Bài giảng tin học đại cương chương 4 học viện ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Chương IV

MỘT
MỘT SỐ
SỐ GÓI
GÓI PHẦN
PHẦN MỀM
MỀM VĂN
VĂN PHÒNG
PHÒNG


NỘI DUNG

 Gói phần mềm MS-Office

 Gói phần mềm OpenOffice

12/4/15

Tin học đại cương

2


I. Gói phần mềm MS-Office

 Giới thiệu chung về MS-Office

 Phần mềm soạn thảo văn bản MS-Word 2007

12/4/15

Tin học đại cương

3


I.1 Giới thiệu chung về MS-Office

 Gói phần mềm MS-Office là một sản phẩm của hãng Microsoft nhằm giúp các nhân viên
văn phòng xử lý các công việc hàng ngày của mình như: soạn thảo văn bản, tính toán, lưu
trữ và xử lý dữ liệu,..

 MS-Office được hầu hết các công ty trên toàn thế giới sử dụng
 Các thành phần ứng dụng hay được sử dụng nhiều nhất là: MS-Word, Exel và Powerpoint
 Các phiên bản: MS Office 2000, 2003, 2007, 2010.

12/4/15

Tin học đại cương

4


I.2 Phần mềm soạn thảo văn bản MS Word 2007

 1. Khởi động và thoát khỏi

MS Word 2007

 2. Khảo sát cửa sổ word 2007
 3. Làm việc với tài liệu Word 2007
 4. Định dạng tài liệu Word 2007

12/4/15

Tin học đại cương

5


Khởi động và thoát khỏi MS Word 2007

 Khởi động Word




Cách 1: Chọn biểu tượng trên Desktop
Cách 2: Chọn Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2007
Cách 3: Gõ Winword trong hộp Run

 Thoát khỏi Word



12/4/15

Cách 1: Chọn Office Button/ Close
Cách 2: Chọn biểu tượng x ở phía bên trái thanh tiêu đề

Tin học đại cương

6


Khảo sát cửa sổ Word 2007
Office Button

Thanh công cụ Quick
Access

Thanh tiêu đề

Các Tab trên Ribbon

R
ib
b
o
n

Các nhóm Ribbon

Khung tài liệu

Các nút View

Thanh trạng thái

Các nút và thanh trượt Zoom


Khảo sát cửa sổ word 2007

 Office Button:
•

chứa các lệnh file

 Thanh công cụ Quick Access:
•
•

Chứa các lệnh thường được sử dụng nhiều nhất
Các thao tác thêm vào thanh Quick Access

–
–

Chọn Office Button/ Word Options
Chọn Customize/ chọn lệnh mong muốn/Add/Close

 Ribbon:
•
•

Gồm 3 thành phần chính: Tab (thẻ), Group (nhóm), Command Button (các nút lệnh)
Các nút lệnh liên quan với nhau được gom vào một nhóm, nhiều nhóm có chung một
tác vụ được gom vào một thẻ

12/4/15

Tin học đại cương

8


Làm việc với tài liệu Word 2007

 Tạo một tài liệu mới
 Import một tài liệu
 Lưu tài liệu

12/4/15

Tin học đại cương

9


Làm việc với tài liệu Word 2007

 Tạo 1 tài liệu mới:
 Theo khuôn mẫu (template) tài liệu mặc định
•



Mở theo cách trên slide 6

Hoặc sử dụng một template độc đáo

•
•

Chọn Office Button / New
Trong khung Template, có thể chọn:

–
–
–
–

12/4/15

Blank And Recent: sử dụng một template trống mới hoặc các template mà đã sử dụng gần đây
Installed Templates: sử dụng các template được lưu trữ trên máy tính
My Templates: sử dụng các template tuỳ ý mà người dùng đã tạo
New From Existing: sử dụng các template có thể sao chép từ tài liệu hiện có

Tin học đại cương

10


Làm việc với tài liệu Word 2007

 Tạo 1 tài liệu mới:
 Hoặc sử dụng một template độc đáo
•
•

Chọn Office Button / New
Trong khung Template, có thể chọn:

–

•

12/4/15

Microsoft Office Online: sử dụng các template từ các tài nguyên Microsoft trực tuyến

Chọn Installed Templates: chọn Template mong muốn / Create New/ Document

Tin học đại cương

11


Làm việc với tài liệu Word 2007

 Import một tài liệu:
 Có thể lấy và biên tập một tài liệu đã có
•
•

•



Tìm file cần lấy
Chọn mục All File để hiển thị các file có thể trực tiếp mở được trong Word

Nhập các ký tự hoặc đối tượng đặc biệt:

•

12/4/15

Chọn Office Button/Open

Vào tab Insert rồi chọn các biểu tượng phù hợp với đối tượng muốn thêm vào văn bản

Tin học đại cương

12


Làm việc với tài liệu Word 2007

 Lưu một tài liệu:
•
•
•

Cách 1: Chọn Office Button/Save

Cách 2: Biểu tượng Save trên thanh Quick Access
Cách 3: Nhấn Ctrl + S

 Lưu bản sao của tài liệu:
 Lưu tài liệu với một tên khác
•
•

Chọn Office Button/ Save As/…
Chọn Save

 Lưu tài liệu dưới dạng Template
•
•
•
12/4/15

Chọn Office Button/ Save As/ Word Template
Gõ tên cho template
Chọn Save
Tin học đại cương

