Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại công ty xuất nhập khẩu Intimex.doc

Luận văn tốt nghiệp
Lời nói đầu
Xuất nhập khẩu là hoạt động xuất hiện từ lâu, sự năng động đa dạng và phức tạp
đang thay đổi theo từng ngày, từng giờ. Từ 30 doanh nghiệp những năm 80 đợc
phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, đến nay nớc ta đã có trên 2000 doanh
nghiệp đợc trực tiếp kinh doanh. Điều này đòi hỏi cơ chế điều hành xuất nhập khẩu
của Nhà nớc phải luôn linh hoạt đảm bảo tính hiệu quả. Và các doanh nghiệp Việt
Nam cần phải năng động, sáng tạo và không ngừng đổi mới để theo kịp xu thế phát
triển.
Trong chiến lợc phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của nền kinh tế, Đảng và
Nhà nớc ta đã xác định mặt hàng nông sản là mặt hàng xuất khẩu chiến lợc có khả
năng tăng trởng cao. Trong thời gian thực tập ở Công ty XNK Intimex em cũng
thấy mặt hàng nông sản là mặt hàng xuất khẩu chủ lực, chiếm 95% kim ngạch xuất
khẩu hàng năm của Công ty.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu hàng nông sản, với kiến
thức kỹ thuật thơng mại quốc tế đợc học tập tại trờng và những gì tìm hiểu đợc
trong thời gian thực tập ở Công ty Intimex em mạnh dạn chọn đề tài luận văn tốt
nghiệp Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex
Với đề tài này em muốn thử vận dụng những kiến thức đã học tập ở trờng để
xem xét hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản ở Công ty
XNK Intimex và thử đa ra những ý kiến cá nhân về giải pháp hoàn thiện quy trình
này.
Mục đích nghiên cứu đề tài: Hệ thống hoá lý thuyết về quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu và vận dụng vào phân tích quy trình tổ chức thực hiện
hợp đồng xuất khẩu nông sản trong điều kiện kinh doanh thực tế của Công ty
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
1
Luận văn tốt nghiệp
XNK Intimex. Từ đó phân tích, đánh giá và xây dựng kiến nghị nhằm giải quyết
vấn đề thực tế nảy sinh về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông

sản tại Công ty XNK Intimex.
Đối tợng và phạm vi nghiên cứu: Trong luận văn này em tập trung nghiên cứu
quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản hiện nay của Công ty
XNK Intimex.
Phơng pháp nghiên cứu: Với đề tài mang tính bao quat và thực tế nên trong
luận văn này em sử dụng nhiều phơng pháp nh phơng pháp quan sát, phơng pháp
thống kê, phân tích, phơng pháp tôngt hợp và so sánh.
Kết cấu của đề tài bao gồm 3 chơng:
Ch ơng 1 : Cơ sở lý luận về hợp đồng xuất khẩu của các doanh nghiệp trong nền
kinh tế thị trờng.
Ch ơng 2 :Thực trạng quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông
sản tại Công ty XNK Intimex.
Ch ơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty XNK Intimex.

Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
2
Luận văn tốt nghiệp
Chơng 1
Cơ sở lý luận về hợp đồng xuất khẩu
của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng
1.1 Hợp đồng Thơng mại Quốc tế
1.1.1 Khái niệm, bản chất và vai trò của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế
Khái niệm: Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là sự thoả thuận giữa các đơng sự có
trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó, một bên gọi là bên bán (Bên
xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua
(bên NK) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng
và trả tiền hàng.
Nh vậy chủ thể của hợp đồng là bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập
khẩu). Đối tợng là dịch vụ hoặc hàng hoá. Bên bán phải giao hàng hoá cho bên

mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một giá cân xứng với giá trị của hàng hoá
đã đợc giao.
Bản chất: Bản chất của hợp đồng mua bán hàng hoá là sự thoả thuận của các
bên ký kết hợp đồng. Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoả
thuận không đợc cỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp
nhận đợc. Hợp đồng Thơng mại Quốc tế giữ một vai trò quan trọng trong kinh
doanh TMQT, có xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và
cam kết thực hiện các nội dung đó.
Vai trò: Nh vậy, hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình
và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ. Hợp đồng còn là
cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan
trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng nghĩa vụ của
mình đã thoả thuận trong hợp đồng. Hợp đồng càng quy định chặt chẽ chi tiết, rõ
ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và càng ít xảy ra tranh chấp.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
3
Luận văn tốt nghiệp
Việc ký hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu
đáo.
1.1.2 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng.
Theo luật TM Việt Nam, quy định Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có hiệu lực khi
có đủ các điều kiện sau:
- Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ t cách pháp lý. Chủ
thể bên nớc ngoài là thơng nhân và t cách pháp lý của họ đợc xác định căn cứ theo
pháp luật của họ. Chủ thể Việt Nam phải là thơng nhân đợc phép hoạt động thơng
mại trực tiếp với nớc ngoài.
- Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá đợc phép mua bán theo quy định của n-
ớc bên mua và nớc bên bán.
- Hợp đồng Thơng mại Quốc tế phải có nội dung chủ yếu của hợp đồng mua
bán hàng hoá. Các nội dung chủ yếu đó là : Tên hàng, số lợng, quy cách, phẩm

