Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ tại công ty tnhh hoàng minh anh.doc

LỜI NĨI ĐẦU
Với vị trí của một ngành xuất khẩu đang phát triển mạnh của Việt Nam trong
những năm gần đây, cùng với tiềm năng và thế mạnh về thiên nhiên và con người,
ngành sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ đang hứa hẹn sẽ đóng vai trị quan trọng trong vấn đề
phát triển kinh tế Việt Nam trong những năm tới cho dù có rất nhiều khó khăn ở phía
trước.
Cơng ty TNHH Hồng Minh Anh là một cơng ty kinh doanh xuất khẩu đồ gỗ mỹ
nghệ và thị trường nước ngoài. Với tốc độ tăng trưởng hàng ngày càng nhanh. công ty
đang chứng tỏ là mọt trong những công ty xuất khẩu đồ gỗ hoạt động có hiệu quả của
ngành xuất nhập khẩu. nước nhà.
Với mục đích đi sâu nghiên cứu hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp
xuất nhập khẩu của Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, em lựa chọn
chuyên đề tốt nghiệp của mình là: "Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất
khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu".
Trên cơ sở phân tích, đánh giá q trình tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu
của cơng ty Hồng Minh Anh trong những năm gần đây để tìm ra những mặt hạn chế,
yếu kém cũng như những ưu điểm nổi bật. Em xin đề xuất các giải pháp và đưa ra một
số định hướng nhằm đẩy mạnh việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của cơng ty, qua đó
có thể tìm ra con đường phát triển bền vững cho mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công
ty trên thị trường.

1


PHẦN I: NỘI DUNG BÁO CÁO
CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC
TẾ VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT
KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU
I/

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI XUẤT

KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP
KHẨU
1.

Khái niệm và đặc điểm.

1.1. Khái niệm
Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là sự thỏa thuận giữa những

đương

sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó mơt bên được gọi là bên xuất
khẩu (bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập
khẩu (bên mua) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhập hàng
và trả tiền hàng .
1.2. Đặc điểm
Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là loại hợp đồng mua bán đặc biệt
trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua vượt qua
biên giới quốc gia, còn người mua có nghĩa vụ trả cho người bán một khoản tiền ngang
giá trị hàng hóa bằng các phương thức thanh tốn quốc tế.
2.

Phân loại hợp đồng thương mại xuất khẩu

2.1. Hợp đồng mua bán hàng hoá xuất khẩu
Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoạc hai chiều hợp đồng một
chiều là loại hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có thể mua và trả tiền hoạc
chỉ có bán và thu tiền. Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương

vừa mua vừa kèm theo bán hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng.
2.2. Hợp đồng gia công xuất khẩu
Theo hợp đồng này doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu cho hoạc
bán thành phẩm cho các đơn vị sản xuất và thoả thuận với họ về sản xuất gia công, chế

2


biến thành phẩm theo những yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lượng được quy
định trước.
2.3. Hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu
Các doanh nghiệp ngoại thương với các doanh nghiệp cùng góp vốn và các
nguồn lực khác, cùng chịu chung phí tổn và rủi ro để cùng sản xuất kinh doanh hàng
xuất khẩu loại hợp đồng này có thể ký trong một thời gian dài, có thể là nhất thời hoạc
có thể trong phạm vi lơ hàng, chuyến hàng xuất khẩu nào đó
3.

Nội dung của hợp đồng thương mại.

Hợp đồng thương mại xuất khẩu trước hết là hợp đồng mua bán nói chung, là sự
thỏa thuận về việc di chuyển quyền sở hữu đối với hàng hóa từ người mua sang người
bán nhằm phân biệt với các hợp đồng khác như hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm …
là những hợp đồng khơng có sự di chuyển quyền sở hữu về hàng hóa mà đối tương của
hợp đồng hoặc là quyền sử dụng về hàng hóa hoặc là quyền sử dung dịch vụ.
II/

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

HÀNG HOÁ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU
1.

Ý nghĩa của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Xin giấy phép xuất khẩu
Nhằm thúc dẩy sự trao đổi hàng hóa dịch vụ giữa các quốc gia với nhau, cho
phép khai thác lợi thế của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế , việc thực
Giục người mua L/C(áp dụng buôn các
hiện hợp đồng xuất khẩu là thực hiện các mối quan hệđối vớibán trong thương mại có tổ
hợp đồng thanh tốn bằng L/C)
chức từ bên trong ra bên ngoài nhằm thúc dẩy sự phát triển hàng hóa, chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, ổn định từng bước nâng cao đời sống nhân dân.
Chuẩn bị hàng hóa
2.
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất
nhập khẩu với tư cách là một bênKiểm tra thực hiện hợp đồng đó. Doanh nghiệp cần
tổ chức hàng hóa
phải tuân thủ đầy đủ các luật pháp quốc gia, luật pháp quốc tế, tập quán thương mại,
đồng thời đảm bảo quyền lợi Thuê tàu lưu cước (nếubảo uy tín kinh doanh của doanh
của quốc gia và đảm có)
nghiệp. để làm được điều đó, doanh nghiệp cần phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao
lợi nhuận và hiệu quả của toàn bộ Làm dịch. hải quan
giao thủ tục
Sơ đồ 1: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp
Giao hàng lên tàu
Làm thủ tục thanh toán
3

Khiếu nạn và giải quyết khiếu nại
(nếu có)

2.1. Xin giấy phép xuất khẩu.
Giấy phép xuất khẩu là một tiêu đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các
khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi
quốc gia là khác nhau. Ở Việt Nam, hàng năm hoạc 6 tháng một lần, Bộ thương mại
công bố danh mục hàng cấm xuất khẩu, hàng xuất khẩu theo hạng ngạch. Hồ sơ xin giấy
phép xuất khẩu bao gồm:
 Đơn xin giấy phép.
 Phiếu hạn ngạch.
 Bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài hoạc bản sao L/C.
Mỗi giấy phép được cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoạc
một số mặt hàng với mức đã định, chuyên chở bằng phương tiện vận tải và giao hàng tại
một điểm nhất định.

