Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 1

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................. 3
Chương I. Khảo sát hệ thống ............................................................................ 4
1. Giới thiệu vấn đề ...................................................................................... 4
2. Sơ đồ quản lý của UBND Quận Hồng Bàng ........................................... 4
3. Mục đích của hệ thống quản lý văn bản đối với UBND quận ................ 5
4. Những yêu cầu cơ bản của hệ thống đối với chương trình quản lý ......... 5
5. Các loại văn bản ....................................................................................... 5
6. Sơ đồ quản lý văn bản đến ....................................................................... 6
7. Quy trình xử lý văn bản đến .................................................................... 6
7.1. Bước 1: Nhập văn bản đến quận Hồng Bàng .................................... 6
7.2. Bước 2: Trình xử lý văn bản ............................................................. 7
7.3. Bước 3: Chỉ đạo xử lý văn bản .......................................................... 7
7.4. Bước 4: Xử lý văn bản ...................................................................... 7
8. Sơ đồ quản lý văn bản đi ......................................................................... 8
9. Quy trình xử lý văn bản đi ....................................................................... 8
9.1. Bước : Soạn văn bản đi ..................................................................... 8
9.2. Bước 2: Đóng góp ý kiến .................................................................. 9
9.3. Bước 3: Hoàn thiện văn bản .............................................................. 9
9.4. Bước 4: Trình duyệt, ký văn bản ....................................................... 9
9.5. Bước 5: Ban hành văn bản ................................................................ 9
Chương 2. Phân tích hệ thống ......................................................................... 11
1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng .................................................... 11
Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 2

1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng ............................................................ 11
1.2. Phân rã và đặc tả các chức năng ...................................................... 11
1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống ................................................. 14
2. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu ......................................................... 19
2.1. Xác định các thực thể ...................................................................... 19
2.2. Các thuộc tính của thực thể ............................................................. 20
2.3. Mô hình thực thể quan hệ ................................................................ 22
Chương 3. Thiết kế hệ thống ........................................................................... 23
1. Thiết kế hệ thống về mặt cơ sở dữ liệu .................................................. 23
2. Mô hình cơ sở dữ liệu mức vật lý .......................................................... 27
3. Thiết kế giao diện hệ thống ................................................................... 28
a. Đăng nhập ........................................................................................... 28
b. Văn thư nhập thông tin cho văn bản đến ............................................ 28
c. Văn thư nhập thông tin cho văn bản đi............................................... 29
d. Chuyên viên nhập thông tin cho văn bản đi ....................................... 29
e. Chủ tịch xử lý văn bản ........................................................................ 30
f. Phó chủ tịch xử lý văn bản ................................................................. 30
g. Phòng ban xử lý văn bản .................................................................... 31
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 33


Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 3

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay sự phát triển của công nghệ thông tin rất mạnh mẽ, việc ứng
dụng nó vào trong việc quản lý thông tin đã đem lại hiệu quả rất cao cho các cơ
quan tổ chức. Đặc biệt đối với các cơ quan hành chính thì việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong quá trình quản lý là vô cùng quan trọng.
Được sự phân công của giáo viên hướng dẫn, em đã tìm hiểu và thực
hiện đề tài: “xây dựng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình ủy ban
nhân dân cấp quận”. Đồ án của em bao gồm 3 chương:
 Chương I. Khảo sát hệ thống
 Chương II. Phân tích hệ thống
 Chương III. Thiết kế hệ thống
Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Quang Hòa đã giao đề tài và hướng
dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Do còn thiếu kỹ năng và kinh
nghiệm trong việc phân tích thiết kế hệ thống nên đồ án của em còn nhiều thiết
sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và góp ý của thầy để em có thể hoàn
thiện hơn nữa
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 04 tháng 12 năm 2012
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh


Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 4

CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1. Giới thiệu vấn đề

Trong các cơ quan, tổ chức hiện nay đặc biệt là tại các cơ quan hành chính
các cấp thì việc quản lý các văn bản hành chính có khối lượng rất lớn. Trên
thực tế thì hầu hết các văn bản, công văn, giấy tờ đều được quản lý một cách
thủ công và được lưu trữ dưới dạng văn bản giấy. Điều đó gây ra việc chậm
chạp trong khâu quản lý, tốn nhiều nhân lực, tiền bạc, tính nhất quán không cao
và có thể mất mát tài liệu trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.
Ngày nay khi mà công nghệ thông tin phát triển rất mạnh mẽ thì việc ứng
dụng nó vào việc quản lý văn bản là rất cần thiết, đây cũng là vấn đề rất được
quan tâm trong công tác quản lý nhà nước. Ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý văn bản sẽ giúp cho việc theo dõi, giám sát và xử lý văn bản một các
kịp thời, nhanh chóng, chính xác, dễ dàng và ít thiếu sót nhất. Ở đây ta đang
xét đến đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình
UBND cấp quận. Việc xây dựng hệ thống này sẽ giúp cho quá trình quản lý
công văn, văn bản đến và đi rất nhanh chóng và hiệu quả.
2. Sơ đồ quản lý của UBND Quận Hồng Bàng

