kế toán thanh toán với người bán tại công ty tnhh âu trường thành

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA KẾ TOÁN – KIẾM TOÁN
------

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Đề tài:

“KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
TẠI CÔNG TY TNHH ÂU TRƯỜNG THÀNH”

Sinh viên

: Lê Thị Thu

Lớp

: KTDNI – K13

Chuyên ngành

: Kế toán doanh nghiệp

Khóa

: 2010 – 2014


HÀ NỘI, NĂM 2014

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài chuyên đề về đề tài “Kế toán thanh toán với người bán tại
Công ty TNHH Âu Trường Thành” là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi.
Các số liệu trong chuyên đề được sử dụng một cách trung thực theo nguồn số liệu
thực tế tại Công ty TNHH Âu Trường Thành. Kết quả nghiên cứu tại chuyên đề này
chưa từng được công bố tại bất kì công trình nào khác.
Hà Nội, Ngày 18 tháng 5 năm 2014
Sinh viên

Lê Thị Thu


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
BÁN................................................................................................4
1.1 KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ CHU TRÌNH
MUA HÀNG – THANH TOÁN.......................................................................4
1.1.1 Đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất.......................................................4
1.1.2 Mua hàng và ghi nhận hàng mua.............................................................4
1.2 KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN tại doanh nghiệp...........10
1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người bán.....................................10
1.2.2 Nguyên tắc kế toán...................................................................................10
1.2.3 Chứng từ sử dụng.....................................................................................11
1.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ..............................................................12
1.2.5 Sổ kế toán sử dụng:..................................................................................13
1.2.6 Tài khoản sử dụng....................................................................................13
1.2.7 Phương pháp hạch toán:...........................................................................15
1.2.8 Hình thức sổ kế toán.................................................................................17

KẾT LUẬN CHƯƠNG I.....................................................................................21
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ÂU TRƯỜNG THÀNH. 22
2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY......................................................22
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển, các ngành nghể, lĩnh vực hoạt động
chính của công ty....................................................................................22
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy công tác kế toán của công ty.........................26
(Nguồn: chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa).......................................32


2.2 Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
TNHH Âu Trường Thành................................................................................32
2.2.1 Thực trạng kế toán mua hàng tại Công ty TNHH Âu Trường Thành.....33
2.2.2 Chính sách và phương thức thanh toán với người bán của công ty........33
2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ......................................................................34
2.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán với người bán........35
2.2.5 Tổ chức hệ thống tài khoản......................................................................35
2.2.6 Quy trình thanh toán.................................................................................37
2.2.7 Quy trình ghi sổ........................................................................................38
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN
VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ÂU TRƯỜNG THÀNH............48
2.3.1 Những mặt tích cực..................................................................................48
2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại này.............................49
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN
THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ÂU
TRƯỜNG THÀNH........................................................................53
3.1 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH ÂU
TRƯỜNG THÀNH TRONG THỜI GIAN TỚI.............................................53

3.2 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH
TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ÂU TRƯỜNG THÀNH.
............................................................................................................................ 53
3.2.1 Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
TNHH Âu Trường Thành.......................................................................53
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán.........................................................54
3.2.3 Hoàn thiện chứng từ và sổ sách kế toán..................................................55
3.2.4 Hoàn thiện quy trình lập và luân chuyển chứng từ..................................56
3.2.5 Hoàn thiện kế toán chi tiết.......................................................................56
3.2.6 Hoàn thiện hoạt động thanh toán.............................................................57
3.2.7 Phát triển nguồn nhân lực và tăng cường ứng dụng công nghệ tin học..57


3.3 KIẾN NGHỊ.................................................................................................58
3.3.1 Kiến nghị với Chính phủ và Bộ Tài Chính cũng như các bộ ngành liên
quan.........................................................................................................58
3.3.2 Kiến nghị với Công ty TNHH Âu Trường Thành...................................59
KẾT LUẬN 60


