Đề Tài Quản Trị Nhân Lực Biện Pháp Nâng Cao Kỹ Năng Phỏng Vấn Và Tuyển Chọn Nhân Sự Cho Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thiên Tân

PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài.

Trong những năm gần đây, khủng hoảng kinh tế đã khiến cho nhiều
doanh nghiệp đứng trước những khó khăn trong hoạt động sản xuất, kinh
doanh. Nhiều doanh nghiệp đứng trước sự cắt giảm về quy mô, phạm vi hoạt
động, đặc biệt là nhân sự trong tổ chức. Những rà soát của doanh nghiệp về
trình độ và năng lực của cán bộ, công nhân viên được thực hiện thường xuyên
hơn. Và thực tế cho thấy rằng, có rất nhiều nhân viên làm việc không đúng với
vị trí công việc mà họ đang đảm nhận, gây lãng phí nhân lực và ảnh hưởng
đến hiệu quả của toàn công ty. Nguyên nhân chính là do công tác tuyển dụng
và đào tạo người lao động tại công ty còn nhiều khiếm khuyết, các cán bộ
nhân sự chủ yếu là làm công việc giấy tờ, tính lương, bảo hiểm và các chế độ
chính sách khác và thường kiêm nhiệm luôn công tác tuyển dụng và đào tạo
nhân viên.
Mặt khác, về phía các ứng viên, cũng đã có rất nhiều kinh nghiệm trong
phỏng vấn tuyển dụng. Sự chuyên nghiệp của họ có thể vượt qua rào chắn
nhà tuyển dụng để đạt được vị trí công việc mà họ mong muốn. Mặc dù trên
thực tế, năng lực của họ không phù hợp với công việc mà tổ chức yêu cầu.
Điều này đã dẫn đến việc tuyển dụng không đúng người, đúng việc, gây lãng
phí thời gian và tiền bạc cho tổ chức.
Nhằm nâng cao kỹ năng phỏng vấn cho các cán bộ nhân sự, đồng thời
giúp tổ chức có được những nhân viên thực sự phù hợp cho từng vị trí công
việc, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Biện pháp nâng cao kỹ năng phỏng vấn và
tuyển chọn nhân sự cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thiên Tân.” Một công
ty hoạt động trong lĩnh vực y tế thì càng đòi hỏi phải tuyển đúng người có
trình độ và kiến thức chuyên môn cao. Đặc biệt, người được tuyển dụng phải
là người am hiểu về lĩnh vực y học và sản xuất thuốc, để đáp ứng nhu cầu sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo được các tiêu chí về an

toàn và chất lượng sản phẩm cho người tiêu dùng.
2.

Mục tiêu nghiên cứu.
Với mục tiêu nghiên cứu là:

-

Nâng cao kỹ năng phỏng vấn, tuyển chọn của các cán bộ nhân sự và
chất lượng đầu vào của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty.
Giúp tổ chức nhận thấy tầm quan trọng của công tác tuyển dụng để có
sự điều chỉnh kịp thời.
Đề xuất một số biện pháp để tuyển chọn đúng người ở các vị trí tuyển
dụng thông thường và cấp cao.
Cung cấp cho cán bộ nhân sự một số kỹ năng phỏng vấn cần thiết.

1




Từ những mục tiêu trên, đề tài hy vọng sẽ cung cấp và bổ sung thêm
những yếu tố mới trong công tác phỏng vấn và tuyển chọn, từ đó giúp
tổ chức lựa chọn được những ứng viên thực sự phù hợp.

3.

Phạm vi nghiên cứu.

Nội dung nghiên cức của đề tài xoay quanh các kỹ năng phỏng vấn và

tuyển chọn nhân sự cho bộ phận Nhân sự của Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Thiên Tân.
4.

Phương pháp nghiên cứu.

Đề tài “Biện pháp nâng cao kỹ năng phỏng vấn và tuyển chọn nhân sự
cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thiên Tân” được thực hiện dựa trên sự kết
hợp của nhiều phương pháp nghiên cứu như: phương pháp lý thuyết, quan
sát, tổng kết kinh nghiệm, thực nghiệm và trao đổi với chuyên gia.
•
•
•

Bố cục của đề tài bao gồm 3 nội dung chính:
1. Cơ sở lý luận
2. Thực trạng phỏng vấn và tuyển chọn tại Công ty Thiên Tân
3. Giải pháp nâng cao kỹ năng phỏng vấn và tuyển chọn cho Công ty
Trách nhiệm hữu hạn Thiên Tân.

2


PHẦN NỘI DUNG
Cơ sở lý luận.

1.

Tuyển chọn.

1.1.

1.1.1. Khái niệm.
Tuyển chọn nhân lực thực chất là việc lựa chọn ứng viên cho các vị trí
làm việc trống của tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu đặt ra của tổ chức cho các
chức danh công việc cần tuyển dụng.
Mục đích của tuyển chọn đó là tuyển được người lao động có kiến thức,
kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của từng chức danh công việc cần
tuyển, có khả năng hòa nhập nhanh với công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ
được giao.
Việc tuyển chọn thường dựa trên các cơ sở:
Bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện
công việc
- Tiêu chuẩn chức danh viên chức quản lý thừa hành phục vụ hoặc tiêu
chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân.
- Các quy định và yêu cầu đối với các chức danh công việc cần tuyển do
cấp có thẩm quyền quy định.
1.1.2. Yêu cầu khi tuyển chọn.
- Phải xuất phát từ nhu cầu nhân lực của tổ chức;
- Phải căn cứ vào chức trách, nhiệm vụ, những đòi hỏi về kiến thức, kỹ
năng và trình độ đối với các chức danh công việc cần tuyển chọn;
- Các tiêu chí và nội dung tuyển chọn phải rõ ràng
- Việc tuyển chọn phải hướng đến việc chọn được người có ý thức tổ chức
kỷ luật tốt, trung thực, gắn bó với công việc của tổ chức.
- Tuyển chọn phải đảm bảo tính khách quan, công bằng, vô tư, đảm bảo
cơ hội như nhau cho tất cả ứng viên.
- Người tham gia tuyển chọn phải có các kiến thức, kỹ năng và kinh
nghiệm tuyển chọn.
- Chi phí tuyển chọn phải nằm trong khả năng cho phép của tổ chức.
- Đảm bảo tính linh hoạt trong tuyển chọn.

1.1.3. Các bước tuyển chọn.
Công tác tuyển chọn thường được thực hiện qua 9 bước:
- Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.
- Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ.
- Bước 3: Kiểm tra trắc nghiệm.
- Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn.
-

3


-

Bước 5: Khám sức khỏe.
Bước 6: Phỏng vấn của lãnh đạo.
Bước 7: Kiểm tra thông tin.
Bước 8: Tham quan, giới thiệu công việc.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng.

Kiểm tra, trắc nghiệm.

1.2.

Có nhiều hình thức trắc nghiệm, nhưng các doanh nghiệp chủ yếu sử
dụng các hình thức sau:
-

Trắc nghiệm thành tích
Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng
Trắc nghiệm về tính cách và sở thích

Trắc nghiệm về tính trung thực
Trắc nghiệm y học.

