Xây dựng hệ thống quản lý công văn cho khoa KTCN MT theo chuẩn ISO 9001 2008

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MƠI TRƯỜNG

TRƯƠNG CẨM LỤA
KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN
CHO KHOA KTCN-MT
THEO CHUẨN ISO 9001-2008

GV. Hướng dẫn:
Đoàn Thanh Nghị

An Giang, 2010


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

MỤC LỤC
--oooo—
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI .................................................................................. 4
I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu .............................................................................................. 4
II. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................................... 5
III. Đối tƣợng và phạm vi của khóa luận ................................................................................ 5
IV. Giải pháp kỹ thuật ............................................................................................................ 5
V. Giới thiệu kết cấu của khóa luận ....................................................................................... 5
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ........................................................................................... 6
I. Những thuật ngữ .................................................................................................................. 6
1. Công văn ......................................................................................................................... 6

2. Công văn đến .................................................................................................................. 6
4. Công văn đi ..................................................................................................................... 6
5. Tài liệu ISO .................................................................................................................... 6
6. Một số thuật ngữ khác .................................................................................................... 7
II. Tổng quan về ISO ............................................................................................................... 7
1. Giới thiệu về ISO ............................................................................................................. 7
1.1. ISO là gì? .................................................................................................................. 7
1.2. Lịch sử về ISO ......................................................................................................... 7
1.3. ISO 9000 là gì? ........................................................................................................ 7
1.4. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: .......................................................................... 7
1.5. Danh sách các tiêu chuẩn ISO ................................................................................... 8
2. ISO 9001: 2008 ............................................................................................................... 8
2.1. Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000 ............................. 8
2.2. Tại sao đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008 ................................................. 23
III. Quản lý công văn đến ..................................................................................................... 24
1. Tiếp nhận, đăng ký công văn đến ................................................................................. 24
1.1. Tiếp nhận công văn đến .......................................................................................... 24
1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì cơng văn đến ....................................................................... 24
1.3. Đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến....................................................................... 25
1.4. Đăng ký cơng văn đến............................................................................................. 25
2. Trình và chuyển giao cơng văn đến ................................................................................ 26
2.1. Trình cơng văn đến ................................................................................................. 26
2.2. Chuyển giao công văn đến ...................................................................................... 26
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến ......................................... 27
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 1


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

3.1. Giải quyết công văn đến .......................................................................................... 27
3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến....................................................... 27
IV. Quản lý công văn đi ....................................................................................................... 28
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn ............ 28
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày cơng văn..................................... 28
1.2. Ghi số và ngày, tháng công văn ............................................................................... 28
1.3. Nhân bản................................................................................................................. 28
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. ................................................................. 28
2.1. Đóng dấu cơ quan ................................................................................................... 28
2.2. Đóng dấu độ khẩn, mật ........................................................................................... 29
3. Đăng ký công văn đi. ..................................................................................................... 29
3.1. Đăng ký công văn đi bằng sổ................................................................................... 29
3.2. Đăng ký công văn đi bằng máy tính sử dụng chƣơng trình quản lý cơng văn ......... 29
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi. .............................. 30
4.1. Làm thủ tục phát hành công văn .............................................................................. 30
4.2. Chuyển phát công văn đi ......................................................................................... 30
4.3. Theo dõi việc chuyển phát công văn đi .................................................................... 31
5. Lƣu công văn đi. ............................................................................................................ 31
V. Phƣơng pháp phát triển hệ thống ..................................................................................... 32
1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống: ........................................................... 32
2. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống ........................................................... 32
VI. Sơ đồ tổ chức của khoa KTCN – MT............................................................................. 32
CHƢƠNG 3: NỘI DUNG ........................................................................................................ 33
I. Mô tả hệ thống .................................................................................................................. 33
1. Mô tả hệ thống hiện tại ................................................................................................. 33
2. Xác định yêu cầu hệ thống ........................................................................................... 33
3. Sơ đồ mơ tả hệ thống mới............................................................................................. 33

II. Phân tích hệ thống............................................................................................................ 34
1. Phân tích tổng quát hệ thống ........................................................................................ 34
2. Phân tích các module chính .......................................................................................... 36
2.1. Cơng văn đến ......................................................................................................... 36
2.2. Công văn đi ............................................................................................................ 46
2.3. Tài liệu ISO ........................................................................................................... 55
III. Lƣợc đồ lớp .................................................................................................................... 56
1. Lƣợc đồ lớp tổng quát .................................................................................................. 56
2. Thuộc tính và phƣơng thức của từng lớp...................................................................... 57
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 2


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..................................................................................................... 62
1.Mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ tổng quát ...................................................................... 62
2.Thiết kế các trƣờng dữ liệu và các bảng dữ liệu ............................................................ 62
V. Thiết kế giao diện ............................................................................................................ 68
1. Đăng nhập ..................................................................................................................... 68
2. Chƣơng trình chính ....................................................................................................... 68
3. Công văn đến ................................................................................................................ 69
3.1. Đăng ký công văn đến ........................................................................................... 69
3.2. Ý kiến chỉ đạo ........................................................................................................ 71
3.3. Quản lý sổ theo dõi ................................................................................................ 73
4. Tài liệu ISO .................................................................................................................. 75
4.1. Upload tài liệu ISO ................................................................................................ 75

4.2. Download tài liệu ISO ........................................................................................... 76
4.3. Xóa tài liệu ISO ..................................................................................................... 76
CHƢƠNG 4: TỔNG KẾT ........................................................................................................ 77
I. Kết quả đạt đƣợc - những hạn chế và hƣớng phát triển .................................................... 77
1. Kết quả đạt đƣợc ........................................................................................................... 77
2. Những hạn chế. ............................................................................................................. 77
3. Hƣớng phát triển ........................................................................................................... 77
III. Nhận xét - kiến nghị ................................................................................................... 77
1. Nhận xét........................................................................................................................ 77
2. Kiến nghị. ..................................................................................................................... 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 79

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 3


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƢỜNG
THEO CHUẨN ISO 9001:2008
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu
- Trong điều kiện đất nƣớc ta đang bƣớc sang thời kỳ đổi mới, sự phát triển của khoa
học kỹ thuật đã từng bƣớc nâng địa vị của đất nƣớc lên cao, trong đó sự phát triển của công
nghệ thông tin là vấn đề đƣợc chú trọng nhất. Từ một đất nƣớc nghèo nàn lạc hậu của thập
niên 80 nay nhìn lại đất nƣớc ta hồn tồn khác hẳn. Tin học khơng cịn xa lạ với mọi nhà

nữa, đâu đâu cũng có con em đến trƣờng học và biết sử dụng máy tính.
- Hoạt động giáo dục đang chuyển sang một hƣớng phát triển mới đó là phát triển tri
thức kết hợp với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, và sự phát triển thần tốc nhƣ vũ bão của
công nghệ thông tin là một vấn đề nóng bỏng trong điều kiện hiện nay. Sự ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin trong giáo dục ln đƣợc chú trọng, và hình thức quản lý đang dần
chuyển đổi theo hƣớng công nghệ hiện đại, tin học hóa đƣợc ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực. Đồng thời sự quản lý dần chuyển sang một chuẩn nhất định đó là chuẩn ISO.
- Hiện nay, hệ thống chất lƣợng phổ biến nhất là ISO 9001. Trong đó, ISO 9001:2000 là
mơ hình hệ thống chất lƣợng đặt ra một số điều khoản chỉ rõ một cơ quan, tổ chức phải thực
hiện những gì để xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống chất lƣợng thích hợp trong mọi lĩnh
vực. Đến ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố
tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử
dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới.
- Đặc biệt, Từ tháng 09 năm 2008, Trƣờng đại học An Giang b t đầu triển khai xây
dựng chƣơng trình quản lý chất chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với sự tƣ vấn của
Trung tâm kỹ thuật Tiêu chuẩn – Đo lƣờng – Chất lƣợng 3, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo
lƣờng – Chất lƣợng. Sau 10 tháng thực hiện, Trƣờng đã hồn thành việc xây dựng các quy
trình cơng việc và bƣớc đầu áp dụng ở một số đơn vị, tạo nên những chuyển biến tốt trong
công tác tổ chức quản lý. Mục tiêu của nhà trƣờng là trong năm 2009 đƣợc cấp chứng nhận là
đơn vị đạt tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO.
- Vấn đề quản lý cơng văn của khoa KT-CN-MT vẫn cịn mang tính thủ cơng, tài liệu
cơng văn vẫn đang lƣu trữ trên giấy, và việc thực hiện thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn nhƣ:
+ Tài liệu ngày càng nhiều dẫn đến khó quản lý cũng nhƣ vấn đề theo dõi tình hình
xử lý cơng việc gặp nhiều khó khăn.
+ Việc quản lý bằng tay khiến cho cán bộ văn thƣ mất nhiều thời gian trong quá
trình tìm kiếm, tra cứu và báo cáo.
+ Việc quản lý bằng tay đôi khi thông tin không cập nhật kịp thời dẫn đến công tác
theo dõi, giám sát công việc thực hiện kém hiệu quả hơn.
- Chính vì những vấn đề thực tiễn trên, khóa luận với đề tài ―xây dựng hệ thống quản lý
công văn cho khoa KTCN–MT theo chuẩn ISO 9001:2008‖ sẽ tập trung nghiên cứu các q

trình quản lý cơng văn đến, công văn đi, tài liệu ISO nhằm giúp cho khoa KTCN – MT quản
lý công văn một cách tiện lợi hơn, nhanh chóng hơn phù hợp với tính chất của khoa. Hệ thống
sẽ mang lại những lợi ích sau:
+ Giảm cơng sức, chi phí lƣu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn và tài liệu ISO.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 4


