skkn NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG tác QUẢN lý và lưu TRỮ hồ sơ, sổ SÁCH các KHÓA học

Tên sáng kiến kinh nghiệm :

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH CÁC KHÓA HỌC
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI :
- Trong 12 năm công tác tại Khoa kế toán thuộc Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp –
Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai, với công việc chủ yếu là quản lý và lưu trữ hồ sơ
liên kết, sổ sách của các lớp trong suốt quá trình học tập tại trung tâm. Trong
quá trình làm việc tôi đã gặp không ít những khó khăn trong việc quản lý, tìm
kiếm lại các loại hồ sơ, sổ sách đã được lưu trữ qua nhiều năm, nhằm phục vụ
cho công việc thống kê, báo cáo số liệu. Mỗi lần như vậy làm tôi mất rất nhiều
thời gian và công sức. Để nhằm khắc phục những khó khăn nêu trên, nên tôi đã
có ý tưởng đưa ra phương pháp nào đó, cách làm nào đó để nâng cao hiệu quả
trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách.
- Nội dung đề tài này theo tôi được biết thì đã được đề cập đến rất nhiều và cũng
có nhiều phương pháp khác nhau, với nội dung của đề tài này tôi chỉ bổ sung,
cải tiến để cho đề tài hoàn thiện hơn trong công việc thực tế của đơn vị tôi đang
công tác.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
- Hiện tại tôi đang trực tiếp quản lý hồ sơ hợp đồng liên kết đào tạo, sổ sách liên
quan đến toàn khoá học nên nắm được những khó khăn thực tế mà tôi đã gặp
phải, có thể đưa ra nhiều biện pháp khắc phục, thử nghiệm trực tiếp vào ngay
công việc hàng ngày của bản thân, chủ động điều chỉnh lại biện pháp khi thấy
không đạt hiệu quả và phù hợp với công việc thực tế.
- Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách cũng được ban giám đốc Trung tâm
quan tâm, chú trọng, luôn đưa ra những ý kiến đóng góp, chỉ đạo và luôn tạo
điều kiện cho cán bộ công nhân viên phát huy tinh thần sáng tạo trong mọi
công việc, động viên và ủng hộ khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc,
cũng như hướng dẫn, nhắc nhở khi công việc thực hiện chưa tốt. Điều đó đã tạo
thuận lợi cho tôi rất nhiều trong việc đề ra các giải pháp giải quyết công việc,

nhằm đạt hiệu quả cao.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp đề tài
- Do trung tâm thường xuyên liên kết mở các lớp hệ THCN, cao đẳng, liên
thông, đại học nên trung bình mỗi năm khoảng từ 5 đến 10 lớp, vì vậy trong
thời gian tôi công tác tại trung tâm thì có nhiều lớp và cấp độ đào tạo mà phòng
khoa cũng như cá nhân tôi quản lý và đào tạo. Số lớp quản lý thì nhiều nhưng
Trang 1


cách lưu trữ thì chưa có khoa học. Do đó khi cần tìm hồ sơ lưu trữ các năm về
trước thì gặp rất nhiều trở ngại và khó khăn.
- Cách quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách trước đây của Khoa kế toán
- Giao diện bên ngoài của tủ lưu trữ
TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH
TCKT 124

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

Bảng điểm

Liên thông

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

Liên thông
khoá 1 + 2 + 3

Đại học khóa
2005

Đại học khóa
2006

Đại học
Khóa 2008

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

Hồ sơ và các
giấy tờ liên
quan

TC05KEDNA

TC06KEDN

TC08QTDN

TC05KEDNB

TC06QTDN

TC08AVDN

TC05QTDN

TC06AVDNA

TC05DTDN

TC06AVDNB

- Tủ lưu trữ hồ sơ gồm có tất cả 4 ngăn, trên mỗi ngăn lưu trữ của kệ có ghi tên
của từng lớp cụ thể, mà lại không ghi niên khóa vậy để chúng ta biết được lớp
này bắt đầu học từ năm nào, năm nào tốt nghiệp thì chúng ta phải tiến hành
xem lại hồ sơ, sổ sách, bên cạnh đó việc thống kê học viên được tuyển sinh, tốt
nghiệp trong nhiều năm liên tiếp cũng sẽ gặp khó khăn.
- Hồ sơ trong các ngăn được lưu trữ trong các bìa nút, bìa clear, bìa 3 dây được
đóng kiện cẩn thận, nhưng lại không phân loại chi tiết các loại hồ sơ, sổ sách để
khi tìm kiếm lại mất rất nhiều thời gian.
- Tóm lại việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách trong các khóa trước gặp nhiều
khó khăn và việc tìm kiếm lại mất khá nhiều thời gian.
III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
- Với việc tìm kiếm hồ sơ, sổ sách trong công việc hàng ngày và việc tổng hợp,
báo cáo, thống kê mất nhiều thời gian, làm chậm tiến độ công việc, làm giảm
năng lực bản thân và làm giảm sự tín nhiệm của ban giám đốc, nên tôi đã rất cố
gắng, quyết tâm, tìm tòi đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác
quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách.
 Qua cách lưu hồ sơ nêu trên việc tìm kiếm rất mất thời gian, vì vậy tôi suy nghĩ
và tự tìm cách sắp xếp, bố trí tủ hồ sơ để lưu trữ theo từng lớp và khoá học.

