Kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, nợ phải trả tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ ci
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (206.94 KB, 42 trang )
Báo cáo thực tập
Edited by Foxit Reader
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Copyright(C) by Foxit Software Company,2005-2008
For Evaluation Only.
LỜI MỞ ĐẦU
Ketnooi.com
Xu thế toàn cầu hóa thương mại đang diễn ra nhanh chóng trên toàn thế giới, Việt
Nam cũng không nằm ngoài vòng xoáy đó.Cho nên qua các cuộc đàm phán căng thẳng,
tháng 11/2006, Việt Nam đã được gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (TWO). Đây
là một sự kiện to lớn, mở ra cho các doanh nghiệp Việt nam nhiều cơ hội mới trong đầu
tư đồng thời phải đối mặt với những thách thức mới trong cạnh tranh gay gắt của các
tập đoàn nước ngoài. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực sự năng động, sáng tạo chuẩn
bị tốt hành trang trên con đường hội nhập. Để doanh nghiệp Việt Nam có thể đầu tư ra
nước ngoài thì trước hết DN phải tạo được thương hiệu, uy tín cao trong nước. Muốn
vậy, trước hết DN phải có nội lực vững chắc thông qua việc xây dựng tốt hệ thống kiểm
soát nội bộ trong doanh nghiệp và chính việc kiểm soát tốt các khoản phải thu, nợ phải
trả sẽ làm gia tăng vòng quay vốn, góp phần thúc đẩy nhanh tốc độ phát triển của DN.
Vì vậy, em quyết định chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, nợ phải trả
của doanh nghiệp” là mong muốn được tiếp cận được cách thức quản lí, tổ chức kiểm
soát tài chính của doanh nghiệp trên thực tế. Xem xét vấn đề kiểm soát của doanh
nghiệp có hiệu quả hay không để đạt được mục tiêu cuối cùng lợi nhuận, tồn tại và phát
triển bền vững.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ C&I, em đã học
hỏi được một số kinh nghiệm về cách thức tổ chức công tác kế toán, kiểm soát tài chính
trong công ty.Tuy nhiên do thời gian và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên sẽ không
tránh khỏi sai sót. Kính mong các cô chú, anh chị góp ý và mong được sụ chỉ dẫn nhiều
hơn của thầy cô để em hoàn thiện hơn.
Sinh viên
Hoàng Thị Mỹ Hương
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 1
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
CHƯƠNG 1:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY
TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ C&I.
I. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu thị trường trong nước đang có nhu cầu rất lớn về việc
giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà hiện tại thị trường chưa thể đáp ứng được hết
nhu cầu đó. Chính vì vậy mà vào ngày 26/12/2001 công ty đã chính thức ra mắt, đi vào
hoạt động với giấy phép kinh doanh số: 4102007901 của Sở kế hoạch và đầu tư
TPHCM. Góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế Việt nam qua các năm.
Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ C&I
Tên giao dịch: C&I Service Trading Co., Ltd
Tên viết tắt: C&I Co., Ltd
Trụ sở chính: 22A Phổ Quang, Phường 2, Q. Tân Bình, HCM
Mã số thuế: 0302495655
Điện thoại: 84-8-9971476; 9970708. Fax: 84-8-9971478
Vốn điều lệ: 500.000.000 VND
II. Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, chức năng và nhiệm vụ của công ty
Tổ chức kinh doanh đại lý giao nhận vận tải quốc tế bằng các phương tiện vận tải
biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt hoặc vận tải đa phương thức theo yêu
cầu của chủ hàng hoặc nhận sự ủy thác của các công ty giao nhận vận tải khác.
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ khác có liên quan đến giao nhận vận tải như:
thông quan hàng hóa, xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, các thủ tục
giao nhận hàng cho cảng, xin giám định, kiểm dịch, hun trùng, nộp các loại thuế liên
quan, mua bảo hiểm hàng hóa, trả cước vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi,…
Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, môi giới thuê phương tiện vận tải để vận
chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo yêu cầu.
Tổ chức thực hiện các dịch vụ vận chuyển hàng chuyên gia, chuyển giao chứng từ,
giao nhận làm thủ tục tạm nhập - tái xuất hàng triển lãm, hội chợ, nhập khẩu ủy thác,…
Một công ty có hiệu quả hay không còn tùy thuộc rất nhiều vào bộ máy tổ chức có
hiệu quả hay không. Biết được cơ cấu tổ chức sẽ giúp ta hiểu rõ hơn về cách thức điều
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 2
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
hành quản lý của ban lãnh đạo công ty, từ đó cho thấy được những điểm mạnh hay
điểm hạn chế để từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục và phát triển công ty ngày một
tốt hơn.
III. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung :
GIÁM ĐỐC
P. GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KINH DOANH
PHÒNG
XUẤT NHẬP
CHỨNG TỪ
HÀNG
HÀNG
NHẬP
XUẤT
TÀI CHÍNH
GIAO NHẬN
HÀNG
AIR
PHÒNG
KẾ TOÁN
CÔNG NỢ
HÀNG
SEA
2. Chức năng của bộ phận máy quản lý và các phòng ban
a. Chức năng của bộ máy quản lý:
•
Giám đốc: Ông Phạm Trường Chinh , người đại diện tổ chức và điều hành
mọi hoạt đông của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty.
•
Phó giám đốc: Ông Trần Đức Huy, người chịu trách nhiệm thực hiện các
nhiệm vụ do Giám đốc giao hoạc thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc phát sinh
thuộc phạm vi ủy quyền.Ngoài ra còn trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý, điều hành
phòng xuất nhập khẩu.
