hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần thủy sản minh phú – hậu giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN NGỌC HUỲNH TRANG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ –
HẬU GIANG

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340302

Tháng 12 - 2014


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN NGỌC HUỲNH TRANG
MSSV: 4115455

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH
PHÚ – HẬU GIANG

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TRẦN KHÁNH DUNG

Tháng 12 - 2014


LỜI CẢM TẠ
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh
doanh trường Đại học Cần Thơ đã tận tình giảng dạy chúng em trong suốt thời
gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Khánh Dung, giáo viên trực tiếp
hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.
Ngoài ra em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của các nhân
viên trong công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang trong thời gian
thực tập tại đơn vị. Sự chia sẻ kinh nghiệm thực tế đã giúp em hệ thống và
nắm vững kiến thức đã học cũng như học tập được kiến thức thực tế.
Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế cà thiếu kinh nghiệm
thực tiễn nên nội dung đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong
nhận được sự góp ý chỉ bảo thêm của quý thầy cô để đề tài này được hoàn
thiện hơn.
Cuối cùng xin chúc sức khỏe đến các thầy cô trong khóa Kinh tế - Quản
trị kinh doanh trường Đại học Cần Thơ.

Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2014
Người thực hiện

Nguyễn Ngọc Huỳnh Trang

i

TRANG CAM KẾT
Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ
luận văn cùng cấp nào khác.

Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2014
Người thực hiện

Nguyễn Ngọc Huỳnh Trang

ii


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2014
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)

iii


MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG 1 ....................................................................................................... 1
GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 1
1.1 LÝ DO NGHIÊN CỨU ............................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2

1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 2
1.2.2 Mục tiêu chi tiết ........................................................................................ 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2
1.3.1 Không gian ................................................................................................ 2
1.3.2 Thời gian ................................................................................................... 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................... 2
CHƯƠNG 2 ....................................................................................................... 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................... 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3
2.1.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ .................................................. 3
2.1.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ .................................................. 4
2.1.3 kiểm toán nội bộ ....................................................................................... 9
2.1.3 Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ ................................................... 9
2.1.4 các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty ........ 10
2.1.5 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ...................................... 11
2.1.6 mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền ........ 14
2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 16
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu.................................................................. 16
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu ................................................................ 16
CHƯƠNG 3 ..................................................................................................... 18
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH
PHÚ – HẬU GIANG ....................................................................................... 18
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH .......................................................................... 18
3.2 NGHÀNH NGHỀ KINH DOANH HOẶC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ . 18
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 19
3.3.1 Sơ đồ tổ chức .......................................................................................... 19
3.3.2 thuyết minh sơ đồ bộ máy tổ chức công ty ............................................. 19
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 22
iv

3.4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán ............................................................................. 22
3.4.2 Thuyết minh sơ đồ bộ máy kế toán ......................................................... 22
3.4.4 chế độ kế toán và hình thức kế toán ....................................................... 24
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 24
3.5.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011-2013 ....... 24
3.5.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng 6 tháng đầu năm 2013 và
6 tháng đầu năm 2014 ...................................................................................... 26
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘN ........ 27
3.6.1 Những thuận lợi ...................................................................................... 27
3.6.2 Những khó khăn...................................................................................... 28
3.6.3 Phương hướng hoạt động ........................................................................ 29
CHƯƠNG 4 ..................................................................................................... 31
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ –
HẬU GIANG ................................................................................................... 31
4.1 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TYCỔ
PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .......................................... 31
4.1.1 Môi trường kiểm soát.............................................................................. 31
4.1.2 Đánh giá rủi ro ........................................................................................ 35
4.1.3 Hoạt động kiểm soát ............................................................................... 35
4.1.4 Thông tin và truyền thông....................................................................... 36
4.1.5 Giám sát .................................................................................................. 38
4.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ –
HẬU GIANG ................................................................................................... 38
4.2.1 Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền
của công ty ....................................................................................................... 38
4.2.2 Quá trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ...................... 42
4.2 PHẦN MỀM KẾ TOÁN ........................................................................... 47

4.2.1 Giới thiệu chung phần mềm kế toán Fast trong chu trình bán hàng – thu
tiền.................................................................................................................... 47
4.2.2 Xử lý nghiệp vụ trong chu trình bán hàng - thu tiền ............................. 49
4.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .......................................... 52
v