Hình 1. Sơ đồ quản lý của UBND quận Hồng Bàng

Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 5

3. Mục đích của hệ thống quản lý văn bản đối với UBND quận
 Đối với lãnh đạo ( chủ tịch, phó chủ tịch)
o Có thể điều hành và quản lý mọi lúc mọi nơi bằng cách truy
cập vào hệ thống
o Nắm bắt thông tin nhanh chóng và ra chỉ đạo kịp thời
o Quản lý các công văn, văn bản một cách rõ ràng và minh
bạch

 Đối với chuyên viên
o Nắm bắt kịp thời các công việc mà lãnh đạo giao cho
o Dễ dàng quản lý và tìm kiếm các văn bản liên quan đến công
việc đang xử lý
o Báo cáo công việc kịp thời
 Đối với văn thư văn phòng
o Có thể phân phối văn bản một cách đơn giản
o Truyền đạt các thông báo và chỉ thị từ lãnh đạo đến các bộ
phận nhanh chóng và kịp thời
4. Những yêu cầu cơ bản của hệ thống đối với chương trình quản lý
 Tiết kiệm không gian lưu trữ
 Dễ dàng tra cứu và tìm kiếm
 Dễ dàng cập nhật thông tin
5. Các loại văn bản
 Văn bản đến: Là các văn bản từ các đơn vị khác chuyển tới quận
Hồng Bàng
 Văn bản đi: Là các văn bản được ban hành từ quận Hồng Bàng

Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 6

6. Sơ đồ quản lý văn bản đến

Hình 2. Sơ đồ quản lý văn bản đến
7. Quy trình xử lý văn bản đến
7.1. Bước 1: Nhập văn bản đến quận Hồng Bàng
 Mã số: là mã sổ ghi chép văn bản đến theo từng năm
 Số thứ tự trong sổ đến: số thứ tự này sẽ được cập nhật tự

động
 Ngày văn bản đến
 Nơi gửi văn bản
 Ngày tháng phát hành văn bản
 Phương thức nhận
 Loại văn bản
 Độ mật
 Độ khẩn
Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 7

 Mức độ truy cập
 Mức độ quan trọng
 Lĩnh vực
 Trích yếu(bắt buộc)
 Tổng số trang, số bản
 Văn bản đính kèm
7.2. Bước 2: Trình xử lý văn bản
Sau khi văn thư tiếp nhận và nhập văn bản vào hệ thống. Văn bản ở trạng
thái “mới nhập”. Sau đó văn thư trình xử lý văn bản theo ba hướng sau:
- Trình văn bản tới chủ tịch UBND Quận Hồng Bàng
- Trình phó chủ tịch ủy ban nhân dân quận Hồng Bàng
- Trình văn bản tới đích danh người nhận theo yêu cầu của văn bản.
7.3. Bước 3: Chỉ đạo xử lý văn bản
Văn bản sau khi được văn thư trình lên lãnh đạo. Văn bản ở trạng thái
“Chờ chỉ đạo xử lý”. Lãnh đạo (chủ tịch/phó chủ tịch Quận Hồng Bàng) nhập
nội dung triển khai đối với văn bản đó rồi chuyển tiếp đến phó chủ tịch hoặc
tới các phòng ban để thực hiện.

7.4. Bước 4: Xử lý văn bản
Văn bản sau khi được lãnh đạo chỉ đạo xử lý, trạng thái của văn bản lúc
này là “đã chỉ đạo xử lý”. Trưởng/phó các phòng ban hoặc văn thư kiêm nhiệm
của phòng ban đó sẽ tiếp nhận văn bản và chỉ đạo của lãnh đạo để phân công
xử lý công việc. Lúc này văn bản có trạng thái “Đang xử lý”. Sau khi hoàn
thành công việc, trưởng/ phó các pvăn hòng ban hoặc văn thư kiêm nhiệm sẽ
tiến hành xử lý văn bản và kết quả công việc. Lúc này văn bản ở trạng thái
”lưu”. Quy trình xử lý văn bản kết thúc tại đây.

Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 8

8. Sơ đồ quản lý văn bản đi

Hình 3. Sơ đồ quản lý văn bản đi
9. Quy trình xử lý văn bản đi
9.1. Bước : Soạn văn bản đi
Chuyên viên tiến hành soạn thảo văn bản với những nội dung sau:
 Loại văn bản
 Số ký hiệu
 Số thứ tự
 Trích yếu
 Nơi nhận
 Nơi lưu hành bản chính
Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 9

