ đạo, động viên khuyến khích các đoàn viên
thi đua dạy tốt - học tốt; Tham mưu cho Trưởng phòng các chủ trương, các hoạt
động đúng theo Luật Công đoàn để phối hợp cùng Trưởng phòng chỉ đạo, động
viên người lao động (CBGV) hoàn thành tốt nhiệm vụ dược giao (dạy học), động
viên, an ủi, chia sẻ, tháo gỡ giúp các đoàn viên khi gặp rủi ro, khó khăn trong cuộc
sống.
Phó trưởng phòng: Nguyễn Thiện Chinh giúp trưởng phòng quản lý công tác
chuyên môn của tổ THCS, theo dõi giải quyết các công việc và chịu trách nhiệm
trước trưởng phòng và cấp trên về nhiệm vụ được phân công.
Phó trưởng phòng: Lưu Duy Hưng giúp trưởng phòng quản lý công tác
chuyên môn của tổ TH, theo dõi giải quyết các công việc và chịu trách nhiệm trước
trưởng phòng và cấp trên về nhiệm vụ được phân công.

15


Phó trưởng phòng: Vũ Thị Hằng giúp trưởng phòng quản lý công tác chuyên
môn của tổ MN, theo dõi giải quyết các công việc và chịu trách nhiệm trước trưởng
phòng và cấp trên về nhiệm vụ được phân công.
Chuyên viên các tổ: giúp trưởng phòng chỉ đạo các nhà trường thực hiện
nhiệm vụ năm học, thực hiện nhiệm vụ theo vị trí, chức năng; chủ động phối hợp
công tác giữa các thành viên hoàn thành nhiệm vụ chung, chịu trách nhiệm về các
công việc của mình trước tổ trưởng chuyên môn và cấp trên trực tiếp.
Tổ kế toán văn thư:
+ Phụ trách công tác kết toán và chế độ bảo hiểm xã hội, cụ thể: Quản lý tài
chính, tài sản cơ quan theo thẩm quyền theo luật định và tham mưu ban hành các
văn bản quản lý có liên quan; thống kê, thu, chi thanh quyết toán chi phí phát sinh
hàng tuần, hàng kỳ theo chế độ kế toán;
+ Phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ, nhiệm vụ cụ thể: Quản lý, sử dụng

con dấu; tiếp nhận công văn đi, đến, sao (quét) văn bản, đóng dấu, vào sổ, vào máy,
theo dõi, phát hành và lưu văn bản; Đóng dấu các loại văn bản; Lưu trữ hồ sơ và
khai thác tài liệu lưu trữ…
Lãnh đạo Phòng chỉ đạo trực tiếp xuống các tổ, các tổ có mối liên hệ phối
hợp chủ động liên hệ thường xuyên trong công tác nhằm đạt hiệu quả cao, đảm bảo
tính thống nhất trong quá trình quản lý.

Phần II.
CÁC NỘI DUNG THỰC TẬP
1. Danh mục các nội dung thực tập:
- Thực tập công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo công văn, giấy tờ.

16


- Lập kế hoạch công tác tháng.
- Tham gia hoạt động thanh tra, kiểm tra ở các cơ sở giáo dục.
- Quản lý CSVC- TBGD( tham gia tổ chức Hội nghị triển khai nghiệp vụ,
chuyên môn về công tác Thiết bị- Thư viện năm học 2011- 2012)
- Hỗ trợ các kỳ thi.
2. Cơ sở lý luận về các nội dung thực tập:
2.1 Công tác văn thư lưu trữ:
Công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng
dẫn thực hiện quyết định số 24-CT của chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã đưa ra quan
điểm về công tác văn thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng
và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ
quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý.
Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc
của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ
quan có hiệu quả".

Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu
được. Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa
sau đây.
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp
cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có
năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc, chế độ.
Công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước, ngăn
chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi
pháp.
Công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ
không cần thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của. Ngoài ra, công tác văn thư
17


giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu
giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
Nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi
văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ
trưởng cơ quan chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải
quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng,
chính xác, bảo đảm bí mật.
Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
- Nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
- Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
Loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của
đảng, đoàn thể, văn bản mật.
Loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+ Bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.

+ Bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản (Có sự đối chiếu
kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi)
+ Đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới số ký hiệu hoặc
khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề.
+ Vào sổ đăng ký: Ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản; Có ba hình thức
đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+ Trình văn bản: Tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
+ Chuyển giao văn bản: Bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+ Theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.

18


Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng ký vào sổ và
làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt
yêu cầu nội dung và hình thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
- Soát lại văn bản: Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.
- Vào sổ đăng ký văn bản đi.
+ Ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01
tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng
loại.
+ Ghi ngày, tháng của văn bản: nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào
gửi đi ngày ấy. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật đề
ngày, tháng là thời điểm ký ban hành.
+ Đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.
+ Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của văn
bản đi.
- Chuyển giao văn bản đi: Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an

toàn đối với văn bản đi.
- Lưu văn bản đi: lưu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lưu tại văn thư cơ quan
01 bản.
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: Áp dụng các nguyên lý chung của
mỗi văn bản nơi quản lý văn bản.
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật: Nghiệp vụ này thực hiện với các
nguyên tắc đặc thù:
- Xác định đúng mức độ mật.
- Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao
nhận, vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật.
- Văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật
19


chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
- Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của nhà
nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
- Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và
những người được uỷ quyền mới được bóc văn bản.
- Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn
bản mật đi và văn bản mật đến.
* Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn
thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan.
Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định :
- Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
- Đóng dấu vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền,
không đóng dấu khống;
- Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
- Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.

- Người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết
định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
- Việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được
mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
* Công tác lập hồ sơ.
- Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
- Trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự,
hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. Danh
mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập
trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai trò
20


quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố
trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi.
Quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
- Mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
- Phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
- Biên mục hồ sơ.
- Đóng quyển
- Nộp lưu hồ sơ.
2.2. Lập kế hoạch :
Kế hoạch chiến lược: Là bản kế hoạch trong đó có những định hướng lớn,
thể hiện hình ảnh hiện thực trong tương lai mà nhà trường mong muốn đạt tới và
các giải pháp chiến lược để đạt được trên cơ sở khả năng hiện tại, đảm bảo cho nhà
trường có được sự phát triển vượt bậc.
Kế hoạch chiến lược thường xây dựng trong khoảng thời gian 5 năm.
Lập kế hoạch chiến lược: Là đưa ra những định hướng lớn, thể hiện hình ảnh

hiện thực trong tương lai mà nhà trường mong muốn đạt tới và các giải pháp chiến
lược để đạt được trên cơ sở khả năng hiện tại.
Trong quá trình lập kế hoạch chiến lược, các câu hỏi cơ bản sau sẽ được trả
lời:
- Chúng ta đang ở đâu?
- Chúng ta sẽ đi tới đâu?
- Chúng ta sẽ làm gì? Làm như thế nào và bằng phương tiện nào để tới đó?
- Làm thế nào để biết chúng ta đi đúng hướng và tới đích?
So sánh lập kế hoạch chiến lược với các kiểu lập kế hoạch khác
Lập kế hoạch chiến lược
Tập trung vào môi trường