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

+ Tự động hóa các q trình nhận cũng nhƣ gửi cơng văn theo nhiều hình thức.
+ Lƣu trữ cơng văn và tài liệu ISO an tồn.
+ Tìm kiếm, tra cứu cơng văn và tài liệu ISO dễ dàng.
II. Mục tiêu nghiên cứu
- Đề tài sẽ xây dựng đƣợc các tài liệu phục vụ cho các hoạt động của khoa KTCN-MT
một cách hệ thống và thống nhất theo chuẩn ISO 9001: 2008.
- Kiểm soát đƣợc chi tiết việc quản lý công văn thông qua việc xây dựng lƣu đồ, quy
trình, xác định các điểm kiểm sốt. Đề tài sẽ giúp ban lãnh đạo khoa, cán bộ văn thƣ, cũng
nhƣ tất cả cán bộ giảng viên trong khoa có thể dễ dàng quản lý cơng văn.
- Đề tài sẽ xây dựng nên một hệ thống các kho công văn tập trung, kh c phục tình trạng
thất lạc và sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về tài liệu ISO phục vụ yêu cầu của ban lãnh
đạo khoa, cán bộ quản lý và cán bộ giảng viên một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và
kịp thời.
- Xây dựng một Website quản lý, xử lý và phát hành công văn, phân quyền ngƣời dùng
để quản trị hệ thống, hiện đại hóa cơng tác văn thƣ lƣu trữ hiện nay. Đồng thời hỗ trợ tra cứu,
tham chiếu các công văn cũ.
- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động giáo dục cũng nhƣ các hình thức

tiếp nhận, lƣu trữ, trao đổi, tìm kiếm, quản lý cơng văn cho khoa KTCN-MT theo chuẩn ISO
9001: 2008.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các cơng cụ công nghệ thông tin, tạo nên một
tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả phù hợp với chuyên ngành của khoa.
III. Đối tƣợng và phạm vi của khóa luận
- Đối tƣợng phục vụ
+ Lãnh đạo khoa.
+ Văn thƣ khoa.
+ Trƣởng Phó trƣởng bộ mơn.
+ Cán bộ giảng viên liên quan đến quản lý và lƣu trữ công văn của khoa.
+ Cán bộ giảng viên trong khoa.
- Phạm vi của khóa luận: Quản lý cơng văn cho khoa KTCN-MT.
IV. Giải pháp kỹ thuật
Hệ thống quản lý công văn cho Khoa Kỹ Thuật–Công Nghệ-Môi Trƣờng sẽ đƣợc
xây dựng trên nền công nghệ tiên tiến là ASP.NET và cơ sở dữ liệu là SQL Server.
V. Giới thiệu kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm 4 chƣơng:
- Chƣơng 1: Tổng quan về đề tài.
- Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết.
- Chƣơng 3: Nội dung.
- Chƣơng 4: Tổng kết.

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 5


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
I. Những thuật ngữ
1. Cơng văn
- Cơng văn là hình thức cơng văn hành chính dùng phổ biến trong các khoa, doanh
nghiệp. Cơng văn là phƣơng tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nƣớc với cấp trên, cấp
dƣới và với cơng dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động
hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và
giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
+ Viết ng n gọn, súc tích, rõ ràng, ý tƣởng phải sát với chỉ đề.
+ Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
+ Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nƣớc đặc biệt phải có trích yếu cơng
văn dù là công văn khẩn Theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tƣớng .
- Xây dựng bố cục một công văn.
Thông thƣờng bố cục một cơng văn phải có các yếu tố sau:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quán và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ đề nhận công văn cơ quan hoặc cá nhân .
+ Số và ký hiệu của công văn.
+ Trích yếu nội dung.
+ Nội dung cơng văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi gửi.
2. Cơng văn đến
Cơng văn đến là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, cơng
văn hành chính và cơng văn chuyên ngành kể cả bản Fax, công văn đƣợc chuyển qua mạng
và công văn mật và đơn, thƣ gửi đến khoa.

4. Công văn đi
Công văn đi là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, cơng
văn hành chính và cơng văn chun ngành kể cả bản sao công văn, công văn lƣu chuyển nội
bộ và công văn mật do khoa phát hành.
5. Tài liệu ISO
Tài liệu ISO bao gồm các tài liệu tác nghiệp và tài liệu hệ thống.
Tài liệu tác nghiệp bao gồm các quy trình nghiệp vụ của các phịng ban đăng ký
ISO, phiếu theo dõi và thống kê phân tích.

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 6


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

Tài liệu hệ thống bao gồm chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, trách nhiệm
quyền hạn, sổ tay chất lƣợng, thủ tục kiểm soát tài liệu, quy định kiểm soát tài liệu, thủ tục
đánh giá nội bộ, thủ tục hành động kh c phục, phòng ngừa.
6. Một số thuật ngữ khác
- Môi trường mạng: là môi trƣờng trong đó thơng tin đƣợc cung cấp, truyền đƣa, thu thập,
xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.
- Cơ sở hạ tầng thông tin: là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đƣa,
thu thập, xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thơng, mạng Internet, mạng
máy tính và cơ sở dữ liệu.
- Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu đƣợc s p xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý
và cập nhật thông qua phƣơng tiện điện tử.
- Văn bản điện tử: là văn bản đƣợc thể hiện dƣới dạng thông điệp dữ liệu.

- Thông điệp dữ liệu: là thông tin đƣợc tạo ra, đƣợc gửi đi, đƣợc nhận và đƣợc lƣu trữ bằng
phƣơng tiện điện tử.
- Phương tiện điện tử: là phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tƣơng tự.
- Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tƣợng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; khoa
ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một khoa hoặc của một cá nhân.
- Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực.
II. Tổng quan về ISO
1. Giới thiệu về ISO
1.1. ISO là gì?
ISO Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa.
Standardization).

The International Organization for

1.2. Lịch sử về ISO
ISO đƣợc thành lập vào năm 1947, trụ sở tại Geneva, đƣợc áp dụng hơn 150 nƣớc trong
đó Việt Nam là thành viên chính thức vào năm 1977 và hiện nay đã đƣợc bầu vào ban chấp
hành ISO.
1.3. ISO 9000 là gì?
ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lƣợng, đƣa ra các nguyên t t về quản lý, tập
trung vào việc phòng ngừa cải tiến, chỉ đƣa ra các yêu cầu cần đáp ứng, áp dụng cho tất cả
các loại hình tổ chức khơng phân biệt quy mơ hay loại hình sản xuất dịch vụ.
1.4. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm:
- ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Cơ sở và từ vựng.
- ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Các yêu cầu .
- ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Hƣớng dẫn cải tiến hiệu quả.

- ISO19011:2002 Hƣớng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng và môi trƣờng.

