Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty CPXNK Viglacera.

Mục lục
Danh mục các chữ cái viết tắt. ......................................................................2
Danh mục sơ đồ bảng biểu...................................................................................3
Lời mở đầu.....................................................................................................................4
Phần I:Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu viglacera .6
1.1. Lịch sử hình thành, phát triển của đơn vị............................................................6
1.1.1. Giai đoạn trớc cổ phần hoá..................................................................6
1.1.2. Giai đoạn sau cổ phần hoá ..7
1.1.3. Chiến lợc phát triển 9
1.1.3.1. Chiến lợc phát triển trong năm 2008 ..9
1.1.3.2. Chiến lợc phát triển dài hạn 10
1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn
vị...........................................................................................................................................11
1.2.1. Chức năng kinh doanh ...11
1.2.2. Nhiệm vụ kinh
doanh ..13
1.2.3. Tổ chức hệ thống kinh doanh 14
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị .15
1.3.1. Chính sách quản lý và quy định trong đơn vị 15

Danh mục các chữ viết tắt

DN: Doanh nghiệp
CP: Cổ phần
XNK: xuất nhập khẩu
BCTC: báo cáo tài chính
BCKQKD: báo cáo kết quả kinh doanh
DT: doanh thu
DTT: doanh thu thuần
LN: lợi nhuận
VCSH: vốn chủ sở hữu

LNST: lợi nhuận sau thuế
HTK: hàng tồn kho
TSCĐ: tài sản cố định
HĐ: Hoá đơn
GTGT: giá trị gia tăng
HĐQT: Hội đồng quản trị
ĐHĐCĐ: Đại hội đồng cổ đông
TK : Tài khoản
2

Danh mục sơ đồ bảng biểu
Bảng 1.1.Bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP XNK Viglacera
Sơ đồ 2.4.Tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ hạch toán hoạt động bán hàng
Sơ đồ 2.6. Hạch toán thanh toán với khách hàng
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng
Sơ đồ 2.8. Sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp
3

Lời mở đầu
Xu thế toàn cầu hoá và hợp tác quốc tế là một xu hớng tất yếu của nền
kinh tế thế giới trong xã hội hiện đại.Các quốc gia có sự giao thoa, hợp tác song
phơng và đa phơng ,liên doanh , liên kết, tranh thủ lợi thế thơng mại, tiếp thu học
hỏi những thành công của các nớc phát triển. Để có thể thực hiện đợc nó đòi hỏi
các quốc gia phải mở cửa nền kinh tế, có những chính sách, chế độ quản lý thông
thoáng, khuyến khích đầu t nớc ngoài.

Nền kinh tế Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hớng phát triển chung
của nhân loại.Từ 1986 nớc ta đã thực hiện cơ chế nền kinh tế thị trờng, hợp tác
quốc tế, xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu, bao cấp lạc hậu. Và thực tế đã chứng
minh đây là một sự chuyển biến có bớc ngoặt đối với nền kinh tế Việt Nam. Nớc
ta đã thoát khỏi tình trạng nghèo nàn, lạc hậu, trở thành quốc gia có nền kinh tế
năng động nhất trên thế giới và là một trong những điểm đến hấp dẫn đối với các
nhà đầu t nớc ngoài.
Trong những thành tựu của nền kinh tế nớc ta giai đoạn sau đổi mới có
sự đóng góp không nhỏ của hoạt động xuất nhập khẩu. Hàng năm lợi nhuần ròng
từ hoạt động xuất nhập khẩu chiếm tỉ trọng lớn trong GDP, GNP.
Bên cạnh những chính sách quản lý hợp lý ở tầm vĩ mô của Nhà nớc và
tầm vi mô của ban lãnh đạo các doanh nghiệp; sự cố gắng, nỗ lực của cán bộ, nhân
viên nghành ngoại thơng thì thành công của hoạt động xuất nhập khẩu còn sự
đóng góp quan trọng của bộ phận kế toán. Hạch toán kế toán đảm bảo cho hoạt
động kinh doanh của các DN diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu đối với nền
kinh tế quốc dân và công tác hạch toán kế toán đối với mỗi DN; vận dụng lý luận
đã đợc học và nghiên cứu tại trờng, kết hợp với thực tế thu đợc trong thời gian thực
tập tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu (CP XNK) Viglacera, đồng thời với sự
giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong Công ty nói chung và các nhân
4

viên phòng kế toán nói riêng, cùng với sự hớng dẫn của cô giáo PGS.TS Nguyễn
Thị Đông, em đã nghiên cứu và tìm hiểu về tổng quan và thực trạng tổ chức hạch
toán kế toán tại Công ty.
Báo cáo kiến tập bao gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan về Công ty CPXNK Viglacera
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty CPXNK
Viglacera.
Phân 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty CPXNK

