Xây dựng kiểm soát nộibộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang

1

LỜI NÓI ĐẦU
1. Cơ sở hình thành đề tài
Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục
tiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càng
được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy,
ngoài việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạt
động rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một kiểm
soát nội bộhữu hiệu.
Bởi vì những lợi ích do kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanh
nghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách,
báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ
ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân
viên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính
sách và quy trình kinh doanh của công ty; cuối cùng kiểm soát nội bộcó thể giúp
ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Đối với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Minh Quang thì một kiểm
soát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
không mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xây
lắp. Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làm
nhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện
thiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công. Quá trình tập hợp chi phí kéo
dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào
từng giai đoạn thi công. Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với
doanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất
lượng và từ đó doanh nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên
thương trường. Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thể
hiện được văn hóa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trong
việc chống lãng phí và thất thoát tài sản.
Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh

2

thêm các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu,
đánh giá và đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với chu
trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng kiểm soát nội
bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang”.
2. Mục tiêu
Thiết kế các thủ tục kiểm soát để tạo lập kiểm soát nội bộ cho công ty TNHH
Minh Quang đối với chu trình chi phí xây lắp.
3. Nội dung nghiên cứu
- Tìm hiểu kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp.
- Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chi phí xây lắp.
- Đánh giá về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp.
- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ
trong chu trình chi phí xây lắp.
- Đưa ra một số biện pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi
phí xây lắp.
4. Phạm vi nghiên cứu
a. Nghiên cứu hiện trường được thực hiện tại công ty TNHH Minh Quang.
b. Nghiên cứu về kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp đối với chu trình chi phí
xây lắp.
c. Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí
chung.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu
chính thức.
Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính.

Trong bước này, dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn:
báo cáo tài chính 3 năm 2012, 2013 và 2014; sổ cái các tài khoản liên quan; điều lệ
hoạt động của doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đôi với chủ doanh nghiệp


3

bằng dàn bài phỏng vấn được sử dụng trong bước thu thập dữ liệu sơ cấp. Bước một
được thực hiện là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiện
bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp
phục vụ cho nghiên cứu chính thức. Trong bước nghiên cứu sơ bộ thì phương pháp
tổng hợp được sử dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được.
Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thực
trạng về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ đó,
người nghiên cứu đưa ra nhận xét về KSNB đối với chu trình chí phí, và một số đề
nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộtrong chu trình trên. Phương pháp nghiên
cứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức. Dữ liệu
thứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dự
toán và quyết toán công trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; chứng từ liên quan
đến quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu sơ cấp
được thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4 nhân viên
văn phòng bao gồm: 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuật theo bảng câu
hỏi dạng đóng đã được soạn sẵn. Đối với bước này, phương pháp phân tích dữ liệu
được áp dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu thập được.
6. Ý nghĩa
Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọng
của kiểm soát nội bộ đối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phí
nói riêng. Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp tìm những
phương pháp riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lập

một kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí hiệu quả hơn.


4

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ
1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO

1

định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người

quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để
cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Định nghĩa được hiểu như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt
động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau
thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt
được các mục tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Bởi vì chính con
người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
Kiểm soát nội bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và những chính sách, thủ
tục, biểu mẫu…do những con người của doanh nghiệp đặt ra.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt

đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì kiểm soát nội bộluôn có những rủi ro tiềm tàng.
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không
thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản trong
việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá
lợi ích.
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
- Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực
và đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp.


5

- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc
chấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của nhà nước.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao
uy tín…
 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp.
1.1.2. Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ
Bảng 1.1: Các bộ phận của kiểm soát nội bộ
Bộ phận
Môi
trường
kiểm
Soát

Đánh
giá rủi

Ro

Hoạt
động
kiểm
Soát

Thông
tin và

Nội dung chủ yếu
Tạo ra sắc thái chung của
một tổ chức, chi phối đến ý
thức kiểm soát của mọi
người trong tổ chức, là nền
tảng cho mọi bộ phận khác
của kiểm soát nội bộ.

