Giáo trình tin học cơ bản phần 2 tập đoàn microsoft

PHẦ N IV

CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH
(16 tiết)

BÀI 1 : LÀM QUEN VỚI EXCEL
Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định
dạng và tính toán dữ liệu số. Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng -và-cột,
với đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán
hay giấy đồ thị. Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với
kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác
mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có th ể có ích. Giáo viên
thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường
cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel.
Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơ
bản như khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng.
Nội dung bài học bao gồm:
o Khởi động Excel
o Thám hiểm cửa sổ Excel
o Giới thiệu về sổ tính và trang tính
o Mở một hoặc nhiều sổ tính
o Tạo sổ tính mới
o Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel
Kết thúc bài học này học viên có thể:
o Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và
trang tính.
o Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng.

130

1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH EXCEL
Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai c ách sau:
Cách 1: Từ nút Start của Windows
Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn
Microsoft Office Excel 2003.

Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của
Windows.
Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 trên
màn hình nền.
Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây:

131


1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL
Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như
minh họa dưới đây:

Thanh công thức
Thanh công cụ
Thanh tiêu đề
Thanh thực đơn

VÙNG TRANG TÍNH

Thanh trạng thái
Các thẻ trang tính

Thanh cuộn ngang/ dọc

Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel:
 Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang
được mở.
 Thanh công cụ : Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng
tính thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này.
 Thanh công thức: Hiển thị địa chỉ ô dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho
phép nhập và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiện
tại.
 Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất.
 Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính.
 Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn
ảo,
kết
quả cộng đơn giản…
th
132


 Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang làm việc với trang tính nào và cho
phép bạn di chuyển giữa các trang tính.
1.3 KHÁI NIỆM VỀ SỔ TÍNH VÀ TRANG TÍNH
Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính
(workbook). Trong sổ tính có nhiều trang tính (worksheet). Một sổ tính có
thể chứa tối đa 255 trang tính.
Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C..Z,
AA , AB, AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536.
Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel:

Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt

tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và
chúng được đặt tên tăng dần là sheet4, sheet5,…

Hình minh họa các trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3

133


 Ô – Cell
Ô của trang tính là giao của một cột và một hàng. Ô trên trang tính có địa
ỉ
viết
theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự hàng
ch
đứng sau. Ví dụ địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng trên bảng
tính là IV65536.

Địa chỉ ô A1
1.4 MỞ MỘT HOẶC NHIỀU SỔ TÍNH
 Mở một sổ tính
1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open
hoặc mở thực File, chọn lệnh
Open.
Hộp thoại Open xuất hiện.
2) Chọn thư m ục chứa sổ tính cần mở thông qua ô Look in.
3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp Open, hoặc:
Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở.
 Mở nhiều sổ tính cùng lúc
1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open
hoặc mở thực File, chọn lệnh

Open.
Hộp thoại Open xuất hiện.
2) Chọn thư m ục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô Look in.
3) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl.
4) Nhấp chuột vào các sổ tính cần mở.
5) Nhấp nút Open.
Chú ý: Để mở nhiều bảng tính liên tiếp nhau, thay vì ấn phím Ctrl sau
khi chọn bảng tính đầu tiên, bạn ấ n, giữ phím Shift rồi nhấp chuột vào bảng
tính cuối cùng trong dãy các bảng tính cần mở rồi nhấp nút Open.