Viglacera.
5

Phần I:Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu viglacera
1.1. Lịch sử hình thành, phát triển của đơn vị
-Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera
- Tên tiếng anh: Viglacera import-export joint stock company
- Tên giao dch: Viglacera Import- Export joint-stock company
- Tên viết tắt: VIGLACERA- EXIM., JSC
-Trụ sở giao dịch: Số 2 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
- Điện thoại: 04 7567712 Fax: 047567710
- E-mail:
- Website: www.viglacera-exim.vn
- Tài khoản ngân hàng: 926511207776135
- Mã số thuế: 0101893367
1.1.1. Giai đoạn trớc cổ phần hoá
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đợc thành lập theo quyết
định 217/QĐ - BXD ngày 17/5/1998 với tên gọi là Công ty kinh doanh và xuất
nhập khẩu, có tên giao dịch quốc tế là: Business and Import company.Tìền thân
của công ty là phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu trực thuộc Tổng công ty thuỷ
tinh và gốm sứ xây dựng.Trụ sở lúc đăng ký kinh doanh đặt tại khuôn viên cơ
quan Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng 43B Hoàng Hoa Thám Quận
Tây Hồ Hà Nội , sau đổi thành số 628 Hoàng Hoa Thám Quận Tây Hồ
Hà Nội. Hiện nay trở chính của công ty đặt tại Số 2 Hoàng Quốc Việt Cầu giấy
Hà Nội.
Trớc khi cổ phần hoá, Công ty là một đơn vị trực thuộc, thực hiện hạch
toán nội bộ trong cơ quan Tổng công ty.
6

1.1.2. Giai đoạn sau cổ phần hoá

Năm 2005 Công ty đợc cổ phần hoá theo quyết định số: 1679/QĐ -
BXD ngày 5/9/2005 của Bộ trởng Bộ xây dựng. Tên đăng ký hợp pháp của Công ty
bằng tiếng việt là : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, bằng tiếng anh là :
viglacera import - export joint - stock company, tên viết tắt là : Viglacera-Exim.
Trụ sở của đặt tại số 2 - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội. Công ty có t cách
pháp nhân, có con dấu riêng, độc lập về tài sản, đợc mở tài khoản tại các ngân hàng
trong và ngoài nớc theo quy định của pháp luật, đợc tổ chức và hoạt động theo luật
doanh nghiệp, điều lệ Công ty và các quy định pháp luật khác có liên quan.
Sau khi cổ phần hoá, Công ty trở thành đơn vị hạch toán độc lập và hoạt
động kinh doanh theo phân công, phân cấp của Tổng công ty, theo điều lệ tổ chức
và hoạt động của Tổng công ty; đồng thời quy chế tổ chức và hoạt động của Công
ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng phê duyệt.
Sau hơn 10 năm thành lập, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu (CP XNK)
Viglacera đã trở thành một thơng hiệu uy tín đối với các đối tác trong và ngoài n-
ớc. Viglacera-Exim đã trở thành một cầu nối vững chắc giữa các nhà sản xuất vật
liệu xây dựng Việt Nam và các đối tác lớn tại các thị trờng nh: Tây Âu, Đông Âu.
Bắc Mỹ và các nớc trong khu vực Châu á.Các chỉ tiêu doanh thu, nộp ngân sách và
lợi nhuận năm nay so với năm trớc vợt kế hoạch đợc giao. Công ty hoạt động theo
phơng châm nhiệt tình, tận tuỵ phục vụ khách hàng gắn hiệu quả kinh doanh
của Công ty với việc bảo toàn vốn, chú trọng công tác nghiên cứu, khảo sát nhằm
khai thác thị trờng kinh doanh và xuất khẩu trong và ngoài nớc.Với những thành
quả to lớn trong những năm vừa qua, công ty CPXNK Viglacera đã đợc Vietnam
Report đánh giá và xếp hạng trong Top 500 doanh nghiệp lớn nhất và làm việc
hiệu quả nhất Việt Nam,đồng thời vinh dự nhận giải thởng Doanh nhân, doanh
nghiệp tiêu biểu Việt Nam vàng năm 2007 vào tối 16/4/2008.Để có cái nhìn rõ
hơn về hiệu quả kinh doanh của công ty, chúng ta có thể phân tích một số chỉ tiêu
kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong mấy năm gần đây qua
bảng sau:
7

Đơn vị: Đồng
T
TT
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007
Chênh lệch
Giá trị Tỷ lệ
%
1
1
1
Doanh thu thuần
(DTT) về bán
hàng và cung cấp
dịch vụ
289.046.457.6
09
354.601.465.08
9
6.555.500.740 22,68
2
2
Tổng lợi nhuận
(LN) trớc thuế
2.417.215.921 3.207.898.996 790.683.075 32,71
3
3
Nộp Ngân sách
11.539.437.850 15.746.168.930 4.206.731.080
36,45
4

