Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
*********************

NGUYỄN THỊ NGHĨA

TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN
MỤC TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thƣ viện - Thông tin

HÀ NỘI, 2012


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
*********************

NGUYỄN THỊ NGHĨA

TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN
MỤC TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thƣ viện - Thông tin

Người hướng dẫn khoa học:
Th.S. Tạ Thị Mỹ Hạnh

HÀ NỘI, 2012

2


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2, hơn nữa là các thầy cô trong khoa Công nghệ thông
tin đã hết lòng dạy dỗ, chỉ bảo tạo điều kiện tốt cho em trong quá trình học tập
cũng như trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Đặc biệt em xin
gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới thạc sĩ Tạ Thị Mỹ Hạnh – giảng viên
ngành Thư viện thông tin – khoa Công nghệ thông tin – Trường Đại học Sư
phạm Hà Nội 2, người đã trực tiếp quan tâm, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và
tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho em trong quá trình thực hiện khóa luận.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban chủ nhiệm và các anh chị
công tác tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã chỉ bảo và giúp đỡ,
tạo điều kiện thuận lợi cho em thực hiện khoá luận tốt nghiệp của mình.
Cảm ơn tới các bạn đồng khóa và gia đình đã động viên, giúp đỡ tôi
trong quá trình học tập cũng như trong thời gian thực hiện khóa luận này.
Dù đã hết sức cố gắng nhưng khóa luận không thể tránh khỏi những
thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý thầy cô và đóng góp ý
kiến của toàn thể các bạn để khóa luận hoàn thiện hơn.

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2012.
Sinh viên

Nguyễn Thị Nghĩa

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan khóa luận là kết quả nghiên cứu của cá nhân tôi, đề
tài nghiên cứu này không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào khác.
Đề tài của tôi có trích dẫn một số nội dung của một số tác giả khác để
bổ sung cho khóa luận của mình. Tôi xin phép và trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2012.
Sinh viên
Nguyễn Thị Nghĩa

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
- ĐHSP Hà Nội 2: Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
- CNTT: Công nghệ thông tin.
- OPAC: Online Public Access Catalog – Mục lục truy cập công cộng
trực tuyến.

3


MỤLỤC
Lời cảm ơn ......................................................................................................01

Lời cam đoan ...................................................................................................02
Danh mục từ viết tắt ........................................................................................03
Mục lục ............................................................................................................04
Mở đầu ........................................................................................................... 06
Chƣơng 1: Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác biên mục ............................................. 11
1.1. Khái quát về trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2. ................................. 11
1.2. Đặc điểm hoạt động của thư viện trường Đại học Sư phạm
Hà Nội 2. ......................................................................................................... 13
1..2.1. Quá trình hình thành và phát triển. ............................................. 13
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ............................................................... 13
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện. ................................ 14
1.2.4. Nguồn lực thông tin. .................................................................... 15
1.2.5. Người dùng tin và nhu cầu tin. .................................................... 19
1.2.6. Sản phẩm và dịch vụ thông tin .................................................... 20
1.3. Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư
viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. ...................................................... 22
1.3.1. Khái niệm biên mục. .................................................................... 22
1.3.2.Khái niệm biên mục tự động. ....................................................... 24
1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác biên mục. ................................................................................. 25
1.3.4. Phần mềm Libol và các công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu .................. 26
1.3.5. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
biên mục. ................................................................................................ 32
Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên
mục tại thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2. ................................ 33

