Bài giảng quản lý dự án chương 2 ths trần linh đăng

MÔ HÌNH TỔ CHỨC
QUẢN LÝ DỰ ÁN


MỤC ĐÍCH




Giới thiệu các mô hình tổ chức của dự án


Mô hình



Đặc điểm



Điều kiện ứng dụng



Ưu nhược điểm của mỗi loại

Nhà quản lý dự án, nhân viên dự án


Trách nhiệm



Các phẩm chất cần có



Tuyển dụng


MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỰ ÁN
THEO CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

GIÁM ĐỐC

P.Giám đốc
tài chính

PM DỰ ÁN A
- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự…

P.Giám đốc
Sản xuất

PM DỰ ÁN B
-Sản xuất
-Tài chính
-Nhân sự …

P.Giám đốc
Marketing

PM DỰ ÁN C
-Sản xuất
-Tài chính
-Nhân sự …

P.Giám đốc
Nhân sự

PM DỰ ÁN D
-Sản xuất
-Tài chính
- Nhân sự…


Ưu điểm – hạn chế của tổ chức DA theo cấu trúc chức năng
Ưu điểm

Nhược điểm
Năng lực k ỹ thuật




Phát triển và duy trì năng lực trong lĩnh vực chuyên
môn.
Tác động tương hỗ giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh
vực.



Nhận thức chọn lọc, thiếu cái nhìn tổng thể



Khó khăn trong việc tích hợp nhiều lĩnh vực chuyên
môn khác nhau: có thể gây mâu thuẫn

Mục tiêu


Tập trung vào mục tiêu của chức năng





Theo đuổi mục tiêu dài hạn





Dễ dàng đi đến thống nhất giữa các mục tiêu nội bộ




Mâu thuẫn về mức độ ưu tiên với các hoạt động chức
năng khác
Khó cân nhắc giữa các ràng buộc chất lượng - thời gian
– chi phí
Không có người chịu trách nhiệm toàn bộ về mục tiêu
của dự án
Quản lý đóng vai trò phụ so với kỹ thuật

Tính ổn định










Quan hệ theo chiều dọc rõ ràng
Xác định rõ các vai trò và trách nhiệm
Các mối quan hệ giữa các cá nhân ổn định
Con đường nghề nghiệp được lập rõ
Khuyến khích tinh thần học tập của tổ chức

Khó khăn trong thích ứng với các thay đổi
Luân chuyển thông tin nội bộ gặp nhiều khó khăn
Ra quyết định chậm chạp

Kiểm soát




Kiểm soát chất lượng và hiệu quả dễ dàng
Linh hoạt và tận dụng lợi thế quy mô trong sử dụng lao
động






Khó kiểm soát biến số thời gian
Giới hạn trong mối liên hệ với bên ngoài
Thiếu sự quan tâm đến khách hàng
Năng lực quản lý của nhân viên bị hạn chế


MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO DỰ ÁN THUẦN TÚY
(Tổ chức chuyên trách QLDA)

GIÁM ĐỐC

Giám đốc
Dự án A

P.Giám đốc
Nhân sự

PMU

DỰ ÁN A
- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự …

P.Giám đốc
Tài chính

P.Giám đốc
Sản xuất

…


Ưu điểm – hạn chế của tổ chức theo cấu trúc
Dự án thuần túy
Ưu điểm
•

Nhược điểm

Xác định rõ ràng trách nhiệm của toàn bộ

•

Trùng lắp các nỗ lực và nguồn lực.

dự án

•

Hạn chế trong phát triển và tích lũy các

•

Ra quyết định nhanh chóng

kiến thức và kinh nghiệm.

