Bài giảng quản trị dự án chương 5 lập kế hoạch và ngân sách dự án

CHƯƠNG 5
LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN
SÁCH DỰ ÁN


5.1.Các vấn đề cơ bản về lập kế
hoạch dự án





Hầu hết các khó khăn mà dự án gặp phải là do
thiếu kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp
Lập kế hoạch dự án là chi tiết hóa những mục
tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và
hoạch định một chương trình để thực hiện các
cơng việc đó
Kế hoạch dự án là xác định những việc cần làm,
sắp xế chúng theo 1 chương trình hợp lý, xác
định nguồn lực thực hiện và thời gian làm các
cơng việc đó nhằm hoàn thành các mục tiêu dự
án


Ý nghĩa của kế hoạch dự án










Là cơ sở giúp đảm bảo các mục tiêu dự án
Là căn cứ để xác định thời gian, chi phí và các
yêu cầu về chất lượng
Là căn cứ để dự toán ngân sách và kiểm tra tài
chính của dự án
Là cơ sở để tuyển dụng, bố trí và điều phối nhân
lực cho dự án
Là cơ sở quản lý tiến độ dự án
Giúp tránh hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro


Phân loại kế hoạch dự án






Kế hoạch phạm vi
Kế hoạch thời gian
Kế hoạch chi phí
Kế hoạch nhân lực
Kế hoạch quản lý chất lượng

5.2.Trình tự lập kế hoạch dự án







(1) Xác lập mục tiêu
(2) Phát triển kế hoạch
(3) Xây dựng sơ đồ kế hoạch
(4 ) Lập tiến độ
(5) Dự tốn chi phí, phân bổ nguồn lực
(6) Báo cáo, kết thúc


Xác lập mục tiêu dự án








Mục tiêu phản ánh thời điểm bắt đầu và hồn
thành dự án, chi phí dự trù, các kết quả cần đạt
được
Để xác định mục tiêu cần các bước sau:
- Tuyên bố mục tiêu dự án

- Liệt kê các mốc thời gian quan trọng trong
khuôn khổ thời gian hoàn thành dự án
- Bổ nhiệm các cá nhân hoặc các bộ phận để
thực hiện mục tiêu
Ấn định thời gian hoàn thành mục tiêu


Phát triển kế hạch





Xác định nhiệm vụ chính để thực hiện mục
tiêu
Thu thập thông tin đầy đủ, rõ ràng
Lập danh mục, mã hóa cơng việc, xây
dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc
(WBS--Work Breakdown Structure)
(WBS









Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án: Sau khi xác

định mối quan hệ, thứ tự, cần lập sơ đồ nhằm
phản ánh quan hệ logic giữa các công việc
Lập tiến độ dự án: khi nào công việc bắt đầu và
kết thúc, thời gian thực hiện
Dự tốn chi phí và nhân lực:
Chuẩn bị báo cáo và kết thúc: báo cáo tiến độ,
thời gian, chi phí nhằm kiểm sốt tốt các kế
hoạch về thời gian, chi phí


5.3.Nội dung kế hoạch dự án







A. Tổng quan chung về dự án:
-Mục tiêu cần đạt được của dự an`
-Lý do ra đời của dự án
Phạm vi của dự án
Cơ cấu tổ chức dự án
Các mốc thời gian quan trọng thực hiện


5.3.Nội dung kế hoạch dự án







B.Các mục tiêu của dự án
-Mức lợi nhuận của dự án
- các giá trị mang lại cho tổ chức
-Năng lực cạnh tranh của dự án
-Các mục tiêu kinh tế xã hội khác


5.3.Nội dung kế hoạch dự án








C.Vấn đề kỷ thuật và quản trị
D. Tiến độ dự án
E. Nguồn lực và ngân sách
F.Nhân sự cho dự án
G.Vấn đề hợp đồng của dự án
H.Kiểm tra và đánh giá dự án
I.Các rủi ro tiềm ẩn


5.4.Cơ cấu phân chia công việc và
biểu đồ trách nhiệm



Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là việc
phân chia theo cấp bậc một dự án thành
các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ
thể


Tác dụng của WBS







Là cơ sở để giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm
cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi
cơng việc, nhờ có WBS mà các thành viên quan
tâm và hiểu được yêu cầu của dự án
Là cơ sở phát triển trình tự, quan hệ trước sau,
là cơ sở để lập sơ đồ mạng
Là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều
chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ
nguồn lực, lập dự tốn ngân sách,..
Giúp tránh các sai sót như bỏ qn một số cơng
việc nào đó


cấu trúc WBS thơng dụng nhất là cấu trúc có 6

mức độ như
như sau:
Mức độ

Các mức độ
quản lý

Mô tả

Toàn bộ chương trình (total
Dự án (project)
Nhiệm vụ chính (task)
3

2

1

Các mức độ
kỹ thuật
6

5

4

program)

Nhiệm vụ phụ (subtask)
Mãng công việc (work package)

Mức độ cố gaéng (level of effort)