Các nhân tố
- Tính chính trực và giá trị đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
- Chính sách về nhân sự.
Đơn vị phải nhận biết và đối - Xác định mục tiêu của đơn vị.
phó với các rủi ro bằng cách - Nhận dạng rủi ro.
thiết lập mục tiêu của tổ chức - Phân tích và đánh giá rủi ro.
và hình thành cơ chế để nhận

dạng, phân tích và đánh giá
các rủi ro có liên quan.
Các chính sách và các thủ
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
tục để giúp đảm bảo là
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
những chỉ thị của nhà quản
- Kiểm soát vật chất.
lý được thực hiện và có các - Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
hành động cần thiết đối phó - Phân tích rà soát hay soát xét lại việc
với rủi ro nhằm đạt được
thực hiện
các mục tiêu của đơn vị
Thông tin được thiết lập để
mọi thành viên trong đơn vị

- thông tin, bao gồm cả hệ thống thông
tin kế toán phải bảo đảm chất lượng


6

có khả năng nắm bắt và trao
truyền đổi thông tin cần thiết cho
Thông việc điều hành, quản trị và
kiểm soát các hoạt động.
Toàn bộ quy trình hoạt động
phải được giám sát và điều
chỉnh khi cần thiết. Hệ
Giám thống phải có khả năng phản

Sát
ứng năng động được thay
đổi theo yêu cầu của môi
trường bên trong và bên
ngoài.
1.2. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng

thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh thông
tin bên trong và bên ngoài đều hoạt
độnghiệu quả.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát định kỳ.

Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp có đặc điểm
riêng biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đó ảnh hưởng đển
công tác quản lý, kiểm soát chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp:
Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực,
dự toán và phương pháp thi công khác nhau.
Có giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trong
kỳ; quá trình thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết.
Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và
quá trình thi công, bàn giao rất khắt khe.
Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi công và sử dụng.
1.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp
1.3.1. Khái niệm
Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật
hóa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp và
chi phí sản xuất khác.

1.3.2. Phân loại
Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự toán


7

xây lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanh nghiệp
xây lắp áp dụng là phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng cơ

bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp
trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí nhân công trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất

lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên quan trực
tiếp đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận

hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản

lý quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công trực tiếp.
1.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp
Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài chính

Chi phí sản xuất sản
phẩm xây lắp:

- Chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp.
- Chi phí nhân công trực
tiếp
- Chi phí sử dụng máy thi
công
- Chi phí chung

Bảng Cân đối kế toán:
Hàng tồn kho
Chi phí sản xuất dở dang
Lợi nhuận chưa phân phối
Thuế và các khoản phải nộp
nhà nước

Báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh:
Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận gộp
Lợi nhuận thuần
Tổng lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập doanh nghiệp
phải nộp
Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin
Lợi nhuận sau thuế
về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh


8

mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp.
Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu
nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…
1.4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp
1.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp
1.4.1.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất
- Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khối
lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu
cần sử dụng…
- Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trình
phải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phải phá bỏ làm
lại, cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…
- Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình đổ
bêtông lót móng có chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụng khoảng 2 m 3 cát
nhưng chỉ sử dụng 1m3 cát. Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị trí
đặt cửa đi, cửa sổ…
1.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:
 Mua hàng không đúng nhu cầu.
 Mua giá cao.
 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi nhận
khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệnh số liệu ghi trong
nhật ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…


…

- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:
 Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người
yêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm.

 Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường.


9

Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử
dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu
cầu xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật
liệu khác.
1.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
- Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so với thị
trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp. Nhưng nếu xác định mức lương quá
thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công nhân.
- Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế của
công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công
nhân.
- Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trả lương
cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy đủ, kịp
thời.
- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lương như ghi
nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công.
1.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi công
- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởi
người có trách nhiệm.
- Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công.
- Sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công.
…
1.4.1.5. Đối với chi phí chung:
- Công cụ, dụng cụ bị thất thoát.
- Cách phân bổ chi phí không đồng nhất giữa các công trình, hạng mục.