4
LN sau thuế 1.740.395.463 2.309.687.277 569.291.814 32,71
5
5
Tỷ suất
LNST/DTT
0,00602 0,00651 0,00049 8,14
6
6
Vốn chủ sở hữu
(VCSH)
12.593.343.361 14.093.343.361 500.000.000 4,72
7
7
Tỷ suất
LNST/VCSH
0,1382 0,1638
0,0
256
18,52
8
8
Thu nhập bình
quân đầu ngời
laođộng (ng-
ời/tháng)
2.460.103 3.204.545 744.442 30,26
8
Số lợng nhân
viên( ngời)

62 72 10 16,13
1.1.Bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Nhận xét:
8

Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2007 so với năm
2006 tăng 22,68% cho thấy doanh số bán hàng năm 2007 cao hơn năm 2006 thể
hiện thị trờng tiêu thụ của Công ty đang dần đợc mở rộng và các mặt hàng kinh
doanh của Công ty ngày càng đợc thị trờng chấp nhận. Tỷ suất LNST/DT thuần
(phản ánh cứ 1 đồng doanh thu thuần thì tạo ra đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận) năm
2007 cũng cao hơn năm 2007 điều đó thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của
năm 2007 tốt hơn năm 2006.
Chỉ tiêu tỷ suất LNST/VCSH phản ánh cứ 1 đồng vốn bỏ ra thì Công ty sẽ
tạo ra đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận. Tỷ suất này năm 2007 là khá cao (0.1638),
điều đó cho thấy Công ty đã sử dụng khá hiệu quả đồng vốn của mình và việc tăng
thêm nguồn vốn chủ sở hữu là việc làm đúng đắn.
Thu nhập bình quân đầu ngời Công ty năm 2006 là 3.204.545đồng/ngời
(tăng 30,26% so với năm 2005) là mức đảm bảo đợc mức sống ổn định cho ngời lao
động trong toàn Công ty trong điều kiện thị trờng đang lạm phát cao nh hiện nay.
Sự phát triển của Công ty còn thể hiện thông qua khoản thuế nộp Ngân
sách. Năm 2007 Công ty nộp Ngân sách 15.746.168.930( đồng) tăng 36,45% so
với năm 2006.
Do quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng nên để đáp ứng hoạt động kinh
doanh đợc diễn ra liên tục, hiệu quả Công ty XNK Viglacera đã tăng số lợng nhân
viên lên 16, 13% so với năm 2006 và hiện có 72 nhân viên.
Nh vậy, hoạt động kinh doanh của Công ty đã có bớc phát triển vợt bậc
trong năm 2007 cả về chỉ tiêu quy mô và chất lợng.
1.1.3. Chiến lợc phát triển
1.1.3.1. Chiến lợc phát triển trong năm 2008

Vào ngày 7/4/2008 Công ty CPXNK Viglacera đã tiến hành họp Đại hội
đồng cổ đông thờng niên 2008 trong đó cũng nêu rõ chiến lợc phát triển trong năm
2008.
9

- Tăng vốn điều lệ Công ty từ 9.500.00.000( đồng) lên 25.000.000.000(đồng)
thông qua 3 giai đoạn.
- Để nâng cao hiệu quả quản lý, Đại hội quyết định việc Chủ tịch Hội đồng
quản trị kiêm Tổng Giám đốc.
- Đổi tên Công ty thành:
Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần đầu t và xuất nhập khẩu Viglacera.
Tên tiếng Anh: Viglacera invesment and import- export J.S. Company
Tên viết tắt: Viglacera-exim
- sẽ niêm yết tại Trung tâm giao dịch Chứng khoán Hà Nội ( nếu thị trờng
chứng khoán thuận lợi)
1.1.3.2. Chiến lợc phát triển dài hạn
- Củng cố và phát triển thơng hiệu phục vụ lợi ích kinh doanh của Công ty
trên thị trờng trong nớc và quốc tế. Mục tiêu phát triển thành một công ty mạnh
trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng. Để thực hiện đợc mục tiêu này Công
ty đã, đang và sẽ tiếp tục đa dạng hoá ngành nghề, nâng cao tỷ trọng kinh doanh
thơng mại, liên doanh, liên kết để đầu t máy móc, thiết bị
- Hoàn thiện mô hình tổ chức , đổi mới phơng thức quản lý, phát triển nhân
lực để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty
- Tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân lực, nâng cao chất lợng đội ngũ cán bộ
nhân viên.
- Tăng cờng đầu t, ứng dụng công nghệ vào các hoạt động của Công ty.
Xu hớng phát triển của Công ty trong những năm tới tập trung vào các
lĩnh vực sau:
Lĩnh vực xuất nhập khẩu:tăng cờng xuất khẩu các sản phẩm mũi nhọn
của Tổng công ty nh kính nổi VIFG, kính Đáp cầu, gạch Granite Tiên Sơn, gạch

