Bài giảng quản trị dự án lập kế hoạch dự án

Đại học Khoa học Huế
Khoa Môi Trường

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

(Bài 3: Lập kế hoạch Dự án)

Giảng viên: Ths. Hoàng Thanh Hùng


NỘI DUNG
1.

Khái niệm, định nghĩa về lập kế hoạch

2.

Phân loại kế hoạch

3.

Các công cụ lập kế hoạch

4.

Các khái niệm, thuật ngữ dùng trong giám sát và đánh giá

5.

Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe)

6.

Lập kế hoạch ngân sách Dự án


1. Khái niệm lập kế hoạch

-Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự
án
-Lập KH là một hoạt động quan trọng của
quản lý dự án
-Lập KH là chiếc cầu nối từ vị trí hiê ên nay của ta đến vị trí ta
muốn tới
-Lập KH lá quá trình cụ thể hóa hành động để đạt được ý định,
mục tiêu đã đề ra


Định nghĩa
1.

Lập KH là quá trình quyết định trước xem phải làm gì, làm
như thế nào, khi nào làm và ai làm

2.

Lập KH là tiến trình đề ra những mục tiêu và hoạt động cụ
thể để đạt được những mục tiêu đó thông qua sự phân
công, sắp xếp và phân bổ các nguồn lực một cách hiệu quả
trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định

Các bước lập kế hoạch
1.

Xác định mục tiêu dự án cần đạt được

2.

Đề ra các hoạt động dự án để đạt được các mục tiêu đề ra

3.

Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết để đạt được mục
tiêu

4.

Vạch ra các bước thực hiện các hoạt động và xác định
nguồn lực, thời gian, địa điểm, đối tượng thụ hưởng/ảnh
hưởng, đối tác, người chịu trách nhiệm


Một số lưu ý trong quá trình lập kế hoạch
-Dự toán nguồn lực và thời gian không chính xác (thừa hoặc
thiếu) sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý
dự án
-Cần huy động sự tham gia của tất cả những người liên quan
vào quá trình lập kế hoạch
-Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống quản lý dự án
như hành chính, nhân sự, tài chính và kỹ thuật.

-Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình quản lý dự án dễ
dàng hơn.


Mục đích của Lập kế hoạch










Tâ êp trung sự chú ý vào mục tiêu
Ứng phó với sự bất định và thay đổi
Tạo khả năng tác nghiê êp chuyên nghiê êp và hiê êu
quả kinh tế
Giúp kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề và
quản lý, ứng phó hiệu quả với các rủi ro có thể
xảy ra
Tạo thuâ ên lợi dễ dàng cho công tác kiểm tra,
giám sát và đánh giá
Tăng cường hiệu quả thông tin trao đổi giữa các
bên liên quan


2. Phân loại kế hoạch
1.

Phân theo thời gian
-Kế hoạch toàn thời gian dự án (hai năm, ba năm, bốn năm..vv)
-Kế hoạch hàng năm (annual plan)
-Kế hoạch quý, tháng, tuần (quarterly, monthly, weekly plan)

2.

Phân theo cấp độ chuyên môn
-Kế hoạch chiến lược (strategic plan)
-Kế hoạch hành động (action plan )
-Kế hoạch tác nghiệp (operational plan)

3.

Phân theo nội dung
- Kế hoạch thời gian thực hiện (timelines/work plan)
- Kế hoạch tài chính (financial plan)
- Kế hoạch giám sát và đánh giá (monitoring & evaluation plan) hay
M&E plan
- Kế hoạch tuyển dụng, quản lý và phát triển nhân sự
(plan for recruitment, management and development of human
resources)


3. Các công cụ lập kế hoạch (planning tools)

1.
2.
3.