4


2.2. Giục người mua mở L/C.
Trong trường hợp hợp đồng thanh tốn theo L/C thì doanh nghiệp xuất khẩu cần
nhanh chóng giục bên nhập khẩu mở L/C. Khi được ngân hàng thông báo cần kiểm tra
xem xét cẩn thận tránh mắc "bẫy" L/C.
2.3. Chuẩn bị hàng hố.
Đây là cơng việc bắt buộc đối với nhà xuất khẩu, nó bao gồm 3 bước
 Thu gom tập trung thành một lô hàng xuất khẩu xuất khẩu thông qua loại hợp
đồng đã ký: là việc mua hàng hóa ngoại thương thường được tiến hành trên cơ sở khối
lượng lớn. Do tính chất sản xuất của việt Nam cịn nhỏ lẻ nói chung và tính chất các
mặt hàng thủ cơng nói riêng, để có đủ lượng hàng xuất khẩu thì chúng ta phải tập chung
gom hàng hóa trước khi xuất bàng việc ký hợp đồng với các đơn vị chân hàng.
 Đóng gói bao bì hàng hóa xuất khẩu nhằm đảm bảo phẩm chất, chât lượng và
số lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp, di chuyển, giao nhận hàng. Tùy từng

loại hàng hóa, yêu cầu cách thức đóng gói trong hợp đồng đã ký, doanh nghiệp phải
thực hiện đúng theo quy định. Tránh xa tình trạng đóng gói sai quy cách dẫn đến bên
nhập khẩu từ chối nhận hàng, yêu cầu giảm giá hàng xuất khẩu,..., từ chối thanh toáng
bằng tiền hàng.
 Về ký mã hiệu hàng xuất khẩu: là những ký mã hiệu bằng số, bằng chữ hoạc
bằng hình vẽ ghi trên bao bì, bên ngồi nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc
giao nhận, bốcdỡ, bảo quản hàng hóa.
2.4. Kiểm tra hàng hóa
Người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa: kiểm tra hàng hóa đủ về
chất lượng, đúng về số lượng, quy cách đóng gói,... trước khi giao hàng.
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu mạng lại một ý nghĩa rất quan trọng, nó đảm bảo uy
tín của người xuất khẩu, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh, ngăn chặn kịp
thời các hậu quả xấu xảy ra dẫn tới tranh chấp khiếu nại. Đặc biệt kiểm tra hàng hóa
xuất khẩu thực hiện tốt giúp cho đơn vị xuất khẩu giảm sửa chữa, khắc phục hậu quả,
nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.
2.5. Thuê tàu lưu cước (nếu có)
Tùy từng điều kiện giao hàng đã ký kết trong hợp đồng, việc thêu tàu chở hàng
được tiến hành trên ba căn cứ:

5


 Điều khoản của hợp đồng, điều kiện cơ sở giao hàng, số lượng hàng giao nhiều
hay ít,...
 Đặc điểm hàng hóa: Hàng nặng, hàng nhẹ, điều kiện bảo quản đơn giản hay
phức tạp, hàng vận chuyển dài ngày hay nhắn ngày.
Căn cứ vào điều kiện vận tải: Cước phí của từng loại hàng mà lựa chon thuê vân
chuyển theo đường bộ, đường biển, hay đường hàng không.
2.6. Mua bảo hiểm (nếu có)
Bảo hiểm chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về mặt

kinh tế của công ty bảo hiểm cho người mua bảo hiểm khi có rủi ro tổn thất, tai nạn xảy
ra đối với hàng hóa xuất khẩu trong q trình chun chở. Ngược lại, người được bảo
hiểm có trách nhiệm đóng cho cơng ty bảo hiểm một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm theo
những điều kiện đã được quy định trong hợp đồng bảo hiểm.
2.7. Làm thủ tục hải quan
Để tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh, ngăn chặn hoạt động buôn bán lậu,
bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Mọi hàng hóa khi qua cửa Việt Nam đều phải làm thủ
tục hải quan xuất nhập cảnh. Đây là một trong những công cụ để nhà nước quản lý, theo
dõi thống kê về tình hình xuất khẩu, nhập khẩu.
2.8. Giao hàng lên tàu
Khi xuất khẩu, tùy theo phương thức thuê tàu chuyến hay thuê tàu chợ và điều
kiện chuyên chở hàng, rời hay trong cả container mà người xuất khẩu phải thực hiện
một số công việc chủ yếu sau:
- Hàng chuyên chở không dùng container theo phương thức tàu chuyến.
- Hàng chuyên chở bằng container theo phương thức theo tàu chợ.
2.9. Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng trong hoạt động xuất
khẩu. Có rất nhiều phương thức thanh tốn khác nhau:
- Phương thức trả tiền mặt.
- Phương thức ghi sổ.
- Phương thức chuyển tiền.
- Phương thức nhờ thu.
- Phương thức tín dụng chứng từ.

6


2.10. Khiếu nại và giải quyết
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp
đồng bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính

pháp lý thỏa mãn hay không thỏa mẵn các yêu cầu của bên khiếu nại.
III/

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

XUẤT KHẨU
1.

Các yếu tố bên ngoài

+ Xã hội: Mỗi quốc gia khác nhau của một nền văn hóa khác nhau, vì vậy trong
quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu các chứng từ liên quan có ghi điều kiện của hợp
đồng phải rõ ràng, phải đúng quy định quốc tế tập quán riêng của một nước nhất định để
tránh hiểu lầm về ngôn ngữ, gây ra tranh chấp không đáng có.
+ Pháp luật: Thuế xuất khẩu được chính phủ ban hành nhằm quản lý các hoạt
động xuất khẩu, mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, nâng cao hiệu quả xuất khảu góp
phần bảo vệ và phát triển sản xuất trong nước. Vì vậy, chính phủ thực hiện chính sách
thuế quan trọng trong việc xác định xuất khẩu đối với từng nhóm hàng để đảm bảo sự
hài hịa các mơi trường do thuế quan tác động.
Chính phủ ban hành hạn ngạch xuất khẩu quy định số lượng giá trị của một hoạc
một số mặt hàng được phép xuất khẩu trong một thời gian nhất định
Trợ cấp xuất khẩu nhằm phát triển mức độ xuất khẩu của hàng hóa nước mình
tạo điều kiện cho sản phẩm có sức cạnh tranh về giá trên thị trường thế giới. Trợ cấp
xuất khẩu làm tăng giá trị nội địa của hàng xuât khẩu tăng sản lượng hàng xuất khẩu.
+ Công nghệ và hạ tầng sở: Khoảng cách địa lý giữa Việt Nam với nước ngồi
sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận tải, thời gian thực hiện hợp đồng. Hệ thống giao thông đặc
biệt là hệ thống cảng biển, mức độ trang thiết bị độ sâu của cảng biển, chất lượng của
đường đá.... ảnh hưởng đến lượng chuyên chở của từng chuyến hàng. Tác động của
phương tiện vận chuyển sẽ ảnh hưởng tới tốc độ thực hiện hợp đồng. Hệ thống cảng
biển được đảm bảo an tồn cho hàng hố.

Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hợp đồng mua bán hàng
hoá quốc tế được thực hiện an toàn hơn đồng thời giảm được mức độ thiệt hại có thể
xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro.
Hệ thống ngân hàng cho phép các nhà kinh doanh thuận lợi trong việc thanh tốn
đảm bao lợi ích kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng.
7


2.

Mơi trường bên trong

Đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp
Có thể nói đội ngủ cán bộ, lực lượng nhân viên là tài sản lớn nhất của doanh
nghiệp quyết định đến hiệu quả kinh doanh nói chung và trong q trình thực hiện hợp
đồng xuất khẩu nói riêng. Chất lượng của đội ngũ cán bộ được xét trên góc độ chun
mơn nghiệp vụ xuất khẩu, mối quan hệ, sự tín nghiệm tích luỹ được. Kinh nghiệp trong
hoạt động xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp có uy tín với khách hàng, trở nên năng động
hơn trong q trình thực hiện các cơng tác của hoạt động xuất khẩu vì hạn chế được rất
lớn khả năng phát sinh rủi ro, phức tạp sau này.
Chính sách của doanh nghiệp
Là các chính sách về quản trị nguồn nhân lực, tài chính, marketing và các chính
sách khác. Nếu doanh nghiệp có chính sách quản trị con người và cơng tác tổ chức hợp
lý sẽ kích thích được trách nhiệm, nâng cao được năng lực của nhân viên, tạo cơ sở hiệu
quả công tác cao nhất.
Yếu tố văn hoá của doanh nghiệp
Văn hoá của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở của lòng tin, mong đợi và
giá trị được bồi đắp và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp và được truyền từ
thế hệ này sang thế hệ khác. Văn hố đó tạo nên thái độ, cách ứng sử của doanh nghiệp
trong kinh doanh.

Những phản ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất phát từ
truyền thống văn hoá của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng khơng nhỏ đến hiệu quả và
chất lượng thực hiện hợp đồng. Nếu phản ứng là đúng, hợp đồng với quy luật nền kinh
tế thị trường thì sẽ đem lại nhiều thuận lợi. Nhưng nếu khơng nó sẽ làm cho việc thực
hiện hợp đồng vốn dĩ đã phức tạp càng trở nên khó khăn và rắc rối.

8


CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH
HỒNG MINH ANH SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN
I/

TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH HỒNG MINH ANH

1.

Lịch sử hình thành của cơng ty

Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Hồng Minh Anh là cơng ty sản xuất và xuất khẩu
đồ gỗ mỹ nghệ Hà Nội được hình thành ngày 14-9-1993 và trụ sở chính của cơng ty đặt
tại 12 Hịa Mã-Hà Nội.
Cơng ty Hồng Minh Anh là một trong số những công ty đầu tiên ở Việt Nam
sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Tháng 12 – 2000 UBND thành phố Hà Nội ra
quyết định số 6908/QĐ-UB ngày 12-2-2000 nhập công ty xản xuất đồ gỗ Thái Nga và
vẫn lấy tên cơng ty là Hồng Minh Anh.
Trước xu thế phát triển chung của thị trường trong và ngoài nước cũng như nhu
cầu ngày càng tăng của khách hàng, đặc biệt là xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt của các

đối thủ cạnh trạnh khác đến từ trong nước cũng như ngoài nước nên đến ngày 8 – 9 –
2004 căn cứ quyết định sô 129/2004/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt
thành lập cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh hoạt động theo mơ hình cơng
ty và các chi nhánh lớn nhỏ trong cả nước.
Từ khi thành lập đến nay công ty chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu
hàng thủ công mỹ nghệ sang thị trường Nhất Bản là chủ yếu và một số thị trường khác
như: singapo, Inonesia, Ấn Độ và một số nước Châu Âu....
Tên giao dịch quốc tế của công ty: Mosaique Decoration.
Email:
2.

Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty

2.1. Chức năng của công ty
 Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ.
 Chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm mây tre đan và các sản phẩm thuộc
đồ gỗ mỹ nghệ có chất lượng cao, mẫu mã thiết kế mới lạ độc đáo, xuất khẩu theo đơn
đặt hàng của khách hàng.
9


 Thu mua một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ ở trong nước phục vụ cho hoạt
động xuất khẩu của cơng ty ra nước ngồi.
2.2. Nhiệp vụ của cơng ty
Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch xuất khẩu hàng
năm.
Công ty tham gia với các cơ quan chức năng quy hoạch và kế hoạch phát triển
ngành thương mại theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của thành phố cũng như của
Chính Phủ.
Cơng ty lập và quản lý tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư

xây dựng phát triển cơ sở hạ tầng thương mại bằng nguồn vốn tự có, vốn vay, vốn huy
động của bản thân Tổng cơng ty.
Cơng ty cịn hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài và các
thành phần kinh tế trong nước xây dựng và tổ chức mạng lưới kinh doanh như : hệ
thống cửa hàng lớn. Tổ chức và quản lý kinh doanh một số chợ đầu mối, chợ buôn bán
trọng điểm trong địa bàn thành phố.
Một nhiệm vụ khác của công ty là tổ chức đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài ngành phục vụ cho các hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty cho nhu cầu xã hội và xuất khẩu lao động.
2.3. Tổ chức bộ máy của cơng ty
Hiện tại, theo mơ hình quản lý của công ty TNHH, cơ cấu tổ chức bộ máy của
cơng ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc và các phịng ban chức năng. Mơ hình của
cơng ty được thể hiện theo sơđốc sau:
Giám đồ