Tùy thuộc vào tính chất nghề nghiệp mà lựa chọn các hình thức trên
cho phù hợp, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều hình thức để đánh giá ứng
viên toàn diện hơn.
1.3.

Phỏng vấn.

1.3.1. Khái niệm.
Phỏng vấn là một quá trình mà theo đó, người phỏng vấn sẽ hỏi ứng
viên một số câu hỏi nhằm đánh giá ứng viên theo những mục tiêu đã định, còn
ứng viên có trách nhiệm đưa ra câu trả lời của mình.

•

1.3.2. Trình tự phỏng vấn.
- Bước 1: Giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự của cuộc phỏng
vấn
- Bước 2: Người phỏng vấn giới thiệu về tổ chức và giải thích về công
việc.
- Bước 3: Người phỏng vấn đặt câu hỏi nhằm làm rõ các thông tin ứng
viên ghi trong hồ sơ.
- Bước 4: Người phỏng vấn đặt câu hỏi nhằm đánh giá khả năng và sự
phù hợp của ứng viên.
- Bước 5: Ứng viên đặt câu hỏi.
- Bước 6: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm tắt lại các thông tin
và thông báo với ứng viên các bước tiếp theo.
1.3.3. Các hình thức phỏng vấn.

Phỏng vấn theo mẫu: là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi đã chuẩn bị
trước kèm theo các phương án trả lời đã được soạn sẵn.
- Ưu điểm: có sự chuẩn bị trước về mặt nội dung, dễ nắm bắt thông tin
dựa trên những câu hỏi đã được sắp xếp trước.
- Nhược điểm: thông tin về ứng viên bị giới hạn bởi những câu trả lời cho
trước.
4


•

•

•

•

•

•

Phỏng vấn theo tình huống: là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng viên phải
trả lời về cách ứng xử, cách thực hiện hay xử lý công việc theo các tình huống
giả định hoặc có thật trong thực tế do người phỏng vấn đặt ra. Để tiết kiệm
thời gian phỏng vấn, các tình huống được đưa ra nên bao quát cả kiến thức
và kỹ năng của ứng viên.
Phỏng vấn theo mục tiêu: các câu hỏi được soạn sẵn dựa trên bản mô tả công
việc nhằm mục đích kiểm tra xem ứng viên có phù hợp với yêu cầu của công
việc hay không.
Phỏng vấn tự do không có hướng dẫn: các câu hỏi không được chuẩn bị trước

mà được đặt ra một cách tự do, cho phép nhà tuyển dụng tìm hiểu sâu hơn
những vấn đề đáng quan tâm từ phía ứng viên. Hình thức này chủ yếu được
sử dụng cho vòng phỏng vấn cuối cùng, đòi hỏi người phỏng vấn phải nắm
chắc kỹ thuật phỏng vấn.
Phỏng vấn căng thẳng: người phỏng vấn đưa ra các câu hỏi có tính chất nặng
nề, mức độ khó của câu hỏi cao và dồn dập, đòi hỏi ứng viên phải phản ứng
nhanh và chính xác.
Phỏng vấn theo nhóm: là hình thức phỏng vấn cùng lúc nhiều người, giúp cho
người phỏng vấn so sánh được kiến thức, kỹ năng của các ứng viên, tránh
được thông tin trùng lặp và tiết kiệm được thời gian phỏng vấn.
Phỏng vấn hội đồng: các ứng viên tham gia phỏng vấn sẽ trả lời câu hỏi trước
một Hội đồng có hai hoặc nhiều thành viên. Việc phỏng vấn theo hình thức
này mang tính chuẩn xác cao nhưng tốn nhiều thời gian, vì vậy thường được
sử dụng cho vòng phỏng vấn cuối cùng và với các vị trí quan trọng.
1.4.

-

-

-

Tầm quan trọng của phỏng vấn, tuyển chọn nhân sự.

Phỏng vấn, tuyển chọn nói riêng và tuyển dụng nhân sự nói chung giữ vai trò
rất quan trọng, vì nó đảm nhận “đầu vào” của nguồn nhân lực, nó quyết định
chất lượng, năng lực, trình độ của cán bộ nhân viên. Nếu tuyển dụng không
tốt sẽ ảnh hưởng xấu, trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động kinh doanh và sẽ
dẫn đến tình trạng không ổn định về mặt tổ chức, gây mâu thuẫn nội bộ, tăng
chi phí tuyển dụng.

Tuyển dụng nhân sự là tiền đề của công tác quản trị nhân sự. Công tác tuyển
dụng nhân sự tốt, tuyển chọn được những nhân viên có đủ phẩm chất năng
lực, ham học hỏi, phù hợp với yêu cầu của công việc thì công tác quản trị
nhân sự về đào tạo, phát triển, đánh giá và đãi ngộ cho nhân viên sẽ hiệu quả
hơn.
Tuyển chọn được những nhân viên giỏi sẽ giúp công tác quản trị của doanh
nghiệp tiến triển thuận lợi hơn, đặc biệt trong công tác lãnh đạo và kiểm soát.
Tuyển chọn được đội ngũ nhân viên có năng lực, luôn nhiệt tình, tự giác và có
trách nhiệm với công việc sẽ giúp công ty hoạt động tốt hơn, có nhiều sáng
kiến, đột phá, nâng cao hiệu quả kinh doanh, dịch vụ khách hàng, uy tín và vị
thế của công ty trên thương trường.
5


2.

Thực trạng.
Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thiên Tân.

2.1.

2.1.1. Giới thiệu sơ lược Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thiên Tân.
Tên: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại – Công nghệ Thiên Tân.
Tên viết tắt: TTTECH CO,LTD
Địa chỉ: B47 Mỹ Hòa 2, Xuân Thới Đông, Hóc Môn, TP HCM.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0308913725
Nơi cấp: Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh.
Vốn điều lệ: 18.000.000.000 đồng.
Người đại diện theo pháp luật: Ông Trần Trung Dũng.
Chức vụ: Giám đốc.

2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh.
• Sản xuất thuốc:
-

Công ty Thiên Tân có thế mạnh trong sản xuất thuốc như: ống uống,
thuốc nước, thuốc bột, viên nén,…
Nhãn hiệu sản phẩm: Các loại thuốc phòng và chữa bệnh phục vụ chăn
nuôi và trồng trọt với thương hiệu THIENTANPHAR do Công ty Thiên Tân sản
xuất như: Acemol, Alumina & Alumina II, Betalgine & Betalgine F, Betasiphon,
Cao Con Mèo, Carbogast, Diệp Hạ Châu,... là các sản phẩm có chất lượng cao,
được người tiêu dùng tín nhiệm.
• Bất động sản và Thương mại du lịch.
• Đầu tư tài chính.
2.1.3. Thành tựu đạt được của Công ty.
• Danh hiệu “Thương Hiệu Uy Tín – Chất Lượng” của Mạng Thương Hiệu
Việt thuộc Liên Hiệp các Hội Khoa Học và Kỹ Thuật Việt Nam năm 2005.
• Chứng nhận Thương hiệu THIENTANPHAR là 01 trong 500 “Thương
Hiệu Nổi Tiếng Việt Nam” do người tiêu dùng bình chọn Tháng
04/2006.
• Cũng trong năm 2006, thương hiệu THIENTANPHAR được sự tín dụng
của người nước ngòai công nhận đạt giải vàng “Ngôi Sao Chất Lượng
Quốc Tế”.
• Danh hiệu”Top ten Thương hiệu Ngành Dược Phẩm Uy Tín Chất Lượng”
năm 2007 của Mạng thương hiệu Việt thuộc liên hiệp các khoa học và
kỹ thuật Việt Nam.
• Danh hiệu “Thương Hiệu Quốc Tế – Việt Nam Trên Đường Hội Nhập”
năm 2007 của Ban tổ chức Hội chợ triển lãm Sài Gòn WTO – EXPO 07.
2.1.4. Phương hướng hoạt động kinh doanh của Công ty thời gian tới.

