hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty bảo hiểm bảo long cần thơ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ CẨM TIÊN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM
BẢO LONG CẦN THƠ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
MÃ NGÀNH 52340301

Cần Thơ, 2014


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ CẨM TIÊN
MSSV 4114172

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM
BẢO LONG CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
MÃ NGÀNH 52340301

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
LÊ PHƯỚC HƯƠNG

Cần Thơ, 2014


LỜI CẢM TẠ
Trong những năm học tại trường Đại Học Cần Thơ bên cạnh sự nổ lực
của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của quý thầy
cô, nhất là thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho em
những kiến thức vô cùng quý báu. Và trong ba tháng thực tập, tìm hiểu tại
công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ với sự chỉ bảo nhiệt tình của quý công ty
đã giúp em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc đã nhận em vào công ty thực
tập. Cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty đã tạo những thuận lợi cho em
trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt các chị trong phòng Kinh
doanh và phòng Kế Toán đã nhiệt tình hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc,
truyền đạt cho em những kiến thưc thực tế bổ ích cho em hoàn thiện đề tài
luận văn của mình.
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh
doanh trường Đại học Cần Thơ. Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Phước
Hương đã tận tình hướng dẫn cho em hoàn thành tốt đề tài này.
Em xin chúc quý thầy cô trong khoa Kinh tế - QTKD; Ban giám đốc
cùng các anh chị trong công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ dồi dào sức khỏe
và công tác tốt.
Cần Thơ, ngày…..tháng….năm 2014
Người thực hiện

Trần Thị Cẩm Tiên

i

LỜI CAM ĐOAN
Em tên Trần Thị Cẩm Tiên cam đoan rằng đề tài này là do chính em thực
hiện và các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực,
được cung cấp từ phòng Kế Toán - Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. Đề
tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với nội dung của đề tài này.
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
Sinh viên thực hiện

Trần Thị Cẩm Tiên

ii


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)

iii


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

Cần Thơ, Ngày……tháng……năm 2014
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TS. Lê Phước Hương
iv


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
Người nhận xét
(Ký, ghi họ tên)

v


MỤC LỤC
Trang
MỤC LỤC ........................................................................................................ vi
DANH SÁCH HÌNH ........................................................................................ ix
DANH SÁCH BẢNG ........................................................................................ x
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................. xi
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................. 1
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2
1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ......................................................................................... 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2
1.3.1 Phạm vi về thời gian ................................................................................. 2
1.3.2 Phạm vi về không gian ............................................................................. 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................... 2
CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......... 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3
2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán .................................... 3
2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí .................................................. 6

2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ....................................................... 6
2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ) ................................ 13
2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU .......................................................................... 16
2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 16
2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu.................................................................. 16
2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu ................................................................ 16
CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO
LONG CẦN THƠ ............................................................................................ 17
3.1 GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................... 17
3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ........................................... 17
3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ............ 18
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 18
3.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .............................................................. 18
vi


3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ .............................................................................. 18
3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ........................................................ 19
3.5.1 Bảo hiểm gốc .......................................................................................... 19
3.5.2 Nhận, nhượng tái bảo hiểm ..................................................................... 20
3.5.3 Giám định tổn thất .................................................................................. 20
3.5.4 Đầu tư tài chính và đầu tư khác .............................................................. 20
3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 20
3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 21
3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .............................................................................. 21
3.7 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN .................................. 24
3.7.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty......................................................... 24
3.7.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty .................................................... 24
3.8 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 26
3.9 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ...... 29

3.9.1 Thuận lợi ................................................................................................. 29
3.9.2 Khó khăn ................................................................................................. 29
3.9.3 Phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới .................................... 30
CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................... 31
4.1 TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CeAC .......................................................... 31
4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO
HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................................... 32
4.2.1 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty ............................................... 32
4.2.2 Phân tích chu trình chi phí ...................................................................... 55
4.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí ............................. 67
CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................... 75
5.1 NHẬN XÉT CHUNG ................................................................................ 75
5.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 75
5.1.2 Nhược điểm ............................................................................................ 75
5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
.......................................................................................................................... 77
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ: ........................................................ 77
vii


