Bài giảng hệ thống thông tin quản trị chương 1 thông tin trong quản trị

2011-2012

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Chương 1

Thông tin trong quản trị

1

MỤC TIÊU HỌC TẬP
Sau khi học xong chương này, chúng ta có thể:
• Phân biệt: Dữ liệu, Thông tin, Tri thức.
• Mô tả và đánh giá chất lượng thông tin qua các đặc
tính của thông tin.
• Phân loại các quyết định theo loại và cấp độ ra quyết
định trong tổ chức.
• Nhận diện các thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết
định ở các cấp độ khác nhau của tổ chức.
• Nhận diện một số công cụ và kỹ thuật giúp đề ra
quyết định.
2

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ
• Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin và
kiến thức trong tổ chức.
• Quá trình biến đổi từ dữ liệu sang thông tin có
chất lượng cao.
• Quá trình và các ràng buộc của việc đề ra
quyết định.
• Các loại quyết định khác nhau để các nhà

quản lý đề ra và các tác động của chúng đến
tổ chức.
3

1


2011-2012

NỘI DUNG CHÍNH
1. Khái niệm dữ liệu và thông tin
2. Thông tin trong môi trường doanh nghiệp
3. Đề ra quyết định trong quản trị và nhu
cầu thông tin
4. Quản lý tri thức và khai thác thông tin
trong doanh nghiệp

4

1. Khái niệm dữ liệu và thông tin
1.1 Dữ liệu và thông tin
1.2 Quá trình tạo ra thông tin
1.3 Giá trị của thông tin
1.4 Nguồn của thông tin
1.5 Chất lượng thông tin

5

1.1 Dữ liệu và thông tin
• Các khái niệm về dữ liệu:

o Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị
hoặc từ.
o Tập hợp các dữ kiện không ngẫu nhiên
được ghi lại do quan sát hay nghiên cứu.

6

2


2011-2012

1.1 Dữ liệu và thông tin (tt)
Các khái niệm về thông tin:
• Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa.
• Dữ liệu được xử lý có mục tiêu.
• Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận.

Thông tin làm giảm tính bất định của sự việc
hay tình huống
hỗ trợ cho việc đề ra quyết định.

7

1.2 Quá trình tạo ra thông tin
Quá trình
xử lý

Dữ liệu

•
•
•
•
•

Thông tin

Phân loại
Sắp xếp
Tổng hợp
Tính toán
Chọn lựa
8

Dữ liệu (Data)
?

?

Nguyễn Thanh An

x

Trần Thị Bích

x

Lê Hoàng Minh

Có

Trần Văn Nhật

x

Phan Công Phúc

x

Trương Văn Tài

x

Đào Thị Xuân

?

Không

9
9

3


2011-2012

Thông tin (Information)
Họ và tên sinh viên

Hiện diện
trên lớp

Nguyễn Thanh An

x

Trần Thị Bích

x

Lê Hoàng Minh

Vắng
(có phép ?)

Có

Trần Văn Nhật

x

Phan Công Phúc

x

Trương Văn Tài

x

Đào Thị Xuân

Không
10
10

Thảo luận
Dữ liệu hay thông tin ?
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)

Ngày 06/09/2010
Số 1355.76
Giá cổ phiếu.
Điểm học tập của sinh viên.
Chứng từ kế toán.
Báo cáo tài chính.
Thời khóa biểu HK 2 (2010– 2011).
11

Thảo luận
Kỳ hạn

VND

(%/năm)

Thời điểm lĩnh lãi

Kỳ hạn 1 tháng

13,88

Lĩnh lãi cuối kỳ

Kỳ hạn 2 tháng
Kỳ hạn 2 tháng
Kỳ hạn 3 tháng

13,58
13.88
13,58

Lĩnh lãi tháng
Lĩnh lãi cuối kỳ
Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 3 tháng
Kỳ hạn 6 tháng

13.88
13,08

Lĩnh lãi cuối kỳ
Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 6 tháng
Kỳ hạn 9 tháng

13,88
13,08

Lĩnh lãi cuối kỳ
Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 9 tháng

13,88

Lĩnh lãi cuối kỳ

Từ góc nhìn của khách hàng và của người quản trị lãi
suất hãy xem xét bảng lãi suất trên là dữ liệu hay thông tin.
12

4


2011-2012

1.3 Giá trị của thông tin
• Giá trị hữu hình.
• Giá trị vô hình.
Thông tin được sử dụng hiệu quả sẽ đem
lại giá trị nhất định cho doanh nghiệp.

13

Thảo luận
• Trong các giá trị mà thông tin đem lại sau đây
phân biệt đâu là giá trị hữu hình, đâu là giá trị
vô hình:
o

Cải thiện việc quản lý tồn kho.

o

Nâng cao dịch vụ khách hàng.

o

Tăng năng suất sản xuất.

o

Giảm chi phí quản lý.

o

Tăng lòng tin của khách hàng.

o

Nâng cao hình ảnh công ty.

