Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty xây dựng IThanh Hoá

Lời mở đầu
Mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh chính là lợi nhuận nhng
làm thế nào để đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp là câu hỏi cho mọi nhà
quản lý. Thơng trờng là chiến trờng cho nên một doanh nghiệp muốn tồn tại, phát
triển đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần phải biết ngời biết ta trên mọi lĩnh vực từ các
nguồn nhân tài vật lực đến các khoản chi phí bỏ ra và kết quả thu đợc.
Trong doanh nghiệp ngời lao động giữ một vai trò hết sức quan trọng bởi lẽ
chính họ làm việc trong lĩnh vực quản lý sản xuất, làm công việc chuẩn bị và lãnh
đạo sản xuất về mọi mặt, tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Vì vậy
hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ cao nếu biết tổ chức quản lý lao
động tốt cho nên việc không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản
lý luôn là vấn đề trọng tâm của mọi doanh nghiệp. Bộ máy quản lý nó nh chất keo
dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, tập trung, có
phơng hớng rõ ràng.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện
quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động,
sử dụng có hiệu quả mọi yếu tố của cấu thành của quá trình sản xuất kinh doanh,
đồng thời làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ năng động hoạt động nhịp nhàng. Việc
hoàn thiện bộ máy quản lý đòi hỏi phải tiến hành đồng thời nhiều biện pháp nh:
hoàn thiện cơ cấu tổ chức, sử dụng đúng cán bộ quản lý, hoàn thiện chức năng
nhiêm vụ của các bộ phận...
Sau khi đã đợc trang bị một hệ thống kiến thức tại trờng cùng với thời gian
nghiên cứu thực tế tại Công ty xây dựng I- Thanh Hoá em đã chọn đề tài: Hoàn
thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty xây dựng I-Thanh Hoá.
Trên cơ sở nghiên cứu thực tế về bộ máy quản lý Công ty trong 3 năm trở lại
đây kết hợp với các phơng pháp: khảo sát, thống kê, phân tích số liệu, phỏng vấn
miệng chuyên đề này đã đi sâu nghiên cứu thực trạng bộ máy quản lý của Công ty
đang tồn tại đồng thời mạnh dạn đề ra một số kiến nghị nhằm đa bộ máy quản lý
của Công ty hoạt động tốt hơn trong thời gian tới.
Chuyên đề bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý

Phần thứ hai: Phân tích thực trạng bộ máy quản lý ở Công ty xây dựng IThanh Hoá
Phần thứ 3: Một số kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện tổ chức bộ máy
quản lý của Công ty xây dựng I-Thanh Hoá


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Phần thứ nhất
Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy
quản lý
I. Tổ chức bộ máy quản lý.
1. Khái niệm, thực chất, vai trò và phân loại quản lý.
1.1. Khái niệm, thực chất, vai trò của quản lý.
Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực hiện một
số mục tiêu nhất định. Để thực hiện đợc mục tiêu đó trong mỗi doanh nghiệp đòi
hỏi phải có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện, lực lợng này
chính là lực lợng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh
nghiệp. Nhng để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành sản xuất kinh
doanh thì trong mỗi doanh nghiệp phải có một thủ trởng trực tiếp chỉ đạo lực lợng
quản lý, thực hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp sao cho phù hợp với mỗi nhân viên quản
lý và từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa các thành
viên trong cơ cấu nhằm khai thác khả năng chuyên môn, óc sáng tạo của mỗi thành
viên trong việc thực hiện những mục tiêu đã đề ra nh: năng suất, chất lợng, giá
thành, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nh vậy, mỗi doanh nghiệp nếu không có một bộ máy quản lý thì không có
một lực lợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý đợc, ngợc lại không có quá
trình tổ chức nào thực hiện đợc nếu không có bộ máy quản lý.
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết với phân công và hiệp tác lao

động. Các Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý nh là kết quả tất nhiên của sự
chuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quá trình
lao động xã hội chặt chẽ. Khi phân công lao động càng cụ thể thì đòi hỏi hiệp tác
lao động càng chặt chẽ. Trong mỗi doanh nghiệp, việc phân công lao động đợc thể
hiện qua việc mỗi nhân viên quản lý chỉ phụ trách một hoặc một số chuyên môn
nghiệp vụ nhất định, do đó cần phải có sự kết hợp lại với nhau để thực hiện quá
trình quản lý từ đó hình thành nên bộ máy quản lý.
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc
mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trờng. Nói đến quản lý là nói đến
hoạt động chủ quan, có ý thức, có tính linh hoạt năng động của con ngời, của tập
thể.
Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật
tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp để tác động đến hành vi
có ý thức của ngời lao động và tập thể ngời lao động qua đó tác động đến yếu tố vật

2


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chất, kỹ thuật của sản xuất kinh doanh nằm đạt đợc mục tiêu đề ra của doanh
nghiệp.
Quản lý doanh nghiệp là một môn khoa học và đổi mới kiểu quản lý doanh
nghiệp là một trong những nội dung quan trọng trong cải cách doanh nghiệp, nó
ảnh hởng trực tiếp đến sự tiến bộ của doanh nghiệp và sự phát triển của kinh tế.
Với định nghĩa trên, quản lý phải bao gồn các yếu tố sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và một đối t ợng
bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý. Tác động có thể chỉ là
một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.
- Phải có một mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho những đối tợng và chủ thể,
mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.

- Chủ thể phải thực hành việc báo động.
Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển về số lợng, chất lợng với chi
phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện điều
kiện lao động và nâng cao đời sống của mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con ngời. Trong mọi hệ thống
sản xuất, con ngời luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Quy mô của
doanh nghiệp mở rộng cùng trình độ sản xuất và kỹ năng phức tạp thì vai trò của
quản lý ngày càng cao và thực sự trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để nâng
cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý là một hoạt động thiết yếu: nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá
nhân nhằm đạt đợc các mục đích của nhóm đơn vị. Mục tiêu của mọi nhà quản lý
là nhằm hình thành một môi trờng mà trong đó con ngời có thể đạt đợc mục đích
của nhóm với thời gian, tiền bạc vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất. Với t cách
thực hành thì quản lý là một nghệ thuật còn kiến thức có tổ chức thì quản lý là một
khoa học.
Quản lý là một hệ thống mở hoạt động bên trong môi trờng và tác động qua
lại với nó. Khi áp dụng lý thuyết vào quản lý, những nhà quản lý luôn luôn phải xử
lý những tình huống thực tế. Điều này đôi khi còn đợc gọi là sự quản lý theo điều
kiện và tình huống.
1.2. Phân loại chức năng quản lý.
Có thể nói chức năng của quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động
quản lý, thể hiện những phơng hớng tác động của chủ thể quản lý đến đối tợng
quản lý và khách thể quản lý.