Các kiểu lập kế hoạch khác
Tập trung vào công việc
21


Định hướng bằng tầm nhìn

Một bản kế hoạch

Tích cực đón đầu

Phản ứng thụ động

Nhấn mạnh vào chổ làm cho đúng Nhấn mạnh vào chỗ làm việc cho
việc

đúng cách

Nghệ thuật

Khoa học

Một la bàn

Một bản đồ

Kế hoạch tác nghiệp: Là kế hoạch được lập cho một thời kỳ ngắn, thường dưới 1
năm(quý, tháng, ngày, tuần). Nó được coi là cầu nối giữa kế hoạch dài hạn và các
công việc triển khai thực hiện. Nó được phân biệt với kế hoạch dài hạn ở những
điểm như: Nó tập trung vào những hoạt động đặc biệt, các công việc chi tiết để
thực hiện mục đích hay nhiệm vụ, thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành, các
nguồn lực, người thực hiện và kết quả cụ thể của hoạt động đó. Trong khi kế hoạch
dài hạn và ngắn hạn lại tập trung vào những giải pháp chủ yếu, hiệu quả kinh tế của
các giải pháp đó và thời gian thực hiện thường từ 1 năm trở lên.
- Vai trò- ý nghĩa:
+ Kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan tổ chức nhằ đảm bảo cho
những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt
ra.
+ Là cơ sở để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc, vừa
đảm bảo chủ động, toàn diện quán xuyến các mặt công tác, vừa thực hiện được
công việc trọng tâm, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ.
+ Giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức và toàn cơ quan có mục
tiêu và nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, đang chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc..
+ Một kế hoạch có tính khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực
hiện thắng lợi những mục tiêu đã đề ra.

22

+ Kế hoạch tác nghiệp giúp cho nhà quản lý và nhân viên thấy được những
hoạt động tác nghiệp cần thiết, các công việc cụ thể cần phải tiến hành để đạt được
kết quả dự kiến. Mặt khác, kế hoạch tác nghiệp sẽ quy định những mục tiêu trung
gian, các hoạt động tương ứng để thực hiện, trình tự tiếp theo của các hoạt động.
Kế hoạch tác nghiệp sẽ tạo ra sự cân đối nhịp nhàng giữa các công việc cụ thể trong
một tổ chức, một đơn vị cá nhân.
- Một kế hoạch tác nghiệp hoàn chỉnh sẽ trả lời các câu hỏi sau đây:
+ Mục tiêu hay nhiệm vụ là gì
+ Điều gì có thể xảy ra và xảy ra như thế nào
+ Các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu là gì
+ Hoạt động nào là quan trọng nhất và nếu hoạt động này không thực hiện
được thì kết quả sẽ ra sao?
+ Các công việc cụ thể cần được hoạt động tiếp theo là gì?
+ Trình tự thực hiện các hoạt đông và các công việc cụ thể theo thứ tự ưu
tiên ( Xác định thứ tự và mức độ ưu tiên)
+ Những công việc nào cần diễn giải chi tiết trong kế hoạch tác nghiệp để
triển khai?
+ Ai là người chịu trách nhiệm chính và những người liên quan ( Phân tích
người thực hiện)
+ Thời gian tiến hành, kết thúc và địa điểm thực hiện?
+ Chi phí để thực hiện các công việc? Chi phí này có thực tế không, có phù
hợp với những quy định hiện hành không?
- Quy trình lập kế hoạch
Bước 1: Nghiên cứu,chọn việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào
chương trình, kế hoạch công tác.
Bước 2: Xây dựng dự thảo
Bước 3: Trình lãnh đạo và ban hành chính thức để tổ chức thực hiện
Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch. Cần định kỳ
kiểm tra, đánh giá và kịp thời điều chỉnh khi cần.

