Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I.docx

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Ta biết rằng nền kinh tế của nước ta đang trong giai đoạn phát triển. Cùng với xu
hướng hội nhập như hiện nay, chúng ta muốn phát triển nền kinh tế hơn nữa, có thể
cạnh tranh được trong khu vực và trên toàn thế giới điều này đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn
của tất cả các ngành kinh tế.
Chúng ta muốn phát triển, muốn đưa tổ chức mình ngày một lớn mạnh thì điều
đầu tiên và cũng rất quan trọng đó là phải có một nền tảng vững chắc, mà nền tảng đó
chính là bộ máy tổ chức của từng doanh nghiệp. Một bộ máy tổ chức tốt có nghĩa là
tổ chức đó có một cơ cấu hợp lý, sử dụng nguồn lực hợp lý, đúng với khoa học. Khi
có cơ cấu hợp lý thì doanh nghiệp đó chắc chắn sẽ ngày một hoạt động có hiệu quả và
phát triển hơn nữa.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý, đúng với khoa học sẽ tác động tích cực rất lớn đến sự
hoạt động của tổ chức đó, điều này lại được minh chứng một cách tốt nhất khi em đi
thực tập ở trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I. Qua thời gian thực tập ở phòng
TC-CB, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong phòng và ngoài
phòng, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn là Thạc sỹ : Lương
Văn Úc đã cho em khẳng định thêm vai trò của cơ cấu tổ chức đối với sự hoạt động
của doanh nghiệp.
Chính vì tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức như vậy nên qua thời gian thực tập
vừa qua em quyết định lựa chọn đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trung tâm viễn
thông quốc tế khu vực I.
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
PHẦN I
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1. Khái niệm,vai trò của cơ cấu tổ chức
1.1 Khái niệm
Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái
cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng .Tuy nhiên

các tổ chức đều có những đặc điểm chung cơ bản sau:
-Mọi tổ chức đều mang tính mụch đích.Mục đích chính là yếu tố cơ bản nhất của
bất kỳ tổ chức nào.Nếu như không có mụch đích thì tổ chức sẽ không còn lý do để
tồn tại
-Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những người này
có quan hệ với nhau trong tổ chức và cùng hoạt động những chức năng nhất định.
-Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mụch
đích-kế hoạch.
-Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được
mụch đích của mình.
-Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác.
-Mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp
những con người bên trong và bên ngoàI tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt
được mụch đích và hiệu quả cao.
Như vậy mọi tổ chức đều có những đặc điểm trên,thiếu một trong những thuộc
tính trên thì tổ chức sẽ hoạt động không hiệu quả.Mỗi tổ chức đều phải hoạt động
theo những hình thái cơ cấu nhất định
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ,mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm
duy trì sự hoạt động của tổ chức
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Như vậy mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí,sắp xếp,và phối hợp các hoạt động
của con người trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.Cơ cấu tổ chức phải xác
định,phối hợp các nhiệm vụ riêng lẻ và quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu
mà tổ chức đặt ra.
Cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.Sơ đồ tổ chức thể
hiện vị trí,mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức.Sơ đồ
cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp
với các cấp nhân viên trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho
biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số

cấp quản lý,cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức.
1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng,quyết định đến toàn bộ hoạt động của tổ
chức.Cơ cấu tổ chức hợp lý,gọn nhẹ,phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho
việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng,đạt hiệu quả cao, .Ngược lại một
tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến
sự trì trệ,mâu thuẫn, kém hiệu quả.Vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một
cơ cấu tổ chức.Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ
phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể vững
mạnh với những con người có đủ những phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức
năng công việc được giao.
2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức
Từ trên ta thấy rằng cơ cấu tổ chức có một vai trò hết sức quan trọng trong tổ
chức.Do tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức như vậy nên khi xây dựng và hoàn thiện
cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau đây:
Thứ nhất tính mục tiêu.Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực sự trở
thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Thứ hai tính tối ưu.Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con
người để thực hiện các hoạt động cần thiết.Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết
lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất.
Thứ ba tính tin cậy.Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ
của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các
hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
Thứ tư tính linh hoạt.Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài
môi trường.
Thứ năm tính hiệu quả.Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu
của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.
3. Những nguyên tắc của tổ chức

Để tổ chức và hoạt động có hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau trong tổ
chức.
Thứ nhất nguyên tắc xác định theo chức năng.Một vị trí công tác hay một bộ phận
được định nghĩa càng rõ ràng theo các kết quả mong đợi, các hoạt động cần tiến
hành, các quyền hạn được giao và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay
bộ phận khác, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn
cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Thứ hai nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn .Việc giao quyền cho
từng người cần phảI tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện
các kết quả mong muốn.
Thứ ba nguyên tắc bậc thang.Tuyến quyền hạn từ người quản trị cao nhất trong tổ
chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng, thì các vị trí chịu trách nhiệm ra quyết
định sẽ càng rõ ràng và các quá trình thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả.
Thứ tư nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm .Ta biết rằng quyền
hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm là
nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, như vậy trách nhiệm về các hành động không thể
lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ hơn .
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Thứ năm nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm.Cấp dưới phải chịu trách
nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình, một khi họ đã
chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công việc, còn cấp trên không thể lẩn
trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức.
Thứ sáu nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.Mối quan hệ trình báo của từng cấp
dưới lên một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, thì mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng
ít và ý thức trách nhiệm cá nhân trước các kết quả cuối cùng càng lớn.
Thứ bảy nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc.Việc duy trì sự phân quyền đã định
đòi hỏi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của ai phải được chính người đó đưa
ra chứ không được đẩy lên cấp trên.
Thứ tám nguyên tắc quản trị sự thay đổi .Một tổ chức linh hoạt khi tổ chức đó đưa