13


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Định dạng Text
 Tạo một Drop Cap
 Định dạng một đoạn

 Tạo một danh sách được đánh số tự động
 Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet
 Loại bỏ việc đánh số và bullet
 Thêm các đường viền (Border) và bóng (shading)
 Định dạng một trang

12/4/15

Tin học đại cương

14


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Định dạng Text
 Định dạng ký tự:
•
•



12/4/15

Chọn tab Home
Chọn Font Dialog Box

Xuất hiện hộp thoại Font

Tin học đại cương

15


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Tạo một Drop Cap
 Drop Cap: là chữ viết hoa được phóng to ở đầu đoạn, mở rộng xuống hai hoặc
nhiều dòng text



Các bước tạo một Drop cap

•
•

Chọn ký tự hoặc từ mà muốn được định dạng dưới một Drop Cap
Chọn tab Insert/ chọn Drop cap trong nhóm Text

–
–
–

•

12/4/15

Nếu chọn Dropped: ký tự đầu tiên được thả xuống bên trong đoạn
Nếu chọn In Margin: chữ hoa nổi bật trong lề

Chọn Drop Cap Options: để xem thêm các tuỳ chọn

Chọn Ok để đóng hộp thoại Drop Cap

Tin học đại cương

16


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Định dạng một đoạn
 Tác dụng: căn chỉnh, thụt dòng,
khoảng cách dòng, các bullet hoặc
đánh số và các đường viền



Các bước thực hiện:

•

Chọn tab Home/ chọn nhóm
Paragrap

•

12/4/15

Chọn Paragrap Dialog Box

Tin học đại cương

17


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Tạo một danh sách được đánh số tự động
 Sử dụng AutoCorrect
•
•
•
•
•

12/4/15

Bấm Enter để bắt đầu một đoạn mới
Bấm phím số 1, bấm phím TAB hoặc ENTER hai lần, gõ nội dung
Bấm Enter: số 2 tự động xuất hiện, gõ vào nội dung
Bấm Enter: số 3 xuất hiện, gõ vào tiếp nội dung
Muốn kết thúc: gõ Enter hai lần

Tin học đại cương

18


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet
 Chọn tab Home/ nhấn chuột vào mũi tên kéo xuống Bullet hoặc Numbering

12/4/15

Tin học đại cương

19


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Tạo một danh sách được đánh số hoặc được
đánh Bullet



Nếu chọn Bullet

•

Chọn tiếp Define New Bullet: hộp thoại
Define New Bullet xuất hiện/…



Nếu chọn đánh số:

•

Chọn tiếp Define Number Format: hộp
thoại Define New Number Format xuất
hiện/…

12/4/15

Tin học đại cương

20


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Loại bỏ việc đánh số và bullet
•
•

Chọn đoạn muốn đánh số và bullet
Trong nhóm Paragraph của tab Home: chọn Numbering
hoặc Bullet khi thích hợp

 Thêm các đường viền (Border) và bóng (shading)
•
•

Chọn text muốn có đường viền hoặc bóng
Trong nhóm Paragraph của tab Home, chọn mũi tên kéo
xuống của Borders/ Borders And Shading: hộp thoại
Border And Shading xuất hiện/…

12/4/15

Tin học đại cương

21


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Định dạng một trang
 Định dạng: các lề, hướng, kiểu căn chỉnh
theo chiều dọc

•

Xác lập các lề:

–

Mở tài liệu có các lề mà muốn xác lập/
chọn phần mong muốn căn lề

–

Chọn tab Page Layout/ chọn Margins
trong nhóm Page Setup: một menu
xuất hiện

–

12/4/15

Chọn tuỳ chọn mong muốn

Tin học đại cương

22


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Định dạng một trang
 Xác định hướng trang
•

Xác định việc một trang: cao hơn chiều
rộng của nó hay rộng hơn chiều cao của nó

•

Các bước thực hiện:

–
–

Mở tài liệu có hướng muốn xác lập
Chọn tab Page Layout/ chọn Orientation
trong nhóm Page Setup

–

12/4/15

Trên menu: chọn tuỳ chọn mong muốn

Tin học đại cương

23


Định dạng một tài liệu Word 2007

 Định dạng một trang
 Xác định khổ giấy
•

Trong tab Page Layout/ chọn mũi tên
hướng xuống Size trong nhóm Page
Setup: xuất hiện menu

•

12/4/15

Chọn khổ giấy mong muốn

Tin học đại cương

24

Định dạng một tài liệu Word 2007

 Định dạng một trang
 Xác định kiểu căn chỉnh thẳng đứng
•

Xác định kiểu canh chỉnh theo chiều dọc sao cho text được canh đều
với đỉnh, đáy hoặc tâm của trang hoặc được canh đều giữa đỉnh và đáy

•

Các bước thực hiện:

–

Trong tab Page Layout/ chọn Page Setup Dialog Box: hộp thoại
Page Setup xuất hiện

–

Chọn tiếp tab Layout trong hộp thoại vừa xuất hiện, bên dưới
Page, chọn mũi tên kéo xuống của Vertical Alignment/ chọn kiểu
căn chỉnh mà muốn sử dụng

–

12/4/15

Chọn Ok

Tin học đại cương

25