Bộ máy quản lý trong công ty là cơ quan đầu não thực hiện tất cả các chức năng
quản trị, điều hành , chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng quy định của Pháp
luật.
b. Chức năng các phòng ban:
•
Phòng xuất nhập khẩu: được chia thành hai bộ phận:
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 3
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Bộ phận chứng từ: đảm trách việc hoàn thành, luân chuyển các chứng từ liên
quan đến quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Bao gồm : chứng từ hàng xuất
và chứng từ hàng nhập.
- Bộ phận giao nhận: phụ trách công việc làm thủ tục khai báo hải quan cho hàng
hóa xuất nhập khẩu, nhận hàng , thuê phương tiện vận tải , giao hàng,…Bộ phận giao
nhận cũng được cũng đực phân chia thành hai phần là: giao nhận đường biển và đường
hàng không.
•
Phòng kinh doanh: thực hiện các công tác đối ngoại, tìm kiếm thị trường
tiềm năng, khách hàng. Ngoài ra còn làm các thủ tục thuê tàu, thuê container, thuê kho
bãi.
•
Phòng kế toán – tài chính:
- Kế toán tổng hợp: phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày,
quyết toán chi phí giao nhận, phương án làm hàng và thanh toán cho người bán, thực
hiện các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh và công tác tài chính của công
ty.
- Kế toán công nợ: thu cước trả trước hay trả sau, mở sổ chi tiết theo dõi công nợ
khách hàng trong nước, ngoài nước; theo dõi công nợ tạm ứng chi phí làm hàng của
nhân viên, theo dõi tình hình trả nợ cho nhà cung cấp.
- Thủ quỹ: cất giữ tiền mặt và thực hiệc thu tiền, thanh toán mặt trong công ty.
Nhiệm vụ chung của phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ
thống kế toán của công ty. Trong đó, kế toán trưởng là người trực tiếp tổ chức quản lý,
chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kế toán – tài chính của công ty, là người cố vấn
đắc lực cho Giám đốc về mọi vấn đề tài chính, kế toán phát sinh trong công ty.
IV. Tổ chức kế toán tại công ty
Công ty áp dụng hình tức kế toán chứng từ ghi sổ trong điều kiện sử dụng máy
tính.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 4
Báo cáo thực tập
1.
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Sơ đồ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ
Sổ chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối
tài khoản
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày (định kỳ)
: Ghi vào cuối tháng ( hoặc định kỳ)
: Đối chiếu kiểm tra định kỳ
2.
Các loại số sử dụng:
- Chứng từ ghi sổ: là loại sổ dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo trình tự thời gian.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là loại sổ kế toán tổng hợp ghi theo thứ tự thời gian,
nó được mở ra nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ ghi sổ và dùng để đối chiếu với
các số liệu khi cần thiết.
- Đối với sổ quỹ tiền mặt, được lập trên cơ sở Bảng chứng từ gốc về thu chi tiền mặt
phát sinh trong ngày. Riêng TGNH kế toán lập bảng theo dõi đối chiếu với sổ phụ ngân
hàng trong suốt kỳ kế toán.
- Chứng từ ghi sổ tổng hợp : được lập vào cuối tháng dùng để tổng hợp tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, căn cứ vào tài khoản chữ T, các bảng tổng hợp chi
tiết, bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ chi phí,…
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 5
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Sổ cái: căn cứ ghi vào sổ cái là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, là loại sổ dùng làm căn
cứ để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên các loại sổ quỹ, sổ thẻ chi tiết và được
dùng làm căn cứ để lập các Báo cáo tài chính.
3. Trình tự ghi chép:
- Hằng ngày, các chứng từ gốc được sắp xếp, phân loại để ghi vào sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ theo trình tự thời gian, đồng thời ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan đến các
đối tượng cần theo dõi chi tiết. Sau đó định kỳ ghi vào Sổ cái.
- Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết để lập ra Bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu
với Sổ cái của các tài khoản có liên quan. Định kỳ, căn cứ vào Sổ cái các tài khoản,
bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối tài khoản và lập các Báo cáo tài chính.
V. Khó khăn và thuận lợi của công ty
1.
Khó khăn: Những năm đầu mới đi vào hoạt động công ty cũng gặp rất nhiều
khó khăn về vốn lưu động, sự hạn chế của các mối quan hệ khách hàng và các
đối tác, sự cạnh tranh gay gắt của các công ty trong nước và nước ngoài có
tiềm lực mạnh hơn. Lĩnh vực mà công ty hoạt động là một lĩnh vực đặc thù, rủi
ro cao, cần nhiều vốn lưu động, phải có mối quan hệ rộng. Chính vì vậy mà
làm cho hoạt động của công ty càng thêm khó khăn hơn.
2. Thuận lợi: Tuy nhiên, nhờ sự học hỏi và phấn đấu không ngừng của tập thể
ban lãnh đạo, nhân viên mà công ty đã có những chiến lược kinh doanh đúng
đắn. Công ty C&I bước đầu đã có được những kết quả khả quan, đã tạo được
niềm tin với khách hàng và uy tín trên thị trường, thiếp lập được mạng lưới
hợp tác vận tải biển trên toàn cầu với các công ty như: UFS (Hong Kong),
RONGDE (Singapore), MOLAF (Hàn Quốc), ECU-LINE (Châu Âu),
GALAXY và DECOLINE ( USA),…
VI. Tình hình hoạt động của công ty thông qua các bảng báo cáo tài chính:
(bảng CĐSPS ,CĐKT, báo cáo kết quả kinh doanh của cty 2005)
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 6
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTKSNB VÀ KSNB ĐỐI VỚI
CÁC KHOẢN PHẢI THU & PHẢI TRẢ (TIÊU ĐỀ CỦA CHƯƠNG
KHÔNG NÊN VIẾT TẮT)
I. Sự cần thiết của việc thiết lập HTKSNB trong một tổ chức
Để hạn chế và đối phó với tất cả các rủi ro trong quàn lý nên các nhà quản lý cần
phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chứ không phải duy nhất là công ty muốn làm
ăn có hiệu quả đâu. Xem lại ý này!