vào trong cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước những sự thay
đổi.Ngược lại một tổ chức xây dựng cứng nhắc, với các thủ tục quả phức tạp hay với
các tuyến phân chia bộ phận quá vững chắc,đều có nguy cơ đổ vỡ trước thách thức
của những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội,công nghệ và sinh thái.
Thứ chín nguyên tắc cân bằng.Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải
cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ
chức.
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
4.1. Chiến lược
trong quản trị hiện đại chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời
nhau.Bất cứ chiến lược nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích:(1) các cơ hội và
sự đe doạ của môi trường, và (2) những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó
có cơ cấu là một yếu tố quan trọng trong tổ chức.Bất kỳ một chiến lược nào của tổ
chức cũng phải phù hợp với cơ cấu trong tổ chức và như vậy mới mang lại hiệu quả
cao .Người ta đã chứng minh được rằng giữa cơ cấu và chiến lược có mối quan hệ
mật
thiết với nhau.Điều này được thể hiện thông qua bảng sau
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chiến lược Cơ cấu tổ chức
-Kinh doanh đơn ngành nghề
-Đa dạng hoạt động dọc theo dây chuyền sản xuất
-Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ rất chặt chẽ
-Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ không chặt chẽ
-Đa dạng hoá các hoạt động độc lập
-Chức năng
-Chức năng với các bộ phận phụ trợ vận hành như những đơn vị lợi ích
-Đơn vị chiến lược
-Cơ cấu hỗn hợp với nhiều phương thức tổ chức áp dụng cụ thể cho từng
bộ phận
-Công ty mẹ nắm giữ cổ phần

Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức(trích giáo trình quản trị học trang
205)
4.2. Quy mô
Quy mô tổ chức cũng ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu của tổ chức.Tổ chức có quy
mô lớn thường có xu hướng chuyên môn háo, có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ và
quy định, bộ phận hoá cao hơn các tổ chức có quy mô nhỏ.
4.3. Công nghệ
Công nghệ bao gồm quá trình sử dụng trí tuệ và máy móc nhằm chuyển các yếu tố
đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ khách hành của tổ chức.
Giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau:Những
công nghệ mang tính thông lệ cao thường gắn với những cơ cấu tổ chức tập
quyền.Ngược lại, công nghệ không mang tính thông lệ cao, tức là những công nghệ
này dựa rất nhiều vào kiến thức và hiểu biết của các chuyên gia chuyên ngành và
thường gắn với những tổ chức trao quyền.
4.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân lực
Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức.Các cán bộ quản
trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển
hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc.
Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên.Nhân
lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản trị mở.Các nhân
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có
nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức theo chức năng, vì các mô
hình như vậy có sự phân định nhiệm vụ rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những
đối tượng có chuyên môn tương đồng.
Như vậy giữa thái độ lãnh đạo cấp cao,năng lực đội ngũ nhân lực và cơ cấu tổ
chức có mối quan hệ liên quan với nhau.Khi thiết kế cơ cấu tổ chức ta phải lưu ý đến
các yếu tố này để xây dựng cơ cấu cho phù hợp với tổ chức.
4.5. Môi trường

Giữa môi trường và cơ cấu tổ chức có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau.Nừu một
cơ cấu tổ chức luôn bắt kịp được sự biến đổi của môi trường thì chắc chắn rằng tổ
chức đó sẽ hoạt động có hiệu quả.Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn
lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc
ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn
có thể mang lại hiệu quả cao.Ngược lại, những tổ chức muốn thành công trong điều
kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng
thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra
quyết định mang tính chất phi tập trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên
kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng.
II. CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
1. Mô hình tổ chức đơn giản
Mô hình này có nghĩa là trong tổ chức không hình thành nên các bộ phận.Người
lãnh đạo trực tiếp quản trị tất cả các nhân viên trong tổ chức.Còn người lao động
được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể.Với mô hình tổ chức đơn giản này
chỉ phù hợp với các tổ chức rất nhỏ như hộ kinh doanh cá thể, hoặc là trang trại.
2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Theo mô hình này thì trong tổ chức được phân ra thành những phòng ban chức
năng, cùng thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng như(marketing, sản
xuất, tài chính, quản trị nguồn nhân lực…) và được hợp nhóm trong cùng một đơn vị
cơ cấu.Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ sau:
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
(trích theo giáo trình quản trị học trang 173
Từ sơ đồ trên ta thấy được rằng ưu điểm của mô hình này :Sẽ phát huy đầy đủ hơn
những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, giữ được sức mạnh và uy tín của các
chức năng chủ yếu, đơn giản hoá việc đào tạo, tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của
cấp cao nhất.Tuy nhiên mô hình này cũng có nhược điểm đó là thường dẫn đến mâu
thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược, thiếu sự phối
hợp giữa các phòng ban chức năng,hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị
chung, đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh

đạo cao nhất.
3. Mô hình tổ chức theo sản phẩm /địa dư/khách hàng/đơn vị chiến lược
Các mô hình tổ chức theo sản phẩm, địa dư, khách hàng, đơn vị chiến lược sẽ rất
phát huy tác dụng khi tổ chức hoạt động trong môi trường luôn biến động.
Thứ nhất với mô hình tổ chức theo sản phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau:
Một cách hợp nhất nhóm bộ phận theo sản phẩm (giáo trình quản trị học trang 175)
Thứ hai với mô hình tổ chức theo địa dư thể hiện qua sơ đồ sau:
Mô hình tổ chức theo sản phẩm địa dư(trang 176 giáo trình quản trị học)
Thứ ba với mô hình tổ chức theo khách hàng được thể hiện qua sơ đồ sau:
Mô hình phân chia bộ phận theo khách hàng ở một công ty thương mại(trang 175)
Khi sử dụng ba mô hình trên nó đều có chung những ưu điểm sau:(1)tập trung sự
chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt, (2)việc phối hợp hành
động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn, (3)tạo
khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung, (4)các đề xuất đổi
mới công nghệ dễ được quan tâm, (5)có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính
tới khi ra quyết định, (6)sử dụng được lợi thế nguồn lực của các địa phương khác
nhau.Tuy nhiên ba mô hình này cũng có một số nhược điểm mà các tổ chức khi xây
dựng phải cần lưu ý đó là:(1)sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến có thể dẫn đến
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
phản hiệu quả, (2)có khó khăn trong việc thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn
tổ chức, (3)cần nhiều người có năng lực quản trị chung, (4)có xu thế làm cho việc
thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó khăn, (5) làm nảy sinh khó khăn
với việc kiểm soát của cấp quản trị cao nhất.
Ngoài ba mô hình trên trong tổ chức người ta cũng có thể sử dụng một mô hình
khác đó là mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược.Các đơn vị chiến lược là những
phân hệ độc lập, đảm nhận một hay một số ngành nghề hoạt động khác nhau trong tổ
chức.
Với mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược được thể hiện qua sơ đồ sau:
(trích trang 177 giáo trình quản trị học)