Phó giám đốc

Sơ đồ 2:Bộ máy tổ chức của cơng ty TNHH Hồng Minh Anh

Phịng kế
hoạch
hành
chính
nhân sự

Phịng tài
chính kế
tốn

Phịng

kinh
doanh

Cửa hàng bán và giới thiệu
sản phẩm

Phòng
nghiệp
vụ xuất
khẩu

Phòng
makerting

Bộ phận giao dịch và ký kết
hợp đồng

10


Giám đốc công ty là người đứng đầu trực tiếp lãnh đạo công ty và mọi hoạt động
của công ty. Đồng thời có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình chung của
cơng ty trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cùng với giám đốc có phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc lãnh đạo và
điều hành cơng ty. Phó giám đốc được phân phụ trách một số lĩnh vực kinh doanh, giải
quyết các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. Ngồi ra phó giám đốc cịn được
ủy quyền duyệt phương hướng kinh doanh của công ty.
Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban:
a. Phịng kế hoạch hành chính nhân sự
Có nhiệm vụ căn cứ vào tình hoạt động của cơng ty qua các năm các thời kỳ để

phân tích, đánh giá và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, lên kế hoạch của hoạt
động kinh doanh của công ty trong thời gian tiếp theo. Ngồi ra phịng cịn có nhiệm vụ:
- Quản lý hành lý chung cho công ty như quản lý nhân sự, quản lý tài sản cố
định của công ty,...
- Quản lý giao nhận hàng, quan lý kho.
- Quản lý chung các hoạt động: chuẩn bị ký kết hợp đồng của phòng nghiệp vụ,
theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Tổng hợp các báo cáo của các phòng ban cho giám đốc và các báo cáo lên cấp
quản lý.
- Thực hiện các công tác quảng cáo và quản lý thông tin dẫn đến việc ký kết hợp
đồng. Nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cơng ty.
b. Phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính kế tốn vừa là phịng chức năng vừa là phòng đảm bảo kinh
doanh xuất khẩu theo đúng luật pháp và có hiệu quả.
Phịng có nhiệm vụ:
11


- Thực hiện các công việc về quản lý tài chính chung cho tồn cơng ty như tình
hình về tài sản, chi phí, lương,...
- Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an tồn và sử
dụng vốn có hiệu quả.
- Tổng hợp, theo dõi, quản lý trị giá của các hợp đồng, thực hiện các điều khoản
liên quan đến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
- Định kỳ lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho giám đốc
cơng ty.
- Thực hiện đầy đủ pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước.
c. Phịng kinh doanh
Phịng này có nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng của công ty. Chủ yếu
là trưng bầy giới thiệu sản phẩm, mục đích chính là nơi giao dịch để đi đến ký kết hợp

đồng xuất khẩu.
d. Phịng nghiệp vụ
Phịng nghiệp vụ có nhiệm vụ thu mua, chuẩn bị hàng hóa thực hiện các hợp
đồng đã ký. Đồng thời thực hiện các chức năng chuyên môn về cơng các xuất khẩu của
cơng ty.
e. Phịng marketing
Nhiệm vụ của phòng này là tập trung nghiên cứu, phát triển mặt hàng phục vụ
hoạt động xuất khẩu. Nghiên cứu thị trường xuất khẩu và bạn hàng giao dịch và các
nhiêm vụ khác có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm của cơng ty.
3.

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua

3.1. Kết qủa kinh doanh chung
Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Hồng Minh Anh
(2004-2006)
Đơn vị tính: triệu đồng
Nguồn: phịng kế tốn
Nă

T

Chỉ tiêu

T

m

m 2005

2004
1

Tông doanh thu(1)=(2)+(3)
DT từ hoạt động xuất khẩu XK
(2)

Nă

Nă
m

12

16

2006
254.

0.332

5.798

598

83.

110

147.

12


DT khác (3)

332

.591

513

37.

55.

107.

000
11

207
15

085
200.

1.672
12

1.110

25.

358
28.3

Chi phí bán hàng

432

195

02

Chi phí quản lý DN

7.5

15.

17.4

48

484

95

4.8

9.7

10.8

84
65.

11
92.

07
147.

554,24
14.

394,62
21.

926,88
29.9

931
1.3

493
1.8

38
2.18

32

45

6

2

giá vốn bán hàng

3

Chi phí :

4

Tổng kim ngạch xuất khẩu

5

Lợi nhuận của hoạt động kinh
doanh

6

Nộp ngân sách

Bảng 2: Bảng lương bình qn của cơng nhân viên (2004-2006)
Đơn vị tính: 1000 đồng
Nguồn phịng kế tốn

chỉ tiêu

Năm 2004

Lao động có kỹ

1600

Năm

Năm

2005
1700

2006
2550

thuật
Lao động giản đơn
850
1250
1400
Qua bảng 1 ta thấy tình hình và kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm vừa
qua là tương đối cụ thể:
Tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng đều, từ năm 2004-2006. Cùng chính
sách khuyến khích xuất khẩu của nhà nước, áp dụng mức thuế xuất khẩu thấp đối với
các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và cho phép nhiều doanh nghiệp có thể xuất khẩu trực
tiếp. Vì vậy, năm 2005 đã tăng đáng kể nhưng đến năm 2006 tăng lên một cách đột biến
cụ thể tổng kim ngạch 2005 tăng lên 26.840,38 triệu đồng đạt 40,94% so với năm 2004

sang năm 2006 tăng lên 55.532,26 triệu đồng đạt 60,10% so với năm 2005.

13


Cùng với sự tăng lên của kim ngạch xuất khẩu, doanh thu và lợi nhuận của công
ty và con số đóng góp vào ngân sách nhà nước cũng tăng theo. Qua bảng 2 ta thấy mức
lương của anh em công nhân viên trong công ty cũng tăng theo tường năm trơng thấy
với mức lương này có thể đảm bảo được mức sống của cơng nhân viên.
3.2. Tình hình kinh doanh xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ tại công ty
a. Đặc điểm kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ
Hàng thủ công mỹ nghệ là mặt hàng truyền thống của nước ta và nó đã có từ rất
lâu đời, cùng với thời gian nó đã phát triển ra nhiều vùng trên khắp đất nước với đơng
đảo đội ngũ có tay nghề cao được truyền từ đời này sang đời khác. Trước đây mặt hàng
này chỉ được sản xuất bằng tay, ngày nay đã có nhiều hình thức sản xuất bằng máy móc
hiện đại, tuy nhiên những sản phẩm sản xuất bằng lao động thủ công vẫn chiếm ưu thế.
Mặt hàng thủ cơng mỹ nghệ là mặt hàng rất đặc biệt, nó rất khác so với hàng hóa
khác, mặt hàng này có tính nghệ thuật rất cao, khơng phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng
có thể sản xuất được loại mặt hàng này. Với truyền thống cần cù, thông minh sáng tạo,
các làng nghề thủ công mỹ nghệ sản xuất ra ngày càng nhiều sản phẩm với kiểu dánh
mẫu mã phong phú, hấp dẫn và luôn mang một dánh vẻ về nền văn hóa con người Việt
Nam.
Thơng qua xuất khẩu hàng hóa thủ công mỹ nghệ, nhiều nước trên thế giới đã có
thêm sự hiểu biết về nền văn hóa và con người Việt Nam. Với bàn tay khéo léo của
mình người thợ thủ cơng đã khắc họa hình ảnh đất nước, những nét đẹp về, văn hóa tình
cảm của con người Việt Nam trên những sản phẩm của mình để giới thiệu với bạn bè
quốc tế. Đồng thời đưa đất nước nhanh chóng hịa nhập với nền kinh tế thế giới.
b. Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng thủ công mỹ nghệ
Các sản phẩm chủ yếu của công ty TNHH Hoàng Minh Anh bao gồm: mây tre
đan, đồ dùng văn phịng và các đồ nội thất gia đình...