ốp lát Viglacera ra thị trờng quốc tế để mở rộng thị tròng và giảm bớt áp lực tại
10

thị trờng nội địa. Tiếp tục phát triển hoạt động nhập khẩu, kinh doanh mặt hàng
thép cán, thép phôi các loại tiêu thụ cho các nhà máy sản xuất thép trong n-
ớc.Trong những năm tới ngoài việc kinh doanh thép Công ty chủ trơng mở rộng
lĩnh vực, chủng loại hàng hoá.Đồng thời, tăng cờng nhập khẩu dây chuyền, thiết bị
sản xuất vật liệu để bán cho các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. Mặt khác,
Công ty tiếp tục triển khai xuất khẩu các sản phẩm do các doanh nghiệp trong nớc
sản xuất.
Lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất: đây là mảng
kinh doanh đợc hình thành vào cuối năm 2004. Trong lĩnh vực này Công ty kinh
doanh các sản phẩm độc quỳên, kinh doanh thiết bị nội thất nhập khẩu mà các đơn
vị trong Tổng công ty không sản xuất nh : bồn tắm Cũng nh nhằm ổn định và
phát triển hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng.Tăng cờng mở rộng cửa hàng
bán vật liệu xây dựng tại các khu đô thị mới và các thành phố khác.
Lĩnh vực xuất khẩu lao động: Tiếp tục phát triển thị trờng Đài Loan, công
ty đã có giấy phép xuất khẩu lao động sang thị trờng Malaisia.
Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác:Công ty đã kí hợp đồng với tập
đoàn: KEKELIST, ECOFOR
1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của
đơn vị
1.2.1. Chức năng kinh doanh
Theo giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103011079 do Sở kế
hoach và đầu t thành phố Hà Nội cấp, Công ty CPXNK Viglacera đã và đang hoạt
động với những chức năng ngành nghề chính nh sau:
- Kinh doanh vật t( không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật và thuốc thú
y), nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng máy móc, hoá chất(trừ hoá chất Nhà Nứơc
cấm), phụ gia phục vụ sản xuất công nghiệp và xây dựng.
- Kinh doanh vật liệu xây dựng , vật liệu trang trí nội thất

11

- Sản xuất và lắp ráp các thiết bị vệ sinh và trang trí nội thất.
- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, bất động sản, cho
thuê văn phòng( không bao gồm kinh doanh phòng karaoke, vũ trờng,quán ba).
- Dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa
- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế
- Kinh doanh đại lý xăng, dầu, gas, đại lý ô tô
- Hoạt động xuất khẩu lao động
- T vấn du học
- Đào tạo ngoại ngữ, tin học, dạy nghề
- Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu và dịch vụ làm thủ tục visa, hộ chiếu.
- Dịch vụ môi giới , xúc tiến thơng mại, đại diện thơng mại, nghiên
cứu thị trờng, phiên dịch , dịch vụ dịch thuật.
- Đại lý bán vé máy bay, vé tầu hoả, đại lý thu đổi ngoại tệ, đại lý bảo
hiểm.
- Quảng cáo thơng mại, tổ chức các sự kiện
- Sản xuất, mua bán và gia công hàng thủ công mỹ nghệ
- Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng
- Mua bán lơng thực, thực phẩm, rợu bia, nớc giải khát(không bao gồm
kinh doanh quán bar).
1.2.2. Nhiệm vụ kinh doanh
Để thực hiện những chức năng trên, đáp ứng đợc mục tiêu đặt ra, Công ty
CP XNK Viglacera phải thực hiện những nhiệm vụ (có thay đổi tuỳ từng giai
đoạn, tình hình cụ thể của Công ty) nh sau:
nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc nhằm đảm bảo sự hoạt động
liên tục hiệu quả của các đơn vị thành viên bao gồm cả việc đảm bảo những yếu tố
12