14

1.4 Nguồn của thông tin
• Nguồn chính thức thường truyền thông theo
phương thức truyền thông theo hình thức
(formal communication): có cấu trúc rõ ràng
và chặt chẽ.
• Nguồn không chính thức thường truyền thông
theo phương thức truyền thông không theo
hình thức (Informal communication): ít tính
cấu trúc, giao tiếp bình thường.

15

5


2011-2012

Thảo luận
•

Truyền thông không theo hình thức có lợi gì ?

•

Có nên hạn chế truyền thông không theo hình thức
trong doanh nghiệp ?

•

Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức gây ra
tác động nào ?

•

Làm sao để kiểm soát truyền thông không theo hình
thức để có lợi cho doanh nghiệp ?

16

1.5 Chất lượng thông tin
Thời gian

Nội dung

Hình thức

Khác

Tính
đúng lúc

Tính
chính xác

Rõ ràng

An toàn

Tính
cập nhật

Tính
phù hợp

Chi tiết

Tin cậy

Tính
thường xuyên

Tính
đầy đủ

Có thứ tự

Thích hợp

Tính
thời đoạn

Tính
súc tích

Trình bày
phù hợp

Nhận đúng người

Tính
phạm vi

Phương tiện
phù hợp

Gởi đúng kênh
17

2. Thông tin trong
môi trường doanh nghiệp
2.1 Môi trường kinh doanh
2.2 Nguồn lực của doanh nghiệp
2.3 Các loại thông tin trong doanh nghiệp

18

6


2011-2012

2.1 Môi trường kinh doanh
Môi trường tự nhiên

Môi trường vĩ mô

Môi trường vi mô

19

2.2 Nguồn lực của doanh nghiệp
Nguồn lực của DN bao gồm các loại tài sản:
• Tài sản hữu hình (tangible assets): tiền, đất
đai, nhà xưởng, lực lượng lao động, phần
cứng, phần mềm…
• Tài sản vô hình (intangible assets): thông tin,
kinh nghiệm, động cơ làm việc, tri thức, các ý
tưởng, sự phán đoán…

20

2.3 Các loại thông tin
trong doanh nghiệp
• Thông tin cứng / thông tin định lượng (hard
data / quantitative data): thường xác định số
lượng, chứa đựng các yếu tố thống kê
kỹ
năng phân tích của nhà quản trị
• Thông tin mềm / thông tin định tính (soft data /
qualitative data): mang tính định chất, xác định
tính chất của sự việc hay tình huống, phụ
thuộc vào kinh nghiệm phán đoán của nhà
quản trị
21

7

2011-2012

3. Đề ra quyết định trong quản trị
và nhu cầu thông tin
3.1 Đề ra quyết định trong quản trị
3.2 Các loại quyết định trong DN
3.3 Các cấp quyết định trong quản trị
3.3.1 Tính chất của việc ra quyết định và các cấp
độ quản trị
3.3.2 Tính chất của thông tin trong việc đề ra
quyết định mỗi cấp
3.4 Quy trình ra quyết định
3.5 Qui tắc nghiệp vụ và lý thuyết ra quyết định
3.5.1 Cây quyết định (Decision tree)
3.5.2 Bảng quyết định (Decision table)
22

3.1 Đề ra quyết định trong quản trị
Nhu cầu thông tin của nhà quản trị:
•

Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.

•

Quyết định quản trị phụ thuộc vào chất
lượng thông tin.

•

Mức độ phát triển của doanh nghiệp làm
tăng độ phức tạp trong điều khiển, hệ thống
thông tin trở thành dây thần kinh của doanh
nghiệp.

23

3.2 Các loại quyết định trong DN
• Quyết định có cấu trúc (structured decisions):
trong trường hợp các ràng buộc và qui tắc để
ra quyết định được biết trước, tình huống đơn
giản, lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp
• Quyết định không cấu trúc (unstructured
decisions): tình huống phức tạp hoặc không
biết trước các qui tắc và ràng buộc.
• Cognitive style: hành xử của nhà quản trị sẽ
ảnh hưởng đến cách họ tiếp thu thông tin
(phân tích hay phán đoán), kinh nghiệm.
24

8


2011-2012

3.3 Các cấp quyết định trong quản trị
Cấp
chiến lược
(Strategic)

Cấp chiến thuật
(Tactical)

Cấp tác nghiệp
(Operational)
25

3.3.1 Tính chất của việc ra quyết định
và các cấp độ quản trị
Cấp
quản trị

Loại
quyết định

Thời gian

Mức tác động
lên tổ chức

Tần suất ra
quyết định

Chiến lược

Không có
cấu trúc

Dài hạn

Lớn

Ít

Trung cấp

↔

Trung hạn

Vừa

↔

Tác nghiệp

Có cấu trúc

Ngắn hạn

Nhỏ

Nhiều

26

3.3.2 Tính chất của thông tin
trong việc đề ra quyết định mỗi cấp
Cấp
quản trị

Thời
gian

Tính
thường
xuyên

Nguồn
thông
tin

Tính
chắc
chắn

Phạm vi

Chi tiết

Chiến lược

Dài
hạn

Không

Bên
ngoài

Ít

Rộng

Tổng
quát

Trung cấp

↔

↔

↔

↔

↔

↔

Tác nghiệp

Ngắn
hạn

Thường
xuyên

Bên

trong

Nhiều

Hẹp

Chi tiết

27

9


2011-2012

Thảo luận
Phân loại các quyết định và cấp độ của chúng:
a) Ngân sách cho năm tới ?
b) Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng ?
c) Có nên thuê thêm nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp ?
d) Có nên mở rộng chi nhánh ra nước ngoài ?
e) Chúng ta có cần một chiến dịch quảng cáo ?
f) Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt ?
g) Tấn công vào thị trường mới ?
h) Làm gì với máy móc bị hỏng hóc ?
28

