Bài giảng quản trị dự án chương 7 kiểm soát dự án

Chương 7
KIỂM SOÁT DỰ ÁN


1.Khái niệm
• Kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọan triển
•
•
•
•
•
•
•
•

khai trong chu kỳ họat động của dự án.
 Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:
(1)Mức độ thực hiện (Performance)
(2)Chi phí (Cost)
(3)Thời gian (Time)
Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC
(Cost/Schedule Control System Criteria)
Kiểm soát bên trong (Internal control)
Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit


2.Kiểm soát chi phí dự án
• Các báo cáo chi phí đư
được
ợc giám sát một cách riêng lẽ
•

cho mỗi nhóm công việc
Mỗi báo caó chi phí gồm:
–
–
–
–
–

Mô tả công việc
Tiến độ thực hiện
Ngư
Ng
ười chịu trách nhiệm
Phân bổ chi phí theo thời gian
Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bị…)

• Với mỗi báo cáo chi phí: xem xét sự khác biệt giữa
•

chi phí thực tế và chi phí đã đư
được
ợc dự trù
 phân tích khác biệt về chi phí là chư
chưa đủ (không
biết % khối lư
lượng công việc đư
được
ợc hoàn thành & chi
phí trong tươ

tương
ng lai cần để hoàn thành dự án)


Kiểm soátsoát- điều chỉnh chi phí
• - Giám sát hoạt động chi phí.
• - Bảo đảm có sự thay đổi hợp lý.
• - Thông báo những thay đổi, biến động đến người có
•
•
•

thẩm quyền.
- Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value):
+ EV là một kỹ thuật đo lượng sự thực hiện dự án
thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian
và chi phí.
+ Cho ra một đường chi phí (Cost Base Line).


Các kỷ thuật trong EV
Thuật ngữ

Định nghĩa

Cách tính

Giá trị trù tính (PV-Planned
Value)

Chi phí dự trù cho công việc sẽ
được thực hiện trong một
thời gian định trước

Chi phí thực sự (AC-Actual
Cost)

Chi phí thực tế để thực hiện
công việc

Giá trị thu được (EV)

Giá trị công việc đã được hoàn
thành

PV x X% ngày hoàn thành

Biến động chi phí (CV- Cost
Variance)

- CV<0: phát sinh chi phí
- CV>0: không phát sinh

CV = EV – AC

Biến động lịch biểu (SVSchedule Variance)

- SV<0: chậm hơn lịch trình
- SV>0: nhanh hơn

SV = EV – PV

Chỉ số thực hiện chi phí
(CPI-Cost Performance
Index)

- CPI<1: vượt ngân sách
- CPI>1: không vượt

CPI = EV/AC

Chỉ số thực hiện lịch (SPISchedule Performance
Index)

- SPI<1: hoàn thành sau lịch
trình
- SPI>1: hoàn thành trước lịch

SPI = EV/PV

Ước tính chi phí tại thời
điểm hoàn tất

EAC = BAC/CPI

Ước tính thời gian hoàn tất

Ước tính thời gian ban đầu/SPI

Ví dụ
Công việc
EV
PV
AC
CV

Tuần 1
7.500
10.000
15.000
CV = EV – AC = -7.500

SV
CPI
SPI

SV = EV – PV = -2.500
CPI = EV/AC = 0.5
SPI = EV/PV = 0.75

Ý nghĩa


3.Rút ngắn thời gian dự án
• 1. Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án:
•
- Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị.
•
- Outsourcing (mua từ bên ngoài).

- Làm thêm giờ
•
•
- Làm việc năng nổ hơn
- Làm song song nhiều công việc.
•
• 2. Lý do rút ngắn thời gian thực hiện dự án:
•
- Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường
•
- Được động viên bởi các lợi ích
•
- Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm
•

kiểm soát của doanh nghiệp
- Vượt mức tổng chi phí dự kiến


Biểu đồ thời giangian-chi phí


5.Xây dựng biểu đồ thời giangian-chi phí

• Tìm tổng chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
•
•
•
•

cho dự án.
Các khó khăn gặp phải khi xác định chi phí trực
tiếp:
+ Chọn lựa những công việc/sự kiện có thể
được rút ngắn với chi phí tăng lên nhỏ nhất.
+ Thời gian bình thường: có chi phí tương đối
thấp, khả thi.
+ Thời gian ngắn nhất (crash time): thời gian
ngắn nhất có thể hoàn thành công việc.


Slope = (crash cost – normal cost)
or (normal time – crash time)


Cost--Time TradeCost
Trade-Off Example


Cost--Time TradeCost
Trade-Off Example


Cost--Time TradeCost
Trade-Off Example


Chú ý
• - Đối với biểu đồ thời gian chi phí:
+ Chỉ nên sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị

•
•
•
•
•
•

dự án.
+ Không nên sử dụng sau khi đã bắt đầu
thực hiện công việc.
- Thời gian rút ngắn:
+ Việc xác định thời gian mang tính quyết
định (rút ngắn quá nhiều có thể gây lẵng phí).
+ Việc rút ngắn thời gian có thể gây ảnh
hưởng đến tinh thần của nhóm dự án.
+ Chú ý đế yếu tố rủi ro trong quá trình rút
ngắn thời gian thực hiện dự án.