phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty cp đầu tư xây dựng viễn thông cần thơ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN VĂN VỦ LINH
MSSV: 4114013

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG
CẦN THƠ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Mã số ngành: 52340301
Giáo viên hƣớng dẫn:
Th.S LÊ PHƢỚC HƢƠNG

Tháng 1/2013


Chƣơng 1:
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Với câu hỏi “Bức tranh kinh tế 2014 sẽ nhƣ thế nào?” Chuyên gia kinh
tế Phạm Chi Lan đã đƣa ra rất nhiều thông tin và nhận định rằng: “ Tình hình
kinh tế thế giới sẽ có khởi sắc trong năm 2014, tăng trƣởng toàn cầu về cơ bản
đang trên đà phục hồi. Ở Việt Nam, nền kinh tế vĩ mô đã có những dấu hiệu
tốt lên, lạm phát đang ở mức kiểm soát (CPI dự báo cả năm khoảng 6%). Tuy
nhiên nhiều rủi ro vẫn còn tiểm ẩn đòi hỏi không đƣợc chủ quan”. “Kinh tế
Việt Nam sẽ phục hồi mạnh vào năm 2014”- là nhận định của ông Warrick
Cleine, Giám đốc điều hành công ty kiểm toán quốc tế KPMG tại Việt Nam
trong cuộc trao đổi về triển vọng của môi trƣờng kinh doanh Việt. Đó chính là

cơ hội và là thách thức cho Việt Nam trên con đƣờng thoát khỏi khủng hoảng
và đi vào đà tăng trƣởng kinh tế.
Đối với bất kỳ Công ty hay doanh nghiệp nào hệ thống thông tin luôn
đóng một vai trò rất quan trọng. Riêng Công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông
Cần Thơ là công ty xây lắp, với đặc thù sản phẩm mang tính đơn chiếc, giá trị
lớn và thời gian thi công dài nên đặt ra yêu cầu là phải xây dựng hệ thống
thông tin kế toán có hiệu quả, hệ thống thông tin kế toán có hoạt động chặt chẽ
thì mới ngăn chặn đƣợc các rủi ro, sai sót và gian lận, đảm bảo cung cấp thông
tin đầu ra chính xác và an toàn. Phân tích các chu trình kinh tế trong quá trình
hoạt động kinh doanh giúp đánh giá một cách toàn diện quá trình hoạt động
của hệ thống thông tin kế toán, giúp tìm ra những mặt mạnh để phát huy đồng
thời phát hiện những thiếu sót còn tồn tại, từ đó có thể áp dụng những biện
pháp khắc phục để không ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế
toán, nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt khác, từ việc phân tích
hệ thống thông tin kế toán công ty có thể tìm ra những biện pháp thiết thực để
ngăn ngừa và giảm thiểu ngày càng triệt để các rủi ro, gian lận, sai sót giúp
cho hệ thống thông tin kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện, góp phần
không nhỏ trong việc thu hút vốn đầu tƣ, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh.
Với tầm quan trọng của yếu tố thông tin đối với doanh nghiệp nhƣ đã
nêu trên, nên tôi chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty
CP Đầu tư Xây dựng viễn thông Cần Thơ” làm đề tài nghiên cứu của mình.

1


1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích cụ thể yếu tố đầu vào và đầu ra của hệ thống thông tin kế toán
tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ. Từ đó, chỉ ra đƣợc ƣu và

nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế toán để đề ra những biện pháp thích
hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho công ty CP đầu tƣ xây
dựng viễn thông Cần Thơ.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại công ty CP đầu tƣ xây dựng
viễn thông Cần Thơ.
 Phân tích quá trình lƣu chuyển chứng từ, sổ sách, báo cáo tại công ty
CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
 Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty
CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
 Đề ra những biện pháp để hoàn thiện hơn về hệ thống thông tin kế toán
quản trị tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian nghiên cứu
Đề tài đƣợc thực hiện tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần
Thơ.
1.3.2 Thời gian nghiên cứu
 Đề tài đƣợc thƣc hiện từ ngày 6/1/2014 đến ngày 28/4/2014.
 Số liệu sử dụng trong đề tài giai đoạn từ 2011 đến 2013.
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP
đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU
Lăng Bích Ngọc, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán chi phí sản
xuất tại công ty TNHH công nghiệp thủy sản Miền Nam. Luận văn đại học.
Luận văn sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả và phƣơng pháp so sánh. Phân
tích hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất sản phẩm cá tra fillet đông
lạnh tại Công ty TNHH Công nghiệp Thủy sản Miền Nam, những yếu tố ảnh
hƣởng đến chi phí sản xuất sản phẩm cá tra fillet đông lạnh. Qua đó, tìm ra
những ƣu điểm và tồn tại để từ đó đƣa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm

hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất.