Khi sử dụng mô hình theo đơn vị chiến lựơc này nó có ưu điểm là (1)mô hình này
sẽ giúp ta đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, của đối thủ cạnh tranh và
diễn biến của môi trường,(2) hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho
phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất, (3) có những đơn vị đủ
độc lập với mục tiêu rõ ràng,và từ đây cho phép tăng cường phối hợp bằng phương
thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp.Tuy nhiên khi sử dụng mô hình này cũng gặp một
số khó khăn đó là:(1)Khi lợi ích của đơn vị lấn át lợi ích của toàn tổ chức thì dễ xuất
hiện tình trạng cục bộ, (2) các kỹ thuật và các chuyên viên đã bị phân tán trong các
đơn vị chiến lược do đó sẽ không được chuyển giao dễ dàng, (3) công tác kiểm soát
của cấp quản trị cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn, (4) khi sử dụng mô hình này thì
tính trùng lặp của công việc tăng do đó dấn đến chi phí cho cơ cấu tăng.
Như vậy qua các mô hình trên ta thấy được rằng với mỗi mô hình đều có lợi thế
và nhược điểm khác nhau.Tuỳ thuộc vào mục đích chiến lược của tổ chức,vào đội
ngũ nhân lực của tổ chức và tuỳ thuộc vào môi trường mà tổ chức sẽ hoạt động thì sẽ
lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức phù hợp.
4. Mô hình tổ chức theo ma trận
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau.Trong
khi sử dụng mô hình ma trận ta sẽ định hướng được các hoạt động theo kết quả cuối
cùng,sẽ tập trung được nguồn lực vào khâu xung yếu, sẽ kết hợp được năng lực của
nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia, sẽ tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với sự
thay đổi của môi trường.Tuy nhiên khi sử dụng mô hình này cũng gặp phải một số
nhược điểm :Đó là hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất
mệnh lệnh, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lắp tạo ra các
xung đột, không chỉ thế trong khi sử dụng mô hình này có thể gây ra tốn kém, có cơ
cấu phức tạp và không bền vững.
Một ví dụ về một kiểu của mô hình ma trận đó là mô hình tổ chức theo chức năng
kết hợp với mô hình tổ chức theo sản phẩm.
tổ chức theo ma trận trong kỹ thuật(trang 178 giáo trình quản trị học)
III. TÁC DỤNG CỦA VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Sự phát triển của tổ chức
Cơ cấu tổ chức có mối quan hệ rất chặt chẽ đến sự phát triển của tổ chức.Trong
một tổ chức cơ cấu mà gọn nhẹ,phù hợp với yêu cầu của tổ chức thì các nhiệm vụ
được thực hiện một cách nhanh chóng đạt được hiệu quả cao. Các thông tin,nhiệm vụ
từ cấp quản trị cao nhất đến cấp thấp nhất không bị suy diễn, khi đó các chiến lược
của tổ chức sẽ được triển khai rất hiệu quả và như thề tổ chức sẽ ngày một phát
triển.Ngược lại nếu một tổ chức có cơ cấu cồng kềnh, nhiều bộ phận nhiều phân hệ
chồng chéo nhau khi đó sự thực hiện công việc của tổ chức sẽ không có hiệu quả
.Đặc biệt khi tổ chức hoạt động trong những môi trường luôn biến động thì cơ cấu
không hợp lý sẽ là tiền đề đầu tiên cho tổ chức thất bại.
Như vậy một tổ chức muốn tồn tại và ngày một phát triển thì điều đầu tiên và
cũng rất quan trọng là xây dựng cho tổ chức mình một cơ cấu phù hợp, phù hợp cả
bên trong tổ chức và cả môi trường mà tổ chức hoạt động .
2. Quá trình phát triển của đất nước
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức tác động gián tiếp đến sự phát triển của đất nước.Trong một đất
nước nếu tất cả các doanh nghiệp,các tổ chức đều xây dựng cho mình một cơ cấu phù
hợp, thì trong một chừng mực nào đấy các tổ chức này sẽ hoạt động có hiệu quả và
ngày một phát triển.Khi các doanh nghiệp,các tổ chức phát triển thì có nghĩa là nền
kinh tế phát triển và đấy chính là đất nước phát triển.
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
PHẦN II
PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM VIỄN THÔNG
QUỐC TẾ KHU VỰC I
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TRUNG TÂM ẢNH HƯỞNG TỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Quá trình hình thành và phát triển của trung tâm
Trung tâm VTQT khu vực 1 tên giao dịch là INTERNATIONAL TELECOM
CENTER (ITC) là đơn vị kinh tế trực thuộc công ty VTQT(VTI) được thành lập theo
quyết định số 440 ngày 20/8/1990 của tổng cục trưởng tổng cục bưu điện .Trung tâm

