phân tích chu trình doanh thu, chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn nhân kiến văn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

HUỲNH KIM THẠCH

PHÂN TÍCH
CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ
TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
NHÂN KIẾN VĂN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340302

12-2014


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

HUỲNH KIM THẠCH
MSSV: 4115436

PHÂN TÍCH
CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ
TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
NHÂN KIẾN VĂN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TRẦN KHÁNH DUNG

12 - 2014


LỜI CẢM TẠ

Qua bốn năm ở Trường Đại học Cần Thơ, em luôn được sự chỉ bảo và
giảng dạy nhiệt tình của thầy cô, đặc biệt là Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế &
Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho em về lý thuyết cũng như về thực tế
trong suốt thời gian học tập ở trường. Cùng với sự nổ lực của bản thân, em đã
hoàn thành chương trình học của mình.
Trước tiên em xin tỏ lòng biết ơn đến Ban giám hiệu Trường Đại học
Cần Thơ, cùng với tất cả các Thầy Cô Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh đã
trực tiếp giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để em làm
hành trang bước vào đời, đặc biệt là cô Trần Khánh Dung người trực tiếp
hướng dẫn tận tình để em hoàn thành bài báo cáo này.
Và em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Ban Giám đốc
công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn, cùng tất cả các anh chị phòng kế
toán đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp số liệu để em hoàn thành tốt bài báo
cáo này.
Do kiến thức còn hạn hẹp, thời gian tìm hiểu chưa sâu, chắc chắn bài
báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự
đóng góp của Quý thầy cô và Ban Giám đốc công ty giúp em khắc phục được
những thiếu sót và khuyết điểm.
Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô Trường Đại học Cần Thơ và

các anh chị công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn sức khỏe, thành công
trong công việc và gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
Sinh viên thực hiện

Huỳnh Kim Thạch

i


TRANG CAM KẾT
Tôi cam đoan rằng đề tài này do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập
và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề
tài nghiên cứu khoa học nào.
Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
Sinh viên thực hiện

Huỳnh Kim Thạch

ii


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................

...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................

Ngày tháng

năm 2014

Thủ trưởng đơn vị
(đóng dấu, ký tên)

iii


MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU .............................................................................. 1
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2
1.2.1 Mục tiêu chung................................................................................. 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ................................................................................. 2

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU........................................................................... 2
1.3.1 Không gian ....................................................................................... 2
1.3.2 Thời gian nghiên cứu ....................................................................... 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ...................................................................... 2
CHƯƠNG 2 CƠ SƠ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..... 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3
2.1.1 Hệ thống thông tin............................................................................ 3
2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán ............................................................... 5
2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán tài chính ................................................ 7
2.1.4 Hệ thống thông tin quản trị .............................................................. 8
2.1.5 Phân tích hệ thống thông tin kế toán ................................................ 8
2.1.6 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ............................................ 13
2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 15
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ......................................................... 15
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu ....................................................... 15
CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH
NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN...................................................... 16
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH .......................................................................... 16
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH .............................................................. 16
3.2.1 Ngành nghề kinh doanh ................................................................. 16

iv


3.2.2 Đặc điểm kinh doanh ..................................................................... 16
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 17
3.4 BỘ MÁY KẾ TOÁN ................................................................................. 19
3.4.1 Sơ đồ tổ chức.................................................................................. 19
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán .............................................. 24
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ KINH DOANH ..................................................... 27

3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG ..... 34
3.6.1 Thuận lợi ........................................................................................ 34
3.6.2 Khó khăn ........................................................................................ 35
3.6.3 Mục tiêu ......................................................................................... 35
3.6.4 Phương hướng phát triển ................................................................ 35
CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH
CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN ...................................... 36
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH
NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN ........................................................ 36
4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................... 36
4.1.2 Các thủ tục kiểm soát của công ty ................................................. 38
4.1.3 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................... 39
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN
VĂN ................................................................................................................. 39
4.2.2 Nhận xét chung về chu trình doanh thu ......................................... 57
4.2.3 Kiểm soát chu trình doanh thu ....................................................... 61
4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN
.......................................................................................................................... 63
4.3.1 Tổ chức và xử lý nghiệp vụ chu trình chi phí trong hệ thống thông
tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn .......................... 64
4.3.2 Nhận xét chung về chu trình chi phí .............................................. 77
4.3.3 Kiểm soát chu trình chi phí ............................................................ 80
v