Bảng 3: Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng (2004-2006)
Đơn vị tính: 1.000USD
Nguồn: phịng kế tốn tài chính
Năm 2004
G
T

Nhóm
hàng

T

T(%)
52

1. Gốm sứ

0,16

Năm 2005
G
T
T

1
2,69

GT

T(%)

83

4,54

Năm 2006

1
4,44

T
T(%)

1.
278,26

1
3,83
14


2. Sản

36

phẩm sừng
3. Mây tre

6,54

đan

97,10

8
,95

9

mỹ nghệ

4,34

3,30
2.
100,04
097,14

1,26

875,36
774,66

8
,52

4.1
81,40

1
00

1,04

,86

9,79

2

787

4

5.

1,38

45,50

.31

1

1.9

6

2.

1

52,41

0,55

4,66

1.0

2

36

5

00

,91

185,85

,76

8

1.

2

4.

6. Tổng

4,25
2

11
4. Túi sách
5. Đồ gỗ

51

4
5,23

9.2
45.43

1
00

Qua bảng trên ta thấy Kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng của Công ty qua các
năm đều tăng lên, trong đó tỷ trọng hàng đồ gỗ mỹ nghệ ln chiếm tỷ lệ rất cao từ
40-50% nhưng tỷ trọng của mặt hàng này có xu hướng giảm do nó đã đặt được mức
lượng xuất khẩu khá cao nên việc giảm tỷ trọng của mặt hàng này để nhường chỗ cho
các mặt hàng khác trong công ty cũng là điều dễ hiểu. Tiếp theo sau là mặt hàng mây tre
đan, nhu cầu mặt hàng này qua các năm có thay đổi nhưng không đáng kể và xét từ năm
2004 tỷ trọng đạt 24,34% đến năm 2006 tỷ trọng chỉ cịn có 21,04%. Có thể coi mặt
hàng đồ gỗ mỹ nghệ và mặt hàng mây tre đan là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công
ty.
Các mặt hàng như gốm sứ, túi xách và túi sách có nhu cầu tăng tương đối ổn

định. Hàng gốm sứ năm 2004 chiếm tỷ trọng là 12,69% nhưng đến năm 2006
đặt13,83%. túi sách tỷ trọng năm 2004 chỉ đạt được2,76% nhưng đến năm 2006 tỷ trọng
đã tăng đột biến lên đến 8,52%. Sản phẩm sừng tỷ trọng năm 2004 chỉ đặt được 8,95%
nhưng đến năm 2006 cũng đã tăng lên con số là 11,38%.
Qua các số liệu trên ta thấy công ty đang đi đúng hướng trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình. Việc tăng tỷ trọng xuất khẩu các mặt hàng khác ngoài đồ gỗ
mỹ nghệ và mây tre đan đã góp phần tăng sản phẩm xuất khẩu chủ lực và tạo thêm
doanh thu cho công ty.
c. Thị trường xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công ty
Thị trường tiêu thụ sản phẩm đóng vai trị quan trọng trong sản xuất kinh doanh
hàng hóa, với chính sách khuyến khích xuất khẩu của nhà nước đã tạo điều kiện thuận
lợi cho công ty mở rộng giao lưu với thị trường các nước trên thế giới. Sau nhiều năm
hoạt động công ty đã có quan hệ với nhiều nước như Nhật, Malaisia, Indonesia, một số
15


nước khác thuộc Châu Á, Âu, Mỹ, Úc. Trong đó thị trường Nhật, Malaisia, Indonesia có
thể coi là bạn hàng thường xuyên của công ty, tiêu thụ với số lượng lớn và được công ty
xem như là những thị trường chính cần đẩy mạnh thâm nhập hơn nữa. Bên cạnh đó cũng
có nhiều thị trường mà cơng ty có quan hệ làm ăn buôn bán tạm thời qua từng hợp đồng
nhưng cũng giữ được tình hữu nghị và hợp tác có lợi.
Theo số liệu tế bảng 4 ta thấy từ trước đến nay thị trường Châu á vẫn là thị
trường tiềm năng nhất của Tổng Công ty, chiếm tỉ lệ luôn lớn hơn 60%. Các nước như
Malaisia, Nhật Bản, Indonesia....Tỷ trọng xuất khẩu sang Nhật Bản vẫn là cao nhất và
tăng đều qua các năm , năm 2004 đạt 18,96 đến năm 2005 tăng lên là 19,35% và đến
năm 2006 là 20,39 . Khu vùc Châu á là khu vùc thuận lợi cho hàng thủ công mỹ nghệ
của Việt Nam nói chung và Cơng ty nói riêng vì vận chuyển hàng hóa dễ dàng, yêu cầu
của những thị trường này không quá cao nên hàng thủ công mỹ nghệ của ta cể thể đáp
ứng và thỏa mãn được. Nhưng Châu Á cũng là nơi có nhiều biến động khó có thể lường
trước được những diễn biến có thể xảy ra trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy

Tổng Cơng ty phải thường xuyên dự báo và nghiên cứu xu thế của thị trường này.
Các thị trường khác như Châu Âu, Châu Phi, Châu Mü Tổng Cơng ty vẫn ln
duy trì và phát triển. Hai thị trường mới là Châu Úc và Châu Mỹ tỉ trọng còn thấp, mới
chiếm ở mức 2,18% và 1,05%. Trong mấy năm gần đây, Tổng Công ty tập trung vào
phát triển thị trường Châu Âu, một thị trường khó tính nhưng khả năng thanh khoản cao
và lợi nhuận lớn. Cụ thể: năm 2005 kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Châu Âu
chiếm 14,96% nhưng đến năm 2006 đã tăng lên 19,31%.
Bảng 4: Một số thị trường xuất khẩu chính của cơng ty
Đơn vị tính: USD
Nguồn: báo cáo tổng kết - Phòng khu vực thị trường

16


T

Năm 2004

Thị

Năm 2006

Năm 2005

Giá

T

Châ

2.76

T(%)
67

Nhật

5.569
776.