VTQT khu vực 1 thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc, có quyền tự chủ kinh doanh
theo phân cấp của giám đốc công ty,có con dấu riêng của dn nhà nước ,chịu trách
nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về mọi hoạt động của trung tâm trong
phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của giám đốc công ty ban hành.
Trung tâm VTQT từ khi thành lập đến nay cùng với công ty VTQT đã đóng góp
một phần rất lớn vào sự phát triển của ngành bưu điện cũng như sự phát triển của đất
nước.Trung tâm đã chứng tỏ được sự lớn mạnh của mình qua sự phát triển ngày một
tăng, cùng với sự xuất hiện của các mạng dịch vụ khác như vietel, s-fone ngày một
nhiều trên thị trường nhưng sản phẩm của trung tâm vẫn được ưu chuộng và sử dụng
rộng rãi.
Ngày nay trung tâm đã có quan hệ với rất nhiều quốc gia trên thế giới, dịch vụ
viễn thông việt nam gần như có mặt khằp thế giới tạo điều kiện cho thông tin liên lạc
giữa kiều bào và đất nước, giữa các ngành kinh tế giao lưu trao đổi với nhau. Hiện
nay trung tâm VTQT có trụ sở tại 98-Hoàng quốc việt .
Trong thời gian tới cùng với sự phát triển của đất nước thì ngành viễn thông nói
chung và trung tâm nói riêng sẽ ngày một tiễn xa hơn nữa, góp phần phát triển của
đất nước.
2. Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
2.1 Chức năng của trung tâm
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Tổ chức quản lý, vận hành khai thác các trang thiết bị có trên mạng lưới, triển
khai các dịch vụ VTQT để kinh doanh và phục vụ theo đúng pháp luật, theo qui
hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển của công ty.
- Đảm bảo thông tin liên lạc trong mọi tình huống phục vụ sự chỉ đạo của các cơ
quan Đảng, chính quyền các cấp, phục vụ yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế-xã
hội của các ngành và nhân dân theo qui định của Nhà nước, tổng công ty và công ty.
- Bảo trì các thiết bị chuyên ngành thông tin liên lạc, kinh doanh vật tư thiết bị
chuyên ngành viễn thông.
Kinh doanh các ngành nghề khác nhau trong phạm vi của công ty giao được Tổng

công ty cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật.
2.2 Nhiệm vụ của Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I là doanh nghiệp hoạch toán phụ thuộc,
kinh doanh và phát triển theo các chỉ tiêu của công ty và tổng công ty giao cho, thực
hiện các chế độ, chính sách và quyền lợi của người lao động theo bộ luật lao động và
các quy định chung. Vì vậy trung tâm phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
-Tập trung mọi nguồn lực để đảm bảo chất lượng mạng lưới, phục vụ công tác
thông tin thông suốt trong mọi điều kiện, mọi thời gian.
-Phối hợp cùng nhau thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo trung tâm hoàn thành các
chỉ tiêu kế hoạch do công ty giao, trên cơ sở chấp hành pháp luật, các quy chế, quy
định của ngành và công ty.
--Động viên cán bộ công nhân viên trong trung tâm không ngừng rèn luyện, trau
dồi kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn nhằm đáp ứng nhiệm vụ trước mắt và lâu dài
theo sự phát triển ngày một tăng của ngành công nghệ và ngành bưu chính –viễn
thông nói chung, trung tâm viễn thông nói riêng.
-Đẩy mạnh công tác kinh doanh của trung tâm, tăng cường công tác tiếp thị,
quảng cáo giới thiệu sản phẩm của trung tâm theo các điều kiện có thể.
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
-Quan hệ tốt với các bưu điện địa phương, các đơn vị trong và ngoài trung tâm,
các phòng ban trong công ty.Tận dụng mọi sự ủng hộ, mọi cơ hội và thiện chí tạo
động lực cho sự thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm.
-Chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên trong đơn
vị, đảm bảo phân phối và đãi ngộ công bằng theo năng suất lao động, công sức đóng
góp cho trung tâm.
3. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm
Như trên ta cũng thấy được rằng trung tâm là một doanh nghiệp nhà nước hạch
toán phụ thuộc và không ngừng phát triển về mặt số lượng lẫn chất lượng trong
những năm qua.Sự phát triển của trung tâm được thể hiện một cách rõ ràng nhất đó là
qua tình hình sản xuất kinh doanh trong một vài năm gần đây.Kết quả sản xuất kinh
doanh của trung tâm qua ba năm 2002-2004 được thể hiện qua bảng sau:

*Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh trong các năm 2002,2003,2004 của trung
tâm viễn thông quốc tế khu vực I
Stt Chỉ tiêu Đơn vị
2003 2004 2005
KH TH % KH TH % KH TH %
1 Tổng vốn
đầu tư
tỉ đồng 17 17,1 100,
6
21 18 85,7 31 33 106,5
2 D thu tỉ đồng 90 93 103,
3
93 91 98 94 96 102,1
3 SLCBCNV Người 457 457 100 465 465 100 474 474 100
4 NSLĐBQ tđ/ ng 0,19 0,20
3
0,2 0,19
6
0,19
8
0,20
2
5 TLBQ/th Trđ 3,2 3,5 109,
4
3,5 3,7 105,
7
3,7 3,9 105,4
Nguồn: Báo cáo nhân sự năm 2003-2005 của phòng TC-CB trung tâm viễn thông
quốc tế khu vực I
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng tình hình sản xuất kinh doanh của