3


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Việc xác định đúng đắn chức năng của quản lý là cần thiết, nếu không có chức
năng quản lý thì không thể hình dung đợc quá trình quản lý và nội dung của quá
trình ấy trong một hệ thống nhất định. Việc phân tích quá trình quản lý xét về mặt
chức năng quản lý là cơ sở xác định khối lợng công việc theo từng chức năng, xác
định rõ lợng cán bộ quản lý cần có để đảm nhiệm chức năng ấy, và cuối cùng để
hình thành cơ cấu bộ máy quản lý. Muốn tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực không thể không phân tích sự phù
hợp giữa cơ cẩu bộ máy quản lý với những chức năng quản lý.
Có hai cách phân loại chức năng quản lý.
1.2.1. Phân loại theo nội dung của quá trình quản lý.
Theo cách phân loại này, qúa trình quản lý đợc chia thành năm chức năng:
- Chức năng dự kiến.
- Chức năng tổ chức.
- Chức năng phối hợp.
- Chức năng chỉ huy.
- Chức năng kiểm tra.
1.2.2. Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Theo cách phân loại này có mời chức năng sau:
- Kế hoạch hoá và điều độ sản xuất.
- Chức năng nhân sự.
- Chức năng kỹ thuật.
- Chức năng thơng mại.
- Chức năng tài chính.
- Chức năng tổ chức lao động và thù lao lao động.
- Chức năng hạch toán.
- Chức năng kiểm tra và phân tích.
- Chức năng hành chính và bảo vệ doanh nghiệp.
- Chức năng tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội.

4


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sự phân loại chức năng quản lý tạo cơ sở cho việc xác định khối lợng công
việc, số lợng công nhân viên cần thiết để từ đó xây dựng các phòng chức năng cho
phù hợp.
Các phòng chức năng là các tổ chức bao gồm cán bộ nhân viên kinh tế, kỹ
thuật, hành chính... đợc phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản lý có
nhiệm vụ giúp lãnh đạo chuẩn bị và ra các quyết định, theo dõi hớng dẫn các phân
xởng, bộ phận sản xuất cũng nh các cán bộ nhân viên cấp dới thực hiện đúng đắn,
kịp thời những quyết định quản lý.
Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ
đợc giao, vừa phối hợp với các phòng chức năng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các
lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đợc tiến hành đồng bộ, ăn khớp nhịp nhàng.
Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xởng, các bộ phận
sản xuất.
Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ
chức các phòng chức năng theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ đồng thời phải coi
trọng các bộ phận có quan hệ trực tiếp với kinh doanh, đến công tác nghiên cứu đổi
mới công nghệ.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.
2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.
Chúng ta biết rằng, khi nhiều ngời cùng làm việc với nhau trong một tổ chức
để đạt tới một mục tiêu chung nào đó thì cần phải phân cho mỗi ngời một vai trò
nhất định. Một vai trò hiển thị những công việc mà mỗi ngời làm có một mục đích
hoặc một mục tiêu nhất định, sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó
họ biết rõ mục tiêu của công việc họ làm ăn khớp nh thế nào với nỗ lực của nhóm,
tại đó họ có quyền hạn cần thiết để làm nhiệm vụ và tại đó, họ có những công cụ và
thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, chính các điều kiện đó nảy sinh các

chức năng của tổ chức.
Nh vậy, tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt
động trong hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống dựa trên cơ sở các
nguyên tắc và quy tắc quản trị quy định.
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo một
trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
Mối quan hệ chủ yếu giữa các yếu tố cấu thành trong nội bộ tổ chức có: Mối
liên hệ dọc của tổ chức giữa cấp trên và cấp dới trong hệ thống tổ chức lớn, mối
liên hệ ngang giữa các yếu tố ngang cấp.

5


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Cơ cấu tổ chức trực tiếp quyết định hệ thống chỉ huy và mạng lới thông suốt
trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức thích hợp là hết sức quan trọng đối với việc thực hiện
có hiệu suất mục tiêu của tổ chức.
Tóm lại, cơ cấu tổ chức là một kết cấu phân tầng lớp từ trên xuống dới thể
hiện một hình thức lãnh đạo theo hình kim tự tháp trên nhỏ dới lớn.
Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp: là tổng hợp các bộ phận khác nhau có
mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá và có những trách
nhiệm, quyền hạn nhất định đợc bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện các
chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
2.2 Yêu cầu đối với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý.
Việc xây dựng và hoàn thiên cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau:
-Tính tối u
-Tính linh hoạt

-Tính tin cậy
-Tính kinh tế
-Tính bí mật
2.3 Những nhân tố ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lý
a, Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý.
- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất: đặc điểm chung
và mức độ phức tạp của công nghệ sản xuất mà doanh nghiệp sử dụng ảnh hởng
việc tổ chức bộ máy quản lý.Các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ cao thì thờng có định mức quản lý thấp, bộ máy quản lý phải đợc bố trí sao cho tăng cờng
khả năng của doanh nghiệp, có thể hợp nhất hoặc phản ứng trớc sự thay đổi nhanh
chóng về công nghệ. Các doanh nghiệp khai thác công nghệ mới thờng có xu hớng
sử dụng cán bộ quản lý cấp cao có kinh nghiệm và học vấn về kỹ thuật, các cán bộ
quản lý có chủ trơng đầu t cho các dự án hớng vào việc phát triển và duy trì vị trí
dẫn đầu doanh nghiệp về công nghệ, hệ thống cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống
công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra quyết định liên
quan đến kinh doanh và công nghệ.
- Tính chất và đặc điểm sản xuất : Các thành phần kinh tế và các nghành khoa
học khác nhau tất yếu dẫn tới đặc điểm của sản xuất kinh doanh cũng khác nhau.
Các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp thì có t liệu sản xuất, chủng loại
sản phẩm, thị trờng tiêu thụ, địa bàn hoạt động, các phơng thức xâm nhập và chiếm
lĩnh thị trờng... phải khác hẳn với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông

6


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nghiệp. Điều này khẳng định tính chất và đặc điểm sản xuất quy định hình thức cơ
cấu tổ chức.
Hiện nay, một điều đợc chấp nhận chung là nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và
tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản lý
của các doanh nghiệp. Các kết quả nghiên cứu nói chung là ủng hộ ý tởng bộ máy

quản lý phải đi theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mặc dù sự thay đổi về nhiệm vụ
sản xuất kinh doanh không phải bao giờ cũng bắt buộc có sự thay đổi bộ máy quản
lý.
b, Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý.
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý.
- Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, trình độ kiến
thức, tay nghề của cán bộ quản lý ảnh hởng rất lớn đến tổ chức bộ máy quản lý.
Trong điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật của hoạt động quản lý (máy vi tính, máy
fax, máy photocopy...) đầy đủ, hiện đại trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm
nhiệm đợc nhiều công việc thì khi đó sẽ góp phần làm giảm số lợng cán bộ quản lý
trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu quả của bộ máy
quản lý doanh nghiệp.
- Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ngời
lãnh đạo đối với hoạt động của ngời cấp dới. Yếu tố này quyết định quy mô của cơ
cấu tổ chức, ảnh hởng tới việc hình thành các bộ phận của cơ cấu tổ chức với số
phòng ban, số lợng nhân viên và bao nhiêu cấp lãnh đạo phụ trách.
- Tác phong làm việc của lãnh đạo cấp cao: các cán bộ quản lý theo phơng
cách truyền thống thờng thích sử dụng những cơ cấu tổ chức quản lý theo bộ phận
chức năng và ít khi vận dụng các hình thức tổ chức khác nh hình thức tổ chức bộ
máy theo mô hình ma trận .
- Thái độ của đội ngũ công nhân viên.
- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với ngời quản lý.
Mục đích của việc phân tích các nhân tố ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản
lý doanh nghiệp là tìm ra một mô hình tổ chức góp phần nâng cao hiệu quả của
doanh nghiệp và hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Không một yếu tố riêng lẻ
nào có thể quyết định mô hình tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp mà tổ chức bộ
máy quản lý doanh nghiệp chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố và các yếu tố này thay
đổi theo từng trờng hợp.
2.4. Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng bộ máy tổ chức.

7


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

- Nguyên tắc thống nhất mục tiêu.
- Nguyên tắc hiệu quả về mặt tổ chức.
- Nguyên tắc về tầm quản lý.
- Nguyên tắc bậc thang.
- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn.
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.
- Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong mệnh lệnh.
- Nguyên tắc về sự tơng hợp giữa trách nhiệm và quyền hạn.
- Nguyên tắc cấp quyền lực.
- Nguyên tắc xác định theo chức năng.
- Nguyên tắc cân bằng.
- Nguyên tắc linh hoạt.
- Nguyên tắc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo .
2.5 Các kiểu cơ cấu tổ chức cơ bản.
2.5.1 Cơ cấu trực tuyến (đờng
(đờng thẳng).

Lãnh đạo tổ chức (dn)

Lãnh đạo tuyến 2

Lãnh đạo tuyến 1

A1

A2

An

B1
8

B2

Bn


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Trong đó: A1,2,3...n; B1,2,3...n những ngời thực hiện trong các bộ phận
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một số
cấp dới. Toàn bộ vấn đề đợc giải quyết theo một kênh liên hệ đờng thẳng. Cấp lãnh
đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của doanh
nghiệp.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến: cấp trên lãnh
đạo trực tiếp cấp dới. Cấp dới tiếp thu, chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh cấp trên. Các
mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức đợc thực hiện theo đờng thẳng (tức
là ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh qua một cấp trên trực tiếp và chỉ thi
hành mệnh lệnh của ngời đó mà thôi ).

9

Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

2.5.2 Cơ cấu tổ chức chức năng.
Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo chức năng 2

Lãnh đạo chức năng 1

A1

A2

A3

-----

An

Trong đó: A1, A2,...An những ngời thực hiện trong các bộ phận.
Theo kiểu cơ cấu này công tác quản lý đợc tổ chức theo chức năng. Do đó
hình thành nên những ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá chỉ đảm nhiệm những
chức năng quản lý nhất định. Cấp dới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ
phận chức năng mà còn chịu sự lãnh đạo của chủ doanh nghiệp và bộ phận chức
năng khác.
Mô hình này phù hợp với xí nghiệp loại nhỏ hoặc đơn vị sự nghiệp, còn đối
với xí nghiệp loại lớn hoặc có quy mô tơng đối lớn quản lý phức tạp thì không nên

áp dụng.

10


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.5.3 Cơ cấu trực tuyến - chức năng.
Lãnh đạo tổ chức

Lãnh đạo
tuyến 1

A1

A2

Lãnh đạo
chức năng1

...

Tham mu

Lãnh đạo
chức năng 2

An

B1

Lãnh đạo
tuyến 2

B2

...

Bn

Trong đó: A1, A2,...An; B1, B2,... Bn những ngời thực hiện trong các bộ phận.
Đây là một loại hình quản lý kết hợp với sự chỉ huy trực tiếp của các cấp
lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên
chức năng các cấp. Loại cơ cấu này giữ đợc u điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu
chức năng đồng thời lại tránh đợc các khuyết điểm của mỗi loại cơ cấu trên.
Theo cơ cấu này ngời lãnh đạo doanh nghiệp đợc sự giúp đỡ của các
phòng ban chức năng trong việc ra quyết định để hớng dẫn, điều khiển và kiểm tra,
truyền mệnh lệnh theo tuyến đã đợc quy định. Ngời lãnh đạo các phòng ban chức
năng không có quyền ra quyết định cho ngời thừa hành ở các tuyến.
Cơ cấu trực tuyến chức năng có u điểm: phát huy đợc năng lực chuyên
môn của các bộ phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ
thống trực tuyến
Tuy nhiên dạng cơ cấu này cũng có nhợc điểm: do có quá nhiều bộ phận chức
năng nên lãnh đạo tổ chức phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời
gian. Ngoài ra có thể xảy ra mâu thuẫn gia lãnh đạo các tuyến với nhau do không
thống nhất quyền hạn và quan điểm. Hiện nay kiểu cơ cấu tổ chức nay đợc sử dụng
rông rãi.

11

Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Trên đây là ba kiểu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cơ bản ngoài ra
còn có các kiểu cơ cấu trực tuyến tham mu, cơ cấu chính thức, cơ cấu không chính
thức, cơ cấu theo khách hàng...
Xã hội ngày càng phát triển, dẫn đến sự biến đổi mạnh mẽ trong các đơn
vị. Sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hoá cao, đòi hỏi
phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình hoạt động của một
tổ chức. Vì vậy, hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức là tất yếu. Việc
hoàn thiện này làm cho hiệu quả quản lý lao động cao hơn.
II. Lao Động Quản Lý
1. Khái niệm và phân loại lao động quản lý.
1.1 Khái niệm.
Nếu xét theo quan điểm của lý thuyết hệ thống và lý thuyết quản lý thì bất
cứ doanh nghiệp nào cũng đều là một hệ thống đợc tạo thành từ hai hệ thống bộ
phận là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý.
Hệ thống quản lý bao gồm: hệ thống các chức năng, hệ thống các bộ phận
quản lý (các phòng ban) và những cán bộ, nhân viên làm việc trong đó, hệ thống
các mối quan hệ quản lý và hệ thống các phơng tiện vật chất kỹ thuật các phơng
pháp quản lý cần thiết để giải quyết các công việc quản lý.
Hệ thống bị quản lý là hệ thống sản xuất bao gồm các phân xởng, bộ phận
sản xuất và toàn bộ lực lợng lao động, vật t máy móc phơng tiện kỹ thuậtvà phơng
pháp công nghệ đợc bố trí sử dụng trong đó.
Với t cách là chủ thể quản lý, hệ thống quản lý doanh nghiệp tác động vào
hệ thống bị quản lý nhằm thống nhất hành động, đảm bảo mối quan hệ tơng hỗ,
thống nhất mục đích công tác của tất cả các bộ phận, các thành viên trong sản xuất
để đảm bảo phát triển sản xuất không ngừng, sử dụng có hiệu quả các nguồn dự trữ
nguyên liệu và lao động của doanh nghiệp. Sự tác động có hớng đích đó của quản

