Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
I . LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ,
ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác
của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trần Văn
Thời , tôi về trường Tiểu học Khánh Bình Đông 1 nhận nhiệm vụ công tác Kế toán
+ văn thư cuối năm học 2006 -2007, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn
lắm nhưng chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể:
Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng
phẩm,…
A. Nguyên nhân:
nhân
a. Nguyên nhân chủ quan : Do những năm trước đó nhà trường không có
chuyên văn thư nên phân công Kế toán kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp
vụ chuyên môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn
trong việc tra cứu hồ sơ.
Do điều kiện máy vi tính còn hạn chế nên việc lưu trữ hồ sơ còn khó khăn,
cơ sở vật chất trong trường không đáp ứng đủ để lưu trữ hồ sơ nên hay thất lạc đặc
biệt như sổ điểm và các loại hồ sơ năm trước còn thất lạc nhiều.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó
khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.

b. Nguyên nhân khách quan : Do điều kiện cơ sở vật chất trong trường
còn hạn chế như tủ sơ không đầy đủ làm ảnh hưởng đến công việc lưu trữ nên hồ
sơ các năm trước còn thất lạc nhiều .
Do công tác văn thư chưa được học và chưa được tập huấn nên trong công
việc còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt là lưu trữ các loại hồ sơ văn phòng .
Do đó, tôi nhận thấy rằng để công việc thu thập, tham khảo và lưu trữ hồ sơ
được thuận tiện, nhanh chóng khi cần tra cứu thông tin hồ sơ. Từ đó, tôi đã áp
dụng một số biện pháp như sau.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ :
1


Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại.
Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ
theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
1/ Công văn đến:
Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn
chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp
luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.
 Trình tự theo dõi:
- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung
và yêu cầu của văn bản.
- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của
văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định).
- Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại
cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
- Sau khi có sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn
theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.
Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến theo tính chất:
Loại: Chỉ đạo quyết toán kinh phí ngân sách quý 3+4 năm 2010

Ngày
đến

Số
đến

1......

98

Tác giả

Phạm Việt
Bắc

Số và kí
hiệu

Ngày
của
văn
bản

Số 1317/ 23 /12
LQT/ 2010
PGD&
ĐT

Tên loại và
trích yếu nội

dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Lịch quyết toán Văn
kinh phí ngân thư
sách quý 3+4
năm 2010

Người
nhận
và xử
lý văn
bản
Kế
toán

Ký
nhận

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một
loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu
giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi
vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên
phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.
2/ Công văn đi:
Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo

cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi
đua, … Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên
môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản ; Báo cáo hàng tháng, công tác thực
hiện chuyên môn, các loại báo cáo khác; Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi
kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..;
Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi
đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ
ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được
ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định).
2


Mẫu:
Số, ký hiệu văn
bản
16/BC-THNC

Ngày
Tên và trích yếu
văn bản
nội dung văn bản
06/12/2007 Báo cáo thực hiện cuộc vận động
“Hai không” năm học 2007 - 2008

Người ký
Hiệu trưởng

Bản
lưu
Vt

Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi
ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ký
vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.
 Trình tự lưu trữ:
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết
31/12. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01, tương tự
như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, …
theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào
thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
3/ Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến (hồ sơ học sinh):
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức
quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
 Trình tự quản lý và theo dõi:
- Học bạ:
+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao
cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho
văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và
văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
+ Học bạ được bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ
các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), đơn xin nhập học, … cần
phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp

1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ
vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN,
số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng
năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn
thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ
dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
3


- Sổ đăng bộ:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 1 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập
hợp danh sách của các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau
đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch
sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.
+ Khi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
- Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi - chuyển đến):
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự
đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do Hiệu
trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận.
Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu
chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Trần Văn Thời để xem xét và viết giấy giới
thiệu chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ

huynh ký vào sổ.
+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên
quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký
của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ
thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp.
4/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin:
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính.
Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ
đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo.
5/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức:
Năm 2010, Phòng GD&ĐT Trần Văn thời hướng dẫn thực hiện quản lý hồ
sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các
thông tin cơ bản nhất của cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất
thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối
quan hệ gia đình và xã hội. Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng, tôi phụ trách mảng
này. Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý được đầy đủ và chính
xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do
Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch, sơ
yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các quyết
định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được ứng cử,
thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định
về nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.
4


 Trình tự lưu trữ:

- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức
cần thực hiện theo Quyết định của hiệu trưởng Ban hành quy chế quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức;
- Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm
thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
6/ Văn phòng phẩm:
Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường cấp
văn phòng phẩm theo hai đợt. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn
phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy A4, viết xanh, viết đỏ, phấn trắng, phấn
màu, … để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường như: Sổ điểm, sổ GVCN,
kế hoạch các nhân, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng. Vì thế, người phụ
trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.
 Trình tự theo dõi:
- Phải có sổ theo dõi cấp phát văn phòng phẩm và ký nhận. Hàng ngày phải
liệt kê giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi hay sử dụng vào những công việc khác có
liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ. Mục đích chống lãng phí và
tránh sự thất thoát.
- Kiểm tra văn phòng phẩm vào các học kỳ , nếu văn phòng phẩm nào hết
phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn
phòng được tốt hơn.
III. KẾT QUẢ
Qua hơn 4 năm làm công tác văn thư của trường Tiểu học Khánh Bình Đông
1, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt
được một kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.

- Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra.
- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy là năm đầu tiên cập nhật
công nghệ thông tin và làm công tác này cũng còn nhiều trở ngại nhưng tôi cũng
đã cập nhật các thông tin kịp thời theo từng năm và lưu trữ cẩn thận.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu
vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn
thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa. Trên đây, tôi chỉ xin đưa
ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi. Tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã
giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao.
5


Rất mong sự được đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của chúng ta
ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong xã hội
hiện nay.
Xin chân thành cảm ơn!
Khánh Bình Đông, ngày 17 tháng 02 năm 2011
Người thực hiện

Hà Văn Chương

6


PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

-Tên đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong
trường học.
-Tác giả : Hà Văn Chương
Tổ chuyên môn
Trường
Nội dung
Xếp loại
Nội dung
Xếp loại
-Đặt vấn đề
.................... -Đặt vấn đề
....................
-Biện pháp
.................... -Biện pháp
....................
-Kết quả phổ biến, ứng
................... -Kết quả phổ biến, ứng
...................
dụng.
................... dụng.
...................
-Tính khoa học
................... -Tính khoa học
...................
-Tính sáng tạo.
................... -Tính sáng tạo.
...................
Xếp loại chung:....................................
Ngày ...... tháng....... năm 2011
Tổ trưởng

Xếp loại chung:.................................
Ngày ...... tháng........ năm 2011
Hiệu trưởng

Phòng GD & ĐT huyện Trần Văn Thời
Nội dung
Xếp loại
-Đặt vấn đề
............................................................
-Biện pháp
............................................................
-Kết quả phổ biến, ứng dụng.
............................................................
-Tính khoa học
............................................................
-Tính sáng tạo.
Xếp loại chung:............................................................................................................
Ngày ...... tháng ....... năm 2011
Trưởng phòng

7


8