trung tâm là rất tốt, tuy có một vài biến động giữa các năm như năm 2004 so với
2003 thì doanh thu có giảm đi, sự giảm này nguyên nhân chủ yếu là do bên ngoài, đó
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
là sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp với nhau đặc biệt là sự ra
đời của mạng viễn thông quân đội, mạng viễn thông điện lực. chính điều này làm cho
một phần doanh thu của trung tâm giảm đi. Tuy nhiên với một bộ máy tổ chức khá ăn
ý cùng với sự lãnh đạo của ban giám đốc trung tâm đã đưa trung tâm phát triển ngày
một hơn nữa, điều này được khẳng định qua doanh thu năm 2005 của trung tâm.
Ngoài ra qua tổng vốn đầu tư của trung tâm và qua tiền lương bình quân của cán
bộ công nhân viên trong trung tâm càng làm cho ta khẳng định sự hoạt động có hiệu
quả của trung tâm trong thời gian vừa qua và khả năng trong tương lai.Tiền lương
bình quân của trung tâm như trên thuộc vào dạng khá cao so với các doanh nghiệp
khác cùng ngành và khác ngành. Do đó nhìn vào bảng trên ta thấy rằng khả năng hoạt
động của trung tâm trong thời gian tới là rất tốt, ngày một càng phát triển.
Như vậy qua kết quả sản lượng của trung tâm qua ba năm qua ta thấy rằng hoạt
động sản xuất kinh doanh ngày một phát triển, ngày một nâng cấp các trang thiết bị ở
trung tâm làm cho trình độ công nghệ về máy móc kỹ thuật ngày một tân tiến. Trung
tâm hoạt động ngày một hiệu quả thể hiện qua sự tăng trưởng của doanh thu tăng
mạnh hơn tổng vốn đầu tư. Chính vì như vậy, nên ta có thể thấy được tương lai không
xa của trung tâm là sự phát triển mạnh mẽ, có vị thế mạnh trên thể giới và đứng đầu
trong ngành viễn thông so với các trung tâm khác
4. Tình hình về lao động của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
Tình hình lao động của trung tâm được thể hiện rõ nhất qua quy mô lao động và
trình độ của người lao động ,điều này được thể hiện rõ qua sơ đồ sau:
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
*Bảng 2: Quy mô lao động và trình độ lao động tại Trung tâm
TT Đơn vị
Số lượng
Trong đó

Nam Nữ ĐH
1 Ban giám đốc 4 3 1
2 Phòng TC-HC 36 26 10
3 Phòng KT-TC 11 2 9
4 Phòng KT-NV 10 6 4
5 Phòng KH-VT 13 12 1
6 Phòng KD-TT 38 22 16
7 Xưởng
SCTBHT
73 72 1
8 Đài khai thác 232 8 224 168
9 Đái GMS 73 48 25
10 Tổng số 490 199 291 301
11 Tỷ lệ % 100 40,61 59,39 61,43
Nguồn : Báo cáo nhân sự năm 2003 của phòng TC-HC tại trung tâm VTQT khu vực
I
Nhân xét:
Thứ nhất về quy mô lao động tại trung tâm: Từ bảng trên ta thấy năm 2003 toàn
bộ lao động tại trung tâm là 490 người, trong đó nam có 199 người tương đương với
40,61% và lao động nữ là 291 người tương đương với 59,39 %.Như vậy từ đây ta thất
rằng tỉ lệ nam và nữ ở trung tâm là tương đương nhau, điều này chứng tỏ phân công
lao động theo giới ở trung tâm là hợp lý.Tuy nhiên xét ở từng góc độ một chẳng hạn
như về lao động quản lý ở trung tâm ta thấy rằng: Lao động quản lý ở trung tâm là 87
người trong đó lao động nữ chiếm 41,38% tổng số lao động quản lý ở trung tâm, lao
động nam chiếm 58,62%. Như vậy lao động quản lý ở trung tâm nam nhiều hơn nữ
một ít nhưng tỉ lệ này không đáng kể, từ đây có thể cho rằng trung tâm đã có chính
sách nhân lực không phân biệt giới tính miễn là làm được việc. Qua việc bố trí nhân
lực về giới khá hợp lý như trên nên trung tâm ngày một phát huy được mọi khả năng
của mọi người từng bước đưa trung tâm phát triển đi lên.
Thứ hai theo trình độ chuyên môn:

16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng trình độ chuyên môn của trung tâm như sau.
Đại học có 301 người chiếm tỷ lệ 61,43%,cao đẳng có 51 người chiếm 10,41%, trung
cấp có 32 người chiếm 6,53%, công nhân có 106 người chiếm 21,63%.Như vậy trong
trung tâm trình độ của người lao động ở đây chủ yếu là đại học, chiếm một tỷ lệ khá
cao chứng tỏ trung tâm rất có triển vọng về chất lượng nhân lực ở trung tâm.Mặt khác
qua bảng trên ta cũng thấy rằng lao động quản lý ở trung tâm chủ yếu là đại học có 64
người chiếm 73,56%, cao đẳng là 13 người chiếm 14,94%,trung cấp 7 người chiếm
8,05%,sơ cấp là 3người chiếm 3,54%.Như vậy trình độ quản lý ở trung tâm là rất cao
nên rất có khả năng dẫn dắt các thành viên trong trung tâm đi lên.Tuy nhiên muốn
trung tâm ngày một phát triển hơn nữa thì lao động quản lý sẽ ngày một hạn chế trình
độ công nhân và trung cấp.
5. Những đặc điểm về tổ chức hoạt động của trung tâm hiện nay
Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán
phụ thuộc. Trung tâm có quyền chủ động tổ chức quản lý hoạt động, sử dụng hiệu
quả vốn, tài sản các nguồn lực theo sự phân cấp của công ty.
Sản phẩm chính của trung tâm chủ yếu về các dịch vụ viễn thông quốc tế, chẳng
hạn như điện thoại gọi số quốc tế hoặc điện thoại quay trực tiếp quốc tế IDD ….
Hiện nay địa bàn hoạt động của trung tâm rất rộng không những các quốc gia
trong khu vực mà ngày một mở rộng địa bàn ra ngoài khu vực và các nước trên thế
giới.Trung tâm đang có nhiều chủ trương tạo mối quan hệ mở rộng phạm vi trên khắp
thế giới, góp phần vào việc phát triển đất nước.Hiện tại trung tâm đang hoạt động tại
97 Hoàng quốc việt.
Từ đặc điểm về tổ chức hoạt động của trung tâm như hiện nay ta thấy rằng trung
tâm có một bộ máy hoạt động khá hài hoà, ăn í, lao động trong trung tâm có trình độ
cao, cách thức tổ chức mang tính khoa học. Với một doanh nghiệp hoạt động phụ
thuộc như hiện nay trung tâm sẽ ngày một đem lại sự phát triển cho công ty, cho toàn
ngành viễn thông.
II. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM VIỄN THÔNG