đầu vào (nhập khẩu) và việc tiêu thụ những sản phẩm đầu ra qua đó thu đợc lợi

nhuận.
xây dựng, tổ chức triển khai quản lý hệ thống đại diện, đại lý, cửa
hàng, cộng tác viên để hình thành mạng lới tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty
trong và ngoài nớc. Xây dựng chơng trình tiếp thị dài hạn và ngắn hạn trình Tổng
giám đốc, Tổng công ty phê duyệt trên cơ sở đó hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.
Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp tác quốc tế, trong hoạt động
mua bán ngoại thơng
Thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân
viên đáp ứng đợc yêu cầu công việc, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc.
Sử dụng nguồn vốn kinh doanh có hiệu quả, bảo đảm tự trang trải về
mặt tài chính, bảo toàn vốn.
Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh chính sách, chế độ hiện hành của
Nhà nớc và các thông t hớng dẫn, qui định của Bộ Thơng Mại .
1.2.3. Tổ chức hệ thống kinh doanh
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt đợc hiệu quả cao nhất, Công ty
CPXNK Viglacera đã xây dựng đợc hệ thống kinh doanh hợp lí có thể bao quát,
quản lí đợc toàn bộ lĩnh vực hoạt động mà không chồng chéo lên nhau.
Khi mới thành lập do chỉ thực hiện chức năng kịnh doanh và xuất nhập
khẩu cho nên cơ cấu bộ máy của công ty đơn giản chỉ gồm 4 phòng là:
- Phòng tổ chức hành chính
- Phòng kế toán
- Phòng kinh doanh
- phòng xuất nhập khẩu
Nhng hiện nay do sự phát triển của công ty mà thực chất là việc mở rộng
ngành nghề kinh doanh( thực hiện xuất khẩu lao động trong và ngoài tổng công ty
13

đi nớc ngoài làm việc) nên công ty có thêm một phòng mới đó là phòng xuất khẩu
lao động.
Chức năng của từng phòng ban đợc quy định cụ thể trong dự thảo điều lệ

và cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty.
Phòng tổ chức hành chính: Tham mu cho Giám đốc về công tác tổ
chức nhân sự, tuyển dụng lao động, các chính sách tiền lơng, bảo hiểm đối với ng-
ời lao động. Đồng thời, quản lý bảo vệ tài sản, trang thiết bị của Công ty; chịu
trách nhiệm về công tác văn phòng nh tiếp khách, th từ, công văn đến, chuyển
công văn đi Bên cạnh đó còn có thêm nhân viên lái xe, bảo vệ, tạp vụ, mỗi nhân
viên đều có nhiệm vụ riêng.
Phòng kế toán :có trách nhiệm cập nhập thông tin hàng ngày, quý,
năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí, lập các báo cáo tài chính, các
bảng chấm công, bảng tính lơng, thực hiện thanh toán khách hàng và giúp giám
đốc kiểm soát về tài chính trong Chi nhánh và có kế hoạch để phát triển kinh
doanh.
Phòng kinh doanh: tham mu kế hoạch kinh doanh cho Ban giám đốc,
đồng thời trực tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo kết quả kinh doanh
hàng tháng, quý, năm lên Ban giám đốc.Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn đảm
nhiệm đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng.
Phòng xuất nhập khẩu: phụ trách công việc xuất nhập khẩu hàng
hoá,bao gồm tìm kiếm thị trờng nhập khẩu, xuất khẩu, soạn thảo hợp đồng xuất
nhập khẩu, tổ chức thực hiện và giám sát hoạt động xuất nhập khẩu.Cuối kỳ, báo
cáo kết quả hoạt động xuất nhập khẩu lên ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại
hội đồng cổ đông.
Phòng xuất khẩu lao động:có trách nhiệm tham mu cho Tổng Giám
đốc( Giám đốc) về lĩnh vực xuất khẩu lao động sang các thị trờng mà Công ty
đang khai thác.Đồng thời, tìm kiếm các thị trờng mới để thoả mãn nhu cầu khách
14

hàng, nâng cao công tác đào tạo, giữ vững uy tín của Công ty trong hoạt động xuất
khẩu lao động.
Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở thì Công ty còn có cửa
hàng kinh doanh có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Công ty kinh doanh; trng

bày, giới thiệu hàng hoá XNK, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trong và ngoài
nớc theo quy định của Công ty.
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị
1.3.1. Chính sách quản lý và quy định trong đơn vị
Chính sách quản lý và quy định của Công ty CP XNK Viglacera đợc phản
ánh trong điều lệ kinh doanh của Công ty.
1.3.1.1. Chính sách quản lý sản xuất kinh doanh
Quyền hạn :
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn do các cổ đông góp và các
nguồn lực khác nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh.
- Tổ chức bộ máy quản lý, phòng ban phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ
kinh doanh của Công ty.
- Kinh doanh những nghành nghề đợc Nhà Nớc cho phép.
- Tìm kiếm thị trờng , trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các
khách hàng trong nớc, ngoài nớc, trực tiếp xuất khẩu theo yêu cầu kinh doanh của
Công ty và phù hợp với pháp luật.
- Quýêt định giá mua, giá bán vật t, nguyên liệu , sản phẩm và dịch vụ
chủ yếu trừ những sản phẩm , dịch vụ đợc Nhà Nớc ấn định giá.
- Đợc quyền bảo hộ và quyền sử dụng công nghiệp bao gồm: các sáng
chế, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi, xuất xứ hàng hoá theo
quy định của pháp luật Việt Nam.
15

