Xây dựng kiểm soátnội bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang

Lời nói đầu
1. Cơ sở hình thành đề tài
Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục
tiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càng
được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy,
ngoài việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạt
động rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một kiểm
soát nội bộhữu hiệu.
Bởi vì những lợi ích do kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanh
nghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách,
báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ
ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân
viên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính
sách và quy trình kinh doanh của công ty; cuối cùng kiểm soát nội bộcó thể giúp
ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Đối với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Minh Quang thì một kiểm
soát nội bộhiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
không mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xây
lắp. Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làm
nhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện
thiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công. Quá trình tập hợp chi phí kéo
dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào
từng giai đoạn thi công. Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với
doanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất
lượng và từ đó doanh nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên
thương trường. Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thể
hiện được văn hóa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trong
việc chống lãng phí và thất thoát tài sản.
Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh
thêm các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu,
đánh giá và đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với

chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng kiểm soát
nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang”.
2. Mục tiêu
Thiết kế các thủ tục kiểm soát để tạo lập kiểm soát nội bộcho công ty TNHH
Minh Quang đối với chu trình chi phí xây lắp.
3. Nội dung nghiên cứu
- Tìm hiểu kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp.
- Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chi phí xây lắp.


- Đánh giá về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp.
- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát nội
bộtrong chu trình chi phí xây lắp.
- Đưa ra một số biện pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với chu trình chi
phí xây lắp.
4. Phạm vi nghiên cứu
a. Nghiên cứu hiện trường được thực hiện tại công ty TNHH Minh Quang.
b. Nghiên cứu về kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp đối với chu trình chi phí
xây lắp.
c. Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí
chung.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu
chính thức.
Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính.
Trong bước này, dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các
nguồn: báo cáo tài chính 3 năm 2012, 2013 và 2014; sổ cái các tài khoản liên quan;
điều lệ hoạt động của doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đôi với chủ doanh
nghiệp bằng dàn bài phỏng vấn được sử dụng trong bước thu thập dữ liệu sơ cấp.

Bước một được thực hiện là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm
hoàn thiện bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp của
doanh nghiệp phục vụ cho nghiên cứu chính thức. Trong bước nghiên cứu sơ bộ thì
phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được.
Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thực trạng
về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ đó,
người nghiên cứu đưa ra nhận xét về KSNB đối với chu trình chí phí, và một số đề
nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộtrong chu trình trên. Phương pháp nghiên
cứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức. Dữ liệu
thứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dự
toán và quyết toán công trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; chứng từ liên
quan đến quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu
sơ cấp được thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4
nhân viên văn phòng bao gồm: 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuật
theo bảng câu hỏi dạng đóng đã được soạn sẵn. Đối với bước này, phương pháp
phân tích dữ liệu được áp dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu
thập được.
6. Ý nghĩa
Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọng


của kiểm soát nội bộđối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phí
nói riêng. Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp tìm những
phương pháp riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lập
một kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí hiệu quả hơn.


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1.

Định nghĩa và các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ

1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO 1 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản
lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để
cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
-

Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

-

Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

-

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Định nghĩa được hiểu như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt
động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau
thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị
đạt được các mục tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Bởi vì chính con
người
định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm
soát nội bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và những chính sách, thủ tục,
biểu mẫu…do những con người của doanh nghiệp đặt ra.

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt
đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì kiểm soát nội bộluôn có những rủi ro tiềm tàng.
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không
thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản
trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể
vượt quá lợi ích
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
-

Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực
và đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp.

-

Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc
chấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của
nhà nước.

-

Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội
bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông
tin, nâng cao uy tín…


 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp.
1.1.2. Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ
Bảng 1.1: Các bộ phận của kiểm soát nội bộ

Bộ phận

Nội dung chủ yếu

Các nhân tố
- Tính chính trực và giá trị đạo đức.