5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý nghiệp vụ ............................... 78
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ............................................................ 78
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo............................................. 79
5.2.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát ......................................... 79
CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 81
6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 81
6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 81
6.2.1 Đối với công ty ....................................................................................... 81

6.2.2 Đối với nhà nước .................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 83
PHỤ LỤC ........................................................................................................ 84
PHỤ LỤC 01 – GIẤY CHÀO PHÍ.................................................................. 84
PHỤ LỤC 02 GIẤY YÊU CẦU BẢO HIỂM ................................................. 85
PHỤ LỤC 03 - HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM ....................................................... 86
PHỤ LỤC 04 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ......................................... 88
PHỤ LỤC 05 – PHIẾU THU .......................................................................... 89
PHỤ LỤC 06 – ĐƠN ĐỀ NGHỊ ..................................................................... 90
PHỤ LỤC 08 – BIÊN BẢN NGHIỆM THU .................................................. 92
PHỤ LỤC 09 – BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH THIỆT HẠI ................................. 93
PHỤ LỤC 10 – BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG ........................... 94
PHỤ LỤC 11 – BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI ............... 95
PHỤ LỤC 12 – PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA ........................................... 97
PHỤ LỤC 13 – BẢNG BÁO GIÁ .................................................................. 98
PHỤ LỤC 17 - PHIẾU CHI .......................................................................... 102
PHỤ LỤC 18 – PHIẾU THANH TOÁN ...................................................... 103

viii


DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin ........................ 3
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin ............................. 4
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty ............................................ 18
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .......................................................... 21
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
.......................................................................................................................... 25
Hình 4.1a Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 33

Hình 4.1b Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 34
Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao giấy chứng nhận, lập hóa đơn và theo dõi
khách hàng ....................................................................................................... 36
Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng ................. 38
Hình 4.4 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu .......................... 39
Hình 4.5 Màn hình mô tả các thông tin hợp đồng bảo hiểm xe cơ giớ .......... 50
Hình 4.6 Màn hình mô tả thông tin giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới ... 50
Hình 4.7 Sơ đồ mô tả quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất xe ........ 56
Hình 4.8a Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường ........... 56
Hình 4.8b Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường .......... 57
Hình 4.9 Lưu đồ giám định tổn thất ............................................................... 58
Hình 4.10 Lưu đồ quá trình bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới .......... 59
Hình 4.11 Lưu đồ thanh toán bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới ....... 61
Hình 4.12 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí .............................. 62
Hình 4.13 Màn hình hồ sơ bồi thường đã được duyệt ..................................... 65
Hình 4.14 Màn hình thanh toán bồi thường ..................................................... 65
Hình 4.15 Doanh thu, chi phí của các phòng 6 tháng đầu năm 2014 .............. 72
Hình 4.16 Chi phí các phòng 6 tháng 2014 ..................................................... 73
Hình 4.17 Lợi nhuận các phòng 6 tháng 2014 ................................................. 73

ix


DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy ........ 7
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011 2013 ................................................................................................................. 27
Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm
2014 ................................................................................................................. 28
Bảng 4.1 Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................. 40

Bảng 4.2 Bảng số liệu mô tả tập tin chào phí .................................................. 41
Bảng 4.3 Bảng số liệu mô tả tập tin hợp đồng bảo hiểm ................................. 42
Bảng 4.4 Bảng số liệu mô tả tập tin danh sách xe ........................................... 44
Bảng 4.5 Bảng số liệu mô tả tập tin Giấy chứng nhận .................................... 46
Bảng 4.6 Bảng mô tả số liệu tập tin hóa đơn ................................................... 47
Bảng 4.7 Bảng mô tả số liệu tập tin thanh toán ............................................... 49
Bảng 4.9 Bảng các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ................ 54
Bảng 4.10 Bảng số liệu mô tả tập tin hồ sơ bồi thường................................... 63
Bảng 4.11 Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán ............................................. 64
Bảng 4.12 Bảng số liệu mô tả doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các phòng
trong công ty 6 tháng đầu năm 2014 ............................................................... 71
Bảng 5.1 Tổng hợp tình hình hoạt động bảo hiểm của công ty qua …. năm .. 80