Việc bố trí lại giao diện của tủ lưu trữ hồ sơ, sổ sách như sau :

Trang 2


TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH
Khóa 2009-2011

Khóa 2010-2012

Khóa 2009-2012

Khóa 2005-2009

TCKT -123

TCKT -124

Khoá 2010-2013

Khoá 2006-2010

Liên kết trường ĐH
Lạc hồng (hệ THCN)

Liên kết trường ĐH
Lạc hồng (hệ THCN)

Khóa 2011-2014

Khoá 2008-2012

Liên kết trường ĐH
Lạc hồng (hệ liên
thông)

Liên kết trường ĐH
Nông Lâm (hệ đại họcVHVL)

Hồ sơ, các quyết định
và giấy tờ liên quan

Hồ sơ, các quyết định
và giấy tờ liên quan

Hồ sơ, các quyết định
và giấy tờ liên quan

Hồ sơ, các quyết định
và giấy tờ liên quan

Danh sách sinh viên,
bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ

Danh sách sinh viên,
bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ

Danh sách sinh viên,

bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ

Danh sách sinh viên,
bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ

 Sắp xếp, phân loại hồ sơ, sổ sách trong mỗi ngăn
- Trong mỗi ngăn của kệ lưu trữ sẽ lưu trữ , hợp đồng liên kết đào tạo, hồ sơ và
sổ sách của lớp và theo khóa học, sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên
xuống dưới.
- Tiếp theo trong mỗi ngăn lưu trữ hồ sơ, sổ sách của các lớp riêng biệt nhau, lớp
có số thứ tự nhỏ đặt bên trái và lớp có số thứ tự lớn đặt bên phải của ngăn lưu
trữ.
- Hồ sơ, sổ sách của từng lớp trong một ngăn được phân chia thành 3 loại sau :
hồ sơ đầu vào, hồ sơ trong quá trình đào tạo, hồ sơ đầu ra ...
Hồ sơ đầu vào gồm :
•

Hợp đồng và phụ lục hợp đồng đào tạo

•

Thông báo tuyển sinh

•

Các quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh, ra đề thi, chấm thi…

•

Mỗi học viên 1 bộ hồ sơ tuyển sinh

•

Các loại hồ sơ liên quan đến công tác tuyển sinh

•

Danh sách trúng tuyển ( kèm theo quyết định của đơn vị liên kết ký )

Hồ sơ trong quá trình đào tạo gồm :
•

Chương trình đào tạo

•

Các loại hợp đồng khác như : quân sự, giáo viên thỉnh giảng

•

Hồ sơ cá nhân của các giáo viên đang giảng dạy
Trang 3


•

Các biểu mẫu do Bộ giáo dục qui định trong quá trình đào tạo gồm :
+ Sổ đăng bộ

+ Sổ lên lớp
+ Kế hoạch giảng dạy
+ Tiến độ giáo viên
+ Sổ tay giáo viên

•

Sổ kiểm danh học viên trong từng môn học (lưu trữ theo học kỳ)

•

Kế hoạch giảng dạy cho từng học kỳ, từng năm học

•

Danh sách cấm thi từng môn

•

Bài thi và bảng điểm từng môn ( thi lần 1 và lần 2)

•

Bảng điểm tổng hợp của từng học kỳ

•

Quyết định xóa tên học viên do tự ý bỏ học …

•

Biên bản và quyết định cấp học bổng cho học viên trong từng học kỳ

•

Các loại giấy tờ liên quan đến học viên (giấy xác nhận, đơn xin các
loại…)

Hồ sơ đầu ra gồm :
•

Bảng điểm tổng hợp toàn khóa học

•

Quyết định thành lập Hội đồng xét tư cách dự thi tốt nghiệp

•

Quyết định xét tư cách dự thi tốt nghiệp

•

Quyết định thành lập Hội đồng thi tốt nghiệp, ra đề thi, chấm thi …

•

Các bảng điểm thi tốt nghiệp của từng môn ( thi lần 1 và lần 2)

•

Quyết định công nhận tốt nghiệp

•

Biên bản và quyết định khen thưởng cuối khóa (ban cán sự, HS khá, giỏi)

•

Bảng điểm cá nhân (phát cho học viên khi nhận bằng tốt nghiệp)

•

Sổ cấp bằng tốt nghiệp.

