Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại Phòng quản lý đấu thầu Công ty Điện lực Hà Nội

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
M CL C

N i dung
Ch

OBO
OK S
.CO
M

L i nói đ u
ng I: S c n thi t c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u trong h s

hi n hành

1. Khái ni m h s và h s hi n hành

2. Ý ngh a, tác d ng c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u trong h s hi n hành
đ i v i c quan đ n v và cán b l p h s
Ch

ng II: Th c tr ng công tác l p h s hi n hành t i phòng qu n lý đ u

th u - Công ty i n l c Hà N i
1. Gi i thi u s l
Qu n lý

u th u

c ch c n ng chính c a Cơng ty

i n l c Hà N i và Phịng

2. Th c tr ng công tác l p h s hi n hành t i Phòng Qu n lý
3. M t s nh n xét

u th u

1. D ki n danh m c h s

2. Xác đ nh thành ph n tài li u trong h s hi n hành
2.1. Mơ t nhi m v

2.2. Quy trình gi i quy t công vi c

2.3. D ki n thành ph n tài li u trong m t s lo i h s hi n hành
K t lu n

KIL

Danh m c tài li u tham kh o



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

L I NĨI

U

1.M c đích, ý ngh a đ tài:
c ghi l i trong các v n

KIL
OBO
OKS
.CO
M

H u h t ho t đ ng c a c quan t ch c đ u đ

b n.V n b n là b ng ch ngch ng minh cho s t n t i và phát tri n c a c quan
đó. Nó ln ch a đ ng nh ng thông tin quý báu ghi l i ho t đ ng, k t qu c a
ho t đ ng và đ ng th i nó là thơng tin nguyên li u cho m i ho t đ ng m i.Vì l
đó, v n b n sinh ra khơng ph i ch đ dùng m t l n mà chúng c n đ

ct ph p

l i trong các h s nh m b o v an toàn và ph c v cho vi c khai thác s d ng
trong hi n t i và t

ng lai.V n đ này c ng đ

c quy đ nh t i đi u 11 Pháp l nh

l u tr qu c gia-2001 nh sau:”C quan, t ch c,cá nhân trong quá trình xây
d ng, ban hành v n b n và s d ng tài li u v n th ph i l p thành h s và b o
v an toàn”.Tuy nhiên trong th c t công tác này v n ch a th c hi n m t cách
tri t đ .Tình tr ng h s ch a đ

(T c ch t l

c l p cịn ph bi n hay có l p c ng ch đ có

ng h s ch a đ m b o). Tình tr ng đó d n t i vi c gây m t mát,

th t l c, khó tra tìm tài li u,gi m hi u su t công tác c a cán b và toàn th c
quan.Th y đ

c t m quan tr ng c a công tác này,trong đ t th c t p th c t n m

th 3 Khoa L u tr h c và Qu n tr v n phòng – Tr

ng

i h c Khoa h c Xã

h i và Nhân v n đã đ a vào đó m t n i dung nghiên c u đó là: nghiên c u xác
đ nh thành ph n h s hi n hành t i c quan c th .
th c hi n đ

c đ tài này, sinh viên ph i n m ch c nh ng ki n th c c

b n c a các môn h c nh : Công tác v n th , K th t so n th o v n b n, Hành
chính h c đ i c

ng,…nh m các m c đích:

Th nh t, đ tài giúp sinh viên n m ch c và c ng c các ki n th c đã h c
v h s , l p h s , v n b n, …

Sau là đ sinh viên có d p tìm hi u tình hình th c t cơng tác ban hành v n
b n, l p h s . Qua đó có th so sánh đ i chi u gi a lý lu n và th c ti n và nâng
cao h n n a nh n th c v ngh nghi p.



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
V n d ng ki n th c đã h c đ th c hành các k n ng nghi p v , rèn luy n
tay ngh , t o th n l i cho viêc th c t p n m sau và công tác sau này.
Bên c nh đó, đ tài cịn là d p rèn luy n thói quen nghiên c u khoa h c trong

Nh

KIL
OBO
OKS
.CO
M

sinh viên giúp h có m t phong cách h c t p m i: tìm tịi, sáng t o, ch đ ng h n.
v y v i các m c đích trên, đ tài này th c s la m t đ tài vơ cùng b

ích và c n thi t cho sinh viên.

2. Nhi m v nghiên c u:

Nghiên c u, kh o sát ch c n ng, nhi m v , quy trình ho t đ ng c a c
quan đ n v c th .

Nghiên c u lý lu n và th c ti n h s , l p h s đ xác đ nh thành ph n tài
li u c n có trong h s hi n hành.
3. Ngu n t li u và ph
Các ngu n t li u đ

ng pháp nghiên c u

c s d ng đó là: Giáo trình Lý lu n và Ph

cơng tác v n th c a Phó giáo s V
pháp lu t và h

ng

ng pháp

ình Quy n; các v n b n quy ph m

ng d n; h s hi n hành c a công ty

i n l c Hà N i và m t s

tài li u tham kh o khác.
Các ph

ng pháp nghiên c u đ

c s d ng đó là: ph

ng pháp đ c, ph ng

v n, li t kê, phân tích và t ng h p s li u, logic…
4. B c c niên lu n:

B c c niên lu n g m có ba ph n đó là: l i nói đ u, k t lu n và n i dung
đ

c chia làm ba ch
Ch

hi n hành.
Ch

ng nh sau:

ng I: s c n thi t c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u trong h s

ng II: th c tr ng l p h s hi n hành t i Phòng Qu n lý

u th u-

Công ty i n l c Hà N i.
Ch

ng III: nghiên c u- d ki n thành ph n tài li u trong h s hi n hành.



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
hồn thành đ tài nghiên c u này tôi đã nh n đ

c a th y cô giáo trong khoa đ c bi t là th y giáo - ng

c s giúp đ t n tình

i đã tr c ti p h

tơi, bên c nh đó ph i k t i các cơ cán b v n phịng cơng ty

ng d n

i n l c Hà N i .

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Tuy nhiên do còn thi u kinh nghi m và h n ch v m t th i gian nên bài vi t c a
tôi không tránh kh i thi u sót, tơi kính mong s nhân xét và đóng góp ý ki n c a
th y cô và m i ng

i.

Tôi xin chân thành c m n!



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

N I DUNG
CH

NG I. S

C N THI T C A VI C XÁC

NH THÀNH PH N

KIL
OBO
OKS
.CO
M

TÀI LI U TRONG H S HI N HÀNH.
1. Khái ni m h s và h s hi n hành.
1.1. H s .