6

Trong tương lai Thiên Tân sẽ trở thành tập đoàn kinh tế đa ngành hùng
mạnh hàng đầu Việt Nam, phát triển sản xuất kinh doanh chuyên ngành
thuốc thú y và đầu tư sang các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, bất động sản,
khu công nghiệp, các ngành kinh tế tiềm năng trong nước và đầu tư ra nước
ngoài..
2.1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Giám đốc
Công ty
Trưởng phòng
Tổ chức Hành chính

Trưởng
phòng Kinh
doanh

Kế toán
trưởng

P. Kinh
doanh
P.Tổ chức
HC-NS

P. Kế toán
và xuất
nhập khẩu

P. Vật tư

Trưởng phòng
Kỹ thuật và
Kiểm tra CLSP
P.Kỹ thuật
P. Kiểm tra
CLSP

Quản đốc
PX 1

PX 2

2.2. Thực trạng phỏng vấn và tuyển chọn nhân sự của Công ty.
2.2.1.


Tình hình công tác phỏng vấn tuyển chọn tại Công ty Thiên Tân.
Phân tích dựa trên số liệu thực tế tại Công ty TNHH Thiên Tân:
Chỉ tiêu

Năm 2011

Đơn vị

Tổng số lao động tại Công ty

57

Người

Tổng số lao động nghỉ việc

11

Người

Tổng số lao động được tuyển thêm do:
- Thay thế nghỉ việc
- Tuyển mới
- Trù bị nhân lực

10
9
1
0

Người

Tổng số lần tuyển dụng

8

Lần

Tổng chi phí tuyển dụng

40.275.000

Đồng

Nguồn: Trích từ “Báo cáo Tổng hợp phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty
TNHH Thiên Tân, năm 2011”.
Qua số liệu trên ta thấy, công tác tuyển dụng tại Công ty chưa đạt hiệu
quả cao. Số lao động được tuyển thêm để bù đắp cho số lao động đã nghỉ việc
chưa tương ứng. Số lao động cần tuyển để bù đắp cho số lao động đã nghỉ
việc là 11 người, trong khi trên thực tế chỉ tuyển được 9 người. Điều này cho
7


thấy khối lượng công việc của tổ chức không được đảm bảo do thiếu lao động,
đồng thời cho thấy công tác tuyển dụng còn nhiều bất cập. Đó có thể là do
trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng đã không khai thác hết nguồn
tuyển dụng hiện có, hoặc do yêu cầu của nhà tuyển dụng quá cao nên không
tuyển được lao động như ý muốn.
Qua tìm hiểu, vị trí còn trống đó là vị trí cấp cao của tổ chức, và trong
năm 2011, Ban lãnh đạo muốn thay đổi cơ cấu tổ chức và nhân sự, tìm những
ứng viên mới thay thế những nhân viên đã ra đi, để Công ty hoạt động hiệu
quả hơn. Ngoài những nguyên nhân đã nêu, ta có thể thấy một nguyên nhân
khác là nhà tuyển dụng không có khả năng tìm kiếm nhân tài cho tổ chức, đặc
biệt đối với những vị trí quan trọng thì càng tỏ ra phân vân và không có tầm
nhìn để đánh giá được tiềm năng của ứng viên trong tương lai.
Bảng số liệu trên còn cho thấy, chi phí đầu tư tính bình quân cho một
lần tuyển dụng là khá thấp, 40.275.000 đồng cho 8 lần tổ chức tuyển dụng,
kèm theo kết quả tuyển dụng không đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Điều này
chứng tỏ Công ty Thiên Tân chưa chú trọng nhiều đến công tác tuyển dụng
lao động. Có thể do Công ty muốn tiết kiệm chi phí, nhưng việc tiết kiệm đó
phải đảm bảo đáp ứng được nhu cầu lao động cho tổ chức ở từng thời điểm.


Quá trình tuyển chọn nhân lực tại Công ty TNHH Thiên Tân.

Quá trình tuyển chọn nhân lực tại Công ty thường được tiến hành qua
các bước sau:
•

Bước 1: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ.

Sau khi hết hạn nộp hồ sơ, cán bộ phòng Tổ chức hành chính sẽ tổng
hợp số lượng hồ sơ các ứng viên quan tâm đến vị trí tuyển dụng và tiến hành
sàng lọc dựa trên các căn cứ:
-

Chuyên môn được đào tạo, các văn bằng chứng chỉ có liên quan.
Kinh nghiệm làm việc
Lý lịch của ứng viên.
Đơn xin việc
Giấy khám sức khỏe
Những kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác của ứng viên.

Tiếp đó, cán bộ phòng Tổ chức hành chính sẽ lập danh sách các ứng
viên được sàng lọc và gửi lên cho ban lãnh đạo cấp trên, có các hồ sơ đi kèm
để đảm bảo được tính khách quan trong việc tuyển chọn. Tất cả các ứng viên
có hồ sơ được lựa chọn sẽ được phòng Tổ chức hành chính thông báo thời
gian và địa điểm thi trắc nghiệm kiểm tra chuyên môn thông qua số điện
thoại và email mà ứng viên đã cung cấp.
•

Bước 2: Kiểm tra chuyên môn.

8


Các ứng viên được mời đến sẽ được kiểm tra các kiến thức về y dược,
các biện pháp bảo quản, lưu trữ và sử dụng thuốc, đặc biệt là những hiểu biết
về thuốc trong lĩnh vực nông nghiệp.
Công ty chủ yếu tổ chức thi trắc nghiệm cho các ứng viên dựa trên bản
mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc (đối với lao
động sản xuất), bản tiêu chuẩn chức danh công việc (đối với nhân viên khối
quản lý). Bài kiểm tra chuyên môn được bố trí kết hợp chủ yếu 2 hình thức
trắc nghiệm: trắc nghiệm thành tích và trắc nghiệm tính cách.
•

Bước 3: Phỏng vấn tuyển chọn.