4.4 ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRISOFT TRONG HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

NHÂN KIẾN VĂN .......................................................................................... 83
4.4.1 Quy trình kế toán............................................................................ 83
4.4.2 Ưu nhược điểm của phần mềm ...................................................... 84
4.4.3 Kiểm soát khi sử dụng phần mềm.................................................. 85
CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU,
CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN .......... 87
5.1 ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN ......................................... 87
5.1.1 Ưu điểm.......................................................................................... 87
5.1.2 Nhược điểm .................................................................................... 87
5.2 ĐÁNH GIÁ VỀ CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ
TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TRÁCH
NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN ........................................................ 88
5.2.1 Ưu điểm.......................................................................................... 88
5.2.2 Nhược điểm .................................................................................... 88
5.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ........... 89
5.4 GIẢI PHÁP CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ ... 89
CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ................................................. 91
6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 91
6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 91
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 92
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 93

vi


DANH MỤC BẢNG
Trang
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn

Nhân Kiến Văn trong giai đoạn 2011-2013. .................................................... 28
Bảng 3.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn
Nhân Kiến Văn trong quý 1&2 năm 2013 và quý 1&2 năm 2014 .................. 32
Bảng 4.1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ công ty trách
nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn ( phụ lục số 1). .............................................. 36
Bảng 4.2: Các chứng từ, báo cáo sử dụng trong chu trình doanh thu ............. 59
Bảng 4.3: Rủi ro và các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu ............. 61
Bảng 4.4: Các chứng từ, báo cáo sử dụng trong chu trình chi phí .................. 78
Bảng 4.5: Bảng tổng hợp các rủi ro và thủ tục kiểm soát chu trình chi phí .... 80

vii


DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 2.1: Minh họa một hệ thống thông tin kế toán.......................................... 5
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn
Nhân Kiến Văn ................................................................................................ 18
Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán .............................................. 20
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán ............................................................ 26
Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu .......................................... 40
Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng 41
Hình 4.3: Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng ............................ 42
Hình 4.4: Minh họa khai báo thông tin đặt hàng qua Webside ở công ty trách
nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn (phần phụ lục số 2). ...................................... 43
Hình 4.5: Minh họa khai báo thông tin thanh toán qua Webside ở công ty trách
nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn (phụ lục số 3). ............................................... 43
Hình 4.6: Hóa đơn bán hàng qua điện thoại (liên 1) ....................................... 44
Hình 4.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động gửi hàng ....................... 45
Hình 4.8: Lưu đồ mô tả hoạt động gửi hàng .................................................... 46

Hình 4.9: Phiếu xuất kho số 6 .......................................................................... 47
Hình 4.10: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động theo dõi nợ ................. 49
Hình 4.11: Lưu đồ mô tả hoạt động theo dõi nợ.............................................. 49
Hình 4.12: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động thu tiền ....................... 51
Hình 4.13: Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền.................................................... 52
Hình 4.14 : Minh họa phiếu thu số 3 ............................................................... 53
Hình 4.15 : Minh họa giấy báo có ngân hàng gửi đến công ty ........................ 54
Hình 4.16: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kho. ................................ 55
Hình 4.17: Minh họa nhập liệu phần mềm kế toán.......................................... 56
Hình 4.18: Minh họa bảng tổng hợp công nợ phải thu .................................... 56
Hình 4.19: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm công nợ phải thu ............ 56
Hình 4.20: Minh họa kế toán tiền nhập liệu vào phần mềm kế toán ............... 57

viii


Hình 4.21: Minh họa nhập liệu vào phần mềm kế toán công nợ phải thu (phụ
lục số 5). ........................................................................................................... 57
Hình 4.22: Minh họa mối quan hệ giữa các tập tin ......................................... 58
Hình 4.23: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 mô tả hoạt động trong chu trình chi phí 63
Hình 4.24: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động đặt hàng...................... 64
Hình 4.25: Lưu đồ mô tả hoạt động đặt hàng .................................................. 65
Hình 4.26: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động nhận hàng ................... 66
Hình 4.27: Lưu đồ mô tả hoạt động nhận hàng ............................................... 67
Hình 4.28: Minh họa hóa đơn mua hàng số 1156............................................ 68
Hình 4.29: Minh họa phiếu nhập kho số 04..................................................... 69
Hình 4.30: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động xác định nghĩa vụ thanh
toán................................................................................................................... 70
Hình 4.31: Lưu đồ mô tả hoạt động xác định nghĩa vụ thanh toán ................. 71
Hình 4.32: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động thanh toán .................. 72

