Bài giảng quản trị dự án chương 4 tổ chức và xây dựng đội ngũ dự án

Chương 4

TỔ CHỨC VÀ XÂY DỰNG
ĐỘI NGŨ DỰ ÁN


4.1.Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án




Mô hình tổ chức theo chức năng
Mô hình tổ chức kiểu dự án
Mô hình tổ chức kiểu ma trận


Mô hình tổ chức theo chức năng






Đặc điểm nổi bật là phân cấp quản trị, mang
tính chuyên môn hóa cao, khai thác triệt để
nhân tài, nhưng khó quản trị và hợp tác
Nhiều công ty tổ chức phân cấp theo chức
năng như bộ phận kỷ thuật, bộ phận bán
hàng,…
Nhận được sự hỗ trợ tối đa về trí lực và kỷ
thuật cho việc giải quyết các vấn đề của dự

án


Mô hình tổ chức theo chức năng
.

Giám đốc

Trưởng phòng
Kinh doanh

Dự án 1
Hạng mục 1

Dự án 2
Hạng mục 1

Trưởng phòng
Kỷ thuật

Dự án 1
Hạng mục 2

Dự án 2
Hạng mục 2


Ưu điểm





Mang tính chuyên nghiệp cao, tập hợp được
nhân lực có chuyên môn
Linh hoạt trong sử dụng nhân viên
Sử dụng cao tính sáng tạo, tích lũy kinh
nghiệm từ nhiều dự án


Nhược điểm






Thành viên của nhóm dự án được chọn từ các bộ
phận chức năng khác nhau, giám đốc dự án phải
thống nhất với lãnh đạo của bộ phận chức năng, sẽ
khó xử lý nếu 2 bên có xung đột về việc sử dụng
nhân viên
Moi trường làm việc của nhóm dự án có tính bất ổn
và tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo do các thành viên
được điều động tạm thời từ các phòng ban chức
năng khác nhau
Bộ phận chức năng thường quan tâm đến công việc
chuyên môn ở vị trí họ đang làm hơn là tập trung
vào giải quyết các vấn đề cho dự án

Mô hình tổ chức kiểu dự án






Tạo ra một tổ chức độc lập, hoàn chỉnh do
trưởng dự án quản trị và điều hành
Tập trung quyết sách, phân tán kinh doanh là
đặc điểm nổi bật
Thường ở các công ty lớn, thực hiện và quản
trị các dự án lớn, phức tạp


Mô hình tổ chức kiểu dự án
.

Giám Đốc
Công ty

Giám đốc
Dự án 1

Giám đốc
Dự án 2

Trưởng phòng
Kinh doanh

Tài chính

Tài chính

Tiếp thị

Tiếp thị

Sản xuất

Kỷ thuật

Trưởng phòng
Tài chính


Ưu điểm






Có đội ngũ ổn định, điều hành và quản trị
thống nhất, phát huy hoạt động của nhóm dự
án
Có bộ phận chuyên trách dự án, mỗi thành
viên trong dự án có trách nhiệm và quyền
hạn rõ ràng, trưởng dự án có quyền lực đối

với các nhân viên trong dự án
Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu của
khách hàng nên có thể phản ứng nhanh
trước yêu cầu của thị trường


Nhược điểm








Nếu cty mẹ thực hiện cùng lúc nhiều dự án và các
dự án đều có kết cấu dạng dự án giống nhau thì sẽ
gây lãng phí
Kết cấu cố định nên khó điều động nhân viên từ dự
án này sang dự án khác, nếu có sự nhàn rỗi ở dự
án này nhưng thiếu nhân lực cho dự án kia
Các dự án riêng biệt có thể không thống nhất với cty
mẹ trên các khía cạnh về mục tiêu tổ chức, chiến
lược phát triển
Do áp lực về chất lượng, thời gian nên nhà quản lý
dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu
dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực, gây tăng
chi phí

Mô hình tổ chức ma trận



Kết hợp giữa 2 kiểu tổ chức trên
Phát huy được ưu điểm và khắc phục nhược
điểm của 2 kiểu tổ chức trên


Mô hình tổ chức ma trận
.

Tổng GĐ

Giám đốc
Đầu tư

Giám đốc
Tài chính

Giám đốc
Kỷ thuật

Giám đốc
Dự án 1

Ông A
Bà B

Ông K

Bà L

Giám đốc
Dự án 2

Ông X
Ông Y

Ông M
Bà N


Ưu điểm








Nhân viên chuyên môn được sử dụng hợp lý, sử
dụng NV tương đối linh hoạt, có sự chuyên môn
hóa, NV bộ phận chức năng có thể phục vụ cho
nhiều dự án cùng lúc
Trao quyền cho trưởng dự án, có kết cấu chặt chẽ,
phân định giới hạn quyền lực và trách nhiệm rõ
ràng, giúp đạt được các mục tiêu dự án
Khi kết thúc dự án các nhà chuyên môn có thể trở
về phòng ban chức năng của mình

Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn và linh hoạt hơn
theo yêu cầu khách hàng


Nhược điểm






Nếu quyền hạn không rõ ràng, trái ngược,
trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc của
dự án
Có thể nảy sinh vấn đề xác định giới hạn
quyền lực và chức năng, đòi hỏi phải có sự
kết nối và điều hành tốt
Có quá nhiều cuộc hội họp và quyết sách tập
thể, gây lãng phí về thời gian, chi phí


Năng lực của giám đốc dự án






Năng lực lãnh đạo
Năng lực ngoại giao

Năng lực ra quyết định
Có phẩm chất tính cách
Có đạo đức


Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án





Quyền lợi và trách nhiệm
Khích lệ và ràng buộc
Chỉ đạo và giúp đỡ
Dung hòa các mối quan hệ bên ngoài


Quản trị xung đột dự án



Phương pháp cơ cấu
Phương pháp cá nhân


Phương pháp cơ cấu







Giải thích rõ yêu cầu công việc
Sử dụng cơ chế phối hợp và liên kết có tác
dụng liên kết hoạt động của những người
hoặc bộ phận khác nhau, sử dụng thủ tục ra
quyết định và trao đổi thông tin
Xác lậ các mục tiêu chung cho cả đội ngũ
Áp dụng hệ thống thưởng phạt


Phương pháp cá nhân






Xoa dịu
Thỏa hiệp
Hợp tác
Bỏ qua
Đối lập