Sau khi tiến hành thi trắc nghiệm, phòng tổ chức hành chính sẽ đánh
giá năng lực, trình độ của ứng viên và lập danh sách trình Giám đốc phê
duyệt. Số người đủ điều kiện sẽ được mời đến phỏng vấn trực tiếp trong vòng
3 ngày kể từ ngày thi. Đây là bước quan trọng để nhà tuyển dụng tìm hiểu rõ
hơn về những thông tin của ứng viên ghi trên hồ sơ.
Ở bước này sẽ có hai người thực hiện phỏng vấn, đó là: Trưởng phòng
Hành chính nhân sự và đại diện lãnh đạo phòng, ban có liên quan tới vị trí
công việc mà Công ty đang tuyển (cấp quản lý trực tiếp), với hình thức phỏng
vấn chủ yếu là phỏng vấn không có hướng dẫn và phỏng vấn theo mục tiêu.
Quá trình phỏng vấn được phòng Tổ chức hành chính tiến hành theo
các bước sau:




Bước 3.1: Trưởng phòng Tổ chức và cấp quản lý trực tiếp giới thiệu tên và trò
chuyện ban đầu với ứng viên để tạo cảm giác thoải mái giữa hai bên. Sau đó,
giải thích về công việc mà ứng viên sẽ phải làm.
Bước 3.2: Trưởng phòng Tổ chức và cấp quản lý trực tiếp thay phiên nhau đặt
câu hỏi nhằm làm rõ các thông tin ứng viên ghi trong hồ sơ. Các câu hỏi
thường được đề cập đến đó là:
+ Bạn có thể tự giới thiệu vài nét về bản thân?
+ Bạn biết đến công ty này qua phương tiện thông tin nào? Hãy nói những
gì bạn biết về công ty chúng tôi? Động lực nào đã giúp bạn nộp đơn vào
công ty.
+ Những điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
+ Với công việc của công ty hiện nay, bạn đã có những kinh nghiệm gì?
+ Bạn đã từng đảm nhận vị trí nào trong công việc trước đây? Những khó
khăn mà bạn thường hay gặp phải trong công việc là gì? Và bạn đã giải
quyết nó như thế nào?
+ Bạn thu xếp công việc như thế nào? Một ngày của bạn được bố trí ra
sao?
+ Tại sao bạn lại tìm công việc mới và từ bỏ công việc ở Công ty cũ?
+ Trách nhiệm công việc của một nhân viên nhân sự (hoặc là kế toán,
thống kê,…) là gì?
+ Theo bạn, tại sao chúng tôi nên nhận bạn vào vị trí tuyển dụng?
9


+ Trong công việc cũ, bạn đã từng có thành tích gì?
+ Điều gì là động lực giúp bạn hăng say làm việc?
+ Bạn thích làm việc trong môi trường nào nhất?
+ Nếu được tuyển dụng thì mức lương bạn mong muốn là bao nhiêu?
Các câu hỏi trên được đặt ra nhằm tìm hiểu thêm ở ứng viên: Khả năng
giao tiếp, khả năng tổ chức công việc và lập kế hoạch, khả năng tư duy và giải

quyết vấn đề,… Đồng thời kiểm tra và đánh giá quá trình học tập, kinh
nghiệm, quan niệm sống, tính cách của ứng viên,...
Tùy từng ứng viên và vị trí tuyển dụng, có thể có nhiều hơn một buổi
phỏng vấn tuyển chọn. Đối với các ứng viên ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng
cấp cao, sẽ do Ban giám đốc trực tiếp phỏng vấn.


Bước 3.3: Ứng viên đặt câu hỏi.

Ở bước này, người phỏng vấn sẽ tạo điều kiện cho ứng viên phản hồi
những thắc mắc mà ứng viên chưa hiểu rõ. Thông qua những câu hỏi của ứng
viên, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá sự quan tâm của ứng viên tới công việc
trong tương lai, và xem xét xem ứng viên có nhiệt tình với công việc hay
không.


Bước 3.4: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm tắt lại các thông tin và
thông báo thời gian có kết quả phỏng vấn với ứng viên. Sau 7 ngày kể từ ngày
phỏng vấn, ứng viên sẽ biết được kết quả tuyển dụng từ phía Công ty qua số
điện thoại và email mà ứng viên đã cung cấp.
Thông thường, mẫu email gửi cho những ứng viên không trúng tuyển
sẽ được thiết kế mở đầu bằng lời cám ơn ứng viên đã dành thời gian tham gia
phỏng vấn tại Công ty, thể hiện sự tôn trọng những nỗ lực và cố gắng của ứng
viên trong quá trình phỏng vấn. Đồng thời, bày tỏ sự tiếc nuối khi những yêu
cầu mà ứng viên có chưa phù hợp với những tiêu chí mà Công ty đề ra. Cuối
cùng là lời chúc sức khỏe và thành công. Email được trình bày ngắn gọn, lịch
sự nhằm nâng cao hình ảnh của tổ chức cũng như thể hiện được phong cách
làm việc chuyên nghiệp, sự khéo léo trong giao tiếp của nhà tuyển dụng. Bên
cạnh đó, nếu ứng viên có sự phản hồi và cám ơn lại thì chứng tỏ đây là ứng
viên có tiềm năng, và có thể sẽ được tổ chức cân nhắc tuyển chọn vào đợt

phỏng vấn tiếp theo.
Đối với những ứng viên được tuyển, phía Công ty sẽ gọi điện thoại trực
tiếp để thông báo và hẹn ngày khám sức khỏe.
•

Bước 4: Khám sức khỏe và Kiểm tra thông tin.

Việc khám sức khỏe được tổ chức ngay tại phòng Y tế của Công ty, sau
khi ứng viên đã được tuyển dụng nhằm mục đích kiểm tra bệnh tình của ứng
viên. Nếu ứng viên đã mắc các bệnh mãn tính trước đó thì liệu tiền sử bệnh
của họ có thích hợp với môi trường làm việc của tổ chức hay không.

10


Việc kiểm tra thông tin được Công ty thực hiện bằng cách gọi điện thoại
cho công ty cũ nơi ứng viên đã làm việc, cơ sở đào tạo nơi ứng viên đã theo
học, liên hệ với người tham khảo mà ứng viên đã đề cập trong hồ sơ…
•

Bước 5: Thử việc.

Sau khi xét thấy ứng viên có đầy đủ các tố chất và kỹ năng cần thiết cho
công việc của tổ chức thì cán bộ nhân sự sẽ ra quyết định tuyển dụng và trình
Giám đốc phê duyệt.
Tiếp đó, phòng Tổ chức Hành chính sẽ gửi thư mời thử việc và ký hợp
đồng thử việc trong vòng 01 tháng với ứng viên. Thời gian thử việc là thời
gian để Công ty xem xét khả năng thích ứng công việc, năng lực làm việc của
ứng viên trước khi ra quyết định tuyển dụng chính thức. Các nhân viên thử
việc sẽ được Cán bộ phòng Tổ chức Hành chính giới thiệu một số nội dung cần

thiết như:
-

•

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
Giới thiệu văn hóa công ty, các nội quy, quy định, thủ tục cần tuân thủ
Thông báo nghĩa vụ và quyền lợi của nhân viên trong thời gian thử việc
Giới thiệu nhân viên thử việc với các phòng ban chuyên môn
Trao đổi với nhân viên thử việc về:
+ Bản mô tả công việc
+ Bản tiêu chuẩn chức danh
+ Bản báo cáo kết quả công việc
Giới thiệu nhân viên sẽ kèm cặp cho nhân viên thử việc.
Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng chính thức.

Sau tất cả quá trình trên, Giám đốc Công ty sẽ xem xét và ra quyết định
tuyển dụng nhân viên thử việc thành nhân viên chính thức của Công ty.


Các kỹ năng được sử dụng cho quá trình phỏng vấn, tuyển chọn.