lý đợc thực hiện thông qua quá trình lao động của các cán bộ nhân viên trong bộ
máy quản lý để thực hiện các chức năng quản lý. Do đó, lao động quản lý đợc hiểu
là tất cả những ngời lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc
thực hiện các chức năng quản lý.
Theo C.Mac lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của ngời lao
động sản xuất, để hoàn thành các chức năng quản lý khác nhau cần thiết phải có
quá trình đó.
Trong doanh nghiệp lao động quản lý bao gồm những lao động hoạt động
trong bộ máy quản lý và những ngời hực hiện các chức năng quản lý, đó là: Giám
đốc, Phó giám đốc, trởng phòng, phó phòng các phòng ban ... các nhân viên làm
12


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
việc trong các phòng ban và một số các công việc phục vụ khác. Lao động quản lý
đóng vai trò rất quan trọng bởi lẽ chỉ cần một sai sót nhỏ có thể ảnh hởng lớn đến
quá trình hoạt động.
1.2. Phân loại lao động quản lý.
a. Phân theo chức năng, vai trò của họ đối với việc quản lý toàn bộ quá trình sản
xuất.
Theo cách phân loại này thì lao động quản lý đợc phân chia ra thành: nhân
viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính.
Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những ngời đợc đào tạo ở các trờng kỹ thuật
hoặc đã qua thực tế sản xuất có trình độ kỹ thuật tơng đơng, đợc cấp trên có thẩm
quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là những ngời trực tiếp làm công tác kỹ
thuật hoặc tổ chức chỉ đạo, hớng dẫn công tác kỹ thuật trong doanh nghiệp bao
gồm: giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, trởng phòng, phó phòng kỹ
thuật, các kỹ s, kỹ thuật viên, nhân viên làm việc tại các phòng ban kỹ thuật.
Nhân viên quản lý kinh tế: là những ngời làm công tác lãnh đạo, tổ chức quản
lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nh: giám đốc hay phó giám

đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trởng, các cán bộ, nhân viên công tác ở các
phòng, ban, bộ phận nh: kế hoạch, thống kê-kế toán, tài vụ, lao động-tiền lơng,
cung tiêu...của doanh nghiệp.
Nhân viên quản lý hành chính: là những ngời làm công tác tổ chức nhân sự,
thi đua, khen thởng, quản trị hành chính, văn th đánh máy, trực tổng đài điện thoại,
phiên dịch phát thanh, lái xe con, liên lạc, bảo vệ thờng trực, phòng cháy chữa
cháy, tạp vụ,lái xe đa đón công nhân đi làm.
b. Phân theo vai trò đối với việc thực hiệnchức năng quản lý:
Lao động quản lý đợc phân ra thành cán bộ lãnh đạo, chuyên gia, nhân viên
thừa hành kỹ thuật.
Cán bộ lãnh đạo: là những lao động quản lý trực tiếp thực hiện những chức
năng lãnh đạo bao gồm: giám đốc, phó giám đốc, quản đốc, phó quản đốc, trởng
phó phòng ban trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp.
Các chuyên gia: là những lao động quản lý không thực hiện các chức năng
lãnh đạo trực tiếp mà thực hiện các công việc chuyên môn bao gồm: các cán bộ
kinh tế, kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế những nhà khoa học. Đây là lực lợng tham mu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.

13


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Nhân viên thừa hành kỹ thuật: là những lao động quản lý thực hiện các công
việc đơn giản, thờng xuyên, lặp đi lặp lại mang tính chất thông tin kỹ thuật và phục
vụ bao gồm: các nhân viên làm công tác hạch toán kiểm tra nh nhân viên kiểm
định, nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên lễ tân, tạp vụ, bảo
vệ...nhiệm vụ của các nhân viên thừa hành kỹ thuật là tiếp nhận các thông tin ban

đầu và xử lý chúng, truyền tin đến nơi nhận cũng nh chuẩn bị và giải quyết các thủ
tục hành chính đối với các loại văn bản khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp.
Do vậy muốn thực hiện đợc bất kỳ chức năng quản lý nào đều phải có hoạt
động của ba loại hoạt động quản lý đó. Điều này cho thấy việc phân loại lao động
quản lý đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện hoạt động của
doanh nghiệp. Từ đó chúng ta sẽ nghiên cứu nội dung của hoạt động lao động quản
lý để thấy đợc tầm quan trọng của chúng.
2. Nội dung của hoạt động lao động quản lý.
Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau do đó
có nội dung lao động rất khác nhau. Sự khác biệt đó là do sự khác nhau về tính chất
các chức năng quản lý quy định. Tuy nhiên nội dung lao động của tất cả các loại
lao động đều đợc hợp thành từ các yếu tố sau đây:
-Yếu tố kỹ thuật: thể hiện ở sự thực hiện công việc mang tính chất thiết kế và
mang tính chất chuyên môn nh: thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới phân tích thiêt kế
và áp dụng các phơng án cải tiến công nghệ sản xuất tổ chức lao động...
-Yếu tố tổ chức-hành chính: thể hiện sự thực hiện các công việc nhằm tổ chức
thực hiện các phơng án thiết kế các quy định nh: lập kế hoạch, hớng dẫn công việc,
điều chỉnh kiểm tra và đánh giá công việc.
-Yếu tố sáng tạo: thể hiện ở sự thực hiện công việc nh: suy nghĩ, tìm tòi, phát
minh ra các kiến thức mới, các quyết định các phơng pháp để hoàn thành công
việc.
-Yếu tố thực hành giản đơn: thể hiện ở sự thực hiện các công việc đơn giản đợc thực hiện theo quy định, hớng dẫn có sẵn nh công việc có liên quan đến thu thập
và xử lý thông tin và các công việc phục vụ.
-Yếu tố hội họp và sự vụ: thể hiện ở sự tham gia các cuộc họp về chuyên môn
hoặc giải quyết các công việc có tính thủ tục.
Năm yếu tố trên đều có mặt ở nội dung lao động của các lao động quản lý nhng với tỷ trọng khác nhau làm cho nội dung lao động của họ cũng khác nhau.
3. Đặc điểm của lao động quản lý ảnh hởng
hởng tới công tác tổ chức lao động.
Hoạt động của lao động quản lý là hoạt động trí óc và mang nhiều đặc tính
sáng tạo. Với đặc điểm là hoạt động trí óc đòi hỏi phải tập trung t tởng, độc lập làm

