Bài giảng xử lý dữ liệu trong microsoft excel đoàn thị quế

XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG
MICROSOFT EXCEL
Giảng viên: ðoàn Thị Quế
Khoa Công nghệ thông tin
ðại học Sư Phạm Hà Nội


MỤC TIÊU
Tạo và ñịnh dạng ñược bảng tính
Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu ñô
Tính toán tự ñộng theo công thức và sử dụng
ñược các hàm nhằm mục ñích xử lý dữ liệu: tìm
kiếm, thống kê, sắp xếp, lọc

03/05/2012

2

FIT.HNUE


NỘI DUNG
Chương 5: Cơ bản về bảng tính Excel
1. Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Phân loại và nhập dữ liệu
3. Nhập công thức và các hàm ñơn giản
4. Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu ñô
5. ðịnh dạng và in ấn
Chương 6: Xử lý dữ liệu trên bảng tính Excel
1. Cơ sơ dư liệu trên bảng tính Excel
2. Tìm kiếm thông tin

3. Sắp xếp và lọc dữ liệu
4. Một số kịch bản về xử lý dữ liệu
03/05/2012

3

FIT.HNUE


Chương 5: Cơ bản về bảng tính Excel
1.
2.
3.
4.
5.

03/05/2012

Một số khái niệm và thao tác cơ bản
Phân loại và nhập dữ liệu
Nhập công thức và các hàm ñơn giản
Trực quan hóa dữ liệu bằng ñồ thị
ðịnh dạng và in ấn

4

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác

cơ bản

1. Màn hình giao diện
Thanh công
thức
(Formula bar)

Nút chọn
cả Sheet

Tên cột
Số thứ tự
hàng

Nút
chuyển tới
bảng tính

03/05/2012

Ô (Cell)

Bảng tính
hiện tại

5

FIT.HNUE

5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Một số khái niệm cơ bản
Workbook = Tệp bảng tính, gồm 255 sheet
Sheet = Bảng tính (trang tính)
Mỗi bảng tính = 256 cột x 65536 dòng
Cột (Column): A, B, C ..(256)
Hàng (row): 1, 2, 3, .. (từ hàng 1 tới hàng 65536)
Ô (Cell): A1, C3, …
Vùng bảng tính (Block): Tập hợp các ô kề nhau tạo thành hình
chữ nhật
Tọa ñô vùng: <ô ñầu>:< ô cuối>, ví dụ B2:D4

03/05/2012

6

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
Các thao tác quản lý tệp bảng tính (workbook): mở tệp
mới, lưu tệp, lưu tệp với tên khác, mở tệp ñã lưu, ñóng
tệp
Các thao tác với trang tính (sheet):
Mở một Sheet mới
ðổi tên Sheet
Di chuyển Sheet

03/05/2012

7

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
Các thao tác trên ô, hàng, cột
Thay ñổi kích thước hàng, cột
Chèn hàng, cột
Xóa hàng, cột
Ẩn, hiện hàng, cột
Xóa dữ liệu
Khôi phục lại dữ liệu
Sao chép dữ liệu
Di chuyển dữ liệu

03/05/2012

8

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
ðịnh dạng font: Cho toàn bô bảng tính, cho một vùng
tính
Chọn Format\Cells

Kiểu
chư
Font
chư
Cơ chư

Màu
chư

03/05/2012

9

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
Các dạng căn biên: trái, giữa, phải, hướng chư, hòa
nhập các ô

Căn theo
chiều ngang

Căn theo
chiều dọc

Hòa nhập ô

03/05/2012

10

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
Ke bảng tính: ðịnh dạng ñường viền, ñường ke cho các
ô
Chọn kiểu
ñịnh dạng có
sẵn

Chọn kiểu
ñường viền

Kẻ theo ý
muốn

03/05/2012

11

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
Màu nền của ô:

Chọn
màu nền

03/05/2012

12

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
Bảo vê các bảng tính:
Bảo vê Workbook:
C1: Tools\Option\Security → Nhập Password
C2: File\Save as

03/05/2012

13

FIT.HNUE


5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản
2. Các thao tác cơ bản
Bảo vê các bảng tính:
Bảo vê Sheet:
• Chọn Sheet cần bảo vê

• Tools\Protection\Protect Sheet→ Nhập Password

03/05/2012

14

FIT.HNUE


5.2 Phân loại và nhập dữ liệu
1) Các kiểu dữ liệu
2) Nhập dữ liệu

03/05/2012

15

FIT.HNUE


1.Các kiểu dữ liệu
a)
b)
c)
d)

Dạng chuỗi (Text)
Dạng số (Number)
Dạng công thức (Formula)
Dạng Ngày (Date), thời gian (Time)