Môi
trường
kiểm
Soát

Tạo ra sắc thái chung của
một
tổ chức, chi phối đến ý thức
kiểm soát của mọi người
trong tổ chức, là nền tảng
cho
mọi bộ phận khác của kiểm
soát nội bộ.

- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều
hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
- Chính sách về nhân sự.

Đánh

giá rủi
Ro

Hoạt

động
kiểm
Soát

Đơn vị phải nhận biết và đối
phó với các rủi ro bằng cách
thiết lập mục tiêu của tổ
- Xác định mục tiêu của đơn vị.
chức
và hình thành cơ chế để
- Nhận dạng rủi ro.
nhận
- Phân tích và đánh giá rủi ro.
dạng, phân tích và đánh giá
các rủi ro có liên quan.
Các chính sách và các thủ
tục

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.

để giúp đảm bảo là những
chỉ
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
thị của nhà quản lý được
thực

- Kiểm soát vật chất.
hiện và có các hành động
cần
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
thiết đối phó với rủi ro nhằm
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc
đạt được các mục tiêu của
thực hiện.
đơn vị.


thông tin được thiết
Thông lập để mọi thành viên trong
tin và đơn vị có khả năng nắm bắt
và trao đổi thông tin cần
truyền thiết
Thông cho việc điều hành, quản trị
và kiểm soát các hoạt động.

- thông tin, bao gồm cả hệ thống
thông tin kế toán phải bảo đảm chất
lượng
thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh thông
tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động
hiệu quả.

Toàn bộ quy trình hoạt động
phải được giám sát và điều
chỉnh khi cần thiết. Hệ thống

Giám
Sát

- Giám sát thường xuyên.
phải có khả năng phản ứng
năng động được thay đổi
theo
yêu cầu của môi trường bên
trong và bên ngoài.

- Giám sát định kỳ.

1.2. Đặc điểm của sản phẩm xây
dựng
Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp có đặc
điểm riêng biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đó ảnh hưởng
đển công tác quản lý, kiểm soát chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp:
Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực,
dự toán và phương pháp thi công khác nhau.
Có giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trong
kỳ; quá trình thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết.
Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và
quá trình thi công, bàn giao rất khắt khe.
Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi công và sử dụng.
1.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp
1.3.1. Khái niệm
Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật
hóa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp
và chi phí sản xuất khác.

1.3.2. Phân loại
Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự
toán xây lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanh
nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm:
-

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng
cơ bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu
dùng trực tiếp trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công
trình.

-

Chi phí nhân công trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất
lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên
quan trực tiếp đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công
trình.

-

Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa,
vận hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng
mục công trình.

-

Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ,
quản lý quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công
trực tiếp.

1.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp
Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh.


Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây
lắp với báo cáo tài chính
Bảng Cân đối kế toán:
Chi phí sản xuất
sản phẩm xây lắp:
- Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân
công trực tiếp
- Chi phí sử dụng
máy thi công
- Chi phí chung

-

Hàng tồn kho

-

Chi phí sản xuất dở dang

-

Lợi nhuận chưa phân phối

-

Thuế và các khoản phải nộp
nhà nước

Báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh:
- Giá vốn hàng bán
-

Lợi nhuận gộp

-

Lợi nhuận thuần

-

Tổng lợi nhuận trước thuế

-

Thuế thu nhập doanh nghiệp
phải nộp
Lợi nhuận sau thuế

-

Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin
về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh
mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp.
Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu
nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…
1.4.

Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp

1.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp
1.4.1.1.

Rủi ro chung trong quá trình sản xuất

-

Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khối
lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật
liệu cần sử dụng…

-

Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công
trình phải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phải
phá bỏ làm lại, cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…

-

Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình

đổ bêtông lót móng có chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụng
khoảng 2 m3 cát nhưng chỉ sử dụng 1m 3 cát. Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai
màu sơn tường, sai vị trí đặt cửa đi, cửa sổ…

1.4.1.2.
-

Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:
 Mua hàng không đúng nhu cầu.
 Mua giá cao.
 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi
nhận khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệnh số
liệu ghi trong nhật ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…
 …

-

Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:
 Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người
yêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần
làm.
 Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường.
 Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật
liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được
phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu
mà lấy loại nguyên vật liệu khác.