Nh trên đã nói nh ng v n b n ch a đ ng nh ng thông tin v m i ho t
đ ng c a c quan t ch c c n đ

c t p h p l i trong nh ng h s . Nh v y h

s là gì? Có ph i m i v n b n đ u có th đ chung trong m t h s ? H s c n
nói lên đi u gì? Tr
s 110/2004/N

l i nh ng câu h i Kho n 7;8

i u 3 Ngh đ nh

- CP ngày 08/4/2004 v công tác v n th c a Chính Ph có đ nh

ngh a nh sau:”H s là m t t p v n b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t
v n đ , m t s vi c, m t đ i t

ng c th ho c có m t (hay m t s ) đi m chung

nh tên lo i v n b n, c quan, t ch c ban hành v n b n, th i gian hay nh ng
đ a đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi gi i quy t cơng vi c thu c
ph m vi ch c n ng nhi m v c a m t c quan,t ch c hay c a m t cá nhân.L p
h s là vi c t p h p và s p x p v n b n, tài li u hình thành trong q trình theo
dõi gi i quy t cơng vi c thành h s theo nguyên t c và ph
Trong giáo trình Lý lu n và Ph

ng pháp nh t đ nh”

ng pháp Cơng tác V n th , PGS. V

ng

ình Quy n có đ nh ngh a nh sau: “H s là m t t p v n b n hay m t v n b n
có liên quan v m t v n đ , s vi c (hay m t ng
gi i quy t v n đ s vi c đó ho c đ

i) hình thành trong q trình

c k t h p l i do có nh ng đi m gi ng nhau

v hình th c nh cùng lo i v n b n, cùng tác gi , cùng th i gian ban hành”.
“L p h s là t p h p nh ng v n b n hình thành trong quá trình gi i quy t công
vi c c a c quan,t ch c, cá nhân theo t ng v n đ , s vi c ho c theo các đ c
đi m khác c a v n b n, đ ng th i s p x p và biên m c chúng theo ph
khoa h c”.
Nh v y

c hai đ nh ngh a trên ta th y có nh ng đi m chung sau:

ng pháp



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Th nh t, h s đ

cl p

t t c các c quan, t ch c, cá nhân mà trong

q trình gi i quy t cơng vi c h có s n sinh v n b n. H s ph n ánh quá trình
ho t đ ng c a c quan, t ch c, cá nhân đó.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Th hai, h s là t p h p các v n b n có th là m t hay nhi u v n b n khác

nhau và chúng có m i liên h m t thi t v i nhau. S l

ng các v n b n trong h

s ph thu c vào s s n sinh v n b n trong q trình gi i quy t cơng vi c đó.
Th

ng thì m t h s ch a đ ng nhi u v n b n vì đ gi i quy t m t cơng vi c

nào đó c n ph i ti n hành qua nhi u công đo n khác nhau liên quan đ n nhi u
ng

i vì l đó v n b n s n sinh ra nhi u và chúng đ u đ

c t p h p l i trong h

s . Nh ng c ng có nh ng h s ch có m t v n b n khi mà v n b n đó đã ph n
ánh tr n v n m t v n đ . Và tiêu chí c a vi c l a ch n v n b n trong h s đó
chính là m i liên h gi a các v n b n này.m i liên h gi a các v n b n trong h
s đ

c t o b i các tiêu chí nh : cùng ph n ánh m t s vi c, v n đ hình thành

trong q trình gi i quy t cơng vi c đó, ngồi ra chúng cịn đ

ck th pl ib i

nh ng đ c tr ng nh : v tên lo i v n b n, v tác gi , v c quan giao d ch, v
th i gian, v đ a d (đ i v i h s cá nhân thì đó là liên quan v m t ng

i).

Trong các đ c tr ng trên thì đ c tr ng v n đ là đ c tr ng c b n nh t và là đ c
tr ng tiêu chu n c a l p h s .

T các đ c tr ng trên ta th y h s đ
nh : h s công vi c, lo i h s (h s đ

c phân làm nhi u lo i khác nhau

c k t h p l i do có nh ng đi m gi ng

nhau v hình th c nh tên lo i, tác gi , th i gian, đ a d , c quan giao d ch).
Ngoài ra trên th c t còn phân h s thành h s hi n hành và h s l u
tr (đ

cl p

v n th hay đ

c khôi ph c trong l u tr t nh ng v n b n r i

l ). Vi c phân lo i h s này đ ta có th so sánh các lo i h s v i nhau đ có
th tìm ra ph

ng pháp t i u nh t đ gi gìn, b o v và nh m m c đích cu i

cung là có th tra tìm d dàng ph c v cho khai thác s d ng tài li u có hi u qu
nh t.

1.2. H s hi n hành.



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Nh trên đã trình bày, khái ni m h s hi n hành là khái niêm dùng đ
phân bi t v i các lo i h s đ
s đ

c khôi ph c trong l u tr . V m t lý thuy t, h

c l p t i khâu v n th , song song v i q trình gi i quy t cơng vi c c a

v ch t l

c l p nh v y s d m b o cao nh t yêu c u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

các cán b công nhân viên. H s đ

ng, h n ch t i đa tình tr ng m t mát, th t l c tài li u. Tuy nhiên

trong th c t , trong quá trình gi i quy t cơng vi c c a mình, do thói quen, r t ít
cán b l p h s cơng vi c. Vì v y khi vào trong l u tr các cán b l u tr l i
ph i làm m t đ ng tác đó là phân đ nh kh i v n b n bó gói đó đ l p thành h

s .

Khái ni m h s hi n hành đ
l p

c dùng v i ngh a là đ ch các h s đ

khâu v n th , b t đ u t khi công vi c b t đ u đ

c

c gi i quy t cho t i khi

cơng vi c đó k t thúc. Vi c phân lo i h s hi n hành c ng s d ng các tiêu chí
c a h s nói chung.