•

Các cấp truyền thông giảm bớt, truyền •

Không ổn định về công việc.

thông nhanh và chính xác hơn

Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật

•

•

Hệ thống tích hợp tốt

cho những biến số hiện hữu hơn như tiến

•

Mối liên hệ trực tiếp giữa các chuyên môn

độ và chi phí.

khác nhau

•

Dễ phát sinh không nhất quán với hệ thống

•

Ưu tiên rõ ràng

quản lý, các chính sách và thủ tục với tổ

•

Cân nhắc hiệu quả giữa chất lượng, thời

chức mẹ.

gian và chi phí
•

Định hướng khách hàng

•

Định hướng kết quả

TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO HÌNH THỨC MA TRẬN

GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc
chương trình

PM 1

PM 2

PM 3

Phó Giám đốc
Sản xuất

Phó Giám đốc
Tài chính

Phó Giám đốc
Nhân sự


Ưu điểm – hạn chế của tổ chức theo
cấu trúc ma trận
Ưu điểm

Nhược điểm



Dự án sẽ trở thành tâm điểm của cả doanh
nghiệp.



Dễ xảy ra mâu thuẫn tranh chấp quyền lực
giữa các bộ phận chức năng và PM.



DA có thể tiếp cận với nguồn lực về
chuyên môn trong tất cả các bộ phận chức
năng.



Nguồn lực được chia sẻ giữa nhiều đơn vị
khác nhau nên kiểm soát một nhóm dự án
là rất khó khăn.



Các nhân viên sẽ ít lo lắng hơn khi dự án
hoàn tất. Họ sẽ quay trở về các bộ phận
chức năng.



Dễ xảy ra tình trạng chỉ quan tâm đến mục
tiêu chức năng, ít quan tâm đến mục tiêu
tổng thể của dự án.



Linh hoạt đáp ứng nhanh chóng nhu cầu
khách hàng và các bên trong của tổ chức
mẹ.





Dễ cân đối nguồn lực khi có nhiều dự án
cùng được thực hiện.

Hình thức ma trận vi phạm nguyên tắc
quản trị một thủ trưởng vì nhân viên dự án
có đồng thời hai cấp trên, FM của họ và
PM.


MÔ HÌNH CHỦ NHIỆM ĐIỀU HÀNH DA

Chủ đầu tư - chủ dự án

Chủ nhiệm điều hành dự án

Tổ chức thực

hiện dự án I

Lập dự toán

Khảo sát

Thiết kế

Tổ chức thực
hiện dự án II

......

Xây lắp


MÔ HÌNH CHÌA KHÓA TRAO TAY

Chủ đầu tư - chủ dự án

Thuê tư vấn hoặc
tự lập dự án

Chọn tổng thầu
(Chủ nhiệm điều hành dự án)

Tổ chức thực hiện dự án
I

Khảo sát

Thiết kế

Xây lắp

Tổ chức thực hiện dự án
II

......


ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN


Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời.







Được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn.
Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc
lập với phòng ban chức năng.
Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố
trí lại máy móc thiết bị.

Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với phòng chức năng
trong tổ chức.







Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức
năng.
Người đứng đầu dự án và nhóm tham gia quản lý dự án có trách nhiệm
phối hợp các nguồn lực, các chức năng nhằm thực hiện mục tiêu của
dự án.
Thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và
mức độ thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật.


LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC CHO DỰ ÁN


Các căn cứ cần phải cân nhắc


Các căn cứ thuộc về tổ chức







Mức sẵn sàng của các nguồn lực

Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ
Văn hóa tổ chức
…

Các yếu tố thuộc về dự án








Tầm quan trọng chiến lược của dự án
Quy mô dự án
Tính mới mẻ của dự án và nhu cầu đổi mới
Nhu cầu tích hợp
Mức độ phức tạp của môi trường
Mức độ khắt khe về ngân sách và thời gian
Ổn định trong sử dụng các nguồn lực …


NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN



Chức năng, nhiệm vụ



Trách nhiệm



Các phẩm chất, kỹ năng cần có


SỰ KHÁC NHAU GIỮA NHÀ QUẢN LÝ CHỨC NĂNG
VÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nhà quản lý chức năng


Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh

Nhà quản lý dự án


vực chuyên môn họ quản lý

Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu
biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh
nghiệm phong phú



Thạo kỹ năng phân tách (cách tiếp



cận phân tách)



Như một đốc công, một người giám

Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng
cách tiếp cận hệ thống)



sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu.

Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi
người, mọi bộ phận cùng hoàn thành dự
án.



Chịu trách nhiệm lựa chọn công
nghệ



Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ
chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch,
hướng dẫn và quản lý dự án.