…


1.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
- Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so
với thị trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp. Nhưng nếu xác định mức
lương quá thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công
nhân.
-

Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công

thực tế của công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng,
đội phó và công nhân.
- Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc
trả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự
không đầy đủ, kịp thời.
- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lương
như ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày
công.
1.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi công
- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê
duyệt bởi người có trách nhiệm.
-

Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công.

-

Sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công.

…
1.4.1.5. Đối với chi phí chung:
-

Công cụ, dụng cụ bị thất thoát.

-

Cách phân bổ chi phí không đồng nhất giữa các công trình, hạng

mục.
…
1.4.2. Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp
Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt giữa nhân viên có nhiệm
vụ ghi chép bảng chấm công và nhân viên có nhiệm vụ thanh toán lương; giữa
nhân viên kiểm kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên thanh toán tiền cho nhà
cung cấp…
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: bao gồm
kiểm soát chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh. chứng từ, sổ
sách kế toán tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:


Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, các phiếu xuất
kho, hóa đơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận các giao dịch qua ngân
hàng, bảng kê phiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợp
chi phí vật tư, bảng dự toán chi phí xây lắp- CPNVLTT…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản

CPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài
khoản khoản phải trả (331)…
+ Chi phí nhân công trực tiếp:
Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công,
thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chi
phí xây lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của
ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái
tài khoản phải trả công nhân viên (334)…
+ Chi phí sử dụng máy thi công:
Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê
máy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân
bổ CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc,
bảng tính khấu hao máy móc thi công…
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331),
sổ cái tài khoản NVL (152)…
+ Chi phí chung:
Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê
công cụ xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC,
phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPC, sổ cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…
- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản
cố định thực tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách. Nhân
viên cần sử dụng máy móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày
rõ sử dụng cho công việc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu…
-

Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho


vật tư phải được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân
(hoặc bộ phận) quản lý vật tư. Hay việc kiểm tra bảng tính lương phải giao
cho cá nhân độc lập với nhân viên thực hiện việc tính lương, lập bảng chấm
công…
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí
xây lắp thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu, chi phí thực tế giữa các
công trình, hạng mục công trình…
1.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát chu trình chi phí
xây lắp
Đối tượng bên trong doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp, nhân viên, công nhân.


Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: kiểm toán viên độc lập, thanh tra thuế.
1.4.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
1.4.4.1. Mục tiêu của thông tin kế toán tài chính
-

Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.

-

Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại
đúng đắn các nghiệp vụ.

-

Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.

-

Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép
đúng kỳ.

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài
chính.
1.4.4.2. Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong
doanh
nghiệp
-

Thiếu dấu vết kiểm toán.

-

Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ.

-

Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ.

-

Khả năng xảy ra gian lận và sai sót.

-

Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ.

-

Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm soát vào quá trình xử lý trên máy.

-

Tăng cường giám sát.
1.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS)

Rủi ro xử lý thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình nhập
liệu, xử lý thông tin và kết quả của quá trình xử lý đó.
Rủi ro thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ
thống, tổ chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hoặc rủi ro do dữ
liệu đầu vào.
1.4.4.4. Các hoạt động kiểm soát
-

Hoạt động kiểm soát chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong
môi trường tin học.

+ Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lý
toàn hệ thống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệu
đầu ra…


+ Kiểm soát dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chia
các công việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án…
+ Kiểm soát việc thâm nhập (tiếp cận về mặt vật lý): hạn chế tiếp cận
máy tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo…

+ Kiểm soát việc truy cập (tiếp cận về mặt luận lý): phân quyền cho người sử
dụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…
+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảo
quản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…
+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng số
kiểm tra…
+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản trị ,
tài liệu vận hành và tài liệu ứng dụng
+ Tạo dấu vết kiểm toán: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phần
mềm tự động ghi nhận khi có sự thâm nhập, truy cập hệ thống…
+ Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng máy tính thay thế, các dụng
cụ, thiết bị duy trì nguồn điện…
+ Khôi phục sau sự cố: sao lưu dự phòng chương trình, dữ liệu…
Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể,
bao gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm
soát do con người thực hiện.
+ Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước các chứng
từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập liệu…
+ Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chiếu toàn vẹn (các dữ liệu có liên
kết với nhau sẽ không được xóa); sử dụng chứng từ luân chuyển…
+ Kiểm soát các thông tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thông tin, hủy bỏ
các bản in nháp...


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI
PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG
2.1. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP

2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Doanh nghiệp được thành lập từ năm 2008 với số vốn ban đầu là 1.650.000.000đ,
có trụ sở đặt tại Xóm 7, xã Quỳnh Hồng, huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An. Qua 8 năm
hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến 19.452.300.000đ. Chủ doanh nghiệp
là ông Lê Quang Huy. Đặt tên công ty là Công ty TNHH Minh Quang.
Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng công trình dân dụng, xây
dựng công trình công nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khung nhôm, sản
xuất các cấu kiện thép cho xây dựng…
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mối
quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiều kinh
nghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủ doanh
nghiệp, nhân viên, công nhân của đơn vị. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khuyết
điểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát doanh nghiệp.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệm trong
việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra
việc thực hiện và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nkghiệp.
Nhân viên kế toán phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách có liên quan.
Từ đó, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đó cho chủ doanh nghiệp
bằng báo cáo tài chính. Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán viên tiến hành kê khai các
loại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan thuế.
Công việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế toán được hỗ trợ bằng phần mềm kế
toán acsoft.
Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra các bản vẽ công trình, bảng
dự toán công trình cũng như giám sát việc thực hiện công trình về mặt mỹ thuật, kỹ
thuật.
Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản lý,

phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm công và
tiến hành thanh toán lương cho công nhân.
Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình.

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Chủ
doanh nghiệp

Nhân viên

Nhân viên

Đội trưởng

kỹ thuật

đội xây lắp

Thủ quỹ
kế toán

Các đội
xây lắp


quan hệ điều hành trực tiếp
quan hệ điều hành gián tiếp

2.1.3. Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
Kỳ kế toán: năm.
Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC.


Hình thức kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
2.1.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2012, 2013, 2014
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 đến năm 20146
ĐVT: 1.000đ
Chỉ tiêu

Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
19.932.384 21.531.060 33.026.460

1. Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ
2
. Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp
. dịch vụ

19.932.384 21.531.060 33.026.460

4
. Giá vốn hàng bán

17.885.292 20.839.560 29.729.808

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
. dịch vụ

2.047.092 690.756

6
. Doanh thu hoạt động tài chính

23.952

3.296.652

5.304

7.Chi phí tài chính:
- Trong đó lãi vay phải trả
8
. Chi phí quản lý kinh doanh

1.595.016 386.076

2.816.868

9
. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

452.076

485.088

10
. Thu nhập khác

328.620


11
. Chi phí khác
12
. Lợi nhuận khác
13
. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