23


2.3. Thanh tra giáo dục:
Thanh tra, kiểm tra là một chức năng thiết yếu của quản lý nhà nước, là phương
thức đảm bảo công bằng pháp chế, tăng cường kỷ luật trong quản lý nhà nước, thực
hiện quyền dân chủ xã hội chủ nghĩa.
Thanh tra giáo dục là thanh tra chuyên ngành, thực hiện quyền thanh tra nhà
nước trong phạm vi quản lý nhà nước về giáo dục không chỉ nhằm mục đích phát
hiện, phòng ngừa, ngăn chặn các sai phạm trong hoạt động giáo dục mà còn phát
huy nhân tố tích cực, giúp đối tượng thanh tra hoàn thành tốt nhiệm vụ, xử lý khi
cần thiết nhằm góp phần thực hiện mục tiêu giáo dục đã đề ra.
Thanh tra giáo dục là kiểm tra có tính nhà nước của cơ quan quản lý giáo dục
cấp trên đối với cơ quan, tổ chức và cá nhân cấp dưới do một tổ chức chuyên biệt
tiến hành với các chức năng: đánh giá, phát hiện, điều chỉnh và giúp đỡ đối tượng
thanh tra nhằm đảm bảo pháp chế, giữu vững kỷ cương, tăng cường kỷ luật và góp
phần nâng cao chất lượng hiệu quả giáo dục và đào tạo.
Thanh tra nhân dân trong các trường học, các cơ sở giáo dục về tính chất nặng
về tư vấn va thuyết phục, tổ chức thanh tra do quần chúng bầu ra ở cơ sở, hoạt
động chủ yếu là giám sát, kiểm tra và kiến nghị với cấp trên (Nghị định 241/HĐBT
ngày 05-08-1991 về tổ chức và hoạt động của ban thanh tra nhân dân, thông tư 01TT/LB và thông tư liên tịch số 62/TT-LT ngày22-05-1992 của Bộ và Công đoàn
ngành giáo dục).
Nhiệm vụ của thanh tra giáo dục:
- Thanh tra thực hiện chính sách và pháp luật về giáo dục.
- Thanh tra việc thực hiện mục tiêu kế hoạch, chương trình, nội dung, phương
pháp giáo dục, quy chế chuyên môn, quy chế thi cử, cấp văn bằng chứng chỉ, vịêc
thực hiện các quy định về điều kiện cần thiết, đảm bảo chất lượng giáo dục ở các cơ
sở giáo dục.
- Thực hiện nhiệm vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực giáo dục theo
quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

24


- Xử phạt hành chính trong lĩnh vực giáo dục theo quy định của pháp lụât về xử
phạt hành chính.
- Thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa và đấu tranh chống tham nhũng trong lĩnh
vực giáo dục theo quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng.
- Kiến nghị các biện pháp bảo đảm thi hành pháp luật về giáo dục, đề nghị sửa
đổi, bổ sung các chính sách và quy định của nhà nước về giáo dục.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của pháp luật.
2.4. Quản lý CSVC- TBGD( tham gia tổ chức Hội nghị triển khai nghiệp vụ,
chuyên môn về công tác Thiết bị- Thư viện năm học 2011- 2012)
CSVC- TBGD là tất cả các phương tiện vật chất được huy động vào việc
giảng dạy, học tập và các hoạt động mang tính giáo dục khác để đạt được mục đích
giáo dục. CSVC- TBGD bao gồm: Trường học; Sách và thư viện trường học; Thiết
bị giáo dục.
Quản lý CSVC- TBGD là tác động có mục đích của người quản lý nhằm xây
dựng, phát triển và sử dụng có hiệu quả hệ thống CSVC- TBGD phục vụ đắc lực
cho công tác giáo dục và đào tạo.
Nguyên tắc quản lý CSVC- TBGD:
+ Trang bị đầy đủ và đồng bộ các CSVC- TBGD
+ Bố trí hợp lý các CSVC- TBGD trong khu trường, trong lớp học, trong
phòng thực hành...
+ Tạo môi trường sư phạm thuận lợi cho các hoạt động giáo dục
+ Tổ chức bảo quản trường sở và các phương tiện vật chất, kỹ thuật của nhà
trường.
- Nội dung cơ bản của quản lý CSVC- TBGD:
+ Xây dựng và bổ sung thường xuyên để hình thành hệ thống hoàn chỉnh
CSVC- TBGD

+ Duy trì và bảo quản CSVC- TBGD
+ Sử dụng CSVC- TBGD: Để sử dụng tốt CSVC- TBGD phải giải quyết một
số vấn đề về quản lý như đầu tư trang bị, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng,
25