x


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

TSCĐ

Tài sản cố định

XNK

Xuất nhập khẩu

GTGT

Giá trị gia tăng

KCN

Khu công nghiệp

CTYCP

Công ty cổ phần

TMDV

Thương mại dịch vụ

DNTN

Doanh nghiệp tư nhân

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TN và BB

Trách nhiệm và bắt buộc

PNV1

Phòng nghiệp vụ 1

PNV2

Phòng nghiệp vụ 2

PNV3

Phòng nghiệp vụ 3

PHG

Phòng Hậu Giang

PVL

Phòng Vĩnh Long

PST

Phòng Sóc Trăng

PBL

Phòng Bạc Liêu

PKG

Phòng Kiên Giang

xi


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hội nhập vào nền kinh tế thế giới đã mở ra một bước ngoặc mới cho nền
kinh tế Việt Nam. Cơ hội đầu tư, được đầu tư, mở rộng thị trường cả trong và
ngoài khu vực. Song bên cạnh đó, để có thể thực hiện những điều này các
doanh nghiệp Việt Nam không những phải đối mặt với các doanh nghiệp trong
nước mà còn phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt với các doanh nghiệp
ngoài nước cả về mặt vốn lẫn năng lực quản trị điều hành và công nghệ thông
tin. Và lúc này các doanh nghiệp Việt Nam phải cạnh tranh với những đối thủ
vượt trội hơn về mọi mặt trên cả thị trường Việt Nam.
Trước nguy cơ bị thu hẹp thị phần, bị thâu tóm cạnh tranh đòi hỏi các
doanh nghiệp Việt Nam phải cải cách đổi mới toàn diện, để nâng cao năng lực
cạnh tranh để có thể đứng vững và phát triển an toàn trong nền kinh tế hội
nhập quốc tế.
Và một bộ phận không thể thiếu dù là quy mô như thế nào chăng nữa đó
là kế toán, kế toán cung cấp các thông tin cho nhà nước để điều hành vĩ mô
nền kinh tế. Và thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các
quyết định, chiến lược kinh doanh. Do đó, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ
dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể
rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế
toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết
định kinh doanh đạt hiệu quả.
Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc

đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ,
hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần
phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Để đạt được mục tiêu chung của đất nước, công ty Bảo hiểm Bảo Long
đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu
của đất nước, của ngành bảo hiểm Việt Nam. Vì thế doanh nghiệp phải xây
dựng hệ thống thông tin chặt chẽ nhằm đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy
đủ, chính xác và đúng theo quy định của bộ tài chính; đảm bảo việc lập báo
cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan;
đảm bảo tài sản không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích; ngăn chặn, phát
hiện các rủi ro, sai phạm trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Trên cơ sở đó, em chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại
công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ” để nghiên cứu nhằm biết được tầm
1


quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty, đồng thời tìm ra
những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống thông tin của đơn vị.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo
Long Cần Thơ; trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin
kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị, từ đó đề ra một số giải
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt
động kinh doanh.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm
Bảo Long Cần Thơ.
- Phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ và kiểm soát
chứng từ, sổ sách và các báo cáo trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí

của công ty.
- Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty
Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
- Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại công ty.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Phạm vi về thời gian
Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014.
Thời gian của số liệu thu thập: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu
năm 2014 tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
1.3.2 Phạm vi về không gian
Đề tài được thực hiện tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.