Ngồi ra, h s hi n hành theo m t ngh a h p h n thì đó ch là h s công
vi c – h s l p theo tiêu chí v n đ , ph n ánh q trình gi i quy t cơng vi c đó.
Bên c nh cách phân lo i h s trên, h s hi n hành còn đ

c phân lo i

d a vào n i dung công vi c mà h s đó ph n ánh.theo cách này h s đ

c phân

theo các m t ho t đ ng chính c a c quan. Các lo i h s hi n hành đó là:
H s nguyên t c:là t p h p b n sao v n b n c a các c quan t ch c có
th m quy n quy đ nh v m t m t, m t l nh v c công tác nh t đ nh dùng làm c n
c đ gi i quy t công vi c hàng ngày. H s nguyên t c giúp cán b làm vi c

không trái v i Hi n pháp, Pháp lu t và quy đ nh c a c quan c p trên.
H s công vi c (h s hi n hành ) là h s mà tài li u trong h s đó ph n
ánh v q trình gi i quy t công vi c c a các cán đ th c thi ch c n ng nhi m
v đ

c giao.

H s tài chính là h s th hi n thu chi tài chính trong c quan t ch c.
H s xây d ng c b n là h s v xây m i, c i t o, k thu t, tài chính c a
cơng trình,…v tr s làm vi c c a c quan.



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
H s máy móc trang thi t b là h s v xu t x , b o hành, b o trì, máy
móc thi t b t i c quan, t ch c.
H s trình ký là h s đ trình lên c p trên xin ý ki n, phê duy t v m t
c phê duy t s tr thành h s công vi c.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

v n đ nào đó. H s trình ký n u đ

L p h s hi n hành có tác d ng qu n lý ch t ch v n b n tài li u hình
thành trong quá trình gi i quy t cơng vi c, gi gìn bí m t c a c quan; nâng cao
hi u su t ch t l

ng công tác c a cán b và toàn th c quan; va t o thu n l i

cho công tác l u tr .

h s phát huy h t vai trị c a mình thì cơng tác l p h s c n đ m b o
các yêu c u nh : h s ph i ph n ánh đúng ch c n ng nhi m v c a c quan
đ n v hình thành h s ; ph i đ m b o m i liên h khách quan gi a các v n b n;
v n b n trong h s ph i cùng giá tr ; đ m b o các y u t th th c v n b n; h
s ph i đ

c biên m c rõ ràng.

Do v y l p h s ph i là nhi m v c a m i cán b gi i quy t công vi c vì
ch có h m i n m rõ cơng vi c mình làm c ng nh là s s n sinh v n b n gi y
t . H s còn là b ng ch ng ch ng minh cho h at đ ng c a cán b đó. Tuy
nhiên l p h s là m t công vi c khơng h đ n gi n mà cịn mang tính k thu t
nghi p v cao. Vì th trong th c t vi c xác đ nh thành ph n tài li u trong h s
còn nhi u t n t i nh còn l n x n, thi u v n b n , phá v các m i liên h khách
quan s n có.

2. Ý ngh a, tác d ng c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u trong h s
hi n hành đ i v i c quan đ n v và cán b l p h s .
2.1.

i v i cán b l p h s :

Thành ph n tài li u trong h s đ

c hi u là toàn b các y u t v n b n

c u thành nên h s đó đ tr l i cho câu h i: g m lo i nào? c a ai? Mang n i
dung gì?...



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Xác đ nh thành ph n tài li u trong h s t c đ m b o các yêu c u c b n
c a công vi c l p h s :ph n ánh ch c n ng nhi m v c a c quan, công vi c
c a cán b ; đ m b o m i liên h khách quan gi a các v n b n …

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Giúp cán b lo i b nh ng tài li u trùng th a, khơng thu c h s .
Cán b có th ki m soát t t v n b n tài li u c a mình tránh m t mát th t
l c; tra tìm d dàng thu n l i. Do đó h có th hồn thành t t cơng vi c vi c c a
mình.

Tài li u là b ng ch ng c a ho t đ ng, do v y thành xác đ nh thành ph n tài
li u trong h s t t s cho m t h s có ch t l

ng, là b ng ch ng ch ng minh

s hoàn thành nhi m v c a cán b trong các cu c ki m tra, thanh tra.
2.2.

i v i c quan, đ n v :

Xác đ nh thành ph n tài li u trong h s t t s h n ch tài li u trùng th a
nh v y s góp ph n t o thu n l i trong công tác l u tr nh : t o thu n l i cho
phân lo i(không n m đ

c thành ph n h s s không phân lo i đ

c); xác đ nh

giá tr tài li u; ti t ki m giá t , nhân s , ti n c a …c a c quan, đ n v .
M t khác, nó c ng góp ph n ch ng minh s minh b ch trong ho t đ ng c a
c quan đ n v . Là các c n c đ xét thi đua khen th

ng.

Và còn nhi u ý ngh a khác n a. Nhìn chung vi c xác đ nh thành ph n tài
li u trong h s có ý ngh a l n lao đ i v i không ch các cán b mà còn đ i v i
c đ n v , c quan. Do v y c n th c hi n t t công tác này.
CH

NG II. TH C TR NG CƠNG TÁC L P H

T I PHỊNG QU N LÝ
1. Gi i thi u s l
Phòng Qu n lý
Công ty
nghi p nhà n

S HI N HÀNH

U TH U – CÔNG TY I N L C HÀ N I.

c ch c n ng chính c a Cơng ty

i n l c Hà N i và

u th u:

i n l c Hà N i đ

c thành l p b i Quy t đ nh thành l p doanh

c s 381NL/TCCB-L

ngày 08/07/1995 c a B N ng L

ng.

V i ch c n ng kinh doanh thu c ngành đi n, nh : kinh doanh đi n n ng và v n



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
hành l

i đi n; kh o sát thiêt k l

i đi n; xây l p đi n; cung c p các d ch v

liên quan đ n ngành đi n…
Phòng Qu n lý đ u th u đ

c l p nên v i ch c n ng đó là: Tham m u, đ

KIL
OBO
OKS
.CO
M

xu t giúp Giám đ c Công ty trong qu n lý, ch đ o cơng tác đ u th u trong tồn
Cơng ty và m t s công vi c khác đ

c giao; t ch c th c hi n và h

ng d n,

ki m tra, đôn đ c các đ n v th c hi n.