- Trong 3 loại hồ sơ trên phải được lưu trữ riêng trong bìa 3 dây, mỗi bìa 3 dây
phải có 1 tờ danh mục gồm các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ được ghi chi tiết như
trên và phải được sắp xếp và lưu trữ theo thứ tự từ trên xuống, nhưng cũng có
một số hồ sơ quá nặng, quá lớn chúng ta có thể điều chỉnh cho xuống dưới cùng
của ngăn lưu trữ hồ sơ.
 Minh họa cụ thể như sau
- Khóa học có 15 lớp :
Trang 4


Khóa học 2008 – 2010

Khóa học 2009 – 2011

TCKT 123

TCKT 124

Hồ sơ đầu
vào được
sắp xếp
theo trình
tự nêu trên

Hồ sơ
trong
QTĐT

Hồ sơ đầu
ra

Hồ sơ đầu
vào được
sắp xếp
theo trình
tự nêu trên

Hồ sơ
trong
QTĐT

Hồ sơ đầu
ra

Khóa học 2009 – 2012 ; 2010 - 2013

Liên thông – khoá 1

Liên thông- khoá 2

Liên thông – khoá 3

Khóa học 2005 – 2009 ; 2006 – 2010 ; 2008 - 2012
Khoá 2005

Khoá 2006

Khoá 2008

 Song song với việc lưu trữ trong tủ tài liệu, việc lưu trữ trên máy vi tính cũng
rất cần thiết, đôi khi có những vấn đề không cần thiết phải tra cứu trong hồ sơ
mà chỉ cần tra cứu trên máy vi tính, điều này giúp ta tra cứu nhanh và thuận lợi
hơn, chẳng hạn như tra cứu điểm, danh sách sinh viên tham gia khoá học của
từng lớp, một số mẫu biểu, .. Việc lưu trữ được quản lý trên máy như sau;

Trang 5


Ví dụ : Có cán bộ ngành công an đến xác minh sinh viên có theo học tại trung tâm
hay không, quá trình học tập, điểm các môn, sổ cấp bằng, số hiệu bằng, ngày ký nhận
bằng cán bộ quản lý chỉ cần tra cứu trên máy
Tên sinh viên : Trần Thị Tú Anh
Lớp : Liên thông – khoá 1
Mã số SV : 04
Niên khoá : 2009 – 2012

Trang 6


- Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách luôn được thực hiện trong thời gian dài,
vì thế số lượng hồ sơ, sổ sách được lưu trữ là tương đối nhiều, do đó đến một
lúc nào đó kệ lưu trữ sẽ đầy nên hồ sơ của những khóa trước chúng ta phải
đóng thành kiện theo trật tự đã được qui định và cho vào thùng lưu trữ ở trong
kho, chỉ để trên kệ lưu trữ khóa đang học và 2 khóa trước đó.
- Mở rộng thêm là trong một khóa học không chỉ có 1 hoặc 2 lớp mà có nhiều
lớp, theo diễn giải bên trên chúng ta cũng sắp xếp các khóa học, các lớp, các hệ
đào tạo theo trình tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới và cũng tiến hành
lưu trữ theo danh mục h/sơ đầu vào, h/sơ trong quá trình đào tạo, h/sơ đầu ra.
 Một số mẫu lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính
- Mẫu thống kê số lượng học viên : Nhằm để nắm được tình hình học viên hiện
đang còn theo học ở các khoá.
- Mẫu ghi chú chi tiết số lượng học viên bị xóa tên, lưu ban : danh sách những
học viên còn đang học tập, danh sách những học viên bị xóa tên và lưu ban ghi
chú số quyết định xóa tên và lưu ban, ngày ra quyết định đó.
- Bảng điểm tổng hợp của từng học kỳ : là bảng điểm chi tiết các điểm của từng
môn học trong từng học kỳ, xếp loại của từng học kỳ, số môn thi lại, học lại,
tổng số tiết nghỉ trong học kỳ.
- Bảng điểm chi tiết của những học viên được xét cấp học bổng từng học kỳ và
từng năm học để tiện cho việc thống kê, báo cáo.
- Bảng thông tin học viên : gồm tất cả các thông tin về 1 học viên như : mọi
thông tin cá nhân về học viên và phụ huynh học viên, bảng điểm từng học kỳ,
điểm tốt nghiệp (nếu có), quyết định tốt nghiệp và nơi làm việc khi ra trường
(nếu có). Bảng thông tin này sử dụng 1 file Microsoft Excel làm nguồn dữ liệu
sau đó tiến hành Mail Merge bằng chương trình Microsoft Word để tạo liên kết
thông tin học viên. Được thể hiện cụ thể theo mẫu sau :