2


Nguyễn Thị Diệu Hạnh, 2013. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản
trị tại Công ty TNHH MTV Thƣơng mại và du lịch Công đoàn Cần Thơ. Luận
văn đại học. Luận văn sử dụng phƣơng pháp phân tổ thống kê, phƣơng pháp
so sánh và phƣơng pháp phân tích. Phân tích thực trạng vận dụng báo cáo kế
toán quản trị, đánh giá hiệu quả sử dụng các báo cáo kế toán quản trị của Công
ty và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị của Công
ty TNHH MTV Thƣơng mại và du lịch Công đoàn Cần Thơ.
Nguyễn Thị Lan Anh, 2013. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại
tổng công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần Thơ khu công nghiệp
Trà Nóc. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp
lập bảng câu hỏi, phỏng vấn, so sánh và phƣơng pháp phân tích. Phân tích hệ
thống thông tin kế toán tại công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần
Thơ khu công nghiệp Trà Nóc để thấy đƣợc những rủi ro còn tồn tại trong quá
trình thu thập, xử lý, lƣu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh
tế tài chính của đơn vị. Từ đó đề ra thủ tục kiểm soát hiệu quả và một số giải
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động
cho công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần Thơ khu công nghiệp
Trà Nóc.
Nguyễn Thị Quyên, 2013. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại
Công ty TNHH một thành viên thuốc lá Cửu Long. Luận văn đại học. Luận
văn sử dụng phƣơng pháp thu thập số liệu và phƣơng pháp phân tích số liệu.
Phân tích thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một
Thành Viên thuốc lá Cửu Long, đánh giá rủi ro còn tồn tại trong cách thức tổ
chức hệ thống thông tin kế toán, đề xuất các giải pháp giúp công ty hoàn thiện
và ngăn chặn rủi ro trong hệ thống thông tin kế toán.

3


Chƣơng 2:
CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN
2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
a) Hệ thống thông tin
 Hệ thống là một tổng thể các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực
hiện một số mục tiêu nhất định.
 Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời tạo ra thƣờng bao
gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu
thập các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu, lƣu trữ các dữ liệu để cung cấp
thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng có liên quan.
Lƣu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Thông tin
đầu ra

Xử lý

Kiểm soát

Phản hồi

Nguồn: giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1

Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, ngƣời ta chia hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp thành:
 Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông
tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nhƣ hệ
thống xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý
nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất nhƣ nhập kho và vật tƣ, hoạt động
sản xuất cụ thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ
hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt
động có cấu trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn
xác định trƣớc rõ ràng.
 Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các
hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các
thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở
4


mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống
thông tin quản lý thƣờng bao gồm:
 Hệ thống thông tin thị trƣờng: cung cấp thông tin về thị trƣờng tiêu thụ
nhƣ: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, sản phẩm
cạnh tranh,….
 Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất nhƣ hàng
tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
 Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính nhƣ: tình
hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,…
 Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nguồn nhân lực nhƣ: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh

toán lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,…
 Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài
chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
 Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống
thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho ngƣời quản lý một cách nhìn
tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lƣợc dài
hạn hoạch cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này
thƣờng hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lƣợc và cấp quản trị trung gian.
b) Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông
tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các
nghiệp vụ tài chính.
Trong các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông
tin kế toán đƣợc coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các
thông tin cho các cấp độ ra quyết định.
Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài
hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
 Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông
tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài.
 Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ
xảy ra và dự đoán các ảnh hƣởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp
cũng nhƣ quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.

5


2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán
Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có
đặc tính nhƣ sau:

 Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
 Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,…
 Quy trình xử lý nhƣ sau:
 Thu thập dữ liệu.
 Phân tích ảnh hƣởng tài chính.
 Ghi chép theo phân loại tài chính.
 Kiểm tra đối chiếu.
 Tổng hợp lập báo cáo.
 Truyền thông.
 Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,…
 Con ngƣời: dù trong bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có con ngƣời
tham gia. Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống
kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo
mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
 Môi trƣờng hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông
tin kế toán.
Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu
tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một
quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ
thống kế toán cũng sẽ đƣợc thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tƣơng
ứng này và do đó ngƣời ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý
chu trình nghiệp vụ kinh tế tƣơng ứng).
Tùy theo quan điểm, ngƣời ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều
chu trình và không thống nhất. Có 4 chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài
chính, chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi
chu trình kế toán, ngƣời ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ
thống ứng dụng.