2. Th c tr ng công tác l p h s hi n hành t i Phịng Qu n lý
th u:

Cơng tác l p h s hi n hành c a công ty đ
nhà n

c t i các v n b n Pháp l nh L u tr

u

c th c hi n theo quy đ nh c a
Qu c gia 2001; Ngh đ nh

s /2004/N

- CP ngày 08/04/2004 v công tác v n th c a Chính ph và các

v nb nh

ng d n khác.

ng th i công ty c ng ban hành nh ng quy đ nh quy

trình riêng đ phù h p h n v i tình hình th c t c a cơng ty, đó là b n Quy trình
qu n lý và luân chuy n v n b n d

c ban hành kèm theo Quy t đ nh s 442/Q

- LHN – P01 ngày 23/01/2006 c a V n phịng cơng ty. M c 6 c a quy trình có
quy đ nh c th v công tác l p h s nh sau:

H s cơng vi c là tồn b nh ng công v n gi y t , tài li u có liên quan
ch t ch v i nhau trong quá trình gi i quy t cơng vi c, t khi b t đ u đ n khi k t
thúc.

M i v n b n, tài li u đ tra c u đ u ph i l p h s ; nh ng v n b n giao
d ch không liên quan đ n cơng vi c chính c a cơng ty thì khơng đ trong h s .
Tài li u có trong h s cơng vi c bao g m t p h p các h s trình kí v m t
công vi c (đ i v i công vi c ph i trao đ i nhi u l n). Ho c là h s trình kí.
Trách nhiêm c a các đ n v và cá nhân trong công ty: t t c cán b công

nhân viên ch c khi đ

c giao gi i quy t công vi c c th ph i có trách nhi m

l p h s cơng vi c mình gi i quy t; tr

ng các phịng ban đ n v có trách

nhi m t ch c và th c hi n vi c l p danh m c h s và ch đ o cán b trong đ n
v mình l p h s khi ti n hành gi i quy t công vi c theo quy đ nh.



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Các đ n v , cá nhân trong công ty ph i giao n p h s , tài li u có giá tr
l u tr vào l u tr hi n hành .
M i cán b , công ch c, viên ch c tr

c khi ngh h u, thôi vi c hay chuy n

nhi m.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

công tác khác đ u ph i bàn giao l i h s tài li u cho đ n v hay ng

i k

Trên đây là khái quát nh ng quy đ nh c a công ty v l p h s hi n hành.
Hi n nay cơng ty cịn d ki n ban hành v n b n “quy trình ki m soát h s ” đ
quy đ nh rõ v h s thành ph n tài li u trong các lo i h s .

Trên th c t , công ty h t s c quan tâm t i v n đ này.

b o qu n t t h

s hi n hành, công ty đã trang b cho các phòng ban các t đ ng h s tài li u
đ y đ và m t h th ng 03 kho l u tr hi n hành.
T i Phòng Qu n lý

u th u: Trong quá trình ho t đ ng c a mình cơng ty

đã s n sinh ra các lo i h s nh : h s công vi c, h s ngun t c, h s trình
kí, h s tài chính, h s xây d ng c b n, h s máy móc trang thi t b , h s
nhân s , t p công v n l u và m t s lo i h s khác.

Phịng đã l p các h s cơng vi c, ch y u là h s đ u th u.
s chun mơn mang tính đ c thù c a Phịng. H s đ u th u đ

ây là lo i h
c l p theo m i

gói th u m t gói th u ng v i m t b h s . Thành ph n tài li u c a b h s
này là các tài li u khoa h c k thu t ph n ánh quy trình th t c đ u th u các gói
th u t i cơng ty. Nó bao g m các v n b n trong h s pháp lý, các h s d th u,
v n b n giao d ch gi a nhà th u và công ty d th u và h p đ ng đ

gi a các bên.

Công tác l p h s
ch d

i ch đ o c a tr

c ký k t

đây không theo danh m c h s s n có mà đ

cl p

ng phịng.

3. M t s nh n xét:
*

u đi m: Phịng đã có ý th c l p h s công vi c, đã ph n nào đáp ng

các yêu c u c a công tác l p h s (ph n ánh đúng ch c n ng nhi m v c b n
c a Phịng là qu n lý cơng tác đ u th u, đ m b o m i liên h khách quan gi a



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
các v n b n, giá tr các v n b n t
s l

ng h s đ

ng đ i đ ng đ u, b

c đ u có s biêm m c);

c l p sát v i th c t ho t đ ng c a Phòng.

* H n ch : Phòng m i ch l p h s đ u th u còn các lo i h s khác vãn
đ

c l p, tài li u cịn

tình tr ng l n x n, l u trong các c p file mà không

KIL
OBO
OKS
.CO
M

ch a đ

c s p x p biên m c khoa h c; v n cịn tình tr ng tài li u trùng th a (trong

các b h s th u tài li u trùng th a chi m 1/2); v n b n không đ m b o các y u
t th th c còn ph bi n (thi u ngày tháng v n b n, s v n b n, n i dung khơng
đ m b o…), tình tr ng cịn thi u, m t mát tài li u; l p h s khơng theo danh
m c h s địi h i cán b l p h s ph i có tinh th n tráh nhi m cao, n u khơng
thì ta khơng th ki m soát đ

cl

ng h s s n sinh trong n m, không l p h s

công vi c, d n t i tình tr ng h s , tài li u đ lung tung, l n x n, gây m t mát,
khó tra tìm, nh h

ng t i hi u qu công vi c c a cán b và tồn cơng ty (đ c

bi t b h s th u là lo i h s m t,và liên quan nhi u v v n đ tài chính, pháp
lu t nên h s càng c n ph i l p đ y đ , chính xác). Thành ph n tài li u trong h
s đã b

cđ uđ

c xác đ nh v i các thành ph n c b n.

Kh c ph c tình tr ng này Cơng ty nói chung và Phịng c n có các bi n pháp
kh c ph c nh : lâp h s theo danh m c h s đã d ki n tr

c, xác đ nh thành

ph n tài li u trong h s m t cách đúng đ n đ đ m b o m i h s đ

c l p ph i

đ t các yêu c u c a h s .
CH

NG III. NGHIÊN C U- D

KI N THÀNH PH N TÀI LI U

TRONG H S HI N HÀNH T I PHÒNG QU N LÝ
TY

U TH U- CÔNG

I N L C HÀ N I.

1. D ki n danh m c h s :

Danh m c h s là b n kê tên các h s mà c quan đ n v s l p trong
n m có ghi th i h n b o qu n và tên ng

i l p. Danh m c h s là b n h

d n cán b và đ n v l p h s hi n hành. Danh m c h s đ
đ u n m sau có th s d ng đ

c ngay.

ng

c l p cu i n m đ

i v i các c quan nh thì danh m c

h s th

ng đ

c l p cho c c quan, còn v i các c quan l n thì danh m c h

s ch đ

c l p cho t ng đ n v , b ph n.Tr

ng h p công ty

i n l c Hà N i



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
thì danh m c h s đ
l p trong n m là t

c l p cho t ng b ph n phòng ban (do l

ng h s đ

c

ng đ i l n và công ty g m nhi u phòng ban).