Một công ty muốn làm ăn có hiệu quả thì trước tiên nhà quản lý phải áp dụng các
biện pháp quản trị trong nội bộ công ty, quản lý tốt vấn đề tài chính là một trong những
vấn đề then chốt. Vì vậy mà nhà quản lý cần phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội
bộ hiệu quả.
II. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ: (Theo báo cáo của COSO – năm 1992)
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý và mọi nhân viên của đơn vị
chi phối, nó đước thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục
tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.”
2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát
- Thông tin - truyền thông
- Sự giám sát
a. Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Cơ cấu tổ chức
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 7
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Năng lực của đội ngũ nhân viên
Chính sách nguồn nhân lực
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán ( Ban kiểm soát)
b. Đánh giá rủi ro:
Quá trình đánh giá rủi ro gồm:
Nhận dạng các rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.
Nhân tố tạo ra rủi ro, ảnh hưởng và khả năng xảy ra rủi ro.
Đề ra các biện pháp để đối phó với rủi ro
-
Tăng cường kiểm soát.
-
Mua bảo hiểm.
-
Tăng tốc độ thu hồi vốn.
-
Không làm gì hết.
Ví dụ về đánh giá rủi ro: (bỏ ví dụ đi vi không cần thiết)
Một công ty sản xuất giày da
- Mục tiêu của công ty: Chiếm lĩnh thị trường trong nước và đẩy mạnh xuất khẩu
- Nhận dạng các rủi ro : Không thể chiếm lĩnh được thị trường trong nước hay xuất
khẩu bị hạn chế.
- Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro từ các trường hợp có thể xảy ra rủi ro như: xuất
hiện đối thủ cạnh tranh mạnh hơn, các chính sách của công ty ( các chiến lược
Marketing sản phẩm, xây dựng thương hiệu, xây dựng các tiêu chuẩn về chất lượng sản
phẩm, các chính sách đãi ngộ nhân viên,…) và ảnh hưởng của các chính sách của nhà
nước (tăng thuế XNK, đưa ra hạn ngạch trong xuất khẩu,…), thái độ phục vụ của nhân
viên, chính sách về mua bán chịu,..…
- Đưa ra các biện pháp để khắc phục: nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu mở
rộng thị trường, thay đổi các chính sách kinh doanh hiện tại, quản trị tốt hơn về chất
lượng sản phẩm, hạ giá thành, đa dạng hóa sản phẩm, tổ chức đào tạo huấn luyện đội
ngũ quản lý và công nhân lành nghề, thay đổi các chính sách thưởng phạt hợp lý trong
công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, chiếm lĩnh được thị phần trong
nước và gia tăng xuất khẩu.
Các rủi ro trên Báo cáo tài chính :
Tài sản không có thực trên thực tế.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 8
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị,
Đánh giá không đúng giá trị của tài sản và các khoản công nợ.
Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ.
Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán.
Nguyên nhân tạo ra rủi ro:
-
Những thay đổi trong quy chế của tổ chức hoặc môi trường hoạt động.
-
Sự thay đổi nhân sự trong đơn vị.
-
Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin, hệ thống kế
toán.
-
Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.
………
c. Các hoạt động kiểm soát :
- Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo là các chỉ thị của nhà quản lý được
thực hiện.
- Những hoạt động kiểm soát chủ yếu có liên quan đến hệ thống kế toán:
o
Phân chia trách nhiệm đầy đủ ( tức là tách bạch về trách nhiệm).
o
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
o
Kiểm soát vật chất.
o
Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
o
Phân tích rà soát.
Trong hoạt động kiểm soát có thể bao gồm nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể như:
- Kiểm soát phòng ngừa
- Kiểm soát phát hiện
- Kiểm soát bù đắp
Phân chi trách nhiệm : dựa trên hai nguyên tắc căn bản là nguyên tắc phân công
phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt,
thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế toán.
Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: mục đích tạo ra các thông tin đáng tin cậy.
Kiểm soát chung cho toàn bộ hệ thống.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 9
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Kiểm soát ứng dụng : Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán; phê chuẩn
đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động.
+ Kiểm soát chứng từ:
-
Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng.
-
Đánh số trước liên tục.
-
Lập kịp thời.
-
Lưu chuyển chứng một cách khoa học
-
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
+ Kiểm soát sổ sách :
-
Thiết kế sổ sách.
-
Ghi chép kịp thời, chính xác
-
Sổ sách phải đóng dấu giáp lai
-
Bảo quản và luân chuyển chứng từ
+ Phê chuẩn, ủy quyền và xét duyệt
Phê chuẩn: là một quyết định có tính chính sách của nhà quản lý.
Ủy quyền: là ủy thác thuộc cấp một quyền hạn nhất định.
Xét duyệt: là việc thực hiện những quyết định chung của nhà quản lý.
Kiểm soát vật chất
- Hạn chế tiếp cận tài sản.
- Kiểm kê tài sản.
- Sử dụng thiết bị.
- Bảo vệ thông tin.
Kiểm soát độc lập việc thực hiện
Phải tách biệt trách nhiệm giữa người ghi chép sổ sách với người bảo vệ tài sản.
Phân tích rà soát
Mục đích: Phát hiện ra các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý
kịp thời.
Phương pháp: Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này
và kỳ trước.
d) Thông tin và truyền thông
- Thông tin là những tin tức cần thiết cho người sử dụng.
- Truyền thông là đưa tin tức đến đối tượng sử dụng.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 10
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Truyền thông đúng đối tượng và kịp thời.
- Hệ thống thông tin kế toán là phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của
đơn vị.