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ
DANH MỤC SƠ ĐỒ


DANH MỤC BIỂU
BIỂU 2.1: GIAO DIỆN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BRAVO TẠI CÔNG TY....31
BIỂU 2.2: MẪU ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI CÔNG TY..........................................39
BIỂU 2.3: MẪU PHIẾU GIAO HÀNG NHẬN ĐƯỢC TỪ CÔNG TY ĐỈNH
VÀNG.............................................................................................39
BIỂU 2.4: MẪU HÓA ĐƠN GTGT CÔNG TY NHẬN ĐƯỢC TỪ CÔNG TY

ĐỈNH VÀNG..................................................................................40
BIỂU 2.5: MẪU PHIẾU NHẬP KHO TẠI CÔNG TY. ....................................41
BIỂU 2.6: MẪU PHIẾU CHI TẠI CÔNG TY....................................................43
BIỂU 2.7: MẪU PHIẾU ỦY NHIỆM CHI..........................................................44
BIỂU 2.8: MẪU GIẤY BÁO NỢ.........................................................................45
BIỂU 2.9: SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN – CÔNG TY TNHH
ĐỈNH VÀNG THÁNG 4...............................................................46
BIỂU 2.10: SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN – CÔNG TY TNHH
NĂM HAI NĂM THÁNG 4..........................................................47
BIỂU 2.11: MẪU PHIẾU CHI KẾT XUẤT TỪ PHẦN MỀM CỦA CÔNG TY
51
DANH MỤC BẢNG
BẢNG 2.1: TÓM TẮT TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ HOẠT
ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ 2011 ĐẾN 2013...25
BẢNG 2.2: DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP
NHỎ VÀ VỪA THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ.....32
BẢNG 2.3: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN ÁP
DỤNG TẠI CÔNG TY..................................................................34


DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT

Ý NGHĨA ĐẦY ĐỦ

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

BCTC

Báo cáo tài chính

TSCĐ

Tài sản cố định

GTGT

Giá trị gia tăng

SXKD

Sản xuất kinh doanh

DNSX

Doanh nghiệp sản xuất


1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Mỗi doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay thương mại cũng tồn tại
một chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) – chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến
một nội dung của quá trình SXKD. Đối với DNSX, chu trình kinh doanh bao gồm 5
chu trình: Chu trình doanh thu (Bán hàng – Thu tiền), Chu trình chi phí (Mua hàng
– Trả tiền), Chu trình sản xuất (NVL, nhân công tạo sản phẩm hoàn thành), Chu trình
nhân sự (Tuyển dụng – Trả lương) và chu trình tài chính (Nhận tiền – Chi tiền). Mỗi

chu trình đều có vai trò quan trọng trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp và có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì khâu mua hàng – thanh
toán có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua thì tài chính là một yếu tố quan trọng.
Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năng thanh toán cho người bán
hoặc đánh mất uy tín của mình với các nhà cung cấp. Vì thế cần thiết phải gắn liền
công tác kế toán mua hàng với phân tích tình hình thanh toán với các nhà cung cấp của
doanh nghiệp để hoạt động thu mua hàng hóa đạt hiệu quả cao hơn.
Thêm vào đó, với tình hình kinh tế hiện tại, khi mà doanh nghiệp gặp rất nhiều
khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhất là khó khăn trong tiếp cận các
nguồn vốn từ bên ngoài. Chính thực tế dẫn đến tình trạng mua – bán chịu và việc
chiếm dụng vốn lẫn nhau là điều tất yếu. Tuy nhiên, khả năng thanh toán và hoàn
trả các nguồn vốn chiếm dụng còn hạn chế đã tác động không nhỏ đến hiệu quả sản
xuất, sức cạnh tranh và lâu dài sẽ trở thành cản trở lớn với nền kinh tế Việt Nam.
Công nợ và khả năng thanh toán không chỉ phản ánh tiềm lực kinh tế mà còn
phản ánh rõ nét chất lượng vốn của doanh nghiệp. Trên thực tế đã có không ít những
doanh nghiệp kinh doanh tốt nhưng lại lao đao thậm chí là phá sản vì nợ, vì không có
khả năng thanh toán các khoản nợ. Chính thực tế đang đặt ra nhiệm vụ cho các doanh
nghiệp là làm thế nào nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và nâng cao khả năng thanh
toán hiện có, tránh tình trạng lãng phí vốn, giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh.