3.4 Quy trình ra quyết định
Hoạt động

Bước
Nhận thức

- Nhận diện các vấn đề
- Nhận thức cần đưa ra quyết định

Thiết kế

- Xác định các giải pháp có thể
- Đánh giá các giải pháp

Chọn lựa

- Chọn lựa giải pháp tốt nhất

Hiện thực

- Hiện thực giải pháp

Đánh giá

- Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công
29

3.5 Qui tắc nghiệp vụ và
lý thuyết ra quyết định
• Qui tắc nghiệp vụ:
các điều kiện

qui tắc hành động

• Lý thuyết ra quyết định dựa vào:
Cây quyết định (Decision tree)
Bảng quyết định (Decision table)

30

10


2011-2012

3.5.1 Cây quyết định (Decision tree)
Nhận hồ sơ xin vay
mua nhà

Không

Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời
và thời gian vay vốn không
quá 60

Không

Quy tắc 1
Từ chối

Có

Không

Có

Có nguồn
thu nhập khác?

Quy tắc 2
Từ chối

Có

Có việc làm
ổn định?

Quy tắc 3
Đề xuất

Quy tắc 4
Đề xuất
31

3.5.2 Bảng quyết định (Decision table)
Quy tắc

Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và
thời gian vay vốn không quá 60
Điều kiện Có việc làm ổn định ?
Có nguồn thu nhập khác ?

Hành

động

1

2

3

4

Ko

Có

Có

Có

-

Ko

Ko

Có

-

Ko

Có

-

X

X

Đề xuất
Từ chối

X

X
32

4. Quản lý tri thức và khai thác
thông tin trong doanh nghiệp
4.1 Thế nào là tri thức
4.2 Quản lý tri thức
4.3 Lý do doanh nghiệp cần quản lý tri thức
4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức

33

11


2011-2012

4.1 Thế nào là tri thức
• Tri thức có thể được định nghĩa như là khả
năng phán quyết của con người dựa trên sự
kết hợp giữa kinh nghiệm và thông tin mà
họ có được.
Tri thức tường minh: Các tri thức đã được
diễn đạt và lưu trữ trong hệ thống thông tin.
Tri thức không tường minh: không được
phát biểu, phụ thuộc vào trực giác của con
người.

34

4.2 Quản lý tri thức
Quản lý tri thức làm công việc thu thập tri thức và
chuyển đổi tri thức về dạng chia sẻ dễ dàng. Phần quan
trọng nhất chính là việc thu thập và chuyển đổi tri thức
không tường minh thành tri thức tường minh.
Doanh nghiệp cần phải sử dụng một cách tốt nhất nguồn
lực thông tin của mình
• Sự toàn cầu hoá và thay đổi nhanh chóng của môi
trường kinh doanh
quản trị tri thức là một nhân tố
cạnh tranh chiến lược
• Chảy máu tri thức (doanh nghiệp)
35

Tri thức (Knowledge)
Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng
chúng ta tăng 10% mỗi năm. Năm nay, dự báo khoản cho

vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, do đó chúng ta cần
tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10% đó.
Trong trường hợp này, thông tin trong các năm qua
được sử dụng để đề ra quyết định về việc dự báo mức
tăng trưởng trong năm nay và nhu cầu về nguồn vốn.
Quyết định và dự báo đó chính là tri thức (knowledge)
hay còn được gọi là cách sử dụng thông tin (use of
information)

36
36

12


2011-2012

4.3 Lý do doanh nghiệp cần
quản lý tri thức
• Tăng cường lợi nhuận, doanh thu
• Giữ lại kinh nghiệm của chuyên gia
• Tăng sự thoã mãn khách hàng
• Bảo vệ thị trường khi có đối thủ cạnh tranh mới
• Tăng vòng đời sản phẩm vào thị trường
• Mở rộng thị trường
• Giảm thiểu chi phí
• Phát triển sản phẩm, dịch vụ mới
37

4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức

• Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence): thu
thập thông tin về đối thủ cạnh tranh (công nghệ mới, cơ
hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động của đối
thủ…)
• Số hoá các tài liệu in ấn: sử dụng các hệ thống DIP
(Document image processing).
• Khai phá dữ liệu (Data mining): dựa trên các dữ liệu
tương tác với nhau tạo ra các xu hướng, kinh nghiệm,
tri thức, phương thức không được biết trước
mang
lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

38

TÓM TẮT CHƯƠNG
• Đọc Giáo trình Trang 36

CÂU HỎI
• ?
• ?
• ?

39

13