Mục tiêu đối với hệ thống kế toán là: có thật, đầy đủ, đánh giá, đúng kỳ, trình
bày và khai báo được thể hiện trên các báo cáo tài chính và bảng thuyết minh của đơn
vị.
Các công cụ sử dụng chủ yếu trong hệ thống kế toán là: chứng từ, sổ sách, báo
cáo, hệ thống tài khoản, phương pháp và sơ đồ hạch toán.
e) Sự giám sát
Mục đích: Nhằm đánh giá chất lượng của các hoạt động kiểm soát và điều chỉnh
cho phù hợp.
Có hai loại giám sát: Giám sát hường xuyên và giám sát định kỳ
Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ có hữu hiện đến mức độ nào nhưng nó vẫn
không bao giờ tránh khỏi những sai phạm vì kiểm soát nội bộ luôn tồn tại những hạn
chế vố có như: vấn đề về con người, sự thông đồng, những tình huống bất thường,
gian lận của nhà quản lý, quan hệ giữa lợi ích và chi phí,….
Kiểm toán viên nghiên cứu kiểm soát nội bộ nhằm mục đích đánh giá mức độ rủi
ro kiểm soát phục vụ cho công việc kiểm toán được hữu hiệu hơn.
3. Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu và nợ phải trả
3.1 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu
Các khoản phải thu trong doanh nghiệp chiếm chủ yếu là các khoản nợ phải thu
khách hàng , trong đó có phần trả trước cho khách hàng.
a) Đặc điểm của khoản nợ phải thu khách hàng:
- Là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm
dụng hoặc tham ô.
- Là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó là đối
tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị.
- Phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, do
việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự
ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 11
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
b) Mục tiêu của kiểm soát: (đây là mục tiêu kiểm toán chứ đâu phải kiểm soát.
Xem lại đi)
-
Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời
điểm lập báo cáo ( hiện thực).
-
Đều có thực và được ghi nhận đầy đủ (đầy đủ).
-
Phải được lập vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị ( Quyền sở hữu).
-
Phải được ghi chép chính xác về số tiền thực tế phát sinh, thống nhất với
sổ cái và sổ chi tiết (Ghi chép chính xác).
-
Phải được ghi chép đúng số tiền gộp trên Báo cáo tài chính và phù hợp
giữa chi tiết của nợ phải thu khách hàng với Sổ cái (Đánh giá).
-
Sự đúng đắn trong trình bày và công bố các khoản nợ phải thu, bao gồm
việc trình bày đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng cũng như công bố đầy đủ
các vấn đề có liên quan như cầm cố, thế chấp. (Trình bày và công bố).
c) Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu (em trình bày KSNB nhưng lại nói
về công việc của KTV trong đây là không phù hợp. Coi chừng lạc đề)
Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán
hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh
khỏi. Mặt khác, Báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ánh đúng các
khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị. Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho khách
hàng không có khả năng thanh toán, hoặc số sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn
đến thất thoát công nợ, hay nhầm lẫn trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.
-
Để tìm hiểu và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nợ phải thu khách hàng
thì cần phải khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn bộ chu trình bán
hàng - thu tiền. (chẳng hạn đây là công việc của KTV mà)
-
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu về chu trình bán hàng – thu tiền
thường đòi hỏi tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ
phận khác nhau phụ trách . Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng danh mục mà
cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất
khác nhau. Để có thể nghiên cứu một cách đầy đủ các thủ tục kiểm soát trong chu
trình này, phần dưới sẽ trình bày cách thức tổ chức chu trình bán hàng hay cung cấp
dịch vụ đối với doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn và chủ yếu thực hiện bán
chịu :
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 12
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Tiếp nhận đơn đặt hàng
Chấp nhận đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng và theo giá cả
Xét duyệt bán chịu
Chuẩn bị và thực hiện đơn đặt hàng
Lập và kiểm tra hóa đơn
Theo dõi thanh toán nợ
Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá
Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được
Qui trình này được mô tả qua các bước như sau:
B1: Tiếp nhận đơn đặt hàng: bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng ban
đầu của khách hàng bằng thư, fax, điện thoại, email,….
B2: Chấp nhận đơn đặt hàng theo yêu cầu: căn cứ vào đơn đặt hàng của khách
hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại,
giá cả,… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập phiếu xuất
kho hay lập lệnh cung cấp dịch vụ. Ngoài ra cần có những thủ tục để bảo đảm cơ sở
pháp lý cho việc đặt hàng của khách hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được
hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp sau này.
B3: Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn
thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, bộ phận phụ trách bán chịu cần phải đánh
giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu. Đây là thủ
tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu.
B4: Chuẩn bị và thực hiệc đơn đặt hàng: Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được
phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng hoặc tiến hành cung cấp dịch
vụ.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 13
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Bộ phận gửi hàng sẽ lập chứng từ gửi hàng và gửi hàng cho khách hàng hoặc
thực hiện cung cấp dịch vụ và phiếu xác nhận của khách hàng là đã thực hiện cung
cấp dịch vụ. Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin
về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan.
B5: Lập và kiểm tra hóa đơn: Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng
về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn
thường được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ
phận này có trách nhiệm:
* Kiểm tra số liệu của chứng từ chuyển hàng
* So sách lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông
báo điều chỉnh ( nếu có)
* Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn
* Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị
* Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.
Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa
đơn. tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp
trên sổ cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi
nợ phải thu của từng khách hàng.
B6: Theo dõi thanh toán: Sau khi hóa đơn đã được lập và xuất giao cho khách
hàng thì kế toán sẽ tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu cho đến khi chúng được
thu hồi toàn bộ hay đã được phê duyệt xóa nợ.
B7: Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá: Nếu khách hàng không hài lòng
với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho
đơn vị. Vì thế doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận,
xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đến hàng hóa này.
B8: Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Khi không còn hi vọng
thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét
để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ
này, căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách.