2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thu thập dữ liệu về các
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

6


 Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng liên quan nhƣ:
cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp
thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm
soát thực hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng
ngày.
 Bao gồm các hoạt động kiểm soát nhƣ: kiểm soát tuân thủ quy trình
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất,
thông tin, kiểm soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc
xử lý chính xác, kịp thời.
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp:
Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán
chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp
cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng
nhƣ dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tƣơng lai và ƣớc tính sự ảnh hƣởng của
các nghiệp vụ tƣơng lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân
sách, kế hoạch lợi nhuận, thống kê phân tích các tình hình kinh doanh. Dựa
vào mục tiêu và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai
loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản
trị.
b) Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:
 Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn
lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện

toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này đƣợc ghi chép
thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,…
 Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con
ngƣời và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán
dƣới sự điều khiển, kiểm soát của con ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con
ngƣời thì hệ thống này không thể hoạt động đƣợc và ngƣợc lại, nếu không có
máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò
chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con ngƣời còn có nhiệm vụ nhập
các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập đƣợc, cũng nhƣ các công
việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống.

7


2.1.2 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh
thu
2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự
kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện
kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng khách hàng; (2)
Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh
toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.
 Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ
khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu
cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối
cùng, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu đƣợc tiền nợ, mỗi khách hàng đƣợc xác
định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu
này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay

không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Nhƣ vậy tham gia vào hoạt động xử
lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài
vụ.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng.
 Gửi hàng cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh nhƣ lệnh bán
hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ
định. Trƣớc khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi
hàng.
 Lập hóa đơn bán hàng
Đây là bƣớc công việc thứ 3 trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng
đƣợc gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng đƣợc chuyển bộ phận lập hóa đơn.
Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động
bán hàng đã hoàn tất và do bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực
sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết
phải thu của khách hàng.

8


 Nhận tiền thanh toán
Đây là bƣớc xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gửi Check
thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phân thƣ tín sẽ phân loại, lập bản kê nhận
Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bản kê cho kế
toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán
phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán.
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu cần

chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
 Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với
khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán ...; nhận
các đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”.
 Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra
và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng.
Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích bảng
phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng,
xác định dự phòng phải thu khó đòi của doanh nghiệp.
 Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá
hàng bán bộ phận tài vụ phải là ngƣời chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi
nhận các nghiệp vụ trên trƣớc khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các
Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt
cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm
soát cẩn thận.
 Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.
 Bộ phận gửi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp
hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng, số lƣợng nhận
trên phiếu nhập kho.
 Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán
hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhận
trên phiếu nhập kho.
 Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng
hoặc các Credit Memo.
 Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản
phải thu của khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích
khoản phải thu theo thời hạn nợ”.

9

 Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện
các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.
 Bộ phận thư tín: một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán
bằng cách gửi Check qua bƣu điện. Vì vậy, doanh nghiệp phải thành lập một
bộ phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán
(Remittance List)”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai
cùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán.
 Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục
gửi vào ngân hàng.
b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu
Thông thƣờng các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng
theo 2 kiểu: hệ thống chuyển số dƣ và hệ thống thanh toán theo hóa đơn.
 Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, ngƣời
mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn ngƣời bán
theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dƣ nợ chi tiết theo từng hóa
đơn thanh toán. Nhƣ vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chƣa
đƣợc thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ.
 Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, khách hàng không thanh
toán chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách
hàng. Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dƣ đầu kỳ, số dƣ phát sinh trong
kỳ, số dƣ cuối kỳ nhƣng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo
khách hàng chỉ liệt kê các hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dƣ đầu
kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo khách hàng trƣớc đó để tham khảo.
c) Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để
cung cấp cho ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông
tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm
soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên
quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt

động.
Với mục đích này, trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán đƣợc
phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt
động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế
toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu ngƣời sử dụng nhằm phục
vụ các quyết định điều hành hoạt động.
 Báo cáo kiểm soát: trƣờng hợp xử lý bằng máy ngƣời kiểm soát cần
thông tin để kiểm soát đƣợc hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập
10


nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra ngƣời kiểm soát
cũng cần kiểm soát đƣợc việc truy cập của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống
cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi
một tập tin lƣu trữ dữ liệu.
Ở mức độ tổng quát, ngƣời ta lập báo cáo kiểm tra số tổng nhƣ báo cáo
tổng doanh thu bán hàng; hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng
mã số hóa đơn...) trong tập tin xử lý.
Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, ngƣời ta lập Báo cáo chi tiết các
ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã đƣợc
xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian nhƣ 1 tuần, 1 tháng... Ví dụ báo cáo liệt kê
tất cả hóa đơn bán hàng; tất cả phiếu xuất kho; tất cả Credit Memo; tất cả giấy
báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán... Mục đích của chúng
nhằm kiểm soát xem dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác hay không.
 Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để
ngƣời sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông
thƣờng loại báo cáo này bao gồm:
 Báo cáo khách hàng: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến
việc khách hàng thanh toán với doanh nghiệp. Báo cáo này liệt kê tất cả các

nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng nhƣ tổng số nợ còn phải trả
theo tổng số và theo từng khách hàng. Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng
để đối chiếu với ngƣời mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán;
thứ hai, dùng để nhắc nợ với ngƣời mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để
khuyến khích ngƣời mua thanh toán sớm.
 Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo
phân tích khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá
hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, ...). Thông thƣờng báo cáo này đƣợc lập
hàng tháng với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh
toán của ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng
phù hợp, thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi.
 Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List):
báo cáo này do nhân viên nhận thƣ lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong
ngày của các khách hàng. Nhƣ vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát”
tiền khách hàng thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối
chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản khách hàng.
 Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích doanh thu bán
hàng theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá nhƣ phân tích bán hàng (giá

11


vốn, lãi gộp) theo từng ngƣời mua; theo từng chủng loại hàng bán; theo ngƣời
bán; hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban
quản lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo ngƣời bán, hoặc hiệu
quả của khuyến mãi, quảng cáo...
 Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không
liên quan tình hình tài chính nhƣ: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng,
thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách
hàng), thời gian giao hàng...

d) Sổ sách
Các nghiệp vụ kế toán sẽ đƣợc ghi chép, xử lý và lƣu trữ trên các sổ kế
toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng
máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
 Ghi chép bằng tay: việc ghi chép bằng tay đƣợc tiến hành trên ba nhật
ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp. Đó là các nhật ký bán hàng;
nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo Journal); nhật ký thu tiền và sổ chi
tiết khách hàng. Các loại sổ kế toán này bằng giấy và đƣợc ghi chép bằng tay.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh
vào các sổ nhật ký phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán
chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái.
 Ghi chép bằng máy: việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc thực hiện trên các tập tin
dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số
liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo.
Trong hệ thống kế toán đƣợc điện toán hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là
một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lƣu
trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã đƣợc xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu
nhƣ hình kế toán bằng tay thông thƣờng. Chính vì vậy chất lƣợng của hệ thống
kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
2.1.3 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi
phí
2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí
Yêu cầu hàng hóa dịch vụ
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí. Bất cứ bộ phận nào có
nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng
gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thƣờng yêu cầu mua hàng đƣợc lập
bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu
cầu này là “yêu cầu mua hàng”.

12

Đặt hàng với nhà cung cấp
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm
kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lƣợng hàng mua
và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp đã lựa
chọn để xác định các yêu cầu về hàng hóa cũng nhƣ yêu cầu liên quan tới việc
giao hàng.
Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo
(thông thƣờng là lệnh bán hàng của nhà cung cấp – xem chu trình doanh thu)
chấp nhận đặt hàng. Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên
ngƣời bán và ngƣời mua.
 Nhận hàng và nhập kho
Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đặt hàng,
bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu
với giấy gửi hàng của ngƣời cung cấp, đối chiếu với đặt hàng để chấp nhận
hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động
mua hàng đƣợc kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận. Sau đó, hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào
phiếu nhận kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận
kho hàng.
 Ghi nhận phải trả ngƣời bán
Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối
chiếu hoá đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ đặt hàng,
phiếu lập kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả ngƣời cung cấp. Phần này sẽ
đƣợc trình bày kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với ngƣời bán.
 Thanh toán cho ngƣời cung cấp
Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hàng lập các thủ tục để
chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho ngƣời bán. Sau khi thanh toán tiền, căn

cứ các chứng từ liên quan nhƣ phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả
ghi nhận khoản thanh toán cho ngƣời bán.
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí cần
chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:

13


 Bộ phận yêu cầu: Đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng”
là căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể
là kế toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhu
cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định….
 Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn ngƣời cung
cấp, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng nhƣ giá cả, điều kiện
thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn ngƣời cung cấp
và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua”
gửi cho ngƣời cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận
nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội
dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng.
 Bộ phận nhận hàng: Chức năng nhận hàng nên đƣợc tách biệt khỏi
chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có
chức năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lƣợng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho
số hàng nhận đƣợc này. Ngƣời giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng
giữa “Phiếu nhập kho” và số lƣợng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp
tục nghiệp vụ mua hàng.
 Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại
hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kho bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo
quản, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhập