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 7


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

Lịch sử soát xét các phiên bản của bộ ISO 9000
Phiên bản

Phiên bản

Phiên bản

năm 1994

năm 2000

năm 2008

ISO 9000: 1994

ISO 9000: 2000

ISO 9000: 2005

Hệ thống quản lý chất lƣợng Cơ sở và từ vựng

ISO 9001:2000
Bao gồm ISO
9001/9002/9003)

ISO 9001:2008

Hệ thống quản lý chất lƣợng các yêu cầu

ISO 9004: 1994

ISO 9004: 2000

Chƣa có thay đổi

Hệ thống quản lý chất lƣợng Hƣớng dẫn cải tiến

ISO
10011:1990/1

ISO 19011: 2002

Chƣa có thay đổi

Hƣớng dẫn đánh giá Hệ thống
quản lý chất lƣợng / Môi
Trƣờng

Tên tiêu chuẩn

ISO 9001: 1994
ISO 9002: 1994
ISO 9003: 1994

Hình 1: Lịch sử soát xét phiên bản của bộ ISO 9000
1.5. Danh sách các tiêu chuẩn ISO
- ISO 9000, 9001: Hệ thống quản lý chất lƣợng.
- ISO 14000: Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trƣờng.
- ISO 22000: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
- ISO TS 22003: 2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu
chuẩn ISO 22000.
- ISO IEC 17021: 2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận.
- ISO/ TS 19649: Đƣợc xây dựng bởi Hiệp hội ôtô quốc tế ( IATF) - The International
Automotive Task Force. Tiêu chuẩn ISO/ TS 19649: 2002 là quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu
chuẩn HTQLCL ngành cơng nghiệp ơtơ tồn cầu nhƣ: QS 9000 Mỹ , VDA6.1 Đức , EAQF
Pháp , AVSQ Ý với mục đích loại bỏ nhiều chứng nhận nhằm thỏa mãn yêu cầu của nhiều
khách hàng. Đây không phải là tiêu chuẩn b t buộc cho các nhà sản xuất ôtô trên thế giới.
- ISO 15189: Hệ thống quản lý phịng thí nghiệm y tế u cầu cụ thể về năng lực và
chất lƣợng Phịng thí nghiệm Y tế , Phiên bản đầu tiên ban hành năm 2003, phiên bản gần
đây ban hành năm 2007 và đƣợc Việt Nam chuyển hoàn toàn thành TCVN 7782:2008).
2. ISO 9001: 2008
2.1. Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000
Năm 2008 Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hoá Quốc Tế (The Internation Organization for
Standardization đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thành phiên bản ISO 9001:
2008 đây là sự thay đổi lớn đƣợc giới tƣ vấn đánh giá và giới làm về chất lƣợng quan tâm.
Sau đây là sự tổng hợp và trích dẫn những thay đổi của phiên bản năm 2008 so với phiên bản
năm 2000.

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 8


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

- Ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố
tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử
dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới.
- ISO 9001:2008, Hệ thống Quản lý Chất lƣợng - các yêu cầu, là bản soát xét lần 4.
Phiên bản đầu tiên của Tiêu chuẩn xuất bản năm 1987 và trở nên nổi tiếng kh p thế giới về
đảm bảo chất lƣợng và đáp ứng các yêu cầu về chất lƣợng nhằm nâng cao năng lực thỏa mãn
các yêu cầu khách hàng trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu
chuẩn ISO 9001: 2000 nhƣ sau:
- Phạm vi.
- Tiêu chuẩn trích dẩn.
- Thuật ngữ và định nghĩa.
- Hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Trách nhiệm của lãnh đạo.
- Quản lý nguồn lực.
- Tạo sản phẩm.
- Đo lƣờng, phân tích và cải tiến.
Những thay đổi chính của phiên bản mới có thể tóm t t là:
- Làm rõ từ ngữ.
- Đại diện lãnh đạo.
- Sử dụng nguồn bên ngồi.
- Hành động kh c phục phịng ngừa.

Xem xét vào chi tiết, nội dung có những điểm mới sau:
- .Phải xác định trong hệ thống quản lý chất lƣợng cách thức và mức độ kiểm soát
đối với các q trình có nguồn bên ngồi.
- Quy định chặt chẽ hơn trong việc kiểm sốt các q trình có nguồn gốc bên ngoài.
- Cơ cấu văn bản hệ thống quản lý chất lƣợng thay đổi. Tầm quan trọng cùa hồ sơ
nâng lên ngang tầm của thủ tục.
- Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích và cải tiến các q trình.
- Diễn giải rõ hơn hình thức của thủ tục. Một thủ tục có thể bao gồm nhiều q trình
hoặc có thể nhiều thủ tục diễn giải cho một quá trình.
- Chức danh Đại diện lãnh đạo quy định rõ hơn phải là thành viên ban lãnh đạo.
- Nhấn mạnh hơn về vấn đề phù hợp với các yêu cầu. Có ý nghĩa rộng và ban quát
hơn so với ―chất lƣợng‖ nhƣ sử dụng trong ISO 9001: 2000.
- Khái niệm ―Năng lực, nhận thức và đào tạo‖ thay thế bằng ―Năng lực, đào tạo và
nhận thức‖: Nhấn mạnh hơn về công tác đào tạo trong Tổ chức.
- Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn mới bổ sung các yêu cầu hệ thống thông tin. Trƣớc
đây chỉ là hệ thống liên lạc.

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 9


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

- Khái niệm môi trƣờng làm việc đƣợc diễn giải rõ hơn về mặt vi khí hậu: ―Môi
trƣờng làm việc‖ liên quan đến các điều kiện mà tại đó cơng việc đƣợc thực hiện bao gồm các
yếu tố về vật lý, môi trƣờng và các yếu tố khác nhƣ tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc
thời tiết .

- Các hoạt động sau giao hàng đƣợc nêu cụ thể và rõ hơn: ví dụ nhƣ Các điều khoản
bảo hành, nghĩa vụ hợp đồng nhƣ dịch vụ bảo trì và các dịch vụ bổ sung nhƣ: dịch vụ tái chế
hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng.
- Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn. Nhƣ bán hàng qua internet,
việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là không khả thi. Thay vào đó, có thể xem xét thơng
qua các thơng tin thích hợp về sản phẩm nhƣ catalogue hoặc hay tài liệu quảng cáo.
- Tài sản của khách hàng đƣợc kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân.
- Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản phẩm
thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm.
- Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phƣơng tiện đo đều đƣợc thay thế
bằng thiết bị đo. Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phƣơng pháp hiệu chuẩn
và kiểm tra xác nhận.
- Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo dõi cảm
nhận của khách hàng có thể gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các nguồn nhƣ:
+ Khảo sát thoả mãn khách hàng.
+ Dữ liệu khách hàng về chất lƣợng sản phẩm chuyển giao.
+ Khảo sát ý kiến của ngƣời sử dụng.
+ Phân tích tổn thất kinh doanh.
+Lời khen, các khiếu nại về bảo hành.
+ Các báo cáo của đại lý.
- Hƣớng dẫn đánh giá nội bộ đƣợc bổ sung tiêu chuẩn ISO 19011: 2002 thay thế cho
tiêu chuẩn ISO 10011 đã lỗi thời.
- Việc theo dõi và đo lƣờng các quá trình đƣợc chú trọng nhiều hơn về sự phù hợp
đối với các yêu cầu của sản phẩm, tác động lên tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận
trong việc kiểm sốt các q trình liên quan đến sản phẩm.
- Các hành động kh c phục, hành động phòng ngừa đều đƣợc bổ sung phần xem xét
tính hiệu lực các hành động thực hiện Tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ.
Chú trọng và hƣớng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu.
Những cụm từ in nghiêng là các nội dung thay đổi hoặc bổ sung của phiên bản ISO

9001:2008 so với phiên bản ISO 9001:2000
Điều
khoản

ISO 9001: 2000

Lời nói
đầu

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

ISO 9001: 2008

Ghi chú

Tất cả tài liệu tham khảo về “
đảm bảo chất lượng” đã được
lượt bỏ

Trang 10


Khóa luận tốt nghiệp

Lời giới
thiệu
0.1

0.1 Lời
Giới

thiệu
Khái
qt

0.2 Tiếp
cận q
trình

Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

Việc chấp nhận một hệ
thống quản lý chất lƣợng
cần là một quyết định chiến
lƣợc của tổ chức. Việc thiết
kế và áp dụng hệ thống
quản lý chất lƣợng của một
tổ chức phụ thuộc vào các
nhu cầu khác nhau, các
mục tiêu riêng biệt, các sản
phẩm cung cấp, các q
trình đƣợc sử dụng, quy mơ
và cấu trúc của tổ chức.
Mục đích của Tiêu chuẩn
này khơng nhằm dẫn đến
sự đồng nhất về cấu trúc
của các hệ thống quản lý
chất lƣợng hoặc sự đồng
nhất của hệ thống tài liệu.

Việc chấp nhận một hệ

thống quản lý chất lƣợng cần là
một quyết định chiến lƣợc của
tổ chức. Việc thiết kế và áp
dụng hệ thống quản lý chất
lƣợng của một tổ chức phụ
thuộc vào môi trường kinh
doanh, những thay đổi của mơi
trường đó,hoặc những mối nguy
gắn kết với mơi trường đó; các
nhu cầu khác nhau, các mục
tiêu riêng biệt, các sản phẩm
cung cấp, các q trình đƣợc sử
dụng, quy mơ và cấu trúc của tổ
chức. Mục đích của Tiêu chuẩn
này khơng nhằm dẫn đến sự
đồng nhất về cấu trúc của các
hệ thống quản lý chất lƣợng
hoặc sự đồng nhất của hệ thống
tài liệu.