134


1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI
 Tạo sổ tính mới theo mẫu khuôn mặc định
Bạn nhấp chuột vào biểu tượng New
nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

trên thanh công cụ chuẩn hoặc

 Tạo sổ tính mới theo khuôn mẫu lựa chọn
Khuôn mẫu sổ tính: Thông thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn
muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi
khi tạo một sổ tính mới, bạn có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khuôn
mẫu sổ tính đã có sẵn. Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là
.xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốc
được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo
khuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các thành
phần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin .xlt.
Bạn thực hiện các bước sau để mở một

ố
tính
mới theo khuôn mẫu sẵn có:
s
1) Mở thực đơn File, chọn lệnh New.
Ô New Templates xuất hiện bên phía
phải cửa sổ Excel.
2) Trong phần Templates, chọn On my
computer.
Hộp thoại Templates xuất hiện.
135


3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK.
1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THOÁT KHỎI EXCEL
 Lưu sổ tính
Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính:
1) Nhấp chuộ t vào biểu tượng Save
trên thanh công cụ chuẩn hoặc
ấn tổ hợp phím Ctrl + S. Hộp thoại Save as xuất hiện.

2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư
mục My Document).
3) Nhập tên sổ tính vào ô File name.
4) Nhấp nút Save hoặc ấn phím Enter để ghi sổ tính.
136


 Đóng sổ tính
Để đóng sổ tính sau khi làm việc, bạn mở thực đơn File, chọn lệnh Close

ặc
ấn
tổ hợp phím Ctrl + W.
ho
Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính và chọn chức năng này, chương trình
Excel sẽ hiển thị thông báo nhắc bạn lưu sổ tính.

oChọn Yes: Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính
(hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ
đóng sổ tính lại.
oChọn No: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó
đóng sổ tính đang làm v iệc.
oChọn Cancel: Hủy bỏ hộp thoại này, tiếp tục quay về làm việc với sổ tính.
TỔNG KẾT BÀI
Trong bài học này bạn đã học các nội dung:
o Khởi động Excel
o Thám hiểm cửa sổ Excel
o Khái niệm về sổ tính và trang tính
o Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có
o Tạo sổ tính mới
o Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Ô (cell) trong Excel là gì?
2. Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhiêu trang tính?
3. Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu?
4. Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì?
5. Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tính
này là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls. Đóng chương trình Excel.

137

BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI Ô, HÀNG, CỘT, TRANG TÍNH
Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng
ngày tháng) vào ô. Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu,
bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô. Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạn
thường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thông
tin vào bảng hoặc xóa một dòng thôn g tin không cần thiết. Như vậy, trong quá
trình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính,
hàng, cột và ô. Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có
thể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiệ n.
Nội dung bài học bao gồm:
o Trang hiện hành và ô hiện hành
o Các loại con trỏ
o Nhập dữ liệu vào ô
o Các thao tác chọn
o Thêm, xoá hàng, cột
o Thay đổi kích thước hàng, cột
o Chèn, xoá ô, hàng, cột
o Giấu và bỏ giấu hàng cột
o Cố định và bỏ cố định hàng/cột tiêu đề
o Di chuyển giữa các trang tính
o Thêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính
o Tìm kiếm và thay thế
o Sắp xếp dữ liệu
Kết thúc bài học này bạn có thể:
o Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô.
o Nhập các loại dữ liệu vào ô
o Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
o Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí bạn đề ra.

138


2.1 Ô HIỆN HÀNH, TRANG HIỆN HÀNH
 Trang hiện hành
Trên sổ tính đang làm việc, tại một thời điểm bạn chỉ có thể thao tác với
các ô trên một trang tính, trang này được gọi là trang hiện hành.
Sheet1 là trang tính hiện hành.
Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơn
giản là nhấp chuột vào tên của trang tính đó.
 Ô hiện hành
Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ô,
ô đó được gọi là ô hiện hành .

Ô A1 là ô hiện hành.
2.2 CÁC LOẠI CON TRỎ
Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau:
 Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm
sẽ xuất hiện xung quanh ô hiện hành.