2
Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán thanh toán với người bán trong
công tác kế toán tại đơn vị, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán thanh toán với người
bán tại Công ty TNHH Âu Trường Thành” làm đề tài để hoàn thành chuyên đề tốt
nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu.
Góp phần hoàn thiện thêm những lý luận cơ bản về hạch toán kế toán thanh
toán với người bán tại các doanh nghiệp.

Phân tích thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Âu
Trường Thành, từ đó đánh giá những mặt tích cực cũng như những hạn chế còn tồn
tại và tìm ra nguyên nhân của những tồn tại đó.
Đưa ra những phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán
thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Âu Trường Thành .
3. Phương pháp nghiên cứu.
Sử dụng kết hợp nhiều phương pháp: phương pháp biện chứng, phương pháp
logic, phương pháp phân tích kết hợp với tổng hợp, đánh giá để chứng minh, phương
pháp thống kê nhằm so sánh, đánh giá, khái quát các sơ đồ, mô hình, bảng biểu.
Thu thập thông tin, số liệu tại phòng kế toán của công ty TNHH Âu Trường
Thành; căn cứ trên các tài liệu kế toán như sổ kể toán, chứng từ kế toán, … Tìm
hiểu tình hình thực tế của đơn vị bằng phương pháp phỏng vấn cán bộ nhân viên,
quan sát các quy trình, thủ tục.
Tham khảo báo, tạp chí và các thông tin cập nhật có liên quan đến đề tài.
4. Phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu là công tác kế toán tại Công ty TNHH Âu Trường Thành.
Phạm vi nghiên cứu: Do giới hạn về mặt thời gian cũng như nguồn tài liệu có
thể tiếp cận và thu thập nên chuyên đề này chỉ đi sâu vào nghiên cứu kế toán thanh
toán với người bán tại công ty TNHH Âu Trường Thành với các số liệu và nguồn
tài liệu trong tháng 4 năm 2014.
5. Kết cấu chuyên đề.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương:


3
Chương I: Cơ sở lý luận chung kế toán thanh toán với người bán trong
doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
TNHH Âu Trường Thành.
Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán

với người bán tại Công ty TNHH Âu Trường Thành.
Do kiến thức, thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên
chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ
bảo của thầy cô cũng như các anh chị trong phòng Kế toán của Công ty để đề tài
của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
1.1 KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ CHU TRÌNH MUA
HÀNG – THANH TOÁN.
1.1.1 Đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, quá trình SXKD bao gồm ba giai đoạn: cung
ứng, sản xuất và tiêu thụ. Với doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh bao
gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng. Như vậy, ở bất cứ loại hình doanh
nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó
quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Bên
cạnh đó, khả năng thanh toán các chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài
chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.
Chu trình chi phí có thể chia thành 2 khâu chính:
−

Mua hàng và ghi nhận hàng mua.

−

Ghi nhận nghĩa vụ nợ và thanh toán với nhà cung cấp.
Nghiệp vụ mua hàng sẽ hình thành nên nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp đối với

đối tượng bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Thời điểm doanh nghiệp ghi nhận
hàng mua cũng chính là thời điểm phát sinh nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp đối với
người bán.
1.1.2 Mua hàng và ghi nhận hàng mua.
Quá trình mua vào gồm các hoạt động như mua nguyên liệu, máy móc, thiết
bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng
– thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và
dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường bắt đầu bằng việc lập
một đơn đặt hàng của người có trách nhiệm tại bộ phận cần vật tư, hàng hóa hay
dịch vụ.
1.1.2.1 Các phương thức mua hàng và thời điểm ghi nhận hàng mua.
Trong nền kinh tế tự do, các doanh nghiệp có quyền tự chủ về kế hoạch của
đơn vị mình. Doanh nghiệp có thể mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau, từ các tổ