QUỐC TẾ KHU VỰC I
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
1. Cơ cấu tổ chức của trung tâm
Cơ cấu tổ chức của trung tâm hiện nay được bố trí sắp xếp theo sơ đồ sau:
Từ sơ đồ trên ta thấy rằng cơ cấu tổ chức của trung tâm là theo trực tuyến chức
năng, giám đốc trung tâm là người điều hành hoạt động chính, là người chỉ đạo trực
tiếp đến các phó giám đốc và các phòng ban chức năng.Các phòng ban riêng biệt sẽ
thực hiện những chuyên môn của mình sâu hơn do đó công việc sẽ không chồng chéo
lẫn nhau, các trưởng phòng sẽ dễ nắm bắt tình hình thực hiện của các nhân viên trong
phòng tạo điều kiện cho việc quản lý nhân viên một cách tối ưu nhất. Tuy nhiên khi
sử dụng cơ cấu này trung tâm sẽ gặp một số khó khăn như sau: Khi trung tâm có các
chỉ tiêu và chiến lược do sự phân cấp của công ty thì dễ dàng xảy ra mâu thuẫn giữa
các phòng ban chức năng, nếu vấn đề văn hoá trong trung tâm không được tốt có
nghĩa là mối quan hệ giữa các phòng ban không được tốt lắm thì khi đó việc thực
hiện những nhiệm vụ mang tính kết hợp sẽ không cho hiệu quả cao. Và trách nhiệm
cuối cùng sẽ đổ về người lãnh đạo cao nhất bởi lẽ không phòng nào sẽ nhận trách
nhiệm về mình.
Từ sơ đồ trên ta cũng thấy rằng Giám đốc trung tâm do tổng giám đỗ công ty bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Tổng công ty, Giám đốc
là người đại diện pháp nhân của trung tâm, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty
và pháp luật về quản lý, điều hành mọi hoạt động của trung tâm, giám đốc là người
có quyền quản lý, điều hành cao nhất của trung tâm.
-Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành một số lĩnh vực hoạt
động của trung tâm theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc
và pháp luật.
Tổ chức bộ máy của trung tâm.
-Phòng Tổ chức-Hành chính(có tổ lái xe trực thuộc)
-phòng kế toán-Thống kê-Tài chính
-phòng Kế hoạch-Nghiệp vụ
-phòng kế hoạch-Vật tư

18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-phòng kinh doanh-Tiếp thị (chi nhánh dịch vụ khách hàng)
-Đài GSM
-Xưởng bảo dưỡng sửa chữa thiết bị hệ thống
Các phòng, đài, xưởng trên đều có trưởng phòng, trưởng đài, trưởng xưởng phụ
trách và có thể có cấp phó giúp việc.
2. Nguyên tắc tổ chức các bộ phận
Từ sơ đồ trên ta thấy rằng các bộ phận trong trung tâm được tổ chức theo những
nguyên tắc sau:
-Nguyên tắc xác định theo chức năng
-Nguyên tắc bậc thang
Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
3. Yêu cầu đối với trung tâm
Trung tâm viễn thông quốc tế xây dựng cơ cấu tổ chức dựa trên các yêu cầu sau
đây:
-Tính mục tiêu: Trung tâm xây dựng cơ cấu với mục tiêu là hoàn thành các chỉ
tiêu do công ty giao một cách suất sắc nhất đem lại hiệu quả cao cho trung tâm và
công ty
-Tính hiệu quả:
-Tính tin cậy
-Tính linh hoạt
-Tính tối ưu
4. Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống tổ chức
* Chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc Trung tâm
Giám đốc trung tâm là người chịu trách nhiệm chung trong các lĩnh vực hoạt động
của trung tâm, quản lý các bộ phận, phòng ban chức năng thông qua phó giám đốc và
các trưởng phòng, phó phòng. Đây cũng là một hạn chế ở trung tâm bởi lẽ giám đốc
là người quản lý ở tầm vĩ mô là đúng nhưng nếu cứ ở tầm vĩ mô thì rất dễ có một số
quyết định xa rời thực tế.Mặt khác những thông tin qua các cấp trung gian đôi khi bị

SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
sai lệch so với thực tế do đó giám đốc nên trực tiếp quản lý một số mảng công việc
quan trọng như công tác tổ chức, công tác tài chính….
*Chức năng, nhiệm vụ của phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực
hoạt động của trung tâm theo sự phân công của giám đốc, là người thay thế các quyết
định khi giám đốc vắng mặt. Khi được uỷ quyền thay thế thì phó giám đốc có nghĩa
vụ , trách nhiệm và quyền hạn như giám đốc.
Ban giám đốc của trung tâm được phân nhiệm vụ như trên là hết sức rõ ràng, mỗi
người đảm nhận một mảng công việc .Điều này tạo điều kiện cho việc quản lý điều
hành các hoạt động của trung tâm hết sức thuận lợi.Tuy nhiên ta cũng thấy rằng từ sơ
đồ trên thì phó giám đốc kỹ thuật đang đảm nhận một số công việc rất lớn trong khi
đó phó giám đốc kinh doanh đang đảm nhận với khối lượng công việc quá ít.Từ đây
ta có thể chuyển một số công việc của bên phó giám đốc kỹ thuật sang cho phó giám
đốc kinh doanh.Không chỉ thế giám đốc trung tâm có thể chỉ đạo một số công việc
luôn mà không cần qua phó giám đốc đó là công tác tổ chức và công tác tài chính, sẽ
không có phó giám đốc nội chính nữa.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổ chức-hành chính
Phòng TC-HC hiện nay đang đảm nhận một khối lượng công việc quá lớn so với
nhân viên trong phòng đảm nhận, chức năng nhiệm vụ của các mảng công việc chồng
chéo lên nhau.Tuy nhiên phòng cũng thực hiện một số mảng công việc rất tốt như
công tác tính lương cho các nhân viên trong trung tâm, vấn đề bảo hộ lao động và vấn
đề bảo hiểm xã hội.Ngoài ra còn một số mảng còn chưa thực hiện đầy đủ theo quy
định bằng văn bản của trung tâm .Ví dụ như công tác tổ chức và định mức lao động
chưa có người đảm nhận và cũng chưa được quan tâm một cách thích đáng, hàng năm
phòng TC-HC đưa mẫu bản mô tả công việc đến các phòng ban trong trung tâm để
các CBCNV kê khai các công việc mà họ thực hiện, thời gian để thực hiện công việc
đó.Như vậy hoàn toàn do ý kiến chủ quan của người thực hiện không theo căn cứ
khoa học, mà đưa lên trên công ty để làm căn cứ định mức, cho nên dễ đưa đến hiện
tượng là định mức luôn thấp hơn so với thực tế mà người lao động thực hiện nên hiệu

20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
quả công việc không cao.Mặt khác công tác đào tạo cho CBCNV trong trung tâm
cũng chưa được thực hiện đầy đủ, không có kế hoạch đào tạo một cách cụ thể, cán bộ
được đào tạo phần lớn là do nhu cầu cá nhân làm đơn xin được đi học chứ không phải
vì thực tế hiệu quả công việc.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính-thống kê-kế toán
Hiện nay các chức năng nhiệm vụ mà phòng này đang đảm nhận không nhiều, các
chức năng nhiệm vụ trong phòng không được chia rõ ràng cho cán bộ công nhân
viên. Cụ thể là trong phòng hiện nay có 11người mà nhiệm vụ lại phân công chung
cho cả phòng và để trưởng phòng phân công cụ thể cho các nhân viên đôi nhiệm vụ
không rõ ràng, dẫn đến người này đùn đẩy công việc cho người kia, không ai chịu
trách nhiệm cho công việc.Như vậy phòng kế toán-thống kê-tài chính cần có sự phân
công chức năng nhiệm vụ rõ ràng hơn, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người từ
đây tạo điều kiện cho chất lượng công việc được thực hiện tốt hơn và điều quan trọng
là khi có sự bất trắc thì sẽ không đổ trách nhiệm được cho ai.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng kỹ thuật-nghiệp vụ
Phòng này có các chức năng, nhiệm vụ được phân công khá rõ ràng cho cán nhân
viên trong phòng, các nhiệm vụ của phòng do ban giám đốc quy định cho phòng bằng
văn bản cụ thể và bộ phận lãnh đạo của phòng đã hoàn thành tốt công việc có hiệu
quả.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch-vật tư
Trong văn bản quy định của trung tâm thì phòng này phải lập ra các kế hoạch cụ
thể cho trung tâm nhưng phòng thực sự vẫn chưa thực hiện được.Hiện nay phòng chỉ
thực hiện công việc triển khai kế hoạch, theo dõi thực hiện kế hoạch của trung tâm do
công ty đưa xuống. Như vậy phòng này cần phải phát huy hơn nữa tiềm lực trong
phòng để công tác kế hoạch thực sự trở thành đòn bẩy thúc đẩy công tác kinh doanh
có hiệu quả.
* Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh tiếp thị
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B

Phòng hiện nay thực hiện các nhiệm vụ do trung tâm giao cho rất tốt, bây giờ
phòng lại quản lý thêm bộ phận bán hàng được tiếp nhận từ các bưu điện tỉnh
thành.Như vậy công việc của phòng bây giờ là rất nhiều đặc biệt là cán bộ quản lý
đang còn thừa cần phải có cách giải quyết đối với số cán bộ này tạo điều kiện tinh
giảm nhân lực tránh tình trạng chồng chéo gây ức chế cho người bị quản lý.Mặt khác
ta thấy rằng có thể không cần có thêm bộ phận bán hàng mà có thể qua các kênh phân
phối sản phẩm thông qua các đại lý hay của hàng để họ bản sản phẩm và trung tâm
chỉ quản lý khâu giao sản phẩm ban đầu. Khi làm theo cách này có thể lợi nhuận đem
lại không bằng lập bộ phận bán hàng nhưng sẽ giảm được một chi phí đáng kể về tiền
lương cho lao động trong bộ phận này.Và bộ máy quản lý của phòng này nói chung
và trung tâm nói riêng cung được gọn nhẹ, đỡ cồng kềnh.
III. CƠ CẤU LAO ĐỘNG TRONG CÁC BỘ PHẬN CỦA TRUNG TÂM
Trong trung tâm chất lượng nguồn nhân lực đựoc phản ánh thông qua cơ cấu lao
động trong các bộ phận.Cơ cấu lao động trong trung tâm được phân theo chức năng
thực hiện công việc, theo trình độ chuyên môn, theo trình độ lành nghề.
1. Cơ cấu lao động theo chức năng
Hiện nay lao động trong trung tâm đựơc phân theo các chức năng sau:
-Lao động quản lý kỹ thuật gồm phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật, các kỹ sư,
nhân viên kỹ thuật
-Lao động quản lý kinh tế gồm phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng, trưởng
hoặc phó phòng ban chức năng như phòng lao động tiền lương, phòng kế hoạch,
thống kê, tài chính…
-Nhân viên phục vụ
-Công nhân bao gồm công nhân chính và công nhân phụ
Khi trung tâm phân lao động theo các chức năng trên sẽ giúp cho trung tâm phân
loại lao động tạo điều kiện cho việc đánh giá kết quả công việc của từng loại lao
động.Từ đây có thể sắp xếp bố trí các phòng ban theo đúng chức năng, nhiệm vụ tạo
điều kiện cho sự thực hiện công việc được dễ dàng. Không những thế khi phân theo
chức năng trên ta có thể biết được lao động của từng bộ phận qua các năm để từ đó có
22