 Con trỏ soạn thảo: Có hình dạng thanh đứng màu đen, nhấp nhá y, xác
định vị trí nhập dữ liệu cho ô.
139


 Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên
bảng tính.
2.3 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
 Các phím thường dùng

- Phím Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột.
- Phím Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc
nhập/sửa dữ liệu.
- Các phím mũi tên ←↑→↓ : di chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang
phải và xuống dưới một cột/hàng.
- Ctrl + Home: di chuyển con trỏ ô về ngay ô A1.
 Nhập dữ liệu
- Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu.
- Nhập vào d ữ liệu từ bàn phím, sử dụng các phím Backspace và Delete
để xóa kí tự. Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến hàng cần nhập.
- Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã
ập.
nh Nhấn Enter để đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nh ập.
 Chỉnh sửa dữ liệu
Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau:
- Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc
Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa.
- Chỉnh sửa dữ liệu
- Nhấn Enter để kết thúc chỉnh sửa .
Chú ý: Để xóa dữ liệu trong ô, bạn chọn ô cần xóa dữ liệu rồi ấn phím
Delete trên bàn phím.
 Nhập dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự chữ số: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 và một
ố
kí
tự
khác: + - ( ), / $ % . E e. Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08
s
140

Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "-" trước số đó hoặc nhập số vào
giữa cặp ngoặc đơn ( ). Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu "." để
ngăn cách phần nguyên với phần thập phân.
 Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng
Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu v iết ngày
tháng được hệ điều hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ
Control Panel. Thông thường là nhập theo khu ôn mẫu dạng: tháng - ngày năm.
Ví dụ:
Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất
hiện trong ô là 22-06-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúng
kiểu viết ngày tháng).
Nếu bạn nhập vào ô nội dung 06 -22-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất
hiện trong ô là 6/22/06, đây là giá trị kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết ngày
tháng).

Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô.
Nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiển thị
được hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######".
Chú ý:
o Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng t a thay
đổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình.
o Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu.
 Nhập dữ liệu kiểu văn bản
Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống.
Ví dụ:
- 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A.
- 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách).
141

Khi số kí tự nhập vào lớn hơn độ rộng của của ô và ô bên phải còn trống
thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải.
Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì
Excel che dấu các kí tự vượt quá ô. Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị
đã nhập của ô.
Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, ví dụ nhập vào dãy số chứng minh
nhân dân của một người, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí
tự nháy đơn ( ' ), kí tự nháy kép ("). Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí
tự ép kiểu.

2.4 CÁC THAO TÁC CHỌN
 Chọn ô
o Chọn một ô:
Để chọn một ô, bạn nhấp chuột vào ô cần chọn hoặc di chuyển con trỏ ô
đến ô đó.
o Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật
Bạn thực hiện theo các bước sau:
1) Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn.
2) Ấn và giữ phím Shift rồi kích chuột vào ô dưới cùng bên phải.
3) Nhả phím Shift để kết thúc việc chọn.
Chú ý:
1) Bạn có thể nhanh chóng thay đổi vù ng chọn bằng cách nhấp chuột
thay đổi ô dưới cùng bên phải mà bạn không cần phải làm lại từ đầu.
2) Nếu bạn quen dùng chuột bạn thực hiện thao tác này như sau: nhấp
chuột vào ô đầu tiên trong vùng cần chọn, giữ phím chuột rồi kéo di theo đường
tréo của vùng c ần chọn, kết thúc bạn nhả phím chuột.
3) Địa chỉ của vùng chọn sẽ được hiển thị theo khu ôn dạng: Địa chỉ ô
đầu:Địa chỉ ô cuối. Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là: B1:D4.

142


Chọn vùng ô theo hình chữ nhật.
o Chọn vùng ô rời rạc
Bạn thực hiện theo các bước sau:
1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật.
2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo.
3) Nhả phím Ctrl khi kết thúc.

Chọn vùng ô rời rạc.
 Chọn cột
o Chọn một cột: bạn nhấp chuột vào tên của cột cần chọn trên đường viền
ngang.
o Chọn dãy cột liên tục :
1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn.
2) Ấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy.
3) Thả phím Shift khi kết thúc.
oChọn dãy cột rời rạc
1) Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau.
2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi bạn nhấp chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo.
3) Thả phím Ctrl khi kết thúc.