5
chức sản xuất kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước, các công ty
nước ngoài, các doanh nghiệp, cá nhân, … Chính nguồn cung cấp phong phú, sự
lựa chọn đa dạng đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong hoạt động
sản xuất, kinh doanh của mình.
Quá trình mua hàng chủ yếu gồm 2 cách thức mua: Mua hàng trong nước và
mua hàng nhập khẩu.

0

Mua hàng trong nước:
Phương thức mua hàng trực tiếp.
Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với người bán,

doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ trực mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị
bán để nhận hàng theo thỏa thuận hoặc đến mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất,
chế biến và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng về kho của doanh nghiệp.
Thời điểm thanh toán, phương thức thanh toán được thực hiện theo thỏa thuận
đã ghi trong hợp đồng kinh tế.
Thời điểm ghi nhận hàng mua là khi bên mua đã hoàn thành thủ tục chứng từ
giao nhận, chứng từ kho (trong trường hợp mua NVL, hàng hóa), doanh nghiệp đã
thanh toán hay chấp nhận thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
1

Phương thức mua hàng theo phương thức chuyển hàng.
Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt

hàng của bên mua, chuyển hàng và giao tại kho của bên mua hoặc tại địa điểm do
bên mua định trước. Bên mua sau khi nhận được hàng và các chứng từ do bên bán
cung cấp sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng kinh tế, nếu đạt yêu cầu thì
làm thủ tục nhập hàng.
Thời điểm ghi nhận hàng mua là thời điểm bên mua nhận được hàng hóa hoặc
hóa đơn của bên bán chuyển đến và chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán về số
hàng hoặc hóa đơn đó.


Mua hàng nhập khẩu.
Phạm vi hàng nhập khẩu bao gồm:

−

Hàng mua của nước ngoài trên cơ sở các hợp đồng nhập khẩu mà doanh

nghiệp XNK nước ta đã kí với đối tác nước ngoài.

6
−

Hàng hóa nước ngoài đưa vào tham gia hội chợ, triển lãm ở Việt Nam sau đó

được doanh nghiệp trong nước mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ.
−

Hàng mua từ các khu chế xuất thanh toán bằng ngoại tệ.
Các phương thức nhập khẩu:

−

Nhập khẩu trực tiếp: Đơn vị nhập khẩu trực tiếp đàm phán kí kết hợp đồng,

trực tiếp giao hàng và thanh toán tiền hàng với người bán nước ngoài.
−

Nhập khẩu ủy thác: Việc nhập khẩu sẽ được thông qua một đơn vị khác, làm

xuất hiện bên nhận ủy thác và bên ủy thác. Bên ủy thác là người sử dụng dịch vụ,
bên nhận ủy thác là người cung cấp dịch vụ và được hưởng hoa hồng dịch vụ theo
hợp đồng đã ký.
Thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là thời điểm đơn vị nhập khẩu được
chuyển quyền sở hữu về hàng nhập và đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận
thanh toán tiền hàng cho người bán. Tuy nhiên, thời điểm này còn phụ thuộc vào
điều kiện giao hàng và điều kiện vận chuyển.
1.1.2.2 Nợ phải trả và các phương thức thanh toán.



Nợ phải trả người bán:
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01: “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại

của doanh nghiệp, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà trong tương lại
doanh nghiệp sẽ phải thanh toán bằng các nguồn lực của mình. Nợ phải trả xác định
nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia
một cam kết phát sinh các nghĩa vụ pháp lý.
Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể thực hiện bằng nhiều cách, như:
−

Trả bằng tiền;

−

Trả bằng tài sản khác;

−

Cung cấp dịch vụ;

−

Thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác;

−

Chuyển đổi nghĩa vụ Nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu.

Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả
tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết


7
nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác. Nợ phải trả
được chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn:
−

Nợ phải trả ngắn hạn: là các khoản phải trả trong vòng một năm hoặc một

chu kỳ hoạt động kinh doanh bình thường (nếu doanh nghiệp cú chu kỳ kinh doanh
bình thường dài hơn một năm);
−

Nợ phải trả dài hạn: là các khoản phải trả trong thời gian nhiều hơn một năm

hoặc một chu kỳ hoạt động kinh doanh bình thường (nếu doanh nghiệp cú chu kỳ
kinh doanh bình thường dài hơn một năm);
Trong các khoản mục Nợ phải trả, Nợ phải trả nhà cung cấp chiếm tỷ trọng lớn.
Khoản phải trả nhà cung cấp (hay người bán là những món nợ chưa thanh toán
về hàng hóa và dịch vụ nhận được trong quá trình kinh doanh thông thường, Khoản
này bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị, điện nước, sửa
chữa và các loại sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được. Khoản mục nợ
phải trả người bán phản ánh khả năng chiếm dụng vốn cũng như bị chiếm dụng vốn
giữa các doanh nghiệp với nhau.
Nợ phải trả người bán là một khoản mục quan trọng trên BCTC do đơn vị sử
dụng nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu (vốn chiếm dụng của nhà cung cấp).
Nợ phải trả nhà cung cấp bao gồm các khoản phải trả về việc mua vật tư, hàng
hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thiết bị, dịch vụ điện, nước, điện thoại, sửa

chữa, … Các khoản này không bao gồm Nợ phải trả phải chịu lãi, khoản phải trả do
bị phạt, giấy nhận nợ, vay nợ, nợ trái phiếu, …


Thanh toán với người bán.
Thanh toán là sự chuyển giao tài sản giữa các bên (cá nhân, tổ chức) trong

những quan hệ kinh tế nhất định, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hàng
hóa, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.
Hoạt động SXKD của mỗi doanh nghiệp thường có mối quan hệ mật thiết với
hoạt động thanh toán, đặc biệt là thanh toán với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ.
Hoạt động thanh toán nói chung và thanh toán cho người bán nói riêng không
chỉ có vai trò quan trọng trong quá trình mua mà nó còn có vai trò quan trọng tác
động đến hoạt động của toàn doanh nghiệp, cụ thể là:


8
−

Thanh toán góp phần giải quyết mối quan hệ hàng hóa – tiền tệ tạo sự liên

tục của quá trình sản xuất và đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hóa.
−

Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp đúng hạn giúp doanh nghiệp tạo uy

tín trên thị trường và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình mua hàng ở những lần
sau, ổn định nguồn vật tư, hàng hóa mua vào.
−Hiện nay, nhằm tăng doanh số, người bán thường cho khách hàng của mình
mua chịu, người mua cũng quan tâm đến yếu tố này trước khi ra quyết định mua.

Đồng thời, người mua hàng mua chịu vật tư, hàng hóa, dịch vụ sẽ chủ động hơn
trong quá trình sử dụng và lưu động vốn của mình.
−

Hoạt động thanh toán hiện nay chủ yếu được thực hiện qua hệ thống ngân

hàng, nhờ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển của hệ thống ngân hàng, phát triển thị
trường tài chính, giảm chi phí lưu thông tiền mặt.


