Kỹ Thuật Tổ Chức Công Sở

KỸ THUẬT TỔ CHỨC
CÔNG SỞ


GIỚI THIỆU MÔN HỌC
Nhằm cung cấp kiến thức về công sở và kỹ thuật
ĐHCS, trọng tâm:
+ Những vấn đề cơ bản về công sở
+ Các nội dung chủ yếu của KTĐHCS
+ Phương hướng, biện pháp đổi mới KTHC
•
trong CCHC
+ Từ đó, rèn kỹ năng tổ chức công việc của
cá nhân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu
quả hoạt động của CS


GIỚI THIỆU MÔN HỌC (tt)
o Chương I: CS và hoạt động chủ yếu của CS
o Chương II: Kỹ thuật điều hành công sở
o Chương III: Phương hướng và biện pháap nâng
cao hiệu quả điều hành CS


Chg I. 1. KHÁI NIỆM CÔNG SỞ
 “Các tổ chức mang tính công ích được NN công
nhận thành lập, chòu sự điều chỉnh của luật hành
chính và các bộ luật khác đều có ý nghóa là công
sở“ (PGS, TSKH. Nguyễn Văn Thâm)
 Công sở được hiểu trên 2 mặt:
+ Về nội dung công việc

+ Về hình thức tổ chức


Chg I. 1. KHÁI NIỆM CÔNG SỞ (tt)
• * Phân biệt: Cơ quan/ Công sở
• * Các loại công sở:
- Công sở hành chính
•
- Công sở sự nghiệp
•
- Công sở là các tổ chức khác
•


Chg I. 2. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CS
• 1. Có vò trí pháp lý nhất đònh
• 2. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể do Nhà
nước quy đònh và chòu sự kiểm sóat của cơ quan NN
có thẩm quyền
• 3. Hoạt động trong nhiều mối quan hệ nhằm đảm
bảo qủan lý tập trung thống nhất và phối hợp chặt
chẽ giữa các ngành, các cấp, các vùng lãnh thổ,
các CS


Chg I. 2. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CS (tt)
4. Phục vụ lợi ích công, lợi ích Nhà nước, không vụ
lợi
5. Có các điều kiện và phương tiện cần thiết để thực
hiện công vụ:

- Thẩm quyền
•
- Tổ chức
- Nhân sự
•
- Tài chính
- Tài sản
•


Chg I. 3. NHIỆM VỤ CHUNG CỦA CS
1. Quản lý công vụ theo pháp luật
2. Tổ chức nhân sự, phối hợp công việc giữa các bộ
phận trong CS
3. Tổ chức công tác thông tin
4. Kiểm tra, theo dõi công việc của CB, CC
5. Tổ chức giao tiếp
6. Quản lý tài sản, ngân sách, hậu cần
7. Góp phần xây dựng pháp luật
8. Và một số nhiệm vụ khác


Chg I. 4. VAI TRÒ CỦA CS TRONG QLNN
o Là 1/5 công cụ của họat động QLNN:
Công vụ - Công chức - CSû - Công sản - QĐHC
o Là 1/4 yếu tố cấu thành nền công vụ:
Thể chế - Chính sách, chế độ đối với công chức - CS Hệ thống tổ chức quản lý CV, CC
o Là nơi diễn ra các họat động của NN, là bộ mặt
của cơ quan NN

Chg I. 5. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA
TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CS
•
•
•
•
•

1. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của
công sở
2. Phải hoạt động theo đúng pháp luật
3. Đảm bảo cho CS có khả năng phát
triển
bền vững
4. Góp phần nâng cao trình độ CB,CC
5. Xây dựng được nề nếp làm việc khoa
học


Chg I. 6. CÁC YẾU TỐ Ả/HƯỞNG
ĐẾN H/LỰC, H/QUẢ H/ĐỘNG CS
1. Tác động của môi trường: Chính trò - Kinh tế Văn hóa, xã hội - Tự nhiên …
2. Tổ chức hoạt động của CS do nhà QL tạo ra:
Đònh mục tiêu, KH - Lãnh đạo, chỉ huy - Tổ chức
– Thúc đẩy, hợp tác – Ra quyết đònh – Khai thác
các nguồn lực (Nhân lực, tài chính, thông tin …)
– Kiểm tra, kiểm soát (Vẽ các sơ đồ cần thiết)

SƠ ĐỒ VỀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG
ĐẾN HIỆU LỰC & HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH
CS

Môi trường

Môi trường

Môi trường

Môi trường


Chg I. 7. NGUYÊN TẮC
TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG SỞ
•
•
•
•
•

1.
2.
3.
4.
5.