Hình 4.33: Lưu đồ mô tả hoạt động thanh toán ............................................... 73
Hình 4.34: Minh họa phiếu chi ........................................................................ 74
Hình 4.35: Minh họa giấy báo nợ trả tiền theo hóa đơn 1156 ......................... 75
Hình 4.36: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kho (phụ lục số 6).......... 76
Hình 4.37: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kế toán (phụ lục số7). .... 76
Hình 4.38: Minh họa nhập liệu vào phần mềm công nợ phải trả (xem chi tiết
phần phụ lục số 8). ........................................................................................... 77
Hình 4.39: Bảng tổng hợp công nợ phải trả (phụ lục số 9). ............................ 77
Hình 4.40: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kế toán (phụ lục số 10). . 77
Hình 4.41: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm công nợ phải trả (phụ lục
số 11)................................................................................................................ 77
Hình 4.42: Minh họa mối quan hệ giữa các tập tin ......................................... 78
Hình 4.43: Minh họa phần main phần mềm Trisoft ........................................ 84

ix


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Cty:

Công ty.

GTGT:

Giá trị gia tăng.

HĐ:

Hóa đơn.

PC:

Phiếu chi.

PK:

Phiếu khác.

PN:

Phiếu nhập.

PT:

Phiếu thu.

PX:

Phiếu xuất.

TNHH:

Trách nhiệm hữu hạn.

VND:

Đồng Việt Nam.

x

CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Thực tế hiện nay cho thấy sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất
lớn vào các quyết định đúng đắn của nhà quản trị. Để có được những quyết
định đó họ cần có một hệ thống thông tin kế toán làm nhiệm vụ thu thập, lưu
trữ và xử lý những dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm
cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích thông qua những sổ sách, báo
cáo để làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng, góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống thông tin kế toán quản trị
nhằm cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị
trong nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động và hệ thống
thông tin kế toán tài chính nhằm cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài
doanh nghiệp. Các thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế
độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống thông tin kế toán
có nhiều chu trình, trong số đó, chu trình doanh thu và chu trình chi phí là
những chu trình khá quan trọng vì nó xử lý các hoạt động bán hàng, thu tiền
khách hàng và hoạt động mua hàng trả tiền nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp
đến doanh thu, chi phí cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp.
Một hệ thống thông tin kế toán phải có tính khả thi nếu muốn hệ thống
được vận hành, tính khả thi của hệ thống được thể hiện thông qua hiệu quả
phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp với từng người sử dụng,
từng cấp quản lý trong doanh nghiệp hoặc cung cấp thông tin cho việc đề ra
quyết định trong kinh doanh. Vì vậy việc phân tích hệ thống là một việc làm
cần thiết và quan trọng để xem xét một hệ thống thông tin kế toán có tính khả
thi hay không?
Nhận thấy tầm quan trọng của việc phân tích hệ thống thông tin kế toán
và nhằm nâng cao kiến thức về phân tích hệ thống thông tin kế toán đặc biệt là

chu trình doanh thu nên tôi chọn đề tài “Phân tích chu trình doanh thu, chu
trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu
hạn Nhân Kiến Văn” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.