Phân loại các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Phân loại theo thời điểm thanh toán:

−

Trả trước: doanh nghiệp ghi thanh toán tiền hàng (ứng trước) trước khi ghi

nhận hàng mua là tài sản của đơn vị.
−

Trả ngay: doanh nghiệp sẽ thanh toán tiền hàng cùng lúc với việc ghi nhận

hàng mua là tài sản của doanh nghiệp.
−

Trả sau: doanh nghiệp sẽ thanh toán tiền hàng sau khi ghi nhận hàng mua là

tài sản của doanh nghiệp. Sau đó, theo thời gian đã thỏa thuận, kế tóa
Ngoài ra doanh nghiệp có thể kết hợp giữa các hình thức thanh toán trên với
nhau. Ví dụ doanh nghiệp có thể thanh toán ngay khi nhận hàng một phần tiền

hàng, sau một thời gian theo thỏa thuận thanh toán nốt phần còn lại, ….
Phân loại theo thời gian thanh toán:
−

Thanh toán thường xuyên;

−

Thanh toán định kỳ.
Phân loại theo cách thức thanh toán:


9
−

Thanh toán bằng tiền mặt: đơn giản, phù hợp với những nghiệp vụ phát sinh

với số tiền nhỏ, tính chất của nghiệp vụ đơn giản hoặc khi các bên không đủ điều
kiện tham gia thanh toán bằng hình thức khác.
+

Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ;

+

Thanh toán bằng thương phiếu, hối phiếu và các giấy tờ có giá;

+

Thanh toán bằng ngoại tệ;

+

Thanh toán bằng vàng, bạc, đá quý, kim quý, …

−

Thanh toán không dùng tiền mặt: phù hợp với những nghiệp vụ thanh toán

phát sinh với số tiền lớn, phức tạp, các bên tham gia thanh toán không ở cùng một
địa bàn, bao gồm các hình thức:
+

Thanh toán bằng chuyển khoản: hình thức phổ biến nhất trong giao dịch thanh
toán nội địa.

+

Thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi;

+

Thanh toán bằng Séc;

+

Thanh toán bù trừ;

+

Thanh toán bằng tín dụng chứng từ (L/C – hình thức phổ biến trong hoạt động
Xuất – Nhập khẩu hiện nay)

+

Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác.

1.1.2.3 Xác định nợ phải trả người bán.
Nguyên tắc kế toán áp dụng là nguyên tắc giá gốc.
Khoản phải trả người bán phát sinh trong giao dịch mua hàng được xác định:
(=) Giá mua hàng hóa, dịch vụ
(-) Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại
được hưởng
(+) Các khoản thuế, phí, chi phí khác do người bán trả hộ người mua
Không hạch toán tăng, giảm khoản phải trả người bán các khoản lãi, chi phí lãi mà
doanh nghiệp được hưởng (chiết khấu thanh toán) hay phải chịu (mua hàng trả góp).
•

Giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua:
Trong quá trình mua hàng doanh nghiệp có thể không hài lòng về chất lượng,

hình thái của vật tư, hàng hóa hoặc không đáp ứng được một số yêu cầu nhất định


10
đã thỏa thuận trong hợp đồng … Khi đó doanh nghiệp có thể trả lại hàng mua (trả
lại hàng hóa cho người bán để khấu trừ công nợ hoặc nhận lại tiền) hoặc được giảm
giá (doanh nghiệp mua giữ lại hàng đã mua nhưng người bán sẽ phải giảm trừ giá
bán) theo thỏa thuận của hai bên.
•

Chiết khấu thương mại:
Là khoản tiền mà doanh nghiệp mua được giảm trừ vào giá trị của hàng mua

khi mua với khối lượng lớn theo thỏa thận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp
đồng kinh tế hoặc các cam kết mua, bán hàng hóa.
•

Chiết khấu thanh toán: là khoản tiền mà bên mua được hưởng khi thanh toán

tiền hàng cho nhà cung cấp trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán đã
thỏa thuận.
1.2 KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI DOANH NGHIỆP.
1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người bán.


Ghi chép đầy đủ, kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp
của phần hành kế toán phải trả.



Thực hiện chế đội giám sát thanh toán công nợ và chấp hàng các kỷ luật thanh
toán, tài chính, tín dụng.



Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng các khoản phải trả theo
từng đối tượng và thời hạn thanh toán.



Tổng hợp và xử lý nhanh chóng thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến
hạn, quá hạn để quản lý tốt công nợ, cải thiện tình hình tài chính.