452.076

328.620

485.088

14
. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

113.019

82.155

121.272

113019 246465

363816

15
. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
trên, có thể nhận thấy:
Năm 2012 – 2013:
Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2013 khả quan hơn so với năm 2012
nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới là gói thầu số 2,3 đường du lịch
nối QL1A-Quỳnh Hậu-đường sinh thái biển Quỳnh bảng . Vì vậy, doanh thu thuần
từ hoạt động kinh doanh tăng từ 19,93 tỷ đồng lên 21,53 tỷ đồng. Năm 2013, có
thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận của doanh
nghiệp. Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 3,1 tỷ đồng vì giá các loại vậ
t tư xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép. Mặc dù chi phí quản lý năm 2013
giảm 1,2 tỷ đồng so với 2012, và doanh thu năm 2013 tăng 0,13 tỷ đồng nhưng vớ i
sự gia tăng nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuế của năm
2013 giảm so với 2012 khoảng 0,7 tỷ đồng.
Năm 2013 – 2014:
Năm 2014 nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn 2013 nên doanh thu từ
hoạt động kinh doanh của 2014 cũng tăng 1,53 lần so với 2013 và giá vốn hàng bán
năm 2014 tăng 8,87 tỷ đồng. Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần so
với năm 2013, nguyên nhân là do nhận được nhiều công trình nên chi phí quản lý tại
các công trình tăng lên. Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2014 lại giảm so với
năm trước 0,78 lần. Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụt
giảm của doanh thu tài chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinh
doanh vẫn đảm bảo cho sự gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2014 lợi nhuận
sau thuế là 3,49 tỷ đồng tăng hơn 1,09 tỷ đồng so với năm trước. Và tăng mức đóng
góp cho nhà nước từ thuế thu nhập doanh nghiệp từ 0,25 tỷ đồng vào năm 2013 lên


0,36 tỷ đồng vào năm 2014.

6

(Nguồn: Báo cáo tài chính của CÔNG TY TNHH MINH QUANG qua 3 năm


Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở trên nên khi hoàn thành
quá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng.
Do đó, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự toán và phải có sự
đồng ý của cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng. Vì thế, để kế toán
chi phí trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý, doanh
nghiệp phải quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết.
2.2. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp
2.2.1. Quy chế kiểm soát chung
2.2.1.1. Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản
vẽ, lập dự toán đến xây dựng công trình
Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc
đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của công
trình, lập dự toán.
Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúc
công trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà và
mái nhà… làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xây
dựng công trình.
Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với
sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft. Vì chủ doanh
nghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi ro
trong quá trình lập dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư,
đơn giá nhân công; không có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanh
nghiệp vừa là người thiết lập vừa kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do
sự chủ quan

1.2. Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng công
trình
Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết
kế, thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được
cung cấp để hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loại
máy thi công được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật không
quan tâm xem xét cẩn thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽ
thiếu cửa ra vào, tính sai kích thước cột nhà…
Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự
hợp lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập. Việc kiểm tra được thực hiện đối
với khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật


tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công
và chi phí chung. Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự
toán nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan. Nhưng đối với các công
trình lớn, nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự
mệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ
doanh nghiệp thực hiện việc này.
Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn
thành, luôn có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ
dụng cụ, giá thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh
nghiệp thường chọn việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số
lượng lớn để được mua với giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận
chuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người
bán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung cấp.
Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí
theo dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không
phân tích được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên
chưa có biện pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp.

Bảng 2.2: Trích bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ
TRẢ LỜI
CÂU HỎI
CÓ

KHÔNG

A. KIỂM SOÁT CHUNG:
1. Doanh nghiệp có sử dụng chi phí tiêu chuẩn?

√

Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí
2. thực
√
tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không?
Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí
3. thực
√
tế phát sinh không?


4. Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho
√
từng công trình không?
5. Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không?

√

2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực

tiếp
Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng,
khối lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự
đoán được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây
dựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển
vật tư. Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng kho bãi để nhập – xuất nguyên vật
liệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo quản tại các công trình.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán
Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn
nhà cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn.
Chủ doanh nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà
cung cấp khác nhau trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong
khu vực thi công có nhiều đại lý cung cấp khác nhau. Đồng thời, trước khi đặt
hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn
giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp.
Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn,
công trình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu
mua hàng; các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã
được lựa chọn trước. Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên
vật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu
đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao hàng. Khi đó, công nhân có thể
chuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ có
vật tư. Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày
hoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng.
Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng
theo yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy
xác nhận đã nhận vật tư. Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại
diện là đội trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ. Nếu không
đúng về loại nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo

trực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lại hàng. Các đội trưởng chỉ báo lại