Cấu trúc công việc 1 dự án

1.0

DỰ ÁN

3.0

2.0

Nhiệm vụ 1
2.1

4.0

Nhiệm vụ 2

3.1

Subtask 1
2.2

Nhiệm vụ 3

Subtask 1

Subtask 2

Subtask 1

Subtask 2

Subtask 3

Subtask 2
5.3

4.3

Subtask 3
3.4

Subtask 3
5.4

Subtask 1

3.5

Subtask 2
3.6

5.2

4.2

3.3

Nhiệm vụ 4

5.1

4.1

3.2

2.3

5.0


Các bước thực hiện WBS









Bước 1: Thu thập thông tin từ các thành viên sẽ 
tách nhỏ các nhiệm vụ chi tiết hơ
hơn đến khi từng
nhiệm vụ đư
được
ợc hoạch định, lập tiến độ, ngân sách,

điều khiển và kiểm tra một cách riêng lẻ.
Bước 2: Đối với từng nhiệm vụ:
Xác định công việc &ø kết quả mong muốn đạt đư
được
ợc
Liệt kê danh sách cá nhân chịu trách nhiệm
Xác định nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bị, vốn, vật
tư....
Liệt kê nhân sự và nhóm chịu trách nhiệm
Xây dựng sơ
sơ bộ thời gian cần thiết để thực hiện từng
nhiệm vụ trong WBS.


Các bước thực hiện WBS











Bước 3: Xem xét lại WBS, Ngân sách, thời gian đánh giá với
các thành viên sẽ chịu trách nhiệm thực hiện cơng việc đó 
kiểm tra mức độ chính xác của WBS
Bước 4: Các yêu cầu về nguồn lực, tiến độ thực hiện, mối

quan hệ giữa các nhiệm vụ sẽ đư
được
ợc tổng hợp ở mức cao hơ
hơ n
của WBS, và cứ tiếp tục theo các thứ bậc của WBS
Bước 5: Ở mức độ cao nhất của WBS, bản tóm tắt ngân sách
dự án hình thành gồm 4 yếu tố:
Ngân sách trực tiếp từ các nhiệm vụ
Chi phí gián tiếp của dự án
Chi phí tiếp thị
Các chi phí khác


Các bước thực hiện WBS








Bước 6: Các thông tin hoạch định và các mốc thời
gian đư
được
ợc tổng hợp vào bản kế hoạch tổng thể
(Project master schedule)
Bước 7: So sách mức độ thực hiện của nhiệm vụ và
đầu ra trong WBS để xác định định các vấn đề phát
sinh

sinh
hiệu chỉnh.
Bước 8: Khi dự án thực hiện từng bư
bước, PM liên tục
kiểm tra việc sử dụng các nguồn lực hiện có theo mức
độ từ mảng cơng việc mức tồn bộ dự án  PM xác
định vấn đề, đánh giá các chi phí cuối cùng &ø thực
hiện các hiệu chỉnh cần thiết.
Bước 9: So sánh tiến độ dự án như
như với ngân sách dự
án.


Ma trận trách nhiệm
Trưởng
sản
xuất

Tổng
GĐ

GĐ Dự
Án

Kỷ sư
trưởng

Kế tốn
trưởng

Trưởng
kinh
doanh

PD

GS

TT

YK

YK

YK

Xác định WBS

CĐ

TT

YK

YK

YK

Ước tính chi phí

GS

CĐ

TT

YK

YK

Lập kế hoạch thị trường

PD

CĐ

YK

TT

YK

Lập tiến độ

PD

CĐ

YK

YK

TT

Cơng việc
Lập kế hoạch dự án

PD: phê duyệt cuối cùng; GS: giám sát chung; CĐ: chỉ đạo và phê duyệt; TT: Trách
nhiệm
trực tiếp; YK: phải được tham khảo ý kiến


5.5.Lập ngân sách dự án




Ngân sách dự án là cơ sở để đánh giá chi
phí ước tính của một dự án trước khi dự
án thực hiện. Ngân sách xác định được chi
phí cho từng cơng việc cũng như tổng chi
phí dự toán của dự án
Là cơ sở chỉ đạo và quản lý kế hoạch chi
tiêu cho các công việc của dự án cũng như
báo cáo tiến độ của dự án


Phương pháp lập ngân sách





Dự toán ngân sách từ trên xuống
Dự toán ngân sách từ dưới lên
Dự toán ngân sách kết hợp


5.6.Ước lượng chi phí
Vật liệu

.
Chi phí
Trực tiếp

Nhân cơng
Máy móc

Chi phí
Đầy đủ

Chi phí
Gián tiếp

Lợi nhuận
Định mức;
Và thuế


Ước tính chi phí trực tiếp






Chi phí vật liệu của cơng việc = (chí phí vật
liệu 1 đơn vị x Số lượng đơn vị công việc) +
Chênh lệch vật liệu (nếu có)
Chi phí lao động của cơng việc = (chí phí
lao động 1 đơn vị) x (Số lượng đơn vị cơng
việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có)
Chi phí máy móc của cơng việc = (chí phí
máy móc 1 đơn vị) x (Số lượng đơn vị công
việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có)


Ước tính chi phí chung




Bao gồm: nhân viên quản lý, nhân viên
các phịng ban, văn phịng phẩm, chi phí
liên lạc,…
Nếu khơng tính được cụ thể thường người
ta ước tính bằng tỷ lệ % trên chi phí trực
tiếp: ví dụ như 5% trên chi phí trực tiếp


Lợi nhuận định mức và thuế





Mỗi tổ chức khi xác định chi phí họ thường
cộng vào ngồi chi phí trực tiếp, gián tiếp,
sẽ cộng vào một tỷ lệ lợi nhuận định mức
mà tổ chức mong muốn
Ngoài ra khoản thuế cũng được cộng vào