Lần đầu tiên,
cụm từ ― rủi ro‖
xuất hiện trong
phiên bản ISO
9001. Bên cạnh
đó, ― mơi trƣờng
kinh doanh‖
cũng đƣợc sử
dụng. Điểu này
đƣợc tin tƣởng

nhƣ sự gieo hạt
cho phiên bản
mới của ISO
9001 có khả
năng vào năm
2013 và cũng
hƣớng đến ISO
9004 và các hệ
thống quản lý
bền vững khác.

Tiêu chuẩn này có thể
đƣợc sử dụng cho nội bộ và
bên ngoài tổ chức, kể cả
các tổ chức chứng nhận, để
đánh giá khả năng đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng
và các yêu cầu chế định và
yêu cầu riêng của một tổ
chức.

Tiêu chuẩn này có thể đƣợc
sử dụng cho nội bộ và bên
ngoài tổ chức, kể cả các tổ chức
chứng nhận, để đánh giá khả
năng đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng, các yêu cầu chế
định và pháp luật phù hợp với
sản phẩm và yêu cầu riêng của
tổ chức.

Sự thay đổi tạo
nên sự tƣơng
thích với các
thuật ngữ liên
quan đến ― các
yêu cầu chế định
và pháp luật‖

Việc áp dụng một hệ
…... và sự quản lý chúng,
thống các quá trình trong tổ để tạo ra đầu ra như mong
chức, cùng với sự nhận biết muốn.
và các tƣơng tác giữa các
quá trình nhƣ vậy, và sự
quản lý chúng, có thể đƣợc
coi nhƣ "cách tiếp cận theo
q trình".

Ấn bản này của TCVN
ISO: 9001 và TCVN ISO
0.3
9004 đƣợc xây dựng nhƣ là
Mối quan một cặp thống nhất các tiêu
chuẩn về hệ thống quản lý
hệ với
chất lƣợng. Hai tiêu chuẩn
TCVN/
ISO 9004 này đƣợc thiết kế để sử
dụng đồng thời, nhƣng

cũng có thể đƣợc sử dụng
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Ấn bản này của tiêu chuẩn
ISO 9004 đã đƣợc xây dựng
nhằm duy trì sự thống nhất với
tiêu chuẩn ISO 9001. Hai tiêu
chuẩn này có thể sử dụng đồng
thời với nhau nhƣng cũng có thể
sử dụng một cách độc lập
TCVN ISO 9001 qui định các
yêu cầu đối với một hệ thống

Làm rõ hơn cách
tiếp cận tiến
trình là gì

Sự thay đổi phản
ánh độ tƣơng
thích của hai tiêu
chuẩn có thể sử
dụng chung; là
tiêu chuẩn hiện
nay mà sự liên
kết đã đƣợc lƣợt
bỏ
Trang 11


Khóa luận tốt nghiệp

0.4 Sự
tƣơng
thích với
các hệ
thống
quản lý
khác

Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

một cách độc lập. Mặc dù
hai tiêu chuẩn này có phạm
vi khác nhau, nhƣng chúng
có cấu trúc tƣơng tự thuận
tiện cho việc sử dụng nhƣ
một cặp thống nhất. TCVN
ISO 9001 qui định các yêu
cầu đối với một hệ thống
quản lý chất lƣợng, có thể
đƣợc sử dụng trong nội bộ
chức sử dụng, cho việc
chứng nhận hoặc cho các
mục đích hợp đồng.

quản lý chất lƣợng, có thể đƣợc
sử dụng trong nội bộ tổ chức sử
dụng, cho việc chứng nhận hoặc
cho các mục đích hợp đồng.

Tiêu chuẩn tập trung
vào hiệu quả của hệ thống
quản lý chất lƣợng trong
việc thỏa mãn yêu cầu
khách hàng.

Tiêu chuẩn tập trung
vàohiệu quả của hệ thống quản
lý chất lƣợng trong việc thõa
mãn yêu cầu khách hàng, các
yêu cầu chế định và hợp lệ.

ISO 9004 đƣa ra hƣớng
dẫn trên phạm vi rộng hơn
các mục tiêu của hệ thống
quản lý chất lƣợng so với
ISO9001, đặc biệt trong
việc cải tiến liên tục về
năng lực tồng thể và hiệu
suất cũng nhƣ hiệu quả của
nó. ISO 9004 đƣợc xem
nhƣ là phiên bản hƣớng dẫn
các tổ chức mà quản lý cấp
cao muốn thực hiện theo
tiêu chuẩn ISO 9004, theo
đuổi sự cải tiến liên tục.
Tuy nhiên,nó khơng phục
vụ cho việc chứng nhận
hoặc cho các mục đích hợp
đồng.

ISO 9004 đƣa ra hƣớng dẫn
trên phạm vi rộng hơn các mục
tiêu của hệ thống quản lý chất
lƣợng so với ISO9001, đặc biệt
trong việc quản lý sự thành
công lâu dài của một tổ chức.
ISO 9004 đƣợc xem nhƣ là
phiên bản hƣớng dẫn các tổ
chức mà quản lý cấp cao muốn
thực hiện theo tiêu chuẩn ISO
9004, theo đuổi sự cải tiến liên
tục một cách có hệ thóng . Tuy
nhiên,nó khơng phục vụ cho
việc chứng nhận hoặc cho các
mục đích hợp đồng.

Tiêu chuẩn này đƣợc
liên kết với TCVN ISO
14001: 1996 nhằm tăng độ
tƣơng thích của hai tiêu
chuẩn đối với lợi ích của
cộng đồng ngƣời sử dụng.

Trong quá trình xây dựng
tiêu chuẩn quốc tế này, đã xem
xét đến các điểu khoản của ISO
14001:2004

Ở các

phần
khác
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Cập nhật theo
phiên bản mới
nhất của ISO
14001

Ở bất cứ trong phần nào
của tiêu chuẩn nơi mà thuật
ngữ “ các yêu cầu của chế định
Trang 12


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
có liên quan” được đề cập đến,
“các yêu cầu của luật pháp”
được thêm vào.

nhau

1. Phạm
vi

Chú thích - Trong tiêu
chuẩn này, thuật ngữ "sản
phẩm" chỉ áp dụng cho sản

phẩm cung cấp cho khách
hàng hoặc khách hàng yêu
cầu.

2.Thuật
ngữ và
định
nghĩa
4.1
a)Yêu
cầu
chung

e chọn
nguồn
bên
ngồi

4.1
a) các
u
cầu
chung

Làm rõ hơn
định nghĩa về
sản phẩm. Điều
này khơng chỉ là
sản phẩm cuối
cùng mà có thể

là sản phẩm của
bất kỳ q trình
nào, đặc biệt là
các sản phẩm
Chú thích 2: Các yêu cầu chế của ―quá trình
định hoặc do luật pháp quy định hình thành sản
được diễn giải như các yêu cầu phẩm‖.
pháp lý
Chú thích - Trong tiêu
chuẩn này, thuật ngữ "sản
phẩm" chỉ áp dụng cho sản
phẩm cung cấp cho khách hàng
hoặc khách hàng yêu cầu hoặc
sản phẩm của quá trình hình
thành sản phẩm. Điều này áp
dụng cho kết quả đẩu ra từ các
quá trình hình thành sản phẩm,
kể cả quá trình mua hàng.

Thuật ngữ “ chuỗi cung
ứng nhà cung cấp, tổ chức,
khách hàng” đã được loại bỏ.

Khi tổ chức chọn nguồn
bên ngồi cho bất kỳ q
trình nào ảnh hƣởng đến sự
phù hợp của sản phẩm với
các yêu cầu, tổ chức phải
đảm bảo kiểm sốt đƣợc
những q trình đó.

Việc kiểm sốt những
q trình do nguồn bên
ngồi phải đƣợc nhận biết
trong hệ thống quản lý chất
lƣợng.

Chú thích - Các q
trình cần thiết đối với hệ
thống quản lý chất lƣợng
nêu ở trên cần bao gồm cả
các quá trình quản lý, quá
trình cung cấp các nguồn

e Nguổn lực, quá trình hình thành
bên
sản phẩm & q trình đo
lƣờng.
ngồi

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Cụm từ “nhận biết - identify”
đã được thay thế bởi “xác định
- determine”.