4

2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong các công đoạn của quá trình
biên mục ......................................................................................................... 33
2.1.1. Biên mục mô tả. ......................................................................... 33
2.1.2. Phân loại ..................................................................................... 49
2.1.3. Biên mục chủ đề. ........................................................................ 52
2.2. Các sản phẩm của quá trình biên mục. ................................................. 54
2.2.1. Cơ sở dữ liệu thư mục. ............................................................... 55
2.2.2. Hệ thống mục lục truyền thống. ................................................. 55
2.2.3. Thư mục. .................................................................................... 57
2.2.4. OPAC. ........................................................................................ 59
2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. ........... 61
Chƣơng 3. Nhận xét và khuyến nghị. .......................................................... 64
3.1. Nhận xét................................................................................................... 64
3.1.1. Ưu điểm ...................................................................................... 64
3.1.2. Tồn tại ........................................................................................ 65
3.2. Khuyến nghị. ........................................................................................... 66
3.2.1. Sử dụng hết tính năng của phần mềm. ....................................... 66
3.2.2. Nâng cấp phần mềm Libol. ........................................................ 71
3.2.3. Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ
biên mục. ......................................................................................................... 73
3.2.4. Về kinh phí. ................................................................................ 74
3.2.5. Cơ sở vật chất. ............................................................................ 75
3.2.6. Tổ chức quản lý. ......................................................................... 75
3.2.7. Chia sẻ nguồn lực thông tin. ...................................................... 76
Kết luận .......................................................................................................... 77
Tài liệu tham khảo ........................................................................................ 78
Phụ lục ............................................................................................................ 80

5

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Những thành tựu của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại
trong công nghệ thông tin và truyền thông, cùng với sự bùng nổ thông tin, xu
hướng toàn cầu hóa, sự ra đời của nền kinh tế điện tử, sự có mặt của máy tính
cá nhân và Internet ở khắp mọi nơi,… đang làm thay đổi mọi lĩnh vực hoạt
động của con người trong đó có hoạt động thư viện thông tin [12, tr.19].
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang đến nhiều sự thay đổi cho
các cơ quan thông tin thư viện theo chiều hướng tích cực, góp phần hiện đại
hóa công tác thư viện. Công nghệ thông tin đã trợ giúp đắc lực cho cán bộ thư
viện trong việc tổ chức hoạt động thư viện cũng như đã mang lại sự thuận lợi
đối với người sử dụng. Vì vậy công nghệ thông tin đang được các cơ quan
thông tin thư viện từng bước ứng dụng trong hoạt động của mình. Hệ thống
thư viện trường đại học là nơi công nghệ thông tin sớm được quan tâm đưa
vào sử dụng.
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những trung tâm đào
tạo đội ngũ giáo viên cho cả nước, đặc biệt là khu vực Trung du miền núi phía
Bắc, là một bộ phận quan trọng trong hệ thống giáo dục của cả nước. Muốn
đối mới, phát triển nền giáo dục quốc dân, trước hết phải nâng cao chất lượng
giáo dục ở chính các trường sư phạm. Trong xu thế đó, Trường Đại học Sư
phạm Hà Nội 2 đã tiến hành đổi mới quy mô và chất lượng giáo dục. Đại hội
Đảng bộ Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 khoá VIII đã xác định: “Nhiệm
vụ đặt ra là phải xử lý đúng hướng mối quan hệ giữa cung và cầu, Nhà trường
và xã hội. Nhà trường cần thiết phải đối mới chương trình, phương pháp
giảng dạy và học tập, đào tạo đã ngành, đa cấp học đáp ứng nhu cầu xã hội,
tăng cường quản lý Nhà nước về công tác giáo dục đào tạo, tạo dựng cán bộ
có học vị khoa học cao, giảng viên tốt và đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, phát
triển toàn diện Nhà trường”.

6


Trên cơ sở đó, những năm gần đây Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
luôn luôn có những chính sách đổi mới trong công tác đào tạo, thực hiện đào
tạo đa ngành, đa hình thức. Theo kế hoạch phát triển dài hạn của Nhà Trường,
bắt đầu từ năm học 2010 – 2011, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến
hành bước chuyển từ đào tạo niên chế học phần sang hình thức đào tạo theo
tín chỉ - một sự đối mới cơ bản trong sự nghiệp phát triển của nhà Trường. Từ
đó đặt ra một yêu cầu cấp thiết đó là, cần phải tiến hành đổi mới toàn bộ công
tác đào tạo của nhà Trường, trong đó phải kể đến công tác thư viện. Thư viện
muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong tình hình mới, một trong
những mục tiêu đề ra là phải khai thác có hiệu quả những thành tựu của công
nghệ thông tin và ứng dụng vào trong hoạt động của thư viện.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện trường đại học Sư
phạm Hà Nội 2 được thực hiện từ năm 1999, với việc sử dụng phần mềm tư
liệu CDS/ISIST để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, quản lý và khai thác
các vốn tài liệu của mình. Tuy nhiên, do phần mềm tư liệu CDS/ISIST bộc lộ
nhiều hạn chế, cho nên năm 2006, phần mềm Libol 5.5 đã đưa vào thay thế
trong hoạt động của Thư viện. Nhờ đó, thư viện đã mang một diện mạo mới,
nhiều hoạt động của thư viện được tiến hành tin học hóa, phù hợp với xu thế
hiện nay, trong đó có công tác biên mục. Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác biên mục, Thư viện đã quản lý tốt hơn nguồn tài liệu của mình,
tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ biên mục, nâng cao năng suất lao
động cũng như nhanh chóng tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục để
phục vụ tốt nhu cầu tin của bạn đọc.
Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác biên mục cũng như việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục, em xin chọn đề tài “Tìm
hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện

trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

7


2. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.
Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục.
2.2. Phạm vi nghiên cứu.
- Về không gian: Giới hạn trong nội dung công tác biên mục tài liệu tại
thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2.
- Về thời gian: Nghiên cứu trong phạm vi thư viện trường ĐHSP Hà
Nội 2 từ năm 2006 đến nay.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.
3.1. Mục tiêu:
- Bước đầu tìm hiểu việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại
thư viện để thấy được những việc đã làm và những vấn đề còn tồn tại. Từ đó
có những nhận xét và đưa ra một số kiến nghị, góp phần nâng cao chất lượng
của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư viện trường ĐHSP
Hà Nội 2.
3.2. Nhiệm vụ.
- Tìm hiểu vai trò ứng dụng CNTT trong hoạt động Thư viện thông tin
nói chung và công tác biên mục nói riêng.
- Khảo sát hiện trạng ứng dụng phần mềm Libol 5.5 trong công tác biên
mục tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2.
- Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và tăng hiệu quả của việc
ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu.
4.1. Phương pháp luận.
Khóa luận nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng,

trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng
và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, và
công tác thư viện

8


4.2. Phương pháp cụ thể.
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ
thể sau:
- Phương pháp phân tích – tổng hợp tài liệu.
Dựa trên những tài liệu đề cập đến nghiệp vụ thư viện, công tác biên
mục cũng như ứng dụng CNTT trong công tác thư viện, em đã tham khảo,
phân tích – tổng hợp những lý thuyết cần thiết để phục vụ bài nghiên cứu.
- Phương pháp quan sát (Khảo sát thực tế)
Quan sát và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất trang thiết bị ứng dụng
CNTT trong công tác biên mục tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2.
- Phương pháp phỏng vấn trao đổi
Phỏng vấn, trao đổi với cán bộ thư viện về công tác biên mục cũng như
việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục.
- Phương pháp thống kê toán học
5. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài.
5.1. Ý nghĩa lý luận.
Khóa luận góp phần tìm hiểu, hoàn thiện những vấn đề lý luậnvề ứng
dụng CNTT trong công tác biên mục của thư viện, góp phần vào việc tự động
hóa công tác thư viện.
5.2. Ý nghĩa thực tiễn.
Trên cơ sở tìm hiểu hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác biên mục
tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2, từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư

viện trường ĐHSP Hà Nội 2.
6. Bố cục của khóa luận.
Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương:

9


Chương 1: Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác biên mục
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục
tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
Chương 3. Nhận xét và khuyến nghị.

10


CHƢƠNG 1
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 VỚI VIỆC ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
BIÊN MỤC
1.1

KHÁI QUÁT VỀ TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

Trường ĐHSPHN 2 được thành lập từ năm 1967, theo Quyết định số
128/CP ngày 14/8/1967 của Chính phủ. Lúc này, Trường ĐHSPHN 2 được
đặt ở Cầu Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, có nhiệm vụ đào tạo giáo viên khoa học tự
nhiên cho các trường trung học phổ thông. Với nhiệm vụ đó, trong các năm từ
năm 1967 đến năm 1975, trường gồm các khoa tự nhiên: Khoa Toán, Khoa