kho” cho bộ phận kế toán phải trả.
 Bộ phận kế toán phải trả: Bộ phận này có chức năng theo dõi việc
thanh toán với ngƣời bán. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh
toán với ngƣời bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tƣơng ứng. Dù
đƣợc tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu
bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”;
“Đặt hàng mua”; “Phiếu nhập kho”; và “Hoá đơn bán hàng” trƣớc khi ghi sổ
hoặc làm các thủ tục thanh toán.
 Bộ phận tài vụ: Bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh
toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng
từ liên quan; chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới
hạn thanh toán.
b) Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán
Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo
ngƣời bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ.
 Hệ thống theo dõi theo người bán: là hệ thống mà các hoá đơn bán
hàng đƣợc phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng ngƣời bán. Hệ
thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh
14


toán theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dƣ hiện hành theo
từng ngƣời bán…
Qui trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo ngƣời bán
 Nhận hoá đơn bán hàng.
 Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan.
 Phân loại theo ngƣời bán, ghi sổ chi tiết phải trả ngƣời bán.
 Thanh toán tiền.
 Ghi giảm khoản phải trả cho từng ngƣời bán.
 Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Đây là hệ thống theo dõi

và thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ đƣợc phân
loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên
voucher (chứng từ thanh toán).
Hệ thống thanh toán theo chứng từ đƣợc thực hiện theo quy trình bao gồm 4
bƣớc:
 Lập chứng từ thanh toán.
 Ghi sổ chứng từ thanh toán.
 Thanh toán.
 Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán.
c) Báo cáo kế toán
Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi
trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều đƣợc cập nhật và xử lý
đầy đủ.
Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lý và lập kế
hoạch.
Thông thƣờng loại báo cáo này bao gồm:
 Báo cáo các hoá đơn bán hàng chƣa đƣợc thanh toán.
 Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ.
 Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán.
 Báo cáo tham vấn thông tin khách hàng.
d) Sổ sách
Hệ thống kế toán xử lý thủ công sử dụng các số sách kế toán bằng giấy
bao gồm các nhật ký liên quan nhƣ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, sổ chi
tiết. Trong hệ thống xử lý bằng máy, ngƣời ta sử dụng các tập tin dữ liệu để dự

15


trữ và xử lý nghiệp vụ. Cách tổ chức các tập tin này đƣợc trình bày trong tổ

chức dữ liệu.
2.1.4 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài
chính
Chu trình tài chính bao gồm hoạt động tăng vốn, mua sắm tài sản và lập
báo cáo tài chính để tổng kết các nguồn tài chính và kết quả thu đƣợc từ việc
sử dụng tài sản. Mục tiêu của chu trình tài chính gắn liền với mục tiêu dài hạn
của doanh nghiệp, cụ thể nhƣ sau:
 Quản lý một cách hiệu quả để duy trì khả năng thanh toán của doanh
nghiệp và sử dụng tiền nhàn rỗi để tăng thu nhập.
 Chi phí sử dụng vốn hợp lý: đa số doanh nghiệp phải hoạt động dựa
vào hai nguồn đó là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Do đó chi phí lãi suất và cổ
tức từng kỳ là chi phí sử dụng vốn, nên ngƣời quản lý phải lựa chọn nguồn
vốn nào để chi phí sử dụng vốn hợp lý.
 Thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tƣ.
 Lập dự toán lƣu chuyển tiền.
2.1.4.1 Vốn vay và vốn chủ sở hữu
a) Phát vay ngân hàng
Đây là cách thƣờng đƣợc các doanh nghiệp áp dụng để bổ sung vốn
thông qua vay ngắn hạn. Để thực hiện nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các tài
khoản tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, dài hạn.
b) Phát hành trái phiếu
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng ở những công ty lớn để tăng vốn
trung và dài hạn. Căn cứ cho nghiệp vụ này là hợp đồng xác định nghĩa vụ
phải trả cho ngƣời mua một khoản theo tỷ lệ nhất định tại một khoản thời gian
xác định trong hợp đồng. Hệ thống thông tin ghi mỗi một trái phiếu phát hành
trên một tài khoản chi tiết của “Nợ trái phiếu phải trả” để kịp theo dõi kịp thời.
Tất cả các nghiệp vụ này đƣợc ghi nhận trong sổ ngƣời giữ trái phiếu.
c) Phát hành trái phiếu
Các doanh nghiệp phát hành cổ phiếu thông thƣờng và cổ phiếu ƣu đãi
để huy động vốn. Mỗi cổ phiếu có một mệnh giá cụ thể. Căn cứ vào điêu

khoản pháp luật quy định, điều lệ công ty và nhu cầu thực tế, công ty sẽ xác
định số lƣợng, mệnh giá, loại cổ phiếu để công ty phát hành. Tài khoản “Cổ
phiếu thông thƣờng”, “Cổ phiếu ƣu đãi”, “Số tiền huy động vƣợt qua mệnh
giá” dung để ghi nhận các thông tin về mệnh giá và số tiền vƣợt trên mệnh giá
để theo dõi.
16