Các thuật ngữ
lỗi thời đƣợc c t
bỏ

Từ ― xác định‖ ở

mức độ nào đó
mang nghĩa
mạnh hơn từ ―
nhận biết‖

Cụm từ “(ở đâu thích hợp -

Làm rõ hơn khi
where applicable) đã được thêm nào thìcần áp
vào giữa “measure-đo lường”
dụng việc đo
và”
lƣờng và theo
dõi

Khi tổ chức chọn nguồn bên
ngoài cho bất kỳ quá trình nào
ảnh hưởng đến sự phù hợp của
sản phẩm với các yêu cầu, tổ
chức phải đảm bảo kiểm soát
được những q trình đó. Phân
loại và quy mơ q trình của
việc kiểm sốt được áp dụng
cho các nguồn bên ngồi này sẽ
được xác định trong hệ thống

Các chú thích
đƣợc thêm vào
nhằm cung cấp
các chỉ dẫn về

việc chọn nguồn
bên ngoài

Trang 13


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
quản lý chất lượng
Chú thích 1 - các quá trình
quản lý, quá trình cung cấp các
nguồn lực, quá trình hình thành
sản phẩm & quá trình đo lường,
phân tích và cải tiến
Chú thích 2: q trình do nguồn
bên ngồi được xác định như
một trong những q trình cần
thiêt của hệ thống quản lý chất
lượng của tổ chức và được một
tổ chức bên ngồi thực thi
Chú thích 3: loại hình và việc
kiểm sốt được áp dụng cho các
q trình bên ngồi có thể ảnh
hưởng bởi các nhân tố sau:
a) Các tác động tiềm năng của
q trình bên ngồi lên năng
lực của tổ chức nhằm cung cấp
sản phẩm phù hợp với các yêu
cầu.

b) Mức độ mà việc kiểm soát
của quá trình chia sẽ;
c) Nâng lực đạt được kiểm sốt
cần thiếtthơng qua áp dụng điều
khoản 7.4
Đảm bảo việc kiểm soát các q
trình bên ngồi khơng loại trừ
tổ chức về trách nhiệm trong
việc đáp ứngcác yêu cầu của
khách hàng , các yêu cầu chế
định và theo quy định pháp luật

c các thủ tục dạng văn
bản theo yêu cầu của tiêu
chuẩn này,
d các tài liệu cần có
của tổ chức để đảm bảo
các yêu
việc hoạch định, tác nghiệp
cầu về tài và kiểm sốt có hiệu lực
liệu c & các q trình của tổ chức
d
đó, và
4.2

c các thủ tục dạng văn bản và Giải thích rõ hơn
các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu ―hồ sơ‖ là một
chuẩn này,
dạng tài liệu
d) Các tài liệu bao gồm các

hồ sơ được xác định bởi tổ
chức, cần có để đảm bảo việc
hoạch định, tác nghiệp và kiểm
sốt có hiệu lực các quá trình

e các hồ sơ theo yêu
cầu của tiêu chuẩn này
(xem 4.2.4)

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 14


Khóa luận tốt nghiệp

Chú
thích 1

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

Chú thích 1 - Khi thuật
ngữ "thủ tục dạng văn bản"
xuất hiện trong tiêu chuẩn
này, thì thủ tục đó phải
đƣợc xây dựng, lập thành
văn bản, thực hiện và duy
trì.

Chú thích 1 - Khi thuật ngữ

"thủ tục dạng văn bản" xuất
hiện trong tiêu chuẩn này, thì
thủ tục đó phải đƣợc xây dựng,
lập thành văn bản, thực hiện và
duy trì. Các tài liệu đơn lẻ có
thể bao gồm các yêu cầu đối với
một hay nhiều thủ tục. Yêu cầu
về thủ tục dạng văn bản có thể
được đề cập trong một hoặc
nhiều tài liệu.

4.2.3
Kiểm
soát tài
liệu

Đảm bảo các tài liệu có
Đảm bảo các tài liệu có
nguồn gốc bên ngồi đƣợc nguồn gốc bên ngoài được xác
nhận biết và việc phân phối định bởi tổ chức, cần cho việc
chúng đƣợc kiểm soát và
lập kế hoạch và hoạt động của
hệ thống quản lý chất lượng
đƣơc nhận biết và việc phân
phối chúng..

Các tài liệu bên
ngồi cũng đƣợc
xác định rõ ràng

4.2.4
Kiểm
sốt hồ
sơ

Phải lập và duy trì các
hồ sơ để cung cấp bằng
chứng về sự phù hợp với
các yêu cầu và hoạt động
tác nghiệp có hiệu lực của
hệ thống quản lý chất
lƣợng. Các hồ sơ chất
lƣợng phải rõ ràng, dễ nhận
biết và dễ sử dụng. Phải lập
một thủ tục bằng văn bản
để xác định việc kiểm soát
cần thiết đối với việc nhận
biết, bảo quản, bảo vệ, sử
dụng, xác định thời gian
lƣu giữ và huỷ bỏ các hồ sơ
chất lƣợng.

Các hồ sơ được thiết lập để
cung cấp bằng chứng về sự phù
hợp với các yêu cầu và hoạt
động tác nghiệp có hiệu lực của
hệ thống quản lý chất lƣợng
phải được kiểm soát. Tổ chức
phải thiết lập một thủ tục dạng
văn bản để xác định việc kiểm

soát cần thiết cho việc nhận
biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng,
xác định thời gian lưu giữ và
huỷ bỏ các hồ sơ chất lượng
Các hồ sơ dễ đọc, dễ nhận biết
và được lưu giữ

Điều khoản này
đã đƣợc chỉnh
sửa về mặt ngôn
từ làm cho nội
dung rõ ràng
hơn nhƣng u
cầu chính vẫn
khơng thay đổi.

Lãnh đạo cao nhất phải
chỉ định một thành viên
trong ban lãnh đạo, ngồi
các trách nhiệm khác, có
trách nhiệm và quyền hạn
bao gồm

Lãnh đạo cao nhất phải chỉ
định một thành viên trong ban
lãnh đạo của tổ chức, ngoài các
trách nhiệm khác, có trách
nhiệm và quyền hạn bao gồm

Đại diện lãnh

đạo phải là thành
viên trong ban
lãnh đạo công ty.
Điều này ngăn
ngừa việc sử
dụng các đơn vị
bên ngồi nhƣ tƣ
vấn thực hiện
vai trị này

5.5.2
Đại diện
lãnh đạo

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 15


Khóa luận tốt nghiệp

6.2.1
Khái
qt

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

Những ngƣời thực hiện
các công việc ảnh hƣởng
đến chất lƣợng sản phẩm

phải có năng lực trên cơ sở
đƣợc giáo dục, đào tạo, có
kỹ năng và kinh nghiệm
thích hợp.

Những ngƣời thực hiện các
công việc ảnh hƣởng đến sự phù
hợp đối với các yêu cầu về sản
phẩm phải có năng lực trên cơ
sở đƣợc giáo dục, đào tạo, có kỹ
năng và kinh nghiệm thích hợp.

Yêu cầu mới của
tiêu chuẩn rộng
hơn đề cập đến
‗sự phù hợp đối
vớI các yêu cầu
về sản phẩm‖
thay vì chỉ là
Chú thích: sự phù hợp đối với
các yêu cầu về sản phẩm có thể chất lƣợng sản
bị ảnh hưởng một cách trực tiếp phẫm.
hoặc gián tiếp thông qua những
người thực hiện các công việc
trong hệ thống quản lý chất
lượng

Một lần nữa,
năng lực đề cập
đến sự phù hợp

đối với các yêu
cầu về sản phẩm.
Cụm từ ― where
applicable‖ đƣợc
thêm vào đễ
cung cấp thêm
sự linh hoạt. Đây
là một sự thay
a xác định năng lực
đổi nhỏ nhƣng
cần thiết của những ngƣời
a Xác định năng lực cần
rất đáng kể Hiệu
thực hiện các công việc ảnh thiết của những ngƣời thực hiện quả của việc đào
hƣởng đến chất lƣợng sản
công việc ảnh hƣởng đến sự phù tạo phải đƣợc
phẩm,
6.2.2
hợp đối với các yêu cầu về sản đánh giá thông
Năng
phẩm.
qua năng lực cần
lực, nhận
b tiến hành đào tạo hay
b) Bất cứ nơi đâu có thể áp đạt đƣợc.
thức và
những hành động khác để
dụng được , tiến hành đào tạo
Lƣu ý rằng điểu
đào tạo

đáp ứng các nhu cầu này,
hay những hành động khác đễ
này chỉ có thể
đạt đƣợc trong
c đánh giá hiệu lực của đạt được nâng lực cần thiết
các hành động đƣợc thực
c) Đảm bảo rằng các nâng một số trƣờng
hợp khi ngƣời
hiện,
lực cần thiết phải đạt được
đƣợc đào tạo
thực sự đang
làm đúng việc
của họ.
Cũng có hàm ý
rằng nhân sự
phải đƣợc đào
tạo trƣớc khi họ
tiến hành những
công việc cần sử
dụng những kỹ
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 16


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
năng mới của

họ. Cũng có thể
cần thiết
phảithực hiện
đào tạo nh c lại.

c dịch vụ hỗ trợ nhƣ
vận chuyển hoặc trao đổi
thơng tin).