- Tuyển chọn, thuê mớn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn
hình thức trả lơng, thởng, quyết định mức lơng trên cơ sở cống hiến và hiệu quả
sản xuất kinh doanh và các quyền khác của ngời sử dụng lao động theo quy định
của Bộ luật lao động và các quy định khác của pháp luật.
Nghĩa vụ
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành nghề đã đăng ký, chịu
trách nhiệm trớc khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ Công ty kinh

doanh.
- Xây dựng chiến lợc phát triển , kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp
với chức năng nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thị trờng.
- ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác.
- Thực hiện các quy định của Nhà nớc bảo vệ tài nguyên môi trờng, an
ninh quốc gia và công tác phòng cháy chữa cháy.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với ngời lao động theo quy định của bộ luật lao
động, đảm bảo cho ngừơi lao động tham gia quản lý Công ty, bằng thoả ớc lao
động và các quy chế khác.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán ,báo cáo định kỳ theo quy
định của Nhà nớc và báo cáo bất thờng theo yêu cầu của Đại hội đồng cổ đông và
chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo.
- Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nớc theo quy định của
pháp luật.
1.3.1.2. Chế độ quản lý tài chính
Quyền hạn
- sử dụng các quỹ của Công ty để phục vụ các nhu cầu trong kinh
doanh.
- Nhợng bán, cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc cha dùng
hết công suất.
16

- Phát hành, chuyển nhợng, bán cổ phiếu, trái phiếu theo quy định của
pháp luật, hoặc thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền
sở hữu , quản lý của Công ty tại các ngân hàng Việt Nam để vay vốn kinh doanh
theo quy định của pháp luật.
- Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận cho các cổ đông sau khi
đã thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc, lập và sử dụng các quỹ theo quy định của
Nhà nớc và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Nghĩa vụ

- Thực hiện đúng chế độ và quy chế về quản lý vốn, tài sản, các quỹ,
hạch toán, kế toán- thống kê, chế độ báo cáo tài chính hàng năm với phòng đăng
ký kinh doanh và các chế độ khác do pháp luật quy định, chịu trách nhiệm về tính
đúng đắn của BCTC.
- Bảo toàn và phát triển vốn.
- Thực hiện các khoản thu, phải trả ghi trong bảng cân đối kế toán của
Công ty
- Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hàng năm,
đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nớc
theo quy định của pháp luật.
- Công ty chịu trách nhiệm vật chất đối với khách hàng trong phạm vi
vốn điều lệ của Công ty.
1.3.2. Tổ chức bộ máy quản lý
Một DN chỉ hoạt động kinh doanh hiệu quả khi mà bộ máy quản lý
đợc tổ chức một cách khoa học và hợp lý. Xuất phát từ tầm quan trọng đó , Công
ty XNK Viglacera đã, đang xây dựng và dần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình
nhằm đảm bảo bố trí công việc chuyên môn, quản lý phù hợp với trình độ và kinh
17

nghiệm của mỗi cá nhân.Đồng thời, đảm bảo sự hoạt động có hệ thống của toàn
công ty.
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông
- Hội đồng quản trị
- Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành
- Ban kiểm soát
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao
nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thờng niên đợc tổ chức mỗi năm 1
lần.Các cổ đông có quyền bỏ phiếu, đợc tham dự đại hội các cổ đông. Cổ đông là

những ngời chủ sở hữu của Công ty, có các quyền và nghĩa vụ tơng ứng theo số cổ
phần mà họ sở hữu.Quỳên và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ cũng nh cổ đông đợc quy
định chi tiết trong dự thảo điều lệ của Công ty.
Hội đồng quản trị ( HĐQT) : Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để
thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về
ĐHĐCĐ. Số lợng thành viên HĐQT là năm (05) ngời.Nhiệm kì của HĐQT là
năm(05) năm.Nhiệm kì của thành viên HĐQT không quá năm (05) năm; thành
viên HĐQT có thể bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế. Hoạt động kinh doanh
và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của
HĐQT. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và những ngời quản lý
khác.Quỳên và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp, điều lệ, các quy định nội bộ của
Công ty và quýêt định của ĐHĐCĐ quy định.
Giám đốc( Tổng giám đốc)điều hành: HĐQT sẽ bổ nhiệm một thành
viên trong Hội đồng hoặc một ngời khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều
hành. Nhiệm kì của Giám đốc(Tổng giám đốc điều hành) là 5 năm và có thể tái bổ
nhiệm. Giám đốc( Tổng giám đốc) là ngời thực hiện các nghị quyết của HĐQT và
ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh của Công ty đã đợc HĐQT và ĐHĐCĐ thông
18