-Ngoài ra việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản mục phải thu do
nhân viên tạm ứng hay thu khác cũng góp phần tránh được thất thoát tài sản của
công ty và làm cho báo cáo tài chính phản ánh trung thực hơn.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 14
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng có liên quan: phải có sự phân
công, phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, không được để cho một cá nhân thực
hiện từ đầu đến một công việc nào.
- Ban hành các chính sách và thủ tục bán chịu : phải có các quy định rõ ràng về
quyền hạn và trách nhiệm đối với việc bán chịu.
- Hoàn thiện hệ thống kế toán chi tiết nợ phải thu.
- Báo cáo và phân tích định kỳ nợ phải thu.
- Tổ chức công tác đối chiếu công nợ
- Quy định các thủ tục xóa nợ.
3.2 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả
Nợ phải trả bao gồm nhiều loại : phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả
lương, thuế, các khoản vay, phải trả khác.Tuy nhiên, chiếm tỉ trọng chủ yếu vẫn là
khoản phải trả người bán và các khoản vay.
a) Đặc điểm:
Nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên Báo cáo tài chính đối với những
đơn vị sử dụng nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu. Những sai lệch về nợ phải trả có
thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính về các mặt:
- Tình hình tài chính: các tỷ số quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài
chính thường liên quan đến nợ phải trả, thí dụ tỉ số nợ hoặc hệ dố thanh toán hiện
thời. Vì thế, các sai lệch trong việc ghi chép hoặc trình bày nợ phải trả trên báo cáo
tài chính có thể làm người sử dụng hiểu sai về tình hình chính trị của đơn vị.
- Kết quả hoạt động kinh doanh: Nợ phải trả có mối quan hệ mật thiết với chi
phí sản xuất kinh doanh của một đơn vị, ví dụ việc ghi thiếu chi phí chưa thanh toán
sẽ ảnh hưởng đồng thời đến chi phí trong kỳ và nợ phải trả cuối kỳ. Vì thế những sai
lệch trong việc ghi chép và trình bày nợ phải trả có thể tương ứng với các sai lệch
trọng yếu trong kết quả hoạt động kinh doanh.
b) Mục tiêu kiểm soát:
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 15
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Các khoản phải trả được ghi chép thì hiện hữu và là nghĩa vụ của đơn vị (hiện
hữu, nghĩa vụ).
- Phải được ghi chép đầy đủ (đầy đủ).
- Các khoản nợ phải trả được cộng dồn chính xác, thống nhất với sổ cái và sổ
chi tiết ( ghi chép chính xác).
- Phải được đánh giá đúng đắn và khai báo đầy đủ (Trình bày và công bố).
c) Kiểm soát nội bộ các khoản phải trả người bán:
Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này trước hết cần phải
tìm hiểu về chu trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán.
Chu trình mua hàng hóa, dịch vụ - thanh toán
Bộ phận yêu cầu mua hàng
Bộ phận mua hàng
Bộ phận kho
Bộ phận văn thư
Bộ phận kế tóan công nợ
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Đề nghị mua hàng
Đơn đặt hàng
Kiểm tra hàng nhận được: Phiếu nhập kho
Nhận hóa đơn
Kiểm tra hóa đơn
Trang 16
Báo cáo thực tập
Bộ phận mua hàng
Bộ phận kế toán ngân quỹ
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Hạch toán nhập kho
Cho phép thanh toán
Thủ quỹ
Bộ phận kế toán vật tư
Thanh toán
Nhận hóa đơn
Có thể mô tả theo một quy trình như sau:
-
Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị lập phiếu mua
hàng để gửi cho bộ phận mua hàng. Một liên của chứng từ này sẽ được lưu để theo
dõi về tình hình thực hiện yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, sau khi
đã kiểm tra chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm với các chứng từ liên quan
như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,…
-
Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về
nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất
lượng, giá cả,… Sau đó, bộ phận này sẽ phát hành đơn đặt hàng, nó phải được đánh
số liên tục và lập thành nhiều liên. Ngoài liên gửi cho nhà cung cấp, các liên còn lại
sẽ gửi cho bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả.
-
Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng,
cân đong đo đếm … Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập phiếu nhập kho
(hoặc báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ
kho… Phiếu này phải được đánh số trước một cách liên tục, được lập thành nhiều
liên chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, mua hàng, kế toán nợ
phải trả.
-
Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày
nhận. Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này
phải được kiểm soát bằng cách đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 17
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
công đoạn kiểm tra người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác định trách nhiệm
của mình. Thông thường có những cách kiểm tra đối chiếu như sau:
So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho (hoặc báo cáo
nhận hàng), đơn đặt hàng, mục đính là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng
đặt mua và số lượng thực nhận.
So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảo bảo không
thanh toán vượt quá số nợ phải trả cho người bán.
-
Việc xét duyệt để chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ
thực hiện. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán (do bộ
phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm
nhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi chuẩn chi, thông qua sự
xem xét đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra mọi
mặt của nghiệp vụ. Người ký duyệt việc chi quỹ phải đánh dấu chứng từ để chúng
không bị tái sử dụng. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay chức năng tài vụ và kế
toán được kết hợp trong một phòng chức năng, điều này dẫn đến rủi ro sai phạm
trong công tác kế toán tài chính.
-
Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần phải đối chiếu giữa số chi tiết
người bán (hoặc hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả tiền) với sổ cái. Việc đối chiếu
này thực hiện trên Bảng tổng hợp chi tiết và bảng này được lưu lại để làm bằng
chứng là đã đối chiếu, cũng như để tạo thuận lợi khi hậu kiểm.