…


10

1.4.2. Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt giữa nhân viên có nhiệm vụ ghi
chép bảng chấm công và nhân viên có nhiệm vụ thanh toán lương; giữa nhân viên
kiểm kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên thanh toán tiền cho nhà cung cấp…
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: bao gồm kiểm soát
chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh. chứng từ, sổ sách kế toán
tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, các phiếu xuất kho, hóa
đơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận các giao dịch qua ngân hàng, bảng kê
phiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợp chi phí vật tư,
bảng dự toán chi phí xây lắp- CPNVLTT…
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài
khoản khoản phải trả (331)…
+ Chi phí nhân công trực tiếp:
Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ chấm
công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chi phí xây lắp
– CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái
tài khoản phải trả công nhân viên (334)…
+ Chi phí sử dụng máy thi công:
Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê máy
móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân bổ

CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc, bảng
tính khấu hao máy móc thi công…
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ
cái tài khoản NVL (152)…


11

+ Chi phí chung:
Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê công cụ
xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC, phiếu chi tiền,
séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPC, sổ
cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…
- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản cố định
thực tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách. Nhân viên cần sử dụng
máy móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày rõ sử dụng cho công
việc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu…
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho vật tư
phải được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân (hoặc bộ
phận) quản lý vật tư. Hay việc kiểm tra bảng tính lương phải giao cho cá nhân độc
lập với nhân viên thực hiện việc tính lương, lập bảng chấm công…
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí xây lắp
thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu, chi phí thực tế giữa các công trình,
hạng mục công trình…
1.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát chu trình chi phí xây lắp
Đối tượng bên trong doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp, nhân viên, công nhân
Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: kiểm toán viên độc lập, thanh tra thuế.
1.4.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

1.4.4.1. Mục tiêu của thông tin kế toán tài chính
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng
đắn các nghiệp vụ.
- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính.


12

1.4.4.2. Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp
- Thiếu dấu vết kiểm toán.
- Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ.
- Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
- Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ.
- Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm soát vào quá trình xử lý trên máy.
- Tăng cường giám sát.
1.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS)
- Rủi ro xử lý thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình nhập liệu, xử lý
thông tin và kết quả của quá trình xử lý đó.
- Rủi ro thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ thống, tổ
chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hoặc rủi ro do dữ liệu đầu
vào.
1.4.4.4. Các hoạt động kiểm soát
- Hoạt động kiểm soát chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong môi
trường tin học.
+ Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lý toàn hệ

thống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệu đầu ra…
+ Kiểm soát dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chia các
công việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án…
+ Kiểm soát việc thâm nhập (tiếp cận về mặt vật lý): hạn chế tiếp cận máy
tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo...
+ Kiểm soát việc truy cập (tiếp cận về mặt luận lý): phân quyền cho người sử
dụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…
+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảo
quản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…


13

+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng số
kiểm tra…
+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản
trị, tài liệu vận hành và tài liệu ứng dụng
+ Tạo dấu vết kiểm toán: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phần
mềm tự động ghi nhận khi có sự thâm nhập, truy cập hệ thống…
+ Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng máy tính thay thế, các
dụng cụ, thiết bị duy trì nguồn điện…
+ Khôi phục sau sự cố: sao lưu dự phòng chương trình, dữ liệu…
- Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể,
bao gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm
soát do con người thực hiện.
+ Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước các
chứng từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập
liệu…
+ Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chiếu toàn vẹn (các dữ liệu có
liên kết với nhau sẽ không được xóa); sử dụng chứng từ luân chuyển…

+ Kiểm soát các thông tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thông tin, hủy bỏ
các bản in nháp...


14

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY
LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG
2.1. Giới thiệu doanh nghiệp
2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Doanh nghiệp được thành lập từ năm 2008 với số vốn ban đầu là
1.650.000.000đ, có trụ sở đặt tại Xóm 7, xã Quỳnh Hồng, huyện Quỳnh Lưu, tỉnh
Nghệ An. Qua 8 năm hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến
19.452.300.000đ. Chủ doanh nghiệp là ông Lê Quang Huy. Đặt tên công ty là Công
ty TNHH Minh Quang.
Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng công trình dân dụng,
xây dựng công trình công nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khung
nhôm, sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng…
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mối
quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiều
kinh nghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủ
doanh nghiệp, nhân viên, công nhân của đơn vị. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số
khuyết điểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát doanh nghiệp.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệm
trong việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch,
kiểm tra việc thực hiện và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh
nghiệp.
Nhân viên kế toán phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách có
liên quan. Từ đó, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đó cho chủ
doanh nghiệp bằng báo cáo tài chính. Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán viên
tiến hành kê khai các loại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung


15

cấp cho cơ quan thuế. Công việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế toán được
hỗ trợ bằng phần mềm kế toán acsoft.
Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra các bản vẽ công trình,
bảng dự toán công trình cũng như giám sát việc thực hiện công trình về mặt mỹ
thuật, kỹ thuật.
Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản
lý, phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm
công và tiến hành thanh toán lương cho công nhân.
Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Quan hệ điều hành trực tiếp
Quan hệ điều hành gián tiếp


16

2.1.3. Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
Kỳ kế toán: năm.
Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC.