Mail

Giá

T

Gi

4.14

T(%)
71

á trị
6.8

,50
18

0.571

1.11

,70
19

03.613
1.8

3,59
2

648
461.

,96
11

7.954
633.

,35
10

85.044
1.0

0,39
1

Sing

021
378.

,25
9,

508
558.

,97
9,

47.306
907

1,33
9

Inđụ

947
470.

25
11

977
665.

68
11

.714
1.0

,82
1

Phili

707
251.

,49
6,

116
414.

,51
7,

08.084
837

0,91
9

Ấn

970
288.

15
7,

057
434.

17
7,

.797
767

,06
8

Nướ

954
137.

05
3,

760
316.

53
5,

.985
349

,31
3

Châ

322
463.

35
11

199
863.

48
14

.683
1.7

,78
1

Châ

898
695.

,32
16

988
465.

,96
8,

85.834
35

9,31
3

Châ

848
153.

,98
3,

221
252.

06
4,

7.017
20

,86
2

Châ

251
18.5

74
0,

400
52.4

37
0,

1.952
97.

,18
1

Tổn

T

74
4.09

45
10

40
5.77

91
10

014
9.2

,05
1

7.140

0

4.660

0

45.430

00

trường
trị
1

uá
Ban
aixia
apo
nêxia
pin
Độ
c khác

2
3
4
5

u Âu
u Phi
u Úc
u Mỹ
g

trị

T

T(%)
7

Tóm lại một công ty tham gia vào lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu như cơng ty
Hồng Minh Anh,cần phải phát huy được tối đa nội lực, tăng khả năng tích lũy công ty
nên khai thác triệt để nhu cầu của một thị trường cụ thể cùng với số liệu trên bảng 4 xét
thấy để hoạt động kinh doanh có hiệu quả công ty nên tập trung đi sâu khai thác thị
trường Nhật Bản. Với nhiều điểm tương đồng giữa hai quốc gia Việt-Nhật sản phẩm thủ
17


công mỹ nghệ Việt Nam ngày càng gần gũi với người dân Nhật Bản và thị trường này
hứa hẹn là một thị trường tiêu thụ đầy tài năng.
II/

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP

ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG THỦ CƠNG MỸ NGHỆ TẠI CƠNG TY HỒNG
MINH ANH
1.

Nghiên cứu thị trường

Khi tiến hành nghiên cứu thị trường công ty cần phải tiến hành nghiên cứu cả thị
trường nước ngoài và thị trường trong nước vì cả hai thị trường này đều liên quan đến
hoạt động kinh doanh của công ty. Cơng ty tiến hành nghiên cứu thị trường nước ngồi
để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, đồng thời nghiên cứu thị trường trong nước
để lựa chọn nguồn cung ứng thích hợp phục vụ cho hoạt động xuất khẩu.
Tổng quan về thị trường Nhật Bản.
Nhật Bản là thị trường lớn xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam trong khu vực Châu

Á luôn được nhấn mạnh là đối tác quan trọng hàng đầu cả về ngoại thương lẫn đầu tư và
là bạn hàng trụ cột đầy tiềm năng của Việt Nam.
Nhật Bản với các đặc điểm: là nước có nền kinh tế phát triển, người lao động có
thu nhập và mức sống cao, là một quốc gia có đặc điểm dân số già do xu hướng đẻ con
ít trong xã hội Nhật Bản. Vì thế nguồn lao động ở nước này dự tính đến năm 2010 là
thiếu nghiêm trọng. Nhu cầu tiêu dùng của người dân Nhật Bản có xu hướng thiên về
các sản phẩm nhập khẩu 100% nguyên liệu thiên nhiên được làm hồn tồn bằng thủ
cơng. Trong khi đó, hiện tại giá cơng nhân trên thị trường Nhật là rất đắt, chính vì vậy
các sản phẩm thủ cơng mỹ nghệ rất được ưa chuộm trên thị trường này.
Cùng với nhiều điểm tương đồng về văn hóa, con người giữa hai quốc gia Viêt Nhật, các sản phẩm hàng hóa Việt Nam nói chung và hàng thủ cơng mỹ nghệ nói riêng
đã và đang được người dân Nhật tiêu dùng rất nhiều. Nhật Bản và Việt Nam - quốc gia
có đặc điểm kinh tế - xã hội khác nhau: mức thu nhập của người dân Nhật cao, dân số
già cịn mức thu nhập của người dân Việt Nam thì thấp, cơ cấu dân số lại rất trẻ. Hoạt
động ngoại thương giữa hai quốc gia này được thực hiện dường như sự khác biệt về
kinh tế - văn hoá lại sự bù đắp cho nhau và thúc đẩy nền kinh tế của hai nước này càng
phát triển. Điều này càng khẳng định trong định hướng phát triển kinh tế ngoại thương
từ nay đến năm 2010 của bộ ngoại thương Việt Nam có nói : "Nhật Bản là bạn hàng
quan trọng nhất, là thị trường xuất khẩu chính và là thị trường nhập khẩu tiềm năng của
18


Việt Nam. Thị trường này đóng vai trị khơng nhỏ giúp Việt Nam thốt khỏi ngu cơ tụt
hậu, vì sự cơng nghiệp hố- hiện đại hố của Việt Nam đang rất cần những máy móc,
thiết bị, dây chuyền cơng nghệ hiện đại của Nhật Bản".
Nghiên cứu thị trường trong nước
Đẩy mạnh xuất khẩu là mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh tế đối ngoại, là
yếu tố quyết định trong hoạt động ngoại thượn, khâu quan trọng để đảm bảo cân bằng
cán cân thanh tốn quốc tế. Hiện nay, cơng ty muốn đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu phải
tập trung nghiên cứu thị trường trong nước, tìm ra nguồn hàng xuất khẩu, xác định mặt
hàng xuất khẩu chủ lực. Do cơng ty chỉ có rất ít cơ sở sản xuất của mình nên để đáp

