Quản Trị Hành Chính Văn Phòng – Soạn Thảo Văn Bản _ www.bit.ly/taiho123

CHƯƠNG 5

SOẠN THẢO VĂN BẢN
I.
II.
III.
IV.
V.

KHÁI NIỆM VĂN BẢN
THỂ THỨC VĂN BẢN
QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN
THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN
MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG


I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
I.1 Văn bản là gì
Theo nghóa rộng : văn bản là tất cả những
vật mang tin, dùng để ghi chép, lưu trữ và
truyền đạt thông tin giữa con người.
Vật mang tin : khúc tre, mảnh da, tảng đá
Theo nghóa hẹp : văn bản hành chính là
những giấy tờ thể hiện bằng chữ viết phát
sinh trong hoạt động của tổ chức, nhằm
ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt những
thông tin giữa tổ chức và cá nhân.


I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
VẤN ĐỀ : Ngày nay trong hành chính

chấp nhận những hình thức văn bản
thông qua các phương tiện điện tử
(mail, fax, web ...)
Trong hành chính các hoạt động liên
quan đến văn bản gồm :
Xử lý văn bản
Biên tập và xuất bản
Lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu


KHÁI NIỆM VĂN BẢN
Chức năng văn bản
 Chức năng thông tin
 Chức năng pháp lý
 Chức năng quản lý
 Chức năng văn hóa
 Chức năng giao tiếp


I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
I.2 Phân loại văn bản
Có nhiều cách phân loại văn bản,
hành chính thường chia theo 2 cách
1.Theo nội dung : văn bản hành
chính, văn bản kỹ thuật, văn bản tài
chính ...
2.Theo tính chấùt văn bản : Văn bản
pháp qui, văn bản hành chính ...

I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
VĂ
VĂNNBẢ
BẢNN
PHÁ
PHÁPPQUI
QUI

QUI
QUIPHẠ
PHẠM
M
PHÁ
PHÁPPLUẬ
LUẬTT

ÁÁPPDỤ
DỤNNG
G
VĂ
VĂNNBẢ
BẢNN
VĂ
VĂNNBẢ
BẢNN
HÀ
HÀNNHHCHÍNH
CHÍNH

THÔ

THÔNNG
G
THƯỜ
THƯỜNNG
G

CÁ
CÁBIỆ
BIỆTT


I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
Văn bản pháp qui :
qui phạm pháp luật & áp dụng
1. Luật
2. Pháp lệnh
3. Nghò đònh
4. Nghò quyết
5. Thông tư
6. Chỉ thò


I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
Văn bản hành chính :
thông thường & cá biệt
1. Quyết đònh
2. Tờ trình
3. Báo cáo
4. Thông báo
5. Công văn

6. Biên bản
7. ...


II. THỂ THỨC VĂN BẢN





Thể thức văn bản là tập hợp các thành
phần cấu thành văn bản (theo qui đònh
tại nghò đònh 110/2004/NĐ-CP ban hành
ngày 8/4/2004)
Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297)
Co chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương,
mang tính trang trọng
Riêng văn bản có sự trao đổi thông qua
phương tiện điện tử thì dùng font chữ
Unicode


II. THỂ THỨC VĂN BẢN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

8.
9.

Quốc hiệu
Tên cơ quan
Số ký hiệu văn bản
Đòa danh, ngày tháng
Tên loại , trích yếu
Nội dung văn bản
Chữ ký thẩm quyền
Con dấu
Nơi nhận


II. THỂ THỨC VĂN BẢN

Các dấu hiệu
1. Ký hiệu người đánh máy
2. Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả
tốc
3. Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật
4. Đòa chỉ , mail, đt ... cơ quan
5. Hướng dẫn lưu hành
6. Bản gốc, bản chính, bản sao


III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN
HÀNH VĂN BẢN

III.1 Qui trình soạn thảo

Xá
Xáccđònh
đònhnộ
nội idung
dung&&thể
thểlọ
lọaai iVB
VB
Thu
Thuthậ
thậpptà
tài iliệ
liệuuliê
liênnquan
quan
Phá
Pháccthả
thảoề
đềcương
cương&&nhá
nhápp
Trình
Trìnhduyệ
duyệtt&&sử
sửaachữ
chữaa
Viế
Viếttsạ
sạcchh&&hò
hòaannthiệ

thiệnnVB
VB


III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN
HÀNH VĂN BẢN

III.2 Yêu cầu khi soạn thảo
1. Rõ ràng (Clear)
2. Ngắn gọn (Consise)
3. Xác đáng (Corect)
4. Hoàn chỉnh (Complete)
5. Lòch sự (Courteous)


III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN
HÀNH VĂN BẢN
III.3 Ngôn ngữ & văn phong
 Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ,
thổ ngữ
 Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn
phải được đònh nghóa
 Sử dụng thuật ngữ thống nhất
 Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ
 Hạn chế viết tắt, nếu có phải đònh nghóa trước.
 Viết đúng chính tả
 Văn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít
mệnh đề

IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ
VĂN BẢN

IV.1 Thủ tục trình ký
 Tất cả văn bản phải qua văn thư
 Văn thư làm thủ tục trình ký
 Văn bản phải được giải quyết chậm
nhất sau 24 tiếng
 Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục
 Không được chuyển giao vượt cấp
(trừ trường hợp đặc biệt)


IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ
VĂN BẢN
IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bản
 Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui đònh, luật
lệ nhà nước hay những văn bản cấp trên
đã ban hành, VB không đúng thẩm quyền
 Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp
và có văn bản khác thay thế, VB hết thời
hiệu.
 Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những
mục không phù hợp nhưng không ảnh
hưởng đến tinh thần chung của văn bản.


IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ
VĂN BẢN
Quan trọng

1. Chỉ có những cơ quan cấp trên trực
tiếp hay cơ quan làm ra văn bản mới có
quyền bãi bỏ, hủy bỏ hay sửa đổi văn
bản
2. Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn
bản có tính pháp lý cao hơn để hủy bỏ,
bãi bỏ hay điều chỉnh sửa chữa văn
bản


V. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

THAM KHẢO CUỐN

MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH
 TG

: TS LƯU KIẾM THANH
 NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004