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chế độ cho việc đào tạo, thuyên chuyển cán bộ.Sau đây là cơ cấu lao động theo chức
năng của trung tâm qua ba năm :
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Bảng 3: Cơ cấu lao động theo chức năng
Đơn vị : người
Stt Chỉ tiêu
2003 2004 2005
SL % SL % SL %
1 NV QLKT 49 10,72 49 10,11 51 10,76
2 NV QLK.TH 235 51,42 240 51,61 241 50,84
3 CN chính 130 28,45 132 28,39 132 27,85
4 CN phụ 15 3,28 16 3,44 20 4,21
5 NV phục vụ 28 6,13 30 6,45 30 6,34
6 Tổng 457 100 465 100 474 100
Nguồn : Báo cáo nhân sự năm 2003-2005 của phòng TC-CB tại trung tâm VTQT
khu vực I
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng cơ cấu lao động theo chức năng của trung tâm
qua các năm thay đổi không đáng kể.Qua các năm nhân viên quản lý kinh tế hầu như
không thay đổi, năm 2004 so với năm 2005 thay đổi có hai người từ 49 người chiếm
10,11% năm 2004 đến 51 người chiếm 10,76 năm 2005. Nhân viên quản lý kỹ thuật
cũng có sự thay đổi qua các năm, năm 2003 so với năm 2005 tăng thêm 6 người, từ
235 người năm 2003 đến 241 người năm 2005. Sự thay đổi này chủ yếu do sự thay
đổi của nhân viên kỹ thuật còn cán bộ quản lý hầu như không thay đổi gì. Chính điều
này cho thấy trung tâm đã có chính sách rất tốt trong việc sự dụng nguồn nhân lực, đó
là tích cực tăng lao động trực tiếp và giảm lao động gián tiếp đến mức có thể. Công
nhân chính năm 2004 có 132 người tăng 2 người so với năm 2003, năm 2005 so với
2004 không có sự thay đổi về công nhân chính, trong khi đó công nhân phụ và công
nhân phục vụ ngày càng tăng với tỷ lệ thấp. Điều này cho thấy cơ cấu giữa công nhân
chính và công nhân phụ như trên là tương đối hợp lý. Tuy nhiên cũng cần phải thay

đổi cơ cấu sao cho gọn nhẹ, giảm bớt công nhân và tăng những người có trình độ cao
vào làm cho trung tâm. Hiện nay do sự đòi hỏi của ngành cũng như của ngành kinh tế
mà trung tâm ngày một phát triển hơn nữa, trong đó phải tăng cường nâng cao trình
độ của các nhân viên đồng thời phải xây dựng một cơ cấu chức năng hợp lý, chính
điều này làm nòng cốt cho sự phát triển của trung tâm.
Mặt khác ta cũng biết rằng một cơ cấu hợp lý khi cán bộ quản lý gián tiếp giảm ở
mức tối thiểu, tăng lao động sản xuất trức tiếp . Với một cơ cấu như trên ta thấy rằng
có 4 cán bộ lãnh đạo là nhiều so với một trung tâm có số lượng người như trên.
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Không những thế cơ cấu lao động giữa các loại lao động trên có vẻ chưa hợp lý cho
lắm. Theo tôi để có thể phát huy hoạt động của trung tâm tốt hơn nữa ta nên giảm cán
bộ quản lý một ít và tăng nhân viên kỹ thuật, cần tăng nhân viên kinh tế ở một số
phòng ban có quá nhiều công viếc và cũng giảm một số nhân viên ở một vài phòng
ban có quá nhiều người cùng thực hiện một mảng công việc như nhau.
Như vậy qua bảng cơ cấu lao động theo chức năng như trên ta thấy rằng nhìn
chung trung tâm có một cơ cấu lao động theo chức năng tương đối hợp lý, tuy có một
vài bất hợp lý nhưng điều này có thể khắc phục được. Với một cơ cấu như trên cùng
với một vài điều chỉnh ở các bộ phận trong tương lai không xa trung tâm sẽ có một cơ
cấu hợp lý có khao học giữa các phòng ban. Tạo điền đề cho sự phát triển của trung
tâm ngày một lớn mạnh.
2. Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn/kỹ thuật
Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn kỹ thuật ở trung tâm viễn thông quốc tế
khu vực I được thể hiện qua sơ đồ sau:
Bảng 4: Cơ cấu lao động theo chuyên môn kỹ thuật của trung tâm VTQT KVI
Đơn vị : người/ngành
Ngành nghề 2003 % 2004 % 2005 %
Kinh tế lao động 4 2,3 4 2,14 4 2,06
Kế toán 6 3,45 6 3,21 7 3,61
Tài chính 3 1,72 2 1,07 2 1,03

Thống kê 2 1,15 2 1,07 2 1,03
Marketting 10 5,75 11 5,88 11 5,67
Kế hoạch 14 8,05 12 6,42 13 6,7
Điện tử viễn
thông
135 77,58 150 80,21 155 79,9
Tổng 174 100 187 100 194 100
Nguồn : Báo cáo nhân sự năm 2003-2005 của phòng TC-CB trung tâm VTQT khu
vực I
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng ngành nghề trong trung tâm là khá đa dạng,
trong đó ngành điện tử viễn thông có số lượng người nhiều nhất trong các ngành và
không ngừng tăng qua các năm. Năm 2003 có 135 người chiếm 77,58% trong tổng số
lao động đến năm 2004 có 150 người chiếm 80,21% trong tổng số lao động, đến năm
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B