Vật Lý, Khoa Hóa, Khoa Sinh – Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật Công
nghiệp và Khoa cấp 2. Trường đã đào tạo được hàng ngàn giáo viên và cán bộ
giáo dục. Nhiều cán bộ đã được thực tập, đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài.
Trong điều kiện chiến tranh ác liệt, phải sơ tán, phong trào thi đua “ Hai tốt”
của trường vẫn không ngừng được đẩy mạnh. Đội ngũ cán bộ trưởng thành đã
có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển của các ngành khoa học cơ
bản và sự nghiệp giáo dục của nước nhà.
Ngày 30/4/1975 cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của dân tộc ta
giành thắng lợi, đất nước được hoàn toàn thống nhất, cả nước bước vào giai
đoạn hàn gắn vết thương sau chiến tranh và xây dựng chủ nghĩa xã hội.
Ngày 11/10/1975, Bộ trưởng Bộ Giáo dục ra Quyết định số 872/QĐ về
việc cải tạo xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và Trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường đều hoàn chỉnh, có các khoa đào tạo giáo
viên cấp 3 khoa học xã hội, các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học tự
nhiên và chuyển Trường ĐHSPHN 2 lên Xuân Hoà, Sóc Sơn, Hà Nội ( nay là
Phường Xuân Hòa, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc). Từ đó, trường bước vào
giai đoạn mới, xây dựng và phát triển toàn diện.

11


Hiện nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã phát triển mở rộng về
nhiệm vụ và quy mô đào tạo, trở thành trường đại học đào tạo đa ngành học,
đa cấp học. Từ 6 khoa ban đầu, đến nay trường đã có 11 khoa và 1 bộ môn
trực thuộc, 10 phòng ban, 9 đơn vị trực thuộc. Trong đó có:
- 12 ngành cử nhân sư phạm gồm: Toán, Vật lý, Hoá, Sinh, Kỹ thuật,
Ngữ Văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục công dân - Giáo
dục Quốc phòng, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nông nghiệp (ghép sư phạm
công nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục
quốc phòng.

- 11 ngành cử nhân khoa học gồm có Công nghệ thông tin, Toán học,
Vật lí, Hoá học, Sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Khoa
học thư viện, Tiếng Trung Quốc.
- 9 chuyên ngành thạc sỹ bao gồm: Toán Giải tích, Vật lí chất rắn, Lí
luận và Phương pháp dạy học Vật lí, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc
Tiểu học, Lí luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán, Khoa học máy tính.
- 2 chuyên ngành nghiên cứu sinh: Toán học giải tích; Giáo dục tiểu học
Nhà trường đang tập trung đào tạo sinh viên và học viên ở trình độ cử nhân
khoa học các ngành sư phạm và cử nhân khoa học các ngành khoa học cơ bản, kĩ
thuật, công nghệ; thạc sỹ các chuyên ngành khoa học cơ bản và quản lý giáo dục;
tiến sỹ.
Mục tiêu của nhà trường là trở thành cơ sở đào tạo giáo viên cho các
trường phổ thông đáp ứng yêu cầu phát triển giáo dục trong giai đoạn đẩy
mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập quốc tế, đồng thời đào tạo,
bồi dưỡng giảng viên cho các trường đại học, cao đẳng; là cơ sở đào tạo cử
nhân đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ cho việc phát triển kinh tế, văn hoá, xã
hội; là trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và khoa học
ứng dụng, là cầu nối chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn giáo dục, văn
hoá và kinh tế; sinh viên được tiếp thu tri thức khoa học tiến tiến, được rèn

12


luyện trong môi trường sư phạm và được chuẩn bị kĩ năng nghề nghiệp đạt
chuẩn quốc gia và khu vực, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển của xã hội.
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 phấn đấu đến năm 2020 trở thành
trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, là trung tâm nghiên cứu khoa học và
chuyển giao công nghệ năng động của cả nước.
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
SƢ PHẠM HÀ NỘI 2.