chất, giá cả, phơng thức thanh toán và thời hạn giao nhận hàng.
- Hợp đồng Thơng mại Quốc tế phải đợc lập thành văn bản.
1.1.3 Nội dung chủ yếu của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế
Một Hợp đồng Thơng mại Quốc tế thờng có hai phần chính, những điều trình
bày chung và các điều khoản của hợp đồng.
Phần trình bày chung bao gồm:
- Số liệu của hợp đồng( Contract No): Đây không phải là nội dung pháp lý
bắt buộc của hợp đồng nhng nó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra,
giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên.
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: Nội dung này có thể để ở cuối của
hợp đồng. Nếu nh trong hợp đồng không có thoả thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có
hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết.
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: Đây là phần chỉ rõ các
chủ thể của hợp đồng, cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác: tên( theo giấy
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
4
Luận văn tốt nghiệp
phép thành lập), địa chỉ, ngời đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp
đồng.
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng( General definition): Trong hợp đồng có
thể sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể
hiểu theo những cách khác nhau. Để tránh những hiểu lầm, những thuật ngữ hay
những vấn đề quan trọng phải đợc định nghĩa.
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là các hiệp định chính phủ đã
ký kết, hoặc là các Nghị định th ký kết giữa các Bộ ở các quốc gia hoặc nêu ra sự
tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng.
Nội dung cơ bản của các điều khoản trong Hợp đồng Thơng mại Quốc tế:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity): điều khoản này chỉ rõ đối tợng cần
giao dịch, cần phải dùng các phơng pháp quy định chính xác tên hàng. Nếu gồm
nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng

liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ phận
của điều khoản tên hàng.
- Điều khoản về chất lợng (Quality): Trong điều khoản này quy định chất lợng
của hàng hoá giao nhận và là cơ sở để giao nhận chất lợng hàng hoá, đặc biệt khi
có tranh chấp về chất lợng thì điều khoản chất lợng sẽ là cơ sở để kiểm tra, so sánh
và giải quyết tranh chấp chất lợng, cho nên tuỳ vào từng loại hàng hoá mà có ph-
ơng pháp quy định chất lợng sao cho chính xác phù hợp và tối u. Nếu dùng tiêu
chuẩn hoá, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng để quy định chất lợng thì phải đợc xác
nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng.
- Điều khoản về số lợng (Quantity): Quy định về số lợng hàng hoá giao nhận,
đơn vị tính, phơng pháp xác định trọng lợng. Nếu số lợng hàng hoá giao nhận quy
định phỏng chừng phải quy định ngời đợc phép lựa chọn dung sai về số lợng và giá
tính cho số lợng hàng cho khoản dung sai đó.
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking): Trong điều khoản
này phải quy định loại bao bì, hình dáng, kích thớc, số lớp bao bì, chất lợng bao bì,
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
5
Luận văn tốt nghiệp
phơng thức cung cấp bao bì, giá bao bì. Quy định về nội dung và chất lợng của ký
mã hiệu.
- Điều khoản về giá cả (Price): Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính
giá, phơng thức quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có).
- Điều khoản về thanh toán (payment): Quy định phơng thức thanh toán, các
loại tiền thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán. Đây là
điều khoản rất quan trọng đựơc các bên quan tâm, nếu lựa chọn đợc các điều kiện
thanh toán thích hợp sẽ giảm đợc chi phí và rủi ro cho mỗi bên.
- Điều khoản giao hàng (Shipment/ Delivery): Quy định số lần giao hàng, thời
gian, địa điểm giao hàng, phơng thức giao nhận
- Điều khoản về trờng hợp miễn trách (Force majeure): Trong điều khoản này
quy định các trờng hợp đợc miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng cho

nên thờng quy định: Nguyên tắc xác định các trờng hợp miễn trách, liệt kê các
điều kiện đợc coi là trờng hợp miễn trách và các trờng hợp không miễn trách. Quy
định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trờng hợp miễn trách.
- Điều khoản khiếu nại (Claim): Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu
nại và nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại.
- Điều khoản bảo hành (Warranty): Quy định thời hạn bảo hành, nội dung và
trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành.
- Phạt và bồi thờng thiệt hại (Penalty): Trong điều khoản này quy định các trờng
hợp phạt và bồi thờng, cách thức phạt và bồi thờng, giá trị phạt và bồi thờng. Tuỳ
theo từng trờng hợp cụ thể có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thờng hoặc đợc
kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán
- Điều khoản trọng tài (Arbitration): Quy định các nội dung: Ai là ngời đứng ra
phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử và địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp
hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
6
Luận văn tốt nghiệp
Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của hợp đồng. Tuy nhiên trong
thực tế tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể có thể thêm một số điều khoản khác nh: Điều
khoản bảo hiểm, vận tải, cấm chuyển bán và các điều khoản khác nữa
1.1.4. Phân loại Hợp đồng Thơng mại Quốc tế
Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có thể phân loại nh sau:
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại: ngắn hạn và dài hạn. Hợp
đồng ngắn hạn thờng đợc ký kết trong một thời gian tơng đối ngắn và sau khi hai
bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng
đó cũng kết thúc. Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tơng đối dài mà trong
thời gian đó việc giao hàng đợc thực hiện làm nhiều lần.
- Theo nội dung quan hệ kinh doanh có: hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập
khẩu. Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho 1 tổ chức hoặc thơng nhân n-
ớc ngoài, thực hiện quyền chuyển giao quyền sử dụng hàng hoá sang cho 1 tổ chức