Hình thức kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
2.1.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2012, 2013, 2014
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 đến năm 20146
ĐVT: 1.000đ
TT

Chỉ tiêu

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

19.932.384

21.531.060

33.026.460

1.

Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

2.

Các khoản giảm trừ doanh thu

3.

Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

19.932.384

21.531.060

33.026.460

4.

Giá vốn hàng bán

17.885.292

20.839.560

29.729.808

5.

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

2.047.092

690.756

3.296.652

6.

Doanh thu hoạt động tài chính

23.952

5.304

7

Chi phí tài chính

8

Trong đó lãi vay phải trả

8.

Chi phí quản lý kinh doanh

1.595.016

386.076

2.816.868

9.

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

452.076

328.620

485.088

10.

Thu nhập khác

11.

Chi phí khác

12.

Lợi nhuận khác

13.

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

452.076

328.620

485.088

14.

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

113.019

82.155

121.272

15.

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

113019

246465

363816

Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
trên, có thể nhận thấy:
• Năm 2012 – 2013:
Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2013 khả quan hơn so với năm
2012 nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới là gói thầu số 2,3 đường du
6

(Nguồn: Báo cáo tài chính của CÔNG TY TNHH MINH QUANG qua 3 năm


17

lịch nối QL1A-Quỳnh Hậu-đường sinh thái biển Quỳnh bảng . Vì vậy, doanh thu

thuần từ hoạt động kinh doanh tăng từ 19,93 tỷ đồng lên 21,53 tỷ đồng. Năm 2013,
có thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận của
doanh nghiệp. Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 3,1 tỷ đồng vì giá các
loại vậ t tư xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép. Mặc dù chi phí quản lý năm
2013 giảm 1,2 tỷ đồng so với 2012, và doanh thu năm 2013 tăng 0,13 tỷ đồng
nhưng vớ i sự gia tăng nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuế
của năm 2013 giảm so với 2012 khoảng 0,7 tỷ đồng.
• Năm 2013 – 2014:
Năm 2014 nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn 2013 nên doanh thu từ hoạt
động kinh doanh của 2014 cũng tăng 1,53 lần so với 2013 và giá vốn hàng bán năm
2014 tăng 8,87 tỷ đồng. Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần so với
năm 2013, nguyên nhân là do nhận được nhiều công trình nên chi phí quản lý tại
các công trình tăng lên. Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2014 lại giảm so với
năm trước 0,78 lần. Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụt
giảm của doanh thu tài chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinh
doanh vẫn đảm bảo cho sự gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2014 lợi nhuận
sau thuế là 3,49 tỷ đồng tăng hơn 1,09 tỷ đồng so với năm trước. Và tăng mức đóng
góp cho nhà nước từ thuế thu nhập doanh nghiệp từ 0,25 tỷ đồng vào năm 2013 lên
0,36 tỷ đồng vào năm 2014.
Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở trên nên khi hoàn thành
quá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng.
Do đó, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự toán và phải có sự
đồng ý của cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng. Vì thế, để kế toán
chi phí trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý, doanh
nghiệp phải quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết.
2.2. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp
2.2.1. Quy chế kiểm soát chung
2.2.1.1. Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ, lập dự
toán đến xây dựng công trình
Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc

18

đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của công
trình, lập dự toán.
Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúc
công trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà và
mái nhà… làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xây
dựng công trình.
Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với
sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft. Vì chủ doanh
nghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi ro
trong quá trình lập dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư,
đơn giá nhân công; không có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanh
nghiệp vừa là người thiết lập vừa kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do
sự chủ quan
1.2. Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng công trình
Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết kế,
thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được cung
cấp để hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loại máy
thi công được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật không quan
tâm xem xét cẩn thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽ thiếu cửa
ra vào, tính sai kích thước cột nhà…
Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp
lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập. Việc kiểm tra được thực hiện đối với
khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật tư sử
dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi
phí chung. Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự toán nên
quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan. Nhưng đối với các công trình lớn,

nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự mệt mỏi của
chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ doanh nghiệp
thực hiện việc này.
Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn thành,
luôn có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ dụng cụ, giá