1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập ngay khi
trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập với mục đích là nơi làm
việc, nơi cung cấp tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu của cán bộ, giáo
viên và sinh viên trong toàn trường. Trải qua hơn 40 năm hoạt động, thư viện
không ngừng phát triển cùng sự đi lên của nhà trường. Trong tiến trình đổi
mới giáo dục, thư viện đã và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện,
sâu sắc theo hướng hiện đại hóa, nhằm kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới
của hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập trong điều kiện mới.
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ
- Chức năng:
Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, bảo quản và phổ
biến tài liệu, cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử
nhân khoa học và cử nhân sư phạm, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những
nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và nghiên cứu khoa học
của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường cùng các bạn đọc ngoài trường.
- Nhiệm vụ:
Thư viện Trường ĐHSPHN2 có các nhiệm vụ sau đây :

13


- Tổ chức bảo quản vốn tài liệu của thư viện để cung cấp được sách giáo
khoa giáo trình cho các sinh viên thuộc các hệ đào tạo của nhà trường cũng
như cung cấp tài liệu cho cán bộ trong trường.
- Phát triển trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các bộ thư viện; Ứng
dụng công nghệ thông tin đáp ứng vai trò của một thư viện trong giai đoạn mới.
- Hỗ trợ cho các thư viện trẻ, thư viện trong khu vực về tất cả các khâu
trong công tác nghiệp vụ thư viện.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện.

Cơ cấu tổ chức của một cơ quan thông tin – thư viện là hệ thống các
phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng. Cơ quan thông tin – thư
viện có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng của mình thông qua hoạt động
của các phòng ban. Vì vậy, tất yếu phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp
tổ chức một cách rõ ràng giữa các cán bộ và sự phối hợp hoạt động thống nhất
trong cơ quan.
Bộ máy tổ chức của Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 gồm:
02 Thạc sĩ, 15 cử nhân và 05 trung cấp, trong đó có 15 cán bộ được đào
chuyên ngành thư viện, 1 cán bộ ngoại ngữ, 2 cán bộ tin học và 4 cán bộ
thuộc các ngành khác, được chia thành các phòng, ban cụ thể như sau:
+ Ban chủ nhiệm: 1 Chủ nhiệm, 1 Phó Chủ nhiệm
+ Tổ nghiệp vụ – bổ sung
+ Tổ phòng đọc: Gồm các phòng
- Phòng Đọc tổng hợp (hơn 160 chỗ ngồi dành cho người dùng tin).
- Phòng Tra cứu (hoạt động theo phương thức kho mở).
- Phòng Báo, tạp chí (hoạt động theo phương thức kho mở).
- Phòng đọc đa phương tiện

14


+ Tổ phòng mượn, gồm:
- Phòng Mượn giáo trình
- Phòng mượn tài liệu tham khảo
Ban chủ nhiệm

Tổ nghiệp vụ
bổ sung

Phòng

nghiệp
vụ bổ
sung

Phòng
đọc
tổng
hợp

Tổ phòng đọc

Phòng
Báo –
Tạp chí

Phòng
tra cứu

Tổ phòng
mượn

Phòng
đa
phương
tiện

Phòng
mượn
giáo
trình

Phòng
mượn
tài liệu
tham
khảo

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thƣ viện Trƣờng Đại học
Sƣ phạm Hà Nội 2
1.2.4. Nguồn lực thông tin.
Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả
nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và
các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác
trong một hệ thống thông tin.
Nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên
giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố và tài liệu không công bố,... Ngoài ra,

15


nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu
của các cơ quan thông tin.
Trải quan hơn 40 năm xây dựng và phát triển cùng với sự phát triển của
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Thư viện đã xây dựng được một nguồn
lực thông tin đa dạng, kể cả tài liệu dạng văn bản truyền thống đến tài liệu
hiện đại.
* Nguồn thông tin truyền thống.
Thư viện có khối lượng tài liệu truyền thống với 132.588 bản (theo bảng
kiểm kê tài sản Thư viện tính đến 31 tháng 12 năm 2012) với số lượng các
loại tài liệu như thống kê theo bảng sau:

STT

Loại hình tài liệu

Số lƣợng

Số lƣợng

thƣ viện

đầu tài liệu

bản

01

Sách chuyên khảo

02

Luận án, luận văn, khóa 3535

21 014

Tỷ lệ %

102 874

77.6

3 535

2.7

luận
03

Ấn phẩm định kỳ

272

19.7

+ Sách chuyên khảo.
Gồm 21 014 đầu tương ứng với 102 874 bản chiếm 77.6% tài liệu
truyền thống. Gồm cả sách Việt văn và sách ngoại văn. Trong đó tập trung
chủ yếu các sách về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, các sách về lý luận
sư phạm và đổi mới phương pháp giảng dạy. Kho sách Việt văn còn có tài
liệu tham khảo, sách tra cứu từ điển, bách khoa thư, niêm giám, thống kê, sổ
tay, sách giáo trình… Đây là loại tài liệu tương đối lớn của Thư viện, cung
cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viên và cán bộ giảng dạy những kiến
thức có hệ thống về các chuyên ngành thuộc lĩnh vực giáo dục mà họ quan

16


tâm. Kho tài liệu ngoại văn chủ yếu là các tài liệu tiếng Anh, Nga, Pháp và
Trung Quốc.
+ Luận án, luận văn, khóa luận.

Gồm 3535 đầu tương ứng với 3535 bản, chiếm 2.7% kho tài liệu truyền
thống. Đây là nguồn tài liệu quan trọng và có giá trị cho sinh viên tham khảo
sử dụng trong các đề tài nghiên cứu của họ.
+ Báo, tạp chí.
Gồm 272 đầu chiếm 19.7% kho tài liệu truyền thống với các đầu tạp chí
tiếng Việt và tạp chí ngoại chủ yếu về các lĩnh vực như vật lý, toán học, văn
học, giáo dục, lịch sử, triết học, ngôn ngữ…
* Nguồn tài liệu hiện đại
Tài liệu hiện đại bao gồm tài liệu điện tử và các tài liệu đa phương tiện
tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Gồm các dạng:
- Các cơ sở dữ liệu thư viện xây dựng do hệ quản trị cơ sở dữ liệu Libol
quản lý . Do bước đầu ứng dụng phần mềm Libol nên số lượng tài liệu điện tử
tại Thư viện còn tương đối ít, cụ thể số liệu các loại cơ sở dữ liệu như sau:
Các loại cơ sở dữ liệu theo thống kê tháng 4 năm 2012:

STT

Cơ sở dữ liệu

Số lượng

Tỷ lệ (%)

(biểu ghi)
1

Sách

10.130

63.4

2

Luận văn, khóa luận

4.350

26.8

3

Bài trích tạp chí

1.339

8.1

4

Ấn phẩm định kỳ

272

1.7

- Các file toàn văn của các luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp do
các học viên, sinh viên nộp lưu chiểu cho Thư viện từ năm 2007 kèm theo bản

17

in, gồm 4350 bản, chủ yếu là khoá luận tốt nghiệp của sinh viên. Thư viện đã
đưa các tài liệu này vào cơ sở dữ liệu thư mục với tài liệu dạng bản in. Đối
với dạng điện tử thư viện vẫn chưa tổ chức thành cơ sở dữ liệu toàn văn.
- Đĩa CD-ROM, CD, băng cassette gồm 286 tài liệu thuộc nhiều lĩnh
vực khác nhau. Tuy nhiên những tài liệu này chưa được quản lý khai thác
hiệu quả do vẫn ở trong tình trạng đơn lẻ, chưa được quản lý thống nhất.
Phòng đọc đa phương tiện đã đi vào hoạt động nhưng chưa giúp bạn đọc khai
thác, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu đa phương tiện này.

Hình 1: Biểu đồ dạng tài liệu trong cơ sở dữ liệu

18


1.2.5. Người dùng tin và nhu cầu tin.
Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và
sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các
sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc
tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình.
Với đặc điểm là thư viện trường đại học, người dùng tin chủ yếu là sinh
viên và giảng viên trong trường. Ngoài ra thư viện còn phục vụ người dùng
tin ngoài trường có nhu cầu sử dụng các dịch vụ tại thư viện. Lượt bạn đọc
trung bình khoảng 143.864 lượt bạn đọc một năm ( số liệu thống kê của Thư
viện năm 2011). Hầu hết sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện như
mượn về nhà, đọc tại chỗ, tra cứu hệ thống thông tin truyền thống và hiện đại.
Nhóm bạn đọc là sinh viên trong trường chiếm số lượng thẻ dùng thư
viện cao nhất 6993/7383 tổng số thẻ. Nhu cầu tin của họ gắn với chương trình