2


CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
a. Khái niệm
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập các dữ liệu
đầu vào, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho những
người sử dụng có liên quan.
Lưu trữ

Dữ liệu

đầu vào

Xử lý

Thông tin
đầu ra

Kiểm soát – phản hồi
Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin
b. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
- Hệ thống xử lý nghiệp vụ:
+ Hệ thống các nghiệp vụ cơ bản thường nhật trong hoạt động kinh
doanh và cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
+ Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cao: các mục tiêu,
nguồn lực, nhiệm vụ… có tiêu chuẩn xác định trước rõ ràng.
- Hệ thống thông tin quản lý:
Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về
các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn
bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp các thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và
phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp.
Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm:
+ Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ
+ Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất như hàng
tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
3


+ Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp thông tin về lĩnh vực tài chính

như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay…
+ Hệ thống thông tin nhân lực: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nhân lực như về lương, thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu
hướng sử dụng nhân lực….
+ Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài
chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định:
Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp
cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát.
Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc
cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp.
Hệ thống hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lược và cấp quản trị trung
gian.
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
a. Khái niệm
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ
liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin
kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp.
Quyết định
kinh tế
Người sử
dụng

Hoạt động
sản xuất
kinh doanh

Nghiệp vụ
kinh tế

Phân tích

Phân tích

Ghi chép

Tổng hợp

Lưu trữ

Lập báo cáo

(Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Thiều Thị Tâm)

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin

4


Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài
hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông
tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp. Các thông tin này được ghi nhận, xư
lý theo các quy định, chế đô, các quy tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dư báo các sự kiện
sắp xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh
nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.
b. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền

đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài
chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định
kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:
̶

Bảng cân đối kế toán.
̶

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
̶

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
̶

Thuyết minh báo cáo tài chính.

Các thông tin kế toán cung cấp rất cần thiết đối với nhu cầu của nhiều
đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định. Những người ra quyết định, dù
trong nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có
nhiều khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng
thông tin kế toán. Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành 3 nhóm:
̶ Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thông tin kế toán để lập các
mục tiêu cho doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra
các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả
cao nhất.
̶ Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động kinh doanh: quan tâm đến
thông tin kế toán, đến hiệu quả hoạt động để quyết định đầu tư, phân chia lợi
nhuận, quyết định cho vay, cung cấp vật tư hàng hóa….
̶ Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động kinh doanh như: cơ quan thuế
dựa vào số liệu kế toán để tính thuế, cơ quan chức năng của nhà nước cần các

số liệu kế toán để tổng hợp cho ngành, cho nền kinh tế và trên cơ sở đó hoạch
định các chính sách kinh tế.

5


2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí
2.1.2.1 Chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu (Revenue cycle) là một chu trình con của hệ thống
thông tin kế toán; bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát
sinh liên quan tđến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có
bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của
khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3)
Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp
bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian
ngắn, nên hệ thống thông tin ghi chép các nhgiệp vụ kế toán trong ít bút toán
hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế
tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
2.1.2.2 Chu trình chi phí
Chu trình chi phí bao gồm tất cả các hoạt động trong quá trình ghi nhận
những nghiệp vụ phát sinh chi phí tại doanh nghiệp như: mua hàng hay đặt các
dịch vụ từ nhà cung cấp. Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong
chu trình chi phí. Đó là: (1) Đặt hàng hay dịch vụ, (2) Nhận hàng hay dịch vụ
yêu cấu, (3) Xác định nghĩa vụ thanh toán, (4) Thanh toán tiền.
2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một
quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý vá các nhân viên của một tổ
chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các

mục tiêu sau:
̶

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
̶

Thông tin đáng tin cậy
̶

Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
b. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 bộ phận:
̶

Môi trường kiểm soát
̶

Đánh giá rủi ro
̶

Các hoạt động kiểm soát
̶

Thông tin và truyền thông
̶

Giám sát

6

c. Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy
Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy
Hệ thống thủ công

Hệ thống xử lý bằng máy tính

Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài

Dấu vết kiểm toán tồn tại trong một
thời gian nhất định

Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc bằng Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên
mắt
máy
Các sai sót dễ phát hiện trong quá Các sai sót khó phát hiện trong quá
trình
trình
Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp

Rủi ro, gian lận, phá hủy cao

Trách nhiệm cao cho kế toán viên

Có thể làm giảm trách nhiệm cho kế
toán viên

Các thay đổi đơn giản và dễ dàng

Khó có thể thay đổi

Tính nhất quán thấp

Tính nhất quán cao

Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin Các báo cáo được lập nhanh chóng,
quản trị
kịp thời và đầy đủ các thông tin kể cả
thông tin quản trị
2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
a. Phân loại kiểm soát hệ thống
- Phân loại kiểm soát theo mục tiêu
+ Kiểm soát ngăn chặn: đề phòng sai sót, gian lận trước khi các nghiệp
vụ xảy ra.
+ Kiểm soát phát hiện: nhận ra sai sót, gian lận hoặc phát hiện các điều
kiện dẫn đến sai sót, gian lận sau khi các nghiệp vụ đã xảy ra.
+ Kiểm soát sửa sai: là quá trình sữa chữa các sai sót, sữa chữa một sự
yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác.
- Phân loại kiểm soát theo phạm vi
+ Kiểm soát chung: Các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn
và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là
kiểm soát chung. Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả các chu trình kế toán
và tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán.
+ Kiểm soát ứng dụng: Các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát
chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể.

7


b. Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý bằng máy tính

̵

Đặc điểm xử lý trong môi trường xử lý bằng máy tính
+ Chứng từ sử dụng: thông thường các chứng từ chứng minh nghiệp vụ
hoặc sự kiện kinh tế phải được lập bằng giấy tờ. Tuy nhiên trong hệ
thống xử lý bằng máy rất nhiều trường hợp các dữ liệu được nhập trực
tiếp và máy mà không cần chứng từ bằng giấy.
+ Các dấu vết nghiệp vụ không quan sát được bằng mắt. Trong nhiều hệ
thống máy tính, toàn bộ các dấu vết kiểm toán chỉ được lưu trữ trong một
thời gian ngắn hoặc dưới những định dạng chỉ có thể đọc được bởi máy
tính. Do đó, khi một hệ thống phức tạp xử lý một khối lượng lớn nghiệp
vụ, các dấu vết kiểm toán sẽ không còn được lưu trữ đầy đủ. Điều này
gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời
các sai sót, đặc biệt là những sai sót trong chương trình ứng dụng.
+ Thông tin có thể không quan sát được bằng mắt: trong môi trường tin
học hóa, các tập tin và sổ kế toán được thể hiện trong hình thức máy có
thể đọc được. Vì vậy, nếu thiếu máy tính thì không thể đọc được các
thông tin này. Ngoài ra, các kết xuất có thể không được in ra hoặc nếu in
ra thì được in ra dưới dạng rút gọn. Chính vì vậy, kết xuất có thể khó
quan sát bằng mắt.
+ Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: trong hệ thống máy tính, một số
nghiệp vụ có thể được thực hiện tự động và không lưu lại sự phê duyệt
trên chứng từ. Trong trường hợp này cần hiểu rằng người quản lý đã
ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kế của
chương trình.
+ Cập nhật một lần, ảnh hưởng đến nhiều tập tin và xử lý tự động theo
chương trình.
+ Các thủ tục kiểm soát được lập trình.
̶

Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính

Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng
máy. Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát, nên phân các
rủi ro thành các loại sau:
+ Rủi ro trong kinh doanh
+ Rủi ro trong xử lý thông tin: đầu vào, xử lý, kết quả.
+ Rủi ro liên quan đến hệ thống
̶

c. Kiểm soát chung trong môi trường xử lý bằng máy tính
Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống
Phân chia rõ ràng giữa các chức năng

8


+ Phân tích hệ thống
+ Lập trình
+ Vận hành máy tính
+ Người dùng hệ thống
+ Quản lý thư viện dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
+ Kiểm soát dữ liệu
̶

