Chủ đề tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Chủ đề :Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan
Điều 8 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia do Hội đồng nhà
nước ban hành năm 1982 quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ
chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân trong quá trình hoạt động
phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn
vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ nhà
nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng”.
Điều 21 Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban
hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng
Chính phủ quy định: “Các bộ, nhân viên làm công tác công văn
giấy tờ và cán bộ nhân viên làm các công tác chuyên môn khác,
nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều
phải lập hồ sơ về công việc mình làm”.
I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA CÔNG
TÁC LẬP HỒ SƠ
1. Khái niệm
Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc trưng
nhất định như: tên gọi, tác giả, vấn đề,... được hình thành trong quá
trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị hoặc một cá nhân.
Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình
thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia
thành các ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội
dung của văn bản mà người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính,
hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc,...
Khái niệm lập hồ sơ: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị và nhiệm vụ cụ thể được giao, dựa vào danh mục hồ sơ
của cơ quan (nếu có) hoặc dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống
nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu được sản sinh trong quá trình

giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng người hoặc
từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu
dài về sau.
2.
Tác
dụng


- Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học,
giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc,
giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất
lượng và hiệu quả, khi cần nhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao
tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan công ty
đối với việc lập hồ sơ
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan,
đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan.
3. Vị trí
- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải
quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành
công việc.
- Công tác lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công
tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
4. Yêu cầu lập hồ sơ
1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ
riêng, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan gồm
nhiều loại: loại do cơ quan sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống,
loại do cấp dưới gửi lên, loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến...

Mục đích các loại tài liệu cũng khác nhau: loại để chỉ đạo, loại để thi
hành, giải quyết hoặc để biết, để tham khảo... Vì vậy, không phải tất
cả tài liệu đều lập hồ sơ mà phải lựa chọn những tài liệu phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình để lập hồ sơ.
Có như vậy hồ sơ lập ra mới có giá trị để phục vụ cho công việc
nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài.
Điều 2 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị
định 142 - CP ngày 28-9-1963 quy định: "Những công văn, tài liệu
phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo
đều phải lập thành hồ sơ".
2. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải
đầy đủ hoàn chỉnh. Muốn hồ sơ lập ra phục vụ tốt cho công tác
nghiên cứu, thuận tiện cho việc tra tìm thì tài liệu trong hồ sơ phải
bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo một đặc trưng nhất định
như tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian,... khi thu thập tài liệu cần bảo
đảm đầy đủ tài liệu của một hồ sơ.
3. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.Nội dung tài liệu có nhiều giá
trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài (những


tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học), loại có giá trị tạm thời, có loại
chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc tài liệu
hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ cần lựa chọn những tài liệu có giá trị
đưa vào hồ sơ, những tài liệu hết giá trị cần loại ra xét huỷ (xem bài:
xác định giá trị tài liệu).
5. Trách nhiệm lập hồ sơ
- Thủ trưởng cơ quan: có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên kiểm
tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ
- Trưởng phòng tổ chức hành chính: giúp thủ trưởng cơ quan trực
tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ;

- Cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ: Giúp thủ trưởng, trưởng
phòng TCHC về mặt nghiệp vụ làm danh mục hồ sơ và lập hồ sơ
cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan;
- Các phòng ban và cán bộ trong cơ quan:
+ Mỗi phòng, ban lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình;
+ Cán bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao trách nhiệm giải
quyết việc gì có trách nhiệm lập hồ sơ về những việc mình phụ
trách. đây là bộ phận chủ yếu lập hồ sơ trong công ty;
+ Cán bộ được phân công làm thư ký các cuộc họp, các đoàn đi tiêu
chuẩn, đi kiểm tra, trao đổi kinh nghiệm,…ghi chép biên bản, thu
thập tài liệu, lập hồ sơ,…
+ Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập đầy đủ các tập lưu công văn đi,
hồ sơ hội nghị cơ quan, hội nghị ngành do cơ quan tổ chức.
+ Thư ký riêng của các Thủ trưởng lập hồ sơ những việc do Thủ
trưởng phụ trách và những hồ sơ do hoạt động của thủ trưởng mà
hình thành.
Điều 21 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban
hành kèm theo nghị định 142 - CP của Phủ Thủ tướng ngày 28-91963 đã quy định: "Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ
và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi
có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ
về công việc mình đã làm".
Có quy định trên là vì cán bộ trực tiếp giải quyết công việc là người
hiểu rõ hơn ai hết về công việc mình đã làm, biết được quá trình phát
sinh, phát triển và kết thúc của sự việc và những loại tài liệu hình
thành trong quá trình giải quyết công việc nên có điều kiện để thu
thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ. Do đó, hồ sơ lập ra được hợp lý,
chính xác, có chất lượng cao; đồng thời sẽ phục vụ thiết thực cho
bản thân cán bộ đó trong quá trình giải quyết công việc.
- Để thực hiện đúng điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác

lưu trữ, mỗi cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ
sơ những công việc mình làm; coi đó là một việc làm thường xuyên
hàng ngày, từ đó có ý thức lưu giữ tài liệu, giải quyết xong công việc
đưa ngay tài liệu vào hồ sơ.
II. TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ
A. Xây dựng danh mục hồ sơ
a. Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự
kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo
ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo
một chế độ đã quy định.
b. Tác dụng:
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp
lý, chính xác và có chất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan,
đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ
quan đối với việc lập hồ sơ.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan.
c. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt
động của cơ quan công ty cần căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị
và công việc của từng cán bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ
quan công ty...
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn
bảo quản tài liệu của cơ quan.

- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan
giao dịch, thời gian (xem phần phương pháp lập hồ sơ).
d. Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách
* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục
hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị
tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập
hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh
mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn
trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu
trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm


được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh
mục hồ sơ sát hợp.
* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương
trình, kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm
trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ
phụ trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các
bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung
những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần
thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ
có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của
các đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng
lặp...) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng
xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính
xác hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất
lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ,
phương pháp lập danh mục hồ sơ. Văn phòng cơ quan cần có kế

hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên các đơn vị.
Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước. Những
cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu
tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều
chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ,
chương trình công tác năm đó và tiếp tục sử dụng.
(Mẫu danh mục hồ sơ - xem phụ lục số 1).
e. Cách sử dụng danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều
bản: Trưởng phòng tổ chức hành chính giữ 1 bản để theo dõi, kiểm
tra, đôn đốc việc lập hồ sơ.
Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần
mình phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ trong
dấu đến (khi đóng vào công văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng
ký công văn đi, đến.
Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập
trong năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm
cơ sở để theo dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu
hồ sơ về lưu trữ.
Phòng Tổ chức hành chính sao (hoặc trích sao) gửi mỗi phòng trong
công ty một bản để thực hiện.
Cán bộ nghiệp vụ căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập
những hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu


hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công
việc tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ
kết thúc khi công việc được giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư
đối với các tập lưu công văn đi).
* Một số điểm cần lưu ý

- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước nên có thể có trường hợp
chưa sát với thực tế, vì vậy trong quá trình giải quyết công việc nếu
có những vấn đề mới nảy sinh cần bổ sung ngay vào danh mục
(trong danh mục cần để một số hồ sơ trống để dự phòng).
- Cuối năm nếu có trường hợp hồ sơ đã dự kiến trong danh mục
nhưng trong thực tế không thực hiện công việc, không lập được hồ
sơ thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: không hình thành
hồ sơ.
- Nếu hết năm công việc chưa giải quyết xong, chưa kết thúc hồ sơ
thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm sau.
Tóm lại: Danh mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng và thiết thực
trong công tác lập hồ sơ. Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tác
dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong cơ quan thực hiện
được dễ dàng, khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần từng bước,
tránh làm qua loa, đại khái, hình thức. Qua từng năm đều có rút kinh
nghiệm để điều chỉnh, bổ sung danh mục hồ sơ ngày càng hoàn
chỉnh hơn.
B. Lập hồ sơ
1. Hình thành hồ sơ
a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh
mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ
sơ).
b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán
bộ nhân viên cần căn cứ vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc
trưng sau để hình thành hồ sơ.
* Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết,
Chỉ thị, Thông tư,... Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả,
trong một nhiệm kỳ hoặc một năm lập một hồ sơ.
Đặc trưng này thường được áp dụng để lập các tập lưu công văn đi ở
văn thư:

Ví dụ: Các tập Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo,....
* Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả
khác nhau nhưng nói về một vấn đề, một sự việc, trong một thời gian
nhất định, lập một hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ v/v thanh, quyết toán công trình nhà làm việc của


Công ty Dịc vụ kỹ thuật Dầu khí tại 154 Nguyễn Thái Học. Năm
2000.
Hồ sơ bàn giao kinh doanh xăng dầu từ Xí nghiệp Cảng dịch vụ dầu
khí sang Xí nghiệp dịch vụ vật tư thiết bị và nhiên liệu của Công ty
Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí. Năm 1997
* Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành tài liệu. Tài liệu có
tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản
sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này
thường áp dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu các cơ quan khác gửi
đến.
Ví dụ: Quyết định, công văn của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam,
Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khív/v phê duyệt đơn giá tiền lương
năm 1994.
Báo cáo thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản năm 1993 của Công ty
PTSC
Báo cáo cân đối kế toán quý, 6 tháng năm 1996 của Văn phòng đại
diện PTSC và Ban quản lý các công trình.
* Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này
với một cơ quan khác về một vấn đề, trong một thời gian nhất định,
lập một hồ sơ.
Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước với Văn phòng Tổng Công ty Dầu khívề việc tổ chức lớp bồi
dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ các cơ quan, công ty

thuộc Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam. Năm 2005.
Thoả thuận hợp tác của Công ty PTSC với Công ty giám sát các hợp
đồng phân chia sản phẩm, Công ty thăm dò khai thác dầu khí năm
1993
* Đặc trưng địa dư: Địa dư là các khu vực, đơn vị hành chính như:
thành phố, huyện, xã... Những tài liệu có tên gọi giống nhau, được
sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành
chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập thành một hồ sơ.
Ví dụ: Báo cáo nghiên cứu khả thi xây dựng ba trạm kinh doanh
nhiên liệu PTSC tại Bắc Giang. Năm 2000-2001
* Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu
nói đến, đặc trưng này thường kết hợp với các đặc trưng khác để lập
hồ sơ.
Ví dụ: Công văn của Tổng Công ty DKVN, Xí nghiệp xây dựng 2
v/v quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Năm 2001-2002.
Tóm lại: Có 6 đặc trưng để hình thành hồ sơ, khi lập hồ sơ cần vận
dụng linh hoạt, ngoài đặc trưng chính cần kết hợp một số đặc trưng


khác để lập hồ sơ. Trong thực tế thường áp dụng phổ biến 4 đặc
trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian.
2. Phân chia đơn vị bảo quản
Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ
(đơn vị bảo quản) không nên dày quá 200 tờ (đơn vị bảo quản là đơn
vị để thống kê trong lưu trữ).
Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại những giấy
nháp, tư liệu tham khảo, những tài liệu trùng, tài liệu đã hết giá trị ra
khỏi hồ sơ. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo
quản. (Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều quá 200 tờ nên chia
thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản).

Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ về
nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.
Ví dụ:
- Nếu quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên dựa vào nội dung
để phân chia thành các đơn vị bảo quản
+ Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ.
+ Quyết định về việc xếp lương.
+ Quyết định về việc khen thưởng.
+ Quyết định về việc kỷ luật.
+ ..........
- Nếu công văn trong một năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia
thành hai đơn vị bảo quản:
+ Công văn từ tháng 1 đến tháng 6.
+ Công văn từ tháng 7 đến tháng 12.
- Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài
liệu để phân chia ra các đơn vị bảo quản
+ Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo.
+ Các tài liệu chính trong Hội nghị, hội thảo.
+ Các bản tham luận của đại biểu.
+ Tài liệu về phục vụ Hội nghị, hội thảo.
+ ............
3. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản
Sau khi đã phân chia các đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần sắp xếp tài
liệu trong từng ĐVBQ, bảo đảm mối liên hệ giữa các tài liệu với
nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng, thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu.
Có các cách sắp xếp tài liệu như sau:
a. Sắp xếp theo số thứ tự công văn: Nếu trong một ĐVBQ chỉ có
một loại văn bản (Nghị quyết hoặc Chỉ thị,...) thì tài liệu trong đơn
vị bảo quản được sắp xếp theo trình tự: số nhỏ xếp trước, số lớn xếp

sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập lưu công
văn đi.
b. Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của tài liệu: Nếu trong đơn vị bảo
quản chỉ có một loại tài liệu (NQ, QĐ...) của một cơ quan gửi đến thì
tài liệu có ngày, tháng, năm sớm xếp trước, tài liệu có ngày, tháng,
năm muộn xếp sau.
c. Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải
quyết trước xếp trước, tài liệu nào giải quyết sau xếp sau. Cách này
thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ việc (nếu
mỗi hồ sơ là một đơn vị bảo quản). Ví dụ: Hồ sơ hội nghị sắp xếp
theo trình tự
- Giấy triệu tập.
- Danh sách đại biểu.
- Chương trình hội nghị.
- Đề án, báo cáo trình bày trong hội nghị.
- Nghị quyết (nếu có).
- Biên bản hội nghị.
d. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tài liệu: Nếu vì tài liệu quá ít
nên phải lập nhiều loại tài liệu của một tác giả vào một ĐVBQ thì
phải sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng các loại tài liệu. Trong mỗi
loại tài liệu lại sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm.
Ví dụ: Chương trình, báo cáo, công văn của Phòng Tổ chức Cán bộ,
Tổng cục Dầu khí năm 1988.
e. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong ĐVBQ
gồm tài liệu của nhiều tác giả thì sắp xếp tài liệu của các cơ quan cấp
trên trước, tài liệu của các cơ quan cấp dưới sau, trong từng cơ quan,
sắp xếp theo tầm quan trọng của các loại tài liệu, trong từng loại tài
liệu sắp xếp theo ngày, tháng, năm.
Ví dụ: Tài liệu của Tổng cục Dầu khí, Công ty Dịch vụ kỹ thuật dầu

khí năm 1990.
g. Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu trong đơn vị bảo quản có nhiều tên
người, tên cơ quan (cùng cấp) hoặc nhiều tên địa phương thì sắp xếp
thứ tự tên người, tên cơ quan, tên địa phương theo thứ tự vần chữ
cái.
Ví dụ: - Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ - sắp xếp
theo thứ tự:
Trần Văn A
Lê Văn C
Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp tài liệu:
- Nếu trong ĐVBQ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào


phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim,
ảnh đó được bảo quản ở đâu, ghi rõ ký hiệu tra tìm).
- Trong ĐVBQ mỗi tài liệu chỉ cần giữ 1 bản, chọn bản chính (nếu
không có bản chính thì dùng bản sao thay thế) có đầy đủ thể thức,
giấy tốt, chữ rõ.
- Các chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm
mà nội dung tài liệu nói đến.
- Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu
mà nội dung tài liệu nói đến.
Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm 1981 - 1985 xếp vào năm 1981.
- Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài
liệu
nói đến.
Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 5 năm 1981 - 1985 xếp vào năm
1985.
4. Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản
Sau khi đã sắp xếp tài liệu trong từng ĐVBQ theo một trật tự nhất