2.1.4.2 Hệ thống tài khoản cố định
a) Các loại nghiệp vụ
 Tài sản cố định: đƣợc quản lý tƣơng tự nhƣ nghiệp vụ mua hàng.
Trong trƣờng hợp tài sản cố định tăng thông qua xây dựng cơ bản thì cần thêm
một số chứng từ và thủ tục quản lý riêng tƣơng tự nhƣ quản lý dự án.
 Khấu hao: nghiên cứu phƣơng pháp khấu hao phù hợp nhất cho từng
loại tài sản. Đây không phải là một nghiệp vụ bằng tiền, nhƣng có ảnh hƣởng
đến giá thành nên cần có một chi phí khấu hao phù hợp.
 Thanh lý, nhƣợng bán tài sản cố định: tài sản nhƣợng bán khi doanh
nghiệp không cần sử dụng hoặc thanh lý khi không còn giá trị. Các loại chứng
từ trong nghiệp vụ này bắt buộc phải có sự phê duyệt của quản lý cao cấp
nhằm ngăn ngừa mất cấp tài sản.
b) Các loại sổ sách, báo cáo
 Báo cáo tài sản cố định tăng trong kỳ.
 Báo cáo tài sản giảm trong kỳ.
 Chi tiết tài sản cố định.
 Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
 Sổ chi tiết tài sản cố định quản lý mã số, tên, xuất xứ, qui cách, nơi sử
dụng,...
2.1.4.3 Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính dung để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình
hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu

quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nƣớc và nhu cầu hữu ích của
ngƣời sử dụng trong việc đƣa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải
cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:
 Tài sản.
 Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
 Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác.
 Lãi lổ và phân chia kết quả kinh doanh.
 Thuế và các khoản nộp Nhà nƣớc.
 Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
 Các luồng tiền.
 Các nghiệp vụ:
 Kết chuyển thu nhập.
 Kết chuyển chi phí.
 Kết chuyển lợi nhuận.
17


 Tạo báo cáo tài chính.
 Chuyển số dƣ.
 Điều chỉnh.
 Các loại báo cáo
 Báo cáo tài chính:
 Bảng cân đối kế toán.
 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
 Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
 Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính.
 Báo cáo quản trị
 Báo cáo phân tích các dự án.
 Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh.
 Báo cáo bán hàng

 Báo cáo về nhân sự.
 Báo cáo chênh lệch so với kế hoạch.
2.1.5 Tổng quan về phần mềm Fast Accounting 2005.f
Fast Accounting bao gồm 10 phân hệ nghiệp vụ sau:
Phân hệ hệ thống
Phân hệ hệ thống có những chức năng sau:
 Khai báo các tham số hệ thống và các tham số tùy chọn.
 Quản lý và bảo trì số liệu.
 Quản lý phân quyền cho ngƣời sử dụng.
Phân hệ kế toán tổng hợp
Chức năng: Phân hệ kế toán tổng hợp dung để cập nhật các chứng từ
chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên các báo cáo tài chính.
Phần lớn các chứng từ đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác và chuyển
thông tin về phân hệ kế toán tổng hợp để lên các báo cáo tài chính và các sổ kế
toán. Ở phân hệ kế toán tổng hợp ngƣời ta sử dụng có thể cập nhật các chứng
từ chung nhƣ các bút toán cuối kỳ, bút toán điều chỉnh,… Trong phân hệ này
có các chức năng thực hiện phân bổ và kết chuyển tự động cuối kỳ.
Phân hệ kế toán tổng hợp có thể sử dụng nhƣ một phân hệ độc lập và tất
cả các chứng từ đều có thê nhập ở phân hệ này dƣới dạng các chứng từ tổng
quát. Tuy nhiên trong trƣờng hợp này ta chỉ có thể lên đƣợc các báo cáo tài
chính và sổ sách kế toán, còn các báo cáo khác thì không lên đƣợc.
Phân hệ kế toán tổng hợp cung cấp các báo cáo sau:
 Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung.
 Sổ sách kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
18


 Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ.
 Báo cáo tài chính.
 Lọc tìm và tra cứu số liệu.

Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Chức năng: phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng dùng để theo dõi
thu chi và thanh toán liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay.
Các chứng từ sau đƣợc cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền:
 Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi.
 Chứng từ ngân hàng: giấy báo có, giấy báo nợ (tiền gửi, tiền vay).
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các
phân hệ kế toán công nợ phải thu hoặc phải trả, báo cáo thuế và kế toán tổng
hợp.
Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền ngân hàng cung cấp các báo cáo sau:
 Báo cáo liên quan đến tiền mặt và tiền gửi.
 Báo cáo liên quan đến tiền quay.
Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Chức năng: phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu dùng để quản
lý bán hàng và công nợ phải thu.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:
 Hóa đơn bán hàng hóa kiêm phiếu xuất kho.
 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
 Hóa đơn bán dịch vụ.
 Hóa đơn giảm giá.
 Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại.
 Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
 Chứng từ bù trừ công nợ.
Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng chƣơng trình sẽ kiểm tra số tồn kho
từ phân hệ hàng tồn kho. Các thông tin liên quan đến thu tiền của khách hàng
sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển sang.
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các
phân hệ hàng tồn kho, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp.
Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu cung cấp các báo cáo sau:
 Báo cáo bán hàng.