Dịch vụ hỗ trợ ví dụ như
vận chuyển, trao đổi thông tin
hoặc các hệ thống thông tin.

Hệ thống thông
tin đƣợcthêm
vào để làm rõ
hơn khái niệm
về cơ sở hạ tầng.

6.4 Mơi
trƣờng
làm việc

Khơng có ghi chép về
sự sửa đổi này.

Chú thích: thuật ngữ: “ mơi
trường làm việc” liên quan đến
các điều kiện mà công việc bao
gồm các yếu tố vật lý, môi

trường & các yếu tố khác như(
như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm,
ánh sáng và thời tiết).

Chú thích đƣợc
thêm vào nhằm
cung cấp các
hƣớng dẫn cho
việc thực hiện
yêu cầu này của
tiêu chuẩn.

7.1
Hoạch
định việc
tạo sản
phẩm

c các hoạt động kiểm
tra xác nhận, xác nhận giá
trị sử dụng, các hoạt động
theo dõi, kiểm tra và thử
nghiệm cụ thể cần thiết đối
với sảnphẩm và các chuẩn
mực chấp nhận sản phẩm;

c các hoạt động kiểm tra
xác nhận, xác nhận giá trị sử
dụng, các hoạt động theo dõi,
đo lường, kiểm tra và thử

nghiệm cụ thể cần thiết đối với
sản phẩm và các chuẩn mực
chấp nhận sản phẩm;

Việc đo lƣờng
đƣợc thêm vào
nhằm nhấn mạnh
hơn yêu cầu của
điều khoản này

c yêu cầu chế định và
pháp luật liên quan đến sản
phẩm, và

c Các yêu cầu chế định và
pháp luật được áp dụng đến sản
phẩm, và

Làm rõ hơn yêu
cầu đôi với việc
áp dụng các yêu
cầu chế định và
luật pháp.

d mọi yêu cầu bổ sung
do tổ chức xác định.

d Mọi yêu cầu bổ sung do
tổ chức xem xét là cẩn thiết.

6.3
Cơ sở hạ
tầng

7.2.1
Xác định
các yêu
cầu liên
quan đến
sản
phẩm

Chú thích: Các hoạt động
sau khi bán hàng bao gồm, ví
dụ, các hành động thực hiện
trong quá trình bảo hành, các
nghĩa vụ trong hợp đồngnhư
bảo trì, và các hoạt động hỗ trợ
khác như tái chế hay huỷ bỏ.

7.3.1
Chú thích: xem xét thiết kế
Các chú thích mới đƣợc
Hoạch
và phát triển, việc kiểm tra xác
thêm vào
định thiết
nhận và xác định giá trị sữ
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Làm rõ hơn thế
nào là các yêu
cầu khác đƣợc
cho là cần thiết.
Chú thích thêm
vào để hỗ trợ
cho điều khoản
này
Chú thích thêm
vào nhằm hỗ trợ
cho việc thực
Trang 17


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

kế

dụng có những mục đích nhất
định. Chúng có thể được tiến
hành và lưu hồ sơ một cách độc
lập hoặc kết hợp sao cho phù
hợp với sản phẩm và tổ chức

và phát
triển

Đầu ra của thiết kế và

phát triển phải ở dạng sao
cho có thể kiểm tra xác
Đầu ra
của thiết nhận theo đầu vào của thiết
kế và phát triển và phải
kế và
phát triển đƣợc phê duyệt trƣớc khi
ban hành.
7.3.3

Đầu ra của thiết kế và phát
triển phải ở dạng phù hợp sao
cho có thể kiểm tra xác nhận
theo đầu vào của thiết kế và
phát triển và phải đƣợc phê
duyệt trƣớc khi ban hành.
Chú thích: thơng tin về việc
hình thành sản phẩm và cung
cấp dịch vụ có thể bao gồm các
chi tiết cho việc bảo toàn sản
phẩm

hiện điều khoản
này

Làm rõ hơn nội
dung với thay
đổi nhỏ.

7.5.1

Kiểm
sốt sản
xuất

d sự sẵn có và việc sử
dụng các phƣơng tiện theo
dõi và đo lƣờng,

d sự sẵn có và việc sử dụng ―các phƣơng tiện
các thiết
- device‖ đƣợc
thay bằng ―thiết
bị theo dõi và đo lƣờng,
bị - equipment‖

và cung
cấp dịch
vụ

f thực hiện các hoạt
động thông qua giao hàng
và các hoạt động sau giao
hàng.

f thực hiện các hoạt động
thông qua sản
phẩm, giao hàng và các hoạt
động sau giao hàng.

nhằm tạo sự rõ

ràng hơn.
Làm rõ hơn
―việc thông qua
sản
phẩm‖.

Tổ chức phải xác nhận
Xác nhận giá trị sử dụng đối với mọi
giá trị sử quá trình sản xuất và cung
dụng của cấp dịch vụ có kết quả đầu
ra khơng thể kiểm tra xác
các quá
trình sản nhận bằng cách theo dõi
hoặc đo lƣờng sau đó. Điều
xuất và
cung cấp này bao gồm mọi quá trình
mà sự sai sót chỉ có thể trở
dịch vụ
nên rõ ràng sau khi sản
phẩm đƣợc sử dụng hoặc
dịch vụ đƣợc chuyển giao.
7.5.2

7.5.3
Nhận

Tổ chức phải nhận biết
đƣợc trạng thái của sản

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Tổ chức phải xác nhận giá
trị sử dụng đối với mọi quá
trình sản xuất và cung cấp dịch
vụ có kết quả đầu ra khơng thể
kiểm tra xác nhận bằng cách
theo dõi hoặc đo lƣờng sau đó
và như là hệ quả, các khiếm
khuyết chỉ có thể trở nên rõ ràng
sau khi sản phẩm đƣợc sử dụng
hoặc dịch vụ đƣợc chuyển giao.
Chú thích 1 & 2 đã được
lượt bỏ

Tổ chức phải nhận biết
đƣợc trạng thái của sản phẩm

Điểu khoản này
đƣợc điều chỉnh
súc tích hơn, tạo
sự rõ ràng hơn
về sự cần thiết
đối với việc xác
nhận giá trị sử
dụng của mọi
quá trình mà sự
phù hợp đối với
yêu cầu sản
phẩm chỉ hiển
nhiên sau khi

sản phẩm hoặc
dịch vụ đƣợc
chuyển giao.
Làm rõ hơn
yêu cầu. Nhấn
Trang 18


Khóa luận tốt nghiệp
biết và
xác định
nguồn
gốc

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

phẩm tƣơng ứng với các
yêu cầu theo dõi và đo
lƣờng.

Tổ chức phải kiểm soát
và lƣu hồ sơ việc nhận biết
duy nhất sản phẩm khi việc
xác định nguồn gốc là một
yêu cầu xem 4.2.4 .

7.5.4
Tài sản
của
khách

hàng

….Bất kỳ tài sản nào
của khách hàng đƣợc phát
hiện không phù hợp cho
việc sử dụng đều phải đƣợc
thông báo cho khách hàng
và các hồ sơ phải đƣợc duy
trì (xem 4.2.4).
Chú thích - Tài sản của
khách hàng có thể bao gồm
cả sở hữu trí tuệ

Tổ chức phải bảo tồn
sự phù hợp của sản phẩm
trong suốt các quá trình nội
bộ và giao hàng đến vị trí
7.5.5
đã định. Việc bảo tồn này
Bảo tồn phải bao gồm nhận biết,
sản phẩm xếp dỡ di chuyển , bao
gói, lƣu giữ, bảo quản. Việc
bảo tồn cũng phải áp dụng
với các bộ phận cấu thành
của sản phẩm.

7.6

Tổ chức phải xác định
việc theo dõi và đo lƣờng

cần thực hiện và các
phƣơng tiện theo dõi và đo
lƣờng cần thiết để cung cấp
bằng chứng về sự phù hợp
của sản phẩm với các yêu
cầu đã xác định xem7.2.1 .

Kiểm
soát
phƣơng
tiện theo
dõi và đo
a Đƣợc hiệu chuẩn
luờng
hoặc kiểm tra xác nhận
định kỳ, hoặc trƣớc khi sử
dụng, dựa trên các chuẩn
đo lƣờng có liên kết đƣợc
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

tƣơng ứng với các yêu cầu theo
dõi và đo lƣờng xuyên suốt quá
trình hình thành sản phẩm/dịch
vụ.

mạnh việc nhận
biết phải xun
suốt tồn bộ q
trình hình thành
Tổ chức phải kiểm soát việc sản phẩm

nhận biết duy nhất sản phẩm và
Có thay đổi
duy trì các hồ sơ khi việc xác
nhỏ - nhấn mạnh
định nguồn gốc là một yêu
việc phải lƣu giữ
hồ sơ.
cầu xem 4.2.4 .