-
Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp có
thực hiện thủ tục là: hàng tháng gởi cho các khách hàng một bảng kê các hóa đơn đã
được thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng. Vì thế ở góc độ là
người mua, ngay khi nhận được bảng kê này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối chiếu
với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt( nếu có) và sửa chữa mọi sai sót trên sổ sách
hoặc thông báo cho người bán (nếu cần thiết).
• Kiểm soát nội bộ với các khoản vay:
Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay chủ yếu là ủy quyền và phê chuẩn. Đối
với các khoản vay nhỏ hơn hay có tính chất tạm thời, Ban giám đốc có thể quyết
định theo chính sách của đơn vị. Còn đối với các khoản vay lớn và dài hạn chúng
cần phải được sự chấp nhận của Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền.
Trong trường hợp này, giám đốc tài chính hoặc người phụ trách tài chính phải chuẩn
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 18
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
bị một báo cáo về kế hoạch vay, trong đó phải giải trình về nhu cầu và hiệu quả của
các khoản vay, so sánh tình hình tài chính của đơn vị trước và sau khi vay với
những đơn vị cùng ngành, những giải pháp khác, phương án trả nợ,…
Hội đồng quản trị hoặc người ủy quyền sẽ xem xét và xét duyệt những vấn đề
khác như lựa chọn hình thức vay, tổ chức tín dụng…Sau khi đã được hấp thuận cho
đi vay, Ban giám đốc phải tiếp tục báo cáo cho Hội đồng quản trị về số tiền nhận
được, việc sử dụng chúng và các vấn đề có liên quan.
Các khoản vay phải được theo dõi trên sổ chi tiết mở theo từng chủ nợ, từng
khoản vay. Hàng tháng các số liệu này phải được đối chiếu với sổ cái, định kỳ phải
đối chiếu với chủ nợ.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ HTKSNB VÀ KSNB (KHÔNG VIẾT
TẮT) ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ CỦA CÔNG
TY C&I
1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
1.1 Môi trường kiểm soát
- Nhà quản lý xem trọng các giá trị đạo đức, thường xuyên nhắc nhở trong nhân
viên và nhắc nhở bản thân phải thực hiện công khai, minh bạch trong mọi hoạt động
của công ty.
- Công ty đã đưa ra một số quy tắc, nội qui trong quá trình thực hiện công việc
yêu cầu mọi thành viên phải nghiêm chỉnh chấp hành.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 19
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Nhà quản lý thường đề cao những cá nhân có thành tích tốt trong công việc và
việc chấp hành nội quy của doanh nghiệp. Bản thân Giám đốc luôn nâng cao hiệu quả
làm việc của bản thân, luôn chú ý về tư cách, tác phong, cũng như hành vi ứng xử của
bản thân để luôn là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
- Công ty có cơ cấu tổ chức hợp lý có khả năng đảm bảo công tác quản lý được
triển khai chính xác kịp thời, hiệu quả.
- Nhà quản lý có quy định rõ ràng ban đầu về quyền hạn và trách nhiệm của từng
nhân viên đối với công việc được đảm nhận trong tổ chức.
- Hầu hết nhân viên trong công ty có trình độ cao như đại học, cao đẳng, có đủ
năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc đang đảm nhận.
- Công ty chưa có chính sách đào tạo thường xuyên nâng cao tay nghề và trình
độ cho nhân viên, chưa đưa ra được các chính sách đề bạt, khen thưởng , kỷ luật cụ
thể.
- Công ty chưa có Ủy ban kiểm toán nội bộ để kiểm soát các hoạt động sản xuất
kinh doanh.
1.2 Đánh giá rủi ro
Nhà quản lý của doanh nghiệp cũng đã nhận thấy được các rủi ro tiềm ẩn ảnh
hưởng đến mục tiêu phát triển bền vững cũng như việc nâng cao hiệu quả kinh doanh
của doanh nghiệp mình như là: ngày càng xuất hiện nhiều công ty có vốn mạnh và
dầy dạn kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, điển hình như các
công ty nước ngoài sẽ chiếm lĩnh thị trường lớn, làm thu hẹp thị trường hoạt động của
công ty; hay việc Nhà nước ngày càng tổ chức chặt chẽ và hiện đại hơn trong chính
sách, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ tạo ra cho doanh nghiệp tình trạng lạc hậu
về thông tin, dễ dẫn đến sai phạm nếu doanh nghiệp không kịp cập nhật thông tin và
nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên mình; mặt khác, khách hàng cũng ngày
càng hiểu biết hơn và có nhu cầu cao hơn nên đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra các
chính sách thiết thực hơn để thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, trên thực tế doanh nghiệp vẫn chưa có những chính sách cụ thể nào
đối phó với những rủi ro và thách thức trên.
1.3 Các hoạt động kiểm soát.
+ Phân chia trách nhiệm:
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 20
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Các bộ phận phòng ban được tổ chức hợp lý, có sự tách biệt về trách nhiệm
giữa các cá nhân, bộ phận.
-
Công ty đôi khi cũng họp các nhân viên lại để nhắc nhở tính độc lập trong
việc giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mình nhưng cũng sẵn sàng hợp tác
với đồng nghiệp để giải quyết công việc mang lại hiệu quả tốt nhất cho hoạt động của
doanh nghiệp.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
-
Công ty đã áp dụng máy tính để xử lý, kiểm soát các công việc phát sinh như
sau:
Phòng xuất nhập khẩu: áp dụng máy tính để ghi nhận, kiểm tra các đơn đặt hàng
ban đầu với các thông tin chi tiết như tên khách hàng, ngày giờ khởi hành, ngày giờ
đến, số lượng chuyến hàng,…
Ví dụ: Với đơn đặt hàng của khách hàng về việc vận chuyển 2 container quần áo
may sẵn bằng đường biển sang Los Angeles, ngày khởi hành là ngày 28/4/2006 thì
bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ cập nhật vào phần hành của mình trên máy tình như
sau:
ETD: 28/4
ETA:
Los Angeles
Payment: Prepaid
Containers: 2
Pack :
Clothes with cotton
Phòng kế toán: áp dụng máy tính trong hệ thống sổ sách kế toán, kế toán tổng
hợp cập nhật tất cả các nghiệp vụ phát sinh vào các form sổ đã được thiết kế trên
Excel và định kỳ thì in sổ sách trên máy ra. Đối với kế toán công nợ cũng sẽ cập nhật
các đơn đặt hàng đã thực hiện từ phần hành của bộ phận chứng từ để điền thông tin về
giá cả của lô hàng đó và theo dõi cho đến khi nó được thanh toán.