1


1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong hệ thống thông
tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn. Từ đó thấy được
những ưu, nhược điểm của hệ thống và đề ra các giải pháp hợp lý nhằm nâng
cao tính khả dụng của hệ thống.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
Để đạt mục tiêu chung, đề tài cần thực hiện các mục tiêu cụ thể sau:
- Phân tích các hoạt động nhận và xử lý đơn hàng, gửi hàng, theo dõi nợ,
thu tiền, đặt hàng (dịch vụ), nhận hàng (dịch vụ), xác định nghĩa vụ thanh
toán, thanh toán tiền trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí ở công ty
trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn.
- Đánh giá các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu
trình chi phí ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn.
- Đánh giá về phần mềm kế toán sử dụng trong chu trình doanh và chu
trình chi phí ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn.
- Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình
chi phí ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian
Đề tài được thực hiện tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn có
trụ sở tại số 207/15, đường Lê Văn Thọ, Phường 9, Quận Gò Vấp, Thành phố
Hồ Chí Minh.

1.3.2 Thời gian nghiên cứu
- Đề tài được thực hiện từ ngày 04/08/2014 đến ngày 01/12/2014.
- Số liệu phục vụ cho đề tài được thu thập trong năm 2011, 2012, 2013
và 6 tháng đầu năm 2014.
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài chỉ tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích chu trình doanh thu,
chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu
hạn Nhân Kiến Văn.

2


CHƯƠNG 2
CƠ SƠ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Hệ thống thông tin
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống
Thiều Thị Tâm (2008), trang 9 phát biểu rằng: “Hệ thống là một khái
niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem hệ thống là
một tập hợp các thành phần khác nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu.
Một hệ thống bất kỳ có 3 đặc điểm sau:
- Có các thành phần và bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình)
- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo
cách đã quy định.
- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.”
2.1.1.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
“Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần
rất nhiều thông tin, mọi quyết định hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù
hợp” (Bộ môn hệ thống thông tin-Khoa Kế toán kiểm toán-Trường đại học

Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, 2004, trang 2).
2.1.1.3 Các đặc tính của hệ thống thông tin
- Mục tiêu: thông tin gì, cung cấp cho ai.
- Đầu vào: dữ liệu liên quan phù hợp.
- Quy trình xử lý: trình tự xử lý nghiệp vụ trong một hệ thống nhất định.
- Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin.
Cần lưu ý các thiết bị ở đây có thể là hệ thống máy tính điện tử, hệ thống
truyền thông hoặc có thể chỉ là sổ sách giấy tờ viết tay.
- Con người tham gia xử lý thông tin.
- Môi trường hệ thống: môi trường bên ngoài hệ thống và thường ảnh
hưởng tác động tới hệ thống.

3


2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin
a. Phân loại hệ thống thông tin
- Phân loại theo mục tiêu
Phân loại theo cách này, hệ thống gồm có:
+ Hệ thống thông tin kế toán
+ Hệ thống thông tin quản lý
+ Hệ thống thông tin tài chính
- Phân loại theo mối quan hệ giữa các hệ thống
+ Hệ thống cha-con
+ Hệ thống anh-em
Hệ thống cha: là hệ thống có nhiều hệ thống con tương ứng với các mục
tiêu bộ phận.
Hệ thống con: hệ thống tương ứng với mục tiêu của bộ phận.
Hệ thống anh-em: hệ thống cùng ở một cấp và giữ vai trò khác nhau.
- Phân loại theo thiết bị sử dụng

+ Hệ thống thủ công
+Hệ thống máy tính
b. Các hệ thống thông tin tại doanh nghiệp
- Hệ thống xử lý nghiệp vụ
+ Hệ thống các nghiệp vụ cơ bản thường nhật trong hoạt động kinh
doanh và cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
+ Hoạt động ở cấp độ này là hoạt động có cấu trúc cao: có mục tiêu,
nguồn lực, nhiệm vụ…có tiêu chuẩn xác định trước rõ ràng.
- Hệ thống quản lý
Hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các
hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp
để cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
c. Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định
Tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung
cấp cho người quản trị một cách tổng thể, khái quát.

4


2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
2.1.2.1 Khái niệm
a. Khái niệm
“Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý các
thông tin này theo một trình tự nào đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết
cho người sử dụng.” (Thiều Thị Tâm, 2008, trang 10).

DỮ LIỆU
ĐẦU VÀO

GHI NHẬN

XỬ LÝ

LẬP BÁO
CÁO

THÔNG TIN
KẾT XUẤT

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán, 2004.