Danh m c h s có hai cách l p nh sau:

KIL
OBO

OKS
.CO
M

Th nh t cu i n m v n th trong c quan d ki n danh m c h s cho toàn
đ n v , sau đó g i xu ng các đ n v đ xin ý ki n b sung, cu i cùng t ng h p
l i r i in phát v các đ n v .
Th hai: ng

c l i v i cách th nh t đó là, t ng c quan đ n v t l p danh

m c h s sau đó đ a lên v n th c quan đi u ch nh cho phù h p r i in g i
xu ng các đ n v .
Công ty

i n l c Hà N i không làm theo c hai cách này mà giao cho t ng

đ n v t l p danh m c h s vào cu i n m và l p ch v i m c đích là giao n p
h s vào l u tr ch khơng có tác d ng làm h

ng d n cho công tác l p h s .

ây là m t t n t i c n kh c ph c, vì làm theo cách này ta khơng th ki m sốt
đ

cl

ng h s s n sinh trong n m, c ng nh tình hình tài li u nói chung.

Kh c ph c tình tr ng này, tôi d ki n đ a ra danh m c h s cho Phòng

Qu n lý

u th u nh sau:

CƠNG TY I N L C HÀ N I
PHỊNG QU N LÝ
U TH U

C NG HOÀ XÃ H I CH NGH A VI T NAM

DANH M C H

Ký
S
TT hi u h
s
(1)
1
2

(2)
P16/01
P16/02

c l p – T do – H nh phúc

S

N M 2008

Tiêu đ h s

(3)
H s nguyên t c

H s k ho ch công tác n m 2008

Th i Ng i l p Ghi chú
h n
h s
b o
qu n
(4)
(5)
(6)

Lâu
dài

P16
P16



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

4
5
6

P16/03
P16/04
P16/05
P16/06
P16/07

7
8

9
10

11
12

13

14
15

16

17

P16/08

P16/09
P16/10

P16/11

P16/12

P16/13

P16/14
P16/15

P16/16

P16/17

H s k ho ch công tác quý I.
N m

T m
th i

P16

H s k ho ch công tác quý II.
N m 2008

T m
th i

P16

H s k ho ch công tác quý III.
N m 2008

T m
th i

P16

H s k ho ch công tác quý IV.
N m 2008

T m
th i

P16

H s k ho ch công tác các tháng. T m
N m 2008
th i

P16

KIL
OBO
OKS
.CO
M

3

B tài li u gói th u s 1- VTSX08
“K ho ch mua s m v t t s n xu t
n m 2008”

B tài li u gói th u s 2- VTSX08
“C u dao, c u chì”

3
n m

P16

3
n m

P16

3
n m

P16

3
n m

P16

B tài li u gói th u s 2VTTBL08
“Cung c p MBA”
B tài li u gói th u s 1- PTSX08
“Hịm cơng t ”

3
n m

P16

3
n m

P16

B tài li u gói th u PTSX08 “Thi t
b đo & Thi t b thí nghi m”

3
n m

P16

B tài li u gói th u VTXDCB08
“C u dao ph t i & C u chì t r i”

3
n m

P16

B tài li u gói th u KTAT08
“Thi t b và D ng c an tồn”

3
n m

P16

B tài li u gói th u XL08
“ i tu thay dây ch ng sét
177 -178 E4 –E3”

3
n m

P16

B tài li u gói th u s 3- VTSX08
“Bi n dòng, bi n đi n áp, ch ng
sét”
B tài li u gói th u s 1VTTBL08 “Cung c p t ATS”



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
c này g m có 17 h s
tài li u có th i h n b
tài li u có th i h n b
tài li u có th i h n b

/ b tài li u, bao g m:
o qu n lâu dài
o qu n t m th i
o qu n 03 n m.
Duy t
Ngày….tháng12n m2007

Chánh V n phịng
Ký tên và đóng d u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

B n danh m
01 h s / b
05 h s / b
11 h s / b

* Chú thích:
- P16: Phịng Qu n lý u th u;
- VTSX: V t t s n xu t;
- VTTBL: V t t thi t b l ;
- PTSX: Ph ng ti n s n xu t;
- VTXDCB: V t t xây d ng c b n;
- KTAT: K thu t an toàn;
- XL: Xây l p.
* Lý gi i :

(1): s th t h s đ

c đánh b ng ch s A-r p.

(2): ký hi u h s g m ch vi t t t c a Phòng Qu n lý

u th u theo quy

đ nh là P16 và kèm theo là s th t c a h s .

(3): Th t các lo i h s và tên lo i h s . Các lo i h s công vi c đ

c

chia theo các lo i công vi c nh là đ u th u hay các ho t đ ng khác. Trong h
s đ u th u l i chia thành các lo i gói th u khác nhau nh danh m c h s đã
nêu. M t gói th u t

ng ng v i m t b h s . Còn các lo i công viêc khác

t ong ng v i m t h s . Tuy nhiên

Phòng ch y u là h s đ u th u còn các

h s khác ch chi m m t t l nh .

(4): Th i h n b o qu n c a h s theo quy đ nh c a nhà n

c và công ty.

Theo quy đ nh h s th u có th i h n b o qu n là 03 n m.
(5): Ng

il ph s

đây là Phòng Qu n lý

u th u vì đây là danh m c

h s l p cho m t phịng.

(6): Ghi chú nh ng thơng tin v h s nh chuy n t n m tr

c sang…



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
(8): T ng h p nh ng thông tin v b n danh m c h s nh :có bao nhiêu h
s ,th i h n v nh vi n có bao nhiêu,lâu dài có bao nhiêu, t m th i có bao nhiêu,
n m c th có bao nhiêu…

KIL
OBO
OKS
.CO
M

ây là b n danh m c h s c b n, ngoài ra n u trong n m ho t đ ng c a
Phịng có phát sinh thì ta c n l p m t b n danh m c h s b sung.
B n danh m c h s này s là c n c cho cán b l p h s và là c n c đ
cán b l u tr có c s đ thu th p tài li u m t cách đ y đ , góp ph n qu n lý
ch t ch h s ,tài li u c a Phòng.

