Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1 phần 1 ứng dụng excel trong kế toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1
Phần 1: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN
Số đơn vị học trình: 3

Mục tiêu của môn học:
Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức xử lý công
tác kế toán trên phần mềm Excel.
Cung cấp kiến thức căn bản về hệ quản trị cơ sở dữ
liệu và tổ chức dữ liệu kế toán.


Một số hàm bổ sung
COUNTA(value1,value2,...)
Đếm số giá trị số và chuỗi kể cả giá trị trống
COUNTIF(range,criteria)
Đếm theo điều kiện
ROW(reference)
Trả về số thứ tự dòng của ô tham chiếu
ROW(B4) = 4
ROW()
Trả về số thứ tự dòng của ô hiện hành
BT_CB.xls


Một số hàm bổ sung
COLUMN(reference)
Trả về số thứ tự cột của ô tham chiếu
COLUMN(B4) = 2
COLUMN()
Trả về số thứ tự cột của ô hiện hành
ADDRESS(row_num, col_num)

Trả về chuỗi địa chỉ tuyệt đối của ô theo thứ tự dòng,
thứ tự cột chỉ định.
ADDRESS( 4, 2 )
= $B$4
“Sheet1!”&ADDRESS( 4, 2 )
= Sheet1!$B$4
BT_CB.xls


Một số hàm bổ sung
INDIRECT(ref_text)
Trả về địa chỉ thực sự của một chuỗi chứa địa chỉ.
INDIRECT(ADDRESS( 4, 2 ))
Trả về giá trị ô B4 của Sheet hiện hành . = $B$4
INDIRECT(“Sheet1!”&ADDRESS(3, 3))
Trả về giá trị ô C3 của Sheet1. = Sheet1!$C$3
SUM(INDIRECT(ADDRESS(3,3)&”:”&ADDRESS(6,3)))

Trả về Tổng giá trị của dãy ô C3:C6 , =SUM($C$3:$C$6)


Một số hàm bổ sung
INDEX(array,row_num,column_num)
Trả về giá trị của ô tại dòng và cột trong bảng tra
INDEX(A1:D5,2,3)
Trả về giá trị của ô C2 = 70
INDEX($B$2:$D$5,2,3)
Trả về giá trị của ô D3 = 120
A
1

B

C

D

SP1

SP2

SP3

2

CH1

60

70

80

3

CH2

100

110

120

4

CH3

140

150

160

5

CH4

180

190

200


Một số hàm bổ sung
MATCH(lookup_value,lookup_array,0)
Dò tìm chính xác Số thứ tự của giá trị dò tìm trong dãy
giá trị chỉ định. Nếu tìm không thấy sẽ báo lỗi #NA
A

MATCH(CH3,A1:A5,0) = 4
MATCH(CH3,C1:C5,0) = #N/A

1

B

C

D

SP1

SP2

SP3

2

CH1

60

70

80

3

CH2

100

110

120

4

CH3

140

150

160

5
CH4 180 190 200
ISNA(value)
Trả về giá trị TRUE nếu gặp lỗi #N/A, ngược lại trả về FALSE.
ISNA(MATCH(CH3,A1:A5,0)) = FALSE
ISNA(MATCH(CH3,C1:C5,0)) = TRUE


Một số hàm bổ sung
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,0)
Trả về giá trị trong bảng dò tìm ở dòng có giá trị dò tìm
và theo cột chỉ định.
VLOOKUP(“CH2”,A1:D5,2,0) = 100

VLOOKUP(“CH2”,B1:D5,2,0) = #NA
A
1

B

C

D

SP1

SP2

SP3

2

CH1

60

70

80

3

CH2

100

110

120

4

CH3

140

150

160

5

CH4

180

190

200


II. Một số hàm bổ sung
MOD(N,d)
Trả về số dư của N/d

MOD(7,2) = 1
LEFT(text,n) : Lấy bên trái n ký tự
LEN(Text) : Đếm số ký tự
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
IF( Thực hành nhiều, kết quả tốt, kết quả xấu)
MAX( N, 0 ) = IF( N>0, N, 0 )
MIN( N, 0 ) = IF( N>0, 0, N )


II. Một số hàm bổ sung
SUM(value1,value2,...): Tổng cộng
SUMIF(range,criteria,sum_range) : Tổng có điều kiện
SUM(IF(logic…1,1,0)*IF(logic…2,1,0)*sum_range)
Hàm SUM Mãng, tính tổng có 2 điều kiện trở lên. Khi kết
thúc lệnh phải bấm Ctrl+Shift+Enter
{=SUM(…
)}
SUM((logical_test1)*(logical_test2)*sum_range)


Tổ chức tập tin dữ liệu:
Sổ sách kế toán được xây dựng theo hình thức Nhật
ký chung. Các hình thức kế toán khác Sinh viên tự nghiên
cứu
Kỳ kế toán
Là thời kỳ ghi mhận nghiệp vụ phát sinh được
tổ chức theo Quí. Nếu dữ liệu của doanh nghiệp khá lớn, có
thể tổ chức kỳ kế toán là tháng
Kỳ báo cáo
Là thời kỳ lập Sổ sách và báo cáo kế toán, có thể thay

đổi theo yêu cầu báo cáo
Tập tin thực hành được tổ chức theo kỳ kế toán là
Quí 1, kỳ báo cáo có thể là tháng 1, tháng 2, cả quí 1…


Tổ chức tập tin dữ liệu:
Dữ liệu được tổ chức trên nhiều bảng tính (Sheet)
Sheet KT: Ghi nhận các thông tin tổng quát.
Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 1.
Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 2.
Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản chi tiết, số
dư đầu kỳ kế toán và cuối ngày hiện hành
Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
Mỗi loại sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được xây dựng
trên một Sheet riêng, khi có sự biến động của dữ liệu gốc nó
sẽ tự động cập nhật, người dùng chỉ cần thực hiện một số
thao tác đơn giản để copy thêm hoặc xóa bớt một số dòng


I. Tổ chức dữ liệu kế toán
2. Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:

Ưu điểm:
Excel là phần mềm phổ thông
Chi phí đầu tư thấp
Dễ học, dễ sử dụng
Phù hợp cho việc tạo các báo biểu có tính toán
Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách
và báo cáo kế toán theo yêu cầu mới của nhà quản lý

I. Tổ chức dữ liệu kế toán
2. Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
Nhược điểm:
Excel chỉ phù hợp với khối lượng dữ liệu nhỏ
Xử lý bằng Excel mang tính thủ công, có thể kết hợp
với Macro để tự động hóa công tác xử lý
Phải kết hợp linh hoạt các hàm và các thủ thuật xử lý
phức tạp
Tính bảo mật chưa cao
Không có chức năng ràng buộc dữ liệu như các phần
mềm quản trị cơ sở dữ liệu


I. Tổ chức dữ liệu kế toán
2. Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
Môn học trang bị cho Sinh viên cách xây dựng cơ sở dữ
liệu và cách lập các sổ, báo cáo kế toán với mục tiêu
Xây dựng tập tin 1 lần, sử dụng cho nhiều kỳ kế toán
Có thể truy xuất dữ liệu theo kỳ báo cáo
Các dữ liệu cần truy xuất có cùng nội dung được xây
dựng công thức trên 1 dòng và copy cho các dòng còn lại
Khi nhập mới, sửa, xóa dữ liệu không cần chỉnh sửa
công thức nhằm giảm thiểu các thao tác phải thực hiện.
Tạo cảnh báo nhằm nhắc nhở cập nhật dữ liệu
Hạn chế việc xử lý làm tăng kích thước tập tin lớn quá
mức.