Hình 2.1: Minh họa một hệ thống thông tin kế toán.
b. Đặc điểm
Giống như các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có
các đặc điểm như sau:
- Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
- Đầu vào: Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí…
- Quy trình xử lý:
+ Thu thập doanh nghiệp: Lập chứng từ ghi nhận hoạt động. Đây là bước
thu thập ban đầu về hoạt động kinh tế xảy ra trong doanh nghiệp.
+ Phân tích ảnh hưởng tài chính: Ghi nhật ký. Từ các chứng từ gốc đã
kiểm tra xong, kế toán tiến hành phân tích sự kiện để xác định các đối tượng
kế toán bị ảnh hưởng. Kế toán sử dụng các sổ nhật ký để thực hiện công việc
này như nhật ký chung (dùng cho các nghiệp vụ ít khi xảy ra), nhật ký đặc biệt
(dùng cho các nghiệp vụ thường xuyên xảy ra). Đối với các hình thức ghi sổ,
thì giai đoạn lập chứng từ ghi sổ là giai đoạn phân tích nghiệp vụ để định
khoản nên được gọi là giai đoạn ghi nhật ký. Hình thức nhật ký chứng từ thì
giai đoạn ghi nhật ký là giai đoạn lập bảng kê, ghi nhật ký chứng từ.

+ Ghi chép phân loại tài chính: Ghi sổ tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế
sau khi được phân tích ở giai đoạn ghi nhật ký, kế toán tiến hành chuyển số
liệu vào các tài khoản kế toán tổng hợp thích hợp trong hệ thống tài khoản của
doanh nghiệp. Còn gọi là ghi sổ cái. Trong trường hợp đối tượng kế toán phản
5


ánh trên tài khoản tổng hợp cần được theo dõi chi tiết hơn thì kế toán sử dụng
các sổ chi tiết theo dõi.
+ Kiểm tra đối chiếu: Kiểm tra số liệu kế toán. Do quá trình phân tích,
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế của kế toán có thể bị sai nên kế toán cần phải
kiểm tra lại số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Thông thường kế toán cần lập
bảng cân đối tài khoản, bản kê chi tiết để kiểm tra số liệu kế toán. Ngoài ra,
cần tiến hành các thủ tục đối chiếu sổ sách với thực tế hoặc với các nguồn ghi
chép độc lập khác có liên quan như ngân hàng, khách hàng…
+ Tổng hợp, lập báo cáo. Lập báo cáo kế toán là bước công việc cuối
cùng trong quy trình xử lý số liệu kế toán. Ngoài các báo cáo tài chính theo
quy định bắt buộc, các báo cáo quản trị có thể lập tùy theo nhu cầu của người
quản lý trong doanh nghiệp.
+ Truyền thông: là việc truyền đạt các báo cáo được tạo ra từ hệ thống
đến nơi sử dụng. Việc truyền đạt cần phải đảm bảo được tính bảo mật thông
tin.
- Thiết bị: Bao gồm máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch,…
- Con người: Dù bất kỳ hệ thống nào cũng có con người tham gia. Con
người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ
công, tham gia điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống
thông tin kế toán trên nền máy tính.
- Môi trường hệ thống: Hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp là những nhân tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông
tin kế toán.

2.1.2.2 Chức năng
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:
- Thu thập dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xử lý cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan. Cụ
thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh
nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực
hiện kế hoạch và cho việc điều hành các hoạt động hằng ngày.
- Kiểm soát
+ Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
+ Bảo vệ tài sản vật chất thông tin
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời.
6


2.1.2.3 Phân loại
- Phân loại theo mục tiêu và phương pháp
+ Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những
thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài.
+ Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. (Khoa Kế toán - Kiểm
toán, Trường Đại học kinh tế - Đại học quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 1998, trang
21).
- Phân loại theo phương tiện xử lý
+ Hệ thống kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con người.
+ Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn lực chủ yếu là máy
tính.
+ Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và
máy tính.
2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán tài chính
2.1.3.1 Đặc điểm

- Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp.
Các thông tin được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc,
chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Đầu vào: Các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Quy trình xử lý
Dòng thông tin đi từ bộ phận hoạt động đến bộ phận kế toán và cuối
cùng là được cung cấp cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Khi đề cập đến hệ thống thông tin kế toán cần phải đề cập, theo dõi chu
trình kế toán.
2.1.3.2 Phân loại
Thông thường gồm 4 chu trình. Các chu trình nghiệp vụ này sẽ tập hợp,
mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế hay cùng bản
chất.
- Chu trình doanh thu: bao gồm xử lý các hoạt động bán hàng, thu tiền
khách hàng.
- Chu trình chi phí: xử lý hoạt động mua hàng, thanh toán tiền cho người
bán.
7


- Chu trình sản xuất: xử lý các hoạt sản xuất hay chi phí phát sinh trong
quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
- Chu trình tài chính: xử lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp,
đồng thời xử lý lập báo cáo tổng hợp.
Ngoài ra người ta có thể tách chu trình tiền lương thành một chu trình
riêng nhằm theo dõi và tính lương phải trả, các khoản khấu trừ, các khoản thu
nhập và thanh toán lương cho nhân viên.
2.1.4 Hệ thống thông tin quản trị
- Mục tiêu: Cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích
quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động.

- Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính. Trong doanh nghiệp, các nhà quản
lý cần phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục tiêu
cho các bộ phận. Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm bảo nhận
chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này. Và những bộ phận phân chia
mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm.
Trung tâm trách nhiệm: là bộ phận được xác định mục tiêu cụ thể. Ví dụ:
trung tâm trách nhiệm lợi nhuận, trung tâm trách nhiệm chi phí, trung tâm
trách nhiệm đầu tư, trung tâm trách nhiệm kinh doanh.
Các trung tâm trách nhiệm của doanh nghiệp:
+ Trung tâm chi phí: chịu trách nhiệm chi phí thực tế phát sinh tại trung
tâm.
+ Trung tâm lợi nhuận: chịu trách nhiệm thực hiện lợi nhuận.
+ Trung tâm đầu tư: chịu trách nhiệm kiểm tra các khoản đầu tư từ chủ
sở hữu trong kỳ.
2.1.5 Phân tích hệ thống thông tin kế toán
2.1.5.1 Định nghĩa
Phân tích hệ thống là một quá trình khảo sát hệ thống thông tin hiện hành
và môi trường của nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống.
Theo Nguyễn Thế Hưng (2008), trang 250 cho rằng nguyên nhân của
việc phân tích hệ thống là:
“Lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống thông tin kế toán hiện
tại của doanh nghiệp không đạt được mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi vì
hệ thống cung cấp không chính xác, không kịp thời và không đáng tin cậy.

8


Các yêu cầu từ bên ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng cũng là một
trong những nguyên nhân phổ biến trong bối cảnh môi trường hoạt động kinh
doanh luôn biến động, luôn tăng trưởng.

Với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin, sự tiến bộ của công
nghệ trong mỗi ngành kinh doanh, sản xuất và xu hướng toàn cầu hóa trong
việc ứng dụng công nghệ mới để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống
thông tin kế toán cũng là một nguyên nhân thường thấy cho giai đoạn phân
tích hệ thống”.
2.1.5.2 Tầm quan trọng của phân tích hệ thống
Giai đoạn phân tích hệ thống có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá
trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. Phân tích hệ thống giúp:
- Thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống hiện tại.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng hệ thống.
- Giải quyết được các khó khăn khi chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ.
2.1.5.3 Kỹ thuật phân tích hệ thống
a. Công cụ thu thập dữ liệu
- Phỏng vấn: là một trong những cách tìm kiếm thông tin từ những người
hiểu biết ở bên trong hoặc ngoài đơn vị.
- Bảng câu hỏi: là bảng liệt kê nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị trước về
các quá trình kiểm soát. Bảng câu hỏi thường được thiết kế dưới dạng có,
không hoặc không áp dụng.
- Quan sát: là quan sát tận mắt về các công việc, những tiến trình thực
hiện công việc do người khác làm.
b. Công cụ mô tả hệ thống
- Lưu đồ chứng từ/hệ thống
Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả trình tự xử
lý, trình tự vận hành của hệ thống.
+ Lưu đồ hệ thống mô tả xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử
lý hơn là mô tả công việc chức năng của mỗi hệ thống.
+ Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ,
người lập chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ,…trong các hoạt động chức
năng.