19

thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh nghiệp thường chọn
việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn để được mua với
giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng
mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người bán cùng một lúc để tránh tình
trạng ép giá từ nhà cung cấp.
Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí theo
dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không phân tích
được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên chưa có biện
pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp.
Bảng 2.2: Trích bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ
Câu hỏi
1. Doanh nghiệp có sử dụng chi phí tiêu chuẩn?
2.Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực

Trả lời
Có Không
√
√

tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không?
3. Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí

thực tế phát sinh không?
4. Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho
từng công trình không?
5. Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không?

√
√
√


20

2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng, khối
lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự đoán
được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh
đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây dựng có uy tín,
ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư. Vì vậy, doanh
nghiệp không sử dụng kho bãi để nhập – xuất nguyên vật liệu mà vật liệu được đưa
đến trực tiếp, bảo quản tại các công trình.
• Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán
Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà
cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn. Chủ doanh
nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau
trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong khu vực thi công có nhiều
đại lý cung cấp khác nhau. Đồng thời, trước khi đặt hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp
hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp.
Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn, công
trình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu mua hàng;
các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn

trước. Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên vật liệu đã gần hết
hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu đã sử dụng hết mà nhà
cung cấp vẫn chưa giao hàng. Khi đó, công nhân có thể chuyển sang thực hiện công
đoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ có vật tư. Nếu công nhân nghỉ làm thì
tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày hoàn thành, bàn giao công trình làm cho
chi phí thực tế tăng.
Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng theo
yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy xác nhận
đã nhận vật tư. Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại diện là đội
trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ. Nếu không đúng về loại
nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo trực tiếp cho nhà
cung cấp và yêu cầu đổi lại hàng. Các đội trưởng chỉ báo lại số lượng, chất lượng
vật tư mua về, vật tư còn lại (nếu có thể) vào mỗi cuối tuần. Do đó, có thể dẫn đến


21

việc đội trưởng và người bán thông đồng với nhau để hưởng chiết khấu hoặc kê
khống số lượng các loại vật liệu để hưởng lợi hoặc đội trưởng đặt mua nguyên vật
liệu sử dụng cho mục đích cá nhân…
Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khi
nào thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định. Đối với các nhà cung cấp
hợp tác lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài tháng mới thanh
toán một lần.
Còn đối với những nhà cung cấp mới hợp tác thì có thể thanh toán ngay khi
nhận hàng hoặc thanh toán hàng tuần. Điều này gây khó khăn trong việc tập hợp chi
phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cho từng công trình, vì có khi mỗi hóa đơn là
tập hợp tất cả nguyên vật liệu mua sử dụng cho nhiều công trình khác nhau. Hiện
tại, doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho
người bán. Mặt khác, kế toán của đơn vị cũng không có điều kiện để kịp thời ghi

nhận số lượng, đơn giá tại thời điểm mua vật tư vào sổ sách, việc này có thể dẫn
đến những sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của kế toán viên. Sự thiếu
quan tâm đến việc ghi chép sổ sách có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp vì không
thể nhớ chính xác về số lượng và giá cả của từng lần mua vật tư; nhà cung cấp có
thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn
cho cùng một lần mua hàng…
• Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu
Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng chưa được kiểm tra lại chất lượng
có còn đảm bảo không, điều này ảnh hưởng đến sự an toàn của công nhân và chất
lượng của công trình. Vì khi vật tư không đảm bảo chất lượng mà vẫn được sử dụng
có thể gây sụp lún, gãy đổ sẽ vừa nguy hiểm đến tính mạng của công nhân vừa làm
phát sinh thêm chi phí nguyên vật liệu để làm lại, chi phí sửa chữa…
Trong quá trình xuất vật tư sử dụng, do đặc thù của một số loại nguyên vật
liệu như cát, đá, sắt… hoặc với các loại vật tư khác có số lượng quá lớn doanh
nghiệp không thường xuyên đo, đong, đếm số lượng sử dụng thực tế. Chủ doanh
nghiệp, các đội trưởng chỉ dựa theo dự toán công trình đã lập trước đó hoặc dựa vào
kinh nghiệm của mình để biết được hạng mục công trình này cần những loại vật tư
nào, khối lượng bao nhiêu. Còn tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực


22

tế thì chỉ được tập hợp khi công trình đã hoàn thành dựa vào tổng khối lượng và
đơn giá của vật tư đã mua.
Mặt khác, do không có nhà kho để bảo quản các loại vật tư xây dựng do đó
môi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gây thất thoát, hư hỏng các loại vật liệu như
cát, đá, sắt, gỗ… Đồng thời, cũng dễ xảy ra tình trạng mất cắp nguyên vật liệu do
con người gây ra. Vì thế, có thể phát sinh thêm chi phí mua lại các loại nguyên vật
liệu này. Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế có thể lớn hơn
so với dự toán, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.