14


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
việc, về điều kiện làm việc yêu cầu chiếu sáng và loại trừ tiếng ồn...Còn đặc tính
sáng tạo quyết định hiệu quả công việc, đặc biệt đối với các cán bộ lãnh đạo và các
chuyên gia.
Hoạt động của lao động quản lý là hoạt động mang đặc tính tâm lý xã hội cao
xuất phát từ đặc điểm là trí óc nên hoạt động lao động quản lý đặt ra yêu cầu cao
đối với khả năng nhận biết, thu nhận thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết.
Mặt khác đối tợng quản lý ở đây là những ngời lao động và tập thể lao động nên
đòi hỏi lao động quản lý mang tính tâm lý xã hội giữa những ngời lao động với
nhau. Với đặc điểm này đòi hỏi các biện pháp tổ chức lao động khoa học tức là
phải tạo ra môi trờng lao động thoải mái dễ chịu, tạo bầu không khí tâm lý tốt trong
các tập thể lao động cũng nh phải chú ý giới hạn về tâm lý xã hội trong tổ chức lao
động.
Thông tin kinh tế vừa là đối tợng lao động, kết quả lao động vừa là phơng tiện
lao động của lao động quản lý. Đối tợng của lao động quản lý là thông tin kinh tế.
Lao động quản lý đã thu nhận xử lý các thông tin kinh tế để phục vụ mục đích của
mình tại doanh nghiệp. Những thông tin kinh tế đã đợc lao động quản lý xử lý
chính là kết quả hoạt động lao động của họ. Mặt khác, thông tin kinh tế vừa là ph ơng tiện của lao động quản lý hoàn thành các công việc của mình. Với đặc điểm
này đặt ra yêu cầu phải tổ chức tốt các thông tin của lao động quản lý, trang bị
những phơng tiện cần thiết cho lao động quản lý có thể thu thập, xử lý, cất giữ các
thông tin kinh tế một cách dễ dàng.
Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả lao
động không biểu hiện dới dạng vật chất. Với đặc điểm này đòi hỏi để tiến hành tổ
chức lao động phải có phơng pháp nghiên cứu, các phơng án tổ chức phù hợp.
Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, t liệu phục vụ cho việc hình
thành và thực hiện các quyết định quản lý. Vì vậy, đòi hỏi cán bộ nhân viên quản lý
phải có tinh thần trách nhiệm cao. Mặt khác, khối lợng thông tin kinh tế trong ngày

của lao động quản lý rất nhiều nên đòi hỏi cán bộ nhân viên quản lý phải có tính
năng động, linh hoạt cao trong quá trình giải quyết nhiệm vụ. Với đặc điểm này
dẫn đến các yêu cầu đặc biệt trong công tác tuyển chọn, bồi dỡng cán bộ và phân
công lao động hợp lý.
4. Các yêu cầu đối với lao động quản lý.
Xuất phát từ vai trò, vị trí và đặc điểm cũng nh chức năng quản lý của từng
quản trị viên trong hoạt động quản lý doanh nghiệp mà yêu cầu đặt ra có sự khác
nhau trong từng cấp.
Thứ nhất, đối với quản trị viên cấp cao bao gồm Giám đốc và các Phó giám
đốc.
15


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Phải có năng lực tổ chức: năng lực tổ chức đợc hình thành bởi phẩm chất cá
nhân và trình độ kiến thức. Phẩm chất cá nhân bao gồm thái độ đối với cái mới, ý
thức trách nhiệm đối với tập thể đơn vị, tính kỷ luật, tính kiên quyết kiên định...
Phải có trình độ kiến thức về kỹ thuật, về kinh tế, về đối ngoại, trình độ ngoại
ngữ...
Ngoài ra cần phải có kiến thức về tâm lý học, khả năng chọn lựa cán bộ, khả
năng hợp tác với ngời khác, khả năng nhận định và độc lập giải quyết công việc.
Quy mô doanh nghiệp càng lớn đòi hỏi các quản trị viên cấp cao càng phải có kiến
thức rộng.
Thứ hai, đối với quản trị viên điều hành bao gồm các quản đốc phân xởng sản
xuất, các Trởng phòng ban chức năng.
- Quản đốc phân xởng là ngời có trách nhiệm chủ động giải quyết mọi vấn đề
kỹ thuật về tổ chức sản xuất và các vấn đề khác có liên quan đến đơn vị mình phụ

trách. Do vậy, Quản đốc phân xởng cần phải đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau:
+ Phải có trình độ Trung cấp trở lên.
+ Có khả năng tổ chức biết lựa chọn và bố trí cán bộ.
+ Có kinh nghiệm công tác và đã từng qua các chức vụ tơng tự nhng ở quy mô
nhỏ hơn.
+ Biết quan hệ với những ngời dới quyền, các cán bộ ở các phân xởng, phòng
ban khác.
+ Có nghị lực, có tính kiên quyết và lòng kiên trì với mục tiêu đề ra.
+ Có khả năng quyết định nhanh, chủ động trong công việc.
+ Có ý thức trách nhiệm cao trong công việc.
+ Có kiến thức lý luận và thực tiễn về kỹ thuật công nghệ sản xuất thuộc phạm
vi quản lý.
- Trởng phòng ban chức năng: xuất phát từ sự đa dạng phức tạp của việc thực
hiện nhiệm vụ trong từng lĩnh vực chuyên môn đợc giao cũng nh sự đòi hỏi có một
năng lực vững vàng để đủ khả năng quản lý một tập thể quản trị viên có nghiệp vụ,
Trởng các phòng ban chức năng cần phải có các yêu cầu cơ bản sau:
+ Đợc đào tạo có hệ thống kiến thức lý luận theo nghiệp vụ phụ trách.
+ Có đầu óc tổ chức, am hiểu đợc các khả năng chuyên môn của các nhân
viên trong đơn vị để phân công lao động quản lý hợp lý sao cho nhiệm vụ đợc giao
cho từng ngời phù hợp với khả năng tối đa của họ.

16


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Có khả năng tổ chức các mối liên hệ công tác giữa các cộng sự trong và
ngoài doanh nghiệp.
Ngoài ra, xuất phát từ tính đặc thù của công việc đòi hỏi các Trởng phòng ban
chức năng phải có khả năng giao tiếp, đàm thoại, khả năng trình bày bằng văn bản
một cách chính xác ngắn gọn.