ứng được lượng hàng xuất khẩu thì phần lớn các cơng ty phải tiến hành tổ chức thu mua
hàng thủ công mỹ nghệ từ nhiều cơ sở sản xuất trong nước. Chính vì vậy, nghiên cứu thị
trường trong nước là một khâu rất quan trọng và có ý nghĩa hết sức to lớn:
- Nghiên cứu thị trường trong nước để phát triển nguồn hàng xuất khẩu, tạo ra
nguồn hàng ổn định lâu dài. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp đơi bên cùng có lợi đối với
các địa phương cung cấp hàng chủ yếu như Hà Tây, Bát Tràng, Hà Nam,... và các tỉnh
phía nam như thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương,...
- Nghiên cứu thị trường trong nước để đưa ra một chính sách hợp lý, định giá
dựa vào yếu tố biến động chung về giá cả của mặt hàng thủ công mỹ nghệ, đảm bảo cả
nhà sản xuất và cơng ty đều có lãi.
- Nghiên cứu thị trường góp phần giúp doanh nghiệp thu mua hàng hoá xuất khẩu
như thế nào sao cho đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Nghiên cứu phương thức thu mua hàng hố xuất khẩu giúp cơng ty xác định
được khả năng nguồn hành, giá thành sản xuất, giá xuất xưởng, bao bì, đóng gói, các chi
phí và giá giao hàng,...
Tóm lại việc nghiên cứu thị trường trong nước là khâu hết sức quan trọng khơng
kém gì viêc nghiên cứu thị trường nước ngoài. Nhờ việc nghiên cứu thị trường trong
nước cơng ty sẽ có được những nguồn cung hàng hoá xuất khẩu ổn định, giá rẻ, chất
lượng cao. Và cơng việc này góp phần khơng nhỏ giúp tăng doanh thu, giảm chi phí cho
hoạt động kinh doanh của công ty.

19


2.

Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trách nhiệm hữu

hạn Hoàng Minh Anh
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, đơn vị kinh doanh với tư cách là một bên

ký kết hợp đồng phải thực hiện tổ chức hợp đồng đó. Đây là một cơng việc rất phức tạp
nó địi hỏi phải tn theo luật quốc gia và quốc tế, đồng thời đảm bảo quyền lợi quốc
gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Hình thức xuất khẩu chủ yếu của cơng ty
Hồng Minh Anh áp dụng phổ biến nhất là hình thức xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện
FOB Hải Phòng.

20


Sơ đồ 3: quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ
nghệ tai công ty Hoàng Minh Anh
Giục người mua mở L/C (áp dụng đối với các hợp đồng
thanh toán bằng L/C)
Xin giấy phép xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hoá
Kiểm tra hàng hoá
Thuê tầu lư cước nếu có
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng cho người vận tải
Làm thủ tục thanh toán

2.1.

Giục người mua mở L/C

Đối với hợp đồng thanh toán bằng L/C, sau khi hợp đồng mua bán được ký kết,
công ty giục người mua mỏ L/C, thông thường công ty sử dụng ngân hàng Vietcombank
là ngân hàng thông báo.

Hợp đồng xuất khẩu

Khi nhận được L/C từ ngân hàng thông báo, công ty tiến hành kiểm tra L/C gồm:
Chuẩn bị nguồn L/C
- Kiểm tra ngân hàng, nơi người mua mởhàng có hoạt động hợp pháp hay không.
Kiểm tra L/C gồm: loại L/C, số tiền L/C, người được thụ hưởng L/C, điều kiện
giao hàng,...

Thông báo cho các đơn vị cơ sở thu thập nguồn hàng

2.2. Chuẩn bị hang xuất khẩu
Chuẩn trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của cơng ty Hồng Minh Anh
Sơ đồ 4 : Quybị phương tiện nhân công để chuyên chở hàng
Xác định kho chứa hàng
Chở hàng về kho phân loại bao gói ký mã hiệu hàng hoá
21

Chuẩn bị các bước tiếp theo


Trong bước này, công ty phải tiến hàng thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu,
nhiệm vụ chủ yếu ở đây là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm
tập kết, phương tiện mua bán. Do đặc điểm nước ta là một nền sản xuất nhỏ lẻ, manh
mún, phân tán, vì vậy hàng xuất khẩu của cơng ty chủ yếu thu gom từ nhiều cơ sở sản
xuất khác nhau. Điều đó dẫn tới chi phi thu mua vận chuyển khá lớn, mặc dù cơng ty đã
có gắng phấn đấu tiết kiệm mọi chi phí đến mức có thể.
Cơ sở của việc thu gom hàng hoá được thực hiện bởi các hợp đống kinh tế được
ký kết giữa cơng ty với các cơ sở sản xuất. Các hình thức thu mua công ty thường áp
dụng là:
- Đặt hàng: Đây là hình thức mà cơng ty Alan dựa vào mẫu mã theo quy định của
hợp đồng ký kết với bạn hàng nước ngoài để tiến hành đặt hàng các cơ sở sản xuất

trong nước sao cho đúng mặt hàng, số lượng, chất lượng.
- Thu mua tự do: Đây là hình thức thu mua xảy ra khi có nhu cầu về hàng hố
trên thị trường thì cơng ty tiến hành thu gom hàng hoá ở các đơn vị chân hàng.
- Thu mua theo hợp đồng bao tiêu: hình thức này cơng ty sẽ ký hợp đồng mua
chọn gói tất cả các sản phẩm được sản xuất tại các hộ gia đình như các sản phẩm được
sản xuất từ sừng trâu, mây tre đan.
2.3. Kiểm tra hàng hố
Khi hàng hóa chuẩn bị song, bước tiếp theo của công ty là phải kiểm tra hàng hoa
xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng hay không. Trước khi xuất khẩu, công ty
22


kiểm tra về phẩm chất, số lượn, trọng lượng bao bì đảm bảo quyền lợi của khách hàng,
đảm bảo uy tín cho cơng ty, ngăn chặn tệ nạn xấu có thể xẩy ra. Công ty thường kiểm
tra theo các cách sau :
Kiểm tra giữa kỳ: kiểm tra để chắc chắn những hàng hóa đó đồng ngoại thương
mình đã ký. Nếu có sai sót bất cứ vấn đề gì như sai về mẫu mã, kiểu dáng,... thì cơng ty
tiến hành điều chỉnh ngay vì nếu khơng sẽ dẫn nhiều rủi ro làm mấy uy tín của cơng ty,
mất cơ hội kinh doanh xuất khẩu.
Kiểm tra cuối kỳ: công việc này được công ty tiến hành trước 7 ngày so với thời
hạn giao hàng công ty đã ký với cơ sở sản xuất. Việc kiểm tra này bao gồm:
- Kiểm tra chất lượng: cán bộ của công ty xuống tận cơ sở sản xuất để tiến hành
kiểm tra từng sản phẩm trong q trình kiểm tra nếu có sai sót hoạc trục trặc gì thì có
thể tiến hành sửa chữa ln tại cơ sở sản xuất, khơng sửa chữa được thì loại hẳn.
Kiểm tra số lượng: trong quá trình kiểm tra chất lượng cán bộ trong công ty tiến
hành kiểm tra luôn số lượng, nếu thấy không đủ hoạc số lượng hàng loại nhiều quá thì
phải cho sản xuất thêm ngay.
Kiểm tra lúc đóng gói :
- Kiểm tra bao bì: đóng gói hàng hóa thì phải đảm bảo các u cầu sau: bảo đảm
phẩm chất lượng hàng hóa trong q trình vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và phân