Kiểm soát dự án phát triển hệ thống
+ Lập kế hoạch chủ đạo chiến lược
+ Lập kế hoach phát triển dự án
+ Lịch trình xử lý dữ liệu
+ Quy định trách nhiệm

+ Đánh giá thực hiện dự án định kỳ
+ Đánh giá việc thực hiện chuyển đổi
̶

Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý
+ Máy tính cần được đặt trong các phòng được khóa, bảo vệ, giám sát
việc sử dụng, và chỉ có người nào có trách nhiệm, được cấp quyền
mới được sử dụng.
+ Cần có thiết bị giám sát và cảnh báo
+ Huấn luyện cho người sử dụng cách sử dụng, vận hành, cách phòng
chống virut máy tính.
+ Sử dụng các phần mềm, các giải pháp bảo mật, an ninh mạng máy
tính.
+ Tăng cường hoạt động giám sát việc sử dụng máy tính.
+ Để phát hiện các lỗ hỏng bảo mật của hệ thống cần có sự tư vấn của
chuyên gia máy tính, chuyên gia mạng.
+ Thực hiện việc mã hóa dữ liệu.
̶

Kiểm soát truy cập hệ thống

Phân quyền trách nhiệm: phân quyền cho người dung có quyền truy cập
hệ thống. Việc phân quyền được thực hiện bằng cách xác định tên người dung,
hệ thống nào được quyền truy cập, chức năng của người dung, giới hạn quyền
truy cập dữ liệu, phương pháp nhận dạng. Phương pháp nhận dnagj bao gồm:
sử dụng mật khẩu, nhận dạng sinh học, sử dụng thẻ từ cá nhân.
̶

Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

9


 Đảm bảo an toàn vật lý cho các đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD không bị
cháy.
 Dán nhãn, đặt tên đĩa
 Phân loại và sắp xếp theo một tiêu thức nhất định
 Hủy bỏ các thiết bị lưu trữ bị hư nhằm hạn chế khả năng bị lộ bí mật
 Bảo quản ở nơi an toàn bên ngoài doanh nghiệp

̶

+ Kiểm soát sao lưu dự phòng: sao lưu dự phòng nhằm hạn chế dữ liệu
bị mất mát do những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Vì vậy, ban
giám đốc cần ban hành văn bản và thực hiện các chính sách và biện pháp
kiểm soát lưu trữ dữ liệu. Trong đó, quy định phương pháp, thời gian sao
lưu, quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu, cũng như trách nhiệm của các cá
nhân thực hiện việc sao lưu, bảo trì, phục hồi dữ liệu.
Kiểm soát truyền tải dữ liệu
+ Mã hóa dữ liệu
+ Kiểm tra đường truyền
̶

+ Kiểm tra chẵn lẻ
Chuẩn bị tài liệu hệ thống
+ -Chuẩn hóa, phân loại tài liệu quản trị, tài liệu ứng dụng, tài liệu vận
hành hệ thống
+ Tài liệu quản trị: mô tả thủ tục, quy định của quá trình xử lý dữ liệu,
các thủ tục và quyền truy cập hệ thống, những tài liệu tạo ra trong quá

trình phát triển hệ thống: tài liệu của giai đoạn thiết kế và phân tích hệ
thống.
+ Tài liệu ứng dụng: bao gồm cẩm nang sử dụng chương trình phần
mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng. Trong đó sẽ trình bày nhập liệu,
tập tin dữ liệu, các bước xử lý, kết xuất và các hướng dẫn sửa lỗi.