- Quản trị viên thực hiện: gồm những quản trị viên thực hiện những công việc
cụ thể nh: kế toán, nhân viên kỹ thuật... yêu cầu đặt ra đối với mỗi quản trị viên
gồm:
+ Có kinh nghiệm thực hiện am hiểu sâu sắc trong lĩnh vực công tác đợc giao.
+ Có lòng say mê với công việc.
+ Có khả năng thực hiện các quyết định một cách linh hoạt sáng tạo.
+ Trung thực, đáng tin cậy, tận tâm với trách nhiệm đợc giao.
+ Có khả năng thiết lập những mối liên hệ đồng nghiệp với cấp trên.
III. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý - một biện pháp quan
trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
Có lẽ không một lĩnh vực hoạt động nào của con ngời quan trọng hơn công
việc quản lý bởi vì mọi nhà quản lý ở mọi cấp độ và trong mọi cơ cấu đều có nhiệm
vụ cơ bản là thiết lập và duy trì mộy môi trờng mà trong đó các cá nhân làm việc
với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.
Hoạt động lao động quản lý có nội dung rất đa dạng và phong phú, khó xác
định hiệu quả của lao động này nhng nó luôn gắn liền với kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh chính là lợi nhuận. Để
đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý.
Không một nhà quản lý nào muốn tồn tại trong tình trạng hoạt động kém hiệu quả.
Tuy nhiên để thu đợc hiệu quả cao thì các nhà quản lý phải nắm bắt các quan hệ
phát sinh. Thật vậy sự tồn tại của bộ máy quản lý là tất yếu. Nó nh chất keo dính để
liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, tập trung có phơng hớng rõ ràng. Sự tồn tại của bộ máy quản lý thể hiện sự tồn tại của chính doanh
nghiệp đó. Với cơ cấu bộ máy hợp lý, đội ngũ cán bộ lãnh đạo giỏi là điều kiện cần
thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp.
2. Phơng
Phơng hớng
hớng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý.

17


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Bộ máy quản lý là những khâu, những cấp đợc tổ chức ra phù hợp với đặc
điểm kinh tế, kỹ thuật của từng doanh nghiệp để thủ trởng doanh nghiệp thực hiện
các chức năng quản lý đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
2.1 Hoàn thiện cơ cấu.
Cơ cấu là một phạm trù phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệ
thống. Cơ cấu là chỉ tiêu và tính tổ chức của hệ thống.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực
quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại tác động tích cực trở lại
sự phát triển sản xuất.
Hoàn thiện bộ máy quản lý theo hớng chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực.
- Chuyên tinh: là thờng xuyên chuyên sâu và có chọn lọc.
- Gọn nhẹ: thể hiện sự vừa đủ, chi tiết, thành phần không rờm rà, không thừa
không thiếu và có tỷ trọng nhỏ.
- Có hiệu lực: thể hiện khả năng đi đến kết quả đợc mọi ngời chấp nhận một
cách nghiêm chỉnh.
Để đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng khắc
nghiệt nh hiện nay và phát huy đợc hết vai trò năng lực lãnh đạo của bộ máy quản
lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện bộ
máy quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh, gọn nhẹ, có hiệu lực là đòi hỏi
tất yếu.
2.2. Hoàn thiện chức năng quản lý
Chức năng quản lý là loại hoạt động quản lý đợc tách riêng ra trong quá trình
phân công lao động và chuyên môn hoá lao động quản lý. Mỗi chức năng quản lý

là tổng thể các tác động cùng loại nhất định của chủ thể quản lý lên đối tợng quản
lý nhằm giải quyết có hiệu quả những nhiệm vụ đề ra.
Các chức năng quản lý thể hiện hình thức hợp lý của sự phân công quá trình
quản lý theo tính chất và nội dung lao động có liên quan. Đặc trng cho mỗi chức
năng là phần việc có tính chất chung về mục đích và giữ vai trò nhất định trong sản
xuất. Do vậy, hoàn thiện chức năng quản lý đòi hỏi sự phân công hợp lý quá trình
quản lý bằng cách phân công nhiệm vụ giữa các cơ quan trực tuyến của cơ cấu
quản lý. Còn trong nội bộ từng bộ phận chức năng thì phân công hợp lý giữa các
cán bộ, nhân viên đề ra nhiệm vụ cụ thể, quy định mối quan hệ và lề lối làm việc,
kết hợp các chức năng của họ đảm bảo cho mỗi cán bộ, nhân viên quản lý hoàn
thành nhiệm vụ.

18


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hoàn thiện chức năng quản lý bằng phơng pháp tiêu chuẩn hoá cán bộ và đề
ra quy chế làm việc, nhằm loại trừ tình trạng song song và trùng lặp về chức năng
hoặc có chức năng không ai đảm nhiệm .
2.3 Hoàn thiện phân công và hợp tác lao động.
+ Phân công lao động: đối với lao động quản lý có các hình thức phân công
sau:
Thứ nhất: phân công lao động theo chức năng quản lý; hình thức này đợc thể
hiện trên sự phân chia toàn bộ hệ thống quản lý thành các chức năng. Để thực hiện
tất cả các chức năng ngời cán bộ phải có kiến thức chuyên môn cũng nh các kỹ
năng nhất định.
Phân công lao động theo chức năng phải căn cứ vào yêu cầu của bảng quyết
định về cấp bậc của nhà nớc, cụ thể:
- Phần chung: quyền chỉ đạo, tính tự bổ nhiệm và những yêu cầu về chuyên
môn.

- Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Trách nhiệm, chức năng, nhiệm vụ và hình thức kỷ luật.
Thứ hai: phân công lao động theo tính chất công việc: Căn cứ vào mức độ
phức tạp của công việc có thể chia cán bộ quản lý thành ba loại sau:
- Cán bộ lãnh đạo.
- Chuyên gia.
- Nhân viên thừa hành kỹ thuật.
Ngoài ra trong từng loại còn chia ra nhỏ hơn theo trình độ chuyên môn của
cán bộ và mức độ phức tạp của công việc.
Thứ ba: phân công lao động theo công nghệ quản lý, thực chất của hình thức
này là phân chia toàn bộ công việc quản lý theo quá trình thông tin bao gồm: nhận
tin, ghi chép ban đầu,... và xử lý thông tin.
Hiệp tác lao động của cán bộ quản lý chủ yếu tồn tại hai hình thức hợp tác
giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý và hiệp tác trong nội bộ hệ thống
quản lý.
Yếu tố quyết định hiệu quả hầu hết các hoạt động của đơn vị chính là đội ngũ
cán bộ quản lý, chính vì thế đòi hỏi phải có sự quan tâm đúng mức yếu tố này. Nội
dung cần quan tâm là:
- Chọn cán bộ đúng ngành nghề,năng lực,sở trờng.

19


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

- Có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng cán bộ quản lý theo yêu cầu chất lợng của
công việc.
- Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của lao động quản lý.