học tập hàng năm. Nhu cầu của sinh viên những năm đầu chủ yếu là sách giáo
khoa, giáo trình và tài liệu tham khảo để bổ sung cho bài học trên lớp, nhằm
nâng cao kiến thức. Những năm cuối sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học,
làm khóa luận, thi tốt nghiệp nên nhu cầu về sử dụng tài liệu là đa dạng và
chuyên sâu hơn.
Số thẻ dùng thư viện của cán bộ giảng viên chiếm 400/7383 tổng số thẻ
đang sử dụng. Các cán bộ giảng viên có trình độ cao hơn so với trình độ của
sinh viên nên nhu cầu tin của họ cũng cao hơn, nhưng vẫn chủ yếu là tài liệu
chuyên ngành phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học cùng với những tạp
chí chuyên ngành ngoại văn.
Nhóm bạn đọc là học viên cao học chiến số thẻ dùng thư viện là
500/7383 thẻ bạn đọc. Nội dung tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các
tài liệu về các chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của

19


Nhà trường, bao gồm: toán giải tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn
học. Loại hình tài liệu mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều nhất là
các luận án, luận văn, các sách tiếng Anh và các tạp chí chuyên ngành
Ngoài ra Thư viện còn phục vụ số ít bạn đọc ngoài Thư viện với số thẻ
bạn đọc là 50 trên tổng số 7383 thẻ. Các bạn đọc ngoài Thư viện chủ yếu
thuộc các trường học trong khu vực như Trường Trung cập Xây dựng số 4
1.2.6. Sản phẩm và dịch vụ thông tin
Sản phẩm thông tin
Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Thư viện
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ
thông tin thư viện như sau:
- Cơ sở dữ liệu thư mục
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã biên xây dựng các cơ sở

dữ liệu thư mục bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách, bài trích báo tạp chí, luận văn,
ấn phẩm định kỳ. Nhờ phân hệ OPAC, một trong những phân hệ của phần
mềm Libol, người sử dụng có thể tra cứu tại liệu tại các máy tính đặt trong
thư viện, tiết kiệm thời gian, nâng cao khả năng tìm kiếm tiếp cận tài liệu của
người sử dụng.
- Tủ phiếu mục lục
Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục gồm mục lục chữ cái và mục
lục phân loại. Hệ thống mục lục này tồn tại song song với cơ sở dữ liệu thư
mục. Người sử dụng đến thư viện có thể tìm tài liệu theo cả 2 cách: sử dụng
mục lục trực tuyến hoặc mục lục truyền thống.
- Thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề
Hằng năm Thư viện thường biên soạn các thư mục chuyên đề nhân dịp
kỉ niệm những ngày lễ lớn, những sự kiện trọng đại như ngày sinh Bác Hồ,
ngày nhà giáo Việt Nam,… Thư mục thông báo sách mới thường xuyên được
giới thiệu đến bạn đọc những sách mới nhập vào của thư viện.

20


Dịch vụ thông tin
Dịch vụ Thông tin – Thư viện: Bao gồm những hoạt động nhằm thỏa
mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan
Thông tin – Thư viện Hiện tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có
một số dịch vụ Thông tin – Thư viện phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin
như sau:
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Thư viện có 5phòng đọc tại chỗ phục vụ bạn đọc tới thư viện đọc tài
liệu bao gồm: phòng đọc tổng hợp, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc luận
văn - luận án, phòng đọc tài liệu tra cứu, phòng đọc đa phương tiện.
- Mượn tài liệu về nhà