định sẽ tiến hành biên mục. Việc biên mục gồm: đánh số tờ, viết
mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
a. Đánh số tờ: Số tờ là số lượng tờ tài liệu có trong một hồ sơ,
ĐVBQ.
- Mục đích: Đánh số tờ là để cố định thứ tự các tài liệu trong hồ sơ,
ĐVBQ, bảo đảm không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc
quản lý và tra tìm tài liệu.
- Yêu cầu: Đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác, mỗi tờ tài liệu được
đánh một số bằng bút chì đen, mềm; đối với tranh, ảnh, bản đồ đánh
số ở mặt sau, nếu ảnh cho vào phong bì thì đánh số cả ngoài bì (ảnh
và bì đựng ảnh chung một số). Những tài liệu khổ rộng phải gấp cho
vừa bằng khổ hồ sơ và đánh một số.
Trong trường hợp để sót số tờ được phép đánh số trùng và thêm chữ
a, b,c (ví dụ: 15, 15a, 15b, 15c,...); nếu đánh sai, đánh nhảy số nhiều
phải đánh lại (cho phép sai số 5%).
Nếu trong ĐVBQ, có kèm các quyển sách in, chỉ cần đánh một số
chung cho cả quyển (không đánh số tờ trong sách) và ghi vào chứng
từ kết thúc (kèm một quyển sách... trang).
- Tất cả những sai sót và sửa chữa khi đánh số cần ghi rõ vào chứng
từ kết thúc.
- Vị trí: Số tờ đánh vào góc trên bên phải, cách mép tài liệu 1 cm.
b. Viết mục lục tài liệu
- Mục lục tài liệu văn kiện là bản thống kê một cách có hệ thống các


tài liệu có trong đơn vị bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng.
- Mục đích: Mục lục tài liệu nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp
xếp tài liệu trong hồ sơ, ĐVBQ thuận tiện cho việc quản lý và tra
tìm.
- Yêu cầu: viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài

liệu vào mục lục, không được tuỳ tiện viết tắt những từ ngữ không
thông dụng; nếu tài liệu không có thời gian, tác giả, người biên mục
phải xác minh và cho vào dấu [ ].
- Những hồ sơ, đơn vị bảo quản có thời hạn lưu tạm thời (từ 20 năm
trở xuống) không viết mục lục tài liệu.
- Vị trí: Mục lục tài liệu được đặt ở đầu đơn vị bảo quản, ngay sau tờ
bìa và đánh số trang riêng.
(Mẫu mục lục tài liệu - xem phụ lục số 2).
c. Viết chứng từ kết thúc
- Chứng từ kết thúc phản ánh số lượng tờ tài liệu trong hồ sơ
(ĐVBQ) - Mục đích: phản ánh tình trạng, chất lượng tài liệu trong
hồ sơ (ĐVBQ) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và
bảo quản tài liệu.
- Yêu cầu: khi ghi số tờ phải cộng thêm số tờ trùng và trừ đi số tờ
khuyết (nếu có); Ghi rõ ngày, tháng, năm, người lập hồ sơ ký, ghi rõ
họ tên.
- Vị trí: Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ).
(Mẫu chứng từ kết thúc - xem phụ lục số 3).
d. Viết bìa hồ sơ
Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tên hồ sơ (đvbq) và những
thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho tra tìm và quản lý. Chữ
viết cần rõ ràng, đẹp, không viết tắt và phải dùng loại mực tốt.
Bìa hồ sơ có thể tham khảo mẫu in sẵn của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước. (Mẫu bìa hồ sơ - xem phụ lục số 4)
Tên hồ sơ (ĐVBQ) cần phản ánh đầy đủ các thành phần: tên loại, tác
giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ).
III. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu
thực hiện được chặt chẽ, đều đặn thủ trưởng cơ quan, trưởng phòng
Tổ chức hành chính cần chỉ đạo chặt chẽ và thường xuyên đôn đốc

công tác lập hồ sơ trong cơ quan hoặc đối với từng cán bộ, nhân
viên. Nội dung chỉ đạo gồm:
+ Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới,
đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ
sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu


giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan;
+ Quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc Trưởng
phòng TCHC phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì
giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản DMHS. Kiểm tra
việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác
- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi,
nghiên cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập
trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ,
thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan.
Ví dụ: Hồ sơ năm 2004 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2005,
vào đầu năm 2006 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan công ty.
Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử
dụng phải làm thủ tục mượn lại.
Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những
hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm
theo 3 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan;
Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức
năng, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ
tục loại hủy.
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị nộp lưu
hồ sơ. Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp
lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng

chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu
(Mẫu biên bản nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5).
Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng
hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản,
làm thống kê và sắp xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho
khai thác, sử dụng.
Tóm lại: Công tác công văn giấy tờ hình thành trong quá trình hd
của mỗi cơ quan, tổ chức rất nhiều. Để thuận tiện cho công việc
hàng ngày, để giải quyết nhanh chóng, chính xác, không để sót việc,
chậm việc, giữ gìn được bí mật và quản lý chặt chẽ hồ sơ và giữ
được đầy đủ các hồ sơ cần thiết, phải tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Muốn lập được hồ sơ tốt, không trùng lặp, không bỏ sót – các cơ
quan, phòng ban phải lập danh mục hồ sơ, danh mục hồ sơ phải
được thủ trưởng cơ quan ký duyệt;
Lập hồ sơ là vận dụng các đặc trưng thích hợp để sắp xếp khoa học
tài liệu, phản ảnh được sự hình thành tự nhiên của công việc và


thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu;
Mỗi cán bộ được giao làm việc gì thì phải lập hồ sơ tốt việc đó. Thủ
trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ
sơ, nộp lưu trong cơ quan. Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có
trách nhiệm hướng dẫn về mặt nghiệp vụ khi lập hồ sơ, thu nhận hồ
sơ có chất lượng và tổ chức quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng hồ
sơ cơ quan được tốt.
Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là khâu quan trọng của công
tác văn thư. Mỗi cán bộ, cơ quan cần làm tốt để phục vụ cho công
tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau. Đồng thời tạo điều kiện
cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được

thuận tiện.
thực hiện được chặt chẽ, đều đặn thủ trưởng cơ quan, trưởng phòng
Tổ chức hành chính cần chỉ đạo chặt chẽ và thường xuyên đôn đốc
công tác lập hồ sơ trong cơ quan hoặc đối với từng cán bộ, nhân
viên. Nội dung chỉ đạo gồm:
+ Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới,
đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ
sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu
giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan;
+ Quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc Trưởng
phòng TCHC phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì
giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản DMHS. Kiểm tra
việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác
- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi,
nghiên cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập
trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ,
thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan.
Ví dụ: Hồ sơ năm 2004 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2005,
vào đầu năm 2006 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan công ty.
Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử
dụng phải làm thủ tục mượn lại.
Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những
hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm
theo 3 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan;
Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức
năng, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ
tục loại hủy.

Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị nộp lưu
hồ sơ. Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp
lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng
chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu
(Mẫu biên bản nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5).
Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng
hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản,
làm thống kê và sắp xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho
khai thác, sử dụng.
Tóm lại: Công tác công văn giấy tờ hình thành trong quá trình hd
của mỗi cơ quan, tổ chức rất nhiều. Để thuận tiện cho công việc
hàng ngày, để giải quyết nhanh chóng, chính xác, không để sót việc,
chậm việc, giữ gìn được bí mật và quản lý chặt chẽ hồ sơ và giữ
được đầy đủ các hồ sơ cần thiết, phải tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Muốn lập được hồ sơ tốt, không trùng lặp, không bỏ sót – các cơ
quan, phòng ban phải lập danh mục hồ sơ, danh mục hồ sơ phải
được thủ trưởng cơ quan ký duyệt;
Lập hồ sơ là vận dụng các đặc trưng thích hợp để sắp xếp khoa học
tài liệu, phản ảnh được sự hình thành tự nhiên của công việc và
thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu;
Mỗi cán bộ được giao làm việc gì thì phải lập hồ sơ tốt việc đó. Thủ
trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ
sơ, nộp lưu trong cơ quan. Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có
trách nhiệm hướng dẫn về mặt nghiệp vụ khi lập hồ sơ, thu nhận hồ
sơ có chất lượng và tổ chức quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng hồ
sơ cơ quan được tốt.
Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là khâu quan trọng của công
tác văn thư. Mỗi cán bộ, cơ quan cần làm tốt để phục vụ cho công
tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau. Đồng thời tạo điều kiện

cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được
thuận tiện.