loại hàng hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Kiểm tra ký mã hiệu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ hoạc bằng số hình
vẽ được ghi trên bao bì nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận bốc
dỡ bảo quản.
2.4. Làm thủ tục hải quan
a. Khai báo và làm thủ tục hải quan
Công ty tiếng hành khai báo và nộp tờ khai ở bất kỳ cơ quan hải quan thành phố,
tỉnh trực thộc tổng cục hải quan. Thông qua công ty khai báo hải quan ở tổng cục hải
quan Gia Lâm.
Làm tờ khai hải quan: sau khi đến cơ quan hải quan công ty nhận được tờ khải
hải quan có mẫu quy định chung là HQ99 và điền vào phần dành cho nhà xuất khẩu
gồm: Tên hàng xuất khẩu, người nhập khẩu, số lượng, chất lượng, giá trị lô hành xuất
theo giá FOB, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế xuất khẩu.

23


Nộp tờ khai: công ty phải nộp tờ khai cho cơ quan hải quan cùng với các giấy tờ
sau: Giấy phép xuất khẩu, bảng kê chi tiết hàng xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu, giấy
chứng nhận giám định,...
a. b. Đưa hàng đến địa điểm quy định để kiểm tra

- Địa điểm do công ty và cơ quan hải quan thống nhất.
- Nội dung kiểm tra bao gồm: Kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ và tờ khai
hải quan, kiểm tra chất lượng và số lượng thực tế, kiểm tra tính sác thực của tờ khai.
yêu cầu đối với công ty: sắp xếp hàng thuận tiện cho việc kiểm soát của cơ quan hải
quan, kiểm tra diễn ra rất nhanh, hầu hết các lô hàng xuất khẩu của công ty chỉ phải
kiểm tra xác suất không quá 10% khối lượng hàng hóa xuất khẩu.
b. c. Thực hiện quyết định của hải quan

Sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hóa hoàn toàn hợp lệ nhân viên hải quan cho phép
xếp hàng vào container để kẹp chì.Và nhân viên hải quan u cầu cơng ty nộp thuế và lê
phí hải quan.
2.5. Giao hàng cho người vận tải
Hình thức xuất khẩu của công ty là xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB Hải
Phịng. Theo điều kiện này cơng ty tiến hành giao nhận hàng theo các bước sau:
Trước thời gian giao hàng 7-8 ngày công ty nhận lịch thông báo giờ tầu đến và số
hiệu của tàu từ nhà nhập khẩu.
Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thơng
báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) cho người giao hàng. Nhận được NOR, công ty tiến hành
kiểm tra xem thực tế tàu đã sãn sàng xếm dỡ hàng chưa và ký vào NOR, bắt đầu tính
thời gian xếp hàng và thực hiện các cơng việc sau:
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá ra cảng để xếp hàng lên tàu.
- Căn cứ vào bảng kê khai hàng hoá, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng, người giao hàng
(thông thường công ty uỷ nhiệm cho cảng giao hàng) cùng phòng điều độ của cảng lên
kế hoạch giao hàng lên tàu.
- Cùng với tàu, cảng theo dõi đơn đốc việc xếp hàng lên tàu, có mặt liên tục để
giải quyết vấn đề phát sinh.
- Lập biên bản cần thiết khi có các hư hỏng, thiếu hụt hàng hoá.
- Lập thủ tục thanh toán các chi tiết cần thiết cho cảng.
Đánh giá cơng tác hàng hố xuất khẩu.
24


2.6. Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu trọng tâm, là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh
doanh xuất khẩu của công ty.
Thời gian thanh tốn được tính từ ngày trình bộ chứng từ thanh tốn, tuy nhiên
đơi khi cũng có sự chậm chễ.
Cơng ty thường sử dụng đồng tiền thanh toán là USD.

Để nhận được tiền thanh toán theo phương thức thanh toán bằng thư tín dụng
cơng ty phải chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, thư tín dụng (L/C), vận đơn
đường biển, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, hoá đơn thương mại, giấy chứng
nhận xuất sứ, hối phiếu và các giấy tờ có liên quan khác.
Sau khi cơng ty đã có tiền ở bạn hàng gửi về thì lúc đó sẽ kết thúc một hợp đồng
xuất khẩu.
2.7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Nếu nhà nhập khẩu mà khiếu nại vi phạm hợp đồng của cơng ty thì căn cứ vào
nội dung hợp đồng và luật quốc tế để giải quyết. Cơngty có thể khiếu nại người nhập
khẩu khơng thanh tốn đúng hạn, tàu khơng đến đúng thời gian quy định,... thường thì
khách hàng hay khiếu nại cơng ty về việc giao hàng không đúng thời hạn, không đúng
chất lượng do vậy mà tuỳ theo từng hợp đồng khách khiếu nại mà công ty xem xét giải
quyết giao hàng bù.
III/

NHẬN XÉT QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY HỒNG MINH ANH
1.

Ưu điểm

Qua thời gian hoạt động, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ
cơng mỹ nghệ của cơng ty Hồng Minh Anh đã đạt được những thành tích đáng kể.
Cơng ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng
như quốc tế, những ưu điểm công ty đạt được như:
- Công ty đã trụ vững, ổn định dần nhằm tạo hướng đi lên nhằm nâng cao kim
ngạch xuất khẩu và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Bên cạnh đó cơng ty đã tích cực
chủ động khai thác thị trường mà mình có nhiều điểm thuận lợi nhất như Nhật Bản, sản
phẩm của công ty đã được khách hàng ở thị trường này chấp nhận, uy tín của cơng ty

trong và ngồi nước đã được nâng lên. Điều nay góp phần khơng nhỏ vào việc duy trì
tốt các mối quan hệ tốt với khách hàng của mình, đặc biệt là khách hàng Nhật Bản nơi
25