 Báo cáo công nợ theo khách hàng.
 Báo cáo công nợ theo hóa đơn.
 Báo cáo về hợp đồng và đơn hàng.

19


Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Chức năng: phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả dùng để quản
lý mua hàng và công nợ phải trả.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:
 Phiếu nhập mua hàng (nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng).
 Phiếu xuất kho trả lại nhà cung cấp.
 Hóa đơn mua dịch vụ.
 Phiếu thanh toán tạm ứng.
 Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
 Chứng từ bù trừ công nợ.
Các thông tin liên quan đến trả tiền cho nhà cung cấp sẽ do phân hệ kế
toán vốn bằng tiền chuyển sang.
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các
phân hệ hàng tồn kho, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp.
Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả cung cấp các báo cáo sau:
 Baó cáo hàng nhập mua.
 Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp.
 Báo cáo công nợ theo hóa đơn.
 Báo cáo về đơn đặt hàng và hợp đồng.
Phân hệ kế toán hàng tồn kho
Chức năng: phân hệ kế toán hàng tồn kho dùng để quản lý nhập xuất tồn
kho hàng hóa, vật tƣ và thành phẩm, tính giá hàng tồn kho.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:

 Phiếu nhập (nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập khác,…)
 Phiếu xuất (xuất sử dụng, xuất cho sản xuất, xuất điều chỉnh,…)
 Phiếu xuất điều chuyển kho.
 Phiếu nhập xuất thẳng.
Các chứng từ mua bán đƣợc cập nhật ở các phân hệ mua hàng và bán
hàng sẽ đƣợc chuyển sang phân hệ hàng tồn kho.
Khi cập nhật chứng từ nhập xuất các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển
sang phân hệ kế toán tổng hợp.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:
 Báo cáo về hàng nhập.
 Báo cáo về hàng xuất.
 Báo cáo về nhập xuất tồn kho.
Phân hệ kế toán chi phí và giá thành
Chức năng: phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành có chức năng tập
hợp và phân bổ các chi phí, tính và lên các báo cáo về giá thành.
20


Chƣơng trình cho phép tính giá thành của các sản phẩm công nghiệp
cũng nhƣ sản phẩm xây lắp.
Cập nhật số liệu: số liệu liên quan đến giá thành chủ yếu đƣợc cập nhật
từ một phân hệ khác (hàng tồn kho, mua hàng, vốn bằng tiền, TSCĐ, tiền
lƣơng,…) và chuyển sang phân hệ chi phí và giá thành.
Trong phân hệ chi phí và tính giá thành chủ yếu đƣợc cập nhật các thông
tin liên quan đến định mức, tỷ lệ phân bổ,…
Chƣơng trình cung cấp các loại báo cáo khác nhau liên quan đến các
cách tổ chức thông tin khác nhau để tập hợp chi phí và tính giá thành:
 Báo cáo theo chi phí theo tiêu tiểu khoản.
 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí.
 Báo cáo theo vụ việc, công trình xây lắp.

 Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất liên tục.
 Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng.
 Báo cáo theo các trƣờng tự do.
Phân hệ kế toán TSCĐ
Chức năng:
Phân hệ này quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu
hao, bộ phận sử dụng,…
Phân hệ này quản lý TSCĐ hầu nhƣ tách biệt riêng.
Chƣơng trình cho phép tự động tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế
toán TSCĐ chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp.
Phân hệ TSCĐ cung cấp các báo cáo sau:
 Báo cáo kiểm kê TSCĐ
 Báo cáo tăng giảm TSCĐ
 Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ
Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ
Chức năng: phân hệ kế toán chủ đầu tƣ dùng để phục vụ các quản lý các
dự án/công trình.
Cập nhật số liệu:
Các chứng từ phát sinh đƣợc cập nhật ở các phân hệ nghiệp vụ tƣơng
ứng.
Ngoài ra còn phải cập nhật các thông tin liên quan đến dự toán công
trình, sổ kế hoạch và các số dƣ, số phát sính lũy kế đầu kỳ,…
Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ cho phép lên các báo cáo sau:
 Sổ sách kế toán chủ đầu tƣ
 Báo cáo kế toán chủ đầu tƣ