̶

+ Tài liệu vận hành hệ thống: các tài liệu trình bày về yêu cầu cấu hình
phần cứng, danh sách và mô tả tất cả các tập tin chương trình, tập tin dữ
liệu, các lưu ý về nguy cơ dẫn đến lỗi chương trình, các hướng dẫn khắc
phục các thiệt hại nếu có sự cố xảy ra.
Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống
+ Kiểm tra, thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng, sắp hư
̶

+ Sử dụng UPS
Dấu vết kiểm toán

10


+ Hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, đặc biệt các số liệu kế toán
đã chuyển sổ cái
+ Tuyệt đối không được xóa hay chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã cập nhật
vào các tập tin có liên quan, sau khi ra lệnh khóa sổ kế toán. Trong
trường hợp này hướng giải quyết là các bút toán ghi bổ sung, ghi số âm
và lập chứng từ sửa sổ như trong trường hợp kế toán thủ công.
̶

Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại
+ Lập kế hoạch dự phòng
+ Huấn luyện nhân viên
+ Mua bảo hiểm tài sản cho hệ thống và trung tâm dữ liệu
+ Tạo vị trí xử lý dự phòng
+ Xác định các hệ thống ứng dụng quan trọng – ưu tiên kiểm soát và
khôi phục trước
+ Phân chia trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng và khôi phục
trung tâm dữ liệu
d. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tính
- Kiểm soát nhập liệu:

+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: đánh số trước các chứng từ, sử dụng các
chứng từ luân chuyển được tạo ra bên trong hệ thống
+ Kiểm tra quá trình nhập liệu:
 Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và
nhanh chóng, dữ liệu phải được nhập theo một thứ tự nhất định. Hệ
thống sẽ báo lỗi hay có thông báo nhắc nhở nếu người dùng nhập không
theo đúng thứ tự định sẵn.
 Kiểm tra vùng dữ liệu: dữ liệu được nhập sẽ được sử dụng cho
nhiều chức năng tìm kiếm hay tính toán. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu
nhập phải theo đúng loại đã khai báo.
 Kiểm tra dấu: một số dữ liệu phải luôn luôn là số âm hay số
dương.
 Kiểm tra tính hợp lý: khi nhập các nghiệp vụ, số của chứng từ,
mã số quản lý của các đối tượng hay ngày nhập liệu….
 Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: nhằm xác nhận các đối
tượng tham gia vào nghiệp vụ là có thực, phát hiện các dữ liệu sai được
nhập vào hệ thống.

11


 Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận
khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập.
 Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng
trên một mẫu tin đều được nhập vào, không có vùng quan trọng nào
được để trống.
 Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: để nhập nhanh chóng và chính
xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống.
 Kiểm tra dung lượng vùng nhập: một ô nhập liệu có độ dài 8 ký
tự.
 Kiểm tra số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác của
việc nhập liệu. Có các hình thức tổng kiểm soát sau: kiểm soát tổng số
lô, kiểm soát tổng số chứng từ hay tổng số mẫu tin, kiểm soát tổng số tài
chính, tổng cộng Hash.
 Sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động: sử dụng các giá
trị mặc định trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh
tế hay cùng thời điểm nhập liệu.
 Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: cung cấp đày đủ các
thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi.
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin
+ Kiểm soát sắp xếp theo trình tự: yêu cầu các mẫu tin trong tập tin
dữ liệu nằm theo trình tự.
+ Kiểm soát từng bước xử lý: sử dụng số tổng kiểm soát để phát
hiện bị thiếu hay thừa.
+ Nhận biết tập tin một cách hữu hình: đá nhãn trên đĩa, đặt tên
nhãn bên trong mà máy vi tính có thể đọc được.
+ Các kiểm soát được lập trìnhtự động kiểm tra hoạt động xử lý.
- Kiểm soát thông tin đầu ra: đảm bảo sự chính xác của việc xử lý

dữ liệu.
+ Kiểm tra bằng mắt tính logic, hợp lệ của dữ liệu: xem xét các kết
xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp
với nhu cầu sử dụng thông tin,đối chiếu giữa kết xuất và nhập dữ liệu
thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông
tin.
+ Thiết lập quy trình chuyển và nhận báo cáo: quy định báo cáo đó
do ai lập (hoặc ai in) sau đó chuyển báo cáo đó cho những ai.

12