2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Đặc điểm chi phí nhân công của doanh nghiệp xây lắp là có số lượng lao động
không ổn định mà thay đổi tùy theo khối lượng công việc nhận thầu của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.2: quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp


23

Trong quá trình trên, do các đội trưởng được ủy quyền thực hiện việc tuyển
chọn công nhân và lập bảng chấm công (bước 1) nên dễ dẫn đến việc các đội trưởng
kê khống số lượng lao động để hưởng phần tiền chênh lệch của công nhân ảo hoặc
thanh toán lương cho nhân viên đã nghỉ việc. Hoặc lao động được tuyển vào dựa
trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề
trước khi tiếp nhận…
Chủ doanh nghiệp là người quyết định chung về đơn giá tiền lương theo ngày
của công nhân trực tiếp xây dựng. Đối với những công trình mà doanh nghiệp thực
hiện giao khoán về chi phí nhân công trực tiếp thì đơn giá tiền lương do các đội
trưởng tự quy định nhưng không được cao hơn đơn giá theo quy định chung của
doanh nghiệp. Đơn giá tiền lương theo ngày của công nhân bao gồm: tiền lương
chính/1 ngày công, lương phụ/1 ngày công, các khoản phụ cấp/1 ngày công…
Doanh nghiệp luôn cập nhật kịp thời mức lương cơ bản theo qui định của nhà nước,
và mức lương của các doanh nghiệp xây dựng khác để có sự điều chỉnh mức lương
hợp lý, vừa thu hút nhân lực vừa không gây lãng phí vô ích.
Kế toán dựa vào những chứng từ liên quan đến CPNCTT để nhập dữ liệu vào
phần mềm kế toán acsoft để tạo thành: bảng thanh toán lương (bước 2); bảng phân
bổ CPNCTT theo doanh thu (bước 3); chứng từ ghi sổ (bước 5); sổ chi tiết
CPSXKD – TK 622, 154 (bước 6); sổ cái TK 622 (bước 7). Do chủ doanh nghiệp
không kiểm tra quá trình nhập dữ liệu nên có thể xảy ra sai sót do kế toán nhập sai
mức lương giữa các chức vụ như: công nhân, đội phó, đội trưởng. Hoặc kế toán
nhập sai dữ liệu về số ngày công thực tế.

Chủ doanh nghiệp khoán về chi phí nhân công trực tiếp cho các đội trưởng.
Hàng tuần, dựa vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công do các đội trưởng lập và
bảng thanh toán tiền lương do kế toán lập, chủ doanh nghiệp yêu cầu thủ quỹ lập
phiếu chi với nội dung chi khoản tiền tạm ứng (hạch toán vào TK 141). Và chủ
doanh nghiệp trực tiếp đưa số tiền tạm ứng này cho đội trưởng để chi trả tiền lương
cho công nhân (bước 4) nhưng tổng số tiền tối đa đội trưởng được tạm ứng trong
suốt quá trình thi công không được vượt quá 90% giá trị CPNCTT trong bảng dự
toán. Và đó cũng là tổng giá trị chi phí nhân công thực tế mà doanh nghiệp trả cho
đội trưởng sau khi công trình hoàn thành. Nếu CPNCTT thực tế lớn hơn 90% tổng