2. Xác đ nh thành ph n tài li u trong h s hi n hành:
2.1. Mô t nhi m v :

Ch c n ng nhi m v c a Phòng Qu n lý
Quy

u th u đ

c quy đ nh c th t i

nh c th v ch c n ng, nhi m v c th c a các phòng thu c Công ty

i n l c Hà N i ban hành kèm theo Quy t đ nh s 2874 EVN/ LHN – TCL
ngày 22/6/2004 c a Giám đ c Công ty

i n l c Hà N i. Theo quy đ nh thì

Phịng có ch c n ng, nhi m v c b n sau:

V ch c n ng: Phòng có ch c n ng tham m u, đ xu tgiúp Giám đ c Công
ty trong qu n lý, ch đ o cơng tác đ u th u trong tồn Công ty và m t s công
vi c khác đ
v th c hi n.

c giao; t ch c th c hi n và h

ng d n, ki m tra, đôn đ c các đ n

V nhi m v c b n: Phịng có nh ng nhi m v c b n đó là:
2.1.1. C n c k ho ch n m, hàng tháng c a Công ty l p k ho ch công tác
khoa h c đáp ng yêu c u hàng tháng c a Công ty, th c hi n đúng k ho ch đã
đ ra;

2.1.2. Th c hi n các th t c đ u th u mua s m v t t , thi t b theo quy đ nh
c a Công ty và T ng công ty c a Nhà n

c; Th c hi n các th t c đ u th u xây

l p thu c ngu n v n s a ch a l n th c hi n t i Công ty theo phân c p.
Theo Quy ch

u th u đ

c ban hành kèm theo ngh đ nh s 88/1999/N

- CP ngày 01/9/1999 c a Chính Ph , t i đi u 14. Hình th c l a ch n nhà th u, ta



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
có các hình th c đó là: đ u th u r ng rãi, đ u th u h n ch , ch đ nh th u, chào
hàng c nh tranh, mua s m tr c ti p t th c hi n và mua s m đ c bi t.
Các gói th u đ

c th c hi n d

i ba ph

ng th c đó là đ u th u m t túi h

KIL
OBO

OKS
.CO
M

s (trong đ u th u mua s m hàng hoá và xây l p) - nhà th u n p h s d th u
trong m t túi h s ; đ u th u hai túi h s - nhà th u n p đ xu t giá và đ xu t
k thu t trong hai túi h s và cùng n p m t th i đi m; đ u th u hai giai đo n –
nhà th u n p h s d th u vào hai th i đi m khác nhau, trong đó l n m t là đ
th o lu n k thu t và tài chính, l n hai là đ chính th c kí k t h p đ ng trên c
s th ng nh t các đi u ki n

l n m t.

V ph m vi đ u th u thì ta có các hình th c đ u th u trong n

c và đ u

th u qu c t (có s tham gia c a các nhà th u qu c t ).

V n i dung công vi c đ u th u ta có các lo i cơng vi c th u đó là: đ u
th u mua s m v t t thi t b (đ u th u ph

ng ti n s n xu t; v t t s n xu t; đ u

th u k thu t an toàn; v t t thi t b l ; v t t thi t b kh i; v n chuy n trang thi t
b ); đ u th u xây l p (đ u th u xây d ng c b n; đ u th u xây l p); và các cơng
vi c khác.(Trong các hình th c trên thì cơng vi c là đ c tr ng chính đ l p h s
th u. Tuy nhiên thành ph n các h s l i tu thu c vào các ph

ng th c đ u

th u và hình th c l a ch n nhà th u vì quy trình th t c c a chúng khác nhau do
v y tài li u s n sinh ra là khác nhau).

2.1.3. Tham gia th m tra và trình duy t k ho ch đ u th u, h s m i
th u,th m đ nh k t qu đ u th u, n i dung h p đ ng v i các Nhà th u c a các
d án do đ n v khác ch trì, trình ng

i có th m quy n phê duy t (theo quy

đ nh có m t s gói th u khơng thu c ch c n ng nhi m v c a Phòng mà thu c
ch c n ng c a Ban Qu n lý D án nên Phòng ch là m t b ph n tham gia m t
s khâu nh t đ nh)

2.1.4. Th c hi n nhi m v ph bi n, h

ng d n, ki m tra, đôn đ c các đ n

v th c hi n các n i dung theo ch c n ng,nhi m v c a phòng; báo cáo kip th i
v i Giám đ c tình hình th c hi n t i các đ n v ;



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
2.1.5. Th c hi n m t s công vi c khác đ

c giao.

Trên đây là nh ng ch c n ng nhi m v c b n c a Phòng Qu n lý
th u. Nh v y v c b n nhi m v c a phịng đ

u

c chia làm ba lo i cơng vi c

KIL
OBO
OKS
.CO
M

chính sau: th nh t là qu n lý các cơng viêc c a phịng (l p k ho ch, đôn đ c,
ki m tra…); th hai là kh i công vi c chuyên môn (t ch c đ u th u và tham gia
ph i k t h p cơng tác v i các phịng ban ch c n ng); th ba là th c hi n các
công vi c khác đ

c giao.

N m ch c các lo i cơng vi c c a Phịng c ng nh các quy trình, th t c gi i
quy t các cơng vi c đó giúp ta có th bi t đ
ph n tài li u trong h s s đ

c các lo i h s , c ng nh thành

c l p trong n m đ có th th c hi n m t cách d

dàng công tác l p danh m c h s và h s hi n hành.

2.2. Quy trình, th t c gi i quy t cơng vi c (q trình hình thành tài
li u trong m t h s ).

Nh trên đã trình bày, Phịng Qu n lý

u th u là m t phòng chuyên mơn

c a Cơng ty có nhi m v th c hi n ba lo i công vi c là qu n lý ho t đ ng, th c
hi n nghi p v chuyên môn và các công vi c đ

c giao.

xác đ nh thành ph n

tài li u trong h s m t cách chính xác nh t ta c n n m ch c quy trình, th t c
gi i quy t cơng vi c mà h s đó ph n ánh (vì đây chính là con đ

ng s n sinh

tài li u trong h s ).Sau đây là quy trình, th t c gi i quy t cơng vi c c a m t s
lo i công vi c c a Phịng.
2.2.1.

i v i cơng tác qu n lý:

hàng ngày c a Phịng.

th c hi n tơt cơng tác này Phịng c n làm các cơng

vi c c th nh đã trình bày
sau:

ây là cơng tác qu n lý các công vi c

ph n mô t công vi c. Quy trình gi i quy t nh

Th nh t, c n c k ho ch công tác n m, k ho ch công tác tháng c a công
ty và ch c n ng nhi m v c a Phòng, Tr

ng phòng (hay cán b đ

c giao) d

ki n k ho ch công tác n m, k ho ch công tác quý, k ho ch công tác tháng,



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
k ho ch tu n c a Phịng g i cho V n phịng Cơng ty, b ph n có trách nhi m
t ng h p và trình Giám đ c phê duy t.
Th hai, Tr

ng phòng nh n k ho ch đã đ

c Giám đ c phê duy t, t

KIL
OBO
OKS
.CO
M

ch c tri n khai th c hi n các k ho ch đã l p, ti n hành ki m tra đôn đ c nh c
nh cán b , cơng nhân viên trong phịng th c hi n đúng ti n đ .
Th ba, th c hi n công tác t ng k t, giao ban hàng tháng, quý, tu n nh m
đánh giá k t qu đ t đ
th i đ ra ph
2.2.2.

ng h

c, tìm ra h n ch , t n t i và tìm cách kh c ph c; đ ng

ng th c hi n trong th i gian t i.

i v i công tác đ u th u: trong công tác này Phòng tham gia th c

hi n v i hai t cách, đó là là ng
t cách là ng

i đ ng ra t ch c đ u th u các gói th u và v i

i tham gia t ch c đ u th u v i các phòng ban chuyên môn khác.

Theo quy đ nh t i Quy trình Cơng tác

u th u t i cơng ty ta có trình t

th c hi n đ i v i hai lo i công vi c đ u th u mua s m v t t thi t b và đ u th u
xây l p nh sau:

2.2.2.1. Trình t th c hi n đ i v i đ u th u mua s m v t t thi t b

Trách nhi m

Ti n trình

1

Phịng k ho ch

K ho ch v t t thi t b

2

Phòng k ho ch;

L p k ho ch đ u th u

Các
b

c

nv đ

3

c phân công

Giám đ c

Phê duy t k

ho ch

đ u th u

4

n v t v n;

Phòng qu n lýđ u th u;
nv đ

c phân công

L p H s m i th u



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Giám đ c

5

Phê duy t H

s

m i

th u
Thơng báo m i th u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Phịng qu n lý đ u th u;

6

Phòng b o v ;
nv đ

c phân công

Phát hành H

m i

th u

Giám đ c

7

s

Nh n H s d th u
M th u
Thành l p T

chuyên

gia xét th u

T chuyên gia xét th u

8

Xét th u (báo cáo xét

th u)

Phòng qu n lý đ u th u;

9

nv đ

c phân công

H i đ ng xét duy t k t qu đ u

10

Th m đ nh k t qu xét

th u

Phê duy t

th u; Giám đ c

Phòng qu n lý đ u th u;

11

nv đ

12
th u
13

c phân công

Thông báo trúng th u,

không trúng

H i đ ng xét duy t k t qu đ u

Th

Giám đ c

Ký k t h p đ ng

Nh v y, n u đ

ng th o h p đ ng

c phân công t ch c đ u th u thì Phịng th c hi n cơng

vi c c a mình nh sau: c n c k ho ch c a Phòng K ho ch, l p k ho ch đ u
th u c th , trình giám đ c phê duy t; n u đ

c ch p thu n thì l p h s m i

th u, trình Giám đ c phê duy t; ti n hành thông báo m i th u và phát hành h
s m i th u; th m đ nh k t qu xét th u c a t xét th u sau đó trình Giám đ c
phê duy t; thơng báo trúng th u, không trúng th u cho các đ n v d th u; c n



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
c b n th

ng th o h p đ ng và các v n b n tr

c đó l p d th o h p đ ng kinh

t ; qu n lý toàn b tài li u c a gói th u c a phịng và các t chuyên môn nh t
chuyên gia xét th u, h i đ ng xét duy t k t qu đ u th u.

đ

i t ch c thì Phịng tham gia th c hiên các công vi c

KIL
OBO
OKS
.CO
M

N u không là ng

c giao nh : l p h s d th u theo s phân công, thông báo m i th u, tham

gia th m đ nh k t qu đ u th u, thông báo trúng th u, không trúng th u cho các
đ n v d th u.

Cơng tác c a Phịng ln ln đ t trong m i liên h v i các phòng ban
khác (nh phịng k thu t, tài chính k tốn)
2.2.2.2. Th t c đ u th u xây l p.
Các
b

c
1

Trách nhi m

Ti n trình

Ban Qu n lý D án

L p t

nv đ

2

c phân cơng

trình k ho ch đ u

th u

Giám đ c

Phê duy t k

ho ch đ u

th u

3

nv đ

c phân công

L p H s m i th u

nv t v n

Ban Qu n lý D án

4

nv đ

c phân cơng

Trình duy t H s m i th u

Ban Qu n lý D án
5

nv đ

c phân công

Th m đ nh H s m i th u

Phòng qu n lý đ u th u
6

nv đ

Giám đ c

c phân công

Phê duy t H s m i th u

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
nv đ

7

c phân cơng

Thơng báo m i th u

Ban Qu n lý D án

9

c phân công

Nh n H s d th u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

nv đ

8

Phát hành H s m i th u

Ban Qu n lý D án

M th u

Giám đ c

Thành l p T

chuyên gia

xét th u

T chuyên gia xét th u

1
0

nv đ

1
1

Xét th u

c phân công

Th m đ nh k t qu xét th u

Phòng qu n lý đ u th u

Phê duy t k t qu xét th u

Giám đ c

1
2

H i đ ng xét duy t k t
qu đ u th u

nv đ

1
3

Thông báo trúng th u

Ban Qu n lý D án
nv đ

1

c phân công Ban

Th

ng th o h p đ ng

Qu n lý D án

4

Giám đ c

1
5
Trong tr
và b

c phân công

Ký k t h p đ ng

ng h p này Phịng có nhi m v th c hi n các công vi c

c 11 và m t s công vi c khác đ

b

c5

c giao n u có.