143


Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F.
 Chọn hàng
o Chọn một hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc.
o Chọn dãy dòng liền kề nhau

1) Nhấp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc d ưới cùng của
dãy) trên đường viền dọc.
2) Giữ và ấn phím Shift và nhấp vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy.
3) Thả phím Shift khi kết thúc.
o Chọn dãy hàng rời rạc
1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục.
2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chọn hàng hoặc dãy hàng tiế p theo.
3) Kết thúc thả phím Ctrl.

Chọn dãy hàng rời rạc 2,4:6, 9 .
 Chọn toàn bộ bảng tính
Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
144


o Nhấp chuột vào nút giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc.

o Bấm tổ hợp phím Ctrl + A.
2.5 THÊM, XÓA Ô, HÀNG, CỘT
 Thêm hàng
Bạn thực hiện các bước sau để thêm hàng:
1) Chọn số hàng bạn cần thêm.
2) Mở thực đơn Insert, chọn Rows (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng
bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống).

 Xóa hàng
Bạn thực hiện các bước sau để xóa hàn g:
1) Chọn các hàng cần xóa.
2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng
bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống).

 Thêm cột
Bạn thực hiện các bước sau để thêm cột:
1) Chọn số cột bạn cần thêm.
2) Mở thực đơn Insert, chọn Columns (hoặc nhấp chuột phải vào các cột
bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống).

145


 Xóa cột
Bạn thực hiện các bước sau để xóa cột:
1) Chọn các cột cần xóa.
2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn
vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống).
 Thêm ô/vùng ô
Bạn thực hiện các bước sau để thêm ô hoặc một vùng ô:
1) Chọn ô hoặc vùng ô cần thêm.
2) Mở thực đơn Insert và chọn Cells (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc
vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Insert trong hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Insert xuất hiện.

3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK.
Giải thích các mục trong hộp thoại Insert:
o Shift cells right: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí
chèn sang bên phải.
o Shift cells down: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô nằm dưới vị
trí chèn xuống dưới.
o Entire row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới.
o Entire column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải.
146

 Xóa ô/vùng ô
Bạn thực hiện các bước sau để xóa ô hoặc một vùng ô:
1) Chọn ô hoặc vùng ô cần xóa.
2) Mở thực đơn Insert và chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc
vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Delete trong hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Delete xuất hiện.

3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK.
Giải thích các mục trong hộp thoại Delete:
o Shift cells left: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang
bên trái.
o Shift cells up: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô nằm dưới vị trí xóa
lên trên.
o Entire row: Xóa cả dòng và đẩy các dòng từ vị trí xóa lên trên.
o Entire column: Xóa cả cột và đẩy các cột từ vị trí xóa sang trái.
2.6 THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC HÀNG/ CỘT
Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải. Chiều cao hàng
được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới.
Cạnh phải cột B

Mép dưới dòng 6

1) Co giãn kích thước cột
Bạn thực hiện các bước sau để có giãn kích thước cột:
147


1. Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột sao cho con trỏ chuột

biến thành mũi tên hai chiều.
2. Nhấn và giữ phím chuột rồi kéo di sang phải hoặc trái để tăng hoặc
giảm kích thước của cột.
2) Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột cùng lúc
1. Chọn dãy các cột cần phải co, giãn kích thước.
2. Di con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn sao
cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều.
3. Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các
cột.
3) Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột
Bạn làm theo các bư ớc sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột:
1. Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau.
2. Mở thực đơn Format, chọn Column, chọn Width
Hộp thoại Column Width xuất hiện.

3. Nhập kích thước cột vào ô Column width và nhấp OK để kết thúc.
 Thay đổi chiều cao hàng
Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi chiều cao một hàng/nhiều hàng
1. Chọn hàng hoặc các hàng muốn thay đổi.
2. Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một hàng.
3. Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiều
cao hàng.
 Đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng
Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng:
1. Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau.
2. Mở thực đơn Format, chọn Row, chọn Height
Hộp thoại Row Height xuất hiện.
148

3. Nhập chiều cao cho hàng trong ô Row height, nhấp OK để kết thúc.
2.7 GIẤU VÀ BỎ GIẤU HÀNG/ CỘT
 Giấu hàng
1. Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu.
2. Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Hide (hoặc nhấp chuột
phải vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả
xuống).