qua.Giám đốc(Tổng giám đốc) là ngời tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất
kinh doanh thờng nhật của Công ty.
Bộ máy giúp việc: đợc thành lập theo đề nghị của Giám đốc(Tổng
giám đốc) và đợc HĐQT chấp thuận nhằm phục vụ yêu cầu quản lý.Bộ máy giúp
việc bao gồm:
- Phó Tổng giám đốc kiêm Giám đốc Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh.
- Phó Tổng giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu.
- Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh.
- Kế toán trởng.
Ban kiểm soát: Thành viên của ban kiểm soát sẽ có quyền hạn và
trách nhiệm theo quy định tại điều 88.2 của Luật doanh nghiệp và điều lệ của

Công ty.Ban kiểm soát gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất phải có 1 thành viên là
ngời có chuyên môn về tài chính kế toán.Thành viên này không phải là thành viên
hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán báo cáo tài
chính của công ty.Ban kiểm soát phải chỉ định 1 thành viên là cổ đông của công ty
làm Trởng ban. Nhiệm vụ và chức năng của Ban kiểm soát đợc quy định trong dự
thảo điều lệ mới sửa đổi năm 2008 của công ty.Về mối quan hệ, Ban kiểm soát chỉ
phải chịu sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông và chịu trách nhiệm xem xét các
báo cáo tài chính trớc khi trình lên Hội đồng quản trị.Đồng thời, mọi thành viên
của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc điều hành phải cung cấp tất
cả các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty theo yêu cầu của Ban
kiểm soát.
Có thể minh hoạ cơ cấu tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý
thông qua sơ đồ sau:
19
Hội đồng
quản trị
Đại hội đồng cổ
đông


Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công
ty XNK Viglacera
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán
Kế toán là hoạt động cơ bản, thờng xuyên, giữ vai trò quyết định và chi
phối đối với mọi hoạt động trong DN. Xuất phát từ đặc điểm quản lý, đồng thời
đảm bảo tính thống nhất, kịp thời và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nói
chung và hoạt động kế toán nói riêng, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức
20

Tổng giám đốc
Phó
TGĐ
kiêm
GĐ
CN Tp
HCM
Phó
TGĐ
xuất
nhập
khẩu
Kế
toán
trưởng
Chi
nhánh
Tp
HCM
Phòng
X.K
lao
động
Phòng
Kinh
doanh
Phòng
Kế
toán
Phòng

Xuất
nhập
khẩu
Phòng
Tc-Hc
Phó
TGĐ
kinh
doanh
Ban
kiểm
soát

theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty gồm 5 ngời : Kế toán
trởng và các kế toán viên.

2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2. Tình hình lao động và phân công lao động trong bộ máy kế toán
Phòng kế toán có 5 kế toán viên, đứng đầu là kế toán trởng. Các kế toán
viên trong phòng đều là nữ và chủ yếu tuổi đời còn rất trẻ. Tuy còn trẻ nhng họ
đều có trình độ chuyên môn vững vàng( 4/5 trình độ đại học), có kinh nghiệm
công tác, đặc biệt có tình yêu nghề nghiệp và nhiệt huyết trong công việc.
Để công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, không chồng chéo lên nhau , bộ
máy kế toán đợc phân công lao động rõ ràng, cụ thể và khoa học.
Kế toán trởng: Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống
kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất
kinh doanh theo cơ chế quản lý tài chính quy định. Ngoài ra, kế toán trởng còn
tham gia xét duyệt các phơng án kinh doanh của Công ty, phân tích, tính toán kết
quả hoạt động kinh doanh của Công ty; hàng tháng, hàng quý theo định kỳ, niên
21

Kế toán trởng
Kế
toán
TTSP
Kế
toán
thanh
toán
Kế
toán
tổng
hợp
Kế
toán
XNK

độ kế toán phải chịu trách nhiệm lập các báo cáo theo quy định hiện hành để nộp
cho ban lãnh đạo Công ty.
Kế toán tổng hợp: Cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trởng lập các
báo cáo tài chính.
Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá đầu ra, đầu
vào. Mở sổ theo dõi hàng xuất bán, hàng đại lý.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt
động kinh doanh của các phòng.
Kế toán xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ theo dõi tất cả hàng hoá xuất nhập
khẩu.
Các nhân viên kế toán phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trởng;
phải chấp hành mọi sự phân công lao động,hoàn thành công việc đợc giao;hàng
ngày báo cáo tình hình hoạt động, công việc và hỗ trợ Kế toán trởng trong lập báo
cáo tài chính.Giữa các kế toán viên từng phần hành phải hợp tác, giúp đỡ nhau vì