Để kiểm tra thông tin ứng viên đã nêu trong hồ sơ đồng thời đánh giá
sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng đã sử dụng
kết hợp các kỹ năng phỏng vấn như sau:
•

•

•

•

Kỹ năng quan sát: hành vi, cử chỉ, ánh mắt, thái độ,… của ứng viên như ứng
viên có ăn mặc chuyên nghiệp, có sự chuẩn bị chu đáo, có khả năng trình bày
rõ ràng, có phong thái tự tin, có phong cách thể hiện chuyên nghiệp,…
Kỹ năng giao tiếp trong phỏng vấn: có khả năng trình bày rõ ràng, dễ hiểu; có
thói quen bắt tay và chào hỏi để mở đầu cuộc phỏng vấn, có phong cách làm
việc chuyên nghiệp trước ứng viên.
Kỹ năng lắng nghe: nhìn thẳng và tập trung lắng nghe khi ứng viên trả lời
hoặc đặt câu hỏi, bày tỏ sự đồng ý bằng những cái gật đầu nhẹ để ứng viên
tiếp tục trình bày quan điểm của mình, hỏi lại khi chưa hiểu hoặc chưa nghe
rõ câu hỏi của ứng viên,…
Kỹ năng ghi chép, trình bày: thông thường, nhà tuyển dụng phải vừa nghe
ứng viên trả lời vừa ghi chép lại những thông tin ứng viên cung cấp. Vì vậy,
11


•

•

nhà tuyển dụng phải có khả năng ghi chép và trình bày, có thể ghi những ý
chính hoặc thiết kế sẵn bảng có phân chia nội dung cụ thể để dễ đánh giá như:
điểm mạnh, điểm yếu, thái độ, sự trung thực, kỹ năng giao tiếp của ứng viên,…
Kỹ năng đặt câu hỏi: câu hỏi được đặt ra phải ngắn gọn và xoay quanh ứng
viên. Nhà tuyển dụng thường kết hợp đặt các câu hỏi trực tiếp và gián tiếp để
kiểm tra cách trả lời của ứng viên có trung thực hay không.
Kỹ năng đánh giá ứng viên: là một kỹ năng quan trọng và khá khó, đòi hỏi
nhà tuyển dụng phải có cái nhìn tổng thể để đánh giá và kết luận ứng viên

một cách chính xác. Nên đánh giá cả điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên, và
so sánh với những yêu cầu trong bảng mô tả công việc ở vị trí mà tổ chức
đang cần.
Việc đánh giá ứng viên trong quá trình phỏng vấn phụ thuộc rất nhiều
vào kỹ năng của nhà tuyển dụng, nếu người tuyển dụng chưa đủ kinh nghiệm
thì rất khó tuyển được ứng viên phù hợp cho tổ chức và đôi khi thể hiện sự
yếu thế hơn ứng viên của mình. Hiện tại, các Trưởng phòng ở mỗi phòng, ban,
bộ phận của công ty đều có từ 3 năm kinh nghiệm làm việc trở lên, như vậy,
cho thấy nhà tuyển dụng ít nhiều cũng có những kinh nghiệm trong công tác
phỏng vấn.
Đánh giá.
Mặt đạt được.
Các bước phỏng vấn và tuyển chọn đều được rút ngắn giúp tổ chức tiết kiệm
được chi phí và thời gian.
Việc kiểm tra chuyên môn được tiến hành theo hình thức trắc nghiệm thành
tích và tính cách, giúp tổ chức đánh giá được trình độ chuyên môn thật sự
cũng như xem xét tính cách của ứng viên có phù hợp với công việc hay không.
Hình thức phỏng vấn theo mục tiêu có độ tin cậy và chính xác cao, còn phỏng
vấn không có hướng dẫn thì lại giúp tổ chức có thể khai thác ứng viên theo
nhiều chiều mà không bị giới hạn như những hình thức phỏng vấn khác.
Số vòng phỏng vấn cơ bản là một, nhưng vẫn được tổ chức linh hoạt tùy
thuộc vào ứng viên và vị trí tuyển dụng.
Sử dụng hiệu quả email, điện thoại để liên lạc kịp thời với ứng viên, đồng thời
còn dùng nó như là công cụ để quảng bá và nâng cao hình ảnh của Công ty.
Rất quan tâm đến sức khỏe của ứng viên có phù hợp với môi trường làm việc
của Công ty hay không, bằng cách tiến hành khám sức khỏe trực tiếp tại Công
ty mà không chấp nhận ứng viên khám sức khỏe bên ngoài để hạn chế những
rủi ro khi kết quả khám sức khỏe bên ngoài không được chính xác.
Có sự hướng dẫn chi tiết và cặn kẽ những nội dung mà ứng viên cần phải nắm
khi thử việc, đồng thời còn bố trí nhân viên kèm cặp để họ nhanh chóng hòa

nhập với công việc mới. Thời gian thử việc tương đối phù hợp, là khoảng thời
gian giúp tổ chức có cái nhìn rõ nét hơn về ứng viên và có những thay đổi kịp
thời trước khi ra quyết định tuyển dụng chính thức.
 Hạn chế cần khắc phục.

2.2.2.

-

-

-

-

12


-

-

-

-

-

Công tác tổ chức phỏng vấn, tuyển chọn nói riêng và công tác tuyển dụng nói
chung chưa đạt hiệu quả cao (như đã phân tích ở trên).

Chưa có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo trước khi tiến hành phỏng vấn ứng
viên, trong khi đó lại có sự chuẩn bị rất tốt trong quá trình ứng viên thử việc.
Điều này thể hiện sự mâu thuẫn giữa đầu vào và đầu ra trong phỏng vấn
tuyển chọn. Sự chuẩn bị không kỹ càng sẽ khiến cho ứng viên không đủ năng
lực có cơ hội vượt qua vòng phỏng vấn, và đến khi thử việc mới nhận ra ứng
viên đó không phù hợp thì thật lãng phí thời gian và tiền bạc của tổ chức. Sự
chuẩn bị chưa kỹ lưỡng đó thể hiện ở chỗ:
+ Chưa tìm hiểu kỹ về hồ sơ ứng viên trước khi tiến hành phỏng vấn
như: sở thích, mức lương mà ứng viên đang đảm nhận, mong muốn của ứng
viên,…
+ Chưa có sự sắp xếp hồ sơ theo tiêu đề định sẵn và không lập danh
sách các ứng viên cụ thể theo thứ tự phỏng vấn dựa trên tiêu chí mà tổ chức
đưa ra.
+ Thời gian phỏng vấn quy định cho 1 ứng viên dao động từ 15-20 phút,
không đủ để khai thác hết các thông tin cần biết từ ứng viên, đặc biệt là
những thông tin quan trọng,…
Các câu hỏi dành cho phỏng vấn tuy nhiều và đa dạng, song không có sự phân
chia nội dung cụ thể, như: những câu hỏi nào được dùng để hỏi về mục tiêu
nghề nghiệp của ứng viên, những câu hỏi nào dùng để kiểm tra thái độ, sự
trung thực của ứng viên,… mà hầu hết các câu hỏi được đặt ra khá lộn xộn,
không theo thứ tự ưu tiên. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng loại câu hỏi dùng
để hỏi về một vấn đề nào đó thì quá nhiều, trong khi vấn đề khác lại chưa
được đề cập đến. Trong khi đó, để ra quyết định tuyển dụng ứng viên thì phải
đánh giá được họ một cách toàn diện.
Kỹ năng phỏng vấn của nhà tuyển dụng tuy rộng nhưng chưa sâu, cần phải bổ
sung thêm.
Hình thức phỏng vấn không đa dạng, nếu ứng viên được phỏng vấn thêm một
lần nữa sẽ gây ra sự nhàm chán và có thể có những câu hỏi được lặp lại vì lần
phỏng vấn này lại là một người khác.
Sau khi phỏng vấn tuyển chọn, thiếu sự đánh giá lại để xem công tác tuyển