Work Breakdown Structure
P.E.R.T Network
Gantt Chart


1. Work Breakdown Structure (Cơ cấu phân chia công việc)
Dự án
Hợp phần 1
Hoạt động 1.1

Hợp phần 2

Hoạt động 1. 2

Hợp phần 3

Hoạt động 3.1

Hoạt động 3.2

Hoạt dộng 1.1.1

Hoạt động 1.2.1

Hoạt động 3.2.1

Hoạt động 1.1.2

Hoạt động 1.2.2

Hoạt động 3.2.2

Hoạt động 1.1.3

Hoạt động 1.2.3

Hoạt động 3.2.3

Hoạt động 1.1.4


2. Mạng lưới P.E.R.T
P.E.R.T Network
Hoạt động nhỏ
1.1

Nhiệm vụ

Hoạt động chính/

Hoạt động
2

Hoạt động
1

Hoạt động nhỏ

Hoạt động nhỏ

Hoạt động nhỏ

HĐ nhỏ

Hoạt động nhỏ

Hoạt động
3


3. Biểu đồ Gantt
(Henry Laurence Gantt, 1917)

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN 2006-2007
2006

Các hoạt động dự án

Q1
1. Hoạt động 1
2. Hoạt động 2
3. Hoạt động 3
4. Hoạt động 4
5. Hoạt động 5
6. Hoạt động 6

Q2

Q3

2007

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4


4. Khái niệm, thuật ngữ sử dụng






Mục đích (Purpose): Là ước muốn, là đô êng cơ lâu dài, là hy
vọng muốn đạt tới. Đối với tổ chức, mục đích quyết định lý
do ra đời và tồn tại của nó
Mục đích có thể chỉ là ở dạng định tính chưa đo đếm, định
lượng được.
Tuy mới ở dạng định tính nhưng mục đích cũng phải được
nêu lên mô êt cách rõ ràng để làm kim chỉ nam cho các hoạt
đô êng quản lý

Các loại mục tiêu trong dự án


Mục tiêu tổng quát (Goal)



Mục tiêu chiến lược (Strategic objective)



Mục tiêu trung gian (Intermediate objective)



Mục tiêu cụ thể (Specific objective)


Mục tiêu tổng quát (Goal)






Mục tiêu tổng quát nêu lên các kết quả mong muốn cao nhất
đối với vấn đề mà chương trình/dự án nỗ lực ngăn chặn, xoá
bỏ hoặc cải thiện.
Mục tiêu tổng quát không phải đo lường hay đạt được sau

khi thực hiện chương trình dự án.
Mục tiêu tổng quát chỉ đưa ra định hướng cho chương
trình/dự án mà thôi. Nói chung mục tiêu tổng thể thể hiện
mục đích mà dự án mong muốn thực hiện.


Mục tiêu (Objective)

Mục tiêu thường là những chỉ tiêu đo đếm được: thu nhâ êp quốc
dân theo đầu người, doanh số.. Thường là những mốc cụ thể,
linh đô êng phát triển từng bước để đạt được mục đích cơ bản,
lâu dài.


Mục tiêu (Objective)
Mục tiêu (Objective): Tác động hoặc thay đổi mà dự án định
đạt được một cách cụ thể. Có hai loại mục tiêu cụ thể: Mục
tiêu kết quả và mục tiêu tiến độ
1. Mục tiêu kết quả (Outcome objective): Mục tiêu kết quả nêu rõ
tác động cụ thể mà chương/dự án mong muốn có thông qua
các hoạt động can thiệp
Mục tiêu kết quả có 2 cấp độ:
-Mục tiêu chiến lược (strategic objective) hay còn gọi là mục
tiêu kết quả cuối cùng (Final outcome objective)
-Mục tiêu kết quả trung gian (intermediate outcome objective)
2. Mục tiêu tiến độ (Process objective): Mục tiêu tiến độ nêu rõ
phương tiện/biện pháp/cách thức cần thiết để đạt được kết
quả mong muốn của chương trình/dự án.