9


Các ký hiệu của lưu đồ
+ Nhóm ký hiệu đầu vào
Chứng từ

Nhập liệu

Ký hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán
bằng giấy.
Ký hiệu mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống
bằng các thiết bị, bằng bàn phím, cần gạt, máy
quét….
Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ.

+ Nhóm ký hiệu xử lý
Ký hiệu mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính.

Xử lý thủ công.

Ký hiệu này mô tả hoạt động ra quyết định.

Ký hiệu này mô tả hoạt động chuẩn bị trước khi
xử lý.

+ Nhóm ký hiệu đầu ra
Ký hiệu này mô tả thông tin được hiển thị bằng
thiết bị video, máy tính, máy in chứ không in ra
giấy.

Ký hiệu mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá
trình xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông
tin đã được xử lý (đầu ra).

10


+ Nhóm ký hiệu lưu trữ
Ký hiệu lưu trữ bằng hệ thống máy tính có thể
truy xuất trực tiếp không cần tuần tự.
Băng từ.
Ký hiệu mô tả việc lưu trữ các hồ sơ bằng giấy
tờ. Thông thường các dữ liệu trong hồ sơ được lưu
trữ theo một tiêu thức phân loại như ngày, số, tên
dữ liệu.
D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu.
N: Phân loại theo số hồ sơ hay số thứ tự của dữ
liệu.
A: Phân loại theo tên hồ sơ hay dữ liệu (theo thứ
tự Alphabet)
Ký hiệu mô tả bằng các phương tiện mà hệ
thống máy có thể đọc ghi được như: băng từ, đĩa
từ, đĩa quang.
+ Nhóm ký hiệu kết nối
Ký hiệu mô tả điểm kết nối. Điểm nối trong
cùng một trang (A, B, C…).
Điểm nối sang trang sau (số trang: 1, 2, 3,…).

Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc.

- Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả dữ liệu bằng hình ảnh thành phần, các dòng
lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu hay điểm đến và nơi
lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin.

11


Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu

Mô tả hoạt động xử lý

Dòng dữ liệu
Đối tượng bên ngoài (thực thể bên ngoài). Ký
hiệu này mô tả nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ
thống (điểm đầu của hệ thống) hay đích nhận thông
tin của hệ thống (điểm cuối của hệ thống). Nguồn
hay đích của hệ thống có thể là cá nhân, một bộ
phận hay một hệ thống khác bên ngoài hệ thống.
Nơi lưu trữ hệ thống.

- Sự giống khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu.
+ Giống nhau: Cả hai trình bày được quá trình luân chuyển dữ liệu, quá
trình xử lý trong một hệ thống.
+ Khác nhau:
Sơ đồ dòng dữ liệu trình bày về mặt logic luân chuyển dữ liệu.
Lưu đồ trình bày về mặt vật lý của luân chuyển dữ liệu và xử lý trong hệ
thống.
- Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng lưu đồ và bằng sơ đồ dòng dữ
liệu
+ Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:

Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các
đối tượng, bộ phận có liên quan.
Đánh giá được các kiểm soát của quá trình kinh doanh.
+ Mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu sẽ giúp:
Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của chúng trong hoạt
động của hệ thống.
12


+ Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ khái niệm (các hoạt
động xử lý dự kiến).
2.1.6 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
2.1.6.1 Kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một
quá trình chịu ảnh hưởng của các nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức,
được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu
sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
- Thông tin đáng tin cậy
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
b. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 (năm) bộ phận
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Thủ tục kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát
c. Phân loại kiểm soát hệ thống
- Phân loại kiểm soát theo mục tiêu

+ Kiểm soát ngăn chặn: nhằm đề phòng sai sót và gian lận, ngăn chặn
các điều kiện dẫn đến sai sót và gian lận. Kiểm soát ngăn chặn được thực hiện
trước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày
của nhân viên.
+ Kiểm soát phát hiện: quá trình kiểm soát phát hiện nhằm nhận ra sai
sót hay gian lận hoặc các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận. Kiểm soát phát
hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ xảy ra.
+ Kiểm soát sửa sai: đây là quá trình sửa chữa các sai sót, sửa chữa một
sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác. Thông
thường kiểm soát phát hiện thường đi kèm với kiểm soát sửa sai.

13