4.3.1 Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị ........................ 52
4.3.2 Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại đơn vị .................................................................................................. 54
CHƯƠNG 5 ..................................................................................................... 55
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY
SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .................................................................. 55
5.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN .................................. 55
5.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 55
5.1.2 Hạn chế ................................................................................................... 56
5.3 NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẨN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ................. 56
5.3.1 Môi trường kiểm soát.............................................................................. 56
5.3.2 Hệ thống thông tin kế toán ...................................................................... 57
5.3.2 Nhược điểm ............................................................................................ 58
5.4 NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THỦY SẢN MINH
PHÚ – HẬU GIANG ....................................................................................... 59
5.4.1 Ưu điểm .................................................................................................. 59
5.4.2 Khuyết điểm ............................................................................................ 59
5.5 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .. 60

5.5.1 Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ ....................................................... 60
5.5.2 Hoàn thiện chính sách nhân sự ............................................................... 61
5.6 MỘT SỐ SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN
THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ...................................................... 62
5.6.1 Thực hiện phân công phân nhiệm ........................................................... 62
5.6.2 Một số thủ tục kiểm soát cần thiết áp dụng trong chu trình bán hàng –
thu tiền ............................................................................................................. 62
CHƯƠNG 6 ..................................................................................................... 65
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ......................................................................... 65
6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 65
6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 65
6.2.1 Đối với công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang .................... 65
vi


6.2.2 Đối với Nhà nước ................................................................................... 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 68
PHỤ LỤC ........................................................................................................ 69

vii


DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 20112013..................................................................................................................24
Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 201 và
6 tháng đầu năm 2014…................................................................................ 26
Bảng 4.1 Cơ cấu nhân sự công ty qua các năm............................................... 32

viii

DANH MỤC HÌNH
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty..........................................................19
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán ......................................................................22
Hình 3.2 Chiến lược tăng trưởng…………………………………………….30
Hình 4.1 Trình độ nguồn nhân lực công ty .....................................................32
Hình 4.2 Trình tự ghi sổ kế toán......................................................................37
Hình 4.3 Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải
thu.....................................................................................................................48

ix


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
GVHB
LN
BCTC
GTGT

:
:
:
:

Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận
Báo cáo tài chính
Giá trị gia tăng

x


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO NGHIÊN CỨU
Trong bối cảnh toàn cầu hóa nền kinh tế đã và đang diễn ra sâu rộng trên
toàn thế giới, mức độ canh tranh hàng hóa, dịch vụ diễn ra ngày càng khốc liệc
hơn. Vấn đề hội nhập trở thành xu thế tất yếu và kinh tế thế giới đã ảnh hưởng,
tác động mạnh mẽ tới nền kinh tế mỗi quốc gia. Xu hướng phát triển và hội
nhập của nước ta hiện nay đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước
lớn mạnh, song nó cũng tồn tại nhiều thách thức, buộc các doanh nghiệp phải
luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Để có thể đứng
vững và phát triển trong môi trường đầy rủi ro đó, các doanh nghiệp không
những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn phải
tăng cường kiểm tra, kiểm soát, hoàn thiện năng lực quản lý để hạn chế những
sai sót, gian lận, rủi ro có thể xảy ra và đề ra phương hướng mục tiêu để nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đóng vai trò hết sức quan trọng trong các tổ
chức sản xuất kinh doanh, kiểm soát nội bộ là bộ phận giúp các nhà quản trị
quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực tối ưu của doanh nghiệp như:
con người, tài sản, vốn,…góp phần hạn chế rủi ro đồng thời giúp doanh
nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở
rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
chính là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy định rõ ràng, cụ thể
nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát
nội bộ hữu hiệu trở thành vấn đề cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ được thực hiện ở nhiều khâu khác nhau, trong đó chu trình
bán hàng – thu tiền là một khâu quan trọng. Bởi nó là hoạt động quan trọng
quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, là quá trình tạo ra doanh thu, thu

nhập, lợi nhuận. Bên cạnh đó, họat động này thường xuyên diễn ra nên tiềm ẩn
nhiều rủi ro lớn và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc xây dựng một hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình doanh thu có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai phạm, cung cấp thông tin kịp thời, chính
xác, trung thực, khuyến khích hiệu quả hoạt động, bảo về quyền lợi cho nhà
đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ nhằm giúp các nhà quản trị
đạt được mục tiêu phương hướng đã đề ra.

1


Nhận thấy tầm quan trọng tôi đã chọn đề tài nghiên cứu : “ Hoàn thiện
hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ
phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang”

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Mục tiêu của đề tài này là đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu
Giang. Từ đó, đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với chu trình bán hàng – thu tiền.
1.2.2 Mục tiêu chi tiết

- Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm
2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống
kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
- Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với chu
trình bán hàng – thu tiền từ đó đưa ra ưu điểm, nhược điểm của hệ thống kiểm
soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền.
- Đưa ra một số giải pháp giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hơn hệ

thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền .

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian
Đề tài này được thực hiện tại công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu
Giang.
1.3.2 Thời gian
Thời gian thực hiện đề tài nghiên cứu: Từ tháng 8 đến tháng 11/2014.
Thông tin số liệu được sử dụng trong luận văn là số liệu năm 2011, 2012,
2013 và 6 tháng đầu năm 2014.
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang.

2


CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự
hình thành các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống
này. Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:
Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ COSO thì: “ kiểm soát nội
bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của
đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm
thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Trong định nghĩa trên có bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người,
đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết
hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để
giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. cần hiểu
rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu
mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội dồng
Quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Chính con người sẽ đặt ra mục tiêu,
thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải
đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm
soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người… nên dẫn
đến không đạt được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát
hiện các sai phạm nhưng không thể đảm bảo chúng không bao giờ xảy ra. Hơn
nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí
trong quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình
kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro,
thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp
dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro.
3


- Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
+ Đối với báo cáo tài chính, kiểm soat nội bộ phải đảm bảo về tính trung
thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm
lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+ Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý

việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm
của nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh
đó, kiểm soát nội bộ còn hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ
các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những
mục tiêu của đơn vị.
+ Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, kiểm soát nội
bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông
tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh
của đơn vị.
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao
trùm lên mọi mặt của hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại
vag phát triển của đơn vị.
2.1.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa
các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô tính chất, hoạt động mục
tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng phải bao
gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan niệm của COSO thì hệ thống kiểm
soát nội bộ gồm các bộ phận sau:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Thông tin và truyền thông.
- Giám sát.
2.1.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
các bộ phạn khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường
kiểm soát bao gồm:

4

- Tính chính trực và giá trị đạo đức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo
đức của những người liên quan đến các quá trình kiếm soát. Để đáp ứng yêu
cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức
trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên
có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
- Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ
năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không
chắn chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả.
Do đó, các nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh
nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát huấn luyện họ đầy
đủ và thường xuyên.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Ủy ban Kiểm toán là ủy ban
gồm một số trong và ngoài thành viên Hội đồng quản trị nưng không tham gia
vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan
trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự
tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm
toán nội bộ… do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu
của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường
kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản
trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các
thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán và mối quan hệ
của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua
quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện
qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về
triết lý quản lý và ohong cách điều hành có thể có ảnh hưởng lớn đến môi

trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết
lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà
quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới.
- Cơ cấu tổ chức: Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền
hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các
mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm
soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ
chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức
thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các
5


vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo phù hợp.
ngoài ra, cơ cấu phù hơp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: phân định quyền hạn
và trách nhiệm được xem là phần mở đầu của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa
quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị,
giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt
động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành
mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải chế hòa bằng văn bản về
những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ
với nhau.
- Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về
việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt khen thưởng
và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi
trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi
trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo
đức.
2.1.2.2 Đánh giá rủi ro
Đối với tất cả hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro

và khó có tể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh và phân tích
những nhân tố ảnh hưởng nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu
chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạt được
và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây
nên.
Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên
mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dang và phân tích rủi ro, từ đó mới có
thể quản trị được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị. Mục tiêu này tuy không phải là một bộ
phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để
đánh giá rủi ro. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định
các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn
hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện thông qua
việc ban hành văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng
ngày của nhà quản lý.
- Nhận dạng rủi ro. Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn
đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể.

6


Để nhận dạng từng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương
pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu
quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.
- Phân tích và đánh giá rủi ro. Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là
công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một
quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây:
Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của
đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để
đối phó với rủi ro. Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của

đơn vị hoặc từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. các chính sách và thủ tục này giúp thực
thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn
vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có
thể thực hiện, dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
- Phân chia trách nhiệm đây đủ: Phân chia trách nhiệm đầy đủ là không
cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi
hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để
các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện
nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng
tin cậy cần thực hiện nhều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực,
đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông
tin, cần đảm bảo rằng: Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách;
việc phê chuản các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
- Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách
và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử
dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những
hồ sơ dữ liệu.
Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế
bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần
phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu
kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện

7

công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc sẽ không phát hiện
được hành vi đánh cắp.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi
các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện
nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soat nội
bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế
thương xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những thành
viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đói tượng được kiểm tra. Sự hữu
hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên
cấp dưới của người khác đã thực hiện nhiệm vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ
lý do nào.
- Phân tích rà soát hay rà soát lại việc thực hiện: Hoạt động này chính là
xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế
hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin
không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối quan hệ với
tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực giúp nhà
quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu
của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên
nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà
quản lý có thể kịp thời thay đổi chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều
chỉnh thích hợp.
2.1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành
các báo cáo để cung cấp các thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ,
bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt
được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp qua hệ
thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy
tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm báo các yêu cầu

chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập
thuận tiện.
2.1.2.5 Giám sát
Giám sát là quá trình thực hiện mà người quản lý đánh giá chất lượng
của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định hệ
thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần
8


thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị
hay không. Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động
giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
2.1.3 kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là loại kiểm toán do nhân viên viên của đơn vị thực
hiện. Để có thể hoạt động hữu hiêu, bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập với
bộ phận được kiểm toán.
Phạm vi của kiểm toán rất đa dạng và tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ
chức của đơn vị, cũng như yêu cầu của các nhà quản lý đơn vị. Thông thường,
kiểm toán nội bộ có thể đảm trách các lĩnh vực sau:
- Kiểm tra về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ để đưa
ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện chúng.
- Kiểm tra các thông tin hoạt động và thông tin tài chính.
- Kiểm tra tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kể cả vấn đề
không thuộc về tài chính của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tính tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ.
2.1.3 Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong vận hành và thiết kế hệ
thống, thế nhưng vẫn không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu
hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc ,
tính hữu hiệu của nó vẫn phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là

phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…
nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những
sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên
nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dân của cấp trên hoặc báo
cáo của cấp dưới.
- Khả năng đánh lừa, lảng tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng
với nhau hay với các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường
xuyên phát sinh mà ít chú ý tới các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó,
những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.

9


.- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho
hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị hiện thực ước tính do sai sót do gian
lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lợi dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của doanh nghiệp thay đổi nên dẫn tới những thủ
tục kiểm soát không còn phù hợp.
Chính những hạn chế nói trên của hệ thóng kiểm soát nội bộ là nguyên
nhâ khiến cho kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo
hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của mình.
2.1.4 các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công
ty
Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyên
tắc sau:

- Nguyên tắc hoạt động liên tục: theo nguyên tắc này thì hệ thống kiểm
soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận
hành liên tục không ngừng của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của
đơn vị.
- Nguyên tắc huy động: theo nguyên tắc này thì hệ thống kiểm soát nội
bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ - công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả
các cấp vào quá trình kiểm soát. Mỗi người, mỗi đơn vị thông qua quá trình tự
kiểm soát sẽ góp phần đảm bải được quy chế dân chủ trong doanh nghiệp.
- Nguyên tắc phù hợp với tổ chức và hoạt động của đơn vị: theo nguyên
tắc này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng, cụ thể là quy chế kiểm
soát nội bộ, bộ phận kiểm soát hay kiểm toán nội bộ phải phù hợp đặc điểm
đơn vị. Về cơ bản, đặc điểm của một đơn vị bao gồm:
+Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh củ đơn vị.
+ Mức độ phân tán về mặt địa lý.
+ Chính sách quản lý, kinh doanh.
+ Trình độ nhân viên.
+ Các lĩnh vực hoạt động trong doanh nghiệp.
- Nguyên tắc tin giản, tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống
kiểm soát nội bộ : nguyên tắc này đòi hỏi với một nguồn nhân lực nhất định
dành cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao
10


nhất. Những hệ thống kiểm soát nội bộ được chấp nhận và chọn lọc bằng cách
đem so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. Đối với các nhà quản lý, học
thường quan tâm tới việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi
kiểm toán viên đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro là thấp. Tuy
nhiên đây không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhà
quản lý cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ
mang lại cho doanh nghiệp.

- Những người làm công tác kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan
và phải có trình độc chuyên môn nghiệp vụ cao: ở đây muốn đề cập đến chất
lượng của kiểm soát nội bộ trong tổng thể nội bộ hệ thống. Một doanh nghiệp
nếu không đảm bảo được các yêu cầu trên đối với bộ máy kiểm toán nội bộ thì
không thể nào duy trì được một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và hợp lý.
2.1.5 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
2.1.5.1 Đặc điểm, nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền
Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa dịch
vụ qua quá trình trao đổi hàng – tiền. Đây là một chu trình không thể thiếu
trong bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh thương mại dịch vụ nào. Vì việc bán
hàng là yếu tố đầu ra quyết định khả năng tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp. chu trình này tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và cách thức quản lý mà có
sự khác nhau nhưng hai nghiệp vụ chính vẫn là bán chịu và thu tiền.
Quá trình bán hàng - thu tiền được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của
khách hàng và ết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền vfa nó có thể
thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau. Với mỗi phương thức bán hàng
thì trình tự quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, tổ chức công tác kế toán và
kiểm soát khác nhau. Tuy nhiên, chung nhất trong chu trình bán hàng - thu
tiền tại mọi doanh nghiệp đều có chức năng sau:
- Xử lý đơn đặt hàng người mua
- Xét duyệt bán chịu.
- Chuyển giao hàng hóa.
- Lập hóa đơn bán hàng.
- Xử lý, ghi sổ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, về thu tiền.
- Lập dự phòng nợ khó đòi.
- Xóa sổ các khoản không thu hồi được.