hoặc thơng nhân nớc ngoài và nhận tiền hàng. Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng
mua hàng của 1 tổ chức hoặc thơng nhân nớc ngoài, thực hiện quá trình nhận
quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng.
- Xét theo hình thức của hợp đồng có các loại: Hình thức văn bản và hình thức
miệng. Công ớc Viên 1980 (ISG) cho phép các thành viên sử dụng tất cả các hình
thức trên. ở Việt Nam, hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các hợp
đồng thơng mại quốc tế. Chỉ có các hợp đồng thơng mại quốc tế với hình thức văn
bản mới có hiệu lực pháp lý, mọi bổ sung sửa đổi hợp đồng thơng mại quốc tế
cũng cần phải làm bằng văn bản. Th từ, điện báo và telex cũng đựơc coi là hình
thức văn bản.
- Theo hình thức thành lập hợp đồng: Bao gồm hợp đồng một văn bản, và hợp
đồng nhiều văn bản. Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung
mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và chữ ký của các bên. Hợp đồng
gồm nhiều văn bản: đơn chào hàng cố định của ngời bán và chấp nhận của ngời
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
7
Luận văn tốt nghiệp
mua; đơn đặt hàng của ngời mua và chấp nhận của ngời bán; văn bản hợp đồng
giữa các bên...
1.2. tổ chức thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế
1.2.1 ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế
Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là hệ quả của một quá trình nghiên cứu thị trờng,
tiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng. Thực hiện Hợp đồng Thơng mại
Quốc tế là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thoả thuận và cam kết, có
nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của các bên. Việc thực hiện tốt các
nghĩa vụ và quyền lợi của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có một ý nghĩa rất quan
trọng đối với mỗi bên.
Thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc
kế tiếp đợc đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc là cơ sở để thực
hiện các việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Và chúng ta cần hiểu rằng, thực

hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng không những tạo điều kiện cho mình thực
hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện cho bên đối tác thực hiện tốt
nghĩa vụ của họ. Mà khi đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ có nghĩa là mình đã
thực hiện tốt các quyền lợi của mình.
Khi thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm cơ sở để khiếu
nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của họ trong hợp đồng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, có thể nảy sinh nhiều tình huống. Các tình
huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Nhng
cũng có khi các bên đã thực hiện tốt mà các tình huống vẫn phát sinh là do trớc khi
ký hợp đồng các bên không thể dự đoán hoặc lờng trớc đợc các sự kiện có thể xảy
ra. Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây ra các tổn thất cho
mỗi bên. Nhng dù sao khi phát sinh các tình huống, các bên đều phải tìm ra các
giải pháp để giải quyết nhằm hạn chế các chi phí và tổn thất nhằm thực hiện hợp
đồng có hiệu quả nhất.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
8
Luận văn tốt nghiệp
Thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là một quá trình phức tạp, các bên đều
phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là các hệ thống giám sát, điều hành
chặt chẽ để tối u hoá quá trình thực hiện.
1.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung cơ bản sau: Chuẩn bị
hàng xuất khẩu, kiểm tra hàng xuất khẩu, thuê phơng tiện vận tải, mua bảo hiểm
cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên phơng tiện vận tải, làm thủ tục
thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).
a. Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lợng, phù hợp
về chất lợng, bao bì, ký mã hiệu và giao hàng đúng thời hạn quy định trong Hợp
đồng Thơng mại Quốc tế.
Nh vậy, quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: tập trung

hàng hoá xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá.
Tập trung hàng xuất khẩu
Tập trung thành lô hàng đủ về số lợng phù hợp về chất lợng và đúng thời điểm,
tối u hoá đợc chi phí là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh
doanh hàng xuất khẩu. Nhng tuỳ vào từng loại hàng với các đặc trng khác nhau mà
quá trình tập trung hàng xuất khẩu cũng khác nhau để đảm bảo đợc hiệu quả của
quá trình xuất khẩu. Các doanh nghiệp xuất khẩu thờng tập trung hàng xuất khẩu
từ các nguồn hàng xuất khẩu, là nơi có khả năng cung cấp hàng hoá đủ điều kiện
cho xuất khẩu.
Quá trình tập trung hàng xuất khẩu có thể đợc mô tả trong sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
9
Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 1.1:Quá trình tập trung hàng xuất khẩu
- Phân loại nguồn hàng xuất khẩu là phân chia sắp xếp nguồn hàng theo tiêu
chuẩn cụ thể nào đó, tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trng tơng đối đồng
nhất để có các lựa chọn và u tiên thích hợp với từng nguồn hàng để khai thác tối đa
khả năng từ mỗi loại nguồn hàng. Việc phân loại nguồn hàng có thể theo các tiêu
thức nh: khối lợng nguồn hàng xuất khẩu (nguồn hàng chính, nguồn hàng phụ);
theo đơn vị giao hàng; theo khu vực đại lý; theo mối quan hệ với nguồn hàng...
- Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu: Muốn khai thác và phát triển kinh doanh
phải nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phơng thức và hệ thống thu mua
hàng đợc tối u là những nội dung quan trọng của quá trình chuẩn bị hàng xuất
khẩu. Đối tợng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và tiềm năng, tiến hành
phân loại nguồn hàng và tiến hành nghiên cứu theo các nội dung:
Khả năng sản xuất của nguồn hàng
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
10
Lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và hình thức giao dịch
Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu

Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu
Nghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng xuất khẩu
Nhu cầu hàng xuất khẩu
Luận văn tốt nghiệp
Tiềm lực tài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng
Ngoài ra:
Năng lực quản lý
Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng
Để nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất
khẩu có thể sử dụng các thông tin qua các phơng tiện thông tin nh: Đài phát thanh,
truyền hình, các báo, tạp chí, thông tin tuyên truyền, quảng cáo, niên giám thống
kê, đơn chào hàng, báo cáo tổng kết năm, quý
Việc nghiên cứu đòi hỏi ngời làm công tác nghiên cứu có kinh nghiệm trong
việc thu thập, xử lí thông tin đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời làm cơ sở đa
ra các quyết định lựa chọn nguồn hàng và hình thức giao dịch phù hợp.
- Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu
Mua hàng xuất khẩu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thể
mua hàng xuất khẩu thông qua các đơn hàng và hợp đồng kinh tế, mua hàng không
theo hợp đồng, mua qua đại lý.
Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu
Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu
Xuất khẩu uỷ thác
Tự sản xuất hàng xuất khẩu.
- Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu
Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu bao gồm hệ thống các chi nhánh,
các đại lý, hệ thống kho, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ thống quản
lý, kỹ thuật, công nghệ, tập trung hàng xuất khẩu và hệ thống nguồn nhân lực thích
hợp.
Tổ chức hợp lý hệ thống tập trung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng
hàng hoá đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, kịp thời và chi phí thấp là mục tiêu

của tổ chức hợp lý hệ thống.
Cơ sở để tổ chức hệ thống phù hợp là:
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
11
Luận văn tốt nghiệp
Đặc điểm mặt hàng
Đặc điểm nguồn hàng
Hình thức giao dịch
Để hệ thống tập trung hàng xuất khẩu có hiệu quả, cần phải thiết kế và chỉ
đạo các bộ phận của hệ thống thực hiện theo kế hoạch. Cụ thể là:
Thiết lập hệ thống các kênh thu mua( các chi nhánh, các đại lý) hợp lý và
chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng hoặc theo từng khu vực đại
lý khác nhau
Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh đảm bảo dòng vận
chuyển của hàng cũng nh bảo quản tốt chất lợng hàng hoá.
Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng hoá, với số
lợng thu mua, tối u hoá dòng vận chuyển hàng hoá với chi phí thấp nhất.
Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực trình độ, có
trách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để phát
huy đợc hiệu lực của hệ thống.
Phát huy cao độ hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý và đ-
a ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thời phát
hiện những ách tắc, trì trệ và tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý kịp thời
đạt hiệu quả cao.
Bao gói hàng xuất khẩu:
Để đóng gói cho hàng xuất khẩu cần phải kế hoạch hoá nhu cầu bao bì . Nghĩa
là cần phải xác định đợc nhu cầu về bao bì tơng thích với số lợng hàng hoá cần bao
gói và có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lợng, đủ về số lợng và đúng
về thời điểm.
- Yêu cầu và cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói:

Yêu cầu đối với bao bì hàng xuất khẩu: Phải đảm bảo an toàn cho hàng hoá
trong quá trình vận chuyển; phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển,
bảo quản; phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thị hiếu
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
12
Luận văn tốt nghiệp
tiêu dùng của thị trờng xuất khẩu cũng nh tập quán của ngành hàng; cần hấp dẫn,
thu hút khách hàng, hớng dẫn tiêu dùng, góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm;
cân đối giữa chi phí sản xuất với bao bì đóng gói, giữa chi phí bao bì với giá cả
hàng hoá, giữa khối lợng bao bì và khối lợng hàng hoá.
Các căn cứ để lựa chọn bao bì đóng gói:
Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết
Căn cứ vào loại hàng cần bao gói
Căn cứ vào điều kiện vân tải
Căn cứ vào các điều kiện pháp luật và tâp quán ngành hàng
Nhu cầu về bao bì đợc xác định theo công thức sau:
N
bb
=
( )
sp
b
N
pQ +1
(cái, chiếc)
Trong đó:
Q
b
: số lợng cần bao gói
N

sp
: số lợng hàng hoá trong một bao gói
P: phần trăm số bao gói không đóng gói kèm theo lô hàng
N
bb
: Nhu cầu về bao bì
Có thể áp dụng 2 hình thức đóng gói hở hoặc đóng gói kín. Đóng gói kín thờng
đợc áp dụng trong đa số các trờng hợp. Khi đóng gói hàng hoá phải đảm bảo đúng
kỹ thuật, đảm bảo thuận tiện và tối u trong bốc xếp vận chuyển và bảo quản.
Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc hình vẽ đợc ghi trên các
bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận,
bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá. Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là
khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
- Mục đích của kẻ ký mã hiệu là:
Đảm bảo thuận lợi cho phơng pháp giao nhận
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
13
Luận văn tốt nghiệp
Hớng dẫn phơng pháp, kỹ thuật bốc xếp, vận chuyển, bảo quản hàng hoá.
Kẻ ký mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hoá xuất khẩu còn phải đảm bảo đợc
các yêu cầu sau:
Nội dung thông tin của ký mã hiệu phải đáp ứng đợc mục đích đề ra
Phải kẻ ký mã hiệu ở chỗ dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa. Phải dùng vật
liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo đợc chất lợng của các ký mã hiệu, nhng
không làm ảnh hởng đến chất lợng của hàng hoá.
- Nội dung ký mã hiệu bao gồm:
Những nội dung thông tin cần thiết đối với ngời nhận hàng nh: tên ngời gửi,
ngời nhận, trọng lợng, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng.
Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển nh sau: Tên nớc và tên địa