Mượn tài liệu về nhà là dịch vụ được các sinh viên thường xuyên sử
dụng. Thư viện có 01 phòng mượn dành cho việc mượn tài liệu giáo trình và
01 phòng mượn tài liệu tham khảo. Sinh viên được mượn tối đa trong 2 tuần.
Sau đó, họ có thể đến thư viện để gia hạn thêm. Tùy thuộc vào nhu cầu sử
dụng tài liệu của bạn đọc mà cán bộ thư viện quyết định có hay không cho
sinh viên gia hạn mượn.
- Sao chụp tài liệu
Dịch vụ sao chụp tài liệu được tiến hành đáp ứng yêu cầu của người sử
dụng muốn có bản sao của tài liệu.
- Tư vấn thông tin
Dịch vụ tư vấn thông tin trực tiếp cho người sử dụng tại mỗi phòng
phục vụ của thư viện. Thư viện chưa có bộ phận riêng làm nhiệm vụ tư vấn
thông cho người sử dụng
- Hội thảo, triễn lãm sách
Thư viện tổ chức các cuộc hội thảo, triễn lãm sách thường xuyên để
giới thiệu tài liệu của thư viện đến bạn đọc nhân các ngày kỷ niệm như: kỷ
niệm 40 năm thành lập trường (2007), kỷ niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí

21


Minh, ngày Hiến chương các Nhà giáo các năm, kỷ niệm 1000 năm Thăng
Long – Hà Nội,…
- Đào tạo người dùng tin
Hàng năm, vào đầu mỗi năm học, Thư viện tổ chức các buổi đào tạo
người dùng tin cho tất cả các sinh viên mới vào Trường. Như vậy là sinh viên
được đào tạo, hướng dẫn sử dụng thư viện ngay từ những năm đầu tiên. Tuy
nhiên, do việc đào tạo tiến hành tập trung trong một hội trường rộng cho các
sinh viên trong một buổi nên cũng ảnh hưởng đến khả năng nắm bắt thông tin
của sinh viên từ đó việc khai thác và sử dụng thư viện cũng có phần hạn chế.

1.3. Vấn đê ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại
Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2.
1.3.1. Khái niệm biên mục tài liệu.
Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên
mục tài liệu. Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là
chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ quá trình xử lý hình thức tài
liệu. Một quan điểm khác là quan điểm theo trường phái Anh – Mỹ, biên mục
bao gồm các thao tác Biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề, tức là cả
quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung, tạo lập tất cả các điểm truy nhập
đến tài liệu về cả mặt hình thức và nội dung. Quan điểm này được xem là phù
hợp và được sử dụng nhiêu hơn trên thế giới.
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ
các quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục
nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Việc
kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục
và phân tích chủ đề [10, tr.28].
Kiểm soát thư mục là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức thông tin/ tri thức
sao cho có thể tìm kiếm được các thông tin / tri thức ấy.

22


Như vậy công việc của các bộ thư mục tạo ra các điểm truy cập tới tài
liệu về cả đặc điểm hình thức và nội dung.
Biên mục bao gồm các công đoạn sau:
* Biên mục mô tả
Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng
và mô tả một tư liệu (ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách
nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý… của tư liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các
điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề (là công việc của một

công đoạn khác trong biên mục) [10, tr.28].
Có thể định nghĩa một cách khác mô tả thư mục là một bộ phận của quá
trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những
thông tin về tư liệu ấy trong một biểu ghi sao cho có thể nhận dạng lại được tư
liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tư liệu khác.
- Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc và người dùng tin có một khái
niệm về tư liệu và nhanh chóng , dễ dàng tìm được tư liệu ấy trong các hệ
thống tìm tin truyền thống và hiện đại (Mục lục, cơ sở dữ liệu…).
- Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục là: Nhan đề, những thông
tin trách nhiệm, lần xuất bản, phát hành, ấn loát hay sản xuất (đối với các tư
liệu không phải là ấn phẩm). Ngoài ra, những thông tin về công dụng và đối
tượng sử dụng của tư liệu , kích cỡ, số trang, minh hoạ, tư liệu kèm theo và
tùng thư, thiết bị dùng để đọc hay sử dụng tư liệu nói chung cũng có ích cho
người dùng tư liệu và được lựa chọn vào mô tả thư mục [10, tr.29].
* Phân loại.
Quá trình này có liên quan đến việc xác định các chỉ số có liên quan đến
nội dung của tài liệu.
Phân loại tư liệu phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tư liệu
theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình
này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại

23