Trang 7


THƠNG TIN HỌC SINH
-----o0o----A. SƠ YẾU LÝ LỊCH:
Họ và tên khai sinh : Nguyễn Thị Tuyết Hạnh
Sinh ngày : 16/5/1988
Nơi sinh : Bình Dương
Ngun qn : Bình Dương
Địa chỉ thường trú : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương
Địa chỉ liên lạc : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương
Dân tộc : kinh - Tơn giáo : Khơng
Thành phần gia đình : CB.CNV
Trình độ học vấn trước khi vào học : 12/12
Ngày tham gia Đảng CSVN : …………………………..
Ngày kết nạp Đồn TNCS HCM : 26/3/2005
Họ tên bố : Nguyễn Văn Mười
Họ tên mẹ : Trần Thị Hòa
Họ và tên vợ hoặc chồng : ……..
Đối tượng thuộc diện chính sách :
Ngành học : Hạch tốn kế tốn
B. KẾT QUẢ HỌC TẬP :
Số tín
Stt
Tên môn học
chỉ
1
4
Giáo dục thể chất
2

3
Thống kê doanh nghiệp
3
6
Chính trò
4
4
Tin học đại cương
5
4
Thuế
6
5
Giáo dục quốc phòng
7
2
Giáo dục pháp luật
8
3
Nghiệp vụ tín dụng
9
4
Kế toán đại cương
10
3
Quản trò doanh nghiệp
11
6
Kế toán sản xuất
12

4
Anh văn chuyên ngành I
13
3
Marketing CB
14
2
Luật kinh tế
15
3
Lý thuyết tài chính tiền tệ
16
4
Anh văn chuyên ngành II
17
4
Kế toán quản trò
18
3
Phân tích họat động KD
19
3
Kế tóan HCSN
20
2
Nghiệp vụ văn phòng
21
6
Kế tóan thương mại
22

6
Tài chính doanh nghiệp
23
3
Thẩm đònh dự án
Trang 8

Nam, nữ : Nữ

MSHS : 00144

Nghề nghiệp : Cơng nhân
Nghề nghiệp : Cơng nhân
Nghề nghiệp :……….
Khơng
Khóa : 2006-2008 – Lớp KT116
Điểm thi
Lần 1
6
6
5
6
8
7
6
5
5
5
5
9

6
7
5
6
8

Lần 2

6
6
8
6
5
7


24
25
26
27
28

Sổ sách chứng từ kế tóan
Kế toán máy
Kiểm toán đại cương
Thẩm đònh giá
Tiểu luận

Điểm trung bình
Điểm các môn thi tốt nghiệp

Stt
Tên môn học
1
Chính trò
2
Sổ sách CT kế tóan
3
Kế tóan doanh nghiệp

4
4
2
3
4

5
9
7
8
8

6.33
Điểm thi
8
5
6

IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
- Sau khi áp dụng phương pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngay tại đơn vị
trong khoảng thời gian là 1 năm tơi nhận thấy cơng việc được tiến triển nhanh,

tìm kiếm hồ sơ, sổ sách một cách thuận tiện và nhanh chóng, đem lại hiệu quả
trong cơng việc của bản thân. Bên cạnh đó, phương pháp này còn được phổ
biến tồn đơn vị cho các phòng ban áp dụng và cũng mang lại hiệu quả cao.
- Cụ thể kết quả như sau :
•
Tìm kiếm 1 loại hồ sơ, sổ sách : Đối với phương pháp cũ mất khoảng 15
– 20 phút. Phương pháp mới chỉ mất khoảng 3 – 5 phút
•
Thống kê số lượng học viên được đào tạo trong 5 năm qua : đối với
phương pháp cũ có khi mất cả 1 buổi (4 giờ). Phương pháp mới chỉ mất
khoảng 10 – 30 phút.
- Trong q trình cơng tác tại Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh
Đồng Nai khoảng 10 năm, với cơng việc chun mơn chính là quản lý và lưu
trữ hồ sơ, sổ sách. Bản thân tơi đã gặp khơng ít những khó khăn trong cơng
việc, vì thế tơi có mong muốn đưa ra một giải pháp nhằm khắc phục những khó
khăn để đưa chất lượng và hiệu quả trong cơng việc trở nên tốt hơn. Mặt khác,
có thể phổ biến cho tồn đơn vị tham khảo, đóp góp ý kiến cho phương pháp
ngày càng hồn thiện, hiệu quả hơn, để phục vụ tốt hơn cho cơng tác quản lý và
lưu trữ, cũng muốn góp một phần cơng sức vào sự nghiệp phát triển của ngành
giáo dục nói riêng và của đất nước ta nói chung.
- Cuối cùng rất mong được sự đóng góp ý kiến của các bạn đồng nghiệp, ban
giám đốc và tất cả mọi người để phương pháp nâng cao hiệu quả trong cơng tác
quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngày càng hồn thiện.
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Tn
Trang 9