chỉ hàng đến, tên nớc và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên
tàu, số hiệu của chuyến hàng đi.
Những thông tin hớng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá nh:
Chống ma, dễ vỡ, tránh ẩm
Mã số và mã vạch của hàng hoá
b Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu
Trớc khi giao hàng, ngời xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về số l-
ợng, chất lợng, trọng lợng, bao bì( tức là kiểm nghiệm). Nếu hàng xuất khẩu là
động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh, nếu là hàng thực
phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh
Việc kiểm tra hàng hoá đựơc thực hiện ở hai cấp:
- ở cơ sở: đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến... kiểm tra về số lợng, chất l-
ợng, trọng lợng. Kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng
triệt để nhất.
- ở các cửa khẩu: Có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra cơ sở.
Trong nhiều trờng hợp theo quy định của nhà nớc hoặc theo yêu cầu của ngời
mua, việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải đợc thực hiện bởi các tổ chức giám
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
14
Luận văn tốt nghiệp
định độc lập nh Vinacontrol, Cafecontrol, hoặc các tiêu chuẩn của Việt Nam và
quốc tế Việc giám định đợc căn cứ vào hợp đồng và L/C. Cơ quan giám định
căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá sau đó cấp các chứng th phù hợp.
Chứng th sẽ là một trong số những chứng từ quan trọng trong việc thông tin và giải
quyết các tranh chấp sau này.
c.Thuê phơng tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế, việc thuê phơng tiện
vận tải phải dựa trên các căn cứ sau:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng TMQT. Nếu điều kiện
cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, Cpt, cip, des, deq,

ddu, ddp thì ngời xuất khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải. Còn nếu
điều kiện cơ sở giao hàng là exw, fca, fas, fob thì ngời nhập khẩu phải tiến
hành thuê phơng tiện vận tải.
- Căn cứ vào khối lợng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá. Khi thuê phơng tiện
vận tải phải căn cứ vào khối lợng hàng hoá để tối u hoá tải trọng của phơng tiện, từ
đó tối u hoá đợc chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa
chọn phơng tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container,
là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đờng đặc
biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên
chở liên tục...
- Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng TMQT nh:
Quy định mức tải trọng tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ, thởng phạt bốc dỡ
Để thuê tàu, doanh nghiệp XNK cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trên
thế giới, về giá cớc vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ớc và Luật lệ quốc
tế và quốc gia về vận tải.... Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc uỷ
thác việc thuê tàu cho một công ty hàng hải nh: công ty thuê tàu và môi giới hàng
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
15
Luận văn tốt nghiệp
hải (Vietfracht) công ty đại lý tàu biển Vosa, các đại lý tàu biển của nớc ngoài tại
Việt Nam...
Tuỳ vào các trờng hợp cụ thể, ngời xuất khẩu có thể lựa chọn thuê tàu chợ hay
tàu chuyến.
Phơng thức thuê tàu chợ(Liner)
Quá trình thuê tàu chợ đợc tiến hành theo các bớc cơ bản nh sau:
- Xác định số lợng hàng cần chuyên chở, tuyến đờng chuyên chở, thời điểm
giao hàng và tập trung hàng hoá cho đủ số lợng quy định của hợp đồng.
- Nghiên cứu các hãng tàu về các mặt: Lịch trình tầu chạy( hành trình của tầu,
dự kiến ngày khởi hành, dự kiến tầu đến, cớc phí, uy tín của hãng tàu và các quy

định khác).
- Lựa chọn hãng tàu vận tải.
- Lập bảng kê khai hàng và ký đơn xin lu khoang sau khi hãng tàu đồng ý
nhận chuyên chở, đồng thời trả trớc phí vận chuyển.
- Tập kết hàng để giao cho tầu và nhận vận đơn.
Phơng thức thuê tàu chuyến(Voyage charter)
Quá trình thuê tàu chuyến bao gồm các nội dung sau:
- Xác định nhu cầu vận tải gồm: hành trình, lịch trình của tầu, tải trọng cần
thiết của tầu, chất lợng tầu, đặc điểm của tầu.
- Xác định hình thức thuê tầu.
Thuê một chuyến
Thuê khứ hồi
Thuê nhiều chuyến liên tục
Thuê bao cả tầu.
- Nghiên cứu các hãng tầu trên các nội dung: Chất lợng tầu, chất lợng và điều
kiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải, giá cớc, uy tín... để lựa chọn
những hãng tầu có tiềm năng nhất.
- Đàm phán và ký hợp đồng thuê tầu với hãng tầu.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
16
Luận văn tốt nghiệp
- Nội dung chủ yếu của một hợp đồng thuê tầu chuyến bao gồm:
Tên chủ tầu và ngời thuê tầu.
Quy định về con tầu(tuổi tàu, khả năng vận tải)
Thời gian tầu đến cảng xếp hàng.
Quy định về hàng hoá .
Quy định cảng xếp cảng dỡ.
Quy định về chi phí xếp dỡ hàng.
Cớc phí và thanh toán cớc phí.
Quy định thời gian xếp dỡ.