chọn vừa qua đã đạt hiệu quả chưa. Từ đó chỉ ra những mặt đạt được, hạn
chế và nguyên nhân để có thể rút kinh nghiệm cho lần phỏng vấn tiếp theo.
 Nguyên nhân.
• Về phía tổ chức:
Chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác phỏng vấn, tuyển chọn.
Chưa có các chính sách để đưa cán bộ nhân sự đi học thêm các lớp kỹ năng về
nhân sự vì cho rằng cán bộ nhân sự phải tự trang bị kiến thức cho mình,
thông qua đó nhằm tiết kiệm chi phí đào tạo cho tổ chức.
• Về phía nhà tuyển dụng là cán bộ phòng Tổ chức – Hành chính và lãnh
đạo các phòng, ban:
13


-

-

•

Cán bộ phòng Tổ chức – Hành chính phải đảm nhiệm quá nhiều việc như: tính
lương, giải quyết các hợp đồng lao động, chế độ bảo hiểm, phúc lợi cho người
lao động,… nên công tác phỏng vấn, tuyển chọn chỉ được xem như một phần
nhỏ trong công việc của họ, không cần thiết phải nâng cao và họ cũng không
có nhiều thời gian để quan tâm đến vấn đề này. Ngoại trừ ở những Công ty
lớn thì mới đòi hỏi người nhân sự chuyên môn hóa từng lĩnh vực.
Lãnh đạo các phòng, ban khác không trực thuộc phòng Tổ chức – Hành chính
khi góp mặt vào buổi phỏng vấn, điều họ quan tâm lớn nhất là ứng viên đó có
thực sự làm tốt công việc mà họ giao cho hay không, nên hầu hết các câu hỏi
thường nghiêng về kinh nghiệm và khả năng xử lý vấn đề, còn các yếu tố khác
thì lại không được chú trọng. Một phần đó là do công việc phỏng vấn ứng viên

không phải là chuyên môn của họ. Chính vì thế, họ cũng không quan tâm lắm
đến việc nâng cao kỹ năng phỏng vấn, tuyển chọn cho bản thân.
Về phía ứng viên, có thể do ứng viên quá chuyên nghiệp và có mối quan hệ
quen biết với người trong công ty nên được tuyển dụng một cách dễ dàng
trong khi năng lực của ứng viên thực sự không đủ.

Giải pháp nâng cao kỹ năng phỏng vấn và tuyển chọn
nhân sự cho Công ty TNHH Thiên Tân.

3.

Biện pháp nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển chọn.

3.1.

Tất cả các nguyên nhân trên đã giúp chúng ta hiểu rõ hơn vì sao công
tác phỏng vấn, tuyển chọn tại Công ty TNHH Thiên Tân không đạt được kết
quả như mong muốn. Để khắc phục những hạn chế còn tồn tại nêu trên, đồng
thời nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác phỏng vấn, tuyển chọn, đề tài có nêu
lên một số giải pháp như sau:
•
-

-

-

-

Nên có sự chuẩn bị trước và trong công tác phỏng vấn, tuyển chọn như:

Trước buổi phỏng vấn nên xác định rõ mục tiêu tuyển dụng, lập danh sách hồ
sơ ứng viên và sắp xếp theo mức độ ưu tiên, dựa trên các tiêu chí tuyển chọn
mà công việc yêu cầu. Việc làm này sẽ giúp tổ chức tiết kiệm được thời gian
khi tiến hành phỏng vấn và tìm kiếm hồ sơ.
Lên kế hoạch trước và loại bỏ những bước không cần thiết: Quá trình lấy
thông tin tham chiếu về ứng viên có thể làm kéo dài quá trình tuyển dụng. Do
đó, tổ chức nên yêu cầu ứng viên cung cấp tên người đưa ra thông tham chiếu
ngay từ giai đoạn đầu ứng tuyển.
Nên dành thời gian để đọc hồ sơ của ứng viên trước khi tiến hành phỏng vấn.
Tránh tình trạng nhà tuyển dụng quá bận việc và chờ đến khi phỏng vấn rồi
mới đọc hồ sơ của ứng viên, đặc biệt là đối với các cấp lãnh đạo trực tiếp ở
các phòng, ban. Như vậy, để đảm bảo có sự chuẩn bị tốt nhất, phòng tổ chức
hành chính nên thông báo thời gian phỏng vấn, thành phần có mặt trong buổi
phỏng vấn và gửi hồ sơ đến những ai có trách nhiệm phỏng vấn để họ đọc
trước thông tin về ứng viên.
Nên chọn lọc và cân nhắc kỹ ứng viên tham gia vòng phỏng vấn trực tiếp.
14


-

-

Nên quy định thời gian phỏng vấn đủ rộng để nhà tuyển dụng và ứng viên có
thời gian tìm hiểu thêm về những vấn đề hai bên còn thắc mắc và cần làm rõ.
Tốt nhất là dành thời gian từ 30 – 45 phút cho một ứng viên.
Các câu hỏi dùng để hỏi ứng viên nên được soạn sẵn, phân loại và sắp xếp
theo từng nội dung như sau:
 Những câu hỏi kiểm tra trình độ và kinh nghiệm:

+ Bạn có thể tự giới thiệu vài nét về bản thân?
+ Những điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
+ Trong công việc cũ, bạn đã từng có thành tích gì?
+ Bạn đã từng đảm nhận vị trí nào trong công việc trước đây? …
 Những câu hỏi kiểm tra mục tiêu nghề nghiệp và niềm đam mê:
+ Vì sao bạn rời bỏ công việc hiện tại?
+ Vì sao bạn muốn làm công việc này?
+ Hãy mô tả công việc lý tưởng của bạn?…
+ Điều gì làm bạn phấn chấn trong công việc?
Những câu hỏi kiểm tra thái độ:
+ Những thất bại/ thành công lớn nhất của bạn là gì?
+ Những khó khăn mà bạn thường hay gặp phải trong công việc là gì?
Và bạn đã giải quyết nó như thế nào?
+ Kiểu đồng nghiệp nào bạn ghét nhất?....
 Những câu hỏi dưới dạng tình huống, kiểm tra khả năng ứng biến và tư
duy logic:
+ Nếu trở thành một Giám đốc nhân sự, bạn sẽ làm điều gì trước tiên?
+ Nếu không phải lo lắng về mặt tài chính, bạn sẽ chọn công việc gì?
+ Giả sử bạn được tuyển, bạn sẽ làm gì trong 90 ngày đầu tiên?...
 Những câu hỏi tìm hiểu sự phù hợp văn hóa:
+ Như thế nào là một môi trường làm việc lý tưởng đối với bạn?
+ Bạn thích cách quản lý như thế nào?
+ Nếu công việc yêu cầu bạn làm việc vào cuối tuần, bạn thấy thế nào?...
 Những câu hỏi về kỹ năng lãnh đạo:
+ Bạn đã bao giờ cho 1 nhân viên nghỉ việc chưa? Vì sao?
+ Bạn thường gặp khó khăn gì trong quá trình quản lý một nhóm?
+ Nếu một người bạn của bạn vừa được thăng chức, anh ấy đến hỏi bạn
ba lời khuyên về kỹ năng lãnh đạo. Bạn sẽ cho anh ấy ba lời khuyên gì?
…
Nhà tuyển dụng, đặc biệt là cán bộ nhân sự nên tìm hiểu sâu hơn về các kỹ