mỗi phần hành tuy là riêng biệt nhng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán
2.2.1. Các chính sách, chế độ kế toán đang áp dụng
Chế độ, chính sách kế toán là những quy định, văn bản có vai trò quan
trọng trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại mỗi DN. Nó chỉ đạo và hớng
dẫn mọi công việc kế toán từ giai đoạn lập, luân chuyển, lu trữ chứng từ; lập và
ghi các mẫu sổ khác nhau; cơ sở lập các BCTC, thời gian nộp báo cáo; trình tự, ph-
ơng pháp hạch toán kế toán
Bên cạnh những chính sách, chế độ kế toán chung Công ty XNK
Viglacera còn vận dụng các chính sách, chế độ kế toán riêng để phù hợp với thực
tế kinh doanh tại đơn vị.
Hiện nay, Công ty đang vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết
định 15/2006/QĐ-BTC trong hạch toán và ghi chép các nghiệp vụ. Đồng thời,
22

Công ty cũng vận dụng máy tính vào công tác kế toán.Phần mềm kế toán Công ty
sử dụng là phần mềm kế toán Fast.Nhờ đó, nghiệp vụ kế toán đợc xử lý nhanh
hơn, chính xác hơn, đảm bảo đợc yêu cầu quản lý đặt ra.
Một số nguyên tắc kế toán chủ yếu đợc cụ thể hoá từ quyết định
15/2006/QĐ-BTC hiện đang áp dụng tại Công ty CPXNK Viglacera bao gồm:
- nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho(HTK): Công ty áp dụng phơng
pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Vào cuối niên độ kế toán,
hàng tồn kho đợc đánh giá theo giá trị thấp hơn giữa giá trị ghi sổ và giá trị thuần
có thể thực hiện đợc( LCM).Công ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền để
tính giá hàng tồn kho.
- thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, áp dụng mức thuế 10% đối
với sản phẩm và 5% đối với chi phí vận chuyển.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ đợc quản lý, sử dụng, khấu hao
theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC thay thế quyết định cũ( 166/1999/QĐ-BTC)
đợc Công ty áp dụng từ ngày 1/1/2004. TSCĐ đợc phản ánh thông qua 3 chỉ tiêu:

nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại.
- Nguyên tắc khấu hao TSCĐ:Công ty hạch toán khấu hao TSCĐ theo
phơng pháp đờng thẳng. Tỉ lệ khấu hao các loại TSCĐ tại Công ty nh sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc: 10%- 20%
Máy móc thiết bị: 5%- 10%
Phơng tiện vận tải: 6%- 10%
Thiết bị, dụng cụ quản lý: 3%- 6%
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu , phải trả: tuân thủ quyết định
15
- Hệ thống sổ kế toán đợc lập bằng tiếng Việt và hồ sơ kế toán đợc lu
trữ theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào 31/12/N.
23

- Đơn vị tiền tệ: đồng Việt Nam.
- Hạch toán ngoại tệ:
+ ngoại tệ không đợc hạch toán vào TK 007 mà phản ánh trực tiếp lên tài
khoản
+ tỷ giá ngoại tệ đợc quy đổi theo tỉ giá thực tế hoặc tỉ giá bình quân liên
ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày phát sinh nghiệp vụ.
2.2.2. Vận dụng các yếu tố trong chế độ kế toán hiện hành
Công ty đã vận dụng linh hoạt và sáng tạo các chế độ, chính sách kế toán
trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị.Bên cạnh tuân thủ những quy
định chung đợc ban hành bởi Bộ Tài Chính thì đơn vị còn sử dụng những quy định
riêng cho phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng nh trình độ và khả năng của
đội ngũ kế toán, Công ty CP XNK Viglacera áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký
chung.
24
Chứng từ

gốc
Sổ Nhật ký
đặc biệt
Sổ Nhật ký
chung
Sổ thẻ kế toán
chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài
chính

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Nhằm đáp ứng chủ trơng tin học hoá các hoạt động kinh doanh trong các
DN, Công ty đã áp dụng phần mềm FAST trong tổ chức hạch toán kế toán.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế gốc hoặc bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra, phân loại, tổng hợp đợc dùng làm căn cứ ghi
sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính. Vi
chng trình phn mm k toán ã c i t, khi cú lnh chng trình t ng chy
v cho phép k t xut, in ra các S cái, S chi tit, Nht ký chung v báo cáo k
toán tng ng... Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán
thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu
giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo
chính xác, trung thực theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ. Kế toán trởng có thể

kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra
giấy. Cuối tháng, cuối năm các Sổ cái và các Sổ chi tiết sẽ đợc in ra giấy, đóng
25
Sổ kế toán
- Sổ Cái
- Sổ chi tiết