Thởng phạt xếp dỡ.
Trách nhiệm và miễn trách nhiệm của ngời chuyên chở.
d. Mua bảo hiểm cho hàng hoá.
Trong kinh doanh thơng mại quốc tế thờng gặp phải nhiều rủi ro mang lại nhiều
tổn thất nặng nề, do đó những ngời kinh doanh TMQT thờng mua bảo hiểm cho
hàng hoá để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra.
Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT. Theo đó thì ngời
bán phải mua bảo hiểm trong các trờng hợp nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp
đồng là điều kiện daf, des, deq, ddu, ddp ngoài ra ngời bán còn phải mua
bảo hiểm cho hàng hoá ở điều kiện tối thiểu (điều kiện C) trong trờng hợp điều
kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CIF và CIP.
- Căn cứ vào tính chất hàng hoá vận chuyển: Nếu lô hàng có giá trị lớn lại dễ
chịu tác động quá trình bốc xếp vận chuyển làm h hỏng, hao hụt để tránh rủi ro cần
bảo hiểm ở điều kiện A mới đáp ứng nhu cầu. Nhng những hàng hoá khó có thể bị
h hỏng, mất mát cho dù có những tác động từ bên ngoài thì có thể bảo hiểm ở điều
kiện thấp hơn hoặc không cần bảo hiểm.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
17
Luận văn tốt nghiệp
- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Các yếu tố tác động trong quá trình bốc dỡ,
vận chuyển, chuyển tải... là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần
xem xét, phân tích để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm cho thích hợp.
Có nhiều điều kiện bảo hiểm khác nhau, trên thế giới và Việt Nam hiện nay th-
ờng áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau:
- Điều kiện bảo hiểm A (institute cargo clause A): bảo hiểm mọi rủi ro.
- Điều kiện bảo hiểm B (institute cargo clause B ): bảo hiểm có bồi thờng tổn
thất riêng.
- Điều kiện bảo hiểm C (institute cargo clause C ): bảo hiểm không bồi thờng
tổn thất riêng.

Nghiệp vụ mua bảo hiểm:
Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá, doanh nghiệp cần tiến hành những b-
ớc sau:
- Xác định nhu cầu bảo hiểm: Doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu
cầu bảo hiểm cho hàng hoá bao gồm xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo
hiểm.
- Xác định loại hình bảo hiểm. Các doanh nghiệp thờng sử dụng hai loại hình
bảo hiểm chính: Hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm bao.
Hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy) là hợp đồng bảo hiểm cho một
khối lợng hàng hoá chuyên chở từ địa điểm này đến địa điểm khác, đợc ghi trong
hợp đồng bảo hiểm.
Hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) là hợp đồng bảo hiểm cho một khối
lợng hàng vận chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau (thờng thời hạn là 1 năm).
Còn từng chuyến hàng khi giao hàng xuống tàu, doanh nghiệp XNK chỉ gửi đến
công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là Giấy báo bắt đầu vận
chuyển.
- Lựa chọn công ty bảo hiểm.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
18
Luận văn tốt nghiệp
- Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo
hiểm hoặc giấy tờ chứng nhận bảo hiểm.
e. Làm thủ tục hải quan
Theo luật pháp Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua cửa khẩu Việt Nam
(xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải làm thủ tục hải quan. Quy trình làm thủ tục
hải quan đối với hàng xuất nhập khẩu bao gồm các bớc chính sau:
- Khai và nộp tờ khai hải quan: Đối với hàng hoá xuất khẩu ngời khai hải quan
phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hoá chậm nhất 08 giờ trớc khi ph-
ơng tiện vận tải xuất cảnh cùng với các chứng từ khác tạo thành hồ sơ hải quan..
Ngời khai hải quan có thể trực tiếp đến cơ quan hải quan để khai hoặc sử dụng

hình thức khai điện tử.
Hồ sơ hải quan bao gồm:
Tờ khai hải quan
Hoá đơn thơng mại, B/L, P/L, C/O
Hợp đồng mua bán hàng hoá
Giấy phép của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền đối với hàng hoá xuất khẩu
mà theo quy định của pháp luật phải có giấy phép.
Các chứng từ khác đối với những mặt hàng theo quy định của pháp luật phải
nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan.
Hồ sơ hải quan đợc nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan.
Trong một số trờng hợp đặc biệt có thể gia hạn nộp một số chứng từ cho đến trớc
thời điểm kiểm tra thực tế hàng hoá của hải quan.
- Xuất trình hàng hoá: ngời xuất khẩu đa hàng hoá đến địa điểm quy định để
kiểm tra thực tế hàng hoá. Có ba hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá.
Miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hoá của chủ hàng có quá trình chấp hành
tốt pháp luật hải quan, với các trờng hợp mặt hàng xuất khẩu thờng xuyên, hàng
nông sản, hải sản xuất khẩu ...
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
19
Luận văn tốt nghiệp
Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu là nguyên liệu
sản xuất, hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng
gói đồng nhất... Đối với hàng kiểm tra đại diện, thời gian không quá 8 giờ làm
việc.
Kiểm tra toàn bộ lô hàng của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải
quan, lô hàng có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan.
Trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hoá, nếu doanh nghiệp không nhất trí với
các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu trng cầu giám định và dựa
vào kết quả giám định để xác định đúng mã số và chất lợng hàng hoá.
- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra hồ sơ hải