-
Tuy nhiên các máy tính của các bộ phận chưa đặt password cho máy tính của
riêng mình, doanh nhiệp chưa có hệ thống mạng nội bộ.
-
Bộ phận kế toán chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên biệt, việc sao lưu
chỉ thực hiện thủ công như copy toàn bộ thông tin qua các đĩa mềm hay USB.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 21
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Về chứng từ sổ sách : sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng ghi nhận doanh thu, phản
ánh nghiệp vụ mua bán thành công thì được đánh số thứ tự liên tục tăng dần, phản
ánh các nghiệp vụ kịp thời vào chứng từ ghi sổ hàng ngày. Tuy nhiên, các nghiệp vụ
thu chi chỉ được phản ánh trên máy tính, chứ không kịp thời lập phiếu thu chi.
- Sổ sách báo cáo có đóng dấu giáp lai rõ ràng và được bảo quản trong các tủ sắt
của doanh nghiệp và được khoá cẩn thận, chìa khoá được giữ bởi những người có
trách nhiệm.
- Phê chuẩn và xét duyệt: việc phê chuẩn, ủy quyền và xét duyệt được thực hiện
bởi Giám đốc và những người có thẩm quyền trong công ty.
+ Kiểm soát vật chất : công ty cũng đưa ra qui định về hạn chế tiếp xúc với tài
sản và sử dụng thiết bị đối với những người không có nhiệm vụ, luôn vệ sinh máy
móc thiết bị thường xuyên, tắt tất cả các nguồn khi ra về, khoá cửa phòng khi hết giờ
làm việc. Tuy nhiên công ty chưa bảo mật tốt hệ thống thông tin của mình, không
thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ.
+ Kiểm tra độc lập việc thực hiện : công ty đã tách bạch về trách nhiệm trong
việc ghi sổ và bảo vệ tài sản trong công ty.
+ Phân tích rà soát: công ty định kỳ thực hiện việc đối chiếu số liệu giữa chi tiết
và tổng hợp, giữa ký này và kỳ trước, từ đó phát hiện ra những nguyên nhân bất
thường để kịp thời xử lý. Tuy nhiên chưa có những kế hoạch cụ thể để phân tích các
số liệu trong hoạt động kinh doanh của công ty.
1.4 Thông tin và truyền thông
Công ty đã kết nối internet cho toàn bộ hệ thống máy tính trong công ty, tạo điều
kiện cho việc liên lạc kịp thời, rõ ràng đến các khách hàng cũng như trong việc tra
cứu các thông tin quan trọng về chính sách, pháp luật, đối tác, thị trường,…
Công ty chưa có liên kết mạng nội bộ nên không thể xem trực tiếp các thông tin
giữa các bộ phận, gây ra sự khó khăn, lãng phí thời gian trong việc thu thập các thông
tin giữa các bộ phận có liên quan.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ sổ sách theo qui định của cơ quan quản lý
nhà nước. Hệ thống tài khoản, phương pháp và sơ đồ hạch toán theo đúng hình thức
đăng ký với cơ quan thuế là Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sách kế toán mà công ty sử
dụng là: Sổ thẻ chi tiết, Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Chứng từ ghi sổ, bảng cân
đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản, các bảng báo cáo tài chính cuối năm.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 22
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
1.5 Sự giám sát
Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ , chỉ đưa ra một số qui định về việc
bảo vệ tải sản, hay thu chi tiền phải được sự đồng ý của kế toán trưởng và giám đốc.
Chưa tổ chức các chương trình đánh giá định kỳ về hoạt động kinh doanh trong
công ty cũng như hiệu quả làm việc của các cá nhân để có chế độ khen thưởng hay xử
phạt hợp lý.
2. KSNB đối với các khoản phải thu tại công ty
2.1
Quy trình mua hàng – thanh toán của công ty
B1.Tiếp nhận đơn đặt hàng : Khi nhận được booking note bằng email, điện
thoại, fax,.. của khách hàng yêu cầu cung cấp dịch vụ nào đó thì phòng kinh doanh sẽ
tiến hành kiểm tra thông tin về giá cả, số lượng, nhà cung cấp,… xem có phù hợp với
yêu cầu đặt hàng của khách hay không. Nếu phù hợp sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng rồi
chuyển booking note xuống bộ phận chứng từ , đồng thời thực hiện việc kí hợp đồng,
thuê tàu, máy bay,… kho bãi để vận chuyển hàng hoá hay cất trữ hàng hóa khi phải
lưu công tại cửa khẩu.
B2. Thực hiệc đơn đặt hàng : Bộ phận chứng từ sẽ theo dõi, lập các chứng từ
cần thiết như bill, cho lô hàng , cung cấp cho bộ phận giao nhận để bộ phận này có
thể mở tờ khai, làm thủ tục xuất nhập khẩu, đóng thuế, phí của hàng hóa ngoài cửa
khẩu hải quan cảng sân bay. Sau đó, bộ phận giao nhận sẽ chuyển các chứng từ, biên
lai thuế phí, lệ phí, chi phí liên quan cho bộ phận kế toán – tài chính.