1.2.2 Nguyên tắc kế toán.
−

Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc

cho nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng
phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã
ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa
nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
−

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch

vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, séc hoặc tiền gửi ngân hàng).


11
−

Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng

vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá
thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
−

Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành

mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng.
−

Phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải

trả phát sinh, số đã trả, số còn phải trà; đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ
giao dịch mua bán thường xuyên. Kế toán công nợ phải thường xuyên tiến hành đối
chiếu các khoản phải trả với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn, đồng thời phát
hiện ra những sai sót để sửa chữa một cách kịp thời, mặt khác đó cũng là cách để
thiết lập được một bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh.
−

Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ, cần phải theo dõi cả về nguyên tệ

và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Kế toán phải tiến hành thực hiện đánh giá lại
số dư theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập BCTC.
−

Cuối kỳ kế toán, nên thực hiện phân loại các khoản nợ phải trả nhà cung cấp

theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng, đặc biệt các đối tượng nghi
ngờ có vấn đề, để có kế hoạch và biện pháp kịp thời.
−

Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của các tài khoản 331 để

lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên BCĐKT và tuyệt đối không được bù trừ số dư

giữa hai bên Nợ - Có với nhau. (Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp trên
tài khoản tổng hợp mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng CĐKT
cuối kỳ)
1.2.3 Chứng từ sử dụng.
−

Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ của ngân hàng,

biên lai thu tiền, …
−

Các chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và là

căn cứ để ghi sổ kế toán: HĐ mua hàng (HĐ GTGT hay hóa đơn thông thường);


12
chứng từ vận chuyển và cung cấp dịch vụ; phiếu nhập kho; phiếu kiểm tra chất
lượng hàng hóa nhập kho; …
−

Các hợp đồng mua bán, thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, các đơn hàng, các biên

bản thanh lý hợp đồng mua, bán, vận chuyển, hợp đồng đi thuê;
−

Nhật ký mua hàng, báo cáo mua hảng; Phiếu báo giá, giấy giao nhận hàng,

biên bản và báo cáo giao nhận hàng;
−

Các hồ sơ, tài liệu khác: Kế hoạch mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh

tế, chính sách mua hàng , …
−

Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như: thẻ kho, nhật ký của bảo

vệ, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản, ….
1.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ.
Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng
Kế

Kế

Thủ

Nhân

Kế

toán

toán

quỹ

viên

toán

quỹ

trưởng

thanh
Lưu

toán

Nhu

trữ,

cầu

bảo

thanh

quản

toán

chứng
Lập

Duyệt

Chi

Nhận

chứng

chi

quỹ

tiền

từ quỹ

và
thanh
toán

Ghi sổ

từ


13
Sơ đồ 1.2: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán

Nhu

Bộ

Bộ

Cán

Trưởng

Thủ

Kế

phận

phận

bộ

bộ phận

kho

toán

kế

cung

thu

cung

hoạch

ứng

mua

ứng

Lưu trữ,
bảo
quản
chứng
từ

cầu
vật
liệu,
hàng
hóa

Đơn

Đơn

Lập

đề

đặt

chứng

nghị

hàng

từ kho

mua

Ký

Nhập

Ghi

duyệt

kho và

sổ và

ghi vào

hạch

thẻ kho

toán

hàng

1.2.5 Sổ kế toán sử dụng:
0Các sổ hạch toán nghiệp vụ chủ yếu: Sổ (thẻ) kho, Sổ nhật ký mua hàng, …
1Các sổ hạch toán kế toán chủ yếu gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi
tiết của các tài khoản liên quan đến kế toán mua hàng và thanh toán với nhà cung
cấp: TK 331, 152, 153, 155, 156, 111, 112, …. các biên bản đối chiếu định kỳ về số
liệu giữa doanh nghiệp và người bán, giữa doanh nghiệp với ngân hàng; …
1.2.6 Tài khoản sử dụng.
Tài khoản phản ánh nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp cũng như tình hình thanh
toán với người bán: TK 331 – Nợ phải trả người bán. Tài khoản này dùng để phản
ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán
vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản
này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho
người nhận thầu xây lắp. Khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu hạch
toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả để theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán
cho từng đối tượng.