quan và thực tế hàng hoá, hải quan sẽ có quyết định cho thông quan hay không hay
có điều kiện gì khác. Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện
các quyết định trên.
Trong trờng hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan đối với hàng
hoá xuất khẩu đã đợc phép thông quan, trong thời hạn năm năm cơ quan hải quan
đợc phép áp dụng biện pháp kiểm tra sau thông quan.
f. Giao hàng với phơng tịên vận tải:
Trong kinh doanh TMQT có nhiều phơng thức vận tải. Mỗi phơng thức có quy
trình giao nhận hàng hoá khác nhau. Đối với xuất khẩu có các phơng thức giao
hàng sau:
Giao hàng với tàu biển: Đây là phơng thức rất quan trọng bởi hàng xuất khẩu
của nớc ta chủ yếu giao bằng đờng biển. Khi giao hàng ngời xuất khẩu phải tiến
hành theo các bớc sau:
- Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở
cho ngời vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng.
- Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
20
Luận văn tốt nghiệp
- Khi hàng đợc bốc dỡ lên tàu cần thờng xuyên giám sát để nắm chắc số lợng
hàng giao và giải quyết kịp thời các vớng mắc phát sinh.
- Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đã
giao xong trong đó xác nhận: Số lợng hàng hoá, tình trạng hàng hoá, cảng đến...
- Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đờng biển, điều quan trọng là
phải lấy đợc vận đơn đờng biển hoàn hảo.
Giao hàng khi chuyên chở bằng container:
- Nếu hàng hoá đóng đủ một container thì ngời xuất khẩu tiến hành theo các b-
ớc sau:
Căn cứ vào số lợng hàng giao, đăng ký mợn hoặc thuê container tơng thích

với số lợng hàng giao vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng.
Làm thủ tục hải quan, mời hải quan kiểm hoá đến xếp hàng vào container,
niêm phong kẹp chì cho các container
Giao hàng cho bãi (hoặc trạm) container để nhận biên lai xếp hàng.
Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn.
- Nếu hàng hoá không đủ một container thì ngời xuất khẩu vận chuyển hàng
đến bãi container do ngời chuyên chở chỉ định để giao cho ngời chuyên chở. Việc
giao hàng đợc coi là hoàn thành khi hàng đợc giao cho ngời chuyên chở hoặc ngời
đại diện cho ngời chuyên chở.
Giao hàng cho ngời vận tải đờng sắt:
Tơng tự nh giao hàng chuyên chở bằng container.
Giao hàng cho ngời vận tải đờng bộ:
Nếu giao tại cơ sở ngời bán thì ngời bán phải chịu trách nhiệm bốc và xếp hàng
lên xe do ngời mua chỉ định đến. Nếu hàng đợc giao tại cơ sở của ngời chuyên chở
việc giao hàng coi là hoàn thành sau khi hàng đã đợc giao cho ngời chuyên chở
hoặc ngời đại diện.
Giao hàng cho ngời vận tải đờng hàng không:
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
21
Luận văn tốt nghiệp
Ngời xuất khẩu liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hoá đến trạm
giao nhận chỉ định làm thủ tục hải quan giao cho ngời vận tải hàng không và nhận
vận đơn.
g. Thủ tục thanh toán
Thanh toán là nội dung rất quan trọng trong hoạt động TMQT, chất lợng của
công việc này có ảnh hởng quan trọng đến hiệu quả kiểm tra của hoạt động kinh
doanh. Đối với nhà xuất khẩu, mục đích của quá trình thanh toán là khi giao nhận
hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán đợc tiền hàng. Còn đối với nhà nhập khẩu là
khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn đợc nhận hàng theo đúng yêu cầu
của hợp đồng đã thoả thuận.

Có nhiều phơng thức thanh toán trong TMQT, ở đây chúng ta chỉ nghiên cứu
một số phơng thức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thờng áp dụng.
Thanh toán bằng phơng thức trả tiền mặt:
Ngời mua thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt khi ký hợp đồng hoặc đặt
hàng(CWD) hoặc trớc khi giao hàng(CBD) hoặc khi ngời bán giao hàng(COD)
hoặc khi ngời bán xuất trình chứng từ(CAD). Phơng thức này tuy đơn giản nhng
trong thanh toán quốc tế hiện nay ít dùng vì rủi ro cao và hiệu quả thấp.
Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu:
Là phơng thức thanh toán trong đó, ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao
hàng sẽ ký phát hối phiếu đòi tiền ngời mua, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ số tiền
ghi trên tờ hối phiếu đó. Có hai loại nhờ thu là nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm
chứng từ:
Nhờ thu phiếu trơn là phơng thức ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu
ở ngời mua không kèm theo điều kiện gì. Theo phơng thức này ngời bán giao hàng,
lập bộ chứng từ gửi hàng thẳng cho ngời mua. Sau đó ngời bán ký hối phiếu đòi
tiền ngời mua và nhờ ngân hàng thu hộ tiền của hối phiếu đó. Theo phơng thức này
rất bất lợi cho ngời bán vì việc trả tiền nhanh chậm phụ thuộc hoàn toàn vào thiện
ý của ngời mua. Nên chỉ áp dụng khi hai bên thực sự tin tởng nhau.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
22
Luận văn tốt nghiệp
Nhờ thu kèm chứng từ là phơng thức mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ
giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán và nhờ ngân hàng thu hộ tiền với điều kiện
là ngời mua phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới giao chứng từ để họ nhận
hàng. Có hai loại là nhờ thu trả tiền ngay(D/P) và nhờ thu chấp nhận trả tiền(D/A).
Phơng thức này có bảo đảm hơn cho ngời bán trong vấn đề thu tiền hàng nhng vẫn
đặt ngời bán vào thế bất lợi nếu ngời mua không muốn nhận hàng nên từ chối nhận
chứng từ. Thời gian thu tiền về qua chậm, vốn của ngời bán bị ứ đọng nhiều.
Thanh toán bằng phơng thức tín dụng th:
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng phơng thức tín dụng