Công khai
Liên tục

Có sự phân công rõ ràng
Dân chủ hóa trong điều hành
Tuân thủ pháp luật


Chg II. 1. KHÁI NIỆM KỸ THUẬT ĐIỀU
HÀNH
 Kỹ thuật điều hành: phương pháp, cách thức tổ
chức và điều hành công việc
 Nghiệp vụ hành chính: kỹ năng mang tính chuyên
môn riêng của một nghề
 KTĐH gắn với khái niệm “Công nghệ hành
chính”


Chg II. 2. VAI TRÒ CỦA KT ĐIỀU HÀNH

•
•
•
•

+ Góp phần tạo ra NSLĐ của CS
+ Tạo ra nền nếp làm việc KH trong CS
+ Góp phần giảm bớt các TTHC rườm rà
+ Góp phần cung cấp các dòch vụ HC có
lượng cao

chất

Chg II. 2. VAI TRÒ CỦA KT ĐIỀU HÀNH (tt)
+ “Của cải duy nhất, đó là phương pháp”
(Fridrich Nietzche - Đức)
+ “Thành công nghề nghiệp của bạn tùy thuộc vào
hiệu lực các công cụ và kỹ thuật tổ chức của bạn”
(Daniel Ollivier – Pháp)
+ Hồ Chủ tòch: Cách tổ chức công việc là 1/4 yếu tố
thành bại của một CQ,TC


Chg II. 3. ĐẶC ĐIỂM CỦA KỸ THUẬT
ĐIỀU HÀNH NGÀY NAY
• 1. Không ngừng đổi mới nhằm đáp ứng nhu cầu xử
lý thông tin
• 2. Góp phần cung cấp dòch vụ HC cho người dân và
QLNN
• 3. Tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật và
phương pháp điều hành mới
• 4. Không tách rời truyền thốâng dân tộc, truyền
thống văn hóa


Chg II. 4. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA
KTĐH CS
•
•
•
•
•

•
•
•

1. Thiết kế, phân tích và phân công c/việc
2. Tổ chức điều hành c/việc
3. Xây dựng KH và làm việc theo KH
4. Xây dựng quy chế làm việc
5. Tổ chức hội họp
6. Kiểm tra, kiểm sóat công việc
7. Xây dựng văn hóa tổ chức CS
8. Bảo đảm điều kiện làm việc


1. 1. KHÁI NIỆM THIẾT KẾ CÔNG
VIỆC
o “Cách thức xác đònh những n/vụ kết hợp với nhau
để tạo thành các c/việc hoàn chỉnh” (PGS, TSKH.
Nguyễn Văn Thâm)
o Phân chia các c/việc lớn, nhỏ hợp lý
o Cần phân biệt với thiết kế tổ chức


1.2. YÊU CẦU THIẾT KẾ CV
1. Phù hợp với mục tiêu của CS
2. Nội dung công việc phải rõ ràng
3. Mỗi công việc phải có ý nghóa tới toàn bộ nhiệm vụ
chung của cơ quan
4. Tạo khả năng sáng tạo cho CB, CC
5. Tạo được khả năng hợp tác khi g/q c/việc

6. Tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi


1.3. CÁC PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾÂ
CÔNG VIỆC
•

* Theo dây chuyền

•

* Theo nhóm

•

* Theo từng cá nhân


1. 4. KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CV
+ “Là quá trình đánh giá, xác đònh các công việc và
các hành vi cần thiết để thực hiện công việc”
+ Là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về
công việc một cách có hệ thống
+ Là quá trình xem xét về đặc điểm, tính chất
• của từng công việc lớn, nhỏ để tiến hành phân
công công việc hợp lý


1.5. MỤC ĐÍCH PHÂN TÍCH CV
> ®Ĩ tỉ chøc c«ng viƯc khoa häc, hỵp lý

> Để lựa chọn và sắp xếp, phân công CB, CC
hợp
lý
•> Làm cơ sở đểà:
+ Xác đònh nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng CB,CC
+ Xác đònh các yếu tố làm ảnh hưởng đối với công việc
+ ®ánh giá CB,CC và kết quả công việc
> Giúp xây dựng các công cụ quản lý nhân sự: bản phân
tích công việc, bản mô tả công việc, bản yêu cầu c/môn đối
với công việc, bản tiêu chuẩn kết quả công việc
•


1.6. CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
• + Theo chuyên môn hóa
• + Theo các tiêu chuẩn và đònh mức cụ thể
• + Theo t/nhiệm được giao và năng lực CB
• + Theo nhóm
• + Theo đòa bàn họat động


2.1. Ý NGHĨA CỦA TCĐH
CÔNG VIỆC
• - Hiện thực hóa mục tiêu h/động của CSù
tích,
• - Là khâu triển khai việc thiết kế, phân
phân công c/việc và sử dụng các công cụ, phương
tiện, phương pháp
trong quản lý vào hoạt động
CS

quả
• - Là tác động trực tiếp đến hiệu lực, hiệu
của hoạt động của CS