11

2.1.5.2 chức năng vai trò của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán
hàng – thu tiền
Với đặc trưng, bản chất của chu trình bán hàng - thu tiền. Ta cụ thể hóa
từng chức năng như sau:
 Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Đơn đặt hàng của người mua được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu
trình. Về mặt pháp lý thì nó là một lời đề nghị mua hàng theo một phương
thức mua hàng cụ thể. Thông qua cơ sở này để đưa ra quyết định bán trên
phiếu tiêu thụ.
 Xét duyệt bán chịu
Trước khi bán chịu, căn cứ vào đơn đạt hàng và các nguồn thông tin khác
nhau trong và ngoài đơn vị, người có thẩm quyền ra quyết định về chuẩn y bán
chịu, đồng thời phê chuẩn phương thức thanh toán với mục đích hạn chế tối đa
các phải thu khó đòi phát ính sau này. Việc tính toán này phải dựa trên việc
tính toán lợi ích của hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền
nhanh thông qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán.
 Chuyển giao hàng hóa
Là thời điểm chuyển giao tai sản và quyền sở hữu của doanh nghiệp giao
cho khách hàng, đây là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh
nghiệp. Khi giao hàng bên bán phải đưa chứng từ vận chuyển (vận đơn). Vận
đơn là bằng chứng giao hàng cho khách hàng.
 Lập hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng
Do hóa đơn là một phương tiên thông tin gửi cho khách hàng về số tiền
mà họ sẽ phải trả, bởi vậy nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Thông
thường hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với bộ phận kế toán và bán
hàng. Bộ phận độc lập này có trách nhiệm:
- Đánh số thứ tự cho chứng từ gửi hàng
- So sánh lệnh bán hàng với các chứng từ đơn đặt hàng, gửi hàng.
- Viết tất cả các dữ liệu liên quan đến hóa đơn.
- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của doanh nghiệp

hoặc đơn giá theo sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
- Tính ra số tiền từng loại và cho cả hóa đơn.
Cần kiểm tra lại thông tin dữ liệu ghi trên hóa đơn trước khi gửi cho
khách hàng để đảm bảo tất cả các hàng hóa gửi cho khách hàng đều đã viết
12


hóa đơn, từng hóa đơn đã được sử dụng sẽ ghi vào tài khoản chi tiết để theo
dõi công nợ khách hàng.
 Xử lý, ghi sổ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, thu tiền
Khi các điều kiện bán hàng thỏa mãn, kế toán ghi nhận doanh thu và các
khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu được theo dõi trên sổ chi tiết các
khoản phải thu theo đúng số tiền, đúng thời kỳ.
Các khoản giam trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá
hàng bán, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ gia tăng theo
phương pháp trực tiếp.
Trong một số trường hợp giao hàng cho khách hàng nhưng không được
chấp nhận vì không đúng quy cách phẩm chất hoặc kém chất lượng thì khách
hàng có quyền yêu cầu trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu giảm giá. Khi đó, doanh
nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng
như khấu trừ trên những khoản nợ phải thu hoặc trả lại tiền cho khách hàng
trong trường hợp khách hàng đã thanh toán tiền cho lô hàng này. Doanh thu bị
trả lại hoặc giảm giá hàng bán phải được ghi vào sổ nhanh chóng và chính xác.
 Lập dự phòng nợ khó đòi
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại nợ phải thu khó đòi
được tính trước vào chi phí kinh doanh nhằm bù đắp khoản thiệt hại thực tế
khi các khoản phải thu khó đòi không có khả năng thu hồi được. Thông
thường, doanh nghiệp lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi có các bằng chứng
đáng tin cậy về khả năng không thu hồi được khoản phải thu như: công ty
khách hàng đệ đơn xin phá sản, doanh nghiệp khách hàng gặp thiệt hại lớn về

tài sản dẫn đến mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành thu nợ
nhiều lần nhưng vẫn không thu hồi được.
 Xóa sổ các khoản không thu hồi được
Nếu trong thời gian quy định của đơn vị, khi không còn hy vọng thu hồi
được các khoản nợ phải thu khó đòi của khách hàng. Nhà quản lý có quyền
yêu cầu các cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ các khoản nợ đó. Căn cứ vào
sự phê chuẩn, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ sách.

13