chứng từ. Doanh nghiệp xuất khẩu phải nhắc nhở, đôn đốc ngời mua mở th tín
dụng (L/C) đúng hạn. Khi đợc thông báo về việc mở L/C cần kiểm tra kỹ lỡng L/C
về nội dung. Cơ sở để kiểm tra là các điều khoản của hợp đồng mà các bên đã ký
kết. Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng. Nếu nội dung của
L/C không phù hợp với hợp đồng mà ngời xuất khẩu vẫn cứ chấp nhận và thực hiện
giao hàng theo hợp đồng thì ngời xuất khẩu sẽ không thanh toán đợc tiền. Ngợc lại
nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng. Do đó khi phát hiện thấy
nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của
các bên, hoặc không có khả năng thực hiện, ngời xuất khẩu phải đề nghị ngời nhập
khẩu và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C. Chỉ khi L/C đã đợc sửa đổi cho phù hợp
ngời xuất khẩu mới có thể tiến hành các hoạt động tiếp theo đợc. Sau khi đã kiểm
tra L/C và L/C hoàn toàn phù hợp thì ngời xuất khẩu tiến hành giao hàng và thành
lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua
ngân hàng thông báo để đòi tiền.
h. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp, khiếu nại sẽ
giúp các bên giải quyết nhằm thoả mãn các nhu cầu của nhau. Đồng thời qua khiếu
nại các tranh chấp đợc giải quyết, đảm bảo quyền lợi của các bên mà không làm
mất uy tín của nhau cũng nh chi phí của mỗi bên.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
23
Luận văn tốt nghiệp
Việc khiếu nại có thể xảy ra giữa hai bên mua bán, cũng có thể là giữa ngời mua
hoặc ngời bán với ngời chuyên chở và/hoặc công ty bảo hiểm.
Để khiếu nại, ngời khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại,
bằng chứng về sự vi phạm và các bằng chứng khác có liên quan. Khi nhận đợc hồ
sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm
các giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất.
1.2.3 Các chứng từ thờng sử dụng trong thực hiện hợp đồng
Chứng từ là những văn bản chứa đựng thông tin dùng chứng minh sự việc làm

cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại, đòi bồi thờng và giải quyết các thủ tục
khác
Những chứng từ cơ bản trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu:
- Hoá đơn thơng mại: là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán. Nó là
yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả trị giá tiền hàng đã đợc ghi trên
hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, phơng thức thanh toán, phơng thức
chuyên chở hàng. Hoá đơn thơng mại thờng đợc lập làm nhiều bản và đợc dùng để:
Xuất trình cho ngân hàng, cho công ty bảo hiểm, hải quan
- Bảng kê chi tiết và phiếu đóng gói bảng kê chi tiết hàng hoá trong kiện hàng
đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá.
- Phiếu chứng nhận số lợng/ trọng lợng
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh(nếu có)
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Chứng từ vận tải
Vận đơn đờng biển, biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đờng biển
Vận đơn đờng sắt khi hàng đợc chuyên chở bằng đờng sắt
Vận đơn hàng không khi hàng hoá đợc chuyên chở bằng máy bay
- Chứng từ bảo hiểm (nếu có)
Giấy chứng nhận bảo hiểm
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
24
Luận văn tốt nghiệp
1.3 Giám sát và điều hành hợp đồng
1.3.1 Khái niệm, vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng
Một hợp đồng thờng quy định hoặc ngầm quy định một loạt nghĩa vụ và bổn
phận của mỗi bên tham gia kí kết hợp đồng. Những ràng buộc này kéo theo hàng
loạt các hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện. Thực hiện
thành công một hợp đồng chủ yếu phụ thuộc vào các vấn đề nghĩa vụ của mỗi bên
có đợc thi hành trôi chảy trong một thời hạn đã định hay không. Hoạt động giám

sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo
rằng mỗi bên có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ bên kia có đang
thực hiện các nghĩa vụ của mình nh đã quy định trong hợp đồng hay không.
Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những điểm khác nhau
trong giai đoạn thực hiện hợp đồng, nh vậy cần thiết lập một hệ thống nhắc nhở về
các nghĩa vụ hợp đồng tại các điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng các nghĩa
vụ trong hợp đồng. Đồng thời một công vịêc cũng không kém phần quan trọng là
phải thiết lập một hệ thống thu thập các thông tin về thực hiện hợp đồng của bên
đối tác. Thông qua đó phải theo dõi tiến độ và thời gian biểu cả các công đoạn để
có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt kết quả cao và tối u
hoá quá trình thực hiện hợp đồng.
Nh vậy, về thực chất, giám sát hợp đồng là một hệ thống báo sớm, cảnh tỉnh về
các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh đợc sự chậm
trễ hoặc sai sót trong việc thực hiện hợp đồng.
Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ hợp đồng thì thông thờng kết
quả hợp đồng sẽ đợc thực hiện một cách thoả đáng với cả hai bên. Tuy nhiên, trong
thực tế, có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây
dựng hợp đồng không tính trớc đợc. Nh việc các bên hiểu theo các cách khác nhau
một điều khoản hợp đồng hay những sự cố xảy ra ngoài ý muốn của các bên nên
hợp đồng không thực hiện đựơc và thờng thì các hợp đồng đều có các điều khoản
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
25