2.2.2.3. M t khác đ i v i gói th u mua s m tr c ti p và ch đ nh th u mua
s m hàng hoá c ng nh ch đ nh th u xây l p thì trong quy trình có thay đ i đó
là khơng có cơng đo n thơng báo đ u th u r ng rãi trên báo chí, đ ng th i h s
ch đ nh th u c ng đ

c phát hành cho nhà th u d ki n; ti p theo đó là nhà th u

chào th u; Ban qu n lý d án đánh giá b n chào th

ng th o th c hi n h p



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
đ ng; Giám đ c phê duy t và cu i cùng là ký k t h p đ ng. Phịng có nhi m v
là đ u m i ki m tra, t ng h p báo cáo lãnh đ o Công ty v v n đ ch đ nh th u;
th m tra và trình duy t k t qu đ i v i các gói th u ch đ nh th u mua s m v t t

KIL
OBO
OKS
.CO
M

thi t b và xây l p thu c ph m vi ph i trình.

Tuy nhiên đây m i ch là quy trình thu n. N u các tiêu chu n có thay đ i
thì nó c n ph i trình duy t nhi u l n hayv i các gói th u hai giai đo n th t c
lúc đó tr nên vơ cùng ph c t p.

2.2.3. Th c hi n các nhi m v khác đ

c giao: Nh ti n hành tham gia t p

hu n, ph bi n công tác đ u th u theo quy đ nh c a T ng cơng ty, Cơng ty.
Cơng vi c này khơng mang tính chât th

ng xuyên nh hai lo i công vi c trên

(ví d khi có v n b n c p trên m i ban hành quy đ nh m i v ch c n ng nhi m
v c a phòng, hay m l p t p hu n v công tác đ u th u mà các công vi c này
khơng ph i n m nào c ng có.

Trên đây là tồn b quy trình th t c c b n th c hi n các công vi c c a
Phịng. T đây v n b n s đ

c hình thành đ ghi nh n k t qu c a các lo i ho t

đ ng này. N m rõ các thao tác này ta có th d dàng xác đ nh thành ph n tài li u
trong h s .

2.3. D ki n thành ph n tài li u trong m t s lo i h s hi n hành.
Nh trên đã trình bày, h s hi n hành c a Phòng đ

c l p theo đ c tr ng

công vi c. V y v i các công vi c và quy trình th t c gi i quy t cơng vi c trên
ta có các nhóm h s hi n hành và thành ph n tài li u nh sau:
2.3.1. Nhóm m t: H s nguyên t c là t p h p b n sao v n b n c a các c
quan t ch c có th m quy n quy đ nh v m t m t, m t l nh v c công tác nh t
đ nh dùng làm c n c đ gi i quy t công vi c hàng ngày. H s nguyên t cgiúp
cán b làm vi c không trái v i Hi n pháp, Pháp lu t và c quan c p trên. Nh
v y ta có các quy đ nh c a các c quan sau: th nh t là quy đ nh c a Nhà n

c:

th hai là quy đ nh c a T ng công ty

ng

d n và m u c a công ty.

i n l c Vi t Nam; các v n b n h



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
N u các v n b n này ít thì ta có th l p chúng thành m t h s .
Tr

ng h p v n b n tài li u nhi u thì ta l p v n b n c a m i c quan là

m th s .

KIL
OBO
OKS
.CO
M

2.3.2. Nhóm hai: h s công vi c: h s này l p theo công vi c c a Phịng.
Ta có các lo i h s sau:

(1) H s k ho ch công tác: lo i h s này g m có các h s k ho ch
công tác n m; h s công tác quý; h s công tác tháng (Theo t ng tháng trong
n m); k ho ch công tác tu n; tài li u trong các lo i h s này nh sau:
+ H s k ho ch công tác n m bao g m: k ho ch, v n b n phân cơng
cơng vi c c a Phịng, k ho ch b sung n u có; báo cáo t ng k t cơng tác n m

(vì là h s c a m t phịng);

+ H s k ho ch cơng tác quý, m i quý là m t h s ho c có th g p làm
m tn us l

ng v n b n ít: k ho ch, v n b n phân công công vi c quý, biên

b n h p giao ban, báo cáo t ng k t quý.

+ H s k ho ch công tác tháng bao g m: k ho ch, v n b n phân công
công vi c tháng c a Phòng, k ho ch b sung n u có; báo cáo t ng k t cơng tác
tháng; biên b n h p giao ban. Ngồi ra có th nó k m thêm các v n b n giao
nhi m v công tác các tu n (do l

ng v n b n này s l

ng ít).

N u tài li u ít thì có th g p ba lo i h s trên thành m t h s k ho ch
ho t đ ng c a Phòng vì các v n b n này v n ph n ánh công tác qu n lý ho t
đ ng c a Phòng.

(2) H s đ u th u: nh trên trình bày lo i h s này l p theo các gói th u.
M i gói th u là m t b h s m t b h s bao g m các h s pháp lý (c s
pháp lý đ th c hi n đ u th u) và h s d th u do nhà th u tham d gói th u
tham d n p. Xét v m t thành ph n tài li u trong h s ta chia ra làm lo i sau:
+ H s trình Giám đ c phê duy t k t qu gói th u ch đ nh th u:
- T trình v lý do, n i dung gói th u, n i dung chính c a d th o h p
đ ng.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- B n sao các v n b n (kèm theo): quy t đ nh phê duy t giá tr d toán ch
đ nh th u (th u mua s m thi t b không có v n b n này); h s ch ng minh t
cách, n ng l c nhà th u; h s m i ch đ nh th u; b n chào ban đ u c a nhà
đ

c kí t t kèm theo biên b n th

ng th o h p đ ng đã

KIL
OBO
OKS
.CO
M

th u; d th o h p đ ng đ
c hai bên ký.

- Quy t đ nh c a Giám đ c phê duy t k t qu đ u th u.
- H s d th u c a nhà th u(b n g c).

+ H s gói th u v t t thi t b : g m h s pháp lý và h s d th u
H s pháp lý g m:

- Quy t đ nh phê duy t k ho ch đ u th u;
- K ho ch đ u th u đã đ

c giám đ c phê duy t;

- T trình Giám đ c phê duy t h s m i th u;
- Quy t đ nh phê duy t h s m i th u;
- H s m i th u;

- T trình Giám đ c v vi c đ ng báo m i th u và n i dung đ ng báo m i
th u;

- Thông báo m i th u;

- Danh sách nhà th u n p h s d th u;
- Biên b n m th u;

- Quy t đ nh thành l p t chuyên gia xét th u;
- Báo cáo xét th u;

- Báo cáo th m đ nh k t qu xét th u;
- Phê duy t k t qu đ u th u;
- Thông báo trúng th u;
- Biên b n th

ng th o h p đ ng;