năng phỏng vấn, tuyển chọn ứng viên, có thể tự nâng cao và bổ sung kiến
thức cho bản thân thông qua sách báo, internet hoặc tham gia các khóa học
ngắn hạn về các kỹ năng quản trị nhân sự.
Đối với những trường hợp phỏng vấn lần hai, nhà tuyển dụng nên chọn không
gian và địa điểm phỏng vấn khác lần đầu để tránh nhàm chán và lặp lại.


•

•

15


•

•

•

Bản thân nhà tuyển dụng nên xem xét, đánh giá lại quá trình phỏng vấn,
tuyển chọn để rút kinh nghiệm cho bản thân. Đồng thời, Ban lãnh đạo cũng
phải yêu cầu cán bộ nhân sự tiến hành đánh giá và báo cáo kết quả đạt được
sau khi kết thúc tuyển dụng để xem công tác phỏng vấn, tuyển chọn nói riêng
và công tác tuyển dụng nói chung đã thực sự hiệu quả hay chưa. Có thể thành
lập các nhóm đánh giá gồm nhiều thành viên để đánh giá ứng viên được
chính xác hơn, đồng thời tự nhìn nhận những ưu, khuyết điểm sau mỗi bước
tuyển chọn và có biện pháp khắc phục.
Tổ chức nên quan tâm hơn đến công tác tổ chức tuyển dụng, đặc biệt là có kế
hoạch cho nhân viên đi học các khóa học ngắn hạn về kỹ năng và nâng cao

trình độ chuyên môn. Không nên vì lợi ích trước mắt bằng cách tiết kiệm chi
phí cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ. Vì nhân lực là nguồn lực
chính của tổ chức, nhân lực có chất lượng thì tổ chức mới vững mạnh.
Nếu ứng viên là người có quen biết với cấp lãnh đạo của Công ty và nhà tuyển
dụng bắt buộc phải tuyển thì nên sắp xếp họ vào vị trí công việc phù hợp với
năng lực, không nên vì sự quen biết mà bố trí không đúng người vì điều đó sẽ
để lại hậu quả không lường trước được. Đồng thời, có thể giải thích để người
giới thiệu ứng viên đó hiểu.

Bổ sung một số kỹ năng phỏng vấn, tuyển chọn khác.

3.2.

Để công tác phỏng vấn, tuyển chọn được tốt hơn, các cán bộ nhân sự có
thể tham khảo thêm một số kỹ năng như:
Kỹ năng sàng lọc hồ sơ ứng viên.
• Xem xét cấu trúc hồ sơ.
Cách trình bày: Xem xét cấu trúc hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được
ứng viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức sắp xếp, bố trí công
việc; khả năng diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong
hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian; bảng lý lịch không có lỗi chính tả
hoặc lỗi đánh máy; thư xin việc ngắn gọn nhưng súc tích, đạt được hiệu quả
trong việc truyền tải hình ảnh bản thân tới nhà tuyển dụng qua ngôn ngữ
viết.
Nội dung: Nếu ứng viên trình bày kinh nghiệm chung chung, thì đây là một
điểm trừ. Nên ưu tiên những CV trình bày nội dung chi tiết về công việc đã
làm. Một bản lý lịch tốt phải nêu rõ lịch sử làm việc theo thứ tự thời gian có
ngày bắt đầu và ngày chấm dứt công việc và thông tin để xác minh, có cách
trình bày ngắn gọn về các kĩ năng có được thông qua hoạt động ngoại khóa,…
Nếu ứng viên thay đổi nhiều công việc trong một thời gian ngắn thì nên đặt ra

câu hỏi cần tìm hiểu thêm.
Thay đổi liên tục về định hướng nghề nghiệp: Điểm này thường cho thấy ứng
viên thiếu định hướng, thiếu tính kiên định và các mục tiêu không rõ ràng.
Những trách nhiệm quá nổi bật so với chức vụ: Điểm này cho thấy ứng viên có
thể có khả năng tốt nhưng đã không được Công ty trước đãi ngộ xứng đáng
hoặc ngược lại cũng có thể cho thấy ứng viên là người khoa trương.


-

-

-

16


•
-

-

-

-

-

-

-

Lọc các hồ sơ theo các tiêu chí đã đặt ra (kinh nghiệm, chuyên ngành, số năm
kinh nghiệm, trình độ tiếng anh, mức lương yêu cầu,...)
Cấp độ ứng viên: Trong giai đoạn này, bạn cần nhận ra các điểm “hơn nhau”
giữa các ứng viên – như chất lượng đào tạo mà họ có được hoặc số năm kinh
nghiệm làm việc.
Dành ít thời gian để sàng lọc ra các ứng viên không phù hợp và dành nhiều
thời gian đánh giá các ứng viên có nhiều khả năng thành công nhất.
Các dấu hiệu của ứng viên không phù hợp đó là: ứng viên không có kế hoạch
phát triển nghề nghiệp, không có mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm
việc phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, ứng viên có nhiều khoảng thời gian thất
nghiệp, hoặc ứng viên nhảy việc quá nhiều.
 Kỹ năng phỏng vấn ứng viên.
Để nhận biết sâu hơn về ứng viên thì “Hãy hỏi về quá khứ, đừng hỏi về tương
lai”. Đó là do, khi hỏi về quá khứ, người ta nhận thấy nếu ứng viên nói thật,
ánh mắt sẽ thường đăm chiêu, hơi chếch về phía trái. Còn nếu khác đi, đó có
thể là dấu hiệu ứng viên đang bịa ra một câu chuyện.
Con người thế hiện bản thân tốt nhất ở nơi họ cảm thấy thoải mái. Vì thế, sau
lần phỏng vấn đầu tiên ở tại văn phòng, những lần khác hãy mời ứng viên đến
những nơi họ cảm thấy thoải mái, và thay cho các câu phỏng vấn với những
câu hỏi và trả lời ghi đầy trong sách vở là một cuộc trò chuyện, chia sẻ, để
ứng viên bộc lộ mình.
Vận dụng “kỹ thuật bóc hành”: bóc từng lớp cho đến khi nhìn thấy được lõi
bên trong. Chẳng hạn, khi hỏi ứng viên tại sao nghỉ việc, thường thì hầu hết
các câu trả lời sẽ là rất “sách vở”: muốn thay đổi môi trường làm việc, tìm sự
thử thách mới. Câu hỏi tiếp theo sẽ là: “Theo bạn, thế nào là môi trường mới?
Thế nào là môi trường thử thách?”. Nhà tuyển dụng cứ thế đào sâu, khai thác
thêm. Các câu trả lời sẽ được kết nối với nhau, cộng thêm sự quan sát về
phong cách, ánh mắt, cử chỉ, giọng điệu của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể

nhận định được đâu là ứng viên thích hợp.
Khi trả lời câu hỏi hay kể một câu chuyện nào đó, nếu thấy ứng viên nhìn sang
nơi khác, thể hiện sự bối rối, trả lời thiếu mạch lạc và không tự tin,… thì hãy
đưa ra nhiều tình huống và câu hỏi để kiểm tra xem các câu trả lời có mâu
thuẫn hay không, sự không thống nhất giữa lời nói và hành động chứng tỏ
ứng viên đang nói dối. Hoặc ứng viên bấm viết liên tục, vuốt tóc... điều đó cũng
thể hiện ứng viên đang cảm thấy không tự tin về khả năng của mình.
Tư thế và dáng điệu ngồi: Ứng viên có ngồi thẳng một cách thoải mái không?
Dáng đi có vẻ tự tin và thư giãn không? Nếu ứng viên ngồi thõng xuống, dáng
đi khom, rụt rè chứng tỏ đây là người không hăng hái và không tự tin.

17


-

-

-

-

Cách bắt tay: Hãy để ý xem cách bắt tay của ứng
viên. Một người tự tin, thoải mái sẽ bắt tay vừa
phải. Một người ít tự tin lại có cách bắt tay
mềm. Và một người hung hãn sẽ siết chặt tay
bạn.
Quần áo và phục trang: Một trong những cơ sở
để đánh giá khả năng giao tiếp của ứng viên là
qua vẻ bề ngoài. Quần áo và phục trang chính là

các hành vi phi ngôn ngữ mạnh mẽ nhất. Vì thế,
hãy lắng nghe chúng và quyết định sự chọn lựa
tốt nhất.
Sự chú ý và ánh mắt: Trong quá trình trao đổi, nếu ứng viên nghiêng người về
phía trước để giảm bớt khoảng cách cũng như luôn giữ được ánh mắt chăm
chú khi nói chuyện, chứng tỏ ứng viên này rất hứng thú với công việc và
người lại. Bạn cũng nên chú ý cách trả lời của ứng viên, như là: Ứng viên có
lắng nghe câu hỏi không? Có trả lời một cách cô đọng, súc tích, sẵn sàng chia
sẻ các câu chuyện làm việc hay lan man ra khỏi chủ đề? Trường hợp đầu cho
thấy anh ta đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc phỏng vấn. Còn ngược lại, chứng
tỏ ứng viên không hề chuẩn bị, lúng túng hay thậm chí không chú tâm đến
câu hỏi của người phỏng vấn.
Hành vi phi ngôn ngữ cũng nói lên nhiều điều về tính cách. Liệu ứng viên có
ngã người trên ghế với 2 chân bắt chéo không? Hay bày biện khắp bàn các
vật dụng mang theo không? Hay vòng tay sau đầu? Nếu có, ứng viên chắc
chắn là người rất hung hãn. Và dĩ nhiên, công ty bạn không bao giờ muốn
tuyển dụng các nhân viên như thế.
3.3.
3.3.1.
-

3.3.2.

Một số vấn đề cần lưu ý khi tiến hành phỏng vấn ứng viên.

Những điều không nên trong phỏng vấn tuyển chọn.
Không nghiên cứu hồ sơ ứng viên cẩn thận.
Quá xem trọng bằng cấp
Tuyển dụng kiểu “lấp chỗ trống”
Hứa suông

Thiếu chuyên nghiệp trong phỏng vấn
Viết bảng mô tả công việc không đầy đủ
Không đọc hồ sơ ứng viên trước buổi phỏng vấn
Nói quá nhiều
Hù dọa, khiêu khích ứng viên
Tìm kiếm ứng viên giống mình
Ra quyết định tuyển dụng một cách vội vàng
Không đánh giá dựa trên “bề nổi”.
Tránh so sánh các ứng viên với nhau. Điều bạn cần làm là so sánh ứng
viên dự tuyển với tiêu chuẩn của ứng viên lý tưởng để tìm ra người phù
hợp nhất.
Một số lưu ý trong phỏng vấn tuyển chọn.
18


-

Tổ chức cần xác định rõ các bước tuyển chọn và kết hợp các bước tuyển
chọn để rút ngắn thời gian mà vẫn đạt được mục tiêu của tổ chức.
Các câu hỏi phỏng vấn, trắc nghiệm nên được chuẩn bị trước kỹ càng
để tránh các lỗi đánh giá.
Loại bỏ ứng viên có biểu hiện của sự dối trá
Tránh hiện tượng áp đặt ứng viên để họ có thể phát huy được khả năng
tư duy sáng tạo.
Cần biết những điều bạn không thể hỏi, tránh các vấn đề thuộc về riêng
tư của ứng viên, không gây tổn thương tâm lý cho ứng viên.
Đánh giá mức độ thành công của tuyển chọn dựa trên tỷ lệ tuyển chọn.
Tỷ lệ tuyển chọn càng bé thì thành công của tuyển chọn càng lớn.
Xây dựng một danh sách các kỹ năng mà bạn mong muốn ở ứng viên.
Kiểm tra lại danh sách các câu hỏi phỏng vấn

Nói trước với ứng viên về phương thức phỏng vấn
Chuẩn bị để trả lời các câu hỏi của ứng viên.
Lên lịch hẹn hợp lý
Nghe nhiều hơn nói
Hỏi những câu hỏi mở
Tránh các câu hỏi quá “chuẩn”
Khích lệ ứng viên trả lời câu hỏi
phỏng vấn.
Cân nhắc số vòng phỏng vấn.
Nên có nhiều người tham gia buổi
phỏng vấn.

KẾT LUẬN.
Thành công của mỗi tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực
của tổ chức đó, chính vì vậy chúng ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng
của công tác tuyển dụng nhân sự. Trong đó công tác phỏng vấn, tuyển chọn
nhân sự là khâu đặc biệt quan trọng quyết định ứng viên có tiếp tục đồng
hành cùng với tổ chức trên những chặng đường tiếp theo hay không.
Nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển chọn là một trong những cách giúp
tổ chức đạt được mục tiêu tuyển chọn được nhân tài. Vì thế đừng ngần ngại
đầu tư cho những nhân viên của mình những kỹ năng này.
Cùng với những giải pháp đã nêu, đề tài còn nêu lên một số lưu ý khi
tiến hành phỏng vấn, tuyển chọn. Hy vọng tất cả những điều nói trên sẽ được
tổ chức nhìn nhận và vận dụng thích hợp để tổ chức ngày càng có nguồn nhân
lực chất lượng và bền vững.

19


TÀI LIỆU THAM KHẢO.

1. TS. Lê Thanh Hà, (2009), Giáo trình Quản trị Nhân lực, Nhà xuất bản
Lao động - Xã hội, Hà Nội.
2. />3. />4. />5. /> />
20


21