- Đánh giá kết quả công tác một cách khách quan.
2.4 Nghiên cứu sử dụng lao động hợp lý và nâng cao trình độ chuyên môn của
lao động quản lý.
Sử dụng lao động hợp lý là vấn đề cần thiết trong bất kỳ tổ chức nào chỉ có nh
thế mới tận dụng một cách tối đa thời gian làm việc, tránh đợc tình trạng lãng phí
thời gian, cũng nh lao động. Từ đó phải xây dựng biên chế lao động quản lý ở các
phòng ban hợp lý. Điều này tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phát huy tốt khả năng
của mình.
Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý sẽ làm tăng hiệu
quả quản lý tuy vậy, hiện nay số cán bộ quản lý có trình độ cao cha nhiều, một bộ
phận lại đợc đào tạo từ lâu rõ ràng không phù hợp với tình hình phát triển của cơ
chế mới. Vì vậy, đào tạo mới và bồi dỡng cán bộ là vấn đề cấp bách.
2.5. Hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học của cán bộ lãnh đạo và lao
động quản lý.
Tổ chức lao động khoa học của ngời lãnh đạo là việc sắp xếp sử dụng có hiệu
quả thời gian làm việc của ngời lãnh đạo. Hoàn thiện tổ chức thực hiện bằng cách
áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ, kỹ thuật nhằm thúc đẩy quá trình
quản lý đạt kết quả cao với chi phí đợc giảm thiểu, đồng thời giảm bớt sự mệt nhọc,
phát huy tính chủ động sáng tạo của cán bộ, nhân viên quản lý.
3. ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đối với việc nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để điều hành toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh thì cần phải có bộ máy
quản lý. Không có bộ máy quản lý thì không có lực lợng nào có thể tiến hành
nhiệm vụ quản lý đợc cho nên cũng không có quá trình sản xuất nào thực hiện đợc
nếu không có bộ máy quản lý và đơng nhiên cũng không có tổ chức bộ máy quản
lý.
Bộ máy quản lý tạo ra sức mạnh khi nó phù hợp với nhu cầu thực tiễn, còn khi
không phù hợp thì nó trở thành yếu tố kìm hãm. Hoàn thiện bộ máy quản lý làm
cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản
lý, phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế kỹ thuật của

doanh nghiệp. Điều này sẽ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý gọn nhẹ sẽ tiết kiệm đợc chi phí quản
lý doanh nghiệp góp phần hạ giá thành, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Đây là
20


Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
chØ tiªu thÓ hiÖn râ nhÊt cña viªc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh
nghiÖp.

21


Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

Phần Thứ Hai
Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty
Xây Dựng I Thanh Hoá
I. Những đặc điểm của công ty có ảnh hởng
hởng đến tổ chức bộ
máy quản lý.
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng I Thanh Hoá.
Nhằm tăng cờng lực lợng cho công tác thi công xây dựng. Uỷ ban hành chính
tỉnh Thanh Hoá ra quyết định số 2108/TC-UB ngày 4/12/1961 thành lập Công Ty
kiến trúc địa phơng(tiền thân của Công ty xây dựng I hiện nay) là một đơn vị hạch
toán độc lập, chịu trách nhiệm thi công các công trình công nghiệp, dân dụng trong
tỉnh.
Sau khi Công ty đợc thành lập ngày 8/01/1962 Uỷ ban hành chính tỉnh ra

quyết định số 46/TCUB-TH thành lập các phòng trực thuộc Công Ty. Năm 1962
Công Ty đã nhận bao thầu 18 hạng mục công trình địa phơng với tổng giá trị sản lợng thực hiện trong năm là 956.005 triệu đồng.
Ngày 25/10/1963, Hội đồng chính phủ ra quyết định về cuộc vận động nâng
cao ý thức trách nhiệm, tăng cờng quản lý kinh tế tài chính, cải tiến kỹ thuật, chống
tham ô lãng phí, quan liêu. Quán triệt nghị quyết của hội đồng chính phủ và nghị
quyết của tỉnh uỷ Thanh Hoá, ngành kiến trúc Thanh Hoá đã làm thí điểm lý luận
về xoá bỏ trung gian nhằm chống quan liêu trong quản lý vì vậy, đã giải thể công ty
kiến trúc địa phơng và nhập toàn bộ văn phòng công ty về văn phòng Ty.
Cuối năm 1965 Công ty kiến trúc địa phơng thuộc ngành kiến trúc Thanh
Hoá đợc thành lập lại và ra quân đảm nhiệm 33 công trình lớn nhỏ rải rác khắp nơi.
Gần 40 năm xây dựng và trởng thành, Công ty đã góp một phần không nhỏ
vào quá trình xây dựng cơ sở vật chất cho Thanh Hoá trong cả thời kỳ chống chiến
tranh phá hoại của đế quốc Mỹ và cho cả thời kỳ xây dựng hoà bình hiện nay.
Năm 1993 Công ty đợc thành lập theo quyết định 338 của Hội Đồng Bộ Trởng. Thực hiện quyết định số 272/TC-VBTH ngày 23/2/1993 của Chủ tịch uỷ ban
nhân dân tỉnh Thanh Hoá Công ty xây dựng I Thanh Hoá thuộc sở xây dựng Thanh
Hoá là đơn vị doanh nghiệp nhà nớc có giấy phép kinh doanh số 106641 cấp ngày
24/2/1993 do trọng tài kinh tế tỉnh cấp có chức năng:
- Xây dựng nhà ở.
- Xây dựng khác.
- San lấp mặt bằng.
22


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Quán triệt t tởng Nghị quyết đại hội đảng bộ tỉnh lần thứ XIV chỉ thị 500 T/Tg
ngày 25/8/1995 và chỉ thị 20/CT-TTg ngày 21/4/1998 của Thủ Tớng Chính Phủ về
đẩy mạnh sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc. Sở xây dựng Thanh Hoá đã lập phơng
án tổ chức lại các doanh nghiệp xây lắp theo hớng giảm bớt đầu mối quản lý, nâng
cao quy mô tổ chức doanh nghiệp để có điều kiện đầu t đổi mới công nghệ, thiết bị
thi công, tạo thế và lực cho các doanh nghiệp xây dựng cạnh tranh lành mạnh. Sau

khi xem xét phơng án quyết định số 115/QĐ-UB ngày 19/1/1999 sát nhập Công Ty
xây dựng số 5 vào Công Ty xây dựng I Thanh Hoá với chức năng:
- Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng.
- Trang trí nội thất và hoàn thiện .
- Lắp đặt điện nớc các công trình.
- Thi công đờng bộ, cầu nhỏ, cống ngầm và đập tràn.
- Lắp đặt trạm bơm, công trình thuỷ lợi, đắp đê cơ giới.
Cho đến nay Công ty đã trải qua 40 năm phấn đấu liên tục, 40 năm xây dựng
và trởng thành đó là những năm đầy gian lao thử thách song cũng là những năm
thắng lợi vẻ vang.
Công ty đã giữ đợc vị thế của mình trên thơng trờng và có uy tín trên thị trờng
với các đối tác công việc và bạn hàng.
Công ty đã tham gia thi công vô số các công trình trong đó có các công trình
lớn và đã bàn giao chúng với chất lợng cao tạo uy tín cho chủ đầu t và các đối tác
nh:
- Bu điện tỉnh Thanh Hoá.
-

Khu phố cao tầng phan chu trinh.