Phân loại mục tiêu
1.Theo nô êi dung
-Mục tiêu kinh tế
-Mục tiêu xã hô êi
-Mục tiêu chính trị
-Mục tiêu tư tưởng
-Mục tiêu khoa học kỹ thuâ êt
2. Theo cấp quản lý
-Mục tiêu quốc gia, địa phương
-Mục tiêu quản lý cấp cao, cấp giữa, cấp cơ sở
3. Theo thời gian
-Dài hạn
-Trung hạn
-Ngắn hạn


Các nguyên tắc cơ bản xác định mục tiêu


Có mục tiêu rõ ràng



Có khung thời gian



Xác định đối tượng đích của sự thay đổi/cải thiện



Có kết quả/sản phẩm sẽ đạt được


Nguyên tắc xác định mục tiêu SMART


Specific- Cụ thể, rõ ràng



Measurable-Đo lường được



Attainable-Có thể đạt được



Reliable-Xác thực, đáng tin câ êy (cho cùng kết quả qua nhiều
lần đo lường và nhiều người đo lượng)



Timely (Time bound) Khung thời gian phù hợp


Mục tiêu tổng
quát

Tăng cường cứu
sống bà mẹ và trẻ sơ
sinh
Mục tiêu chiến
lược
Cải thiện thực
hành & sử dụng
dịch vụ bảo vệ
chăm sóc SK BM
và TSS
Mục tiêu trung
gian
Tăng cường cải
thiện chất lượng
dịch vụ CSBM và
TSS

Hoạt động 1

Hoạt động 2

Mục tiêu trung
gian
Nâng cao nhận
thức hiểu biết của
cộng đồng về
thực hành đúng
CSBM và TSS

Hoạt động 1

Hoạt động 2


Một số thuật ngữ trong GSĐG Dự án









Kết quả mong đợi (Expected results)
Chỉ số (Index): một thước đo để đánh giá việc thực
hiện mục tiêu
Chỉ báo (indication): phạm vi/lĩnh vực của chỉ
số/chi tiêu
Chỉ tiêu (indicator): là định lượng cụ thể của một
chỉ số, là tiêu chuẩn cần phấn đấu để đạt được
Đầu vào (Inputs): các nguồn lực để thực hiện hoạt
động
Hoạt đô êng (Activities): hành động để đạt được mục
tiêu
Đầu ra (Outputs): kết quả, sản phẩm của dự án










Kết quả (Outcomes): những thay đổi tích cực nhờ
vào các can thiệp của dự án. Cần phải có một
thời gian nhất định để đo lường. Thường có thể
đo lường vào cuối dự án
Tác động (Impacts): những thay đổi tích cực có
tính lâu dài do dự án mang lại
Giả định (Assumptions): tình huống có thể xảy ra
ảnh hưởng đến kết quả dự án
Điều kiê ên tiên quyết (Prerequisite/Preconditions):


Chỉ tiêu (Indicator)
Những chỉ tiêu có thể xác minh một cách khách quan là các tiêu chuẩn
cần phải phấn đấu đạt tới nhằm đạt được mục tiêu
Các chỉ tiêu này cho ta thấy mục tiêu tổng thể, mục tiêu cụ thể và các
kết quả, đầu ra của dự án có đạt được không về các phương diện
 Đối tượng đích:
Đối tượng nào? Cái gì?
 Số lượng:
Bao nhiêu?
 Chất lượng:
Như thế nào?
 Thời gian:
Đến bao giờ? Chừng nào?

 Địa điểm/vùng:
Ở đâu?
Các chỉ tiêu cần tập trung vào các quan điểm trọng tâm của mục tiêu
cần đạt tới
Chúng cung cấp cơ sở cho việc theo dõi, giám sát quản lý và đánh giá
dự án.


Ví dụ












Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực
Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu
VD: Mức thu nhập lương thực
Bước 2: Xác định số lượng:
Từ 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg
Bước 3: Xác định chất lượng
Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng
Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian
Đến cuối năm 2008

Bước 5: Chọn vị trí
Trong toàn vùng dự án

Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương
thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg
mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa
phương.