14

Phát sinh nợ:
−

TK 331 – Nợ phải trả người bán
Phát sinh có:

Số tiền đã trả cho người bán vật

−

Số tiền phải trả cho người bán

tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ,

vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch

người nhận thầu xây lắp;

vụ và người nhận thầu xây lắp;

−

−

Số tiền ứng trước cho người

Điều chỉnh số chênh lệch giữa

bán, người cung cấp, người nhận thầu

giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số

xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư,

vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi

hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản

có hóa đơn hoặc thông báo giá chính

phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;

thức.

−

Số tiền người bán chấp thuận

giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã
giảm theo hợp đồng;
−

Chiết khấu thương mại được

người bán chấp thuận cho người bán
giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho
người bán.
SDN: Số tiền đã ứng trước cho người

SDC: Số tiền còn phải trả người bán,

bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số

người cung cấp, người nhận thầu xây

phải trả cho người bán theo chi tiết của

lắp.

từng đối tượng cụ thể.
Đây là tài khoản lưỡng tính, có thể có số dư ở cả hai bên Nợ và Có. Khi lập

bảng CĐKT, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để
ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Ngoài ra, trong quá trình mua vật tư, hàng hóa cũng như hạch toán các nghiệp
vụ thanh toán với người bán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như:
TK 111 – Tiền mặt
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng;
TK 133– Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ;


15
TK 611 – Mua hàng (Phương pháp kiểm kê định kỳ)
TK 152, 153, 156, … (Phương pháp kê khai thường xuyên);
Và một số tài khoản khác.
1.2.7 Phương pháp hạch toán:
1.2.7.1 Kế toán chi tiết.
Nghiệp vụ thanh toán với người bán được kế toán thực hiện hạch toán chi tiết
như sau: Kế toán mở sổ chi tiết TK331, sổ này theo dõi chi tiết cho từng nhà cung
cấp, từng lần nợ, từng lần thanh toán và số còn phải trả. Mỗi người bán thường
xuyên được theo dõi trên cùng một sổ. Mẫu sổ này do Bộ Tài chính ban hành và
hướng dẫn cách thức ghi chép. Trong trường hợ với người bán là người nước ngoài
thì được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán bằng ngoại tệ để tiện cho
kế toán trong việ theo dõi các khoản thanh toán bằng VNĐ và ngoại tệ.
Hàng ngày, kế toán ghi chép vào sổ chi tiết TK331 dựa vào các chứng từ và
tài khoản liên quan. Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết với người bán dựa
trên cơ sở hệ thống sổ chi tiết TK 331. Bảng này sẽ chi tiết riêng từng người bán để
doanh nghiệp tiện theo dõi.
1.2.7.2 Kế toán tổng hợp
Cách hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán qua tài khoản 331
được thể hiện ở sơ đồ sau đây:

16
Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán
111, 112,141
311, ….

152, 153,
156, 611, …

331 – Phải trả cho người
(1)

bán

(2a)

515
(3)

152, 153, 156,
211,611, …

133

131

133
(2b)
(5b)

(4a)

(4b)

211, 217

(5a)

(6a)

241

133
(7)

413

(6b)

(9b)
(8)

(9a)

(10)

142, 154,
241, 642, …

241

(1)

Ứng trước tiền hàng cho người bán, thanh toán các khoản phải trả

(2a)

Mua vật tư, hàng hóa nhập kho

(2b)

Thuế GTGT (Nếu có)

(3)

Chiết khấu thanh toán

(4a)

Giảm giá, hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại

(4b)

Thuế GTGT (Nếu có)

(5a)

Mua TSCĐ, Bất động sản đầu tư

(5b)

Thuế GTGT (Nếu có)