 Nội dung
 Độ mật
 Độ khẩn
 Mức độ truy cập
 Số trang
 Số bản
 Lĩnh vực
 Là văn bản quy phạm pháp luật hay không
 Văn bản đính kèm
9.2. Bước 2: Đóng góp ý kiến
Sau khi chuyên viên soạn thảo văn bản đi, văn bản được gửi tới đơn vị,
cá nhân chuyên môn để đóng góp ý kiến về hình thức, nội dung của văn bản
đó. Văn bản có trạng thái” chờ góp ý kiến” Tại bước này, chuyên viên có thể
chỉnh sửa nội dung văn bản nếu thấy, văn bản chưa phù hợp hoặc có thể xóa
văn bản nếu thấy không cần thiết trình lên cấp trên.
9.3. Bước 3: Hoàn thiện văn bản
Sau khi văn bản được đóng góp ý kiến văn bản có trạng thái” chờ hoàn
thiện” mọi ý kiến được gửi lại cho chuyên viên để hoàn thiện văn bản
trên.Chuyên viên hoàn thiện văn bản rồi chuyển sang bước 2 để tiếp tục hoàn
thiện. Nếu không còn ý kiến gì nữa thì quy trình chuyển sang bước 4
9.4. Bước 4: Trình duyệt, ký văn bản
Văn bản sau khi được hoàn thiện ở trạng thái “chờ duyệt, ký”. Chuyên
viên trình văn bản tới chủ tịch, phó chủ tịch Quận hoặc trưởng/ phó phòng
ban/ đơn vị kiểm tra nội dung và ký duyệt văn bản.
9.5. Bước 5: Ban hành văn bản
Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 10

Sau khi văn bản được ký duyệt có trạng thái “ chờ ban hành”. Văn bản
được chuyển tới văn thư, văn thư nhập số thứ tự, mã số văn bản, ngày ban
hành văn bản rồi làm thủ tục ban hành văn bản. Sau đó văn thư lưu trữ văn
bản và quá trính kết thúc tại đây.


Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 11

CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng
1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 4. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
1.2. Phân rã và đặc tả các chức năng
1.2.1. Chức năng quản lý văn bản đến
a. Nhập văn bản đến
Chức năng này cho phép văn thư nhập vào một văn bản đến
 Đầu vào: văn bản đến từ các cơ quan tổ chức khác
 Đầu ra: văn bản bao gồm những thông tin sau:
 Mã sổ
 Số thứ tự
 Ngày văn bản đến
 Kí hiệu
Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743

Page 12

 Ngày tháng phát hành
 Phương thức nhận
 Loại văn bản
 Độ mật
 Độ khẩn
 Mức độ truy cập
 Mức độ quan trọng
 Lĩnh vực
 Trích yếu
 Tổng số trang, số bản
 Văn bản đính kèm

b. Trình văn bản
Chức năng này cho phép văn thư trình xử lý văn bản đến các cấp xử
lý
 Đầu vào: văn bản đã được cập nhật bởi văn thư
 Đầu ra: văn bản được trình xử lý theo 3 hướng:
 Tới chủ tịch UBND quận
 Tới phó chủ tịch UBND quận
 Tới đích danh người nhận
c. Phê duyệt chỉ đạo, phân công xử lý
Chức năng này cho phép chủ tịch và phó chủ tịch UBND quận chỉ
đạo xử lý văn bản
 Đầu vào: văn bản đến từ bước trình văn bản
 Đầu ra: văn bản đã được chỉ đạo xử lý
d. Tiếp nhận văn bản
Xây dụng hệ thống quản lý văn bản áp dụng cho mô hình Ủy Ban Nhân Dân cấp quận

NGUYỄN TIẾN MẠNH - 20091743
Page 13

Chức năng này cho phép trưởng, phó phòng, chuyên viên và đích danh
người nhận tiếp nhận và lưu trữ văn bản và xử lý theo chỉ đạo từ cấp trên
 Đầu vào: văn bản đã được chỉ đạo xử lý
 Đầu ra: văn bản được xác nhận hoàn thành và lưu trữ
e. Tìm kiếm
Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm văn bản đến theo mong
muốn
1.2.2. Chức năng quản lý văn bản đi
a. Nhập văn bản đi
Chức năng này cho phép chuyên viên soạn thảo một văn bản và chỉnh
sửa hoặc hủy văn bản theo ý kiến chỉ đạo của chủ tịch, phó chủ tịch hoặc
trưởng/ phó phòng
 Đầu vào: ý kiến chỉ đạo từ cấp trên (có thể là yêu cầu soạn lại
hoặc hủy bỏ văn bản)
 Đầu ra: văn bản được soạn thảo bởi chuyên viên
b. Trình văn bản
Chức năng này cho phép chuyên viên trình văn bản mà mình soạn thảo
đến trưởng phòng và phó chủ tịch
 Đầu vào: văn bản được chuyên viên soạn
 Đầu ra: văn bản trình tới
 Trưởng / phó phòng
 Phó chủ tịch
c. Phê duyệt nội dung
Chức năng này cho phép trưởng/phó phòng, chủ tịch, phó chủ tịch phê
duyệt nội dung văn bản và đóng góp ý kiến
 Đầu vào: văn bản từ chuyên viên hoặc từ các cấp thấp hơn