….Bất kỳ tài sản nào của
khách hàng đƣợc phát hiện
không phù hợp cho việc sử
dụng, tổ chức phải thông báo
cho khách hàng và lưu giữ hồ
sơ (xem 4.2.4).

Làm rõ hơn yêu
cầu của tiêu
chuẩn.

Chú thích: tài sản của khách
hàng có thể bao gồm cả sở hữu
trí tuệ và dữ liệu cá nhân

Tổ chức phải bảo tồn sản
phẩm trong suốt các q trình
nội bộ giao hàng đến vị trí đã
định để đảm bảo sự phù hợp với
các u cầu. Khi thích hợp, việc
bảo tồn này phải bao gồm việc

nhận biết, xếp dỡ di chuyển ,
bao gói, lƣu giữ & bảo quản.
Việc bảo tồn cũng phải áp
dụng với các bộ phận cấu thành
của sản phẩm.

Có sự thay đổi
nhỏ trong việc
dùng từ để thể
hiện rõ hơn yêu
cầu của tiêu
chuẩn.

Tổ chức phải xác định việc
theo dõi và đo lƣờng cần thực
hiện và các thiết bị theo dõi và
đo lƣờng cần thiết để cung cấp
bằng chứng về sự phù hợp của
sản phẩm với các yêu cầu đã
xác định.

―các phƣơng
tiện -device‖
đƣợc thay bằng ―
thiết bị equipment‖.

a Đƣợc hiệu chuẩn và/hoặc
kiểm tra hoặc cả hai, xác nhận
định kỳ, hoặc trƣớc khi sử dụng,
Có sự thay

dựa trên các chuẩn đo lƣờng có đổi nhỏ trong
liên kết đƣợc với chuẩn đo
việc dùng từ để
lƣờng quốc gia hay quốc tế; khi thể hiện rõ hơn
Trang 19


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

với chuẩn đo lƣờng quốc
gia hay quốc tế; khi khơng
có các chuẩn này thì căn cứ
đƣợc sử dụng để hiệu
chuẩn hoặc kiểm tra xác
nhận phải đƣợc lƣu hồ sơ;
c đƣợc nhận biết để
giúp xác định trạng thái
hiệu chuẩn;

8.1
Khái
qt
8.2.1
Sự thoả
mãn của
khách
hàng

khơng có các chuẩn này thì căn
cứ đƣợc sử dụng để hiệu chuẩn
hoặc kiểm tra xác nhận phải
đƣợc lƣu hồ sơ (xem 4.2.4)

yêu cầu của tiêu
chuẩn.

c) Có dấu hiệu để xác định
được trạng thái hiệu chuẩn
Chú thích 1 & 2 đã được lượt
bỏ
Có sự thay
đổi nhỏ trong
việc dùng từ để
thể hiện rõ hơn
yêu cầu của tiêu
chuẩn.

a chứng tỏ sự phù hợp
của sản phẩm,

a Chứng tỏ sự phù hợp đối
với các yêu cầu liên quan đến
sản phẩm

Làm rõ hơn yêu
cầu của tiêu
chuẩn.

Chú thích mới đƣợc
thêm vào

Chú thích: việc theo dõi sự
chấp nhận của khách hàng có
thể bao gồm các thông tin từ
các nguồn như khảo sát sự thỏa
mãn của khách hàng, dữ liệu
của khách hàng về chất lượng
sản phẩm sau giao hàng, điều
tra ý kiến của người sử dụng,
phân tích thua lỗ trong kinh
doanh , lời khen,

Chú thích đƣợc
thêm vào làm rõ
hơn yêu cầu này
của tiêu chuẩn.

bồi thường bảo hành, báo cáo
của đại lý.

8.2.2
Đánh giá
nội bộ

Trách nhiệm và các yêu
cầu về việc hoạch định và
tiến hành các đánh giá, về
việc báo cáo kết quả và duy

trì hồ sơ xem 4.2.4 phải
đƣợc xác định trong một
thủ tục dạng văn bản.

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Thủ tục dạng văn bản phải
được thiết lập nhằm xác định
trách nhiệm và các yêu cầu về
việc hoạch định và tiến hành
các đánh giá và duy trì hồ sơ ,
báo cáo kết quả. Các hồ sơ của
cuộc đánh giá và kết quả của
chúng phải được duy trì ( xem
4.2.4).

Nhấn mạnh
hơn vào ―thủ tục
dạng văn bản‖.
Các yêu cầu về
hồ sơ đƣợc tách
biệt nhằm nhấn
mạnh tầm quan
trọng của chúng
―hành động gì
cần đƣợc đƣa ra
cũng đƣợc xác
định rõ ràng‖.

Lãnh đạo chịu trách nhiệm

về khu vực đƣợc đánh giá phải
đảm bảo tiến hành không chậm

Làm rõ nghĩa
hơn ―các hành
động‖ bằng ―các
Trang 20


Khóa luận tốt nghiệp

8.2.3

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

Lãnh đạo chịu trách
nhiệm về khu vực đƣợc
đánh giá phải đảm bảo tiến
hành không chậm trễ các
hành động để loại bỏ sự
không phù hợp đƣợc phát
hiện trong khi đánh giá và
nguyên nhân của chúng.

trễ các hành động khắc phục và hành động kh c
phòng ngừa để loại bỏ sự khơng phục và phịng
phù hợp đƣợc phát hiện trong
ngừa‖
khi đánh giá và nguyên nhân
của chúng.

Khi không đạt đƣợc các
kết quả theo hoạch định,
phải tiến hành việc kh c
phục và hành động kh c
phục một cách thích hợp để
đảm bảo sự phù hợp của
sản phẩm.

Khi không đạt đƣợc các kết
quả theo hoạch định, phải tiến
hành việc kh c phục và hành
động kh c phục một cách thích
hợp.

Theo dõi
và đo
lƣờng
các quá
trình

8.2.4
Theo dõi
và đo
lƣờng
sản phẩm

Tổ chức phải theo dõi
và đo lƣờng các đặc tính
của sản phẩm để kiểm tra

xác nhận rằng các yêu cầu
về sản phẩm đƣợc đáp ứng.
Việc này phải đƣợc tiến
hành tại những giai đoạn
thích hợp của q trình tạo
sản phẩm theo các s p xếp
hoạch định xem 7.1 .

Bằng chứng của sự phù
hợp với các chuẩn mực
chấp nhận phải đƣợc duy
trì. Hồ sơ phải chỉ ra ngƣời
có quyền hạn trong việc
thông qua sản phẩm xem

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Chú thích: Xem hướng dẫn
trong ISO 19011

Chú thích: khi xem xét các
phương pháp phù hợp, tổ chức
phải xem xét đến loại & quy mô
của việc theo dõi và đo lường
phù hợp với các quá trình trong
mối liên hệ đối với tác động của
chúng đối với sự phù hợp với
các yêu cầu liên quan đến sản
phẩm và tác động của chúng lên
hiệu quả của hệ thóng quản lý

chất lượng

Tổ chức phải theo dõi và đo
lƣờng các đặc tính của sản
phẩm để kiểm tra xác nhận rằng
các yêu cầu về sản phẩm đƣợc
đáp ứng. Việc này phải đƣợc
tiến hành tại những giai đoạn
thích hợp của q trình tạo sản
phẩm theo các s p xếp hoạch
định xem 7.1 . Phải duy trì
bằng chứng của sự phù hợp các
chuẩn mực chấp nhận.

Chú thích thêm
vào nhằm hỗ trợ
cho việc thực
hiện điều khoản
này. Các hành
động thực hiện
để đảm bảo sự
phù hợp với các
yêu cầu liên
quan đến sản
phẩm.
Các đoạn văn
đƣợc s p xếp lại
nhằm tạo sự rõ
ràng và nhấn
mạnh vào việc

lƣu giữ các hồ
sơ.

Hồ sơ phải chỉ ra người
(những người) quyết định thông
qua sản phẩm giao cho khách
hàng (xem 4.2.4).

Hoạt động thông qua sản phẩm
Trang 21


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

4.2.4).
Chỉ đƣợc thông qua sản
phẩm và chuyển giao dịch
vụ khi đã hoàn thành thoả
đáng các hoạt động theo
hoạch định xem7.1 , nếu
không, phải đƣợc sự phê
duyệt của ngƣời có thẩm
quyền và nếu có thể, của
khách hàng.