- Nhà hát Lam Sơn.
- Trờng cấp III Lam Sơn.
- Bệnh viện cao tầng 301.
- Nhà thể thao thành phố.
Qua đó Công ty xây dựng I Thanh Hoá đã khẳng định đợc mình là một đơn vị
xây dựng có tiềm lực, có khả năng thi công các công trình lớn đạt chất lợng cao.

23

Đào Thị Nga

Quản trị nhân lực 38A

2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty có ảnh hởng
hởng đến tổ chức bộ máy
quản lý.
Là một đơn vị xây lắp thực hiện việc xây dựng các công trình dân dụng và
công nghiệp nên việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh không phải một sớm
một chiều mà là cả một quá trình làm việc của toàn bộ hệ thống, sản phẩm của
Công ty tạo ta đợc thực hiện theo đơn đặt hàng của các ngành, địa phơng, các cơ sở
kinh tế xã hội.
Trong những năm vừa qua, Công ty đã gặp không ít khó khăn về vốn, lao
động, máy móc thiết bị... nhng Công ty đã hết sức nỗ lực để vợt qua và đạt đợc một
số kết quả nhất định. Nó đòi hỏi cách nhìn mới đối với sự vận động của đồng vốn
và cách làm mới trong tổ chức hạch toán kinh tế ở từng bộ phận. Khó khăn nổi cộm
trong những khó khăn của Công ty vẫn là vốn. Nguyên nhân của sự khó khăn này
là do hầu hết các công trình của Công ty thi công khi đã hoàn thành bị thanh toán
chậm do đó gây khó khăn cho Công ty khi đầu t vào các công trình tiếp sau. Để
khắc phục những khó khăn đó Công ty không những vay vốn từ phía ngân hàng mà
Công ty đã biết phát huy thế mạnh của mình để vay vốn từ một số Công ty khác nh
Công ty bảo hiểm... Vì vậy mà tổng số giá trị vốn huy động phục vụ cho các đội
sản xuất tăng liên tục.
Năm 1997 là 6000 triệu đồng, năm 1998 là 11349 triệu đồng, năm 1999 tăng
lên đến 26595 triệu đồng.
Đặc điểm sản xuất của ngành xây dựng có nhiều điểm riêng biệt khác hẳn với
những ngành khác. Sản phẩm của ngành là những công trình gắn chặt với địa điểm
xây dựng, có kích thớc lớn sử dụng nhiều loại vật liệu. Sản phẩm xây dựng không
chỉ thoả mãn nhu cầu ngời tiêu dùng mà phải phù hợp với quần thể kiến trúc và
quang cảnh xung quanh. Ngời sản xuất phải di động theo các công trình, toàn bộ

máy móc vật liệu xây dựng cũng phải di động. Để tạo ra một sản phẩm phải qua
nhiều khâu khác nhau nh: Khảo sát- thiết kế- dự toán- thi công và cuối cùng mới
tạo ra đợc một sản phẩm.
3. Đặc điểm về máy móc thiết bị.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty đó là các trang thiết bị đa dạng khác nhau
về trình độ khoa học kỹ thuật đặc biệt đáp ứng nhu cầu cao về thi công xây dựng
đòi hỏi máy móc thiết bị phải hiện đại đảm bảo thi công đợc các công trình có kết
cấu phức tạp, kinh phí đầu t lớn. Máy móc thờng sử dụng nh: Máy trộn bê tông,
máy đầm, máy xúc... thế nhng do đặc điểm của ngành xây dựng công việc làm
không ổn định lại bị tác động bất ngờ của yếu tố thiên nhiên nên máy móc lúc thì
sử dụng triệt để, lúc thì rảnh rỗi.

24


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Năm 1999 Công ty đã đầu t gần 2 tỷ đồng để mua máy móc thiết bị, với số lợng máy đó năm vừa qua đã giúp Công ty tăng đợc tiến độ thi công. Tuy nhiên,
cũng không thể nói với số lợng nh vậy đã đủ mà khoa học kỹ thuật luôn luôn phát
triển đòi hỏi Công ty phải không ngừng nâng cấp máy móc thiết bị của mình cho
phù hợp.
Mặt bằng sản xuất của Công ty không tập trung mà nó phân tán trải rộng khắp
toàn tỉnh. Những công trình xây dựng đợc xác định trớc về vị trí, địa điểm do đó
toàn bộ lực lợng lao động, máy móc, thiết bị vật t kỹ thuật bộ máy quản lý, lán
trại... phải di c theo từng công trình. Thi công xây dựng là công tác chủ yếu nằm
ngoài trời chịu ảnh hởng trực tiếp của các điều kiện tự nhiên.
Nh vậy, đặc điểm nổi bật, quan trọng nhất của quá trình xây dựng là quá trình
sản xuất di động để tạo ra những sản phẩm cố định có giá trị lớn. Đặc điểm này có
ảnh hởng rất nhiều tới quá trình sản xuất và quá trình tổ chức quản lý của Công ty.
4. Đặc điểm về lao động của Công ty.
Biểu 1: Tình hình lao động của Công ty.

Chỉ tiêu
1. Tổng số lao động
+ Hợp đồng chính thức
+ Hợp đồng tạm thời
2. Số lao động nữ
3. Số lao động nam

1997
Số lợng
%
543
100
464

85,45

133
410

24,49
75,51

1998
Số lợng
%
750
100
470
280

140
610

62,67
37,33
18,67
81,33

1999
Số lợng
%
1133
100
646
478
156
977

57,02
42,98
13,77
86,23

Ngoài bộ phận lao động gián tiếp thì lao động của Công ty đòi hỏi có thể lực
lớn bởi vì hầu hết các công việc là năng nhọc và mức độ nguy hiểm cao. Qua biểu
trên ta thấy số lao động của Công ty tăng dần qua các năm nhng do đặc điểm ngành
nghề sản xuất kinh doanh cho nên lao động của Công ty có hai loại đó là: lao động
theo hợp đồng chính thức (dài hạn), lao động theo hợp đồng tạm thời (lao động
mùa vụ). Tất cả các công nhân kỹ thuật của Công ty đều nằm trong danh sách biên
chế chính thức vì đây là lực lợng nòng cốt thực sự gắn bó với sự nghiệp xây dựng

của Công ty.
Nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất lực lợng công nhân kỹ thuật của Công ty
không ngừng đợc bổ sung, ngoài ra hàng năm Công ty thuê thêm lao động phổ
thông với hợp đồng dới 3 tháng. Việc thuê thêm lao động thời vụ vừa có chi phí
thấp so với lao động trong biên chế vừa không phải lo chỗ ăn chỗ ở cho họ.
25