B3. Xét duyệt việc thanh toán: Sau khi bộ phận kế toán nhận được chứng từ,
biên lai của việc làm hàng sẽ phản ánh vào sổ sách kế toán. Khi thực hiện việc giao
hàng trên thì kế toán sẽ xem xét là cước collect ( trả sau) hay prepaid (trả trước) , nếu
trả trước mà khách hàng vẫn chưa thanh toán tiền khi hàng đến thì bộ phận kế toán sẽ
xin ý kiến của Giám đốc cho phép bán chịu hay không, nếu không được phê duyệt
cho nợ cước phí vận tải cho lô hàng trên thì kế toán sẽ thông báo với bộ phận chứng
từ, bộ phận giao nhận tiến hành việc giữ lô hàng trên cho đến khi khách hàng thanh
toán.
B4. Theo dõi và thu hồi các khoản nợ: Nếu Giám đốc phê duyệt cho bán chịu
thì bộ phận công nợ sẽ theo dõi việc thanh toán của khách hàng cho đến khi thu hồi
hết nợ. Định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 23
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
Qua quy trình trên ta thấy công ty đã có một số thủ tục kiểm soát nội bộ đối với
nợ phải thu của công ty.
2.2 Chứng từ , tài khoản sử dụng và trình tự luân chuyển:
a) Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:
- Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu bán hàng hay cung
cấp dịch vụ, có đầy đủ các thông tin về hàng hóa hay dịch vụ đó, được xác nhận bởi
chữ kí của các bên liên quan và được lập thành 3 liên: liên 1: lưu; liên 2: giao khách
hàng; liên 3: nội bộ.
- Giấy báo nợ ( Debit note): là giấy yêu cầu xác nhận nợ của khách hàng, lập
thành 2 liên: liên 1: l ưu; liên 2: giao cho khách hàng.
- Phiếu thu: ghi nhận là đã thu tiền mặt của khách hàng, được lập thành 2 liên:
liên1: lưu; liên 2: giao khách hàng.
- Giấy báo ngân hàng: là các chứng từ như Ủy nhiệm chi của khách hàng, sổ
phụ của ngân hàng gởi cho doanh nghiệp thông báo khách hàng đã trả tiền vào tài
khoản tiền gởi Ngân hàng.
Ngay khi có phát sinh nghiệp vụ bán chịu cho khách hàng, kế toán xuất hóa đơn
GTGT cho khách hàng, đồng thời phản ánh vào sổ chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái
tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Kế toán công nợ phải theo dõi đối chiếu công
nợ của khách hàng để thu nợ đúng hạn.
-Giấy đề nghị tạm ứng: lập 1 liên gởi cho bộ phận kế toán. Sau khi đã thông qua
sự phê duyệt của Giám đốc, Kế toán trưởng thì chuyển sang cho kế toán thanh toán
viết phiếu chi tiền tạm ứng.
- Giấy thanh toán tạm ứng: sau khi nhân viên tạm ứng thực hiện xong nội dung
tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng , kèm theo các chứng từ có liên quan. Tạm
ứng thừa thì phải nộp lại, tạm ứng thiếu thì công ty sẽ chi thêm.
b) Tài khoản sử dụng:
+ TK 131 “ Phải thu khách hàng “ : Dùng để phản ánh, theo dõi tình hình các
khoản nợ phải thu khách hàng và tiền khách hàng ứng trước cho công ty.
Kết cấu: - Bên Nợ: Ghi nhận số tiền phải thu khách hàng.
- Bên Có: Ghi nhận số tiền khách hàng đã trả nợ, số tiền nhận trước
của khách hàng, tiền giảm giá hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng trừ vào các
khoản phải thu.
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 24
Báo cáo thực tập
GVHD: Đoàn Văn Hoạt
- Số dư Nợ : phản ánh số tiền còn phải thu khách hàng
- Số dư Có: phản ánh số tiền khách hàng ứng trước còn lại DN chưa trả.
Đối với tài khoản 131 khi lên bảng cân đối kế toán phải dựa vào số liệu chi
tiết: lấy tổng chi tiết số dư Nợ đưa vào bên Tài sản, lấy tổng chi tiết số dư Có đưa
vào bên nguồn vốn.
+ TK 141 “ Tạm ứng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản tạm ứng và
thanh toán tạm ứng giữa công ty và nhân viên.
Kết cấu: - Bên Nợ : Phản ánh các khoản tạm ứng của nhâ n viên phát sinh.
- Bên Có : Ghi nhận tiền thu hồi tạm ứng
- Số dư Nợ : Phản ánh các khoản tạm ứng mà nhân viên chưa hoàn ứng.
2.3 Thực tế phát sinh các nghiệp vụ phải thu khách hàng, nghiệp vụ tạm
ứng và thủ tục kiểm soát các khoản phải thu tại công ty.
a. Một số nghiệp vụ phải thu khách hàng phát sinh trong tháng 12/2005 và
tháng 01/2006:
- Ngày 6/12/2005: Cung cấp dịch vụ vận tải biển quốc tế cho công ty Alhonga
Việt Nam với giá thanh toán là 27,723,175đ, thuế suất 0% , người mua chưa thanh
toán tiền.
+ Nợ TK 131 :
27,723,175
Có TK 5113:
27,723,175
- Ngày 07/12/05: Cung cấp dịch vụ vận tải biển quốc tế cho công ty Trường
Thành với giá thanh toán cước VTQT là 59,961,850đ, thuế suất 0% và phí bill với giá
thanh toán là 150,000đ, đã bao gồm thuế là 13,636đ, khách hàng chưa trả tiền.
+ Nợ TK 131:
150,000
Có TK 5111:
136,364
Có TK 3331:
13,636
+ Nợ TK 131:
59,961,850
Có TK 5113: 59,961,850
SV: Hoàng Thị Mỹ Hương
Trang 25