Phải xác định trong một
thủ tục dạng văn bản việc
kiểm soát, các trách nhiệm

và quyền hạn có liên quan
đối với sản phẩm không
phù hợp.

và chuyển giao dịch vụ cho
khách hàng chỉ được thực hiện
sau khi đã hoàn thành thoả
đáng các hoạt động theo hoạch
định (xem 7.1), nếu không phải
được sự phê duyệt của người có
thẩm quyền và nếu có thể, của
khách hàng.

Thủ tục dạng văn bản phải
đƣợc thiết lập để xác định việc
kiểm sốt các trách nhiệm và
quyền hạn có liên quan đối với
sản phẩm khơng phù hợp.
Khi có thể, tổ chức phải xử
lý các sản phẩm không phù hợp
bằng một hay những phƣơng
pháp sau:
d thực hiện các hành động
tƣơng thích với các tác động
hoặc hậu quả tìm ẩn, của sự
khơng phù hợp khi sản phẩm
không phù hợp đƣợc phát hiện
sau khi chuyển giao hoặc đã b t
đầu sử dụng.

8.3
Kiểm
sốt sản
phẩm
khơng
phù hợp

Thủ tục dạng
văn bản đƣợc
nhấn mạnh hơn
và xem nhƣ
phần mở đầu của
điểu khoản này.
Tạo sự linh
hoạt hơn – khi
bổ sung ―khi có
thể…‖
Thêm mục d

Hồ sơ đƣợc nêu
ở cuối điều
khoản.
Đoạn cuối này đã đƣợc
lƣợc bỏ:
“Khi sản phẩm không phù
hợp được phát hiện sau khi
chuyển giao hoặc đã bắt
đầu sử dụng, tổ chức phải
có các hành động thích hợp
đối vớicác tác động hoặc

hậu quả tiềm ẩn của sự
không phù hợp.”

Đoạn ở cuối
điều khoản 8.3
của ISO
9001:2000 đã
đƣợc c t chuyển
thành mục d
của điều khoản
8.3 trong ISO
9001:2008.

Hình 2: Những thay đổi chính của phiên bản mới
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 22


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

2.2. Tại sao đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008
2.2.1. Tính phổ biến của ISO 9001: 2008
Hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001: 2008 kế thừa tính phổ biến của Hệ
thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001: 2000, đƣợc thể hiện ở những điểm chính sau:
- Giúp lãnh đạo khoa, cán bộ, giảng viên n m vững và chủ động hơn trong q trình
xử lý cơng việc tức khả năng kiểm sốt cơng việc tốt hơn , giảm đáng kể việc đùn đẩy, chờ
đợi, tranh cãi giữa các đơn vị chức năng hay giữa các cán bộ, giảng viên liên quan trong xử lý

công việc nhờ đã xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, trình tự, căn cứ pháp lý… trong các quy
trình tác nghiệp .
- Kiểm sốt tài liệu đặc biệt là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật , hồ sơ lƣu
giữ tài liệu, ghi chép để minh chứng cho công việc đã làm, căn cứ để cải tiến công việc, để
truy cứu trách nhiệm khi cần thiết chặt chẽ hơn hẳn so với trƣớc. Đây là hiệu quả rõ rệt nhất
thể hiện yêu cầu của cải cách hành chính về tính minh bạch trong xử lý công việc, đồng thời
cũng là điều kiện để nâng cao kỹ năng yêu cầu cơ bản về năng lực của cán bộ, cơng chức.
- Nhờ áp dụng các quy trình tác nghiệp hợp lý, công khai và minh bạch nên nhiều cơ
quan rõ nhất là UBND các quận, huyện và UBND các phƣờng, xã đã rút ng n thời gian giải
quyết công việc so với luật định nhƣ trong cấp phép xây dựng, đăng ký kinh doanh, cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký hộ tịch…
- Các quy trình xử lý cơng văn theo ISO là cơ sở không thể thiếu để xây dựng các
Website, phần mềm xử lý công văn qua mạng theo yêu cầu hiện đại hóa nền giáo dục rất rõ ở
những nơi đã nối mạng, xử lý công văn trên mạng nhƣ ở thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng .
2.2.2. Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khác nhau tùy theo yêu
cầu của mổi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát việc áp dụng thí điểm tiêu chuẩn này
trong một số các các cơ quan hành chính trong nƣớc đã áp dụng thành công và kinh nghiệm
áp dụng của các nƣớc nhƣ Malaysia, Singapo, Ấn độ, … chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy
một số tác dụng cơ bản cho tổ chức nhƣ sau:
- Các Quy trình xử lý cơng việc trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc đƣợc tiêu
chuẩn hóa theo hƣớng cách khoa học, hợp lý và đúng luật và theo cơ chế một cửa.
- Minh bạch và cơng khai hóa quy trình và thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và
công dân để tạo cho dân cơ hội kiểm tra.
- Ngƣời đứng đầu cơ quan hành chính nhà nƣớc kiểm sốt đƣợc q trình giải quyết
cơng việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời.
- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo
mục tiêu cải tiến thƣờng xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
- Cũng cố đƣợc lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của cơ quan hành chính
nhà nƣớc các cấp đối với tổ chức và công dân phù hợp bản chất của nhà nƣớc ta là do dân và

vì dân.
Bên cạnh đó cịn có các lợi ích cụ thể trong khoa nhƣ sau:
- Nối kết hệ thống quản lý chất lƣợng vào các quá trình hoạt động của khoa.
- Hệ thống cơng văn, văn bản các quy trình và thủ tục hành chính đƣợc kiện tồn tạo
cơ hội xác định rõ ngƣời rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết cơng việc đồng thời có đƣợc
cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 23


Khóa luận tốt nghiệp

Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp
thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tƣ cho công tác phát triển khoa.
- Đo lƣờng, đánh giá đƣợc hệ thống, q trình, chất lƣợng quản lý cơng văn, công
việc theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lƣợng cụ thể.
- Làm cho cán bộ giảng viên trong khoa có nhận thức tốt hơn về chất lƣợng cơng
việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn khoa vì mục tiêu ―Tất cả vì sự nghiệp giáo
dục‖.
- Khuyến khích cán bộ, giảng viên chủ động hƣớng đến việc nâng cao thành tích của
bộ mơn và trong khoa.
- Đánh giá đƣợc hiệu lực và tác dụng của các chủ trƣơng, chính sách và các văn bản
pháp lý đƣợc thi hành trong thực tế để đề xuất với lãnh đạo khoa có các biện pháp cải tiến
hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển của khoa.
- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của khoa
và tạo cơ hội để cán bộ, giảng viên có liên quan tham gia góp ý các định hƣớng, mục tiêu,
chiến lƣợc và các thủ tục, quy trình giải quyết cơng việc.

III. Quản lý công văn đến
1. Tiếp nhận, đăng ký công văn đến
1.1. Tiếp nhận công văn đến
Khi tiếp nhận công văn đƣợc chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thƣ của khoa tiếp nhận
công văn đến. Trong trƣờng hợp công văn đƣợc chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày
nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lƣợng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có …, đối
với công văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trƣớc khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn hoặc công văn đƣợc
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với bì văn bản có đóng dấu ―Hỏa tốc‖ hẹn giờ ),
phải báo cáo ngay cho lãnh đạo khoa, trong trƣờng hợp cần thiết, phải lập biên bản với ngƣời đƣa
công văn.
Đối với công văn đến đƣợc chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thƣ cũng
phải kiểm tra về số lƣợng công văn, số lƣợng trang…, trƣờng hợp phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thơng báo cho nơi gửi hoặc báo cáo ngƣời đƣợc trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì cơng văn đến
Sau khi tiếp nhận, các bì cơng văn đến đƣợc phân loại sơ bộ và xử lý nhƣ sau:
- Loại khơng bóc bì: bao gồm các bì cơng văn gửi cho tổ chức Đảng, các đồn thể trong
khoa và các bì cơng văn gửi đích danh ngƣời nhận, đƣợc chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những
bì cơng văn gửi đích danh ngƣời nhận, nếu là công văn liên quan đến công việc chung của khoa
thì cá nhân nhận cơng văn có trách nhiệm chuyển cho văn thƣ để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thƣ bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì cịn lại, trừ những bì cơng
văn có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật.
- Đối với bì cơng văn mật, việc bóc bì đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số
12/2002/TT-BCA A11 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hƣớng dẫn thực hiện Nghị
định số 33 2002 NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp
lệnh Bảo vệ bí mật nhà nƣớc và quy định cụ thể của khoa.
Khi bóc bì cơng văn cần lƣu ý:

Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa

Trang 24