 Hiện hàng bị giấu
1. Chọn vùng các hàng trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trên
bạn phải chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn).
2. Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải
chuột vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh
thả xuống).

149


 Giấu cột
1. Chọ n cột (hoặc dãy cột) cần giấu.
2. Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Hide (hoặc nhấp
phải chuột vào vùng cột vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh
thả xuống).

 Hiện cột bị giấu
1. Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu.
2. Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Unhide (hoặc nhấp
phải chuột vào vùng cột vừa chọn, chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh
thả xuống).

150


2.8 CỐ ĐỊNH VÀ BỎ CỐ ĐỊNH HÀNG/CỘT TIÊU ĐỀ
 Cố định hàng/cột tiêu đề
Khi nhập trang tính có nhiều cột, nhiều h àng, bạn sẽ có nhu cầu cố đị nh
một số hàng và cột trên trang tính trong khi các hàng và cột tiếp theo vẫn được
cuộn.
Bạn thực hiện việc này như sau:
1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định.
2) Mở thực đơn Window, chọn Freeze panens.
 Hủy bỏ cố định hàng/cột tiêu đề
Mở thực đơn Window, chọn Unfreeze panens.
2.9 CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI TRANG TÍNH
 Di chuyển giữa các trang tính
Một sổ tính có nhiều trang tính. Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp
chuột vào tên trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp/Ctrl +
PageDown).
 Thêm trang tính
Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính đ ược đặt tên
là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Để thêm trang bảng tính bạn thực hiện các bước sau:
1. Nhấp chuột phải vào tên của một trang tính bất kỳ chọn Insert từ hộp
lệnh thả xuống.
Hộp thoại Insert xuất hiện.

151


2. Chọn mẫu trang tính cần thêm mới trong thẻ General.
3. Nhấp nút OK.

 Xóa trang tính
1) Nhấp chọn trang tính cần xóa.
2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete Sheet (hoặc nhấp chuột phải vào tên
trang bảng tính cần xóa, chọn Delete).
Chú ý: khi thực hiện th ao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ
liệu trong trang tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý.
 Nhân bản trang tính
Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là
rất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, ví
dụ: bảng lương, bảng bán háng hóa,… Bạn thực hiện chức năng này như sau:
1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao.
2) Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột vào tên
trang tính cần tạo bản sao, chọn Move or Copy từ hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Move or Copy xuất hiện.

152


3) Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang
bảng tính vừa chọn.
4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ
được đặt trước trang bảng tính nào).
5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này,
Excel sẽ thực hiện chức năng di chuyển trang tính).
6) Nhấp nút OK.

 Đổi tên trang tính
1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên.
2) Nhập vào tên mới.
3) Ấn Enter từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính .

2.10 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ
 Tìm kiếm dữ liệu
1) Mở thực đơn Edit, chọn Find (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + F từ bàn
phím)
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

153


2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ô Find what.
3) Nhấp nút Find Next để tìm kiếm.
4) Nếu tìm thấy dữ liệu, con trỏ ô sẽ tự động chuyển về ô có chứa dữ
liệu đó.
5) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính
và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới
hộp thoại.
6) Nhấp nút Close để kết thúc tìm kiếm.
 Thay thế dữ liệu
1) Mở thực đơn Edit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H).
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô Find what.
3) Nhập dữ liệu thay thế trong ô Replace with.
4) Nhấp nút Find next để tìm kiếm.
5) Nhấp Replace để thay thế lần lượt.
6) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính
và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu t ìm được trong ô bên dưới
hộp thoại.
154