03/05/2012

16

FIT.HNUE


1.Các kiểu dữ liệu
a) Dạng chuỗi (Text)
Bao gồm: các ký tự a-z, A-Z, các số 0-9, các ký tự
ñặc biệt như: (, ), [, {, ….
Không tham gia tính toán
Nếu là số hết: phải bắt ñầu bằng dấu nháy ñơn (‘)
và không có giá trị tính toán
Theo mặc ñịnh, dữ liệu dạng chuỗi ñược căn sang
trái ô.
b) Dạng số (Number)
ðầu tiên là các số từ 0 ñến 9, các dấu : +,-,.,/,$
Có khả năng tính toán
Căn sang bên phải ô
03/05/2012

17

FIT.HNUE


1.Các kiểu dữ liệu
c)

Dạng công thức (Formula)
Bắt ñầu là dấu = hoặc +, sau ñến biểu thức tính toán hay hàm viết
theo quy ñịnh của excel
Thành phần của một công thức có thê gồm: sô, chuỗi (phải ñược
ñặt trong cặp ngoặc kép), tọa ñô ô, tên vùng, các toán tư, các loại
hàm
Dữ liệu nhập vào ô sẽ sát phải nếu kết quả tính là số, sát trái nếu
kết quả tính là văn bản
Các toán tư sư dụng trong công thức:
Toán tử số:
Bao gồm các phép tính sau : +, -, *, /, ^, %
Thứ tự ưu tiên của các phép tính :
lũy thừa → nhân, chia→ cộng, trừ
Toán tử chuỗi: &
Nối chuỗi = “Lịch” & “sử” = Lịch sử
Toán tử so sánh:
Gồm : =, <> (không bằng), >, >=, <, <=
Kết quả : ðúng hoặc sai

03/05/2012

18

FIT.HNUE


1.Các kiểu dữ liệu
d) Dạng Ngày (Date), thời gian (Time)
Là một dạng ñặc biệt của dữ liệu số

Có 2 dạng chính:
Kiểu Anh, Mỹ: mm/dd/yyyy. Ví dụ: 08/25/2002
Kiểu Pháp, Việt: dd/mm/yyyy. Ví dụ: 25/08/2002

Dữ liệu sau khi nhập nếu hợp lệ thì ñược căn phải,
ngược lại thì canh trái và trả về dữ liệu kiểu chuỗi

03/05/2012

19

FIT.HNUE


2.Nhập dữ liệu
a) Cách nhập dữ liệu:
ðưa con trỏ về ô cần thiết
Nhập dữ liệu theo loại dạng thức
ðể kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các
cách sau :
Ấn phím Enter
Ấn các phím mũi tên: ↑, ↓, ←, →
Chọn nút
(màu xanh lá cây) trên thanh công thức
Trỏ chuột vào ô cần tới

03/05/2012

20

FIT.HNUE


2.Nhập dữ liệu
a) Cách nhập dữ liệu: (tiếp)
ðê hạn chê nhập sai dư liệu → ñặt ñiều kiện cho dư liệu
Các bước:
B1: Chọn vùng ô cần nhập
B2: Chọn Data\Validation → Xuất hiện hộp thoại
Data\Validation
B3: Chọn Settings → Chọn kiểu dư liệu, vùng gia trị

03/05/2012

21

FIT.HNUE


2.Nhập dữ liệu
b) ðiền dãy số có quy luật:
*Cách 1:
Gõ giá trị ñầu vào ô thứ nhất
Gõ giá trị thứ hai vào ô thứ hai
ðánh dấu khối ô gồm 2 ô trên,sau ñó di chuyển chuột ñến góc
dưới bên phải của ô khi con trỏ thành dấu + thì rê chuột ñi ñến các
ô tiếp theo
*Cách 2:
Gõ giá trị ñầu vào ô ñầu tiên và 1 tay giữ phím Ctrl một tay di
chuyển chuột ở chỗ ñiền làm xuất hiện dấu + thì kéo thả chuột

*Cách 3:
Gõ gia trị sô bắt ñầu vào ô ñầu tiên
Chọn ô ñầu tiên
Sư dụng lệnh Edit/Fill/Series
03/05/2012

22

FIT.HNUE


2.Nhập dữ liệu
c) Sửa dữ liệu: F2, Double click, on Formula
d) Nhập chu thích cho một ô:
Chọn ô→ nháy phải chuột→ chọn Insert comment →nhập
chu thích

03/05/2012

23

FIT.HNUE


2.Nhập dữ liệu
Ví dụ

03/05/2012

24

FIT.HNUE


5.3 Nhập công thức và các
hàm ñơn giản
1)
2)
3)
4)

Các khái niệm
Quy tắc sư dụng hàm
Cách nhập hàm
Các hàm ñơn giản trong Excel

03/05/2012

25

FIT.HNUE