21


Phân hệ báo cáo thuế

Chức năng: phân hệ báo cáo thuế phục vụ lên báo cáo thuế dựa trên các
số liệu đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác.
Phân hệ báo cáo thuế cung cấp các báo cáo sau:
 Báo cáo thuế GTGT đầu vào.
 Bảng kê thuế GTGT đầu ra.
 Báo cáo quyết toán thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp.
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
 Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ:
 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012 và 2013 do
công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
 Các báo cáo nội bộ của công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần
Thơ.
 Số liệu sơ cấp: phỏng vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán tại công
ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
 Ngoài ra, trong đề tài còn sử dụng số liệu, thông tin từ sách, tạp chí
chuyên ngành, giáo trình có liên quan đến nội dung đề tài và Internet.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Phƣơng pháp thống kê mô tả
Là các phƣơng pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình
bày, mô tả các đặc chƣng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tƣợng
nghiên cứu bằng cách sử dụng các hình thức nhƣ: bảng thống kê, đồ thị, sơ đồ.
2.2.2.2 Phƣơng pháp so sánh
Là phƣơng pháp chủ yếu thƣờng đƣợc dung nhiều trong phân tích kinh tế
nhằm xem xét một chi tiết phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một
chi tiêu gốc,… Từ những số liệu thu thập và xử lý sẽ đƣợc tiến hành và phân
tích so sánh một cách có chọn lọc nhằm thể hiện nội dung thông qua những
con số đƣợc sắp xếp và xử lý một cách khoa học. Phƣơng pháp này đòi hỏi các
chi tiêu so sánh cần phải cùng nội dung phản ánh, cùng phƣơng pháp tính
toán, cùng đơn vị đo lƣờng và cùng trong khoản thời gian tƣơng xứng.

22


Chƣơng 3:
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY
DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Thông tin chung
Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.
Tên giao dịch: CANTHO TELECOMMUNICATION
CONSTRUCSION AND INVESTMENT JOINT – STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: CTC
Địa chỉ trụ sở chính: 102 Cách Mạng Tháng 8, phƣờng Cái Khế, quận
Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.
Điện thoại: (070).823222, 823223, 762222
Fax: (84).710.823323
E-mail:
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của CTY CP ĐT&XD VT
CT
3.1.2.1 Công ty Xây lắp Bưu Điện Cần Thơ
 Quyết định số 1755/QĐ-TCCB ngày 10 tháng 09 năm 1994 của Tổng
Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc thành lập Công ty Xây lắp,
sữa chữa, bảo dƣỡng thiết bị thông tin thuộc Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ.
 Đăng ký kinh doanh số 306007 ngày 09 tháng 12 năm 1996 của Sở Kế
hoạch và Đầu tƣ tinh Cần Thơ về việc cấp đăng ký kinh doanh cho Công ty
Xây lắp Bƣu Điện.
 Quyết định số 1062/QĐ-TCCB ngày 02 tháng 04 năm 2001 của Tổng
Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam phê duyệt danh sách các đơn vị kinh
tế thực hiện hạch toán riêng. Trong đó có Công ty xây lắp Bƣu Điện Cần Thơ.

3.1.2.2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
 Quyết định số 06/2004/QĐ-BBCVT ngày 02 tháng 02 năm 2004 của
Bộ trƣởng Bộ Bƣu chính, Viễn thông về việc chuyển Công ty Xây lắp Bƣu
Điện tỉnh Cần Thơ thành Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần
Thơ.
 Quyết định số 121/QĐ-KTTKTC-HĐQT ngày 22 tháng 04 năm 2004
của Hội Đồng Quản Trị Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về
việc góp vốn vào Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.
 Đăng ký kinh doanh số 5703000123 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành
phố Cần Thơ về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho Công ty
Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.
23


 Đăng ký lần đầu ngày 14 tháng 12 năm 2004.
 Đăng ký cấp lại và thay đổi lần 1 ngày 19 tháng 07 năm 2005.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG CÁC
PHÒNG BAN
3.2.1 Cơ cấu tổ chức
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ HOẠCH KINH
DOANH TIẾP THỊ

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH

PHÒNG KẾ TOÁN TÀI
CHÍNH
ĐỘI XÂY DỰNG
PHÒNG KỸ THUẬT
ĐỘI CÔNG TRÌNH
CỬA HÀNG
(Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)

Hình 3.1 sơ đồ cơ cấu tổ chức- Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng
Viễn thông Cần Thơ
3.2.2 Chức năng hoạt động các phòng ban
3.2.2.1 Đại hội đồng cổ đông
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng
của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, là cơ quan thông qua
những chủ trƣơng chính sách kinh doanh dài hạn tỏng việc phát triển công ty,

24