24

CPNCTT theo dự toán thì đội trưởng là người chịu trách nhiệm thanh toán số tiền
chênh lệch tăng đó. Ngược lại, tổng giá trị quyết toán lớn hơn số tiền tạm ứng thì số
chênh lệch này đội trưởng sẽ được hưởng. Hình thức khoán CPNCTT sẽ thúc đẩy
tăng năng suất lao động, giảm chi phí xây lắp, mặt khác còn nâng cao ý thức trách
nhiệm, ý thức phấn đấu nâng cao tay nghề, trình độ của mỗi công nhân.
Mỗi công nhân làm việc tại công trường đều được trang bị các thiết bị bảo hộ
lao động như nón bảo hộ, găng tay, khẩu trang…Các thiết bị này cũng luôn được
kiểm tra về chất lượng, số lượng. Vì doanh nghiệp luôn ý thức được những rủi ro tai
nạn có thể xảy ra cho công nhân làm ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân từ đó
có thể gây chậm trễ trong việc thi công xây lắp.
Tuy nhiên, trong quá trình thi công việc giám sát quá trình làm việc của công
nhân không chặt chẽ, hợp lý sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng từng công đoạn thi
công. Điều này làm phát sinh thêm CPNVLTT vì phải phá bỏ làm lại các công đoạn
không đảm bảo về tiêu chuẩn chất lượng.
2.2.4. Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Đối với chi phí sử dụng máy thi công, doanh nghiệp kết hợp cả 3 hình thức
hoạt động: sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua, sử dụng máy thi công thuê

ngoài và khoán gọn chi phí sử dụng máy thi công cho các đội thi công.
Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử
dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
Bảng 2.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử
dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê

Những sai sót và gian lận

Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại

doanh nghiệp
1. Máy móc, thiết bị thi công được - Chỉ có chủ doanh nghiệp là người có
đặt mua hoặc thuê bởi người không quyền quyết định mua, thuê loại máy
có thẩm quyền.
móc, thiết bị nào, giá cả bao nhiêu và
2. Thất thoát nhiên liệu sử dụng của nhà sản xuất hoặc của nhà cung cấp
dịch vụ cho thuê nào.
chạy
máy thi công.

- Chưa có biện pháp kiểm soát.


25

3. Các loại máy bị hư hỏng do tác - Có sử dụng các dụng cụ (bạt) che
động của môi trường: không khí chắn một số máy móc nhỏ khi không
ẩm, mưa, nắng…
vận hành (máy trộn bêtông, máy cắt
4. Sử dụng các loại máy móc có gạch…)

công
- Đối với máy móc lớn hơn sẽ được di
nghệ lạc hậu.

dời vào nơi có mái che khi không vận
5. Người đi thuê máy không am hành.
hiểu về kỹ thuật, cấu tạo các loại - Khi hoàn thành hạng mục công trình
máy, giá thị trường của dịch vụ thuê có sử dụng máy thi công, máy sẽ được
máy…
đưa đi bảo trì, sửa chữa.
6. Nhà cung cấp tăng giá sau khi đã - Doanh nghiệp thuê những đội thi
cho
công có máy móc ứng dụng công nghệ
thuê máy do doanh nghiệp không lập tiên tiến hơn.
hợp đồng khi thuê vì nghĩ là chỗ quen
- Thuê những máy móc ứng dụng
biết không cần lập hợp đồng.
7. Không ghi nhận được chi tiết
CPSMTC: chi phí nhiên liệu sử dụng,
chi phí nhân công vận hành máy…
cho từng hạng mục công trình, từng
công trình riêng lẻ vì một máy sử dụng
cho rất

côngnghệ mới.

- Chủ doanh nghiệp là người trực tiếp
xem xét, quyết định thuê các loại máy
móc. Do đã có kinh nghiệm lâu năm
trong ngành, đồng thời là người luôn

chịu khó tìm tòi, học hỏi để nâng cao sự
nhiều hạng mục công trình, công trình. hiểu biết của mình về các loại máy thi công.
Doanh nghiệp chỉ phân bổ CPSDMTC - Trước khi quyết định thuê máy, chủ
doanh nghiệp luôn so sánh giá cả của
dựa theo bảng dự toán ban đầu nên
nhiều nhà cung cấp dịch vụ.
không quản lý được chi phí thực tế
- Thuê các loại máy của nhiều nhà cung
phát sinh.
cấp khác nhau.
8. Không phân công nhân công vận
- Ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng.
hành
máy riêng nên công nhân vận hành - Chưa có biện pháp kiểm soát.
máy
không có sự chuyên nghiệp.

- Chọn một số công nhân làm việc lâu
năm, đã có am hiểu nhất định về máy
móc, có ý chí cầu tiến, ham học hỏi… để
đào tạo nâng cao trình độ.